Chi sy'n gyfrifol am sicrhau y caiff y broses ei chynnal yn unol â'r ddeddfwriaeth, ni waeth a ydych wedi gosod y broses ar gontract allanol ai peidio.
Mae cynnwys y pecyn pleidleisio drwy'r post wedi'i bennu a dylech sicrhau bod yr holl fanylion perthnasol wedi'u cynnwys ar y deunyddiau hynny. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am yr hyn y mae'n rhaid ei gynnwys yn y pecyn pleidleisio drwy'r post a sut i sicrhau ansawdd y broses gynhyrchu yn ein canllawiau: Cynhyrchu deunyddiau pleidleisio drwy'r post.
Dylech hefyd sicrhau bod gennych drefniadau ar waith sy'n eich galluogi i sicrhau ansawdd y broses anfon pleidleisiau post o'r dechrau i'r diwedd, gan gynnwys:
os byddwch wedi gosod y broses anfon ar gontract allanol, sicrhau bod aelod o staff, sy'n gwybod am y fanyleb y cytunwyd arni, yn bresennol pan gaiff pleidleisiau post eu hanfon
cadarnhau bod y manylion cywir ar y deunydd a bod pecynnau'n cael eu coladu'n briodol â'r holl elfennau gofynnol
gwirio'r pecynnau ar ddechrau a diwedd dosbarthiadau etholiadol
cynnal hapwiriadau drwy wirio o leiaf ddau becyn fesul 250 o becynnau pleidleisio drwy'r post o fewn dosbarthiadau etholiadol fel y gellir gwirio croestoriad cynrychioliadol o'ch ardal ac o fewn pob swp
gwirio bod pecynnau a anfonir i gyfeiriadau tramor yn cynnwys amlen ymateb y gellir ei defnyddio dramor
cadw trywydd archwilio o'r deunydd sydd wedi cael ei wirio a'r prosesau a gyflawnwyd
Dylech roi sylw arbennig i wirio'r canlynol:
bod rhif y papur pleidleisio ar gefn y papur pleidleisio yn cyfateb yn union i rif y papur pleidleisio ar y datganiad pleidleisio drwy'r post ategol
bod enw'r etholwr ar y datganiad pleidleisio drwy'r post yn cyfateb i enw'r etholwr ar yr amlen a anfonir ato
bod yr holl eitemau gofynnol yn yr amlen sy'n cael ei hanfon
Os yw'r broses anfon ar gontract allanol, dylid cynnal trafodaethau i hwyluso'r gwiriadau hyn ar adeg negodi'r contract a dylai unrhyw beth y cytunir arno gael ei adlewyrchu ynddo.