Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Dylech ystyried risgiau diogelwch sesiynau agor pleidleisiau post, gorsafoedd pleidleisio a’r dilysu a’r cyfrif fel rhan o’ch cynlluniau a’u cynnwys ar eich cofrestr risg. Mae hyn yn cynnwys y risgiau sy’n gysylltiedig â storio deunyddiau etholiadol yn ddiogel fel papurau pleidleisio, yn ogystal â diogelwch ehangach pawb sy’n ymwneud â phrosesau etholiadol. O’r herwydd, gall risgiau diogelwch amrywio o fewn yr ardal etholiadol ac efallai y bydd angen i chi fabwysiadu dull gweithredu gwahanol mewn achosion penodol. 

Rydym wedi datblygu templed o gofrestr risgiau a phroblemau y gallwch ei ddefnyddio i gofnodi unrhyw risgiau a nodir gennych. Mae'n cynnwys enghreifftiau y bydd angen i chi eu hystyried a'u lliniaru os bydd angen, yn ogystal â chofnod i gofnodi unrhyw broblemau sy'n dod i'r amlwg ac y bydd angen i chi fynd i'r afael â nhw. Fel arall, efallai y byddwch am gynnwys risgiau, gan gynnwys ein henghreifftiau, mewn unrhyw ddogfennaeth rheoli risg a ddatblygwyd gennych eisoes.

Rheoli diogelwch deunyddiau etholiadol

Mae angen i chi benderfynu sut y bydd y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill yn cael eu cadw'n ddiogel wrth agor pleidleisiau post ac yn y lleoliad lle mae’r dilysu a’r cyfrif yn digwydd, er enghraifft, trwy sicrhau nad ydynt byth yn cael eu gadael heb oruchwyliaeth. Dylai Swyddogion Llywyddu ddilyn y cyfarwyddiadau ar gyfer diogelwch papurau pleidleisio yn y llawlyfr gorsafoedd pleidleisio.

Dylech gysylltu â phwynt cyswllt unigol eich heddlu lleol yn ôl yr angen ynghylch eich mesurau diogelwch, megis y dull mwyaf priodol o gludo a sicrhau bod blychau pleidleisio a deunyddiau eraill yn cael eu storio’n ddiogel.

Yn lleoliad y cyfrif, dylech sicrhau bod trefniadau cadarn ar waith i gofnodi'r holl ddeunyddiau a gwaith papur a fydd yn cyrraedd er mwyn sicrhau nad oes unrhyw beth ar goll.

Dylech hefyd gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a'r deunydd perthnasol o'r adeg y bydd gorsafoedd pleidleisio yn cau hyd at ddatgan y canlyniad, yn enwedig lle mae toriad yn ystod y gweithrediadau. 

Lle ceir saib yn y gweithrediadau am y cyfnod cyfan rhwng 7pm a 9am ar y diwrnod canlynol, neu unrhyw ran o'r cyfnod hwnnw, mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i osod y dogfennau o dan eich sêl a chymryd y camau priodol i sicrhau diogelwch y papurau a'r dogfennau. Dylech gysylltu â'ch pwynt cyswllt unigol ynglŷn â hyn.

Bydd angen i chi sicrhau bod trefniadau wrth gefn ar waith os bydd angen gwagio'r safle o gwbl ac ystyried sut y byddwch yn sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a deunyddiau eraill.

Rheoli diogelwch mynychwyr

Dylech gysylltu â'ch heddlu lleol i benderfynu a oes angen unrhyw fesurau penodol ar gyfer unrhyw orsafoedd pleidleisio a/neu yn lleoliad y cyfrif, yn seiliedig ar risgiau a nodwyd yn lleol. 

Dylech fod wedi ystyried yn eich cynllunio a'ch dadansoddiad risg y camau y mae angen i chi eu rhoi ar waith i sicrhau eich dyletswydd gofal tuag at unrhyw staff sy'n bresennol yn ystod gweithrediadau etholiad. 

Dylai fod gan bob lleoliad restr o bwy sy'n cael mynychu. Wrth roi gwybod i ymgeiswyr ac asiantiaid am fanylion digwyddiadau, dylech gynnwys gwybodaeth am unrhyw ofynion mynediad ac unrhyw fesurau diogelwch ychwanegol a roddwyd ar waith. Dylid hefyd roi gwybod i’r rhai sy’n bresennol am ofynion y rôl maen nhw’n ei chyflawni, y safonau ymddygiad a ddisgwylir wrth wneud hynny, ac y byddwch chi’n gwahardd y rhai sy’n bresennol o leoliad y cyfrif os yw eu hymddygiad yn ymyrryd â chynnal y cyfrif yn effeithiol, gan gynnwys cyhoeddi’r canlyniadau. Dylai hyn gynnwys unrhyw gyfarwyddiadau sy'n ymwneud â fideo neu ffotograffiaeth mewn digwyddiadau etholiadol a rhannu delweddau ar gyfryngau cymdeithasol, yn enwedig pan fod modd adnabod unigolion a/neu aelodau staff.

Dylech hefyd ystyried ymlaen llaw sut y byddwch yn delio ag unrhyw fynychwyr sy'n aflonyddgar yn ystod unrhyw weithrediadau, cytuno ar gynlluniau gyda swyddogion diogelwch neu swyddogion heddlu perthnasol yn ôl yr angen a chyfathrebu hyn i’r mynychwyr fel rhan o’ch sesiynau briffio. Os oes angen cysylltu â’r heddlu oherwydd bod unigolyn aflonyddgar mewn digwyddiad etholiadol, dylech wneud hynny ar 999.

Dylech roi gwybod i ymgeiswyr ac asiantiaid am eich trefniadau diogelwch, er mwyn sicrhau y gallant ymddiried yn uniondeb a diogelwch yr etholiad. Os ydych wedi gwneud trefniadau i rannu manylion cyswllt ymgeiswyr gydag ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu, dylech hysbysu ymgeiswyr y gall ymgynghorydd swyddogol etholedig yr heddlu gysylltu â nhw'n uniongyrchol gyda diweddariadau a chyngor diogelwch.

I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer agor pleidleisiau post, pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio, cynllunio ar gyfer y broses ddilysu a'r cyfrif, a gweithio gyda'ch heddlu lleol.