Fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, efallai y byddwch yn cael data personol gan bartneriaid allanol. Er enghraifft, efallai y byddwch yn cael data myfyrwyr gan ddarparwyr addysg uwch lleol neu'n cael data o gartrefi gofal mewn perthynas â'u preswylwyr. Yn y sefyllfa hon, bydd y partner allanol yn rheolydd data yn ei rinwedd ei hun.
Argymhellir yn gryf eich bod yn cytuno ar gytundeb neu brotocol rhannu data ag unrhyw bartneriaid allanol a bod gennych gytundeb ysgrifenedig wrth rannu data rhwng rheolyddion data, er nad yw'r ddeddfwriaeth yn nodi bod hynny'n ofynnol.
Bydd cytundeb neu brotocol ysgrifenedig yn eich helpu chi a'r partner allanol i ddangos eich bod yn gweithredu yn unol â'r egwyddorion diogelu data a bydd yn helpu i osgoi unrhyw oblygiadau o ran atebolrwydd o ystyried un parti fel rheolydd a'r llall fel prosesydd.
Rydym wedi llunio'r rhestr wirio ganlynol y gallwch ei defnyddio wrth ddatblygu cytundeb rhannu data.
Fel arall, efallai fod eich cyngor wedi datblygu cytundeb enghreifftiol y gallwch ei ddefnyddio. Mewn unrhyw achos, dylech drafod unrhyw gytundeb rhannu data â Swyddog Diogelu Data neu Swyddog Gwybodaeth eich cyngor.