Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu
Lluniwyd y canllawiau canlynol er mwyn helpu Swyddogion Canlyniadau Lleol i gynllunio ar gyfer etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yng Nghymru a Lloegr a'u cynnal. Maent wedi'u hysgrifennu i gwmpasu etholiadau cyffredinol ac is-etholiadau.
Cawsant eu datblygu mewn ymgynghoriad agos â chydweithwyr yn y gymuned etholiadol, gan gynnwys Cymdeithas Prif Swyddogion Gweithredol Awdurdodau Lleol, Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol, Bwrdd Cynghori ar Gydlynu Etholiadol y DU a'r Gweithgor Etholiadau, Cofrestriadau a Refferenda.
Mae'n adlewyrchu rhwymedigaethau cyfreithiol Swyddogion Canlyniadau Lleol a'r hyn rydym ni, a chydweithwyr ym mhob rhan o'r gymuned etholiadol, yn credu y dylai Swyddogion Canlyniadau Lleol ei ddisgwyl gan eu staff wrth baratoi ar gyfer etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu a'u cynnal.
Sut i ddefnyddio'r canllawiau hyn
Anelir y canllawiau hyn yn uniongyrchol at y Swyddogion Canlyniadau Lleol a'r dyletswyddau y maent yn eu cyflawni. Gan y gall y dyletswyddau hyn, yn ymarferol, gael eu cyflawni gan ddirprwyon a/neu staff penodedig, rydym yn defnyddio'r term ‘chi’ yn y canllawiau hyn i gyfeirio at y Swyddog Canlyniadau Lleol a phwy bynnag sy'n cyflawni swyddogaethau'r Swyddog Canlyniadau Lleol ar ei ran.
Yn y canllawiau hyn, rydym yn defnyddio ‘rhaid’ i gyfeirio at ofyniad cyfreithiol penodol a ‘gall / dylai’ ar gyfer arfer a argymhellir.
Lluniwyd y canllawiau hyn ar gyfer etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu.
Yn y canllawiau hyn, mae'r term 'ardal bleidleisio' yn cyfeirio at ardal yr awdurdod lleol. 'Ardal yr heddlu' yw'r ardal a gwmpesir gan yr heddlu.
Mae canllawiau i helpu Swyddogion Canlyniadau i gynnal mathau eraill o etholiadau hefyd ar gael.
Gallwch hefyd ddod o hyd i ganllawiau i Ymgeiswyr ac Asiantiaid.
Er mwyn eich helpu i ddefnyddio'r canllawiau hyn rydym wedi paratoi dogfen o gwestiynau ac atebion a ddylai ateb unrhyw ymholiadau cychwynnol sydd gennych.
Log newidiadau
Swyddog Canlyniadau Lleol
Mae'r adran hon o'r canllawiau yn ymdrin â phenodi'r Swyddog Canlyniadau Lleol yn ogystal â rolau a chyfrifoldebau'r rhai a benodir i'r swydd hon.
Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ar ganlyniadau torri dyletswydd swyddogol a'r pwerau deddfwriaethol sydd ar gael i'r Swyddog Canlyniadau Lleol eu harfer mewn amgylchiadau penodol.
At hynny, mae'r adran hon hefyd yn cynnwys canllawiau ar y sgiliau a'r wybodaeth y disgwylir iddynt fod yn ofynnol gan Swyddog Canlyniadau Lleol.
Yn olaf, mae'n rhoi rhestr fanwl o'r ddeddfwriaeth berthnasol y lluniwyd y canllawiau i'w hadlewyrchu, ac y dylai Swyddog Canlyniadau Lleol fod yn gyfarwydd â nhw.
Penodi Swyddog Canlyniadau Lleol
Mae'n ofynnol i bob cyngor sir, dosbarth, unedol a metropolitanaidd benodi swyddog o'r cyngor i fod yn Swyddog Canlyniadau ar gyfer ethol cynghorwyr i'w awdurdod lleol.1
Drwy rinwedd eich rôl fel Swyddog Canlyniadau, chi hefyd fydd y Swyddog Canlyniadau Lleol mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu.
Mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu, penodir Swyddog Canlyniadau Lleol ar gyfer pob ardal bleidleisio yn ardal yr heddlu. Yr ardal bleidleisio yw ardal yr awdurdod lleol.
Dylech sicrhau bod gennych yswiriant priodol. Dylech fod yn barod i ddangos prosesau cynllunio a gwneud penderfyniadau cadarn os bydd unrhyw her i'r etholiad a hawliad yn erbyn yr yswiriant hwn.
Efallai y bydd y tîm yn eich cyngor sy'n ymdrin ag yswiriant yn gallu helpu i bennu pa yswiriant sydd eisoes wedi'i drefnu ac ar gael, a rhoi cyngor ar ba un a ddylid ei ymestyn.
Bydd yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau yn rhoi gwybodaeth am ei pholisi o ran indemnio Swyddogion Canlyniadau Lleol a Swyddogion Canlyniadau Lleol yn ystod y cyfnod cyn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu a drefnwyd.
- 1. Adran 35 Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 ↩ Back to content at footnote 1
Swyddog Canlyniadau Lleol - rôl a chyfrifoldebau
Fel Swyddog Canlyniadau Lleol, rydych yn chwarae rhan ganolog yn y broses ddemocrataidd. Eich rôl yw sicrhau y caiff yr etholiad ei weinyddu'n effeithiol ac, o ganlyniad, y bydd profiad y pleidleiswyr yn un cadarnhaol. I wneud hyn, bydd angen i chi ddilyn system effeithiol ar gyfer cydgysylltu â Swyddogion Canlyniadau Lleol cyfagos a'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu.
Ar gam cynnar, dylech amlinellu'r hyn y mae pob un ohonoch am ei gyflawni a sut beth fyddai llwyddiant i chi.
Fel Swyddog Canlyniadau Lleol, yn eich ardal bleidleisio, mae gennych gyfrifoldeb personol am y ffordd y caiff yr etholiad ei gynnal, gan gynnwys:
- darpariaeth a chyfarpar gorsafoedd pleidleisio1
- argraffu'r papurau pleidleisio (oni fydd y Swyddog Canlyniadau Lleol wedi rhoi gwybod y bydd yn ysgwyddo'r cyfrifoldeb hwn)
- penodi staff gorsafoedd pleidleisio2
- y ffordd y caiff yr etholiad ei gynnal3
- rheoli'r broses o bleidleisio drwy'r post
- dilysu a chyfrif y pleidleisiau yn eich ardal bleidleisio (oni bai bod Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu wedi rhoi gwybod y bydd yn ysgwyddo'r cyfrifoldeb hwn)4
- trosglwyddo cyfanswm lleol yr ardal bleidleisio i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu5
Mae eich dyletswyddau fel Swyddog Canlyniadau Lleol ar wahân i'ch dyletswyddau fel swyddog llywodraeth leol. Fel Swyddog Canlyniadau Lleol, nid ydych yn atebol i'r awdurdod lleol ond rydych yn uniongyrchol atebol i'r llysoedd fel deiliad swydd statudol annibynnol.
Er y gallwch benodi un unigolyn neu fwy i gyflawni unrhyw un o'ch swyddogaethau fel Swyddog Canlyniadau Lleol neu bob un ohonynt, ni allwch ddirprwyo'ch cyfrifoldeb personol am gynnal yr etholiad.
Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar benodi dirprwyon.
Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu
Y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n gyfrifol am y ffordd y caiff etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ei gynnal yn gyffredinol, ac am gydgysylltu â Swyddogion Canlyniadau Lleol yn ardal yr heddlu a chyd-drefnu eu gwaith.
Mae gan y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu y pŵer i roi cyfarwyddiadau cyffredinol neu benodol i Swyddogion Canlyniadau Lleol yn ymwneud â chyflawni eu swyddogaethau yn yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu, gan gynnwys cyfarwyddiadau sy'n ei gwneud yn ofynnol i Swyddogion Canlyniadau Lleol gymryd camau paratoadol penodol neu roi unrhyw wybodaeth sydd ganddynt neu y mae ganddynt yr hawl i'w chael.
Mae ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn amlinellu rolau a chyfrifoldebau deiliad y swydd hon.
Etholaethau trawsffiniol
- 1. Paragraff 26 a 29 Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 27 Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Paragraffau 34 i 47 Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Paragraffau 48-56 a para 60 Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. Para 57 Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 5
Torri dyletswydd swyddogol a'r pŵer i gywiro gwallau gweithdrefnol
Fel Swyddog Canlyniadau Lleol, rydych yn ddarostyngedig i ddarpariaethau tor-dyletswydd swyddogol. Mae hyn yn golygu os byddwch chi neu'ch dirprwyon penodedig yn euog o unrhyw weithred neu anweithred sy'n torri dyletswydd swyddogol, heb achos rhesymol, y byddwch chi (a/neu nhw) yn agored i dalu dirwy anghyfyngedig os cewch eich euogfarnu'n ddiannod.1
Mae gennych y pŵer i gymryd y cyfryw gamau ag sy'n briodol yn eich barn chi i unioni gweithredoedd neu anweithredoedd sy'n codi mewn cysylltiad ag unrhyw un o swyddogaethau'r refferendwm ac nad ydynt yn unol â'r rheolau.2
Mae'r pŵer hwn yn caniatáu i chi gywiro gwallau gweithdrefnol a wneir gennych chi, fel Swyddog Canlyniadau Lleol, Swyddog Cofrestru Etholiadol, Swyddog Llywyddu (neu ddirprwyon unrhyw un o'r rhain) neu unigolyn sy'n darparu nwyddau neu wasanaethau i chi/nhw.
Mae gwall gweithdrefnol yn cyfeirio at wall a wnaed yn ystod y broses o gynllunio neu gynnal yr etholiad, a all effeithio ar broses neu ganlyniad yr etholiad. Er enghraifft, cyhoeddi gwybodaeth anghywir ar gardiau pleidleisio neu bapurau pleidleisio, cyhoeddi papurau pleidleisio drwy'r post neu bapurau pleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio ar gam neu fethu â'u cyhoeddi pan y dylid bod wedi gwneud hynny. Nid yw'r enghreifftiau hyn yn gynhwysfawr a dylech gysylltu â thîm lleol y Comisiwn i gael cymorth a chyngor os credwch y gallech fod wedi gwneud gwall y gellid ei gywiro gan ddefnyddio'r pŵer hwn.
Pan fyddwch yn datrys gweithred neu anweithred yn llawn gan ddefnyddio eich pŵer i gywiro gwall gweithdrefnol, ni fyddwch yn euog o dorri dyletswydd swyddogol.3
Dylech gofio nad yw'r pŵer i gywiro gwallau gweithdrefnol yn eich galluogi, fel Swyddog Canlyniadau Lleol, i ailgyfrif y pleidleisiau ar ôl i'r canlyniad gael ei gyhoeddi.4
- 1. Erthygl 19 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Rheoliad 6 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Erthygl 19 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Deddf Gweinyddu Etholiadau 2006, a.46(2); Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Swyddogaethau Swyddogion Canlyniadau) 2012, rheoliad 6(2) ↩ Back to content at footnote 4
Swyddog Canlyniadau Lleol – sgiliau a gwybodaeth
Dylech feddu ar wybodaeth ymarferol am y ddeddfwriaeth sy'n llywodraethu'r ffordd y caiff yr etholiad ei gynnal. Felly, yn ogystal â dealltwriaeth glir o'ch swyddogaethau statudol, dylai fod gennych drosolwg o'r hyn y mae'r ddeddfwriaeth yn ei gynnwys a dealltwriaeth o'r ffordd y mae'n effeithio ar y broses o weinyddu'r etholiad, fel y gallwch adolygu'r broses gyfan, ei chwestiynu lle bo angen, a sicrhau ei hansawdd.
Mae cyfrifoldebau rheoli yn gysylltiedig â'ch rôl. Er enghraifft:
- mynnu cael y staff a'r adnoddau sydd eu hangen i gynnal etholiad trefnus
- sicrhau'r cymorth, y sgiliau a'r arbenigedd angenrheidiol o bob rhan o'ch awdurdod lleol eich hun
- goruchwylio'r broses o gynllunio, rheoli prosiect a rheoli risg yr etholiad ac ymgorffori unrhyw wersi a ddysgwyd o etholiadau blaenorol
- nodi a goruchwylio unrhyw gamau gweithredu sydd eu hangen er mwyn lliniaru unrhyw faterion sy'n codi
- sicrhau y caiff staff eu hyfforddi'n briodol i gyflawni eu priod rolau
- cefnogi'r staff sy'n gweinyddu'r etholiad a goruchwylio eu gwaith yn briodol
- cyfarwyddo staff, monitro cynnydd a chael adborth rheolaidd ar weithgareddau
- os nad chi yw'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd, cynnal cydberthynas waith effeithiol â'r unigolyn hwnnw
- os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, cynnal cydberthynas waith effeithiol â'r unigolyn hwnnw
- cynnal cydberthynas waith effeithiol â'ch Pwynt Cyswllt Unigol yn yr heddlu
- sicrhau y caiff cyfrifon etholiadau eu cwblhau mewn modd amserol
Deddfwriaeth berthnasol
Deddfwriaeth berthnasol
Lluniwyd y canllawiau hyn yn seiliedig ar y gofynion a nodir yn y ddeddfwriaeth ganlynol (fel y'i diwygiwyd) a dylid eu darllen yn unol â hi:
- Deddfau Cynrychiolaeth y Bobl 1983, 1985 a 2000
- Deddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda 2000
- Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001
- Deddf Gweinyddu Etholiadau 2006
- Deddf Pleidiau Gwleidyddol ac Etholiadau 2009
- Deddf Diwygio'r Heddlu a Chyfrifoldeb Cymdeithasol 2011
- Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012
- Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Swyddogaethau Swyddogion Canlyniadau) 2012
- Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Dynodi Awdurdodau Lleol) 2015
- Rheoliadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Anghymhwyso) (Darpariaethau Atodol) 2012
- Rheoliadau Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Cyfrifon Swyddogion Canlyniadau) (Diwygio) 2016
- Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr Heddlu a Throseddu (Taliadau Swyddogion Canlyniadau Lleol a Swyddogion Canlyniadau Ardaloedd yr Heddlu) 2016
- Deddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadau 2013
- Gorchymyn Trosglwyddo Swyddogaethau (Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu) 2015
- Deddf Etholiadau 2022
- Rheoliadau Adnabod Pleidleisiwr 2022
- Rheoliadau Cymorth gyda Phleidleisio ar gyfer Pobl ag Anableddau (Diwygiadau) 2022
- Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu a Ffurflenni Cymraeg (Diwygiad) 2022
- Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Dynodiadau ac ati) (Diwygiad) 2022
- Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Pleidleisio drwy'r post a Phleidleisio drwy ddirprwy etc) (Diwygiad) 2023
Dim ond y ddeddfwriaeth sy'n darparu ar gyfer y meysydd y mae'r canllawiau hyn yn ymwneud â nhw a'r ddeddfwriaeth sy'n bodoli ar hyn o bryd a geir yn y rhestr uchod. Rydym yn disgwyl deddfwriaeth bellach a fydd yn darparu ar gyfer diwygio rheoliadau cynnal etholiadau, dynodi Swyddogion Canlyniadau Lleol a ffioedd a thaliadau.
Mae deddfwriaeth diogelu data yn gymwys i brosesu pob math o ddata personol. Mae cyfrifoldeb personol ar Swyddogion Canlyniadau Lleol i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â gofynion deddfwriaeth diogelu data. Rydym wedi cyhoeddi canllawiau i'ch helpu i gyflawni eich rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth diogelu data fel y mae'n berthnasol i'ch cyfrifoldebau am weinyddu etholiadau.
Mae'n ofynnol i chi ystyried dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus a geir yn Adran 149 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 wrth gyflawni eich dyletswyddau.
Fel Swyddog Canlyniadau Lleol mae'n ofynnol i chi hefyd ystyried canllawiau'r Comisiwn ar hygyrchedd.
Mae'n rhaid i Swyddogion Canlyniadau Lleol yng Nghymru hefyd ystyried Deddf yr Iaith Gymraeg 1993 a Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011, sy'n ei gwneud yn ofynnol i wasanaethau yng Nghymru gael eu darparu yn yr un modd yn y Gymraeg a'r Saesneg.
Cynllunio ar gyfer yr etholiad
Mae etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn ddigwyddiad pwysig sy'n achosi ei heriau penodol ei hun. Mae'n hanfodol sicrhau bod cynlluniau cadarn ar waith er mwyn gwneud yn siŵr y gallwch gynnal etholiad effeithiol.
Mae'r adran hon o'r canllawiau yn trafod y gwaith cynllunio y bydd angen i chi ei wneud er mwyn cynnal yr etholiad, gan gynnwys yr hyn y dylai eich cynllun prosiect ei gynnwys a sut y dylech fynd ati i'w roi ar waith.
Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ar staffio a'r hyfforddiant staff gofynnol, y lleoliadau penodol sydd eu hangen ar gyfer prosesau allweddol, a chymorth ar ddefnyddio cyflenwyr a chontractwyr.
Yn ogystal, mae'r adran hon hefyd yn cynnwys canllawiau ar nodi, monitro a lliniaru risg, a datblygu cynlluniau gyda'r heddlu er mwyn sicrhau y cynhelir uniondeb yr etholiad.
Yn olaf, mae'n rhoi canllawiau ar sut y bydd angen i chi gynllunio ar gyfer eich gweithgareddau i godi ymwybyddiaeth y cyhoedd er mwyn annog pleidleiswyr i gofrestru ac er mwyn rhoi gwybodaeth i helpu etholwyr i bleidleisio, ac ymgysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid.
Cynllunio ar gyfer etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu
Mae etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn ddigwyddiad pwysig sy'n achosi ei heriau penodol ei hun. Bydd eich gwaith i gynnal etholiad yn drefnus yn cael cryn sylw – ymhlith pleidleiswyr, ymgeiswyr a phleidiau gwleidyddol, a'r cyfryngau gan gynnwys drwy'r cyfryngau cymdeithasol. Mae'r adran hon yn ceisio amlygu rhai o'r agweddau penodol ar gyd-destun sy'n berthnasol i etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu. Dylech sicrhau eu bod wrth wraidd pob agwedd ar eich gwaith cynllunio.
Caiff Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ei ethol drwy system y cyntaf i'r felin.
Mewn rhai ardaloedd heddlu mae'r ymgeisydd a etholir i rôl CHTh hefyd yn gyfrifol am swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub.
Natur etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu
Gallai'r dirwedd wleidyddol newidiol olygu, hyd yn oed mewn mannau lle y bu mwyafrif mawr yn draddodiadol, efallai na fydd hyn yn wir mwyach. Gallai'r ffocws a'r amgylchiadau fod yn wahanol i unrhyw beth a brofwyd yn eich ardal o'r blaen.
Efallai y bydd nifer sylweddol o bleidiau gwleidyddol newydd neu lai profiadol, ymgeiswyr ac asiantiaid sy'n llai cyfarwydd ag arferion a phrosesau etholiad ac y bydd angen eich cymorth arnynt i allu cymryd rhan yn effeithiol.
O ystyried yn arbennig y posibilrwydd y ceir brwydrau agos ac anodd, dylech fod yn barod i uniondeb yr etholiad hwn fod yn destun craffu. Bydd honiadau ac achosion o dwyll etholiadol nid yn unig yn cael effaith negyddol ar hyder etholwyr ac ymgyrchwyr, ond gallant hefyd gael effaith sylweddol ar eich gallu i reoli'r broses etholiadol yn effeithiol. Felly, mae'n hanfodol eich bod yn gweithredu cynlluniau manwl a chadarn ar gyfer monitro a chynnal uniondeb yr etholiad yn eich ardal. Dylech weithio'n agos gyda'r heddlu lleol, gan sicrhau bod gennych linellau cyfathrebu da ar waith ar gyfer atgyfeirio unrhyw honiadau. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gynnal uniondeb yr etholiad.
Maint a'r nifer sy'n pleidleisio
Bydd angen i sawl agwedd ar gynllunio'r etholiad adlewyrchu tybiaethau o ran y niferoedd tebygol a wnaiff bleidleisio. Bydd llunio'r fath dybiaethau ar gam cynnar o'r gwaith cynllunio yn allweddol gan mai prin y gellir newid cynlluniau ar gam hwyrach yn y broses.
Yn aml, mae'n anodd rhagweld faint o ddiddordeb fydd mewn etholiad penodol cyn yr etholiad. Dylech gynllunio ar gyfer y posibilrwydd y bydd nifer mawr yn pleidleisio ac, fel gofyniad sylfaenol, dylech dybio na fydd y nifer sy'n pleidleisio yn llai na'r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf.
Wrth i'r etholiadau nesáu, bydd y cyd-destun yn parhau i newid wrth i'r ymgyrchoedd ddatblygu. Bydd angen i chi fod yn barod i ymateb i ddigwyddiadau a allai gael effaith ar gynnal y bleidlais yn effeithiol. Bydd hyn yn cynnwys cael cynlluniau wrth gefn cadarn i'w rhoi ar waith os bydd angen.
Mae'n hanfodol bod darpariaeth briodol ar gyfer gorsafoedd pleidleisio, gyda digon o orsafoedd a staff ar gyfer nifer yr etholwyr a neilltuwyd iddynt. Er bod y ddeddfwriaeth yn caniatáu i unrhyw bleidleiswyr sydd mewn ciw ar gyfer eu gorsaf bleidleisio am 10pm fwrw pleidlais1 , mae dal angen sicrhau nad yw pleidleiswyr yn wynebu oedi gormodol cyn pleidleisio a'u bod yn derbyn gwasanaeth o safon.
Mae'n debygol y bydd sylw gan y cyfryngau ar y cyfrif a datgan y canlyniadau a bydd yn bwysig rheoli disgwyliadau, nid yn unig o ran y cyfryngau ond hefyd o ran pawb sydd â diddordeb yn y canlyniadau, drwy ymgynghori ar y ffordd rydych yn bwriadu gweithredu ac wedyn nodi'n glir yr hyn rydych yn bwriadu ei wneud ac erbyn pryd.
- 1. Para 39(7) Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
Dysgu o etholiadau blaenorol
Dysgu o etholiadau blaenorol
Cyn i chi ddechrau cynllunio ar gyfer yr etholiad, dylech sicrhau eich bod wedi cynnal adolygiad o'r etholiad cyfatebol diwethaf.
Dylech fod wedi cynnal gwerthusiad trylwyr o'r holl brosesau a amlinellir yn eich cynllun prosiect ar gyfer yr etholiad blaenorol, ceisio adborth gan randdeiliaid priodol, a llunio dogfen ar y gwersi a ddysgwyd i lywio'r cynllun prosiect a'r gofrestr risg ar gyfer digwyddiadau etholiadol yn y dyfodol. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth yn ein canllawiau ar Adolygu'r etholiad.
Mae'r Comisiwn wedi darparu, fel rhan o'r templed ar gyfer cynllun prosiect, rai amcanion enghreifftiol ac adnoddau a awgrymir a fydd yn eich galluogi i fesur i ba raddau y bu'r broses o gynnal yr etholiad yn llwyddiannus. Mae'r Comisiwn hefyd wedi darparu cynllun gwerthuso fel rhan o dempled y cynllun prosiect er mwyn eich helpu gyda'r broses adolygu.
Datblygu cynlluniau ar gyfer yr etholiad
Cynllun prosiect
Dylech baratoi cynllun prosiect ar gyfer rheoli'r etholiad, ei drin fel dogfen fyw, ei adolygu'n rheolaidd a'i ddefnyddio i fonitro cynnydd drwy gydol y broses.
Dylech gadw cofnod o'r holl gamau a gymerwyd i baratoi eich cynllun er mwyn gallu darparu trywydd archwilio sy'n dangos eich proses benderfynu. Dylech allu esbonio eich penderfyniadau, a dylech fod yn barod i wneud hynny mewn ymateb i ymholiadau.
Dylai eich gwaith cynllunio sicrhau'r canlynol:
- gall pleidleiswyr fwrw eu pleidlais yn hawdd ac maent yn gwybod y caiff eu pleidlais ei chyfrif yn unol â'u bwriad
ei bod hi'n hawdd i bobl sydd am sefyll etholiad gael - gwybod sut i wneud hynny, beth yw'r rheolau, a beth mae'n rhaid iddynt ei wneud i gydymffurfio â'r rheolau hyn,
- a gallent fod yn hyderus yn y ffordd y mae'r broses wedi cael ei rheoli ac yn y canlyniad.
Rydym wedi paratoi templed ar gyfer cynllun prosiect y byddwch o bosibl yn awyddus i'w ddefnyddio a'i addasu yn unol â'ch amgylchiadau lleol. Mae'r templed yn cynnwys nifer o bethau y gellir eu cyflawni a thasgau a dylech hefyd ychwanegu unrhyw rai eraill y byddwch yn nodi eu bod yn angenrheidiol, yn cynnwys rhai sy'n benodol i'ch amgylchiadau lleol.
Dylai'r broses o gydgysylltu rhwng y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu a'r Swyddogion Canlyniadau Lleol yn ardal yr heddlu ddechrau ar gam cynnar er mwyn helpu i roi profiad o safon gyson uchel i bleidleiswyr a'r rhai sy'n sefyll etholiad drwy'r ardal heddlu gyfan.
Cyn dechrau ar eich gwaith cynllunio manwl, dylech nodi'r hyn rydych am ei gyflawni a sut beth fydd llwyddiant. Dylai eich cynllun prosiect gynnwys amcanion wedi'u diffinio'n glir a mesurau llwyddiant i'ch helpu i fesur i ba raddau y mae trefn cynnal yr etholiad wedi bod yn llwyddiannus fel rhan o dempled y cynllun prosiect.
Os nad chi yw'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd, dylech gysylltu ag ef ar gam cynnar i ganfod ei amcanion a'i fesurau llwyddiant o ran yr etholiad fel y gallwch adlewyrchu'r rhain yn eich gwaith cynllunio.
Dylech sicrhau bod eich gwaith cynllunio yn adlewyrchu cyd-destun penodol a natur yr etholiad, gan gynnwys unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth neu'r dirwedd wleidyddol ers yr etholiad cyfatebol diwethaf.
Dylai eich cynllun prosiect hefyd nodi'r adnoddau sydd eu hangen, gan gynnwys unrhyw feichiau newydd, er enghraifft unrhyw gostau newydd sy'n gysylltiedig â gwneud addasiadau rhesymol i bleidleiswyr mewn gorsafoedd pleidleisio. Unwaith y bydd y ffioedd a'r taliadau ar gyfer yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu wedi cael eu pennu, dylech gysoni costau rhagamcanol ar gyfer gweithgareddau yn erbyn y gyllideb sydd ar gael. Dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau bod yr awdurdodau lleol yn rhoi'r adnoddau angenrheidiol i chi er mwyn eich galluogi i gyflawni'ch swyddogaethau.
Bydd angen i chi hefyd gynllunio i gydymffurfio â gofynion hygyrchedd yn y gorsafoedd pleidleisio. Dylai'ch cynlluniau gynnwys y canlynol:
- pan fydd angen ystyried hygyrchedd
- pa rwystrau sy'n atal mynediad cyfartal i bleidleisio i bawb?
- pryd y bydd angen i chi weithredu ar unrhyw ofynion a nodwyd; er enghraifft, os oes angen i chi brynu cyfarpar ychwanegol, a fydd yn cyrraedd mewn pryd?
- nodiadau ysgrifenedig o'r holl ystyriaethau a chamau gweithredu a gymerwyd mewn perthynas ag unrhyw addasiadau rhesymol y gofynnir amdanynt
Dylech hefyd feithrin cydberthnasau gwaith ag arbenigwyr yn yr awdurdod lleol a ddylai fod mewn sefyllfa i gynnig cymorth a chyngor ar unrhyw addasiadau rhesymol sydd eu hangen.
Newid a wneir i leihau neu ddileu anfantais mewn perthynas ag anabledd rhywun o'i gymharu â phobl nad ydynt yn anabl yw addasiad rhesymol. Er enghraifft, cael gwared ar rwystrau ffisegol neu roi cymorth ychwanegol i bobl anabl.
Bydd angen i chi adolygu eich cynlluniau er mwyn sicrhau eu bod yn amlinellu eich prosesau a'r mesurau diogelu data sydd ar waith gennych, oherwydd byddant yn rhoi sail gadarn i chi gyflawni eich rhwymedigaethau diogelu data. Bydd swyddog diogelu data eich cyngor yn gallu eich helpu i fodloni eich gofynion a nodi arferion gorau. Yn benodol, bydd angen i chi sicrhau eich bod wedi cofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd data.
Ceir canllawiau pellach ar ddeddfwriaeth diogelu data, gan gynnwys cofrestru fel rheolydd data, yn ein hadran diogelu data. Dylai eich cynlluniau hefyd ymdrin â'r posibilrwydd y caiff is-etholiadau eu cynnal yn eich ardal er mwyn llenwi seddau gwag achlysurol.
Cofrestr risg
Dylech hefyd baratoi cofrestr risg, a ddylai hefyd fod yn ddogfen fyw a dylech ei hadolygu'n rheolaidd. Dylech ddefnyddio eich cofrestr risg i fonitro'r risgiau hysbys a dogfennu unrhyw newidiadau mewn risg, yn ogystal â sicrhau bod camau lliniaru yn cael eu nodi a'u cymryd, fel y bo'n briodol. Dylai eich cofrestr risg nodi'r canlynol:
- unrhyw anawsterau a phroblemau a all godi, a'r camau a gymerir i'w lliniaru
- difrifoldeb unrhyw risg gan nodi'r tebygolrwydd y bydd y risg yn digwydd ac effaith y risg pe bai'n digwydd
Rydym wedi datblygu templed ar gyfer cofrestr risg y byddwch o bosibl am ei ddefnyddio. Mae'r templed yn rhoi rhai risgiau enghreifftiol ac awgrymiadau ar gyfer lliniaru'r risgiau hynny. Yn ogystal â'r risgiau a nodir yn y templed, dylech nodi unrhyw risgiau eraill, gan gynnwys y rhai sy'n benodol i'ch amgylchiadau lleol, a sut y byddech yn eu lliniaru.
Amserlen yr etholiad
Amserlen yr etholiad
Rydym wedi cyhoeddi amserlen nad yw'n cynnwys dyddiadau penodol yn amlinellu'r dyddiadau cau statudol fel y'u nodwyd yn y rheolau etholiadol y gellir ei defnyddio i'ch helpu gyda'ch gwaith cynllunio.
Bydd amserlen sy’n cynnwys dyddiadau penodol ar gael ar ein gwefan cyn etholiadau sydd wedi’u trefnu.
Dylech sicrhau eich bod wedi rhoi trefniadau wrth gefn ar waith i'ch galluogi i ymateb a chynnal etholiad wedi'i drefnu'n dda pe bai is-etholiad yn codi. Pan gaiff etholiad ei alw bydd angen i chi adolygu eich cynlluniau a datblygu trefniadau ar gyfer amserlen a chyd-destun penodol yr etholiad.
- Er eu bod yn swyddogaethau Swyddog Cofrestru Etholiadol, ceir rhagor o wybodaeth am y dyddiadau cau ar gyfer ceisiadau am y Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr a'r Ddogfen Etholwr Dienw yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar gyfer Cymru a Lloegr.
Ceir hefyd rhagor o wybodaeth am y dyddiadau cau o ran pleidlais bost ar gyfer Cymru a Lloegr a'r dyddiadau cau ar gyfer pleidlais drwy ddirprwy ar gyfer Cymru a Lloegr yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol.
Cynllunio wrth gefn
Dylai eich cynllun prosiect gynnwys cynlluniau wrth gefn a threfniadau parhad busnes er mwyn galluogi pob elfen o'r broses o gynnal yr etholiad i barhau os ceir problemau neu ymyriadau annisgwyl. Mae'n bwysig parhau i adolygu eich cynlluniau wrth gefn, eu hailystyried a'u diwygio yn rheolaidd yn ystod y cyfnod cyn yr etholiad. Wrth wneud hynny, dylech ystyried llwyddiant a phriodoldeb parhaus unrhyw fesurau sy'n bodoli eisoes, nodi unrhyw welliannau ac amlygu unrhyw fylchau.
Dylech hefyd ddatblygu a chynnal cynlluniau wrth gefn parhaus ar wahân er mwyn helpu i gynnal unrhyw etholiadau ac is-etholiadau annisgwyl a all ddigwydd.
Dylai eich cynlluniau wrth gefn gynnwys trefniadau ar gyfer y meysydd risg allweddol sy'n gysylltiedig â chynnal yr etholiad, gan gynnwys y canlynol:
Contractwyr
- Dylech sicrhau bod gan unrhyw gyflenwyr y byddwch yn eu defnyddio – fel darparwr eich System Rheoli Etholiad ac unrhyw ddarparwyr argraffu allanol – eu cynlluniau parhad busnes manwl eu hunain ar waith. Dylech hefyd fodloni'ch hun bod eu trefniadau wrth gefn yn ddigonol i'ch galluogi i gyflawni eich dyletswyddau os bydd unrhyw achosion o darfu ar y gwasanaeth wrth iddynt gyflawni eu dyletswyddau cytundebol. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar Reoli'r broses gaffael ar gyfer gwaith o dan gontractau allanol.
