Rhaid i chi allu dangos eich bod yn cydymffurfio â'ch rhwymedigaethau fel rheolydd data, gan sicrhau bod data personol yn cael eu prosesu mewn ffordd gyfreithlon, deg a thryloyw. Er mwyn gwneud hyn, dylech gadw cynlluniau a chofnodion ysgrifenedig er mwyn darparu trywydd archwilio.
Byddwch wedi datblygu cynlluniau cofrestru ac etholiadol, a chofrestrau risg cysylltiedig, sy'n amlinellu eich prosesau a'ch mesurau diogelu. Dylech adolygu'r dogfennau hyn er mwyn sicrhau bod prosesau diogelu data yn parhau i fod yn rhan hanfodol o'ch gwaith a'u bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data gyfredol.
Bydd eich cynlluniau a'ch cofrestrau risg yn darparu sylfaen gadarn er mwyn i chi gyflawni eich rhwymedigaethau fel prosesydd data. Fodd bynnag, er mwyn dangos eich bod yn prosesu data personol mewn modd cyfreithlon, teg a thryloyw, mae hefyd yn debygol y bydd angen i chi roi rhagor o brosesau amlwg ar waith.
Mae deddfwriaeth diogelu data yn effeithio ar eich cyngor cyfan, felly ni ddylai fod angen i chi ymdrin â'r gofynion ar wahân.
Os nad ydych eisoes wedi gwneud hynny, siaradwch â swyddog diogelu data neu swyddog gwybodaeth eich cyngor.
Dylech hefyd ddefnyddio gwefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth sy'n cynnwys canllawiau manwl i'ch helpu i gyflawni eich rhwymedigaethau, gan gynnwys canllawiau penodol ar atebolrwydd a thryloywder.
Penodi Swyddog Diogelu Data
Rhaid i awdurdod cyhoeddus benodi Swyddog Diogelu Data i roi cyngor ar faterion diogelu data. Fel Swyddog Cofrestru Etholiadol neu Swyddog Canlyniadau, nid ydych wedi eich cynnwys yn y diffiniad o awdurdod cyhoeddus a geir yn Atodlen 1 i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ar hyn o bryd ac felly nid oes angen i chi benodi Swyddog Diogelu Data i gyflawni eich dyletswyddau. Fodd bynnag, gallwch ddewis penodi Swyddog Diogelu Data os dymunwch. Rhaid bod gan eich cyngor penodi Swyddog Diogelu Data a dylech drafod arferion da ym maes diogelu data â'r unigolyn hwnnw.