Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yng Nghymru a Lloegr

Rhaid i ymgeiswyr roi gwybod am eu gwariant etholiadol a'r rhoddion a wnaed tuag at eu hymgyrch ar ôl yr etholiad. 

Rhaid i asiant ymgeisydd gyflwyno ffurflen gwariant a rhoddion i chi ynghyd ag unrhyw ddogfennau atodol, fel anfonebau a derbynebau perthnasol ar gyfer taliadau o fwy nag £20 a wnaed a rhoddion o fwy na £50 a gafwyd, o fewn 70 diwrnod calendr i'r dyddiad y caiff canlyniad yr etholiad ei ddatgan. Rhaid i asiantiaid hefyd gyflwyno datganiad ar gynnwys y ffurflen o fewn 70 diwrnod calendr i'r dyddiad y caiff canlyniad yr etholiad ei ddatgan. Rhaid i'r datganiad fod ar y ffurf a nodir yn rheolau'r etholiad neu ar ffurf debyg1 .

Rhaid i ymgeiswyr hefyd gyflwyno datganiad ar gynnwys y ffurflen o fewn saith diwrnod gwaith i'r dyddiad y bydd yr asiant etholiad yn cyflwyno'r ffurflen. Rhaid i'r datganiad fod ar y ffurf a nodir yn rheolau'r etholiad neu ar ffurf debyg2 .

Os yw'r ymgeisydd y tu allan i'r DU, rhaid i'r datganiad gael ei wneud o fewn 14 diwrnod calendr ar ôl i'r ymgeisydd ddychwelyd i'r DU. Os bydd ymgeisydd yn gweithredu fel ei asiant ei hun, dim ond un datganiad y mae'n ofynnol iddo ei gyflwyno. 

Sut y gellir cyflwyno ffurflenni gwariant

Chi sydd i benderfynu sut y gall ymgeiswyr gyflwyno eu treuliau, naill ai fel copïau caled, trwy e-bost neu'r ddau. Wrth benderfynu hyn dylech sicrhau eich bod:

• Yn rhoi gwybod i bob ymgeisydd ac asiant am y broses ymlaen llaw
• Bod pob ymgeisydd ac asiant yn cael eu trin yn deg ac yn gyson
• Bod y broses ar gyfer cyflwyno ffurflenni gwariant yn glir, yn hawdd i'w dilyn ac yn hygyrch i bawb

Os byddwch yn penderfynu derbyn ffurflenni gwariant drwy e-bost dylech nodi unrhyw ofynion, megis:

• Y cyfeiriad(au) e-bost penodol i'w defnyddio
• Sut y dylid labelu e-byst
• Unrhyw ofynion o ran fformat atodiadau e-bost

Dylech hefyd ystyried y prosesau mewnol y byddwch yn eu dilyn ar gyfer ffurflenni gwariant a gyflwynir drwy e-bost, er enghraifft:

• Sut y byddwch yn cydnabod cyflwyniadau e-bost
• Sut y byddwch yn rheoli ffurflenni gwariant a anfonir i gyfeiriad e-bost gwahanol, megis cael prosesau ar waith ar gyfer monitro cyfeiriadau e-bost a allai fod yn gysylltiedig â'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) neu'r tîm gwasanaethau etholiadol
• Sut i wneud timau eraill ar draws y cyngor yn ymwybodol y dylent gysylltu â chi cyn gynted â phosibl os ydynt yn derbyn unrhyw e-byst ynghylch ffurflenni gwariant
• Sut y byddwch yn storio'r ffurflenni yn electronig

Bydd angen i chi feddwl sut y byddwch yn paratoi datganiadau i'w harchwilio, er enghraifft, a fyddwch yn caniatáu i'r arolygiad ddigwydd ar gyfrifiadur dan oruchwyliaeth, neu a fyddwch yn argraffu'r holl ddatganiadau.

Gwirio ffurflenni gwariant

Er nad oes dyletswydd arnoch i wirio cyflawnder neu ddilysrwydd ffurflenni gwariant ymgeiswyr, os ydych yn ymwybodol bod gwall gweinyddol amlwg wedi digwydd, byddai'n rhesymol i chi roi gwybod i'r ymgeisydd neu'r asiant o hyn. Er enghraifft, os byddwch yn derbyn ffurflenni gwariant drwy e-bost a bod yr e-bost eglurhaol yn cyfeirio at atodiad o dderbynebau, nad ydynt wedi'u cynnwys, byddai'n rhesymol tynnu sylw'r ymgeisydd at hyn er mwyn ei alluogi i ail-anfon yr atodiad.

Dylech sicrhau bod pob ymgeisydd yn cael ei drin yn deg ac yn gyson, a'i fod yn cael yr un lefel o gefnogaeth wrth gyflwyno ei dreuliau.

Cadw ffurflenni gwariant ymgeiswyr

Rhaid i chi gadw copi o bob ffurflen gwariant a datganiad mewn etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu, am gyfnod o ddwy flynedd o'r dyddiad y gwnaethoch ei derbyn. Yn ystod y cyfnod hwnnw, rhaid i chi sicrhau bod y copïau ar gael i'r cyhoedd eu harchwilio am ddim yn eich swyddfa neu mewn lle arall cyfleus a ddewisir gennych chi. Rhaid i chi hefyd ddarparu copïau o'r ffurflenni, datganiadau neu unrhyw ddogfennau cysylltiedig ar gais. Y ffi am gopi o unrhyw ffurflen, datganiad neu ddogfen yw 15c ar gyfer pob ochr o bob tudalen3 .

Os ydych wedi derbyn ffurflenni gwariant drwy e-bost, dylech ystyried sut y byddwch yn paratoi ffurflenni i'w harchwilio. Er enghraifft, a fyddwch yn caniatáu i archwiliad gael ei gynnal ar gyfrifiadur dan oruchwyliaeth, neu a fyddwch yn argraffu'r holl ddatganiadau.

Rhaid i chi dynnu cyfeiriadau unigolion sydd wedi gwneud rhoddion i ymgeiswyr o bob copi o ddatganiadau o roddion sydd ar gael i'r cyhoedd eu harchwilio neu a ddarperir ar gais.

Ar ddiwedd y cyfnod o ddwy flynedd, os bydd yr ymgeisydd neu'r asiant etholiad yn gwneud cais amdanynt, rhaid i'r ffurflenni, y datganiadau a'r dogfennau ategol gael eu dychwelyd i'r ymgeisydd, neu fel arall, dylid eu dinistrio.