Lleoliadau
- Dylech baratoi rhestr o leoliadau amgen sydd ar gael ar fyr rybudd ar gyfer pob cam o'r broses etholiadau a rhoi gwybodaeth i staff am y trefniadau wrth gefn ar gyfer defnyddio'r lleoliadau hyn a allai effeithio ar eu rôl. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau Nodi ac archebu lleoliadau addas a Newidiadau munud olaf i orsafoedd pleidleisio
Staffio
- Dylech nodi atebion i'ch galluogi i ymateb i brinder staff sydyn. Dylech gydgysylltu â'ch adran Adnoddau Dynol a all ddefnyddio ei harbenigedd i'ch helpu i gynllunio. Mae'n bosibl y bydd rheolwyr adrannol eraill yn eich awdurdod lleol, neu mewn awdurdodau cyfagos y mae cytundebau dwyochrog ar waith rhyngoch chi a nhw, hefyd yn gallu cynnig cymorth ychwanegol wrth reoli unrhyw ofynion ar gyfer staff dros dro ar gyfer rhannau penodol o'r broses etholiadol. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar Neilltuo adnoddau staff digonol a darparu hyfforddiant a Staffio hyblyg
TG
- Mae TG hefyd yn rhan allweddol o lawer o'r prosesau sydd eu hangen i gynnal yr etholiad. Dylech gydgysylltu â'ch gwasanaethau TG er mwyn sicrhau bod gennych adnoddau a mesurau wrth gefn digonol ar waith i chi allu cyflawni eich swyddogaethau os bydd methiant TG. Gallai hyn gynnwys:
- gwella unrhyw fesurau sy'n caniatáu galluoedd gweithio o bell
- sicrhau bod cymorth TG penodedig ar gael yn ystod cyfnod yr etholiad
- storio rhai ffeiliau a dogfennau penodol yn lleol er mwyn gallu cael gafael arnynt yn haws
- dod o hyd i unrhyw gyfarpar sbâr neu amgen y gellid ei ddefnyddio os bydd angen e.e. argraffwyr, gliniaduron, llwybryddion
- Mae TG hefyd yn rhan allweddol o lawer o'r prosesau sydd eu hangen i gynnal yr etholiad. Dylech gydgysylltu â'ch gwasanaethau TG er mwyn sicrhau bod gennych adnoddau a mesurau wrth gefn digonol ar waith i chi allu cyflawni eich swyddogaethau os bydd methiant TG. Gallai hyn gynnwys:
Diogelwch y weinyddiaeth etholiadol
Dylid ystyried risgiau diogelwch hefyd fel rhan o'ch trefniadau wrth gefn, gan nodi sut y byddwch yn parhau i gyflawni’r etholiad os bydd lladrad, gweithgarwch twyllodrus, neu unrhyw risg diogelwch arall fel y nodir yn eich cofrestr risg. Dylech gysylltu â'r heddlu ac arbenigwyr parhad busnes o'ch cyngor i nodi risgiau a rhoi mesurau parhad priodol ar waith.
Yn ogystal, dylech weithio gyda'ch gwasanaethau TG i ddeall pa fesurau ataliol sydd ar waith i'ch cyngor amddiffyn rhag bygythiadau seiber, megis ymosodiadau meddalwedd wystlo. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol yn cynghori y gallai enghreifftiau o fesurau ataliol gynnwys:
- defnyddio Dilysu Aml-Ffactor
- buddsoddi mewn rheoli gwendidau
- cael copïau wrth gefn all-lein
- cael cynllun adfer profedig ar waith
Mae Papur Gwyn ar feddalwedd wystlo wedi'i gyhoeddi gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol a'r Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol hefyd wedi cynhyrchu’r canllawiau hyn i’ch helpu i asesu’r risgiau sy’n gysylltiedig â TG a bygythiadau seiber.
Diogelwch y rhai sy'n cymryd rhan
• Dylech ystyried eich cynlluniau i gynnal diogelwch pawb sy’n gysylltiedig â phob cam o’r etholiad, gan gynnwys eich staff, ymgeiswyr, asiantiaid a’u hymgyrchwyr. Dylech gysylltu â’r heddlu i nodi risgiau lleol a rhoi mesurau addas ar waith. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ystyriaethau diogelwch mewn digwyddiadau etholiadol a sut i reoli’r rhai sy’n bresennol yn y cyfrif.
• Mae canllawiau diogelwch ychwanegol ar gyfer etholiadau i Swyddogion Canlyniadau, ymgeiswyr ac asiantiaid ar gael yn https://www.gov.uk/government/publications/security-guidance-for-may-2021-elections.
Cynllunio ar gyfer rhoi prosesau allweddol ar waith
Bydd dechrau cyfathrebu â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu ar gam cynnar yn eich helpu i gynllunio'n effeithiol.
Dylai eich cynllun prosiect gynnwys manylion am sut y byddwch yn rhoi'r prosesau allweddol ar waith, gan gynnwys, agor amlenni pleidleisiau post, pleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio, a dilysu a chyfrif pleidleisiau. Dylai hefyd gynnwys sut y byddwch yn cyflawni'ch dyletswydd i sicrhau bod yr orsaf bleidleisio yn hygyrch i bob pleidleisiwr. Mae ein canllawiau ar ddeall y rhwystrau i bleidleisio yn rhoi rhagor o wybodaeth i'ch helpu gyda'ch gwaith cynllunio.
Gall llunio tybiaethau realistig a chadarn eich helpu i gynllunio ar gyfer rhoi'r prosesau allweddol hyn ar waith. Gall tybiaethau cadarn fod yn dystiolaeth ddefnyddiol wrth egluro eich penderfyniadau ac felly dylech eu dogfennu. Bydd rhannu'r tybiaethau â rhanddeiliaid yn gynnar yn y broses hefyd yn golygu y bydd modd i eraill brofi cadernid y tybiaethau cyn i'r gwaith cynllunio manwl gael ei gwblhau a bydd yn helpu i feithrin hyder yn eich cynlluniau.
Dylai eich gwaith cynllunio gynnwys tybiaethau sy'n ymwneud â'r disgwyliadau canlynol:
- y nifer sy'n pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio
- nifer y pleidleiswyr post
- nifer yr ymgeiswyr
- argaeledd staff
- cyflymder a gallu staff
- yr amser sydd ei angen i gwblhau pob proses
Dylid adolygu'r holl gynlluniau a thybiaethau yn rheolaidd. Bydd hyn yn helpu i lywio asesiad realistig ynghylch a fyddwch yn gallu cyflawni eich cynllun cyffredinol, ac a fydd angen rhoi cynlluniau wrth gefn ar waith ac os felly, pryd.
Ym mhob achos dylai eich cynllun fod yn ddigon hyblyg i'ch galluogi i ymateb os bydd unrhyw rai o'ch tybiaethau yn newid, gan gynnwys pa gamau y byddwch yn eu cymryd o dan amgylchiadau o'r fath, a dylech gyfathrebu â rhanddeiliaid drwy gydol eich proses gynllunio a bod yn barod i esbonio'r rhesymau dros y penderfyniadau rydych yn eu gwneud. Ar gyfer penderfyniadau allweddol, dylech roi eich rhesymau ar ffurf ysgrifenedig i randdeiliaid.
Y nifer sy'n pleidleisio
Mae'r nifer sy'n debygol o bleidleisio yn ffactor hanfodol wrth lywio eich gwaith cynllunio a deall pa adnoddau y bydd eu hangen ar gyfer y rhan fwyaf o brosesau, yn arbennig ar gyfer gorsafoedd pleidleisio a'r broses dilysu a chyfrif. Dylech benderfynu faint o bobl sy'n debygol o bleidleisio – gan ystyried y potensial y bydd diddordeb hwyr yn yr etholiadau, pan fydd y posibilrwydd o addasu cynlluniau yn gyfyngedig.
Dylai'r nifer amcangyfrifedig o bleidleiswyr fod yn seiliedig ar y dybiaeth, fel gofyniad sylfaenol, na fydd nifer y pleidleiswyr yn llai na'r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf.
Dylech ystyried effaith y newidiadau i'r broses gwneud cais am bleidlais bost ac effaith hyn ar y nifer disgwyliedig o bleidleisiau post a anfonir.
Dylech hefyd ystyried patrymau cyfraddau dychwelyd mewn etholiadau blaenorol ac unrhyw beth a allai effeithio ar hyn. Er enghraifft, gallai digwyddiadau lleol arwain at gynnydd yn nifer y ceisiadau cofrestru a phleidleisio absennol ar gam hwyr yn ystod y broses, gan newid y patrwm traddodiadol pan ddychwelir pleidleisiau post wedi'u cwblhau, yn ogystal ag effeithio ar nifer y pleidleiswyr.
Mae bob amser yn well dilyn y llwybr mwyaf diogel o ran y nifer a fydd yn pleidleisio oherwydd gall datblygiadau cenedlaethol a lleol arwain at newidiadau cyflym i'r nifer a fydd yn pleidleisio mewn gwirionedd.
Bydd yr adnoddau sydd gennych i gynnal y prosesau hyn, gan gynnwys nifer y staff a maint y lleoliad, hefyd yn ystyriaeth berthnasol yn eich gwaith cynllunio.
Nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr
Er mwyn cadarnhau'r nifer tebygol o ymgeiswyr, dylech gysylltu â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu.
Bydd nifer yr ymgeiswyr sy'n sefyll etholiad yn effeithio ar eich ystyriaethau cynllunio. Er enghraifft, os oes nifer mawr o ymgeiswyr yn sefyll etholiad, gallai hyn olygu:
- y bydd papurau pleidleisio yn fawr ac y gall staff a phleidleiswyr fod yn arafach yn eu trin
- y bydd angen mwy o le ar gyfer y papurau pleidleisio mawr
- y bydd y broses gyfrif ar gyfer rhannu'r pleidleisiau'n fwndeli ar gyfer ymgeiswyr fod yn arafach o bosibl a chymryd mwy o le
- y gall fod angen mwy o le i ymgeiswyr ac asiantiaid yn y lleoliadau
Bydd nifer yr ymgeiswyr hefyd yn effeithio ar y gwaith cynllunio wrth benderfynu ar leoliadau, diwyg y cyfrif, y cyfarpar angenrheidiol a gofynion staffio.
Staffio ac amseriadau
Dylech edrych ar nifer y staff a'r prosesau a ddefnyddiwyd mewn etholiadau blaenorol a nifer y papurau pleidleisio a broseswyd. Yna, gellir defnyddio gwerthusiad o'r prosesau a'r cymarebau staffio, a phryd y cwblhawyd camau amrywiol proses yr etholiad, er mwyn gwneud penderfyniadau ar gyfer yr etholiadau hyn.
Dylech rannu'r manylion a'r amseriadau hyn â rhanddeiliaid ynghyd â'r tybiaethau sy'n sail iddynt.
Efallai y bydd gan rai rhanddeiliaid ddisgwyliadau afrealistig ynglŷn â pha mor gyflym y gellir cwblhau'r prosesau a gall hyn arwain at densiwn a rhwystredigaeth. Er mwyn rheoli disgwyliadau, dylech egluro'n fanwl y prosesau dan sylw a faint o amser y mae pob cam yn debygol o'i gymryd. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, gweler ein canllawiau ar ddarparu gwybodaeth am brosesau etholiadol allweddol.
Neilltuo adnoddau staff digonol a darparu hyfforddiant
Dylai eich cynllun prosiect gynnwys nodi gofynion staffio, gan gynnwys unrhyw drefniadau recriwtio angenrheidiol. Mae'n hanfodol eich bod yn nodi'r staff y bydd eu hangen arnoch a gwneud y penodiadau angenrheidiol cyn gynted â phosibl.
Dylech ofyn i adran adnoddau dynol eich awdurdod lleol am gyngor fel y bo angen er mwyn sicrhau bod y dulliau a ddefnyddir i nodi, recriwtio a chyflogi staff yn gadarn a'u bod yn cydymffurfio â'r holl ofynion cyfreithiol.
Yn dilyn asesiad o berfformiad staff a ddefnyddiwyd mewn digwyddiadau etholiadol blaenorol, efallai y byddwch am ysgrifennu at staff a ddefnyddiwyd o'r blaen ar gam cynnar yn y broses gynllunio er mwyn sicrhau eu bod ar gael.
Bydd angen i chi sicrhau bod pob aelod o staff wedi cael hyfforddiant digonol i ymgymryd â'i rôl/rolau. Dylech ddarparu hyfforddiant ymwybyddiaeth hygyrchedd i bob aelod o staff sy'n rhyngweithio â phleidleiswyr, gan gynnwys staff sy'n cefnogi gwasanaethau etholiadol, er mwyn helpu i wella eu dealltwriaeth o anghenion pleidleiswyr anabl a phwysigrwydd cyfathrebu clir.
Mae ein canllaw ar hygyrchedd yn cynnwys rhagor o wybodaeth ar sicrhau bod y rheiny sy'n gweithio i gefnogi'r bleidlais yn ymwybodol o anghenion hygyrchedd.
Sefydlu tîm prosiect
Dylech sefydlu tîm prosiect er mwyn eich helpu i gyflawni'ch swyddogaethau a chynnal etholiad a gaiff ei redeg yn dda. Yn ogystal â chi'ch hun, dylai eich tîm prosiect gynnwys unrhyw ddirprwyon a benodwyd, aelodau eraill o staff etholiadau a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol, os nad chi yw'r swyddog hwnnw.
Dylai hefyd gynnwys unrhyw aelodau allweddol eraill o bersonél sy'n briodol yn eich barn chi, fel:
- tîm cyfathrebu eich cyngor
- y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, os nad chi yw'r swyddog hwnnw
- Swyddogion Canlyniadau Lleol o ardal yr heddlu
- cydweithwyr adnoddau dynol
- cydweithwyr cyllid
- TG
- staff eich canolfan gyswllt/blaen tŷ
- staff cyfleusterau
- eich pwynt cyswllt unigol yn yr heddlu lleol
Dylai fod gan y tîm prosiect gylch gwaith clir a dealltwriaeth o'r tasgau i'w cynnal. Dylech baratoi amserlen o gyfarfodydd yn ystod y cam cynllunio, a chadw cofnod o bob cyfarfod fel trywydd archwilio o'r hyn a drafodwyd ac o unrhyw benderfyniadau a wnaed. Lle y bo'n bosibl, dylai'r Swyddog Canlyniadau Lleol gadeirio unrhyw gyfarfodydd ffurfiol a gynhelir gan y tîm prosiect
Penodi Dirprwy Swyddog Canlyniadau
Dylech sicrhau bod trefniadau dirprwyo ar waith rhag ofn na allwch weithredu'n bersonol fel Swyddog Canlyniadau Lleol. Gallwch benodi dirprwyon i gyflawni eich holl ddyletswyddau1 neu rai ohonynt a gall hyn fod am gyfnod cyfyngedig neu am gyfnod amhenodol.
Dylai unrhyw ddirprwyon a benodir feddu ar y sgiliau a'r wybodaeth sydd eu hangen i gyflawni'r swyddogaethau a neilltuwyd iddynt megis rheoli'r broses pleidleisiau post neu wneud dyfarniadau ynghylch papurau pleidleisio amheus.
Dylech gadarnhau unrhyw benodiadau'n ysgrifenedig a chynnwys manylion y swyddogaethau y mae'r dirprwy wedi'i awdurdodi i'w harfer ar eich rhan.2 Dylai'r penodiad hefyd gael ei dderbyn yn ysgrifenedig.
Mae dirprwy yn atebol, yn yr un ffordd â'r Swyddog Canlyniadau Lleol, am dorri dyletswydd swyddogol.3
- 1. Rheoliad 5, Rheoliadau Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Swyddogaethau Swyddogion Canlyniadau) 2012 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Rheoliad 5, Rheoliadau Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Swyddogaethau Swyddogion Canlyniadau) 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Erthygl 19(3)(c), Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 3
Gweithio gyda'r Swyddog Cofrestru Etholiadol
Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, bydd angen i chi gysylltu'n agos â'r unigolyn hwnnw i gael y data cofrestru a phleidleisio absennol perthnasol. Dylech sicrhau bod diogelwch data yn cael ei ystyried a bod unrhyw ddata yn cael eu trosglwyddo'n ddiogel.
Os bydd angen cyfnewid data yn electronig, dylech gytuno ar amseriadau cyfnewid data a sicrhau bod y broses yn cael ei phrofi cyn y dyddiad trosglwyddo cyntaf.
Caiff y data eu diweddaru ar adegau gwahanol yn ystod amserlen yr etholiad, gan fod yn rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyhoeddi dau hysbysiad newid etholiad interim yn ogystal â'r hysbysiad newid etholiad terfynol.1 Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru a Lloegr.
Mae'r Comisiwn wedi cyhoeddi amserlen sy'n cynnwys y dyddiadau sy'n berthnasol ar gyfer cyhoeddi'r hysbysiadau hyn.
- 1. Adran 13 (AB) Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 ↩ Back to content at footnote 1
Gweithio gyda'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu
Os nad chi yw'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd, bydd angen i chi weithio'n agos gydag ef yn ystod y camau cynllunio er mwyn helpu i lywio penderfyniadau a wneir o ran cynnal yr etholiad.
Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu roi cyfarwyddiadau ar rai swyddogaethau allweddol, ac os defnyddir y pŵer hwn, rhaid i chi ddilyn y cyfarwyddiadau hyn.
Mae'n bwysig eich bod yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu am hynt y broses etholiadol rydych yn gyfrifol amdani, a hefyd am unrhyw faterion sydd wedi dod i'r golwg yn eich ardal bleidleisio.
Os bydd angen cyfnewid data yn electronig, dylech gytuno ar amseriadau cyfnewid data a sicrhau bod y broses yn cael ei phrofi cyn y dyddiad trosglwyddo cyntaf. Dylech sicrhau bod diogelwch data yn cael ei ystyried a bod unrhyw ddata yn cael eu trosglwyddo'n ddiogel.
Am ragor o wybodaeth am rôl y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu.
Penodi staff ar gyfer prosesau etholiadol penodol
Bydd angen i chi benodi staff i'ch helpu i gynnal y prosesau etholiadol amrywiol. Dylech nodi gofynion staffio a rhoi prosesau ar waith i recriwtio'r staff angenrheidiol. Dylech allu defnyddio cronfa ddata o'r staff a ddefnyddiwyd mewn etholiadau blaenorol i helpu yn hyn o beth, a dylech hefyd gael cyngor gan dîm Adnoddau Dynol eich cyngor ar unrhyw anghenion recriwtio allanol a allai fod gennych.
Gall aelodau o staff hefyd gael eu recriwtio yn aml o blith cyflogeion awdurdod lleol. Rhaid i awdurdodau lleol ganiatáu i'w staff weithio ar yr etholiad.1
Wrth nodi a recriwtio staff, dylech ystyried y sgiliau sy'n briodol ar gyfer pob rôl a'u defnyddio i greu disgrifiad swydd addas. Er enghraifft, gallai'r rhai sydd â phrofiad o weithio ym maes cyllid gael eu recriwtio i gofnodi'r papurau pleidleisio nas defnyddiwyd yn ystod y cam dilysu a chyfrif, neu weithio mewn sesiynau agor pleidleisiau post i gofnodi'r cyfansymiau dyddiol.
Gan nad oes unrhyw gyfyngiad o ran oedran ar gyfer staff sy'n gweithio ar brosesau etholiadol penodol, gallech gysylltu â sefydliadau addysg bellach ac addysg uwch lleol i ddod o hyd i bobl ifanc a allai gael eu recriwtio i weithio mewn gorsafoedd pleidleisio neu yn ystod y cam dilysu a chyfrif, a allai hefyd helpu i annog pobl ifanc i ymgysylltu fwy â'r broses ddemocrataidd.
Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am dalu ffioedd i staff yn ein hadran ar Gyfrifyddu ar gyfer yr etholiad.
- 1. Adran 54(4) Deddf Diwygio'r Heddlu a Chyfrifoldeb Cymdeithasol 2011 ↩ Back to content at footnote 1
Penodi staff ar gyfer anfon ac agor pleidleisiau post
Dylech nodi gofynion staffio ar gyfer sesiynau anfon ac agor pleidleisiau post. Efallai y bydd angen y staff canlynol:
- staff goruchwylio wedi'u hyfforddi'n arbennig
- staff clercio
- staff TG
Ni ddylech benodi unrhyw un a gyflogwyd gan neu ar ran ymgeisydd yn yr etholiad neu yn ei gylch.1
Gall nifer y pleidleisiau gwahanol a gynhelir a'ch penderfyniad ynghylch p'un a ddylech ddosbarthu pleidleisiau post ar wahân neu ar y cyd ai peidio gael effaith ar nifer y staff sy'n ofynnol ar gyfer y gwaith hwn (os gwneir hyn yn fewnol) ac agor pleidleisiau drwy'r post, a bydd angen i chi gynllunio ar gyfer hyn yn unol â hynny.
Dylech gofio'r gofynion amser ar aelodau o staff craidd sy'n gysylltiedig ag anfon ac agor pleidleisiau post wrth ystyried eich anghenion staffio.
Staff ar gyfer anfon pleidleisiau post
Caiff nifer o bleidleisiau post ychwanegol eu hanfon yn ystod y cyfnod yn union cyn y diwrnod pleidleisio er mwyn cynnwys y rhai sydd wedi gwneud cais i bleidleisio drwy'r post a'u cofrestru yn ystod y cyfnod cyn y dyddiad cau ar gyfer cofrestru.2 Bydd angen i chi ystyried sut i reoli hyn, gan sicrhau y gellir anfon pleidleisiau post at etholwyr cyn gynted â phosibl.
Bydd angen i chi hefyd gynllunio ar gyfer unrhyw drefniadau penodol y bydd eu hangen i reoli dosbarthiad y pecynnau pleidleisio drwy'r post ychwanegol yn agos at y diwrnod pleidleisio, pan benderfynir ar geisiadau yn agos at y bleidlais. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar anfon pleidleisiau post.
Dylech ystyried cyfanswm nifer cyfredol y pleidleiswyr drwy'r post a nifer rhagamcanol y pleidleiswyr post wrth benderfynu ar eich trefniadau staffio, yn ogystal â'r posibilrwydd y ceir ymgysylltu a diddordeb yn yr etholiad pan na fydd llawer o gyfle i addasu cynlluniau. Dylech gynllunio ar gyfer posibilrwydd na fydd nifer y pleidleiswyr post yn llai na nifer y pleidleiswyr post yn yr etholiad cyfatebol diwethaf. Hefyd, bydd eich adolygiad o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol yn rhoi arwydd i chi o ba mor gadarn oedd eich tybiaethau staffio blaenorol.
Efallai y bydd angen i chi ddiwygio'r asesiad hwn ar ôl i chi dderbyn rhestrau terfynol pleidleiswyr post gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol. Dylech gynnwys digon o hyblygrwydd a threfniadau wrth gefn yn eich trefniadau staffio i ddelio â chynnydd munud olaf yn nifer y pleidleiswyr post, cynnydd yn y nifer sy'n pleidleisio, neu nifer amrywiol o bleidleisiau drwy'r post yn cael eu dychwelyd ar ddiwrnodau gwahanol. Mae angen i'ch trefniadau sicrhau y gallwch reoli'r rheini a ddosberthir i orsafoedd pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio mewn modd effeithiol hefyd.
Rheoli contractwyr
Os byddwch yn penderfynu gosod y broses o anfon pleidleisiau post yn gyfan gwbl neu'n rhannol ar gontract allanol, dylech ddynodi aelod o'r tîm prosiect i fonitro gwaith ar gontract allanol, ac yn benodol i fod yn bresennol yn ystod y rhannau hynny o'r broses ddosbarthu a roddwyd ar gontract allanol. Dylai'r unigolyn hwn hefyd fonitro gwaith y contractwr, a ddylai gynnwys ymgymryd â thasgau fel y canlynol:
- cynnal hapwiriadau er mwyn sicrhau nad yw'r papurau ar gyfer pleidleisiau post yn cynnwys unrhyw wallau
- cadarnhau bod y pecynnau pleidleisio drwy'r post yn cael eu coladu'n gywir
- sicrhau bod unrhyw bleidleisiau post y mae angen iddynt gael eu hanfon dramor yn cael blaenoriaeth
Ceir rhagor o ganllawiau ar reoli contractwyr a chyflenwyr yn ein canllawiau ar Reoli contractwyr a chyflenwyr.
Staff ar gyfer agor pleidleisiau post
Bydd y modd y dilysir dynodwyr personol, gan gynnwys faint o'r broses hon a gaiff ei hawtomeiddio a faint ohoni fydd yn gorfod cael ei gwneud â llaw, yn cael effaith ar nifer yr aelodau o staff y bydd angen i chi eu penodi ar gyfer agor pleidleisiau post a ddychwelir. Rhaid i chi gael trefniadau ar waith i'ch galluogi i wirio pob un o'r manylion adnabod ar gyfer pleidleisiau post.3
Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar y broses agor pleidleisiau post.
- 1. Para 27 Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 25(1) Atodlen 3 PCCEO 2012 ac Adran 13B Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Para 51 Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
Penodi staff gorsafoedd pleidleisio
Rhaid i chi benodi a thalu Swyddog Llywyddu a'r cyfryw Glercod Pleidleisio ag sydd eu hangen i staffio pob gorsaf bleidleisio.1 Ni ellir penodi unrhyw unigolyn a gyflogwyd gan neu ar ran ymgeisydd yn yr etholiad neu yn ei gylch.2
Mae rhai cyfrifoldebau na all Clerc Pleidleisio ymgymryd â nhw, megis penderfynu a oes etholwr wedi dangos math derbyniol o brawf adnabod, neu orchymyn i rywun adael yr orsaf bleidleisio. Mae gennych yr hyblygrwydd i ddefnyddio'r Clercod Pleidleisio a gyflogir gennych i gyflawni swyddogaethau a chyfrifoldebau eraill sy'n angenrheidiol i gynnal proses pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio yn effeithiol, gan gynnwys:
- y broses bleidleisio – gwirio'r gofrestr, gwirio prawf adnabod ffotograffig, marcio'r gofrestr, llenwi'r rhestr rhifau cyfatebol a gwaith papur statudol eraill megis y rhestrau o bapurau pleidleisio a wrthodwyd ac ati.
- hwyluso gwiriadau o brawf adnabod ffotograffig yn breifat, os gofynnir am hynny
- casglu, derbyn a gwrthod pleidleisiau post a gyflwynwyd yn yr orsaf bleidleisio a chwblhau ffurflen y bleidlais bost yn gywir
- rheoli llif yr etholwyr a sicrhau cyfrinachedd y bleidlais
- rhoi gwybodaeth ychwanegol a chymorth i etholwyr, gan gynnwys:
- ateb cwestiynau am y broses
- rhoi gwybodaeth am y cyfarwyddiadau i bleidleisio a'r gofyniad i ddangos prawf adnabod ffotograffig
- esbonio'r mathau o brawf adnabod ffotograffig y gellir eu defnyddio
- rhoi cyngor a chymorth i wneud y bleidlais yn hygyrch
Wrth benderfynu ar neilltuo etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio, drwy roi sylw i'n canllawiau ar y lefelau staffio gofynnol a argymhellir ar gyfer gorsafoedd pleidleisio ac ar sut y gellid defnyddio staff mewn senarios gwahanol, byddwch yn helpu i sicrhau y gall pleidleiswyr gael gwasanaeth o ansawdd uchel.
- 1. Rheol 26 Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Rheol 26 Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 ↩ Back to content at footnote 2
Cymarebau staff a argymhellir ar gyfer gorsafoedd pleidleisio
Eich cyfrifoldeb chi yw ystyried pob gorsaf bleidleisio yn unigol a gwneud penderfyniadau ynglŷn â neilltuo staff ac etholwyr yn unol â hynny.
Rydym yn argymell y cymarebau canlynol wrth neilltuo etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio:
Etholwyr (heb gynnwys pleidleiswyr post) | Recommended number of polling station staff |
---|---|
0 - 1,250 | 3 (1 Swyddog Llywyddu a 2 Clerc Pleidleisio) |
1,250 - 2,250 | 4 (1 Swyddog Llywyddu a 3 Clerc Pleidleisio) |
Ni ddylid neilltuo mwy na 2,250 o etholwyr i orsaf bleidleisio.
Mae'r cymarebau hyn a argymhellir yn tybio nad yw'r bleidlais wedi'i chyfuno. Dylech feddwl a fydd angen staff ychwanegol i reoli mwy nag un bleidlais.
Canllaw yn unig yw'r cymarebau hyn. Nid ydynt yn orfodol.
Wrth benderfynu ar neilltuo etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio, dylech ystyried yn llawn amgylchiadau penodol pob gorsaf bleidleisio ac anghenion eich etholwyr yn eu cyfanrwydd, a dogfennu'r rhesymau dros y penderfyniadau a wneir gennych.
Dylech ystyried y canlynol o leiaf:
⦁ unrhyw amgylchiadau lleol penodol megis cynnydd yn y boblogaeth (er enghraifft, o ganlyniad i unrhyw ddatblygiadau tai newydd ers eich adolygiad diwethaf o fannau pleidleisio), tueddiadau demograffig, ac unrhyw anghenion hysbys sydd gan eich etholwyr lleol (er enghraifft, unrhyw ardaloedd lle rydych yn disgwyl y bydd angen gwirio prawf adnabod yn breifat yn amlach o bosibl).
⦁ lefelau'r pleidleiswyr post
⦁ nifer y pleidleisiau post a gyflwynir fel arfer a'r effaith y bydd y mesurau trin pleidleisiau post newydd yn ei chael ar amser staff gorsafoedd pleidleisio
⦁ y posibilrwydd y bydd ymgysylltu hwyr, gan gynnwys unrhyw faterion lleol neu genedlaethol a allai effeithio ar y nifer sy'n pleidleisio a diddordeb yn yr etholiad – fel gofyniad sylfaenol, dylech dybio na fydd y nifer sy'n pleidleisio yn llai na'r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiad cyfatebol diwethaf
⦁ dosbarthiad pleidleiswyr yn ystod y dydd – er enghraifft, os bydd tueddiadau diweddar yn awgrymu y bydd nifer mawr o bleidleiswyr yn dod i'r orsaf yn y bore, dylech sicrhau bod eich cymarebau staffio yn caniatáu ar gyfer hyn ac y byddant yn atal ciwiau mawr rhag ymffurfio
⦁ cymorth ychwanegol y bydd ei angen ar etholwyr o bosibl er mwyn deall unrhyw newidiadau diweddar i'r broses etholiadol, yn enwedig pan fydd effaith hyn yn wahanol, yn dibynnu ar ba etholiadau sy'n cael eu cynnal
⦁ sut y bydd y pleidleisiwr yn symud drwy'r broses bleidleisio o fynd i mewn i'r orsaf bleidleisio a'i gadael, gan ystyried maint a chynllun yr orsaf bleidleisio
⦁ mewn etholiadau cyfunol, yr effaith a gaiff y ffaith bod etholiadau wedi'u cyfuno, megis yr amser y mae'n ei gymryd i ddosbarthu papurau pleidleisio a'r amser y mae'n ei gymryd i bleidleiswyr gwblhau mwy nag un papur pleidleisio
Nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr, a dylech hefyd ystyried unrhyw ffactorau eraill sy'n briodol yn eich barn chi.
Mae ein canllawiau ar hygyrchedd yn cynnwys ffactorau ychwanegol i'w hystyried wrth gynllunio'ch lefelau staffio yn yr orsaf bleidleisio. Dylai pob penderfyniad gael ei wneud fesul achos ac nid ar gyfer yr ardal bleidleisio gyfan.
Yn ogystal ag ystyried nifer yr aelodau o staff y bydd angen i chi eu neilltuo i reoli pob gorsaf bleidleisio, dylech feddwl am sut y byddwch yn gallu ymateb yn gadarnhaol i bleidleiswyr sy'n gofyn am i'w prawf adnabod gael ei wirio gan aelod benywaidd o'r staff. Yn ddelfrydol, bydd aelod benywaidd o staff ym mhob gorsaf, ond lle nad yw hyn yn bosibl, yna dylech feddwl am sut y gallwch ddefnyddio aelodau eraill o staff yn hyblyg i ymateb i gais o'r fath, er enghraifft drwy ddefnyddio arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sy'n fenywod y mae'r awdurdod i gynnal y gwiriadau hyn wedi cael ei ddirprwyo iddynt. Ceir rhagor o wybodaeth am arolygwyr gorsafoedd pleidleisio isod.
