Mae achos o dorri amodau data personol yn gallu bod yn ddamweiniol ac yn fwriadol. Gall y rhain gynnwys:
mynediad gan drydydd parti diawdurdod – er enghraifft, rhywun yn hacio system rheoli etholiad/rhwydwaith y cyngor
camau gweithredu bwriadol neu ddamweiniol (neu anweithredu) gan reolydd neu brosesydd – er enghraifft, eich cyflenwr argraffu yn methu â phrosesu'r holl ddata am bleidleisiau absennol a anfonwyd ato, gan olygu bod rhai etholwyr yn cael eu difreinio am nad ydynt yn cael eu pleidleisiau post mewn pryd
anfon data personol at yr unigolyn/sefydliad anghywir – er enghraifft, anfon cofrestr etholiadol at rywun nad oes hawl ganddo i'w chael
dyfeisiau cyfrifiadurol sy'n cynnwys data personol yn cael eu colli neu eu dwyn – er enghraifft, gliniaduron neu iPads sy'n cynnwys data cofrestr neu etholiad yn cael eu dwyn
newid data personol heb ganiatâd – er enghraifft, canfasiwr yn ffugio ymatebion i ganfasiad
Dylai fod prosesau sicrhau ansawdd a phrawfddarllen cadarn ar waith gennych i helpu i ganfod unrhyw wallau ac osgoi achosion o dorri amodau data cyn iddynt ddigwydd.
Er enghraifft, wrth gynhyrchu pleidleisiau post, dylai fod gennych broses ar waith i wirio proflenni byw, gan gynnwys y rhai ar gyfer dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post.
Dylech fod yn bresennol pan ddosberthir pleidleisiau post er mwyn gallu bwrw golwg dros y deunydd sy'n cael ei baratoi mewn gwirionedd. Bydd hyn yn tynnu sylw at unrhyw broflenni a gymeradwywyd sydd wedi'u newid yn ddiofal.
Unwaith y bydd y pleidleisiau post wedi'u dosbarthu, dylech fonitro ffurflenni er mwyn sicrhau eich bod yn derbyn pleidleisiau post wedi'u cwblhau yn ôl gan bob dosbarth pleidleisio. Bydd hyn yn eich helpu i nodi ar gam cynnar p'un a oedd y dosbarthiad yn anghyflawn.
Rydym wedi cyhoeddi canllawiau sy'n cynnwys manylion llawn y mesurau sicrhau ansawdd a ddylai fod ar waith gennych.