Mae gennych ddyletswydd statudol i brosesu mathau penodol o ddata personol er mwyn cynnal y gofrestr etholiadol a/neu weinyddu etholiadau. Fel y cyfryw, yn unol â deddfwriaeth diogelu data gyfredol, rydych yn gweithredu fel rheolydd data.
Mae'n ofynnol i reolyddion data gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth1
.
Cyngor Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw y bydd angen i bob rheolydd data sicrhau ei fod wedi cofrestru. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i chi fod wedi cofrestru ar wahân i'ch cyngor yn rhinwedd eich swydd fel Swyddog Cofrestru Etholiadol a/neu Swyddog Canlyniadau.
Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth hefyd wedi cynghori os ydych yn Swyddog Canlyniadau ac yn Swyddog Cofrestru Etholiadol y gall un cofrestriad gwmpasu'r ddwy rôl, a phan fydd gennych rôl ychwanegol fel Swyddog Canlyniadau Rhanbarthol, Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu, Swyddog Canlyniadau Awdurdod Cyfun ac ati, y gellir defnyddio un cofrestriad ar gyfer pob teitl ond bod angen iddo gael ei gynnwys yn enw'r sefydliad wrth gofrestru.
Yn yr Alban, pan mai'r un person yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol a'r Aseswr, mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi nodi y gall un cofrestriad hefyd gwmpasu'r ddwy rôl, ond bod angen cynnwys y ddau deitl yn enw'r sefydliad wrth gofrestru.
Ffi gofrestru
Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi rhoi rhagor o ganllawiau mewn perthynas â'r ffi i gofrestru fel rheolydd data ar ei gwefan, gan gynnwys enghreifftiau o sut y dylid cyfrifo'r ffi.
Wrth gyfrifo nifer y staff rydych yn eu cyflogi, dylid pennu hyn ar sail pro rata, h.y. yn gyfartal drwy gydol y flwyddyn. Er enghraifft, os ydych yn Swyddog Canlyniadau ac mai dim ond ym mis Ebrill a mis Mai y byddwch yn cyflogi staff i weinyddu etholiad, byddai angen i gyfanswm nifer y staff a gyflogir ym mis Ebrill a mis Mai gael ei ddosrannu drwy gydol y flwyddyn er mewn pennu nifer y staff rydych yn eu cyflogi.
Fel y cyfryw, mae'n debygol y byddai'r ffi bob amser yn cael ei chynnwys yn y categori isaf. Os ydych yn defnyddio cofrestriad ar y cyd fel Swyddog Cofrestru Etholiadol a Swyddog Canlyniadau, bydd angen i chi fod yn ofalus wrth gyfrifo nifer y staff oherwydd bydd angen i chi ystyried cyfanswm nifer y staff yn y ddwy swyddogaeth.
Dylech gyfeirio unrhyw gwestiynau mewn perthynas â chofrestru fel rheolydd data at Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.