Yn ogystal â chadw cofnod o benderfyniadau a wneir gennych dylech gynnal cynllun sy'n sicrhau eich bod yn gallu ymateb i unrhyw faterion sy'n codi, er enghraifft ymdrin â chiw mewn un neu fwy o orsafoedd pleidleisio yn eich ardal ar adegau prysur iawn megis yn draddodiadol y cyfnod ar ôl gadael y gwaith, neu'r cyfnod cyn i'r orsaf bleidleisio gau am 10pm. Rhaid rhoi papur pleidleisio i bleidleiswyr sydd mewn ciw yn eu gorsaf bleidleisio am 10pm.1
Arolygwyr gorsafoedd pleidleisio
Yn ogystal â phenderfynu ar nifer yr aelodau o staff sydd eu hangen mewn gorsafoedd pleidleisio, dylech hefyd sicrhau bod digon o arolygwyr gorsafoedd pleidleisio er mwyn helpu i gynnal y bleidlais yn eich ardal. Wrth wneud eich penderfyniad, dylech ystyried ffactorau megis eich daearyddiaeth leol a phrofiad staff gorsafoedd pleidleisio ym mhob man pleidleisio.
Er enghraifft, gallech ddefnyddio arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sy'n fenywod er mwyn cefnogi etholwyr sy'n gofyn am i'w prawf adnabod gael ei wirio'n breifat gan aelod benywaidd o'r staff lle nad oes aelod benywaidd o staff ar gael mewn gorsaf bleidleisio benodol ar y pryd. Er mwyn hwyluso hyn, byddai angen i chi benodi arolygydd gorsaf bleidleisio yn Ddirprwy Swyddog Canlyniadau ar y diwrnod pleidleisio. Dylech sicrhau bod unrhyw benodiad o'r fath wedi'i ddiffinio'n glir i adlewyrchu'r ffaith mai dim ond er mwyn penderfynu ar ddilysrwydd prawf adnabod fel rhan o unrhyw wiriadau a gynhelir y gwneir y penodiad.
Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar benodi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio.
Enghreifftiau o ddefnyddio staff mewn gorsaf bleidleisio
Mae opsiynau gwahanol ar gael i chi wrth ddefnyddio staff mewn gorsafoedd pleidleisio. Dylai eich cynlluniau fod yn ddigon hyblyg i ganiatáu i chi ddefnyddio staff i ymateb i faterion neu anghenion penodol a all godi yn ystod y diwrnod pleidleisio.
Dyma rai enghreifftiau:
⦁ os ydych wedi neilltuo un Swyddog Llywyddu a dau aelod ychwanegol o staff i orsaf bleidleisio, dylai pob un o'r tri gael hyfforddiant ar y broses o roi papurau pleidleisio, gwirio prawf adnabod ffotograffig a llenwi'r gwaith papur cysylltiedig. Tra bydd dau aelod o'r staff yn ymgymryd â'r broses o roi papurau pleidleisio, gall y llall weithredu fel swyddog gwybodaeth i roi cyngor a chymorth i bleidleiswyr yn ôl y gofyn.
⦁ os oes sawl gorsaf bleidleisio mewn man pleidleisio, gellid defnyddio aelod o'r staff fel swyddog gwybodaeth ar gyfer pob gorsaf i helpu i gyfeirio pleidleiswyr at yr orsaf bleidleisio gywir a rhoi cyngor a chymorth i bleidleiswyr yn ôl y gofyn
⦁ gallai staff o un orsaf bleidleisio yn y man pleidleisio hefyd gael eu defnyddio o bosibl i helpu staff mewn gorsaf bleidleisio arall yn yr un man pleidleisio os oes angen, er enghraifft, o ganlyniad i nifer mawr o bleidleiswyr yn mynd i un o'r gorsafoedd ar adeg benodol pan fydd yr orsaf arall yn dawel
Gallwch hefyd ystyried penodi tîm o staff gorsafoedd pleidleisio wrth gefn i'w ddefnyddio'n hyblyg yn ôl yr angen, megis ar adegau prysur neu yn y cyfnod cyn i'r orsaf bleidleisio gau, neu i ymateb i faterion penodol a all godi drwy gydol y diwrnod pleidleisio. Er enghraifft, gallech leoli aelodau ychwanegol o staff yn y man pleidleisio mwyaf/prysuraf yn eich ardal a'u defnyddio mewn gorsafoedd pleidleisio yn yr ardal pan fo eu hangen.
Os nad yw rhannau o'r ardal etholiadol yn hygyrch iawn, gall fod yn ddefnyddiol trefnu i dimau gael eu hanfon i rannau gwahanol o'r ardal.
Mae Llywodraeth y DU wedi cadarnhau bod modd defnyddio'r cyllid a ddarperir ar gyfer staff ychwanegol mewn gorsafoedd pleidleisio o ganlyniad i fesurau yn Neddf Etholiadau 2022 yn hyblyg. Er enghraifft, gellir ei ddefnyddio nid yn unig i benodi clercod pleidleisio ychwanegol mewn gorsafoedd pleidleisio ond hefyd i helpu i benodi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio ychwanegol neu staff wrth gefn fel y bo'n briodol.
Bydd angen i chi ystyried sut i hyfforddi aelodau o staff er mwyn i chi allu eu defnyddio mewn ffordd hyblyg ar y diwrnod pleidleisio. Ceir rhagor o ganllawiau ar hyfforddiant yn Darparu hyfforddiant i bob aelod perthnasol o staff.
- 1. Para 39(7) Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
Penodi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio
Mae arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn chwarae rôl bwysig yn y gwaith o reoli'r bleidlais yn effeithiol. Maent yn gyswllt cyfathrebu hanfodol rhyngoch chi a staff eich gorsafoedd pleidleisio gan gynnwys ymdrin ag ymholiadau a phroblemau sy'n codi mewn gorsafoedd pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio.
Dylech benodi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i ymweld ac archwilio gorsafoedd pleidleisio ar eich rhan ar y diwrnod pleidleisio. Wrth benderfynu sut i neilltuo arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i fannau pleidleisio, dylech ystyried:
- daearyddiaeth yr ardal a'r pellter teithio rhwng y mannau pleidleisio
- nifer y gorsafoedd pleidleisio ym mhob man pleidleisio
- profiad staff gorsafoedd pleidleisio ym mhob gorsaf bleidleisio
- y nifer ddisgwyliedig o bleidleiswyr ac unrhyw amgylchiadau lleol penodol
- sawl gwaith y bydd disgwyl i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio ymweld â phob gorsaf bleidleisio yn ystod y dydd
Dyletswyddau arolygwyr gorsafoedd pleidleisio
Dylai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sicrhau bod pob un o'r gorsafoedd pleidleisio y maent yn gyfrifol amdanynt:
- wedi'u gosod yn gywir er mwyn ystyried anghenion pleidleiswyr a helpu i sicrhau bod yr orsaf bleidleisio yn rhedeg yn ddidrafferth
- yn cynnwys yr adnoddau angenrheidiol ac yn hygyrch i bob pleidleisiwr
- yn bodloni eich disgwyliadau o ran darparu gwasanaeth i bleidleiswyr
Dylai arolygydd yr orsaf bleidleisio weithio gyda'r Swyddogion Llywyddu a staff eraill y gorsafoedd pleidleisio a delio ag unrhyw broblemau sy'n codi yn ystod y diwrnod pleidleisio ac ar ddiwedd y diwrnod pleidleisio a dylent uwchgyfeirio unrhyw broblemau atoch chi fel y bo'n briodol.
Dylai fod gennych broses ar waith i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyfleu unrhyw ddiwygiadau i'r gofrestr a cheisiadau i benodi dirprwyon mewn argyfwng ar y diwrnod pleidleisio. Dylech hysbysu arolygwyr gorsafoedd pleidleisio o'u rôl yn hyn o beth, os yw'n berthnasol.
Fel cam cychwynnol, dylai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio anelu at ymweld â phob un o'u gorsafoedd pleidleisio neilltuedig mor gyflym â phosibl er mwyn eich sicrhau bod pob gorsaf wedi agor ar amser ac yn gweithredu'n effeithiol.
Cyn yr ymweliadau cychwynnol hyn gallai Swyddogion Llywyddu anfon cyfathrebiad ar wahân at eu harolygwyr gorsafoedd pleidleisio, cyn i'r bleidlais agor. Er enghraifft, gallai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio gael eu hysbysu drwy neges destun yn cadarnhau a yw'r orsaf bleidleisio yn barod i'w hagor, ac a oes unrhyw broblemau, er mwyn helpu arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i flaenoriaethu eu hymweliadau.
Gellir defnyddio ymweliadau dilynol drwy gydol y dydd at amrywiaeth o ddibenion, gan gynnwys y canlynol:
- casglu pleidleisiau post
- ateb unrhyw gwestiynau a allai fod gan staff gorsafoedd pleidleisio
- cadarnhau bod pob hysbysiad wedi'i arddangos yn briodol o hyd
- dosbarthu unrhyw gyfarpar coll neu ychwanegol sydd ei angen
Cyfarwyddiadau i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio
Dylech roi cyfarwyddiadau clir i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio ynglŷn â'u rôl a rhestr wirio o dasgau y dylent eu cyflawni a'u cwblhau yn ystod eu hymweliadau â gorsafoedd pleidleisio. Mae'r rhestr wirio hon hefyd yn cynnwys rhestr o'r hyn y dylai pob arolygydd gorsafoedd pleidleisio ei gael cyn y diwrnod pleidleisio.
Gellir defnyddio rhestrau gwirio wedi'u cwblhau hefyd i lywio gwerthusiad o addasrwydd gorsafoedd pleidleisio fel rhan o'r broses adolygu ôl-etholiadol. Mae copi o'r rhestr wirio i'w hargraffu a'i defnyddio yn ein hadran adnoddau cynllunio ar gyfer yr etholiad.
Staffio hyblyg mewn gorsafoedd pleidleisio
Dylech baratoi rhestr o'r staff y gallwch gysylltu â nhw a all gamu i mewn i rôl pan na fydd unigolyn ar gael – er enghraifft, oherwydd salwch. Dylai'r rhestr gynnwys staff a fyddai'n gallu gweithio ar gyfnod byr iawn o rybudd.
Er na fydd penodi staff 'wrth gefn' efallai yn ymarferol nac yn bosibl bob amser o fewn eich cyllideb, dylech fod yn barod i ddefnyddio staff mewn ffordd hyblyg ar y diwrnod pleidleisio i ymateb i broblemau penodol a all godi.
Efallai y byddwch hefyd am gylchdroi staff a benodwyd yn eich gorsaf bleidleisio i ymgymryd â rolau gwahanol yn ystod y dydd, megis rhoi gwybodaeth i'r rhai sy'n dod i mewn i'r orsaf bleidleisio a chadarnhau bod pleidleiswyr wedi dod â'r prawf adnabod ffotograffig cywir i allu pleidleisio.
Gallech hefyd ystyried penodi Clercod Pleidleisio rhan amser i helpu yn ystod oriau pleidleisio brig disgwyliedig neu yn y cyfnod cyn 10pm. Hefyd, gallech benodi tîm o staff gorsafoedd pleidleisio wrth gefn i'w defnyddio yn ystod oriau brig mewn gorsafoedd pleidleisio penodol neu i ymateb i broblemau penodol a all godi yn ystod y diwrnod pleidleisio neu ar ddiwedd y cyfnod pleidleisio. Os nad yw rhannau o ardal yr awdurdod lleol yn hygyrch iawn, gall fod yn ddefnyddiol trefnu i dimau gael eu hanfon i rannau gwahanol o ardal yr awdurdod lleol.
Er mwyn gallu defnyddio staff yn hyblyg ar y diwrnod pleidleisio, bydd angen i chi hyfforddi staff yn briodol. Dylech hyfforddi Clercod Pleidleisio a Swyddogion Llywyddu yn y fath fodd fel eich bod yn sicrhau bod ganddynt y wybodaeth dechnegol i gyflawni rolau ei gilydd os oes angen a hyd y caniateir yn ôl y gyfraith.
Ceir rhagor o ganllawiau ar hyfforddiant yn yr adran staffio a hyfforddiant.
Dylai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio gael yr un hyfforddiant â staff gorsafoedd pleidleisio fel y gellir eu defnyddio mewn ffordd hyblyg i gyflawni dyletswyddau gorsafoedd pleidleisio os oes angen. Dylech hefyd ddarparu briff ychwanegol ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, yn cwmpasu eitemau sy'n benodol i'w rôl.
Dylech roi copi o lawlyfr y Comisiwn ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio a'r canllaw cyflym ar orsafoedd pleidleisio i staff gorsafoedd pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, a rhoi cyfarwyddyd iddynt ddarllen y ddau cyn y diwrnod pleidleisio ac i ddod â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio ei hun. Dylech roi copïau sbâr o'r llawlyfr a'r canllaw cyflym i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio er mwyn iddynt allu eu rhoi i orsafoedd pleidleisio os bydd staff gorsafoedd pleidleisio yn anghofio mynd â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod.
Penodi staff dilysu a chyfrif
Er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr fod yn hyderus y caiff eu pleidleisiau eu cyfrif yn y ffordd a fwriadwyd ganddynt, bydd angen i chi sicrhau bod adnoddau priodol ar gael er mwyn sicrhau bod y prosesau dilysu a chyfrif yn amserol.
Gall eich penderfyniad o ran pryd i gychwyn proses ddilysu olygu y bydd goblygiadau o ran staffio, a bydd angen i chi gynllunio ar gyfer hyn. Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu rhoi cyfarwyddyd i chi pryd y mae'n rhaid i'r broses ddilysu ddechrau.
Mae'n bwysig sicrhau bod gennych y nifer cywir o staff cymwys, medrus a gwybodus – a bod pob aelod o staff yn glir ynghylch ei rôl – fel bod y cyfrif yn digwydd yn effeithlon ac yn effeithiol ac yn cael ei gynnal yn unol â'r egwyddorion ar gyfer proses dilysu a chyfrif effeithiol. Dylech hefyd sicrhau bod nifer priodol o staff wrth gefn rhag ofn y bydd unrhyw staff yn absennol ar ddiwrnod y broses gyfrif.
Dylech ystyried penodi'r canlynol:
- uwch-aelodau o staff i gynorthwyo gyda'r gwaith cyffredinol o weithredu a chydlynu prosesau a chyfrifo'r canlyniad
- staff a goruchwylwyr i ddelio â chludo'r blychau papurau pleidleisio drwy'r post sydd wedi'u selio yn ddiogel i'r lleoliad dilysu
- staff a goruchwylwyr i ddelio â derbyn deunyddiau a phleidleisiau post o orsafoedd pleidleisio
- staff a goruchwylwyr i ddelio â'r achlysur agor amlenni pleidleisiau post olaf
- staff a goruchwylwyr i ddelio â dilysu papurau pleidleisio a ddefnyddiwyd/nas defnyddiwyd, papurau pleidleisio a ddifethwyd a'r rhestr pleidleisiau a gyflwynwyd
- staff a goruchwylwyr i ddelio â didoli a chyfrif pleidleisiau
- porthorion, staff diogelwch a staff wrth y drws i ddelio â diogelwch y safle
- unigolyn/unigolion sydd â gwybodaeth am y safle i ddelio â rheoli'r cyfleusterau ar y safle ac o'i gwmpas
- swyddog(ion) cyfrifol i oruchwylio diogelwch blychau pleidleisio a deunydd ysgrifennu perthnasol a phan fydd toriad mewn gweithrediadau neu pan fydd angen pecynnu papurau pleidleisio a'u cludo i leoliad arall ar ddiwedd y broses ddilysu
- staff profiadol ym maes cysylltu â'r cyfryngau
- unrhyw aelodau eraill o staff sydd eu hangen yn eich barn chi
Er nad yw'n realistig disgwyl y bydd yr holl staff dilysu a chyfrif yn brysur ar bob cam o'r broses dilysu a chyfrif, gallai cynllun rheoli ymatebol sy'n monitro lefelau gweithgarwch ac yn eich galluogi i ad-drefnu adnoddau, leihau'r amser a gymerir i gwblhau prif rannau'r broses.
Bydd ymgeiswyr, pleidiau a'r cyfryngau yn disgwyl i'r canlyniad gael ei ddatgan cyn gynted â phosibl a bydd angen i hyn hefyd gael ei gadw mewn cof wrth benderfynu ar y gofynion o ran staff.
Os cychwynnir y broses ddilysu ar unwaith ar ôl amser cau gorsafoedd pleidleisio, ni ddylech, lle y bo'n bosibl, ddefnyddio staff sydd wedi bod ar ddyletswydd pleidleisio drwy'r dydd.
Ni ddylech benodi unrhyw un a gyflogwyd gan neu ar ran ymgeisydd yn yr etholiad neu yn ei gylch.1
- 1. Para 27 Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 1
Nodi staff cymorth yn eich cyngor
Dylech nodi staff cymorth a sicrhau eu bod ar gael i helpu gydag unrhyw ymholiadau cyhoeddus a gewch efallai yn y cyfnod cyn yr etholiad. Gall fod cyfleoedd i ddefnyddio staff cymorth presennol eich cyngor i gyflawni'r rôl hon.
Dylai'r staff cymorth a ddefnyddiwch gael hyfforddiant i ddeall bod gwahanol rwystrau y gall aelodau anabl o'r cyhoedd eu hwynebu wrth gael gafael ar wybodaeth neu bleidleisio mewn gorsaf bleidleisio. Efallai y bydd pleidleiswyr anabl yn cysylltu â'r Swyddog Canlyniadau Lleol i nodi agwedd benodol lle mae angen cymorth arnynt yn yr orsaf bleidleisio. Ceir rhagor o wybodaeth am ddeall rhwystrau i bleidleisio yn ein canllawiau.
Rheoli ymholiadau gan y cyhoedd
Dylech sefydlu tîm penodedig i ddelio ag amrywiaeth o ymholiadau sylfaenol, fel cwestiynau ynghylch p'un a yw rhywun wedi'i gofrestru i bleidleisio, pleidleisio drwy'r post a thrwy ddirprwy a lleoliad gorsafoedd pleidleisio. Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, bydd angen i chi weithio gyda Swyddog Cofrestru Etholiadol eich awdurdod lleol fel y bo'n briodol er mwyn hwyluso hyn.
Dylai staff sy'n delio ag ymholiadau gan y cyhoedd gael hyfforddiant i ddelio â nhw a dylid rhoi'r canlynol iddynt hefyd:
- ymatebion y cytunwyd arnynt i gwestiynau cyffredin
- rhestr o leoliadau gorsafoedd pleidleisio
- manylion dyddiadau allweddol yn amserlen yr etholiad
- manylion y broses sydd ar waith i uwchgyfeirio
- ymholiadau mwy cymhleth at aelodau tîm yr etholiad
Rydym wedi datblygu templed o gwestiynau cyffredin ar gyfer staff rheng flaen y gallwch ei addasu i gyd-fynd â'ch amgylchiadau lleol.
Prosesu ceisiadau
Bydd angen i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol ystyried a fydd angen unrhyw staff cymorth ychwanegol arno er mwyn helpu i brosesu ceisiadau cofrestru a phleidleisio absennol yn y cyfnod cyn yr etholiad – ac yn enwedig yn y cyfnod cyn y dyddiad cau cofrestru ar y 12fed diwrnod gwaith cyn y bleidlais. Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gydgysylltu â'r swyddog hwnnw er mwyn deall sut y bydd yn rheoli'r cynnydd tebygol mewn ceisiadau yn agos at y terfynau amser, er mwyn sicrhau bod pob aelod o staff sy'n rhan o'r etholiad a'r broses o reoli ymholiadau yn meddu ar ddealltwriaeth glir ac y gallant hysbysu etholwyr yn briodol.
Ceir rhagor o wybodaeth am brosesu ceisiadau cofrestru a phleidleisio absennol yn y cyfnod cyn etholiad yn y canllawiau Cynnal y broses cofrestru etholiadol ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru a Lloegr, ac adran Pleidleisio absennol ein canllawiau ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru a Lloegr.
Derbyn pleidleisiau post yn swyddfeydd y cyngor
Dim ond pobl sydd wedi'u hawdurdodi i weithredu ar eich rhan all dderbyn pleidleisiau post a ddychwelir atoch â llaw. Dylech ystyried a fyddwch yn awdurdodi staff cymorth ychwanegol i helpu i dderbyn pleidleisiau post wedi'u cwblhau a ddychwelir gan aelodau o'r cyhoedd i swyddfeydd y cyngor.
Dylech gadw cofnod o'r bobl yr ydych wedi'u hawdurdodi i weithredu ar eich rhan a derbyn pleidleisiau post a ddychwelwyd â llaw.
Datblygu cynllun hyfforddi
Dylech lunio cynllun hyfforddi ar gam cynnar o'ch gwaith cynllunio ar gyfer yr etholiad, sy'n nodi anghenion hyfforddi staff parhaol a staff dros dro er mwyn ymgymryd â'u rolau.
Mae angen i bob aelod o'r tîm, boed yn aelod parhaol neu dros dro, ddeall ei rôl benodol ac unrhyw rwymedigaethau statudol sy'n gysylltiedig â'r gwaith a wna. Dylai pob aelod o staff gael hyfforddiant ar y gofynion deddfwriaethol a'r cyfrifoldebau sy'n berthnasol i'w rôl, yn ogystal â hyfforddiant ar ddeall anghenion hygyrchedd, gan sicrhau mynediad cyfartal a gofal cwsmeriaid da.
Dylai eich cynllun hefyd gynnwys sut y byddwch yn gwerthuso'r sesiynau a'r deunyddiau hyfforddi er mwyn llywio gwaith cynllunio yn y dyfodol. Os oes gennych bersonél hyfforddi neu ddysgu a datblygu yn eich cyngor, efallai y byddant yn gallu eich helpu gyda'r broses hon.
Hyfforddiant diogelu data
Er y bydd yr hyfforddiant a gynigir gennych i bob aelod o'r tîm wedi'i deilwra at ei rôl benodol, dylai pawb sy'n ymdrin â data personol fod yn ymwybodol o'r gofynion cyfreithiol ar gyfer ymdrin â data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data a dylai fod wedi cael hyfforddiant yn y maes.
Dylech drafod eich cynlluniau ar gyfer hyfforddiant diogelu data gyda Swyddog Diogelu Data eich cyngor. Bydd hyfforddiant diogelu data yn eich helpu i ymgorffori'r egwyddorion diogelu data yn eich gwaith a dangos cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelu data.
Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd hwyluso hyfforddiant o fewn ardal yr heddlu. Os felly, dylech sicrhau eich bod chi a'ch staff yn mynd i'r sesiynau hyfforddiant perthnasol.
Hyfforddi staff i dderbyn pleidleisiau post a gyflwynir yn swyddfeydd y cyngor
Dylai'r holl staff sydd wedi'u hawdurdodi i dderbyn pleidleisiau post a gyflwynir i'r Swyddog Canlyniadau Lleol dderbyn hyfforddiant i sicrhau bod y prosesau cywir yn cael eu dilyn.
Dylai’r sesiwn hyfforddi roi sylw i:
• sut i nodi a yw pleidlais bost ar gyfer etholiad yn yr ardal gywir
• y broses ar gyfer derbyn a gwrthod pleidleisiau post a gyflwynwyd â llaw
• cwblhau'r ffurflen pleidlais bost yn gywir
• llunio'r pecynnau ar wahân ar gyfer pleidleisiau post a dderbyniwyd ac a wrthodwyd a'r ffurflenni pleidleisiau post sy'n cyd-fynd â nhw
• storio pecynnau'n ddiogel nes eu bod yn cael eu dosbarthu i'r Swyddog Canlyniadau Lleol
Mae rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar y weithdrefn i'w dilyn pan fydd pleidleisiau post yn cael eu cyflwyno i'r Swyddog Canlyniadau Lleol yn swyddfeydd y cyngor.
Hyfforddi staff anfon ac agor pleidleisiau post
Dylech wneud trefniadau i hyfforddi pob aelod o staff anfon ac agor pleidleisiau post mewn perthynas â'r prosesau sy'n gysylltiedig â phob cam. Gellir darparu hyfforddiant yn union cyn dechrau'r prosesau anfon neu agor, ond dylech roi nodiadau cyfarwyddyd iddynt ymlaen llaw.
Fodd bynnag, dylech ystyried hyfforddi staff goruchwylio ddiwrnod neu ddau cyn y sesiwn anfon neu agor fel eu bod yn llwyr ymwybodol o'u dyletswyddau a beth a ddisgwylir ganddynt.
Dylai'r hyfforddiant hwn gynnwys y canlynol:
- cynnal y gwiriadau sicrhau ansawdd gofynnol, p'un a ydych yn anfon pleidleisiau post yn fewnol neu'n defnyddio contractwr allanol
- sicrhau bod y gweithdrefnau agor a'r broses ddilysu yn cael eu dilyn yn gywir a bod llwybr archwilio yn cael ei gynnal
Dylech roi copi o ganllawiau'r Comisiwn a'r Gwasanaeth Gwyddor Fforensig ar wirio llofnodion i unrhyw un a fydd yn dilysu dynodwyr pleidleisiau post ac sydd wedi cael ei awdurdodi gennych i wneud penderfyniadau ar ddatganiadau pleidleisiau post, a rhoi cyfarwyddyd iddo eu dilyn.
Dylech hefyd ystyried a fyddai unrhyw hyfforddiant ychwanegol o bosibl yn briodol i unrhyw un sy'n ymgymryd â'r rôl hon. Dylech sicrhau bod staff yn cael yr hyfforddiant priodol er mwyn sicrhau yr ymdrinnir ag unrhyw ddata personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
Hyfforddi Swyddogion Llywyddu, Clercod Pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio
Yn aml, Swyddogion Llywyddu, Clercod Pleidleisio ac aelodau eraill o staff rheng flaen yw'r unig aelodau o'ch staff y bydd pleidleiswyr yn cyfarfod â hwy yn bersonol. Mae'n hanfodol bod staff o'r fath yn cael eu hyfforddi i ddeall eu rôl a chyflawni eu dyletswyddau yn broffesiynol ac effeithiol, a'u bod yn gallu darparu safon uchel o ofal cwsmeriaid.
Mae angen i staff o'r fath allu cyfathrebu'n dda â phob pleidleisiwr, ac felly dylai materion hygyrchedd gael eu trafod fel rhan o'r hyfforddiant. Er mwyn sicrhau bod staff yn deall y rhwystrau y mae rhai pobl anabl yn eu hwynebu, dylid mynd i'r afael â materion hygyrchedd mewn hyfforddiant.
Dylech roi copi o lawlyfr y Comisiwn ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio a'r canllaw cyflym ar orsafoedd pleidleisio i staff gorsafoedd pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, a rhoi cyfarwyddyd iddynt ddarllen y ddau cyn y diwrnod pleidleisio ac i ddod â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio ei hun.
Bydd angen copïau sbâr o'r llawlyfr a'r canllaw cyflym hefyd ar arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i'w rhoi i staff gorsafoedd pleidleisio sydd wedi anghofio mynd â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio.
Dylai fod yn ofynnol i bob aelod o staff gorsafoedd pleidleisio fynychu sesiwn hyfforddi. Dylai'r sesiwn hyfforddi fynd i'r afael â'r canlynol:
- y tasgau i'w cyflawni cyn y diwrnod pleidleisio
- sefydlu a rheoli'r orsaf bleidleisio
- pwy all fynd i orsaf bleidleisio a'r gweithdrefnau i'w dilyn ar y diwrnod pleidleisio ei hun
- y broses ar gyfer derbyn pleidleisiau post a gyflwynwyd yn yr orsaf bleidleisio
- bleidleisio
- yr angen i sicrhau bod staff gorsafoedd pleidleisio yn gallu delio â chwsmeriaid a chynnig cymorth i bob pleidleisiwr, gan gynnwys bod yn ymwybodol o anghenion hygyrchedd ar gyfer pleidleiswyr anabl
- diogelwch deunydd ysgrifennu etholiad, gan gynnwys pleidleisiau post a ddychwelwyd
- pwysigrwydd ymdrin â data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data
- y gweithdrefnau i'w dilyn pan fydd gorsafoedd pleidleisio yn cau
- materion iechyd a diogelwch
Dylech roi rhifau cyswllt i staff gorsafoedd pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i'w defnyddio os bydd unrhyw broblemau. Yn ogystal â rhifau ar gyfer y swyddfa etholiadau, dylai hyn gynnwys rhif cyswllt ar gyfer yr heddlu.
Gall hyfforddi pob aelod o staff, gan gynnwys arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, ar y rolau a'r cyfrifoldebau sy'n gysylltiedig â gweithio yn yr orsaf bleidleisio helpu i sicrhau y gellir parhau â phrosesau os bydd aelodau o staff yn absennol. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar Staffio Hyblyg mewn gorsafoedd pleidleisio.
Rydym wedi paratoi adnoddau i gefnogi eich hyfforddiant gan gynnwys y canlynol:
- templed briffio PowerPoint ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio y gallwch ei ddiweddaru ag unrhyw wybodaeth leol ychwanegol sy'n angenrheidiol yn eich barn chi.
- cwis ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio ac ymarferion a senarios chwarae rôl y gallwch eu defnyddio fel ffordd o brofi ac ymgorffori dysgu
- ymarfer ar gwblhau cyfrifon y papurau pleidleisio, er mwyn darparu sail ar gyfer proses ddilysu gywir
- mae templed o ganllaw graffigol ar ddeunyddiau pecynnu ar gyfer diwedd y cyfnod pleidleisio, i chi ei addasu a'i roi i staff gorsafoedd pleidleisio hefyd ar gael
Hyfforddi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio
Dylech ddarparu briff ychwanegol ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, yn cwmpasu eitemau sy'n benodol i'w rôl ac yn sicrhau eu bod yn ymwybodol o'r rhestr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio. Rydym wedi datblygu templed o restr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio a allai fod yn ddefnyddiol i chi.
Bydd ar gael eto unwaith y bydd y diweddariadau wedi'u cwblhau. Os ydych chi'n cynnal is-etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu, dylech gysylltu â'ch tîm Comisiwn lleol i gael cefnogaeth a chyngor.
Dylai eich hyfforddiant gyfleu'r ffaith bod arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn chwarae rhan bwysig wrth reoli'r bleidlais yn effeithiol a dylent allu ymdrin ag ymholiadau a phroblemau sy'n codi yn yr orsaf bleidleisio ar y diwrnod pleidleisio. Rhaid i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sicrhau bod pob un o'r gorsafoedd pleidleisio y maent yn gyfrifol amdanynt wedi'u gosod yn gywir, bod yr holl adnoddau priodol ar gael iddynt a'u bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr ac y gallant nodi unrhyw broblemau sy'n codi a delio â nhw. Er enghraifft, os bydd unrhyw giwiau yn datblygu yn yr orsaf bleidleisio, dylai'r arolygydd gorsafoedd pleidleisio allu dod o hyd i ateb er mwyn lleihau'r ciwiau.
Mewn rhai amgylchiadau, megis os oes angen gwirio ID ffotograffig etholwr benywaidd yn breifat am resymau crefyddol, efallai y bydd hefyd gofyn i Arolygwyr Gorsafoedd Pleidleisio benywaidd fynd i orsaf bleidleisio i wirio'r ID ffotograffig os mai dim ond staff gwrywaidd sydd gan yr orsaf bleidleisio.
Dylai hyfforddiant hefyd bwysleisio bod yn rhaid ymgymryd â'r dasg o gasglu pleidleisiau post yn ôl cyfarwyddyd y Swyddog Canlyniadau yn ofalus gan sicrhau y caiff yr holl bleidleisiau hynny a gesglir eu cofnodi'n briodol ac yn gywir. Ni ddylid gadael y pleidleisiau post hyn mewn cerbyd ar unrhyw adeg tra bydd arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn ymweld â'r gorsafoedd pleidleisio.
Dylech sicrhau bod yr arolygydd gorsafoedd pleidleisio yn ymwybodol y gall fod yn rhan o'r broses o gysylltu â'r swyddfa etholiadau ynghylch gwallau clerigol ar y gofrestr a cheisiadau brys ar gyfer pleidleisio drwy ddirprwy.
Dylech sicrhau bod pob arolygydd gorsafoedd pleidleisio yn cael yr eitemau canlynol:
- ffôn symudol (os bydd ei angen)
- bathodyn adnabod yn dangos ei enw yn glir fel un o gynrychiolwyr y Swyddog Canlyniadau
- label ar gyfer ffenestr flaen y car yn nodi'r manylion adnabod priodol
- map o'r ardal yn nodi lleoliad pob un o'r mannau pleidleisio a ddyrannwyd i'r arolygydd
- enwau holl aelodau o staff y gorsafoedd pleidleisio a rhif cyswllt ar gyfer pob un o'r Swyddogion Llywyddu
- rhestr manylion cyswllt o'r holl ddeiliaid allweddol ar gyfer y mannau pleidleisio yn yr ardal a ddyrannwyd (gall hefyd fod yn ddefnyddiol nodi rhif ffôn cyswllt ar gyfer saer cloeau rhag ofn y bydd clo yn methu)
- rhif ffôn cyswllt ar gyfer yr heddlu
- blwch pleidleisio gyda seliau sbâr
- blwch manion â phapurau a ffurflenni sbâr
- llawlyfrau gorsafoedd pleidleisio a chanllawiau cyflym
- copi o'r gofrestr ar gyfer pob gorsaf bleidleisio
- papurau pleidleisio sbâr (wedi'u selio ac i'w defnyddio mewn argyfwng yn unig)
- waled/paced y gellir ei selio ar gyfer casglu pleidleisiau post a gaiff eu dychwelyd, ynghyd â chofnodlyfr i gofnodi rhifau pleidleisiau post a ddilëwyd, amser casglu a manylion yr unigolion a'u casglodd
- cyfrif papurau pleidleisio gwag sbâr
- rhestr wirio ar gyfer y man pleidleisio/gorsaf bleidleisio i'w chwblhau ar gyfer pob man pleidleisio
- copïau o'r Cod ymddygiad i rifwyr ac unrhyw gyfarwyddiadau lleol eraill
Hyfforddi a briffio staff dilysu a chyfrif
Dylech sicrhau bod staff yn cael hyfforddiant a chyfarwyddiadau priodol er mwyn eu galluogi i gyflawni eu dyletswyddau'n effeithiol ac yn unol â'r gyfraith. Dylai'r hyfforddiant gynnwys yr hyn y dylai staff edrych amdano wrth archwilio papurau pleidleisio er mwyn penderfynu beth y dylid ei gynnwys yn y cyfrif.
