Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Fel y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol), mae gennych gyfrifoldeb i sicrhau bod y prosesau dilysu a chyfrif yn ddiogel ac yn weithredol. Fel rhan o hyn, byddwch wedi cynnal asesiadau risg a rhoi'r mesurau diogelwch angenrheidiol mewn lle i reoli'r presenoldeb yn y broses ddilysu a chyfrif.

Rheoli mynediad

Dylech roi rhestrau o'r bobl hynny sydd â hawl i fod yn bresennol yn y prosesau dilysu a chyfrif i'r rheini sydd ar ddyletswydd wrth y fynedfa, a chyfarwyddo staff diogelwch i wirio tocynnau neu gardiau mynediad unrhyw un sy'n ceisio cael mynediad. 

Fodd bynnag, dylech hefyd hysbysu staff diogelwch nad oes angen i gynrychiolwyr y Comisiwn nac arsylwyr achrededig roi gwybod ymlaen llaw ble maent yn bwriadu arsylwi ac felly na fydd eu henwau o bosibl yn ymddangos ar y rhestr, ond, er hynny, bod ganddynt hawl i gael mynediad i'r lleoliad dilysu a chyfrif os byddant yn dangos eu bathodyn adnabod arsylwr neu gynrychiolydd y Comisiwn. 

Am resymau iechyd a diogelwch, dylech gofnodi enwau pawb sy'n bresennol yn y prosesau dilysu a chyfrif.

Yn ogystal, efallai bod eich asesiad risg wedi nodi pryderon diogelwch sy’n cyfiawnhau’r angen i bawb sy’n bresennol gael gwiriadau ychwanegol, megis ei gwneud yn ofynnol i'r bobl sy'n bresennol ddangos ID a chael eu bagiau wedi'u gwirio cyn cael mynediad, a gall hyn gynnwys cynrychiolwyr y Comisiwn ac arsylwyr achrededig.

Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar arsylwyr achrededig a chynrychiolwyr y Comisiwn.

Dylech gydgysylltu â'r heddlu i gadarnhau y bydd eu cynlluniau ar gyfer rheoli'r mannau cyhoeddus y tu allan i'r lleoliad cyfrif yn ei gwneud yn bosibl i bobl sydd â'r hawl i fod yn bresennol yn ystod y broses gyfrif ddod i mewn a gadael y lleoliad yn ddirwystr.

Rheoli'r rhai sy'n bresennol

Mae angen i bawb sy'n bresennol wybod beth i'w ddisgwyl a deall eu rôl yn y prosesau dilysu a chyfrif. I gefnogi hyn, dylai eich cynlluniau gynnwys dulliau i gyfathrebu â'r rhai sy'n bresennol a'u rheoli. Dylai'r cynlluniau hefyd nodi sut y byddwch yn cadw cyfrinachedd y bleidlais drwy gydol y prosesau dilysu a chyfrif.

Dylech sicrhau bod pawb sy'n bresennol yn ystod y broses gyfrif, gan gynnwys ymgeiswyr, eu gwesteion, asiantiaid etholiadol, asiantiaid cyfrif a'r cyfryngau, yn cael eu briffio ar y ffordd y cynhelir y broses gyfrif a'r safonau ymddygiad a ddisgwylir ganddynt bob amser, a'u bod yn deall y rhain yn llawn. 

Dylai eich briffiadau ysgrifenedig ac wyneb yn wyneb nodi'n glir y byddwch yn gwahardd pobl o leoliad y broses gyfrif os bydd eu hymddygiad yn tarfu ar y gwaith o gynnal y broses gyfrif yn effeithiol, gan gynnwys datgan y canlyniadau. Dylai hyn helpu'r staff cyfrif i ddilysu a chyfrif pleidleisiau heb ymyrraeth gan asiantiaid cyfrif nac arsylwyr eraill. Os ydych chi'n meddwl bod angen cysylltu â'r heddlu oherwydd unigolyn aflonyddgar, dylech chi wneud hynny ar 999.

Dylech hefyd benderfynu ar bolisi ynglŷn â defnyddio ffonau symudol a ffotograffiaeth neu ffilmio yn lleoliad y prosesau dilysu a chyfrif a rhoi'r wybodaeth hon ymlaen llaw i'r rhai sydd â'r hawl i fod yn bresennol. Dylai hyn gynnwys unrhyw reolau ynghylch ffilmio neu dynnu lluniau o staff sy'n cyflawni eu dyletswyddau, yn unol â'ch cynlluniau ar gyfer cynnal diogelwch y dilysu a'r cyfrif a'r rhai sy'n bresennol.

Dylid dosbarthu tocynnau neu gardiau mynediad i bawb sydd â'r hawl i fod yn bresennol yn y cyfrif, ac eithrio arsylwyr achrededig a chynrychiolwyr y Comisiwn a fydd yn gwisgo bathodynnau achredu arian neu binc. Dylech ystyried dosbarthu tocynnau neu gardiau mynediad mewn lliwiau gwahanol er mwyn nodi'r categorïau gwahanol o unigolion a fydd yn bresennol.