Ni ddylid cadw data personol a brosesir at unrhyw ddiben am fwy nag sydd ei angen at y diben hwnnw. Unwaith y bydd diben casglu'r data wedi darfod, bydd angen i chi ystyried a oes rheswm dros gadw'r data hynny.
Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu i ddata personol gael eu storio am gyfnodau hwy, yn amodol ar roi mesurau diogelu priodol ar waith os caiff y data eu prosesu dim ond:
at ddibenion archifo er budd y cyhoedd
at ddibenion gwyddonol
at ddibenion hanesyddol
at ddibenion ystadegol
Ymhlith yr enghreifftiau posibl mae hen gofrestrau etholiadol a gadwyd i bennu cymhwysedd ymgeiswyr o dramor, neu ganlyniadau etholiadau.
Dylech roi gweithdrefnau lleihau data ar waith – peidiwch â gofyn am ddata personol a'u prosesu os nad oes eu hangen arnoch. Am bob dogfen sydd gennych, gofynnwch i chi'ch hun “pam ydw i'n cadw'r ddogfen hon?”