Dylech friffio pob aelod o'r staff dilysu a chyfrif fel eu bod yn llwyr ymwybodol o'u dyletswyddau a beth a ddisgwylir ganddynt. Dylai pob briff, o leiaf, ymdrin â'r gweithdrefnau sy'n berthnasol i'r rolau.
Gall y prosesau sy'n gysylltiedig â dilysu a chyfrif fod yn gymhleth ac mae'n bosibl y byddwch yn gweld mai'r ffordd orau o hyfforddi uwch-staff yw drwy baratoi proses dilysu a chyfrif 'ffug' ar raddfa fach gydag ychydig gannoedd o bapurau pleidleisio. Bydd hyn yn rhoi'r cyfle i staff fynd drwy'r prosesau dan sylw yn ymarferol, gan gwblhau'r gwaith papur angenrheidiol a gwneud dyfarniadau ynglŷn â'r papurau pleidleisio enghreifftiol. Bydd angen rhai adnoddau er mwyn cyflawni hyn, ond gall fod yn adnodd defnyddiol er mwyn sicrhau bod y broses dilysu a chyfrif yn mynd rhagddi'n ddidrafferth ac ar amser ar y noson
Cyn dechrau'r prosesau dilysu a chyfrif, dylech fynd drwy'r gweithdrefnau y bydd disgwyl i bawb eu dilyn fel bod pawb yn ymwybodol o'r hyn a ddisgwylir ganddynt ar bob cam, a sut y mae'r rolau gwahanol yn ymwneud â'i gilydd.
Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn ein canllawiau ar egwyddorion prosesau dilysu a chyfrif effeithiol.
Os mai chi yw'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd, bydd angen i chi sicrhau bod staff yn cael hyfforddiant perthnasol ar drosglwyddo cyfansymiau lleol. Ceir canllawiau pellach yn ein canllawiau cynllunio i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu.
Nodi ac archebu lleoliadau addas a pharatoi cynllun lleoliadau
Dylech nodi lleoliadau priodol ar gyfer yr holl weithgareddau etholiadol cyn gynted â phosibl.
Dylai eich cynllun prosiect gynnwys nodi lleoliadau addas ar gyfer pob proses rydych yn gyfrifol amdani.
Dylech gysylltu â rheolwyr y safleoedd hyn ar gam cynnar i'w hysbysu am y dyddiadau, a gwneud y trefniadau archebu angenrheidiol. Bydd hyn yn tynnu sylw at unrhyw leoliadau nad ydynt ar gael a dylai ganiatáu digon o amser i weithredu ar y wybodaeth a dod o hyd i safleoedd amgen.
Sicrhau bod lleoliadau yn hygyrch
Fel rhan o'ch adolygiad o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol, dylech fod wedi cynnal gwerthusiad o addasrwydd y lleoliadau a ddefnyddiwyd. Dylai canlyniadau hyn gael eu defnyddio i lywio eich gwaith cynllunio a sicrhau y gellir goresgyn unrhyw rwystrau a nodwyd o ran mynediad.
O dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, mae gan ddarparwyr gwasanaethau ddyletswydd i wneud addasiadau rhesymol er mwyn osgoi rhoi pobl ag anableddau o dan anfantais sylweddol o gymharu â phobl nad ydynt yn anabl.1 Dylech weithio'n agos ag arbenigwyr ar fynediad i safleoedd neu gyfleusterau i bobl anabl er mwyn cydymffurfio â'r ddyletswydd. Dylai'r swyddog cydraddoldebau yn eich awdurdod lleol roi cyngor a chymorth i chi.
- 1. Adrannau 20, 29 a 31 Deddf Cydraddoldeb 2010 ↩ Back to content at footnote 1
Lleoliadau a chynlluniau anfon ac agor pleidleisiau post
Wrth ddewis eich lleoliad(au) ar gyfer sesiynau anfon ac agor pleidleisiau post, dylech ystyried y canlynol:
- gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol
- nifer y pecynnau pleidleisio drwy'r post i'w hanfon
- nifer amcangyfrifedig y pleidleisiau post a ddychwelwyd
- llifau gwaith bwriadedig
- gofynion TG
- gofynion diogelwch a storio
- a oes mynediad i'r anabl, i'r lleoliadau ac ynddynt
Dylai eich cynlluniau gynnwys y canlynol:
- nifer y staff a ble y byddant wedi'u lleoli
- y cyfarpar sydd ei angen, gan gynnwys pwyntiau trydan a rhwydwaith
- y llifau gwaith i'w dilyn.
Wrth fapio llifau gwaith, dylech ystyried ffactorau sy'n cynnwys unrhyw wersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol a'r nifer ddisgwyliedig o bleidleiswyr. Os bwriedir cynnal eich sesiwn agor pleidleisiau post olaf yn y lleoliad dilysu a chyfrif, dylech sicrhau bod eich cynllun dilysu a chyfrif yn darparu ar gyfer hyn.
Bydd y broses o lunio cynllun gorsaf bleidleisio yn helpu i dynnu sylw at unrhyw broblemau posibl cyn paratoi'r lleoliadau a bydd yn golygu y gellir gwneud unrhyw newidiadau i lif gwaith neu leoliad staff neu gyfarpar mewn da bryd.
Mae cynlluniau hefyd yn cyfrannu at dryloywder, gan fod modd i'r cynlluniau hyn gael eu rhoi i unrhyw un sydd â hawl i fod yn bresennol er mwyn eu helpu i ddilyn yr hyn sy'n digwydd, ble a phryd.
Dylech sicrhau, pa gynllun bynnag a ddewisir, ei fod yn hygyrch i bawb sy'n gweithio ar y prosesau a'r rhai a gaiff eu harsylwi.
Ystyriaethau ar gyfer arsylwi ar brosesau anfon pleidleisiau post ar gontractau allanol
Os ydych wedi rhoi'r gwaith o anfon pleidleisiau post ar gontract allanol, bydd angen o hyd i chi fod yn fodlon bod eich contractwyr wedi gwneud trefniadau digonol i weinyddu'r mater yn effeithiol ac yn dryloyw. Fel rhan o hyn, gallech ofyn i'ch contractwr am gopïau o'i gynlluniau arfaethedig.
Byddai'r cynlluniau hyn hefyd yn helpu i sicrhau bod unrhyw arsylwyr sy'n bresennol yn deall y prosesau a ddilynir, a byddant o fudd arbennig i'ch staff a benodwyd i gynnal hapwiriadau wrth argraffu, coladu ac anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post.
Dylech ddynodi aelod o'r tîm prosiect i fonitro gwaith ar gontract allanol a gwaith y contractwr, ac yn benodol i fod yn bresennol yn y rhannau hynny o'r broses anfon a roddwyd ar gontract allanol.
Ceir rhagor o ganllawiau ar sicrhau ansawdd y broses o gynhyrchu a dosbarthu deunyddiau etholiad yn Sicrhau ansawdd a phrawfddarllen deunydd etholiad.
Archebu gorsafoedd pleidleisio addas
Fel rhan o unrhyw adolygiad o fannau pleidleisio, dylech werthuso addasrwydd y gorsafoedd pleidleisio sydd ar gael i'w defnyddio yn yr ardal etholiadol briodol
Mae'n hanfodol bod gorsafoedd pleidleisio yn sicrhau bod digon o le ar gael i bleidleisio.
Yn ddelfrydol, bydd gennych ddewis amrywiol o adeiladau hygyrch, mewn man cyfleus i etholwyr yn yr ardal, gyda pherchnogion yn fodlon iddynt gael eu llogi fel gorsafoedd pleidleisio am gost isel. Yn anffodus, yn ymarferol, nid felly y mae yn aml ac mewn rhai ardaloedd ni fydd llawer o ddewis ar gael.
Bydd angen i chi ystyried anghenion mynediad wrth gynllunio cynllun a threfn gorsafoedd cynllunio er mwyn sicrhau bod pob pleidleisiwr yn cael gwasanaeth o ansawdd uchel. Dylai hyn gynnwys pleidleiswyr anabl y gall fod angen cyfarpar ychwanegol neu seddi arnynt. Mae rhagor o ganllawiau ar gael ar y mathau o gyfarpar y bydd angen i chi eu hystyried o bosibl yn ein canllawiau ar ddarparu cyfarpar yn yr orsaf bleidleisio.
Dylai maint gorsafoedd pleidleisio fod yn ddigon mawr i alluogi llif clir o bleidleiswyr i geisio lleihau'r risg o dagfeydd neu giwiau. Bydd angen i chi hefyd sicrhau bod ardal wedi'i nodi ar gyfer gwirio ID ffotograffig yn breifat, os gofynnir am hynny.
Dylech fod yn gallu dangos bod asesiad wedi ei gynnal o'r gorsafoedd pleidleisio i'w defnyddio yn yr etholiad. Lle mae problemau mynediad yn bodoli, dylech ddogfennu'r problemau, nodi gwelliannau posibl a chofnodi unrhyw gamau gweithredu a gymerir i geisio datrys y problemau hyn.
Dylech sicrhau y caiff unrhyw gyfarpar ychwanegol sy'n ofynnol er mwyn gwneud yr orsaf bleidleisio yn hygyrch ei ddosbarthu a'i osod cyn agor y bleidlais.
Mae'r llawlyfr gorsafoedd pleidleisio yn rhoi rhagor o wybodaeth am sut i drefnu gorsafoedd pleidleisio er mwyn sicrhau eu bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr.
Defnyddio ysgolion fel gorsafoedd pleidleisio
Gall ysgolion a ariennir yn gyhoeddus, gan gynnwys academïau ac ysgolion rhydd, gael eu defnyddio fel gorsafoedd pleidleisio am ddim, ac mae'r ddeddfwriaeth yn caniatáu i chi gael ystafell mewn ysgolion o'r fath i'w defnyddio fel gorsaf bleidleisio.1 Mae gennych hawl hefyd i ddefnyddio unrhyw ystafell a ariennir yn gyhoeddus fel gorsaf bleidleisio am ddim.2
Fodd bynnag, bydd angen i chi dalu am unrhyw oleuo, gwresogi ac ati, costau yr eir iddynt wrth ddefnyddio ystafelloedd o'r fath fel gorsafoedd pleidleisio.3 Dylech gysylltu â'r ysgolion perthnasol a rheolwyr ystafelloedd a ariennir yn gyhoeddus cyn gynted â phosibl i gadarnhau eich bod am ddefnyddio rhai ystafelloedd ar eu safleoedd fel gorsafoedd pleidleisio.
- 1. Atodlen 3, Para 23(1), Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Atodlen 3, Para 23(1)(c), PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Atodlen 3, Para 23(2)(b), PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
Newidiadau munud olaf i orsafoedd pleidleisio
Gall amgylchiadau godi (e.e. llifogydd, tân, fandaliaeth) pan fydd angen newid gorsaf bleidleisio ar fyr rybudd. Fel rhan o'ch cynlluniau wrth gefn, dylech lunio rhestr o orsafoedd pleidleisio wrth gefn neu gludadwy y gellid eu defnyddio mewn amgylchiadau o'r fath. Mae awdurdodau lleol yn gyfrifol am ddynodi mannau pleidleisio a dosbarthiadau etholiadau a rhaid i chi ddynodi gorsaf bleidleisio newydd o fewn yr un man pleidleisio.1
Fel arfer, os bydd angen newid y man pleidleisio, bydd angen cytundeb y cyngor. Os bydd gweithdrefnau dirprwyo ar waith, dylech eu dilyn a chysylltu â'r unigolyn neu'r unigolion sydd â hawl i wneud newidiadau i gynllun mannau pleidleisio.
Fodd bynnag, gallai llifogydd, tân neu fandaliaeth yn ystod y cyfnod yn union cyn y diwrnod pleidleisio fod yn 'amgylchiad arbennig', gan eich galluogi i ddynodi gorsaf bleidleisio y tu allan i'r man pleidleisio heb fod angen cael cytundeb gan y cyngor
Dylech ddiwygio'r hysbysiad lleoliad gorsafoedd pleidleisio er mwyn adlewyrchu unrhyw newidiadau i'ch gorsafoedd pleidleisio.
Mae nifer o fesurau lliniaru y gallwch eu cymryd i sicrhau y terfir cyn lleied â phosibl ar etholwyr y mae newid hwyr i orsaf bleidleisio yn effeithio arnynt. Dylai protocol fod ar waith gennych fel eich bod yn gwybod beth i'w wneud os bydd newid munud olaf. Dylech wneud y canlynol o leiaf:
- defnyddio'r cyfryngau cymdeithasol i hysbysu etholwyr bod gorsaf bleidleisio wedi newid
- os bydd amser yn caniatáu, anfon llythyr at bob etholwr yr effeithir arno yn ei hysbysu am y newid i'w orsaf bleidleisio
- os bydd amser yn caniatáu, defnyddio'r cyfryngau lleol i ddosbarthu gwybodaeth i'r etholwyr yr effeithir arnynt – er enghraifft, drwy gyhoeddi datganiadau i'r wasg
- gosod arwyddion yn yr hen orsaf bleidleisio yn hysbysu etholwyr am y newid, gan gynnwys cyfarwyddiadau i'r un newydd
- arddangos arwyddion clir a gweladwy yn yr orsaf bleidleisio newydd
- 1. Atodlen 3, Para 26(3), Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
Lleoliadau a chynlluniau dilysu a chyfrif
Dylech sicrhau bod y prosesau dilysu a chyfrif yn cael eu llunio a'u rheoli er mwyn sicrhau canlyniadau cywir, gyda llwybr archwilio clir, a'u bod yn dryloyw, a bod pawb sydd â hawl i fod yno yn gallu gweld popeth sy'n cael ei gyflawni yn glir.
Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu benderfynu cynnal rhan o'r prosesau dilysu a chyfrif neu'r prosesau cyfan ar gyfer yr holl ardaloedd pleidleisio yn ardal yr heddlu neu rai ohonynt mewn lleoliad canolog. Os felly, dylech wneud trefniadau ymarferol i gyflawni'r prosesau cyfrif yn unol â'r penderfyniad hwnnw ac unrhyw gyfarwyddiadau, canllawiau neu brotocolau y mae'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu wedi eu cyhoeddi.
Dewis y lleoliad(au)
Wrth ddewis y lleoliad ar gyfer eich prosesau dilysu a chyfrif, dylech ystyried y pwyntiau canlynol:
- cyfleustra ble mae'r lleoliad wedi'i leoli
- gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol
- trefniadau mynediad i gerbydau a llefydd parcio
- mynedfeydd i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol a staff, ac ar gyfer anfon y blychau pleidleisio
- mynediad i bobl anabl, i'r lleoliad ac oddi mewn iddo
- maint y lleoliad, gan ystyried y canlynol:
- faint o le sydd ei angen i gynnal y prosesau dilysu a chyfrif
- digon o le storio ar gyfer parseli, blychau pleidleisio a chyfarpar arall
- digon o le i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol ac arsylwi ar weithrediadau yn ystod y broses gyfrif
- y goleuo yn y lleoliad a'r tu allan
- gwres yn y lleoliad
- llwyfan ar gyfer cyhoeddi'r canlyniadau, ac ar gyfer gwneud cyhoeddiadau cyson drwy gydol y cyfnod pleidleisio
- yr acwsteg yn y lleoliad
- systemau TG a systemau cyfathrebu mewnol ac allanol
- cyfleusterau i'r rhai sy'n mynychu'r cyfnod dilysu a chyfrif
- gofynion y cyfryngau
- gofynion o ran dodrefn
- gofynion diogelwch a storio
- trefniadau wrth gefn i fynd i'r afael â'r risg o golli lleoliad
Dylech sicrhau y caiff yr holl gyfarpar, gan gynnwys y cyfarpar y byddwch yn eu defnyddio i drosglwyddo gwybodaeth a chyfansymiau lleol i Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, eu profi cyn y prosesau dilysu a chyfrif. Dylech hefyd sicrhau bod cynlluniau wrth gefn ar waith rhag ofn y bydd y cyfarpar neu'r pŵer yn methu.
Cynllunio'r cynllun
Mae angen i chi sicrhau bod eich holl brosesau yn dryloyw, a bod pawb sydd â hawl i fod yno yn gallu gweld popeth sy'n cael ei gyflawni yn ystod y broses dilysu a chyfrif yn glir gan eu galluogi i fod yn hyderus bod y broses gyfrif yn cael ei rheoli'n dda ac i fod yn hyderus yn y canlyniad.
Dylech baratoi cynlluniau o'ch lleoliad(au) dilysu a chyfrif ar gam cynnar. Bydd cynllun da yn un sydd wedi'i lywio gan y model dilysu a chyfrif y byddwch yn penderfynu ei fabwysiadu, ac sy'n ystyried y llifau gwaith rydych yn bwriadu eu dilyn a'r lle a fydd ar gael i chi.
Er mwyn osgoi unrhyw broblemau yn y broses dilysu a chyfrif, dylech roi eich hun yn esgidiau ymgeisydd neu asiant wrth gynllunio'r cynllun er mwyn profi a yw'r trefniadau yn darparu'r tryloywder angenrheidiol.
Fodd bynnag, mae angen i chi sicrhau hefyd nad yw'r rhai sy'n arsylwi ar y broses yn tarfu ar waith eich staff.
Wrth ystyried cynllun a threfn y lleoliad dilysu a chyfrif, dylech ystyried y canlynol:
- bod trefniadau diogelwch priodol ar waith i sicrhau mai dim ond y rhai sy'n gymwys i fod yn bresennol sydd yno
- bod digon o fyrddau ar gyfer nifer y staff dilysu a chyfrif rydych wedi'u penodi a bod digon o le i gynnal y prosesau'n effeithlon
- bod cynllun y byrddau yn gwneud y canlynol:
- ystyried nifer yr asiantiaid cyfrif sy'n debygol o gael eu penodi i oruchwylio'r prosesau dilysu a chyfrif, yn ogystal â'r bobl eraill sydd â hawl i fod yn bresennol
- ei gwneud hi'n bosibl i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol weld popeth yn hawdd
- ystyried nifer a maint y papurau pleidleisio
- bod digon o le o amgylch y byrddau ac ardaloedd cylchdroi a bod unrhyw rwystrau wedi'u symud
- bod digon o seddi i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol
- bod y system annerch y cyhoedd yn gweithio a bod modd ei glywed o ddigon o bellter
- bod gofynion y cyfryngau wedi'u hystyried e.e. drwy ddarparu ardal ar wahân i'r cyfryngau, gan ei bod yn debygol y bydd angen lle arnynt ar gyfer eu cyfarpar arbenigol (sydd weithiau'n fawr)
- bod iechyd a diogelwch pawb sy'n bresennol wedi'u hasesu. Er enghraifft:
- ni ddylai unrhyw geblau o gyfarpar neu gamerâu'r cyfryngau beri i unrhyw un faglu yn ystod y gweithrediadau
- ni ddylid rhwystro allanfeydd argyfwng mewn unrhyw ffordd
- ni ddylid gadael mwy o bobl i mewn i'r lleoliad na'r uchafswm a ganiateir
Defnyddio ardaloedd dynodedig
Dylech ystyried dynodi ardaloedd ar gyfer swyddogaethau penodol a nodi pa ddodrefn a chyfarpar y bydd eu hangen ar gyfer pob ardal.
Cyrraedd y lleoliad
Lleoedd parcio a mynediad i gerbydau
Fe'ch cynghorir i ddynodi mannau parcio gwahanol ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr, a staff. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfa ac allanfa ddynodedig i'r maes parcio, er mwyn osgoi tagfeydd, megis pan fydd y blychau pleidleisio yn cyrraedd o'r gorsafoedd pleidleisio.
Gall fod yn ddefnyddiol cael staff yn goruchwylio'r maes parcio ar yr adeg hon. Dylai unrhyw staff sy'n gweithio yn y maes parcio gael dillad diogelwch priodol fel siacedi llachar, a dylid eu hyfforddi i ddelio â llawer o draffig gan gynnwys, er enghraifft, asiantiaid cyfrif yn cyrraedd ar gyfer y gweithrediadau a staff gorsafoedd pleidleisio yn cyrraedd gyda blychau pleidleisio.
Mynedfa
Dylid gosod staff wrth y fynedfa/mynedfeydd er mwyn gwneud yn siŵr bod gan y bobl sy'n ceisio mynd i mewn i'r lleoliad dilysu a chyfrif hawl i wneud hynny. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfeydd gwahanol ar gyfer staff a phobl eraill sy'n bresennol. Hefyd, dylech sicrhau bod eich trefniadau mynediad yn osgoi creu ciwiau a allai arwain at oedi cyn dechrau'r broses dilysu a chyfrif.
Man derbyn
Dyma'r man y bydd blychau pleidleisio, cyfrifon papurau pleidleisio a deunyddiau a chyfarpar arall gorsafoedd pleidleisio yn cyrraedd er mwyn eu derbyn a'u didoli. Yn ddelfrydol, dylai fod gan y man derbyn fynedfa ar wahân i'r un a ddefnyddir gan staff eraill, ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr, gyda mynediad uniongyrchol o'r maes parcio neu'r man llwytho.
Ardaloedd Prosesu
Byrddau dilysu, cysoni a chanlyniadau
Dyma ble y bydd staff dilysu yn dilysu cynnwys y blychau pleidleisio ac yn cysoni cyfanswm y pleidleisiau. Os defnyddir gliniaduron, dylech ystyried trefniadau o ran ceblau a'r trefniadau wrth gefn os bydd cyfarpar yn methu.
Os bydd angen i chi rannu cyfansymiau cyfrif lleol â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n gyfrifol am goladu'r canlyniadau, bydd angen ardal arnoch er mwyn gwneud hyn hefyd.
Bwrdd y Swyddog Canlyniadau
Dyma lle y dylech gadw gwerslyfrau cyfreithiol, canllawiau'r Comisiwn Etholiadol, nodiadau gweithdrefnol, copïau ychwanegol o gyfarwyddiadau i staff, rhestrau staff, deunydd ysgrifennu a deunyddiau canllaw eraill er mwyn cyfeirio atynt.
Byrddau cyfrif
Dylai'r rhain wahanu'r staff a'r asiantiaid cyfrif yn briodol. Os bydd digon o le, dylid darparu seddi yn agos i'r byrddau hyn ar gyfer asiantiaid cyfrif ac arsylwyr.
Mae'n bosibl y byddwch am ddefnyddio mesurau i wahanu staff sy'n gweithio wrth fyrddau cyfrif a'r rhai sy'n arsylwi. Fodd bynnag, ni ddylai'r mesurau hyn gael effaith negyddol ar allu ymgeiswyr ac asiantiaid i oruchwylio'r prosesau dilysu a chyfrif a chraffu arnynt, gan gynnwys dyfarnu papurau pleidleisio amheus.
Ardal pleidleisiau post
Os caiff pleidleisiau post eu hagor ac y caiff y dynodwyr personol eu gwirio yn y lleoliad dilysu, dylech neilltuo ardal ar wahân i brosesu pleidleisiau post heb eu hagor sydd wedi dod o orsafoedd pleidleisio. Bydd angen i chi neilltuo digon o le i dderbyn ac agor y pleidleisiau post hyn a dilysu'r dynodwyr arnynt, a galluogi pobl i arsylwi ar y prosesau hyn.
Bydd y canllawiau hyn yn cael eu diweddaru â'r mesurau Trin Pleidleisiau Post o'r Ddeddf Etholiadau unwaith y bydd yr is-ddeddfwriaeth berthnasol wedi'i gosod a'r prosesau wedi'u cwblhau. Byddwn yn cadarnhau pryd y bydd hyn yn cael ei gyhoeddi drwy'r Bwletin Gweinyddu Etholiadol.
Bydd angen i chi ystyried trefniadau rhwydwaith a cheblau os byddwch yn defnyddio meddalwedd dilysu fel rhan o'r broses o ddilysu dynodwyr personol.
Byrddau ar gyfer papurau pleidleisio sydd wedi'u cyfrif
Ar ôl i bapurau pleidleisio gael eu didoli a'u cyfrif yn bleidleisiau ar gyfer pleidiau unigol a/neu ymgeiswyr, fel y bo'n briodol, dylid eu gosod mewn bwndeli (e.e. bwndeli o 100 o bapurau pleidleisio) a'u rhoi ar fwrdd ar wahân, er mwyn cadw'r holl bleidleisiau ar gyfer pob plaid neu ymgeisydd gyda'i gilydd.
Mae'n debygol y bydd ymgeiswyr ac asiantiaid yn disgwyl y bydd yr holl fwndeli ar gyfer yr holl bleidiau a/neu ymgeiswyr (fel y bo'n briodol) yn cael eu gosod mewn un man canolog fel y gallant weld niferoedd cymharol y pleidleisiau ar gyfer pob plaid a/neu ymgeisydd. Bydd angen ystyried hyn, yn enwedig pan fydd y broses dilysu a chyfrif wedi'i his-rannu'n ardaloedd sy'n llai na'r ardal etholiadol.
Ardaloedd eraill
Ardal i ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a gwesteion
Os yw'n bosibl, ystyriwch neilltuo ardal ar wahân ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a gwesteion lle gallant weld darllediadau teledu o'r etholiadau.
Ardal ar gyfer lluniaeth
Ystyriwch ddarparu ardal lle gall cynorthwywyr cyfrif ac aelodau eraill o staff gael diod a rhywbeth i'w fwyta – gellid eu cynghori i ddod â diod a bwyd gyda nhw, neu gellid darparu lluniaeth iddynt. Gall y broses dilysu a chyfrif fod yn un hirfaith ac mae'n bwysig sicrhau bod lluniaeth digonol ar gael er mwyn helpu i gynnal lefelau egni a chanolbwyntio'r staff.
Er mwyn osgoi'r posibilrwydd o arllwys diod, ni ddylech ganiatáu i gynorthwywyr cyfrif fwyta nac yfed wrth y byrddau cyfrif. Fodd bynnag, gallech ystyried gadael iddynt yfed dŵr potel (â chaeadau sy'n atal arllwysiadau) wrth y byrddau cyfrif. Mae llawer o Swyddogion Canlyniadau hefyd yn darparu cyfleusterau i ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a phobl eraill sy'n bresennol brynu bwyd a diod ar y safle.
Ardal i'r cyfryngau
Bydd y gofynion ar gyfer ardal y cyfryngau yn dibynnu ar y mathau o gyfryngau a gynrychiolir a'u hanghenion. Er enghraifft, os bydd camerâu teledu yn bresennol, ni ddylai unrhyw oleuadau achosi gwres na llewyrch diangen a allai amharu ar effeithlonrwydd y cyfrif, ac ni ddylid caniatáu i gamerâu ddangos lluniau agos o'r papurau pleidleisio. Yn ogystal, mae'n bwysig sicrhau nad oes unrhyw geblau hir i'r rhai sy'n mynychu'r cyfrif faglu drostynt, a bod unrhyw offer yn cael eu gosod mewn man diogel.
Gallech ystyried sefydlu ardaloedd i gynrychiolwyr y cyfryngau sy'n rhoi cyfle iddynt oruchwylio'r gweithrediadau o bell a chyflawni eu rôl i adrodd ar gynnydd y broses a'r canlyniadau drwy gydol y digwyddiad.
Ardal datgan canlyniadau
Llwyfan uwch lle gellir datgan y cyfansymiau/canlyniadau lleol. Os mai chi yw'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd, os bydd digon o le, dylech ddod â'r ymgeiswyr at ei gilydd ar gyfer y cyhoeddiadau a chaniatáu areithiau derbyn a chydnabod.
Os byddwch yn penderfynu na fydd y trefniadau traddodiadol hyn yn ddichonadwy yn eich lleoliad, dylech sicrhau y gallwch rannu canlyniadau'r etholiadau serch hynny yn unol â gofynion deddfwriaethol a bod yr holl randdeiliaid, gan gynnwys cynrychiolwyr y cyfryngau, yn ymwybodol o'ch trefniadau arfaethedig ymlaen llaw.
Rheoli contractwyr a chyflenwyr
Gallwch drefnu contract allanol ar gyfer gwaith penodol sy'n angenrheidiol i gynnal yr etholiad, ond ni ellir ildio'r cyfrifoldeb am sicrhau cydymffurfiaeth â'r ddeddfwriaeth.
Peidiwch â chymryd yn ganiataol yn awtomatig mai rhoi gwaith ar gontract allanol yw eich unig opsiwn na'ch opsiwn gorau. Dylech gynnal asesiad o'r angen i drefnu contractau allanol. Dylai eich penderfyniad gael ei wneud fel rhan o asesiad o gostau, risgiau a buddiannau rhoi gwaith ar gontract allanol, o gymharu â darpariaeth fewnol gan eich staff.
Bydd eich adolygiad o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol ac ystyriaeth o'r gofynion penodol ar gyfer yr etholiad yn eich helpu i lywio eich penderfyniad ynghylch p'un a ddylid rhoi swyddogaeth neu dasg benodol ar gontract allanol ai peidio.
Os ystyrir bod gwaith ar gontract allanol yn briodol, dylai eich cynllun prosiect ymdrin â rheoli contractwyr a chyflenwyr a datblygu a rheoli contractau.
Dod o hyd i argraffwyr
Os penderfynwch fod angen i chi roi'r gwaith cynhyrchu ar gontract allanol a'ch bod yn ei chael hi'n anodd dod o hyd i argraffydd addas, gallwch gysylltu â Ffederasiwn Diwydiannau Argraffu Prydain am gymorth:
British Printing Industries Federation
Head Office
Unit 2 Villiers Court
Meriden Business Park
Copse Drive
Coventry, CV5 9RN
Ffôn: 0845 250 7050
Rheoli'r broses gaffael ar gyfer gwaith ar gontract allanol
Os byddwch yn penderfynu rhoi gwaith ar gontract allanol, dylech ddechrau'r broses gaffael cyn gynted â phosibl.
Bydd eich awdurdod lleol wedi mabwysiadu gorchmynion rheolau sefydlog neu reoliadau yn ymwneud â chaffael a chontractau. Dylech ofyn i staff perthnasol yn eich awdurdod lleol am gyngor ar y gweithdrefnau i'w dilyn a'r gofynion cyfreithiol ar gyfer caffael cyflenwadau a gwasanaethau. Mae hyn yn cynnwys ystyried unrhyw gyfarpar y gall fod angen i chi ei gaffael ar gyfer yr hyfforddiant a'r prosesau rydych yn eu cynnal yn fewnol fel:
Bydd angen i chi hefyd ystyried gofynion y Gorchmynion Ffioedd a Thaliadau a chanllawiau cysylltiedig.
Dylech ddogfennu pob cam o'r broses gaffael. Dylid cydnabod y risgiau o roi gwaith ar gontract allanol yn glir yn eich dogfennaeth, gan nodi trefniadau wrth gefn a'u cynnwys yn y broses.
Mae arfer caffael cyhoeddus da yn argymell cael o leiaf dri dyfynbris ysgrifenedig gan ddarpar gyflenwyr. Mae'n bosibl y bydd gan rai awdurdodau lleol restr sefydlog o gontractwyr cymeradwy sydd eisoes wedi cwblhau proses dendro. Gall fod yn fwy effeithiol a darbodus defnyddio contractwyr a systemau o'r fath sy'n bodoli eisoes.
