Hysbysiadau preifatrwydd: yr hawl i gael eich hysbysu
Mae'n rhaid i destunau data gael gwybodaeth ddigonol i'w galluogi i ddeall y ffordd y mae eu data personol yn cael eu defnyddio. Gwneir hyn drwy hysbysiad preifatrwydd a elwir weithiau yn hysbysiad prosesu teg.
Bydd angen i chi sicrhau bod hysbysiad preifatrwydd wedi'i gyhoeddi ar eich gwefan. Gall fod yn hysbysiad preifatrwydd ar wahân neu gael ei gynnwys fel rhan o hysbysiad preifatrwydd eich cyngor.
Rhaid i'r wybodaeth mewn hysbysiad preifatrwydd fod mewn iaith glir a syml, yn enwedig pan fydd ar gyfer plentyn, a rhaid iddi fod am ddim.
Mae'n bwysig bod eich hysbysiad preifatrwydd yn benodol i'ch amgylchiadau lleol a'r data personol a brosesir gennych. Rhaid ei ddiweddaru'n rheolaidd er mwyn cyfleu unrhyw newidiadau i'ch dull o brosesu data. Bydd swyddog diogelu data/gwybodaeth eich cyngor yn gallu eich helpu gyda chynnwys yr hysbysiadau gofynnol.
Yn sgil y gwahaniaethau rhwng swyddogaethau Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau oherwydd datganoli, gwasanaethau a rennir, gwahaniaethau mewn cyflenwyr System Rheoli Etholiad a strwythurau a phrosesau mewnol ym mhob cyngor, nid yw'n briodol i'r Comisiwn ddarparu hysbysiad preifatrwydd enghreifftiol.
Yn benodol, rhaid i'ch hysbysiad preifatrwydd nodi sut y byddwch yn defnyddio'r data personol a gesglir. Nid yw'r pwyntiau bwled canlynol yn rhestr gynhwysfawr, ond maent yn rhoi syniad o'r math o bethau y gallai eich hysbysiad preifatrwydd eu cynnwys:
y ffaith y caiff data personol sydd wedi'u cynnwys yn y gofrestr etholiadol eu defnyddio i gynnal canfasiad blynyddol, gan gynnwys dosbarthu gohebiaeth ganfasio i bob aelwyd a chysylltu ag unrhyw rai nad ydynt wedi ymateb
sut y gellir defnyddio gwybodaeth yn y gofrestr etholiadol, gan ddefnyddio'r geiriau rhagnodedig i ddisgrifio'r gofrestr etholiadol a'r gofrestr agored neu olygedig (fel sydd ar y ffurflen cofrestru pleidleiswyr)
y ffaith y caiff data personol sydd wedi'u cynnwys yn y gofrestr etholiadol a rhestrau pleidleiswyr absennol eu defnyddio i ddosbarthu cardiau pleidleisio cyn etholiad
y caiff llofnod (lle y bo angen) a dyddiad geni pleidleisiwr post a roddir ar ddatganiad pleidleisio drwy'r post eu cymharu â llofnod a dyddiad geni'r pleidleisiwr post hwnnw sydd ar y cofnod o ddynodyddion personol
Rhaid i chi fod yn glir ynghylch at ba ddiben rydych yn casglu, yn cadw ac yn defnyddio data pobl – a sicrhewch nad ydych yn eu defnyddio at ddibenion anghysylltiedig eraill. Dylech adolygu eich hysbysiadau preifatrwydd yn rheolaidd gyda swyddog diogelu data/swyddog gwybodaeth eich cyngor er mwyn sicrhau eu bod yn dal i gydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data gyfredol.
Dylech sicrhau bod eich hysbysiad preifatrwydd i'w weld yn amlwg ar eich gwefan ac y cyfeirir ato wrth gyfathrebu ag etholwyr ac eraill.
Rydym wedi llunio rhestr wirio o'r hyn y mae'n rhaid i hysbysiad preifatrwydd ei gynnwys: