Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yng Nghymru a Lloegr

Mae canllawiau ar ddatblygu cynlluniau cyfathrebu i gefnogi'r broses o gynnal yr etholiad yn ein canllawiau Cynllunio i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu. 

Bydd cyfathrebu da, mewn sesiynau briffio ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid a'r cyfryngau cyn y broses o goladu'r canlyniad ac yn ystod y digwyddiad ei hun, yn galluogi'r rhai sy'n bresennol i graffu'n briodol ar yr holl weithrediadau, a bydd hyn yn helpu i ennyn hyder bod y canlyniad yn gywir. Gall rhoi gwybodaeth am y prosesau i'w dilyn hefyd helpu i leihau nifer yr ymholiadau a godir gan ymgeiswyr ac asiantiaid, y cyfryngau a phobl eraill sy'n bresennol.

Mae ein canllawiau ar ddilysu a chyfrif y pleidleisiau i Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol a Swyddogion Canlyniadau Lleol yn cynnwys y wybodaeth y dylid ei darparu yn y broses dilysu a chyfrif, a'r ffyrdd y gellid gwneud hynny. Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, mae hefyd angen i chi sicrhau cysondeb a thryloywder drwy'r ardal heddlu gyfan o ran y wybodaeth a ddarperir yn ystod y prosesau dilysu, cyfrif a choladu canlyniadau a phryd a sut y caiff ei chyfleu, gan ystyried sut y trefnir y prosesau dilysu a chyfrif yn ardal yr heddlu.

Dylech sicrhau eich bod wedi paratoi gwybodaeth briodol er mwyn egluro'r prosesau rydych am eu dilyn yn ystod y broses o goladu canlyniadau i unrhyw ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr ac aelodau o'r cyfryngau sy'n bresennol. Dylech o leiaf egluro eich rôl fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu a nodi, lle y bo'n briodol, pwy yw eich dirprwyon a staff coladu canlyniadau allweddol ac egluro eu rolau. Dylech hefyd egluro sut y bydd y broses o goladu canlyniadau yn gweithio, gan gynnwys sut mae hyn yn berthnasol i'r broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau yn ardal yr heddlu, a nodi'r camau allweddol yn y broses.

Dylech wneud cyhoeddiadau ar ddechrau'r digwyddiad ac yn rheolaidd yn ystod y gweithrediadau er mwyn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r sawl sy'n bresennol am beth sy'n digwydd ble a phryd. Dylech hefyd gyhoeddi ar y dechrau pryd y bydd disgwyl i'r canlyniad gael ei ddatgan. 

Dylid rhoi gwybodaeth i'r rhai sy'n bresennol wrth i'r canlyniad gael ei goladu drwy gydol y broses. Felly, bydd angen i chi ystyried sut, ac ar ba gamau o'r broses, y byddwch yn cael gwybodaeth gan Swyddogion Canlyniadau Lleol er mwyn gallu rhoi gwybodaeth amserol a diweddariadau i'r rhai sy'n bresennol wrth i'r canlyniad gael ei goladu. Lle na chaiff y broses gyfrif ei chynnal mewn un lleoliad canolog, bydd angen i chi gyfleu yn eich protocolau cyfathrebu pa wybodaeth y mae angen ei rhannu am hynt y gwaith dilysu a chyfrif ym mhob un o'r ardaloedd pleidleisio, a sicrhau eich bod yn cael gwybodaeth gyson gan Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol neu Swyddogion Canlyniadau Lleol (fel y bo'n briodol) yn rheolaidd drwy gydol y broses. Bydd hefyd angen i chi sicrhau eich bod yn cynllunio ar gyfer rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am hynt y prosesau yn ardal yr heddlu yn rheolaidd, fel y gallant gyfleu'r wybodaeth hon yn lleol.

Os bydd asiantiaid neu arsylwyr yn anfodlon o gwbl ar y modd y caiff y gweithrediadau eu cynnal, dylai fod cyfle bob amser iddynt wneud sylwadau'n uniongyrchol i chi ar y cyfle cyntaf posibl fel y gallwch ystyried unrhyw bryderon, rhoi esboniadau a sicrwydd, a chymryd unrhyw gamau unioni os bydd angen. 

Dylech roi cynllun ar gyfer y cyfryngau ar waith, ynghyd â'r Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol neu'r Swyddogion Canlyniadau Lleol (fel y bo'n briodol), ar gyfer ardal yr heddlu, er mwyn sicrhau bod eich negeseuon a'ch dulliau cyfathrebu â'r cyfryngau yn ystod y broses dilysu a chyfrif a choladu'r canlyniad yn gyson drwy'r ardal heddlu gyfan. Yn ogystal â gwneud trefniadau ymarferol er mwyn iddynt fod yn bresennol, dylai eich cysylltiad cynnar â'r cyfryngau gynnwys esboniad o'r prosesau i'w dilyn, a phryd y rhagwelir y caiff y canlyniad ei ddatgan.

Yn y lleoliad coladu canlyniadau, dylech gynnwys lle a chyfle i'r cyfryngau adrodd ar y canlyniad. Gallwch benderfynu pa rai o gynrychiolwyr y cyfryngau a gaiff fod yn bresennol, yn ôl eich disgresiwn. Fel yn achos pawb sy'n bresennol, rhaid i chi sicrhau nad yw cynrychiolwyr y cyfryngau yn ymyrryd â'r broses nac yn peryglu cyfrinachedd y bleidlais.

Dylech ystyried rhoi gwybodaeth a/neu sesiynau briffio ymlaen llaw i gynrychiolwyr y cyfryngau sy'n bresennol yn ystod y broses o goladu'r canlyniad a datgan y canlyniad a sicrhau eich bod wedi gwneud y paratoadau angenrheidiol ar eu cyfer. Mae ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol a Swyddogion Canlyniadau Lleol yn cynnwys rhagor o fanylion ac yn nodi'r mathau o ddarpariaeth y bydd angen i chi ei threfnu o bosibl i'r wasg a'r cyfryngau. Dylai'r rhain gynnwys sicrhau bod lle a chyfarpar addas yn y lleoliad a bod prosesau clir ac adnoddau ar waith i ddarparu gwybodaeth i'r cyfryngau yn ystod y broses o goladu'r canlyniad, ac ymdrin ag ymholiadau ganddynt. Er mwyn eich helpu chi a'ch tîm cysylltiadau cyhoeddus, rydym wedi llunio 'awgrymiadau ar gyfer rheoli'r cyfryngau yn ystod y broses gyfrif’ ar y cyd â darlledwyr newyddion teledu cenedlaethol.