Mae manyleb fanwl o ofynion yn hanfodol ar gyfer proses gaffael effeithiol, a dylid ei datblygu ar gyfer yr holl waith a roddir ar gontract allanol. Dylai cyflenwyr fod yn gallu darparu gwybodaeth gadarn am sut y maent yn bwriadu cyflawni'r gwaith fel sy'n ofynnol gan y fanyleb. Rhaid i'r fanyleb o leiaf wneud y canlynol:
- cynnwys disgrifiad manwl o'r hyn rydych am iddynt ei gyflawni a phryd
- rhoi cyfarwyddiadau clir ynghylch y gofynion a'r rhwymedigaethau statudol angenrheidiol mewn perthynas â'r gwaith neu'r gwasanaethau penodol i'w cyflawni a'u darparu, fel cyfarwyddiadau argraffu ac unrhyw ofynion o ran cynnwys a chynllun a therfynau amser statudol
- cynnwys gwybodaeth berthnasol am unrhyw ddata a ddarperir, yn cynnwys prosesau ar gyfer anfon a derbyn data a'u rheoli'n ddiogel
- cael ei rhoi i bob un a wahoddwyd i gyflwyno tendr ar gyfer y gwaith, a dylai'r contractwr llwyddiannus allu bodloni holl ofynion y fanyleb
- egluro y dylai'r contractwr llwyddiannus fod yn cyflawni gwaith neu'n darparu gwasanaethau yn unol â'r fanyleb ac na ddylid gwneud unrhyw newidiadau wrth gyflawni'r contract heb awdurdodiad ymlaen llaw
Dylech gymryd camau i sicrhau bod y contractwr dethol yn deall y gofynion a bod ganddo'r profiad a'r addasrwydd i ymgymryd â'r gwaith sy'n cael ei roi ar gontract allanol. Nid y pris terfynol yng nghynigion y cyflenwyr ddylai fod yr unig ystyriaeth wrth ddewis contractwr. Dylid ystyried pob cynnig yn ofalus er mwyn asesu beth yn union y mae'n ei gynnig.
Dylid canolbwyntio ar ‘werth am arian’, a dylai'r penderfyniad terfynol fod yn seiliedig ar ymrwymiad y contractwr i ddangos y canlynol:
- y cyfuniad gorau o gost y nwyddau neu'r gwasanaeth
- y gallu i fodloni eich gofynion fel y'u nodir yn y fanyleb
- y gallu i gwblhau'r gwaith yn brydlon ac i safon uchel
- sicrwydd digonol y caiff gofynion y ddeddfwriaeth diogelu data eu bodloni
- y caiff y gwiriadau priodol eu cynnal mewn perthynas â datganiadau'r cyflenwyr ynghylch diogelwch, iechyd a diogelwch, a thrin data yn ddiogel
Gall contractwyr is-gontractio gwaith a dylech roi caniatâd ysgrifenedig ymlaen llaw cyn defnyddio unrhyw is-gontractwyr. Dylech sicrhau bod unrhyw is-gontractwyr yn ymwybodol o'r gofynion penodol fel y'u nodir yn y fanyleb a chael sicrwydd y bydd yr is-gontractwr yn gallu cyflawni'r gwaith.
Ar ôl i chi wneud eich penderfyniad terfynol, dylech ofyn am unrhyw eirdaon ffurfiol ar gyfer y contractwr a ddewiswyd. Dylech hefyd hysbysu'r contractwyr aflwyddiannus a bod yn barod i gael ôl-drafodaeth gyda nhw os byddant yn gofyn am un.
Dylai fod gennych gontract ffurfiol, ysgrifenedig ar waith gyda phob contractwr rydych wedi rhoi swyddogaeth neu dasg ar gontract allanol iddo. Mae'n hanfodol bod gofynion statudol a'u goblygiadau yn cael eu hesbonio'n llawn lle bynnag y caiff contractwyr eu defnyddio, a bod y gofynion hyn wedi'u nodi'n bendant yn y contract ar gyfer unrhyw waith.
Ystyriaethau diogelu data ar gyfer gwaith ar gontract allanol
Wrth benodi contractwr neu gyflenwr, rhaid i chi sicrhau y gall roi sicrwydd digonol y bodlonir gofynion deddfwriaeth diogelu data.
Mae'r gofynion yn nodi bod yn rhaid i'r cyflenwr ac unrhyw is-gontractwyr sicrhau'r canlynol:
- bod yr holl ddata cofrestru etholiadol a deunyddiau cysylltiedig yn cael eu dinistrio'n ddiogel ar adeg y cytunir arni
- bod yr holl bapurau pleidleisio byw yn cael eu storio'n ddiogel
- bod yr holl ddata sy'n gysylltiedig â'r papurau pleidleisio yn cael eu dinistrio'n ddiogel ar adeg y cytunir arni, cyn gynted â phosibl ar ôl y diwrnod pleidleisio
Dylech sicrhau bod gweithgarwch diogelu data yn rhan annatod o unrhyw ymarfer tendro (gan ddogfennu eich proses gwneud penderfyniadau) a bod y gofynion penodol yn cael eu bodloni mewn unrhyw gontract a ddyfernir. Dylech gydgysylltu â Swyddog Diogelu Data/Swyddog Gwybodaeth eich cyngor er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelu data.
Mae gofynion penodol o dan ddeddfwriaeth diogelu data pan fyddwch yn defnyddio contractwr (h.y. ‘prosesydd’) i brosesu data personol ar eich rhan. Byddai hyn yn cynnwys, er enghraifft, achosion pan fyddwch yn anfon data at gontractwr er mwyn argraffu deunyddiau etholiad fel pecynnau pleidleisiau post neu bapurau pleidleisio.
Fel Swyddog Canlyniadau, chi yw'r rheolydd data a chi sy'n bennaf cyfrifol am sicrhau bod data personol yn cael eu prosesu yn unol â deddfwriaeth diogelu data. Fodd bynnag, os bydd prosesydd yn methu â chyflawni unrhyw un o'i rwymedigaethau, neu'n mynd yn groes i'ch cyfarwyddiadau, gall hefyd orfod talu iawndal neu gall gael dirwy neu gosb neu fesurau unioni eraill. Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi darparu canllawiau ar gontractau a rhwymedigaethau rhwng rheolyddion a phroseswyr y dylech eu hystyried o ran eich contractau â phroseswyr data.
Datblygu contractau ar gyfer gwaith ar gontract allanol
Yr allwedd i reoli contractau yn effeithiol yw llinellau cyfathrebu parhaus ac agored â'r contractwr, wedi'u hategu gan ddarpariaethau clir a chadarn yn y contract o ran ansawdd a'r amserlenni a ddisgwylir ac sy'n ofynnol.
Dylai'r contract amlinellu manylion sylfaenol am y cynhyrchion a'r gwasanaethau a ddarperir, fel manylebau, niferoedd, terfynau amser a chost.
Rhaid i'r contract eich galluogi i derfynu'r contract o ganlyniad i'r canlynol:
- gweithred neu anwaith esgeulus
- gweithred sy'n golygu na allwch gyflawni eich dyletswyddau statudol
- mae'r cwmni'n mynd yn ansolfent neu'n cael ei ddiddymu sy'n effeithio ar y contract
Dylai fod gan y cyflenwr hefyd yswiriant digonol ar waith o ran risgiau mewn perthynas ag atebolrwydd cyhoeddus ac esgeulustod proffesiynol.
Dylai hefyd gefnogi'r broses sicrhau ansawdd drwy gynnwys manylion penodol am y meysydd pwnc canlynol:
Cynlluniau parhad busnes
Mae'n allweddol bod trefniadau eich contract yn amlinellu sut y bydd eich cyflenwr yn parhau i weithredu os bydd rhywbeth yn tarfu ar y gwasanaeth yn annisgwyl. Gall y manylion fod wedi'u nodi yn rhywle ar wahân i'ch contract ffurfiol, ond dylech gael sicrwydd bod cynlluniau parhad busnes yn bodoli ac, yn ddelfrydol, dylech allu gweld y rhain er gwybodaeth.
Cytundebau lefel gwasanaeth
Dylai eich contract ddiffinio pa wasanaethau yn union y bydd cyflenwr yn eu darparu a'r lefel neu'r safon sy'n ofynnol ar gyfer y gwasanaethau hynny. Er enghraifft, gall hyn gynnwys manylion am ba mor gyflym y ceir ymateb i negeseuon e-bost, eich hawliau chi a hawliau cynrychiolwyr y Comisiwn Etholiadol ac arsylwyr achrededig i gael mynediad i safle'r cyflenwr at ddibenion arsylwi, neu i'ch galluogi i gynnal gwiriadau sicrhau ansawdd, faint o lithro a ganiateir i'r naill ochr neu'r llall mewn perthynas ag unrhyw derfynau amser o dan y contract, a sut yr eir i'r afael ag unrhyw achosion o fethu â bodloni cytundebau lefel gwasanaeth, o ran trefniadau cyflawni ac unrhyw iawndal cysylltiedig. Bydd cytundebau lefel gwasanaeth o'r fath yn helpu i ddiffinio'r hyn y gallwch ei ddisgwyl fel cwsmer a sut y byddwch chi a'ch cyflenwr yn cydweithio â'ch gilydd.
Dylech lunio gweithdrefn i'ch galluogi i brawfddarllen proflenni sy'n barod i'w hargraffu ac i brofi dogfennau o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt. Dylech hefyd gytuno ar broses i gywiro unrhyw wallau.
Gallai amrywio'r fanyleb gytûn mewn unrhyw ffordd arwain at dorri deddfwriaeth a chyfrifoldeb personol y Swyddog Canlyniadau Lleol fydd unrhyw achos o dor cyfraith o'r fath, felly dylai unrhyw amrywiadau gael eu dogfennu'n ffurfiol a'u cymeradwyo gennych chi neu gan rywun sydd wedi'i awdurdodi i weithredu ar eich rhan. Dylid gallu addasu'r contract i ystyried gweithgareddau annisgwyl a newidiadau munud olaf. Dylech sicrhau bod contractwyr yn gwybod sut y gall dyddiadau cau ar gyfer cofrestru effeithio ar amserlenni. Er enghraifft mae gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol tan y dyddiad cau penderfynu (h.y. 6 diwrnod gwaith cyn yr etholiad) i dderbyn y dystiolaeth angenrheidiol gan ddarpar etholwr o dan y broses eithriadau a gwneud eu penderfyniad.1 Pe baent hefyd wedi gwneud cais drwy'r post, bydd hyn yn effeithio ar nifer y pleidleisiau post i'w cynnwys yn y pecyn dosbarthu olaf. Os oes llithriant, er enghraifft oherwydd yr amser sydd ei angen i brosesu swmp-geisiadau pleidleisio drwy'r post munud olaf, dylech hysbysu'r contractwyr cyn gynted â phosibl.
Trefniadau diogelu data
Sicrhewch eich bod yn ymdrin â manylion penodol y data i'w prosesu, gan gynnwys y mathau o ddata, yr amser prosesu a hawliau a rhwymedigaethau'r naill barti a'r llall. Dylai hyn hefyd gynnwys cyfarwyddiadau ar ddileu data ar ôl iddynt gael eu prosesu. Mae'n ofyniad cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth diogelu data gyfredol i ffurfioli'r gydberthynas waith â chyflenwyr a gaiff eu contractio i brosesu data a ddelir gennych, mewn contract ysgrifenedig. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ystyriaethau diogelu data wrth ddefnyddio contractwyr a chyflenwyr.
Dylech hefyd ystyried cymalau cyfrinachedd. Er nad yw Swyddogion Canlyniadau yn ddarostyngedig i geisiadau rhyddid gwybodaeth, er mwyn tryloywder, dylid ystyried cytuno i ddatgelu rhywfaint o wybodaeth os ceir cais rhyddid gwybodaeth. Fodd bynnag, ni ddylech chi na'r cyflenwr ddatgelu unrhyw wybodaeth gyfrinachol am delerau'r contract.
Rhaid i chi roi copi o'r gofynion cyfrinachedd i gyflenwyr:
Defnyddio unrhyw is-gontractwyr
Dylai eich cyflenwr nodi unrhyw achosion lle bydd yn is-gontractio unrhyw elfen o'r broses o ddarparu ei wasanaethau. Yn achos cyflenwyr mewn etholiad, gallai hyn fod yn gysylltiedig â llunio, cyflawni neu ddosbarthu deunyddiau. Er bod defnyddio is-gontractwyr yn beth cyffredin i lawer o ddiwydiannau, ac er na ddylai ynddo'i hun beri pryder, mae'n bwysig eich bod yn gwybod p'un a yw eich cyflenwyr yn defnyddio gwasanaethau is-gontractwyr ai peidio a pha brosesau sicrhau ansawdd sydd ar waith ganddynt i sicrhau bod unrhyw waith a wneir gan drydydd partïon yn cynnal y safonau a nodir yn eich contract â nhw, gan gynnwys gofynion diogelu data a chyfrinachedd.
Trefniadau anfonebu
Dylech sicrhau y caiff yr holl wybodaeth ategol mewn perthynas â'r costau a godir ei hanfon gan y cyflenwr yn unol â'r tendr/dyfynbris. Rhaid i chi dalu'r anfoneb o fewn y cyfnod amser y cytunwyd arno.
- 1. Adran 13B Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 ↩ Back to content at footnote 1
Paratoi ar gyfer rheoli'r broses o gyflawni gwaith ar gontract allanol
Fel rhan o'ch paratoadau ar gyfer cynnal y bleidlais, dylech gysylltu â'r cyflenwyr i gadarnhau'r trefniadau terfynol ymhell cyn dechrau cyfnod yr etholiad. Mae hyn yn arbennig o bwysig os oes gennych gontractau ar waith ers tro, a dylech sicrhau bod yr holl drefniadau cytundebol yn briodol ac yn bodloni eich gofynion yn llawn o hyd, neu os bu newidiadau i bersonél ar y naill ochr neu'r llall.
Pan fyddwch yn cysylltu â'r cyflenwyr cyn y bleidlais, dylech gadarnhau'r canlynol:
- pwy yw'r unigolion cyswllt allweddol ar y naill ochr a'r llall, a phwy y gellir cysylltu â nhw pan na fydd y prif unigolion cyswllt ar gael (gan gynnwys y tu allan i oriau) er mwyn sicrhau bod y gwaith yn mynd rhagddo heb oedi diangen
- yr amserlen ar gyfer cyflawni pob cam o'r gwaith, gan gynnwys:
- pryd y byddwch yn rhoi data a gwybodaeth arall i'r contractwr
- pryd y caiff pob proflen ei rhoi i chi ar gyfer pob eitem a gaiff ei llunio, a'r terfyn amser ar gyfer cynnal eich gwiriadau ac ymateb i bob un
- y cyfnodau argraffu a chyflawni ar gyfer pob eitem, gan gynnwys pryd a sut y caiff gwiriadau sicrhau ansawdd eu cynnal ar bob cam
- y cyfnod anfon ar gyfer pob eitem, gan gynnwys y dyddiadau dosbarthu tebygol o ystyried y gwasanaeth dosbarthu a ddefnyddir a'r niferoedd a anfonir ar bob dyddiad
- y trefniadau ar gyfer rheoli ffeiliau etholwyr ychwanegol/etholwyr i'w dileu o'r data (lle y bo'n berthnasol)
- unrhyw fwriad i ddefnyddio is-gontractwyr; gan gynnwys mewn perthynas â defnyddio darparwyr mynediad ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi i ddosbarthu deunyddiau i etholwyr
- y fformatau a'r dulliau cyfathrebu a ddefnyddir i roi gwybodaeth i gyflenwyr (yn enwedig data o'ch System Rheoli Etholiad), rhannu proflenni a chadarnhau bod data neu eitemau wedi dod i law neu fod proflenni ac ati wedi cael eu cymeradwyo drwy gydol y broses, a chadarnhau bod eitemau wedi cael eu hanfon. Mae'n bwysig cytuno ar hyn ymlaen llaw er mwyn cael trywydd archwilio clir ar bob cam o'r broses
- yr union fanylebau ar gyfer pob eitem a gaiff ei llunio; yn ôl y gyfraith, rhaid i eitemau megis papurau pleidleisio gael eu hargraffu yn unol â'r cyfarwyddiadau ar gyfer argraffu yn yr atodiad i'r rheolau etholiadau perthnasol. Er enghraifft, dylech holi eich cyflenwr argraffu beth yw ei uchafswm maint ar gyfer argraffu papurau pleidleisio a pha drefniadau wrth gefn fydd ar waith os bydd angen papurau pleidleisio hwy
- sut y byddwch yn rhoi gwybod i'ch gilydd am unrhyw broblemau a fydd yn codi, a'r broses uwchgyfeirio a ddefnyddir i wneud penderfyniadau a datrys problemau os bydd angen
Pan fyddwch wedi cytuno ar yr holl drefniadau penodol a nodir uchod, dylech lunio dogfen ysgrifenedig sy'n cynnwys yr holl fanylion ac y gellir cyfeirio ati drwy gydol y broses er mwyn sicrhau y caiff pob cam ei reoli a'i gyflawni yn unol â'r manylebau y cytunwyd arnynt.
Mae'n bwysig cofio y bydd y terfynau amser y cytunwyd arnynt yn berthnasol i'r naill barti a'r llall, felly bydd angen i chi sicrhau eich bod yn cymryd yr holl gamau gofynnol ar y dyddiadau y cytunwyd arnynt er mwyn helpu i gwblhau'r gwaith yn unol â'r amserlen y cytunwyd arni.
Ceir rhagor o ganllawiau i'ch helpu wrth weithio gyda chyflenwyr yn ein hadran ar sicrhau ansawdd a phrawfddarllen deunyddiau etholiad.
Gweithio gyda phartneriaid dosbarthu post
Oni bai eich bod yn bwriadu dosbarthu eich holl ddeunydd etholiad â llaw, bydd angen i chi gynnal trafodaethau cynnar â'ch darparwr dosbarthu post er mwyn cadarnhau'r trefniadau terfynol. Dylech ganolbwyntio ar sicrhau y caiff deunydd ei ddosbarthu i etholwyr yn llwyddiannus gan roi cymaint o amser â phosibl iddynt dderbyn y wybodaeth a chymryd y camau angenrheidiol.
Mae rhai cyflenwyr argraffu yn defnyddio'r Post Brenhinol ar gyfer dosbarthu post o'r dechrau i'r diwedd, ond mae rhai yn defnyddio darparwyr mynediad ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi (DSA) ar gyfer rhan gychwynnol y broses ddosbarthu. Fel rhan o'r broses hon, caiff y post ei gasglu a'i brosesu gan gwmni heblaw'r Post Brenhinol, ond wedyn caiff ei drosglwyddo i ganolfannau post y Post Brenhinol ar gyfer y cam prosesu terfynol ac i'w ddosbarthu o swyddfeydd dosbarthu lleol.
Ni waeth sut y caiff y broses o ddosbarthu eich post ei rheoli, mae'n bwysig cadw golwg barhaus arni, gan mai chi sy'n gyfrifol hyd yn oed os byddwch wedi rhoi gwahanol brosesau ar gontractau allanol.
Dylech drafod â'ch cyflenwyr argraffu er mwyn cadarnhau a ydynt yn bwriadu defnyddio darparwyr DSA fel rhan o'r broses o ddosbarthu eich deunydd etholiad, neu a gaiff yr eitemau eu trosglwyddo'n uniongyrchol i'r Post Brenhinol. Bydd hyn yn eich helpu i ddeall y broses ddosbarthu lawn ac i ymdrin ag unrhyw broblemau os byddant yn codi.
Os ydych wedi cytuno â'ch cyflenwr y bydd darparwyr mynediad ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi yn cael eu defnyddio fel rhan o'r broses anfon a dosbarthu, dylech gael y wybodaeth ddiweddaraf gan eich cyflenwr am hynt y broses drwyddi draw.
Rheoli amserlenni dosbarthu
Dylech gydgysylltu â'ch cyflenwr argraffu er mwyn rheoli'r broses o ddosbarthu deunyddiau a sicrhau bod pleidleiswyr yn derbyn y deunydd cyn gynted â phosibl er mwyn rhoi cymaint o amser â phosibl iddynt weithredu ar yr wybodaeth.
Wrth wneud y trefniadau hyn, dylech wneud y canlynol:
- cytuno ar amserlenni dosbarthu caeth ymhell cyn yr etholiad a chael cadarnhad ffurfiol o'r amserlenni hynny. Er enghraifft, pryd y bydd y broses o ddosbarthu deunydd yr etholiad yn dechrau a'r dyddiad dosbarthu olaf
- cael docedi post er mwyn cadarnhau nifer y dogfennau a ddosbarthwyd a'r dyddiadau dosbarthu, ar gyfer pob cyfres. Bydd hyn hefyd yn helpu i nodi unrhyw broblemau posibl a allai fod wedi codi o ran dosbarthu ac yn bwydo i mewn i unrhyw werthusiad dilynol o berfformiad y contractwr, ac yn eich galluogi i ddarparu gwybodaeth i bleidleiswyr ar y dyddiadau y dylent ddisgwyl derbyn deunydd
Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar yr opsiynau ar gyfer dosbarthu pecynnau pleidleisio.
Y Post Brenhinol
Dylech fod mewn cyswllt â'ch rheolwr cyfrif yn y Post Brenhinol, a dylech barhau i gysylltu ag ef yn rheolaidd.
Ar gam cynnar yn eich proses gynllunio, dylech sicrhau'r canlynol:
- bod unrhyw drwyddedau ymateb busnes sydd gennych yn gyfredol
- eich bod wedi cael y cyfnod dosbarthu amcangyfrifedig ar gyfer deunyddiau'r etholiad yn seiliedig ar y dyddiadau dosbarthu a'r dull dosbarthu/pecyn postio a ddewiswyd. Bydd hyn yn eich helpu i reoli'r sianelau cyfathrebu â phleidleiswyr yn eich ardal ac yn helpu i ganfod yn gynnar unrhyw broblemau sy'n codi wrth ddosbarthu deunyddiau'r etholiad
- y bydd unrhyw drefniadau pleidleisio drwy'r post yn helpu i sicrhau bod cymaint o amser â phosibl ar gael i bleidleiswyr post dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost
- y caiff y stamp cywir ei roi ar unrhyw bleidleisiau post a anfonir i gyfeiriadau y tu allan i'r DU
- bod y Post Brenhinol yn gwybod ble a phryd i ddosbarthu'r pleidleisiau post a gaiff eu dychwelyd i fan diogel, yn barod i'w prosesu; efallai yr hoffech ystyried trefnu amser penodol ar gyfer y broses ddosbarthu hon
Bydd angen i chi hefyd ystyried a ddylid trefnu unrhyw archwiliadau terfynol o bleidleisiau post a phwyso a mesur buddiannau'r archwiliad.
Cynnal uniondeb yr etholiad
Dylai pleidleiswyr ac ymgyrchwyr fod yn hyderus o'r canlynol:
- nad oes unrhyw achosion o dwyll yn gysylltiedig ag etholiadau
- y caiff y pleidleisiau a gaiff eu bwrw eu cyfrif yn y ffordd a fwriadwyd gan bleidleiswyr
- bod y canlyniadau a gaiff eu datgan gennych yn wir ac yn gywir
Mae ymddiriedaeth a hyder yn uniondeb etholiadau yn hanfodol ond gall fod yn fregus. Bydd yn anodd i chi ailennyn ymddiriedaeth neu hyder a gollwyd o ganlyniad i honiadau o dwyll neu achosion profedig o dwyll.
Dylech roi strategaethau effeithiol ar waith i atal twyll etholiadol o'r cychwyn cyntaf. Bydd angen i chi hefyd fod yn barod i weithio gyda'r heddlu ac erlynwyr er mwyn cynnal ymchwiliadau dilynol i unrhyw honiadau y gellid eu gwneud
Er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr ac ymgeiswyr fod yn ffyddiog y bydd pleidleisiau a gaiff eu bwrw yn cael eu cyfrif yn y ffordd a fwriadwyd gan bleidleiswyr, bydd angen i chi roi cynlluniau a phrosesau ar waith i nodi unrhyw batrymau o weithgarwch a allai fod yn arwydd o dwyll etholiadol posibl.
Dylech drafod y dull y byddwch yn ei ddefnyddio i fynd i'r afael â thwyll etholiadol â phleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid mewn sesiynau briffio ac fel rhan o unrhyw wybodaeth ysgrifenedig a roddir iddynt. Dylech hefyd ystyried gwahodd yr heddlu i ddod i unrhyw sesiynau briffio o'r fath a'u gwahodd i roi unrhyw ddogfennaeth berthnasol y gallech ei chynnwys yn eich pecyn gwybodaeth.
Mae'r canllawiau hyn yn ymdrin yn benodol â'r risg o dwyll etholiadol mewn perthynas â phrosesau etholiadol. Ceir gwybodaeth am ymdrin â materion uniondeb sy'n gysylltiedig â thwyll mewn perthynas â cheisiadau cofrestru neu geisiadau pleidleisiau absennol yn y canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol:
- Nodi ceisiadau amheus i gofrestru yng Nghymru a Lloegr
- Nodi ceisiadau amheus am bleidlais absennol yng Nghymru a Lloegr
Troseddau
Mae nifer o droseddau etholiadol a nodir o fewn cyfraith etholiadol. Mae rhan 4 o'n canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid yn rhoi gwybodaeth am y troseddau hyn.
Delio â honiadau o droseddau ariannol
Rhaid i ymgeiswyr a'u hasiantiaid ddilyn rheolau a nodir mewn deddfwriaeth ynghylch faint y gallant ei wario mewn etholiad. Rydym yn llunio canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid, pleidiau ac ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau sy'n amlinellu rheolau ar wariant.
Dylai unrhyw ymholiadau ynghylch gwariant ar etholiadau gael eu cyfeirio at dîm Cyllid Etholiadol Plaid y Comisiwn Etholiadol drwy e-bost: [email protected] neu drwy ffonio: 0333 103 1928
Asesu a rheoli'r risg o dwyll etholiadol
Er nad oes unrhyw arwyddion pendant o dwyll etholiadol posibl, bydd angen i chi sicrhau bod systemau ar waith i nodi unrhyw batrymau o weithgarwch a allai awgrymu achos posibl o dwyll etholiadol. Dylech fod yn ymwybodol o'r holl ddata sydd ar gael i chi, a dylech ystyried y data hynny, gan gynnwys:
- a fu unrhyw batrymau anarferol o ran ceisiadau cofrestru neu bleidleisiau absennol mewn etholiadau blaenorol
- a fu unrhyw batrymau anarferol o ran papurau pleidleisio a wrthodwyd, gan gynnwys pecynnau pleidleisio drwy'r post a wrthodwyd, mewn etholiadau blaenorol
- a fu unrhyw batrymau anarferol o ran ceisiadau i gofrestru neu geisiadau am bleidleisiau absennol yn y cyfnod cyn yr etholiad
Mae genym hefyd ganllawiau ar nodi:
- ceisiadau amheus i gofrestru yng Nghymru a Lloegr
- ceisiadau amheus ar gyfer pleidlais absennol yng Nghymru a Lloegr
- ceisiadau amheus am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr yng Nghymru a Lloegr
Rydych mewn sefyllfa unigryw i nodi achosion a phatrymau gweithgarwch a allai fod yn arwydd o dwyll etholiadol yn eich ardal. Gallai cymryd camau cynnar i fynd i'r afael ag achosion posibl o dwyll helpu i osgoi ymchwiliadau costus gan yr heddlu neu heriau cyfreithiol i ganlyniadau'r etholiadau.
Dylech sicrhau bod gennych brosesau ar waith i asesu'r risg o dwyll etholiadol yn eich ardal bleidleisio, gan gynnwys ystyried:
- a fu hanes o honiadau o dwyll etholiadol yn yr ardal
- a yw'r etholiad yn debygol o fod yn arbennig o agos ac wedi'i ymladd yn galed
- ai sedd ymylol ydyw, lle mai dim ond newid cymharol fach sydd ei angen yn nifer y pleidleisiau er mwyn newid rheolaeth
- a oes unrhyw frwydr sy'n seiliedig ar anghytundebau personol cryf yn ogystal â dadleuon gwleidyddol
risgiau lle ceir poblogaeth symudol iawn lle mae nifer yr etholwyr yn newid yn aml - risgiau lle ceir etholwyr a all fod yn fwy agored i niwed oherwydd lefelau isel o lythrennedd a/neu allu o ran Cymraeg/Saesneg
Cynllunio eich dull o sicrhau uniondeb yr etholiad
Dylai fod gennych gynlluniau a phrosesau ar waith i sicrhau uniondeb yr etholiad.
Dylech ddatblygu eich cynlluniau drwy ymgynghori â phwynt cyswllt unigol yr heddlu. Dylai'r cynlluniau gynnwys y canlynol:
- sut y byddwch yn gweithio gyda'r heddlu lleol a'r pwynt cyswllt unigol, gan amlinellu sut y caiff cyfrifoldebau eu rhannu er mwyn sicrhau eglurder ynghylch rolau pawb, llinellau cyfathrebu clir a chytundeb o ran pa mor aml y byddech yn disgwyl cysylltu â'ch gilydd
- sut y byddwch yn cyfleu eich dull o sicrhau uniondeb etholiadol i randdeiliaid ac etholwyr, er mwyn cynnal hyder y cyhoedd yn yr etholiad
- systemau ar gyfer monitro dangosyddion ar gyfer twyll etholiadol posibl a phennu trothwyon ar gyfer gweithredu mewn ymateb i hynny
- camau penodol i ddelio ag unrhyw achosion posibl o dwyll etholiadol fel:
- dull y cytunir arno o sicrhau yr ymchwilir ymhellach i honiadau o dwyll lle y bo'n briodol
- sefydlu proses ar gyfer trin tystiolaeth, fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig
- unrhyw risgiau penodol a nodwyd gennych yn ychwanegol at unrhyw gynlluniau cyffredinol ar gyfer atal a chanfod twyll
Gallai risgiau penodol gynnwys y risgiau sy'n gysylltiedig â thai amlfeddiannaeth fel neuaddau preswyl myfyrwyr neu gartrefi gofal lle gall pobl eraill weld post personol neu lle gall y rhai sy'n rhoi gofal helpu preswylwyr mewn cartrefi gofal i gwblhau ceisiadau pleidleisio drwy'r post neu bleidleisiau post.
Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd rannu sut mae'n bwriadu mynd i'r afael â thwyll etholiadol â phleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid mewn sesiynau briffio a/neu yn y wybodaeth a roddir iddynt.
Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd ystyried gwahodd yr heddlu i ddod i unrhyw sesiynau briffio o'r fath.
Gwneud cynlluniau ar gyfer sicrhau diogelwch papurau
Dylai eich cynllun prosiect gynnwys adolygiad o'r trefniadau diogelwch a wnaed â'r heddlu lleol i sicrhau diogelwch papurau pleidleisio drwy gydol y broses.
Dylai eich trefniadau diogelwch atal pobl rhag gweld a defnyddio'r papurau pleidleisio heb awdurdod ar bob cam o'r broses o'u llunio ac wrth eu storio rhwng yr adeg pan gânt eu hargraffu a'r etholiad.
Dylech hefyd gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a'r deunydd perthnasol o'r adeg y bydd gorsafoedd pleidleisio yn cau hyd at ddatgan y canlyniad, yn enwedig lle mae toriad yn ystod gweithrediadau. Lle ceir saib yn y gweithrediadau am y cyfnod cyfan rhwng 7pm a 9am ar y diwrnod canlynol, neu unrhyw ran o'r cyfnod hwnnw, mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i osod y dogfennau o dan eich sêl a chymryd y camau priodol i sicrhau diogelwch y papurau a'r dogfennau.1 Dylech gysylltu â'ch pwynt cyswllt unigol ynglŷn â hyn.
Pa ddull storio bynnag a ddewiswch, dylech sicrhau y gallwch fod yn fodlon eich bod wedi cymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau bod y papurau pleidleisio ac eitemau eraill yn cael eu cadw'n ddiogel drwy'r amser ac na ellir ymyrryd â hwy.
- 1. Atodlen 3, Para 52(7), Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
Ystyriaethau diogelwch yn ystod y broses dilysu a chyfrif
Dylech ystyried risgiau diogelwch y broses dilysu a chyfrif fel rhan o'ch cynlluniau uniondeb a'u cynnwys ar eich cofrestr risg. Gall risgiau diogelwch amrywio o fewn yr ardal etholiadol a gall fod angen i chi ddefnyddio dull gwahanol mewn achosion penodol. Dylech gydgysylltu â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu yn ogystal ag ystyried cydgysylltu â'r pwynt cyswllt unigol yn yr heddlu lleol wrth benderfynu ar y dull mwyaf priodol o gludo blychau pleidleisio a deunyddiau eraill a sicrhau y cânt eu storio'n ddiogel.
Rydym wedi datblygu templed o gofrestr risgiau a phroblemau y gallwch ei ddefnyddio i gofnodi unrhyw risgiau a nodir gennych. Mae'n cynnwys enghreifftiau y bydd angen i chi eu hystyried a'u lliniaru os bydd angen, yn ogystal â chofnod i gofnodi unrhyw broblemau sy'n dod i'r amlwg ac y bydd angen i chi fynd i'r afael â nhw. Fel arall, efallai y byddwch am gynnwys risgiau, gan gynnwys ein henghreifftiau, mewn unrhyw ddogfennaeth rheoli risg a ddatblygwyd gennych eisoes.
Yn lleoliad y cyfrif, dylech sicrhau bod trefniadau cadarn ar waith i gofnodi'r holl ddeunyddiau a gwaith papur a fydd yn cyrraedd er mwyn sicrhau nad oes unrhyw beth ar goll.
Mae angen i chi benderfynu sut y caiff y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill eu cadw'n ddiogel ar ôl iddynt gyrraedd y lleoliad dilysu a chyfrif, er enghraifft, drwy sicrhau nad ydynt byth yn cael eu gadael heb neb i ofalu amdanynt.
