Canllawiau diogelu data i Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau

Mae deddfwriaeth etholiadol yn ei gwneud yn ofynnol i unigolyn sy'n gwneud cais i gofrestru i bleidleisio nodi ei genedligrwydd neu bob cenedligrwydd sydd ganddo, neu, os na all roi'r wybodaeth honno, y rheswm pam.1  Fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, mae'n ofynnol i chi brosesu'r data hyn ar genedligrwydd er mwyn pennu ym mha etholiadau y bydd gan yr etholwr hawl i bleidleisio ynddynt.

Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn effeithio ar y gofyniad i roi gwybodaeth am genedligrwydd, ond dosberthir data ar genedligrwydd yn gategori arbennig o ddata personol oherwydd gallant ddatgelu tarddiad hiliol neu ethnig unigolyn. 

Gallwch hefyd ymdrin â chategorïau arbennig o ddata personol drwy: 

• ddogfennau a ddaw i law fel rhan o'r broses eithrio dogfennau 
• dogfennau a ddaw i law fel rhan o gais am gofrestriad dienw
• gwybodaeth am benodi staff 

Prosesu data categori arbennig

Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu prosesu categorïau arbennig o ddata personol oni chaiff sail gyfreithlon ychwanegol y tu hwnt i'r hyn sydd at brif ddibenion prosesu data ei bodloni. 

At ddibenion etholiadol, y sail gyfreithlon briodol dros brosesu categorïau arbennig o ddata personol fyddai ei fod yn angenrheidiol am resymau budd y cyhoedd sylweddol ac â sail yng nghyfraith y DU. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, gweler ein canllawiau ar y sail gyfreithlon dros brosesu data personol.

I brosesu data ar genedligrwydd, rhaid i chi gael dogfen bolisi sy'n esbonio:

• y gweithdrefnau ar gyfer cydymffurfio â'r egwyddorion diogelu data
• y polisïau cadw a dileu

Bydd angen i'ch dogfen bolisi adlewyrchu eich:

• gweithdrefnau prosesu lleol 
• polisïau ar gyfer cadw data personol
• polisïau ar gyfer dileu data personol 

Rhaid i'r ddogfen bolisi hon:

• gael ei chadw am chwe mis ar ôl i'r prosesu ddod i ben 
• cael ei hadolygu a'i diweddaru ar adegau priodol
• bod ar gael i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar gais