Archwilio cofnodion y cyngor fel Swyddog Cofrestru Etholiadol
Fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, bydd angen i chi ddangos bod yr holl wybodaeth a ddaw i law o archwilio cofnodion y cyngor, neu a ddatgelir gan eich cyngor yn cydymffurfio ag egwyddorion prosesu data personol, gan sicrhau eu bod yn cael eu prosesu mewn ffordd gyfreithlon, deg a thryloyw. Bydd cadw cofnodion yn eich helpu i ddangos eich bod yn cydymffurfio â'ch rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth diogelu data a deddfwriaeth etholiadol.1
Dylech gadw cofnod o'r canlynol:
y cofnodion i'w harchwilio
amserlen ar gyfer eu harchwilio
ar ba sail gyfreithlon rydych yn prosesu'r wybodaeth honno.2
Er enghraifft, eich rhwymedigaeth fel Swyddog Cofrestru Etholiadol i archwilio'r cofnodion hynny a gaiff eu harchwilio fel rhan o'ch dyletswydd i gynnal y gofrestr etholiadol
mesurau i sicrhau bod gweithdrefnau diogelu priodol ar waith i ddiogelu'r data, er enghraifft:
amgryptio data neu ddiogelu data â chyfrinair pryd bynnag y cânt eu trosglwyddo
defnyddio dulliau storio diogel.
y camau rydych wedi eu cymryd ar sail y wybodaeth rydych wedi'i chael.
cadw a gwaredu data yn ddiogel yn unol â'ch cynllun cadw dogfennau
Dylech sicrhau eich bod yn cadw cofnodion o gofnodion y cyngor rydych yn eu harchwilio, a dylai cynnal cofnodion fod yn rhan glir o'ch cynllun cofrestru cyffredinol.
1. Rheoliadau 35 a 35A o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001; Rheoliadau 35 a 35A o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (yr Alban) 2001↩ Back to content at footnote 1
2. Mae Adran 9A o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 yn darparu'r sail statudol i brosesu data personol a geir drwy gofnodion y cyngor↩ Back to content at footnote 2
3. Rheoliadau 35 a 35A o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001; Rheoliadau 35 a 35A o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (yr Alban) 2001↩ Back to content at footnote 3