Dylech hefyd gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a'r deunydd perthnasol o'r adeg y bydd gorsafoedd pleidleisio yn cau hyd at ddatgan y canlyniad, yn enwedig lle mae toriad yn ystod y gweithrediadau.
Lle ceir saib yn y gweithrediadau am y cyfnod cyfan rhwng 7pm a 9am ar y diwrnod canlynol, neu unrhyw ran o'r cyfnod hwnnw, mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i osod y dogfennau o dan eich sêl a chymryd y camau priodol i sicrhau diogelwch y papurau a'r dogfennau. Dylech gysylltu â'ch pwynt cyswllt unigol ynglŷn â hyn.
Bydd angen i chi sicrhau bod trefniadau wrth gefn ar waith os bydd angen gwagio'r safle o gwbl ac ystyried sut y byddwch yn sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a deunyddiau eraill.
Dylech hefyd roi gwybod i ymgeiswyr ac asiantiaid am eich trefniadau diogelwch, er mwyn sicrhau y gallant ymddiried yn uniondeb y broses gyfrif.
Gweithio gyda'ch swyddog pwynt cyswllt unigol
Mae gan bob heddlu yn y DU swyddog pwynt cyswllt unigol ar gyfer troseddau sy'n gysylltiedig ag etholiadau. Bydd pwynt cyswllt unigol eich heddlu lleol yn bartner allweddol i'ch helpu i sicrhau y nodir unrhyw achosion posibl o dwyll ac yr ymdrinnir â hwy yn ddi-oed.
Dylech gysylltu â'r pwynt cyswllt unigol ar ddechrau eich proses gynllunio cyn yr etholiad a dylech gadw mewn cysylltiad drwy gydol cyfnod yr etholiad. Os cewch unrhyw broblemau cysylltu â'r pwynt cyswllt unigol, cysylltwch â thîm lleol y Comisiwn.
Dylai eich trafodaethau gynnwys eich cynlluniau ar gyfer sicrhau uniondeb yr etholiad a'ch systemau ar gyfer nodi problemau posibl a pha gamau y dylid eu cymryd os bydd unrhyw amheuon
Mae rhestr wirio o bynciau y dylech eu hystyried mewn unrhyw gyfarfod cynllunio cyn etholiad rhyngoch chi a'ch pwynt cyswllt unigol ar gael i gefnogi eich trafodaethau.
Dylech gytuno â'ch pwynt cyswllt unigol ar ddull o gyfeirio honiadau o dwyll a fydd o bosibl yn dod i law fel y gellir ymchwilio ymhellach iddynt lle y bo'n briodol. Er enghraifft, ai chi fydd y pwynt cyswllt cychwynnol a fydd yn cyfeirio honiadau at y pwynt cyswllt unigol, neu ai'r pwynt cyswllt unigol fydd y pwynt cyswllt cychwynnol a fydd yn rhoi gwybod i chi am honiadau?
Dylech hefyd gytuno ar system ar gyfer trin tystiolaeth fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig, lle bo angen. Mae Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona wedi darparu canllawiau i awdurdodau lleol ar gyfer ymdrin â thystiolaeth.
Hefyd, dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau y gall swyddogion yr heddlu (a all, yng Nghymru a Lloegr, gynnwys swyddogion cymorth cymunedol yr heddlu bellach) fynd i orsafoedd pleidleisio neu alw i mewn yn ystod y diwrnod pleidleisio, fel y bo'n briodol, a thrafod unrhyw faterion diogelwch sy'n ymwneud ag unrhyw agwedd arall ar y broses gan gynnwys diogelwch cymunedol y pleidleiswyr.
Mae'n bosibl y byddwch hefyd yn penderfynu cynnal gwaith cyhoeddusrwydd ar y cyd â'r heddlu i gefnogi eich gwaith wrth sicrhau uniondeb yr etholiad. Er enghraifft, gallech gydweithio i gynnal ymgyrchoedd codi ymwybyddiaeth y cyhoedd yn yr ardal etholiadol er mwyn tynnu sylw at yr hyn y gellir ei wneud i helpu i ganfod ac atal achosion o dwyll etholiadol.
Mae templed o femorandwm cyd-ddealltwriaeth rhwng y Swyddog Canlyniadau a'r heddlu ar gydgynllunio etholiadau a'r broses ar gyfer rhoi gwybod am achosion o dwyll etholiadol ac ymchwilio iddynt ar gael ar wefan Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona
Delio â honiadau o dwyll etholiadol
Bydd honiadau ac achosion o dwyll etholiadol nid yn unig yn cael effaith negyddol ar hyder etholwyr ac ymgyrchwyr, ond gallant hefyd gael effaith sylweddol ar eich gallu i reoli'r broses etholiadol yn effeithiol.
Ar ôl i chi roi eich cynlluniau ar waith ar gyfer monitro a sicrhau uniondeb yr etholiad yn eich ardal, mae'n bwysig eich bod yn cynnig cyngor clir i ymgeiswyr, asiantiaid ac etholwyr ar sut i wneud honiadau er mwyn sicrhau y cânt eu rheoli mewn ffordd effeithiol a chyson.
Dylech sicrhau bod pob ymgeisydd ac asiant yn deall y canlynol:
- sut i godi pryderon penodol am achosion o dwyll etholiadol sy'n ymwneud â'r etholiad
- pa fath o dystiolaeth a pha lefel o dystiolaeth y bydd ei hangen er mwyn i'r heddlu allu ymchwilio i honiadau
- sut yr ymdrinnir â honiadau
- pa wybodaeth ac adborth y dylent allu disgwyl eu cael ynghylch hynt unrhyw ymchwiliadau
Bydd yr heddlu yn ymchwilio i unrhyw honiadau o dwyll etholiadol hyd nes y bydd wedi'i fodloni, ar ôl ymgynghori â Gwasanaeth Erlyn y Goron, nad oes angen cymryd camau pellach neu nad yw'n briodol gwneud hynny, neu y bydd yn trosglwyddo ffeil yr achos i Wasanaeth Erlyn y Goron i'w erbyn. Dylai'r heddlu roi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am hynt yr achos.
Mae'r Comisiwn a Chyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu (sef Cymdeithas Prif Swyddogion yr Heddlu gynt) wedi helpu'r Coleg Plismona i lunio llawlyfr o ganllawiau ar gyfer plismona etholiadau.
Dylech hefyd fod yn ymwybodol, oherwydd natur unigryw'r etholiadau ar gyfer Comisiynwyr Heddlu a Throseddu, y gall fod amgylchiadau pan fydd yr heddlu yn penderfynu y byddai'n briodol gofyn i heddlu arall ymchwilio i honiadau o dwyll neu gamymddwyn etholiadol sy'n ymwneud â'r etholiadau hyn. O dan amgylchiadau o'r fath, dylech sicrhau eich bod yn cysylltu â'r swyddog arweiniol perthnasol o'r heddlu sy'n arwain yr ymchwiliad mor fuan â phosibl.
Cod ymddygiad i ymgyrchwyr
Ar ôl ymgynghori â Swyddogion Canlyniadau, heddluoedd a phleidiau gwleidyddol, mae'r Comisiwn wedi llunio Cod Ymddygiad i ymgyrchwyr yn ystod etholiadau a refferenda. Mae'r cod yn gymwys i bob ymgyrchwr, ac mae'n nodi safonau ymddygiad priodol y cytunwyd arnynt cyn ac yn ystod etholiad neu refferendwm.
Mae Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona wedi datblygu templed o lythyr sy'n gofyn i ymgeiswyr gytuno y byddant yn cydymffurfio â'r Cod Ymarfer a dylid rhoi'r templed hwn i bob ymgeisydd sy'n sefyll mewn etholiad lleol.
Mae'r Cod hefyd yn ei gwneud yn glir, os bydd Swyddog Canlyniadau yn ystyried ei bod yn briodol mynd i'r afael â risgiau lleol penodol eraill, a'i fod wedi ymgynghori â'r pleidiau cenedlaethol a lleol perthnasol, y byddwn yn ei helpu i gyflwyno darpariaethau lleol ychwanegol sy'n mynd y tu hwnt i delerau'r cod y cytunwyd arno'n genedlaethol.
Mae'r Cod hefyd yn ymdrin â'r gofyniad i ddangos prawf adnabod ffotograffig mewn gorsafoedd pleidleisio. Gwnaethom ymgynghori â'r pleidiau gwleidyddol sy'n aelodau o Banel Pleidiau Seneddol San Steffan ar y diweddariad hwn i'r cod.
Cynllunio ar gyfer gweithgarwch cyfathrebu
Fel Swyddog Canlyniadau Lleol, mae'n rhan o'ch rôl i sicrhau y gall pawb sydd am gymryd rhan yn yr etholiad gael gafael ar wybodaeth glir i'w galluogi i wneud hynny.
Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau i'ch helpu i ddatblygu eich cynlluniau ar gyfer cyfathrebu ag amrywiaeth o gynulleidfaoedd cyn cyfnod yr etholiad ac yn ystod y cyfnod hwnnw.
Mae'n cynnwys canllawiau ar weithgareddau ymwybyddiaeth y cyhoedd i annog cyfranogiad ac i sicrhau bod etholwyr wedi cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt cyn y diwrnod pleidleisio i'w helpu i sicrhau eu bod yn gwybod beth sydd angen iddynt ei wneud er mwyn pleidleisio.
Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ar gynllunio eich gwaith ymgysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid i'w helpu i gymryd rhan yn yr etholiad. Mae ymgysylltu cynnar yn allweddol er mwyn sicrhau bod gan bawb ddealltwriaeth dda o ofynion ymgeisyddiaeth, a'r rhwymedigaethau sy'n deillio o hynny yn ystod etholiad.
Yn olaf, mae'n cynnwys canllawiau i'ch helpu i gynllunio i gyfathrebu â'r cyfryngau a rhanddeiliaid eraill.
Ceir canllawiau cyffredinol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar weithio gyda phartneriaid yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol.
Ymgysylltu â phleidleiswyr
Rhaid i chi gymryd camau priodol i annog etholwyr i gymryd rhan yn yr etholiad, ac wrth ymgymryd â gweithgarwch o'r fath rhaid i chi ystyried unrhyw ganllawiau a roddir gan y Comisiwn Etholiadol.1 Dylai'r rhan o'r gweithgarwch ymgysylltu hwn gynnwys sut y byddwch yn cyflathrebu'r broses bleidleisio a'r cymorth sydd ar gael i bleidleiswyr anabl. Dylid gwneud hyn yn uniongyrchol â sefydliadau anabledd lleol a thrwy weithgarwch mwy cyffredinol i gyfeirio'r cyhoedd at ddeunydd cyfathrebu hygyrch, megis darparu fersiynau ar-lein o ddogfennau sy'n hawdd eu darllen, sy'n addas ar gyfer darllenwyr sgrin, neu sydd ar gael mewn print bras.
Mae dyletswydd ar y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu i annog etholwyr i gymryd rhan yn yr etholiad, felly dylech ystyried sut y gellir cydlynu eich gweithgarwch â strategaeth a chynlluniau'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu.2
Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gysylltu â'r unigolyn hwnnw er mwyn sicrhau bod eich holl weithgareddau yn gyson ac wedi'u cynllunio i sicrhau'r effaith fwyaf cyn y dyddiad cau ar gyfer cofrestru. Am ragor o wybodaeth am ymgysylltu fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, gweler ein canllawiau ar Eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru yng Nghymru neu Loegr.
Dylai eich gweithgarwch a'ch negeseuon anelu at sicrhau bod gan bawb sydd am bleidleisio y wybodaeth sydd ei hangen arnynt i allu gwneud hynny, ac y gallant bleidleisio gan ddefnyddio'r dull a ffefrir ganddynt. Dylai'r holl ohebiaeth a anfonir gynnwys manylion cyswllt priodol fel y gall unrhyw un ymateb a chael rhagor o wybodaeth.
Wrth gynllunio eich gweithgarwch ymwybyddiaeth y cyhoedd dylech ystyried a dogfennu'r canlynol:
- nodi'ch cynulleidfa darged
- amcanion a mesurau o lwyddiant y gweithgarwch
- unrhyw risgiau – a sut i liniaru'r risgiau hynny
- adnoddau – ariannol a staffio
- cynlluniau ar gyfer cydweithio â phartneriaid lleol perthnasol, gan gynnwys arbenigwyr yn adran gyfathrebu'r awdurdod lleol
Gall gwybodaeth sydd ei hangen ar etholwyr er mwyn cymryd rhan yn llwyddiannus gynnwys y canlynol:
- manylion yr etholiad ei hun
- dyddiad ac oriau pleidleisio
- opsiynau gwahanol ar gyfer pleidleisio (e.e. mewn gorsaf bleidleisio, pleidleisio drwy'r post neu bleidleisio drwy ddirprwy)
- lleoliad gorsafoedd pleidleisio
- unrhyw ddyddiadau cau allweddol (e.e. dyddiadau cau ar gyfer gwneud cais am bleidleisiau post neu bleidleisiau drwy ddirprwy)
- sut i gofrestru i bleidleisio
- gofyniad i ddangos math derbyniol o brawf adnabod er mwyn pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio
- sut i wneud cais am bleidlais bost neu bleidlais drwy ddirprwy, gan gynnwys y gofyniad am wiriadau ID
- sut i ddychwelyd eu pleidlais bost (e.e. drwy'r post neu yn bersonol)
- nifer y pleidleisiau post y gall unigolyn eu cyflwyno, a'r cyfyngiadau ar bwy all gyflwyno pleidleisiau post
- sut i wneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr neu Ddogfen Etholwr Dienw
- sut i bleidleisio (h.y. sut i farcio'r papur(au) pleidleisio)
- y cymorth sydd ar gael i etholwyr a sut i wneud cais am addasiadau rhesymol (e.e. cyfarpar sy'n galluogi pleidleiswyr anabl i bleidleisio'n annibynnol yn yr orsaf bleidleisio) a sut i wneud cais am wybodaeth mewn fformatau amgen (e.e. braille, hawdd ei ddarllen, print bras)
- sut y caiff pleidleisiau eu cyfrif
- sut y caiff y canlyniad ei gyhoeddi
Yn ystod y cyfnod cyn etholiadau a drefnwyd, mae'n bosibl y bydd y Comisiwn yn cynnal ymgyrch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd er mwyn annog unigolion i gofrestru. Bydd ymgyrch o'r fath fel arfer yn cynnwys hysbysebu yn y cyfryngau torfol, gan weithio gyda phartneriaid a chynnal gweithgareddau cysylltiadau cyhoeddus. Byddwn hefyd yn darparu adnoddau y gellir eu defnyddio'n lleol, fel posteri, baneri ar-lein, templedi o ddatganiadau i'r wasg a chynnwys i'w ddefnyddio yn y cyfryngau cymdeithasol.
Mae'r Comisiwn yn darparu adnoddau ar gyfer ymgyrchoedd codi ymwybyddiaeth y cyhoedd er mwyn helpu etholwyr i ddeall y gofyniad i ddangos prawf adnabod ffotograffig mewn mathau perthnasol o etholiad. Mae hyn yn cynnwys adnoddau penodol ar gyfer grwpiau gwahanol y gallai fod angen mwy o gymorth arnynt i ddangos mathau derbyniol o ID ffotograffig.
Bydd y Comisiwn yn darparu cyfres o adnoddau a all eich helpu i hyrwyddo gwybodaeth am y broses bleidleisio a'r cymorth sydd ar gael i bobl anabl, gan gynwys adnoddau sy'n cyfeirio pobl at ganllawiau ar gyfathrebu hygyrch. Mae'r wybodaeth hon ar gael yn ein canllawiau ar alluogi pleidleisio a'i wneud yn haws mewn gorsafoedd pleidleisio.
Byddwn yn rhoi gwybodaeth i chi am ein hymgyrchoedd i godi ymwybyddiaeth y cyhoedd drwy'r Bwletin Gweinyddu Etholiadol. Rydym hefyd yn cyhoeddi cylchlythyr cofrestru pleidleiswyr, Y Gofrestr, sy'n anelu at sicrhau bod timau cyfathrebu mewn cynghorau lleol yn ymwybodol o'r wybodaeth ddiweddaraf am ymgyrchoedd ac adnoddau. Gallwch chi a thîm cyfathrebu eich cyngor gofrestru i dderbyn y cylchlythyr yma.
Ymholiadau sy'n deillio o weithgarwch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd
Bydd angen i chi ystyried sut y byddwch yn cael adborth ac ymholiadau o ganlyniad i'ch negeseuon cyffredinol i godi ymwybyddiaeth y cyhoedd a'ch gweithgarwch â mwy o ffocws megis y cymorth penodol sydd ar gael i etholwyr anabl.
Er y bydd yn hawdd rheoli'r rhan fwyaf o ymholiadau gan y cyhoedd drwy'ch canolfan gyswllt neu'ch staff cymorth dylai fod gennych broses wedi'i chyfleu'n glir i ymdrin â cheisiadau am addasiadau rhesymol.
Gall ceisiadau gynnwys sicrhau bod hysbysiadau mewn gorsafoedd pleidleisio ar gael mewn Braille, mewn fformat hawdd ei ddarllen neu mewn fformat lluniau, neu wahanol fathau o gyfarpar a chymorth i alluogi rhywun i bleidleisio'n annibynnol mewn gorsaf bleidleisio megis dyfeisiau sain neu ddolenni sain.
Bydd angen i'r staff sy'n ymdrin â'r mathau hyn o ymholiadau gael hyfforddiant er mwyn deall y rhwystrau y gall pleidleiswyr eu hwynebu, y gwahanol fathau o fformatau amgen o wybodaeth sydd ar gael a'r mathau o gyfarpar a ddarperir gennych mewn gorsafoedd pleidleisio.
Mae rhagor o ganllawiau ar reoli ceisiadau am gymorth ychwanegol a chyfarpar i bleidleiswyr ar gael.
- 1. Adran 69(1) a (2) Deddf Gweinyddu Etholiadau 2006 ac Erthygl 7, Rheoliadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Swyddogaethau Swyddogion Canlyniadau) 2012 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Erthygl 7, Rheoliadau Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Swyddogaethau Swyddogion Canlyniadau) 2012 ↩ Back to content at footnote 2
Paratoi a chyhoeddi hysbysiadau
Pan fo angen i chi gyhoeddi hysbysiadau, dylech eu gosod mewn mannau amlwg yn yr ardal bleidleisio. Dylai hyn gynnwys swyddfeydd awdurdodau lleol, hysbysfyrddau, llyfrgelloedd ac adeiladau cyhoeddus eraill. Gellir rhoi'r hysbysiad mewn unrhyw ffordd arall sy'n addas yn eich barn chi.1
Er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr gael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt, mewn fformat hygyrch ac mewn pryd er mwyn iddynt bleidleisio, dylech sicrhau bod gwybodaeth am y bleidlais, gan gynnwys yr hysbysiad etholiad a'r hysbysiad pleidleisio, ar gael yn hawdd i bleidleiswyr, megis drwy wefan yr awdurdod lleol.
Os ydych yn darparu gwybodaeth ar eich gwefan, dylech sicrhau ei bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr. Er enghraifft, os byddwch yn darparu gwybodaeth ar ffurf PDF, dylech fod yn ymwybodol os na chaiff camau penodol eu dilyn wrth greu dogfennau PDF, efallai na fyddant yn gydnaws â darllenwyr sgriniau a thechnolegau cynorthwyol eraill. Mae Llywodraeth y DU wedi llunio canllaw ar lunio dogfennau PDF hygyrch y gallwch gyfeirio ato. Gallech hefyd siarad â swyddog cydraddoldebau eich awdurdod am gyngor.
Dylai fod gennych brosesau prawfddarllen cadarn ar waith er mwyn sicrhau nad oes unrhyw wallau yn yr hysbysiadau y mae'n ofynnol i chi eu cyhoeddi. Gallai sicrhau bod prosesau prawfddarllen cadarn ar waith helpu i ganfod unrhyw wallau ac osgoi achosion posibl o dorri diogelwch data cyn iddynt ddigwydd.
Cyfieithu a fformatau hysbysiadau
Mae'n ofynnol i chi, pan fyddwch yn tybio ei bod yn briodol gwneud hynny, sicrhau y caiff hysbysiadau eu cyfieithu neu eu darparu mewn fformat arall. Gallwch eu cynhyrchu:2
- mewn Braille
- mewn ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg
- drwy ddefnyddio lluniau
- mewn fformat sain3
- drwy ddefnyddio unrhyw ddull arall o sicrhau bod gwybodaeth yn hygyrch
Ni ellir llunio'r ffurflen enwebu na'r papurau pleidleisio mewn unrhyw iaith na fformat arall. Fodd bynnag, rhaid i'r copïau llaw wedi'u chwyddo a'r copïau arddangos o'r papurau pleidleisio i'w harddangos mewn gorsafoedd pleidleisio gynnwys y cyfarwyddiadau i bleidleiswyr wedi'u hargraffu ar frig y papur, a gellir cyfieithu'r geiriau hyn i ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg.4
Ystyriaethau o ran diogelu data
Yn unol â deddfwriaeth diogelu data, bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau barhau i gael eu cyhoeddi, ar eich gwefan neu yn rhywle arall, ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad hwnnw ddod i ben. Os oes gan yr hysbysiadau ddibenion penodol, h.y. nodi pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, pan fydd yr etholiad drosodd, a'r cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi darfod, ni fydd ganddynt unrhyw ddiben pellach mwyach. Felly, dylech naill ai ddileu'r hysbysiadau, neu ddileu'r data personol sydd ynddynt, pan fydd dyddiad cau deiseb yr etholiad wedi mynd heibio.
Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu cadw data personol am fwy o amser os caiff y data eu prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu at ddibenion gwyddonol, hanesyddol neu ystadegol ac yn amodol ar weithredu mesurau diogelu priodol. Ar gyfer hysbysiadau canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw'r rhain ar eich gwefan gan eu bod o ddiddordeb i'r cyhoedd ac at ddibenion hanesyddol ac ystadegol.
Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau diogelu data.
- 1. Mae Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012), Atodlen 3, para 4(5) yn enghraifft o ddyletswydd Swyddog Canlyniadau Lleol i roi hysbysiad cyhoeddus. ↩ Back to content at footnote 1
- 2. PCCEO 2012, erth 85 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. PCCEO 2012, Atodlen 3, para 29(5) ↩ Back to content at footnote 3
- 4. PCCEO 2012, erth 85(6) ↩ Back to content at footnote 4
Rhoi gwybodaeth i etholwyr am leoliadau gorsafoedd pleidleisio
Mae 'Ble mae fy ngorsaf pleidleisio?' yn gwestiwn cyffredin yn y cyfnod yn arwain i fyny at y diwrnod pleidleisio ac ar y diwrnod pleidleisio ei hun.
Mewn partneriaeth â Democracy Club, rydym yn darparu adnodd chwilio am godau post ar ein gwefan. Pan fydd pleidleiswyr yn nodi eu cod post, dangosir iddynt ble mae eu gorsaf bleidleisio, a phwy yw eu hymgeiswyr. Gallech gynnwys yr adnodd hwn ar eich gwefan eich hun, gan ddefnyddio'r teclyn, neu ychwanegu dolen i'ch gwefan
Er mwyn hwyluso hyn, mae angen i chi anfon data ar orsafoedd pleidleisio ar gyfer eich ardal at Democracy Club. Pan fyddwch wedi cadarnhau eich gorsafoedd pleidleisio, gallwch allgludo'r data o'ch System Rheoli Etholiad a'u hanfon dros e-bost i [email protected] . Mae cyfarwyddiadau manwl ar gael ar gyfer pob cyflenwr, os bydd eu hangen arnoch.
Rydym hefyd yn darparu'ch manylion cyswllt ar yr adnodd chwilio. Os bydd eich manylion cyswllt yn newid, gofynnwn i chi roi gwybod i ni cyn gynted â phosibl fel y gallwn ddiweddaru ein cofnodion.
Rhoi gwybodaeth i bleidiau gwleidyddol, ymgeiswyr ac asiantiaid
Y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n gyfrifol am weinyddu'r broses enwebu yn yr etholiad, a bydd yn darparu pecynnau enwebu i unrhyw un sy'n mynegi diddordeb mewn sefyll
Fel Swyddog Canlyniadau Lleol, chi sy'n gyfrifol am gynnal yr etholiad yn eich ardal bleidleisio, h.y. ardal eich awdurdod lleol.
Dylai'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu sicrhau bod gwybodaeth am y broses etholiadol a gwariant etholiadol ar gael yn hawdd i ymgeiswyr ac asiantiaid. Dylech gysylltu â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu ar gam cynnar er mwyn deall ei gynlluniau ar gyfer cydlynu gwaith ymgysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid a rhannu gwybodaeth â nhw fel y gallwch adlewyrchu hyn yn eich gwaith cynllunio eich hun, fel y bo'n briodol, a bod yn barod i ymateb i ymholiadau gan ymgeiswyr ac asiantiaid yn yr etholiad.
Dylech gydweithio â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu er mwyn pennu pa wybodaeth am brosesau lleol y bydd ei hangen arno i'w rhannu ag ymgeiswyr ac asiantiaid, a chytuno ar y ffordd orau o rannu'r wybodaeth hon. Dylai'r wybodaeth gael ei rhoi mewn da bryd er mwyn galluogi ymgeiswyr ac asiantiaid i weithredu arni.
Briffio a rhoi gwybodaeth am drefniadau lleol
Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd ofyn am i sesiynau briffio lleol gael eu cynnal. Dylai'r sesiynau briffio hyn ymdrin â'r prosesau allweddol yr etholiad rydych yn gyfrifol amdanynt:
- Amseriadau dosbarthu ac agor pleidleisiau post a'r lleoliad
- Y diwrnod pleidleisio
- Cyfarpar a ddarperir mewn gorsafoedd pleidleisio sy'n ei gwneud yn haws i bobl anabl bleidleisio
- Amseriad a lleoliad y broses dilysu a chyfrif
- trin pleidleisiau post
Pa ddull bynnag y byddwch yn cytuno arno â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu ar gyfer rhannu'r wybodaeth, dylech sicrhau y gall ymgeiswyr ac asiantiaid gael gafael ar yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt yn hawdd er mwyn iddynt allu cymryd rhan yn yr etholiad.
Rhoi gwybodaeth ysgrifenedig
Dylech gydweithio â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu er mwyn sicrhau y caiff pob ymgeisydd ac asiant yn yr etholiad ganllawiau ysgrifenedig ar y prosesau etholiadol, gan gynnwys gwybodaeth am drefniadau lleol. Dylai'r wybodaeth gael ei rhoi mewn da bryd er mwyn galluogi ymgeiswyr ac asiantiaid i weithredu arni.
Bydd trefniadau lleol yn cynnwys gwybodaeth am y dyddiadau, yr amseroedd a'r lleoliadau ar gyfer y prosesau etholiadol allweddol, gan gynnwys y canlynol:
• anfon ac agor pleidleisiau post
• pleidleisio
• dilysu a chyfrif pleidleisiau
Pa ddull bynnag y byddwch yn cytuno arno â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu ar gyfer rhannu'r wybodaeth, dylech sicrhau y gall ymgeiswyr ac asiantiaid gael gafael ar yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt yn hawdd er mwyn iddynt allu cymryd rhan yn yr etholiad.
Hygyrchedd
Dylech gofio bod gan ymgeiswyr ac asiantiaid o bosibl anghenion mynediad penodol, ac felly efallai y bydd angen unrhyw wybodaeth neu ganllawiau arnynt a luniwyd ar ffurf print bras neu fformat arall, megis Braille neu sain, neu mewn iaith heblaw Cymraeg neu Saesneg yng Nghymru.
Os ydych yn cynnal sesiynau briffio'n lleol, dylech hefyd ystyried y gall fod gan ymgeiswyr ac asiantiaid ofynion arbennig i'w helpu i ddod i sesiynau briffio a dylech sicrhau bod sesiynau briffio ar gael ar-lein neu drwy fideogynadledda lle bynnag y bo'n bosibl.
Gallwch recordio eich sesiwn friffio a'i phostio ar-lein er mwyn i ymgeiswyr ac asiantiaid ei gwylio ar alw ar adeg sy'n gyfleus iddynt, gyda manylion ynghylch sut y gallant ofyn unrhyw gwestiynau dilynol.
Fodd bynnag, bydd angen i chi ystyried sut y gallwch gynnig sesiynau briffio i'r rhai na allant gael gafael ar wybodaeth o'r fath ar-lein, neu'r rhai nad ydynt yn gyfforddus yn gwneud hynny. Efallai y bydd angen i chi ddarparu rhai sesiynau briffio yn bersonol. Dylech hysbysu ymgeiswyr ac asiantiaid am eich dull gweithredu arfaethedig yn gynnar er mwyn eich helpu i gynllunio a pharatoi. Dylid gofyn i'r rhai sydd â diddordeb mewn cymryd rhan mewn sesiwn friffio gofrestru ymlaen llaw er mwyn i chi allu olrhain niferoedd yn ogystal â gofynion hygyrchedd, a fydd yn eich galluogi i deilwra eich dull gweithredu a rhoi'r trefniadau priodol ar waith.
Rhoi gwybodaeth am y broses enwebu
Y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n gyfrifol am y broses enwebu mewn etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu.
Mae ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn cynnwys rhagor o wybodaeth.
Rhoi gwybodaeth am gael gafael ar y gofrestr neu'r cofrestrau etholiadol
Bydd y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu yn rhoi cyfarwyddiadau i chi ynglŷn â'r broses y bydd ymgeiswyr yn ei dilyn i wneud cais am y gofrestr etholiadol ac unrhyw restrau pleidleiswyr absennol.
Mae ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn cynnwys rhagor o wybodaeth.
Rhoi gwybodaeth am brosesau etholiadol allweddol
Mae'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu yn rhoi gwybodaeth gyffredinol i ymgeiswyr ac asiantiaid am y prosesau allweddol ond bydd yn gweithio gyda chi o ran unrhyw drefniadau lleol.
Mae ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn cynnwys rhagor o wybodaeth.
Rhoi gwybodaeth am wariant etholiad
Mae'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu yn rhoi'r wybodaeth angenrheidiol i ymgeiswyr ac asiantiaid am eu gwariant ar etholiadau. Bydd y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu yn gofyn i chi roi nifer yr etholwyr yn eich ardal bleidleisio at y diben hwn.
Mae ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn rhoi rhagor o wybodaeth.
Gweithio gyda'r cyfryngau
Mae'r cyfryngau yn chwarae rhan bwysig o ran rhoi gwybodaeth i bleidleiswyr am yr etholiad ac mae'n bwysig eich bod yn cynllunio ac yn rheoli eich trefniadau cyfathrebu a'r cyfryngau a'u cynrychiolwyr yn effeithiol er mwyn cynnal hyder y cyhoedd bod yr etholiad yn cael ei redeg yn effeithiol.
Er mwyn cyflawni hyn yn effeithiol, dylai fod proses glir o gyfathrebu ynglŷn â'r etholiad yn eich ardal bleidleisio y dylech chi a'ch tîm cyfathrebu ei dilyn wrth ymateb i unrhyw faterion sy'n codi.
Dylai eich trefniadau ar gyfer gweithio gyda'r cyfryngau gynnwys y canlynol:
⦁ delio ag ymholiadau cyffredinol gan y cyfryngau
⦁ strategaethau ar gyfer ymdrin â chyfathrebu rhagweithiol a hefyd gysylltu â'r cyfryngau mewn perthynas â digwyddiadau penodol fel cyfrif pleidleisiau a datgan canlyniadau.
⦁ cynlluniau ar gyfer ymdrin yn adweithiol ag unrhyw faterion sy'n codi mewn perthynas â'r etholiad, er enghraifft honiadau o dwyll etholiadol
Presenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif
Wrth ddatblygu eich cynllun ar gyfer sut y byddwch yn ymdrin â phresenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif, dylech ystyried y canlynol:
⦁ unrhyw gyfarwyddiadau penodol gan y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu
⦁ cysylltu â'r prif sefydliadau darlledu ymlaen llaw ac amlinellu'r cyfleusterau sydd ar gael i'r wasg
⦁ rhoi cyfle i gynrychiolwyr o'r cyfryngau ymweld â'r lleoliad dilysu a chyfrif er mwyn gweld faint o le a chyfleusterau sydd ar gael, er mwyn rhoi cyfle iddynt godi unrhyw faterion neu ofynion technegol gyda chi er mwyn i chi allu cynnwys y rhain yn eich gwaith wrth gynllunio cynllun y lleoliad
⦁ trafod trefniadau ar gyfer datgan y canlyniadau
⦁ trefnu bod systemau sain yn cael eu defnyddio ar gyfer y cyhoeddiadau ac unrhyw ddarllediadau byw
⦁ gwneud trefniadau i achredu newyddiadurwyr, technegwyr a ffotograffwyr sy'n bresennol a darparu pasys ar gyfer y cyfryngau
⦁ sicrhau bod llefarydd y cyfryngau yn cael ei enwebu ar gyfer y cyfrif, a bod pawb yn gwybod pwy yw'r person hwn ac mai'r person hwn sy'n gyfrifol am ateb holl gwestiynau'r cyfryngau
⦁ sicrhau bod y cyfryngau yn ymwybodol o unrhyw ardaloedd cyfyngedig a gweithdrefnau e.e. bod gweithwyr camera yn gwybod na ddylent ffilmio gwybodaeth sensitif (fel siotiau agos o bapurau pleidleisio) na rhwystro staff cyfrif
⦁ sicrhau bod tîm cysylltiadau cyhoeddus y cyngor yn bresennol i ddelio ag ymholiadau gan y cyfryngau. Dylech wneud yn siŵr eu bod yn gwybod â phwy i gysylltu os gofynnir unrhyw gwestiynau etholiadol technegol iddynt
⦁ esbonio'r prosesau i'w dilyn a'r amseroedd gorffen a datgan disgwyliedig ar gyfer pob pleidlais
⦁ rhoi camau ar waith i'ch galluogi i roi copi ysgrifenedig o'r canlyniadau i gynrychiolwyr y cyfryngau ar yr adeg y caiff y cyhoeddiad ei wneud
Er mwyn eich helpu chi a'ch tîm cyfathrebu i gysylltu â'r cyfryngau yn ystod y broses gyfrif, rydym wedi datblygu awgrymiadau ar gyfer rheoli'r cyfryngau yn ystod y broses gyfrif.
Arsylwyr achrededig a chynrychiolwyr y Comisiwn
Mae gan arsylwyr sydd wedi'u hachredu gan y Comisiwn yr hawl i arsylwi ar y canlynol:1
⦁ anfon a derbyn papurau pleidleisio drwy'r post
⦁ y bleidlais
⦁ dilysu a chyfrif y pleidleisiau
⦁ cyfrifo'r canlyniad gan y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu
Dylai eich cynllun prosiect gynnwys prosesau i reoli ymholiadau posibl gan arsylwyr a'u helpu i fod yn bresennol yn y prosesau etholiadol y mae ganddynt hawl i fod yn bresennol ynddynt. Dylai hyn gynnwys rhoi gwybodaeth i arsylwyr ynglŷn â lleoliad ac amseriad y prosesau uchod.
Mae gan gynrychiolwyr y Comisiwn yr hawl hefyd i arsylwi ar y prosesau hyn ac, yn ogystal â hynny, mae ganddynt yr hawl i arsylwi ar eich arferion gwaith.2
Nid oes angen i arsylwyr achrededig na chynrychiolwyr y Comisiwn roi rhybudd ymlaen llaw ynghylch ble y bwriadant arsylwi, ond bydd ganddynt gerdyn adnabod â ffotograff a roddwyd gan y Comisiwn.
Canllaw cyflym i'r mathau o bobl sydd â bathodynnau arsylwi
Y mathau o bobl sydd â bathodynnau arsylwi | Pwy ydynt? | Mynediad |
---|---|---|
Cynrychiolwyr o'r Comisiwn Etholiadol | Yr un peth ag ymgeiswyr ac asiantiaid, ynghyd â mynediad i'r broses o anfon pleidleisiau post, ac arferion gweithio'r Swyddog Canlyniadau Lleol, y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol | |
Arsylwyr a achredwyd gan y Comisiwn | Yr un peth ag ymgeiswyr ac asiantiaid, ynghyd â mynediad i'r broses o ddosbarthu pleidleisiau post |
Os bydd gennych unrhyw amheuon ynglŷn â statws unigolyn penodol sy'n ceisio cael mynediad i brosesau etholiadol, gallwch edrych ar y rhestrau o arsylwyr ar wefan y Comisiwn am gadarnhad.
Mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i ystyried Cod Ymarfer y Comisiwn i arsylwyr wrth reoli presenoldeb arsylwyr.3 Bydd arsylwyr wedi cytuno i gydymffurfio â'r safonau ymddygiad a nodir yng Nghod Ymarfer y Comisiwn. Os credwch fod y Cod Ymarfer wedi cael ei dorri, rhowch wybod i dîm lleol y Comisiwn.
I gael rhagor o wybodaeth am rôl arsylwyr, gweler ein canllawiau i arsylwyr etholiadol achrededig.
- 1. PPERA 2000, a6A ac a6C ↩ Back to content at footnote 1
- 2. PPERA 2000, a6A ↩ Back to content at footnote 2
- 3. PPERA 2000 a6F ↩ Back to content at footnote 3
Adnoddau ar gyfer Swyddogion Canlyniadau Lleol - Cynllunio ar gyfer yr etholiad
Deunyddiau i bleidleiswyr
Deunyddiau i bleidleiswyr
Er mwyn cyflwyno'r etholiad, mae'n hanfodol bod pleidleiswyr yn gallu cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt, heb wallau, mewn fformat hygyrch ac mewn da bryd iddynt gymryd y camau angenrheidiol mewn perthynas â'u pleidlais.
Mae'r canllawiau hyn yn rhoi trosolwg o'r gofynion cyfreithiol mewn perthynas â chardiau pleidleisio, deunydd swyddfa pleidleisiau post a phapurau pleidleisio, a'r meysydd lle mae gennych ddisgresiwn o ran dylunio, a'r wybodaeth y mae angen ei chynnwys ar y deunyddiau hyn.
Maent hefyd yn cynnwys gwybodaeth i'ch helpu i sicrhau ansawdd y broses o gynhyrchu deunyddiau i bleidleiswyr, gan gynnwys canllawiau ar brawfddarllen a gweithio gyda chyflenwyr a chontractwyr.
Cynhyrchu cardiau pleidleisio
Chi sy'n gyfrifol am anfon cerdyn pleidleisio swyddogol ar gyfer yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu at etholwyr a'u dirprwyon.1
Rhaid i'r cardiau pleidleisio ddilyn y ffurf benodedig a nodir mewn deddfwriaeth. Rhaid i chi sicrhau bod pob cerdyn pleidleisio yn cynnwys yr holl elfennau a nodir yn rheolau'r etholiad ac a ddangosir ar flaen ac ar gefn y cardiau pleidleisio yn yr atodiad.2
Dylech gysylltu â'ch enw cyswllt yn y Post Brenhinol (neu gwmni dosbarthu masnachol) ar gam cynnar er mwyn sicrhau bod gennych drwyddedau priodol ar waith a bod y cerdyn pleidleisio yn bodloni gofynion dosbarthu penodol.
Dylai cardiau pleidleisio gael eu hanfon at etholwyr a'u dirprwyon cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad etholiad.
Os byddwch yn gosod y gwaith o gynhyrchu'r cardiau pleidleisio ar gontract allanol, bydd angen i chi anfon eich data cardiau pleidleisio at eich argraffwyr a dylech sicrhau bod eich meddalwedd yn gallu llunio ffeil ddata y gall eich argraffwyr ei defnyddio i baratoi'r deunyddiau yn unol â'r fanyleb sydd ei hangen.
Ar gam cynnar yn eich trafodaethau â'ch argraffwyr, dylech fod wedi nodi ym mha fformat y byddwch yn cyflenwi'r data ac ym mha fformat y byddant yn anfon unrhyw broflenni atoch, a dylai hyn gael ei nodi yn eich manyleb a'ch contract.
Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar ddatblygu contractau ar gyfer gwaith ar gontract allanol a qwiriadau sicrhau ansawdd.
Sypiau dilynol o gardiau pleidleisio
Rhaid i'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol gyhoeddi dau hysbysiad newid etholiad interim cyn cyhoeddi'r hysbysiad newid etholiad terfynol ar y pumed diwrnod gwaith cyn yr etholiad. Mae'r hysbysiadau hyn yn helpu i sicrhau bod cardiau pleidleisio yn cael eu dosbarthu'n brydlon i'r etholwyr hynny sydd wedi gwneud cais i gofrestru yn agos i'r dyddiad cau ar gyfer cofrestru.3
Rhaid i'r hysbysiad interim cyntaf o newid gael ei gyhoeddi ar y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu, sef y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn y bleidlais.4
Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gysylltu ag ef er mwyn sicrhau y gall amseriad cyhoeddi'r ail hysbysiad interim ategu llunio eich ail set o gardiau pleidleisio. Rhaid i'r ail hysbysiad interim gael ei gyhoeddi rhwng y diwrnod ar ôl y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu a'r chweched diwrnod gwaith cyn y bleidlais (yn gynhwysol).5
Dylid anfon diweddariad o'r data cofrestru sy'n deillio o bob un o'r hysbysiadau newid at eich argraffwyr cyn gynted ag y bo'n ymarferol fel y gellir llunio cardiau pleidleisio ar gyfer etholwyr newydd.
Ceir rhagor o wybodaeth am hysbysiadau interim yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar gyfer Cymru neu Loegr.
Gallwch hefyd ddod o hyd i ganllawiau pellach ar ddosbarthu cardiau pleidleisio.
Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu
Mewn rhai ardaloedd heddlu mae'r ymgeisydd a etholir i rôl CHTh hefyd yn gyfrifol am swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub.
Yn yr ardaloedd heddlu hyn mae'n rhaid i bapurau pleidleisio a datganiadau pleidleisio drwy'r post gyfeirio at ethol Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu ardal heddlu [rhowch enw'r ardal heddlu].
- 1. Para 28, Atodlen 3, Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 28(1), Atodlen 3, Atodlen 1 Gorchymyn PCCE 2012 Cymru: Atodlen 3 i Orchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Ffurflenni Cymru) 2021. Ar gyfer etholiadau ar neu ar ôl 2 Mai, mae’r ffurf newydd ar gerdyn pleidleisio a cherdyn pleidleisio drwy ddirprwy i’w gweld yn Atodlen 12 i Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Pleidleisio drwy’r post a Phleidleisio drwy ddirprwy etc.) (Diwygio) 2023 [Nid oes darpariaeth ar gyfer 31 Ionawr i 1 Mai] ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Adran 13AB ac 13B o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 (RPA 1983) ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Adran 13AB(5) RPA 1983 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. Adran 13AB(6) RPA 1983 ↩ Back to content at footnote 5
Paratoi'r deunydd swyddfa ar gyfer pleidleisio drwy'r post
Fel rhan o'ch gwaith cynllunio, byddwch wedi penderfynu a gaiff y broses o gynhyrchu deunydd swyddfa ar gyfer pleidleisio drwy'r post ac anfon pleidleisiau post ei chynnal yn fewnol neu ar gontract allanol.
Ceir rhagor o ganllawiau i gefnogi eich proses benderfynu o ran gosod gwaith ar gontract allanol yn ein canllawiau ar reoli contractwyr a chyflenwyr.
Cynnwys pecynnau pleidleisio drwy'r post
Rhaid i chi anfon pecyn pleidleisio drwy'r post at bob pleidleisiwr post cymwys.1 Rhaid i becynnau pleidleisio drwy'r post gynnwys:2
- amlen i anfon y deunydd
- amlenni dychwelyd: amlen ‘A’ (amlen y papur pleidleisio) ac amlen ‘B’ (yr amlen ar gyfer dychwelyd amlen ‘A’ a'r datganiad pleidleisio drwy'r post)
- papur pleideisio
- datganiad pleidleisio drwy'r post
Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu
Mewn rhai ardaloedd heddlu mae'r ymgeisydd a etholir i rôl CHTh hefyd yn gyfrifol am swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub.
Yn yr ardaloedd hyn rhaid i'r datganiad ar bapurau pleidleisio drwy'r post adlewyrchu hyn.
ail hanner
Yn ogystal, mae'n rhaid i chi anfon gwybodaeth gyfarwyddol gan sicrhau bod y rhai sydd â hawl i bleidleisio drwy'r post yn gallu cael y canlynol:3
- cyfieithiadau o unrhyw gyfarwyddiadau neu ganllawiau i bleidleiswyr a anfonir gyda'r papur pleidleisio, i ieithoedd eraill
- cyfieithiad o'r cyfarwyddiadau neu'r canllawiau i Braille
- cynrychioliad graffigol o'r cyfarwyddiadau neu'r canllawiau
- y cyfarwyddiadau neu'r canllawiau ar unrhyw ffurf arall (yn cynnwys sain)
- 1. Para 25(1) Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 25(1) Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Para 25(2) Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
Amlenni pecynnau pleidleisio drwy'r post
Rhaid i'r amlen a anfonir at yr etholwr gael ei chyfeirio at y cyfeiriad y mae wedi gofyn am i'w bapur pleidleisio gael ei anfon iddo ac a nodir yn y rhestr o bleidleiswyr post neu'r rhestr o ddirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post.1
Er mwyn diogelu cyfrinachedd y bleidlais, rhaid i chi ddarparu dwy amlen ar wahân ar gyfer dychwelyd y papur pleidleisio a'r datganiad pleidleisio drwy'r post:2
- Amlen ‘A’ – hon yw'r amlen a ddefnyddir i ddychwelyd y papur pleidleisio, gydag ‘A’, y geiriau ‘amlen papur pleidleisio’ a rhif y papur pleidleisio arni.
- Amlen ‘B’ – hon yw'r amlen a ddefnyddir i ddychwelyd amlen y papur pleidleisio (amlen ‘A’) a'r datganiad pleidleisio drwy'r post. Dylid nodi'r llythyren ‘B’ a'ch cyfeiriad arni.
Dylech argraffu enw'r ardal bleidleisio ar bob amlen ‘A’ a ‘B’. Bydd hyn yn helpu i leihau nifer yr achosion lle na ellir dosbarthu pleidleisiau post os, er enghraifft, bydd pleidleisiwr yn dychwelyd amlen ‘A’ â'r papur pleidleisio a'r datganiad pleidleisio drwy'r post ynddi, heb ei rhoi yn amlen ‘B’.
Dylech hefyd ystyried cynnwys lliw'r papur pleidleisio ar amlenni pecynnau pleidleisio drwy'r post hyd yn oed pan fyddwch yn cynnal pleidlais unigol, rhag ofn bydd unrhyw bleidlais gyfun hwyr.
Amlenni ar gyfer etholwyr dienw
Pan fyddwch yn cyfathrebu ag etholwr dienw, mae'n ofynnol i chi anfon gohebiaeth mewn amlen neu fath arall o orchudd mewn ffordd nad yw'n datgelu i unrhyw berson arall fod y pleidleisiwr yn ddienw.
Felly, dylech anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post at etholwyr sydd wedi cofrestru'n ddienw mewn amlen blaen.3
Dylai'r amlen gynnwys eu henw a'u cyfeiriad gohebiaeth, ond ni ddylai gynnwys eu rhif etholwr na gwneud unrhyw gyfeiriad at yr etholiad na'r gofrestr etholiadol.
Costau postio
Oni fyddwch yn dosbarthu pleidleisiau post yn bersonol, mae'n ofynnol i chi ddefnyddio amlen ragdaledig a gyfeirir at y pleidleisiwr post.4
Mae hefyd yn ofynnol i chi ddarparu amlenni dychwelyd rhagdaledig, oni fydd angen anfon pleidleisiau post i gyfeiriad y tu allan i'r DU.5
Fodd bynnag, dylech siarad â'r Post Brenhinol a'ch argraffydd er mwyn gweld beth y gellir ei wneud i hwyluso'r gwaith o ddychwelyd pecynnau pleidleisio drwy'r post a gwblhawyd yn amserol o'r tu allan i'r DU, gan gynnwys y posibilrwydd o gynnwys amlen ragdaledig briodol ar gyfer eitemau a ddychwelir o dramor.
Efallai y byddwch yn penderfynu defnyddio amlen â dyluniad gwahanol ar gyfer pleidleisiau post a anfonir i gyfeiriad y tu allan i'r DU. Er enghraifft, gallech ychwanegu fflach lliw gwahanol. Gallai hyn helpu i ddidoli, nodi a blaenoriaethu pleidleisiau post tramor yn fwy effeithlon.
- 1. Para 36(6), Atodlen 2, Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 38, Atodlen 2 a para 25 Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Adran 9B o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 fel y'i cymhwysir gan Adran 2, Dehongli, o PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 60, Ffurflen 2, Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. Para 38(4), Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 5
Papur pleidleisio drwy'r post, datganiad pleidleisio drwy'r post a chyfarwyddiadau ychwanegol i bleidleiswyr
Papur pleidleisio drwy'r post
Pennir ffurf y papur pleidleisio mewn deddfwriaeth ac mae gennych ddyletswydd gyfreithiol i ddilyn y cyfarwyddiadau hyn yn ofalus.1 Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar argraffu papurau pleidleisio.
Datganiad pleidleisio drwy'r post
Nodir y datganiad pleidleisio drwy'r post yn y ddeddfwriaeth a rhaid ei lunio ar y ffurf a bennir.2 Rhaid i'r datganiad pleidleisio drwy'r post gynnwys y canlynol:
enw'r pleidleisiwr (oni bai ei fod yn etholwr dienw)
rhif y papur pleidleisio a anfonir gyda'r datganiad3
marc adnabod unigryw, a allai fod yn god bar4 ond a allai hefyd fod ar ffurf arall – nid oes rhaid i'r marc hwn fod yn gysylltiedig â'r marc adnabod unigryw ar y papur pleidleisio
y cyfarwyddiadau rhagnodedig ar gyfer y pleidleisiwr ar sut i bleidleisio drwy'r post5
Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu
Mewn rhai ardaloedd heddlu mae'r ymgeisydd a etholir i rôl CHTh hefyd yn gyfrifol am swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub.
Yn yr ardaloedd heddlu hyn mae'n rhaid i bapurau pleidleisio a datganiadau pleidleisio drwy'r post gyfeirio at ethol Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu ardal heddlu [rhowch enw'r ardal heddlu].
ail ran y cynnwys
Rhaid i'r datganiad pleidleisio drwy'r post hefyd gynnwys cod bar.
Rhaid i chi lunio mathau gwahanol o ddatganiad pleidleisio drwy'r post ar gyfer etholwyr dienw a'r rhai sydd wedi cael eu hepgor.6 Ni ddylai datganiad pleidleisio drwy'r post etholwyr dienw ddangos enw'r etholwr.7
Lle mae etholwr wedi cael ei hepgor gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol, mae deddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol i chi ddileu'r blwch ar gyfer llofnod ac unrhyw gyfeiriad at lofnodi'r ffurflen yn y cyfarwyddiadau i bleidleiswyr.8
Dylech hefyd ddylunio a phrofi'r datganiadau pleidleisio drwy'r post er mwyn sicrhau bod y blychau ar gyfer llofnod a dyddiad geni yn y man cywir ac yn y fformat cywir i'w prosesu gan eich system cadarnhau dynodyddion personol pan gânt eu dychwelyd.
Cyfarwyddiadau ychwanegol i bleidleiswyr
Yn ogystal â chynnwys penodedig y pecyn pleidleisio drwy'r post a nodir uchod, dylech ddarparu cyfarwyddiadau ychwanegol, mwy penodol – er enghraifft, cyfarwyddiadau graffigol i bleidleiswyr i'w helpu i gwblhau'r datganiad a'r papur pleidleisio a dychwelyd deunydd eu pleidlais bost yn yr amlenni cywir, a gwybodaeth am y broses trin pleidleisiau post.
Dylech gynnwys yr wybodaeth y mae'n rhaid i chi ei darparu i bleidleiswyr post am sut i gael cyfarwyddiadau mewn fformat amgen e.e. ieithoedd eraill, braille, a sain.
Fel rhan o'r cyfarwyddiadau hyn, dylech hefyd gynnwys gwybodaeth yn egluro bod eu pleidlais yn gyfrinachol ac y byddai unrhyw un sy'n ymyrryd â'r pleidleisiwr neu'n ceisio cael gwybodaeth am bwy y maent yn pleidleisio drostynt yn cyflawni trosedd, yn ogystal â gwybodaeth am sut i roi gwybod am unrhyw bryderon neu achosion o dwyll etholiadol a amheuir.
- 1. Para 19(1) Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) Mae fersiwn diweddaraf y papur pleidleisio i'w weld yng Ngorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu a Ffurflenni Cymraeg (Diwygio) 2022 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 30(2) Atodlen 2 PCCEO 2012. Mae fersiwn diweddaraf y datganiad pleidleisio drwy'r post mewn etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu i'w weld yn Atodlen 6, Rhan 1, Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Trin Pleidleisiau Post a Chyfrinachedd) (Diwygio) 2023. ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Paragraffau 20(1) a (2), Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 60 Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. Para 60 Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 5
- 6. Para 60 Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 6
- 7. Para 60 Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 7
- 8. Para 60 Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 8
Cynhyrchu papurau pleidleisio
Chi sy'n gyfrifol am argraffu'r papurau pleidleisio ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ar gyfer eich ardal bleidleisio, oni fydd y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu yn eich hysbysu y bydd yn ymgymryd â'r cyfrifoldeb hwn.1 Dylech gydgysylltu â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu ynghylch paratoi papurau pleidleisio'r etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ar gam cynnar.
Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu
Mewn rhai ardaloedd heddlu mae'r ymgeisydd a etholir i rôl CHTh hefyd yn gyfrifol am swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub.
Yn yr ardaloedd heddlu hyn rhaid i bapurau pleidleisio gyfeirio at ethol Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu ardal heddlu [rhowch enw'r ardal heddlu].
ail hanner y cynnwys
Yn unol â'r gyfraith, rhaid i bapurau pleidleisio ar gyfer pleidleiswyr post ac at ddefnydd gorsafoedd pleidleisio fod yr un dyluniad a maint, ond gall y marc swyddogol fod yn wahanol os dymunir.2
Dylech sicrhau eich bod yn cysylltu â'ch cyflenwr argraffu ar gam cynnar i gadarnhau maint mwyaf y papur pleidleisio y gall ei argraffu, a sicrhau, os oes angen, fod ganddo drefniadau wrth gefn os bydd angen papur pleidleisio mwy o faint.
Er nad oes modd cadarnhau cynnwys terfynol y papurau pleidleisio nes bod y broses enwebu wedi cau, bydd angen i chi gadarnhau elfennau canlynol y papurau pleidleisio gyda'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu ar gam cynnar:
- fformat rhifau'r papurau pleidleisio
- ffurf cefn y papur pleidleisio
- y marc adnabod unigryw
- dyluniad y ‘marc swyddogol’
- pa liw fydd y papur pleidleisio
- 1. Rheoliad 3(4), Rheoliadau Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Swyddogaethau Swyddogion Canlyniadau) 2012 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 21(4), Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
Awgrymiadau ar gyfer prawfddarllen
Wrth lunio canllawiau i helpu eich staff i brawfddarllen deunyddiau etholiad, dylid rhoi sylw arbennig i sicrhau:
- bod yr holl fanylion ar yr holl ddeunyddiau etholiad wedi'u sillafu'n gywir
- bod enwau a chyfeiriadau etholwyr yn gywir ac yn cyfateb i'r rheini ar y gofrestr etholiadol / rhestrau pleidleiswyr absennol
- bod y deunyddiau a gaiff eu hanfon at etholwyr yn gywir ar eu cyfer (e.e. yr anfonir y papur pleidleisio cywir ar gyfer eu hardal etholiadol; yr anfonir cardiau pleidlais bost drwy ddirprwy at bob unigolyn sy'n pleidleisio drwy'r post drwy ddirprwy)
- lle y bo'n berthnasol, bod y dyddiadau cau cywir yn ymddangos (er enghraifft, ar gyfer ceisiadau am bleidlais bost/pleidlais drwy ddirprwy ar gardiau pleidleisio)
- lle y rhagnodir ffurflen, ei bod yn bodloni'r gofynion rhagnodedig
Mewn perthynas â'r papur pleidleisio, dylech hefyd wirio'r canlynol:
- bod y cyfarwyddiadau argraffu wedi'u dilyn yn fanwl
- bod y marc swyddogol a'r marc adnabod unigryw wedi'u hargraffu'n gywir
- bod y papur pleidleisio yn cynnwys manylion pob ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys ar gyfer yr ardal etholiadol benodol honno; fel rhan o hyn, dylech wirio'r canlynol:
- bod enw pob ymgeisydd (neu enw(au) a ddefnyddir yn gyffredin lle y bo'n berthnasol) yn gywir
- lle y bo'n berthnasol, bod enwau pleidiau, disgrifiadau ac arwyddluniau yn gywir ac fel y'u cofrestrwyd ar gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol
- bod y cyfarwyddiadau ar frig pob papur pleidleisio yn gywir ar gyfer yr ardal etholiadol honno
Mewn perthynas â'r datganiad pleidleisio drwy'r post, dylech hefyd wirio'r canlynol:
- bod y rhifau papur pleidleisio cywir wedi'u hargraffu
- bod y cyfarwyddiadau pleidleisio cywir ar gyfer yr ardal etholiadol wedi'u cynnwys
Gwiriadau sicrhau ansawdd ar ôl cynhyrchu
Unwaith bod eich deunyddiau etholiad wedi'u cynhyrchu, bydd angen i chi sicrhau bod eich holl ddeunyddiau wedi cael eu hargraffu, eu casglu ynghyd a'u paratoi ar gyfer eu hanfon at etholwyr, neu eu defnyddio mewn gorsafoedd pleidleisio, heb unrhyw wallau.
Gwirio pecynnau pleidleisio drwy'r post wedi'u llenwi cyn eu hanfon
Wrth gynnal gwiriadau sicrhau ansawdd ar becynnau pleidleisio drwy'r post wedi'u llenwi, dylai hyn gynnwys gwirio'r canlynol:
- bod rhifau'r papur pleidleisio a'r datganiad pleidleisio drwy'r post yn cyfateb i'w gilydd,
- bod enwau/cyfeiriadau wedi'u personoli yn ymddangos yn unol â'r disgwyl mewn ffenestri,
- bod pob pecyn yn cynnwys yr eitemau cywir – er enghraifft, bod y papurau pleidleisio cywir a'r amlen ateb gywir wedi cael eu cynnwys
Dylech gynnal hapwiriadau o'r holl becynnau er mwyn sicrhau bod trawstoriad cynrychioliadol wedi cael ei wirio, gydag o leiaf ddau becyn o bob swp o 250 o becynnau (sy'n cyfateb yn fras i ‘fasged’ Post Brenhinol lawn).
Dylech hefyd sicrhau y cynhelir gwiriadau penodol o unrhyw gyfresi sy'n cynnwys eitemau ychwanegol, er enghraifft lle y bydd is-etholiad yn golygu y caiff papur pleidleisio ychwanegol ei gynnwys.
Dylech wneud yn siŵr eich bod yn cadw llwybr archwilio clir o'r gwaith prawfddarllen a'r prosesau sicrhau ansawdd eraill a ddilynwyd naill ai gan eich staff neu gan eich cyflenwr, fel y gallwch gyfeirio'n ôl ato os bydd unrhyw beth yn codi wedyn.
Gallwch ddod o hyd i fwy o ganllawiau i'ch helpu gyda'r broses hon yn yr adran Sicrhau ansawdd a phrawfddarllen deunyddiau etholiad a cheir canllawiau pellach ar sicrhau ansawdd y broses anfon yn ein hadran ar bleidleisio absennol.
Gwirio llyfrau papurau pleidleisio cyn eu dyrannu
Pan fyddwch yn cael y llyfrau papurau pleidleisio wedi'u hargraffu, dylech gynnal gwiriad terfynol cyn i unrhyw bapurau pleidleisio gael eu dosbarthu i orsaf bleidleisio.
Wrth gynnal gwiriadau sicrhau ansawdd terfynol o'r llyfrau papurau pleidleisio, dylech wirio'r canlynol:
- bod y papur pleidleisio cyntaf a'r un olaf o leiaf ym mhob llyfr a thrwy gadarnhau bod rhifau papurau pleidleisio ym mhob llyfr neu becyn yn rhedeg yn olynol
- bod yr holl fanylion ar y papur pleidleisio wedi'u sillafu'n gywir
- bod pob arwyddlun y gofynnwyd yn ddilys amdano wedi ei gynnwys wrth ymyl enw'r ymgeisydd cywir a'i fod yn cyfateb i gofnod y blaid yng nghofrestr y Comisiwn
- bod pob disgrifiad o ymgeisydd wedi cael ei argraffu yn y llinell ar gyfer yr ymgeisydd cywir
- bod y cyfarwyddiadau pleidleisio ar frig y papur pleidleisio yn cyfateb i'r gofynion deddfwriaethol
- bod y papurau pleidleisio wedi cael eu torri i'r maint cywir
- bod y marc swyddogol wedi'i gynnwys
Gallwch ddod o hyd i ganllawiau ar ddyrannu papurau pleidleisio i orsafoedd pleidleisio yn ein hadran ar bleidleisio mewn gorsaf bleidleisio.
Niferoedd i'w hargraffu
Fel rhan o'ch trafodaethau cynnar â'ch cyflenwr argraffu, mae'n rhaid i chi ystyried yn ofalus nifer y papurau pleidleisio y bydd angen eu hargraffu er mwyn caniatáu i chi ddyrannu nifer digonol o bapurau pleidleisio i orsafoedd pleidleisio a dosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post. Bydd hyn hefyd yn caniatáu i nifer digonol o stoc papur gael ei chaffael.
Dylech seilio nifer y papurau pleidleisio a gaiff eu hargraffu ar y nifer mwyaf o etholwyr cymwys fydd yn pleidleisio, sef 100%. Mae risgiau sylweddol ynghlwm wrth argraffu papurau pleidleisio yn seiliedig ar nifer llai o etholwyr yn pleidleisio. Er enghraifft, os bydd nifer y papurau pleidleisio yn dechrau mynd yn brin ar y diwrnod pleidleisio, bydd yn anos bryd hynny i chi argraffu rhagor o bapurau pleidleisio a'u hanfon mewn pryd i'r gorsafoedd pleidleisio hynny lle mae prinder.
Os penderfynwch, am unrhyw reswm, beidio ag argraffu, fel gofyniad sylfaenol, bapurau pleidleisio yn seiliedig ar y nifer mwyaf o etholwyr cymwys yn pleidleisio, dylech asesu'r risgiau yn ofalus.
Fel rhan o'ch asesiad risg dylech ystyried:
- y nifer amcangyfrifedig a fydd yn pleidleisio, gan ystyried y potensial ar gyfer ymgysylltu a diddordeb hwyr – dylid defnyddio'r etholiad cyfatebol diwethaf fel y nifer disgwyliedig lleiaf a fydd yn pleidleisio
- cyd-destun penodol yr etholiad hwn
- unrhyw faterion lleol neu genedlaethol a all effeithio ar y nifer sy'n pleidleisio
- p'un a yw'n well cael stoc o bapurau pleidleisio ychwanegol sy'n barod i'w dosbarthu'n gyflym i orsafoedd pleidleisio, er enghraifft argraffu o leiaf 100% o bapurau pleidleisio ond peidio â dosbarthu 100% o bapurau pleidleisio argraffedig i orsafoedd pleidleisio
Dylech gymryd camau hefyd i sicrhau y gellir argraffu papurau pleidleisio ychwanegol ar fyr rybudd os bydd angen a phenderfynu sut y byddai staff gorsafoedd pleidleisio yn cael eu briffio pe bai'r sefyllfa hon yn codi.
Ceir canllawiau ar ddyrannu papurau pleidleisio i orsafoedd pleidleisio yn ein canllawiau ar bleidleisio mewn gorsaf bleidleisio.
Dyluniad papur pleidleisio
Rhifau papurau pleidleisio
Dylai rhifau papurau pleidleisio redeg yn olynol, ond nid oes rhaid iddynt ddechrau ar ‘1’. Dylai rhifau papurau pleidleisio fod yn unigryw, ac ni ddylid eu hailddefnyddio, er enghraifft, yn yr orsaf bleidleisio, dylid rhifo papurau pleidleisio drwy'r post a phaprau pleidleisio a gyflwynwyd yn wahanol.
Y ffurf ar gyfer cefn y papur pleidleisio
Rhagnodir y ffurf ar gyfer cefn y papur pleidleisio a rhaid i chi sicrhau bod y wybodaeth ofynnol yn cael ei chynnwys ar gefn y papur pleidleisio yn y fformat a nodwyd.1 Nid oes darpariaeth ar gyfer rhoi unrhyw linellau neu farciau eraill ar gefn y papur pleidleisio.
Marc adnabod unigryw
Gall y marc adnabod unigryw gynnwys llythrennau a rhifau a gall ailadrodd rhif y papur pleidleisio gyda rhagddodiad neu ôl-ddodiad.
Gall y marc adnabod unigryw hefyd fod yn god bar ond nid oes rhaid iddo fod. Mae'n bwysig cofio nad yw'r marc adnabod unigryw yr un peth â'r marc swyddogol.
Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu roi cyngor neu arweiniad i chi ynghylch ffurf y marc adnabod unigryw.
O ran y marc adnabod unigryw:2
- dylai fod yn unigryw i bob papur pleidleisio
- gellir ei ailddefnyddio ar gyfer yr etholiad nesaf
- rhaid iddo gael ei argraffu ar gefn y papur pleidleisio
Y marc swyddogol
Marc diogelwch yw'r marc swyddogol ac mae'n rhaid ei ychwanegu at y papur pleidleisio.
O ran y marc swyddogol:3
- gall fod yr un fath ar gyfer pob papur pleidleisio mewn etholiad neu gellir defnyddio marciau swyddogol gwahanol at ddibenion gwahanol yn yr un etholiad, er enghraifft, un ar gyfer pleidleisiau post a'r llall ar gyfer papurau pleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio
- ni ellir ailddefnyddio'r marc swyddogol am bum mlynedd ar gyfer etholiadau i'r un ardal heddlu
Dylai'r marc fod yn unigryw. Gallai fod yn arwyddlun wedi'i argraffu neu'n farc neu'n ddyfais argraffu arbennig megis dyfrnod. Gellid hefyd dyllu'r papur pleidleisio pan gaiff ei gyflwyno os caiff offerynnau stampio eu defnyddio er mwyn creu marc swyddogol wedi'i dyllu.
Dylai fod modd gweld y marc ar flaen y papur pleidleisio heb orfod troi'r papur pleidleisio drosodd.4
Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu eich cynghori neu ofyn i chi ddefnyddio marc swyddogol penodol, neu ei gwneud yn ofynnol iddo gynnwys nodweddion penodol.
Lliw'r papur pleidleisio
Ni phennir lliw papurau pleidleisio a'ch cyfrifoldeb chi yw penderfynu ar hyn.
Yn unol â'r gyfraith mae'n rhaid i liw papurau pleidleisio a gyflwynwyd fod yn wahanol i liw papurau pleidleisio cyffredin.5
Wrth benderfynu ar liw'r papurau pleidleisio dylech ystyried materion hygyrchedd o ran lliw a chyferbyniad. Gweler ein canllawiau dylunio arfer dda, 'Making your mark’, i gael rhagor o wybodaeth am ddewis lliwiau ar gyfer papurau pleidleisio.
Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu
Mewn rhai ardaloedd heddlu mae'r ymgeisydd a etholir i rôl CHTh hefyd yn gyfrifol am swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub.
Yn yr ardaloedd heddlu hyn mae'n rhaid i bapurau pleidleisio a datganiadau pleidleisio drwy'r post gyfeirio at ethol Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu ardal heddlu [rhowch enw'r ardal heddlu].
- 1. Para 19, Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 19, Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Para 21(1), Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Paragraffau 21(3) a (4), Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. Para 43(1), Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 5
Manylion ymgeiswyr
Bydd y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu yn gallu cadarnhau manylion yr ymgeiswyr a fydd yn ymddangos ar y papur pleidleisio ar ôl i'r cyfnod enwebu ddod i ben.
Rhaid i enwau ymgeiswyr ymddangos ar y papur pleidleisio yn y drefn y cânt eu rhestru yn y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd.
Enw'r ymgeisydd1
Rhaid i gyfenwau ymgeiswyr ymddangos mewn priflythrennau, gan gynnwys rhoi priflythrennau ar gyfer cyfenwau sy'n dechrau â MAC neu MC a dylai'r enwau ddilyn trefn yr wyddor yn llym e.e. MABBOT, MACLEAN, MATTHEWS, MCCORMICK, MORRISON.
Lle bo ymgeisydd wedi rhestru sawl enw fel ei gyfenw, boed â chysylltnod ai peidio, dylech gopïo'r enw cyfan fel y'i darparwyd. Er enghraifft, byddai Dick Van Dyke yn ymddangos fel VAN DYKE, Dick ar y papur pleidleisio ac, o ran gosod yn nhrefn yr wyddor, byddai'r cyfenw yn dechrau â V.
Yn yr un modd, byddai Ann Smith-Jones yn SMITH-JONES, Ann ar y papur pleidleisio a byddai'n dod o dan S o ran trefn yr wyddor.
Ym mhob achos, dylech ddefnyddio'r maint ffont mwyaf posibl. Er mwyn sicrhau cysondeb, dylid defnyddio'r un maint ffont ar gyfer pob ymgeisydd ar gyfer pob llinell gyfatebol.
Cyfeiriad yr ymgeisydd
Rhaid i gyfeiriad yr ymgeisydd ymddangos yn llawn oni bai ei fod wedi gwneud cais i beidio â chyhoeddi ei gyfeiriad cartref. Os yw'r ymgeisydd (yn ystod y broses enwebu) wedi llenwi'r ffurflen cyfeiriad cartref ac yn gofyn am beidio â chyhoeddi ei gyfeiriad, dylid ysgrifennu'r geiriau Cyfeiriad yn Ardal Heddlu [rhowch enw'r ardal heddlu] ar y papur pleidleisio yn lle hynny.
Arwyddluniau
Os bydd yr ymgeisydd yn sefyll ar ran plaid wleidyddol gofrestredig ac wedi gwneud cais i ddefnyddio arwyddlun, efallai y byddwch yn cael copi eglurder uchel o'r arwyddlun i'w ddefnyddio wrth argraffu'r papurau pleidleisio. Fel arall, efallai y bydd angen i chi lawrlwytho'r arwyddlun o'n gwefan. Dylech sicrhau bod pa gopi bynnag a ddefnyddir ar yr un ffurf â'r arwyddlun cofrestredig.
Dau gentimetr sgwâr yw'r maint mwyaf y gellir ei gael ar gyfer arwyddlun ar y papur pleidleisio. Peidiwch ag addasu na chamystumio siâp yr arwyddlun er mwyn ffitio ar y papur pleidleisio. Dylech sicrhau bod yr arwyddlun ar yr un ffurf â'r arwyddlun cofrestredig – er enghraifft, peidiwch ag ymestyn arwyddluniau yn siapiau sgwâr os nad ydynt wedi'u cofrestru fel delweddau sgwâr ar ein gwefan, oherwydd byddai hyn yn newid eu hymddangosiad.
- 1. Para 19(3)(a), Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
Sicrhau ansawdd a phrawfddarllen deunyddiau etholiad
Mae'n hanfodol eich bod yn gwirio pob proflen ddrafft o'ch deunyddiau etholiad yn ofalus ac yn drylwyr cyn iddynt gael eu cymeradwyo'n barod i'w hargraffu a'u hanfon. Bydd y cam hwn yn y broses yn aml yn un sy'n cymryd llawer o amser ac yn un lle y bydd amser yn y fantol gan y bydd eich cyflenwyr yn gweithio yn unol ag amserlenni tynn ac yn debygol o roi terfynau amser heriol i chi.
Dylech benderfynu pwy o'ch tîm a fydd yn rhan o'r gwaith prawfddarllen a sicrhau ansawdd y broses gynhyrchu. Mae'n bosibl y bydd angen i nifer o aelodau o'ch tîm gyfrannu, a gall fod yn ddefnyddiol cynnwys pobl eraill nad ydynt mor agos at wybodaeth grai yr ymgeiswyr neu'r proflenni sylfaenol er mwyn sicrhau nad oes dim wedi'i golli.
Lle bo modd, byddai'n ddefnyddiol sicrhau bod mwy nag un person yn gwirio pob set o broflenni cyn ei chymeradwyo er mwyn sicrhau y caiff gwallau eu canfod. Gall hyn fod yn arbennig o ddefnyddiol o ran lliniaru'r risg y caiff gwallau eu gwneud wrth weithio ar lawer o broflenni mewn cyfnod byr.
Gallwch gynnal gwiriadau wyneb yn wyneb drwy fynd i safle eich cyflenwr ac edrych ar eich deunyddiau argraffedig yn uniongyrchol, ond mae'n bosibl y bydd rhai cyflenwyr yn cynnig cynnal y gwiriadau hyn ar eich rhan fel rhan o'u gwasanaeth yn lle hynny.
Os byddwch yn defnyddio cyflenwyr i gynnal gwiriadau, rhaid i chi sicrhau eich bod yn cael dadansoddiad manwl o'r broses wirio, gan gynnwys pa wiriadau ansawdd argraffu sy'n cael eu cynnal.
Dylai'r rhain gynnwys:
- sicrhau bod y deunydd argraffedig yn gywir drwy ei gymharu â chopi enghreifftiol o'r broflen derfynol a gymeradwywyd ar gyfer pob fersiwn o'r deunydd
- cadarnhau bod yr holl destun wedi'i bersonoli wedi cael ei argraffu'n gywir lle bo angen
Fel arall, gallech drefnu bod deunyddiau'n cael eu hanfon atoch i chi eu gwirio cyn iddynt gael eu hanfon o'ch safle.
Dylech lunio nodiadau canllaw ar gyfer yr aelodau hynny o staff sy'n gwirio deunyddiau etholiad.
Gwirio testun sylfaenol
Dylech sicrhau eich bod yn gwirio testun sylfaenol pob deunydd yn ofalus; hynny yw, y testun na fydd yn newid ni waeth beth fo'r digwyddiad pleidleisio, nifer neu fanylion yr ymgeiswyr, neu'r wybodaeth i etholwyr.
At ddibenion effeithlonrwydd, mae'n bosibl y bydd rhai cyflenwyr yn llunio eich proflenni o dempledi a ddefnyddiwyd mewn digwyddiadau pleidleisio blaenorol Peidiwch â thybio y bydd y wybodaeth a gaiff ei chynhyrchu gan eich system rheoli meddalwedd etholiadol yn gywir yn awtomatig. Er enghraifft, efallai y gwnaed newidiadau deddfwriaethol neu newidiadau i ffiniau, neu newidiadau i'ch gwybodaeth gyswllt. Eich cyfrifoldeb chi yw gwneud yn siŵr bod yr holl wybodaeth yn gywir a hefyd bod y deunyddiau etholiad yn cydymffurfio â'r holl ofynion deddfwriaethol.
Gwirio proflenni byw
Dylech sicrhau bod proses ar waith gennych ar gyfer gwirio proflenni byw o bob math o ddeunydd etholiad ar y cam argraffu er mwyn cadarnhau nad oes unrhyw wallau a'u bod yn cael eu hargraffu yn unol â'r fanyleb ofynnol.
Dylai hyn gynnwys eitemau y caiff llai ohonynt eu hargraffu hefyd, megis papurau pleidleisio a gyflwynwyd, dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post neu bapurau pleidleisio drwy'r post ychwanegol a gaiff eu hargraffu er mwyn cynnwys y rhai a wnaeth gais ar ôl i'r ffeiliau data gwreiddiol gael eu cyflwyno.
Mae angen i chi benderfynu sawl eitem a gaiff ei gwirio ar gyfer pob eitem/proses argraffu/cyfres. Ar gyfer gwiriadau argraffu, dylid gwirio'r eitem gyntaf a'r eitem olaf ar gyfer pob eitem o leiaf er mwyn sicrhau bod y broses argraffu'n dechrau ac yn gorffen yn unol â'r disgwyl.
Bydd cynnal gwiriadau ar y cam prawfddarllen byw yn galluogi staff i gadarnhau bod yr eitemau a gaiff eu hargraffu yn cyfateb i'r fersiwn ddiweddaraf a gymeradwywyd a fydd yn tynnu sylw at unrhyw broflenni a gymeradwywyd sydd wedi cael eu newid drwy gamgymeriad, nad oes inc wedi rhedeg a bod yr ansawdd argraffu yn dda ac yn gyson.
Mae'n debygol y bydd gennych lawer o setiau o broflenni ar gyfer yr un eitem, felly dylech fod yn gwirio bod y testun newidiol ar bob set o broflenni wedi cael ei gynnwys yn gywir. Mae'n ddefnyddiol cadw taenlen o'r holl destun newidiol ym mhob fersiwn yn barod i gymharu â hi. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, enwau ymgeiswyr, cyfeiriad (neu ardal berthnasol), disgrifiadau ac arwyddluniau.
Mae'n bwysig rhoi sylw arbennig i arwyddluniau oherwydd gall llawer ohonynt edrych yn debyg ar yr olwg gyntaf. Dylech brawfddarllen unrhyw daenlenni a ddefnyddir at ddibenion sicrhau ansawdd yn ofalus yn erbyn data gwreiddiol, megis papurau enwebu
Dylech gadw cofnod o'r deunydd swyddfa a wiriwyd fel bod llwybr archwilio clir o'r prosesau a ddilynwyd ac y gallwch gyfeirio'n ôl ato os bydd unrhyw beth yn codi wedyn.
Awgrymiadau ar gyfer prawfddarllen
Wrth lunio canllawiau i helpu eich staff i brawfddarllen deunyddiau etholiad, dylid rhoi sylw arbennig i sicrhau:
- bod yr holl fanylion ar y papur pleidleisio wedi'u sillafu'n gywir
- bod enwau a chyfeiriadau etholwyr yn gywir ac yn cyfateb i'r rheini ar y gofrestr etholiadol / rhestrau pleidleiswyr absennol
- bod y deunyddiau a gaiff eu hanfon at etholwyr yn gywir ar eu cyfer (e.e. yr anfonir y papur pleidleisio cywir ar gyfer eu hardal etholiadol; yr anfonir cardiau pleidleisio ar gyfer dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post at bob dirprwy sy'n pleidleisio drwy'r post)
- lle y bo'n berthnasol, bod y dyddiadau cau cywir yn ymddangos (er enghraifft, ar gyfer ceisiadau am bleidlais bost/pleidlais drwy ddirprwy ar gardiau pleidleisio)
- lle y rhagnodir ffurflen, ei bod yn bodloni'r gofynion rhagnodedig
Mewn perthynas â'r papur pleidleisio, dylech hefyd wirio'r canlynol:
- bod y cyfarwyddiadau argraffu wedi'u dilyn yn fanwl
- bod y marc swyddogol a'r marc adnabod unigryw wedi'u hargraffu'n gywir
- bod y papur pleidleisio yn cynnwys manylion pob ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys ar gyfer yr ardal etholiadol benodol honno; fel rhan o hyn, dylech wirio'r canlynol:
- bod enw pob ymgeisydd (neu enw(au) a ddefnyddir yn gyffredin lle y bo'n berthnasol) yn gywir
- bod pob cyfeiriad neu ardal berthnasol yn gywir
- lle y bo'n berthnasol, bod enwau pleidiau, disgrifiadau ac arwyddluniau yn gywir ac fel y'u cofrestrwyd ar gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol
- bod y cyfarwyddiadau ar frig pob papur pleidleisio yn gywir ar gyfer yr ardal etholiadol honno
Mewn perthynas â'r datganiad pleidleisio drwy'r post, dylech hefyd wirio'r canlynol:
- bod y rhifau papur pleidleisio cywir wedi'u hargraffu
- bod y cyfarwyddiadau pleidleisio cywir ar gyfer yr ardal etholiadol wedi'u cynnwys
Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu
Mewn rhai ardaloedd heddlu mae'r ymgeisydd a etholir i rôl CHTh hefyd yn gyfrifol am swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub.
Yn yr ardaloedd heddlu hyn mae'n rhaid i bapurau pleidleisio a datganiadau pleidleisio drwy'r post gyfeirio at ethol Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu ardal heddlu [rhowch enw'r ardal heddlu].
Gwiriadau sicrhau ansawdd ar ôl cynhyrchu
Unwaith bod eich deunyddiau etholiad wedi'u cynhyrchu, bydd angen i chi sicrhau bod eich holl ddeunyddiau wedi cael eu hargraffu, eu casglu ynghyd a'u paratoi ar gyfer eu hanfon at etholwyr, neu eu defnyddio mewn gorsafoedd pleidleisio, heb unrhyw wallau.
Gwirio pecynnau pleidleisio drwy'r post wedi'u llenwi cyn eu hanfon
Wrth gynnal gwiriadau sicrhau ansawdd ar becynnau pleidleisio drwy'r post wedi'u llenwi, dylai hyn gynnwys gwirio'r canlynol:
- bod rhifau'r papur pleidleisio a'r datganiad pleidleisio drwy'r post yn cyfateb i'w gilydd,
- bod enwau/cyfeiriadau wedi'u personoli yn ymddangos yn unol â'r disgwyl mewn ffenestri,
- bod pob pecyn yn cynnwys yr eitemau cywir – er enghraifft, bod y papurau pleidleisio cywir a'r amlen ateb gywir wedi cael eu cynnwys
Dylech gynnal hapwiriadau o'r holl becynnau er mwyn sicrhau bod trawstoriad cynrychioliadol wedi cael ei wirio, gydag o leiaf ddau becyn o bob swp o 250 o becynnau (sy'n cyfateb yn fras i ‘fasged’ Post Brenhinol lawn).
Dylech hefyd sicrhau y cynhelir gwiriadau penodol o unrhyw gyfresi sy'n cynnwys eitemau ychwanegol, er enghraifft lle y bydd is-etholiad yn golygu y caiff papur pleidleisio ychwanegol ei gynnwys.
Dylech wneud yn siŵr eich bod yn cadw llwybr archwilio clir o'r gwaith prawfddarllen a'r prosesau sicrhau ansawdd eraill a ddilynwyd naill ai gan eich staff neu gan eich cyflenwr, fel y gallwch gyfeirio'n ôl ato os bydd unrhyw beth yn codi wedyn.
Gallwch ddod o hyd i fwy o ganllawiau i'ch helpu gyda'r broses hon yn yr adran Sicrhau ansawdd a phrawfddarllen deunyddiau etholiad a cheir canllawiau pellach ar sicrhau ansawdd y broses anfon yn ein hadran ar bleidleisio absennol.
Gwirio llyfrau papurau pleidleisio cyn eu dyrannu
Pan fyddwch yn cael y llyfrau papurau pleidleisio wedi'u hargraffu, dylech gynnal gwiriad terfynol cyn i unrhyw bapurau pleidleisio gael eu dosbarthu i orsaf bleidleisio.
Wrth gynnal gwiriadau sicrhau ansawdd terfynol o'r llyfrau papurau pleidleisio, dylech wirio'r canlynol:
- bod y papur pleidleisio cyntaf a'r un olaf o leiaf ym mhob llyfr a thrwy gadarnhau bod rhifau papurau pleidleisio ym mhob llyfr neu becyn yn rhedeg yn olynol
- bod yr holl fanylion ar y papur pleidleisio wedi'u sillafu'n gywir
- bod pob arwyddlun y gofynnwyd yn ddilys amdano wedi ei gynnwys wrth ymyl enw'r ymgeisydd cywir a'i fod yn cyfateb i gofnod y blaid yng nghofrestr y Comisiwn
- bod pob disgrifiad o ymgeisydd wedi cael ei argraffu yn y llinell ar gyfer yr ymgeisydd cywir
- bod y cyfarwyddiadau pleidleisio ar frig y papur pleidleisio yn cyfateb i'r gofynion deddfwriaethol
- bod y papurau pleidleisio wedi cael eu torri i'r maint cywir
- bod y marc swyddogol wedi'i gynnwys
Gallwch ddod o hyd i ganllawiau ar ddyrannu papurau pleidleisio i orsafoedd pleidleisio yn ein hadran ar bleidleisio mewn gorsaf bleidleisio.
Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu
Mewn rhai ardaloedd heddlu mae'r ymgeisydd a etholir i rôl CHTh hefyd yn gyfrifol am swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub.
Yn yr ardaloedd heddlu hyn mae'n rhaid i bapurau pleidleisio a datganiadau pleidleisio drwy'r post gyfeirio at ethol Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu ardal heddlu [rhowch enw'r ardal heddlu].
Diogelwch papurau pleidleisio
Mae'n rhaid i chi sicrhau diogelwch papurau pleidleisio wrth iddynt gael eu cynhyrchu, eu dosbarthu a'u storio. Ar ôl i'r marc swyddogol gael ei argraffu ar eich papurau pleidleisio, maent yn ‘fyw’ i bob diben.
Ni waeth a ydych wedi gosod y gwaith argraffu ar gontract allanol neu a ydych yn argraffu'n fewnol, er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr fod â hyder yn y broses, dylai eich trefniadau diogelwch atal pobl rhag cael gweld a defnyddio'r papurau pleidleisio heb awdurdod.
Dylai'r cyfyngiadau hyn fod yn gymwys ar bob cam o'r broses gynhyrchu a storio, rhwng yr adeg pan gânt eu hargraffu a'r etholiad.
Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth yn ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer diogelwch papurau pleidleisio.
Dechrau amserlen yr etholiad
Mae'r adran hon o'r canllawiau yn esbonio'r camau statudol y mae'n rhaid eu cymryd er mwyn i amserlen yr etholiad allu dechrau yn ffurfiol.
Mae hyn yn cynnwys:
- cyhoeddi'r hysbysiad etholiad
- y gofyniad i gyflwyno cardiau pleidleisio cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad etholiad
Rydym wedi cyhoeddi amserlen nad yw'n cynnwys dyddiadau penodol:
Bydd amserlen sy’n cynnwys dyddiadau penodol ar gael ar ein gwefan cyn etholiadau sydd wedi’u trefnu.
- 1. Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012), Atodlen 3, para 4(5). ↩ Back to content at footnote 1
- 2. PCCEO, Atodlen 3, para 4(5). ↩ Back to content at footnote 2
Dosbarthu cardiau pleidleisio
Rhaid i chi anfon cardiau pleidleisio cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad etholiad.1
Lle y cyfunir cardiau pleidleisio, dim ond ar ôl i'r hysbysiadau etholiad ar gyfer pob etholiad gael eu cyhoeddi y gellir eu dosbarthu.
Rhaid i gerdyn pleidleisio gael ei anfon i gyfeiriad cymwys yr etholwr neu, yn achos dirprwy, i gyfeiriad y dirprwy fel y'i dangosir yn y rhestr o ddirprwyon.2
Rhaid i gerdyn pleidleisio etholwr dienw gael ei anfon mewn prif amlen i gyfeiriad cymwys yr etholwr neu, os nodwyd cyfeiriad gwahanol ar ei gais cofrestru, rhaid anfon y cerdyn pleidleisio i'r cyfeiriad arall hwnnw.3
Er mwyn sicrhau y bydd pleidleiswyr yn cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt ac mewn pryd iddynt fwrw eu pleidlais, dylech sicrhau y gall cardiau pleidleisio gael eu derbyn gan bleidleiswyr cyn gynted â phosibl, fel bod ganddynt gymaint o amser â phosibl i newid eu manylion cofrestru neu wneud cais am bleidlais absennol.
Bydd angen i chi benderfynu ar y dyddiad dosbarthu gorau ar gyfer cardiau pleidleisio a dylech ganolbwyntio ar bryd y gall etholwyr ddisgwyl cael cardiau pleidleisio.
Gellir dosbarthu cardiau pleidleisio yn bersonol, drwy'r post neu drwy ryw ddull arall a bennir gennych fel y dull mwyaf priodol.
Dosbarthu yn bersonol
Os byddwch yn dosbarthu cardiau pleidleisio â llaw dylech gynllunio sut y bydd hyn yn gweithio'n ymarferol. Dylech benodi digon o staff i sicrhau bod cardiau pleidleisio yn cael eu derbyn gan bleidleiswyr cyn gynted â phosibl er mwyn sicrhau bod pleidleiswyr post yn cael cymaint o amser â phosibl i newid eu manylion cofrestru neu wneud cais am bleidlais absennol. Dylech nodi'n glir yn eich cyfarwyddiadau i staff y diwrnod olaf y byddech yn disgwyl i bob cerdyn pleidleisio gael ei ddosbarthu.
Dylech sicrhau bod staff yn ymwybodol o ystyriaethau diogelu data, a dylech ystyried ei gwneud yn ofynnol i staff gadarnhau'n ysgrifenedig ar adeg recriwtio y byddant yn dilyn eich polisi diogelu data.
Dylech fonitro'r broses ddosbarthu, er mwyn sicrhau bod cardiau pleidleisio wedi cael eu dosbarthu drwy'r ardal bleidleisio gyfan ac yn unol â'r amserlen y cytunwyd arni. Gall hyn gynnwys ei gwneud yn ofynnol i staff dosbarthu lenwi taflenni cofnodi a threfnu i oruchwylwyr gynnal hapwiriadau.
Dosbarthu drwy'r post
Gallwch ddefnyddio'r Post Brenhinol neu unrhyw gwmni dosbarthu masnachol arall i ddosbarthu'r cardiau pleidleisio. Os byddwch yn dosbarthu cardiau pleidleisio drwy'r post, dylech gydgysylltu â'ch darparwr gwasanaethau post i gytuno ar amserlen ar gyfer dosbarthu a chael unrhyw brawf postio a ddarperir gan y cwmni.
Dylech fonitro'r broses o ddosbarthu cardiau pleidleisio, er mwyn sicrhau eu bod wedi cael eu dosbarthu drwy'r ardal bleidleisio gyfan ac yn unol â'r amserlenni y cytunwyd arnynt. Os oes modd, dylech roi trefniadau ar waith i olrhain y broses ddosbarthu er mwyn helpu i ymateb i unrhyw ymholiadau gan etholwyr.
Dylai'ch gwaith cynllunio wrth gefn ymdrin â sut y byddech yn dosbarthu unrhyw gardiau pleidleisio pe na bai'r Post Brenhinol neu'r cwmni dosbarthu masnachol a gontractiwyd gennych yn gallu dosbarthu'r cardiau pleidleisio, er enghraifft, oherwydd gweithredu diwydiannol.
- 1. Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012), Atodlen 3, para 28 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. PCCEO 2012, Atodlen 3, para 28(3) ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 a.9B(8). ↩ Back to content at footnote 3
Enwebiadau
Enwebiadau
Y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n gyfrifol am y broses enwebu mewn etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu.
Ar ôl cau'r enwebiadau
Ar ôl cau'r enwebiadau rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio.1
Rhaid i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu gyhoeddi'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd a'r hysbysiad etholiad. Bydd Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu yn rhannu'r rhain gyda chi.
- 1. Rheol 24(3) Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 1
Paratoi hysbysiadau etholiad
Cyfieithu a fformatau hysbysiadau
Rhaid i chi sicrhau bod hysbysiadau yn cael eu cyfieithu neu eu darparu mewn fformat arall os yw'n briodol.1 Gallech eu paratoi:
- mewn Braille
- mewn ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg
- gan ddefnyddio lluniau
- mewn fformat sain2
- gan ddefnyddio unrhyw ddull arall o sicrhau bod gwybodaeth yn hygyrch
Ni ellir llunio'r ffurflen enwebu na'r papurau pleidleisio mewn unrhyw iaith na fformat arall.3
Mae'n rhaid i'r copïau llaw wedi'u chwyddo a'r copïau arddangos o'r papur(au) pleidleisio i'w defnyddio yn yr orsaf bleidleisio gynnwys y cyfarwyddiadau i bleidleiswyr wedi'u hargraffu ar frig y papur(au). Gellir cyfieithu'r cyfarwyddiadau hyn i ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg.4
Sicrhau bod gwybodaeth ar hysbysiadau yn hygyrch
Dylech sicrhau bod unrhyw wybodaeth am yr etholiadau, gan gynnwys yr hysbysiadau etholiad a'r hysbysiadau pleidleisio:
- ar gael yn hawdd i bob pleidleisiwr
- ar gael mewn fformat hygyrch
- ar gael mewn pryd i bleidleiswyr fwrw eu pleidlais
Gellir darparu gwybodaeth ar wefan yr awdurdod lleol.
Dylai'r wybodaeth a ddarperir ar eich gwefan fod yn hygyrch i bleidleiswyr. Gallech siarad â swyddog cydraddoldebau neu dîm gwe eich awdurdod am gyngor ar sut i wneud hyn.
Os byddwch yn darparu gwybodaeth ar ffurf PDF, dylech fod yn ymwybodol os na chaiff camau penodol eu dilyn wrth greu dogfennau PDF, efallai na fyddant yn gydnaws â darllenwyr sgriniau a thechnolegau cynorthwyol eraill.
Mae Llywodraeth y DU wedi llunio canllaw ar lunio dogfennau PDF hygyrch y gallwch gyfeirio ato.
- 1. Article 85(2) Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Article 85(3) PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Article 85(4) PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Article 85(6) PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
Datganiad y personau a enwebwyd
Rhaid i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu gyhoeddi'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd ar gyfer ardal yr heddlu erbyn 4pm ar y deunawfed diwrnod gwaith cyn y bleidlais.
Rhaid i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu baratoi ac anfon copi o'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd atoch cyn gynted ag y caiff ei gyhoeddi, a rhaid i chi ei gyhoeddi yn yr ardal bleidleisio cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl ei dderbyn.
Hysbysiad etholiad
Os ymleddir yr etholiad, rhaid i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu gyhoeddi hysbysiad etholiad ar gyfer ardal yr heddlu erbyn y chweched diwrnod gwaith cyn yr etholiad fan bellaf.
Dylai Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu roi copi o'r hysbysiad i chi y gallwch ei gyhoeddi wedyn yn lleol yn eich ardal bleidleisio. Dylech hefyd ddarparu dolen o'ch gwefan i wefan Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu lle y caiff yr hysbysiad ei gyhoeddi neu ddarparu copi yn uniongyrchol ar eich gwefan fel y gall etholwyr yn yr ardal bleidleisio gael gafael arno'n hawdd.
Hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio
Fel Swyddog Canlyniadau lleol, chi sy'n gyfrifol am gyhoeddi'r hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio.
Rhaid i chi, heb fod yn hwyrach na dyddiad cyhoeddi'r hysbysiad etholiad, 6 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio, baratoi a chyhoeddi hysbysiad yn nodi'r canlynol
- lleoliad pob gorsaf bleidleisio yn yr ardal bleidleisio
- disgrifiad o'r pleidleiswyr sydd â'r hawl i bleidleisio yno
Dylai fod gennych brosesau prawfddarllen cadarn ar waith er mwyn sicrhau nad oes unrhyw wallau yn yr hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio.
Rhaid i chi roi copi o'r hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio a disgrifiadau o bleidleiswyr sydd â'r hawl i bleidleisio yno i bob asiant etholiadol cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad.
Dylech gysylltu â Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu er mwyn trafod sut y dylid rheoli'r broses o ddarparu'r hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio i asiantiaid ac is-asiantiaid yn ymarferol, gan gynnwys p'un a gaiff yr hysbysiadau ar gyfer pob ardal bleidleisio yn ardal yr heddlu eu dosbarthu'n ganolog gan y Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu.
Dylech fod yn barod i sicrhau bod yr hysbysiadau hyn ar gael i unrhyw arsyllwyr achrededig ar gais.
Asiantiaid
Mae'r adran hon o'r canllawiau'n ymdrin â phenodi asiantiaid etholiad, y gofyniad i hysbysu'r cyhoedd am benodiad asiantiaid etholiad a sut y gellir dirymu penodiad.
Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ar benodi asiantiaid i fynychu achlysuron agor pleidleisiau post, gorsafoedd pleidleisio a'r broses dilysu a chyfrif, a gwybodaeth am y gofynion o ran cyfrinachedd ac ymddygiad yn ystod y digwyddiadau etholiadol allweddol hyn.
Yr asiant etholiad
Rhaid i bob ymgeisydd gael asiant etholiadol, a rhaid i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu gael ei hysbysu am ei benodiad cyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno hysbysiadau tynnu enw yn ôl, sef 4pm ar y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn yr etholiad.1
Pan gaiff ei hysbysu am enw a chyfeiriad asiant etholiad, rhaid i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu gyhoeddi hysbysiad yn nodi'r manylion hynny ac enw'r ymgeisydd cyn gynted â phosibl.
Bydd Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu yn rhoi copi o'r hysbysiad i chi, fel Swyddog Canlyniadau Lleol, a rhaid i chi ei gyhoeddi yn eich ardal bleidleisio. 2
Rhaid i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu ddiweddaru ac ailgyhoeddi'r hysbysiad os diddymir penodiad asiant, neu os bydd asiant yn marw. Pan fydd hyn yn digwydd, rhaid i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu roi copi i chi o'r hysbysiad wedi'i ddiweddaru, a rhaid i chi ailgyhoeddi'r hysbysiad o asiantiaid etholiad yn eich ardal bleidleisio.
- 1. Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012), adran 26 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. PCCEO 2012, adran 26(7) ↩ Back to content at footnote 2
Penodi is-asiantiaid
Gall asiantiaid etholiad benodi is-asiantiaid i weithredu ar eu rhan mewn unrhyw ran o ardal yr heddlu.
Rhaid hysbysu Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu am benodiad unrhyw is-asiant erbyn y pumed diwrnod gwaith cyn yr etholiad.1
Ar ôl cael hysbysiad o enw a chyfeiriad is-asiant, rhaid i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu gyhoeddi hysbysiad yn nodi'r manylion hynny, enw'r ymgeisydd, a'r rhan o ardal yr heddlu y penodwyd yr is-asiant i weithredu ynddi, cyn gynted â phosibl.
Bydd Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu yn rhoi copi o'r hysbysiad i chi, fel Swyddog Canlyniadau Lleol, a rhaid i chi ei gyhoeddi yn eich ardal bleidleisio.
Rhaid i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu ddiweddaru ac ailgyhoeddi'r hysbysiad os diddymir penodiad unrhyw is-asiant, neu os bydd asiant yn marw. Pan fydd hyn yn digwydd, rhaid i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu roi copi i chi o'r hysbysiad wedi'i ddiweddaru, a rhaid i chi ailgyhoeddi'r hysbysiad o asiantiaid etholiad yn eich ardal bleidleisio.2
- 1. Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012), adran 27 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. PCCEO 2012, adran 27(5) ↩ Back to content at footnote 2
Asiantiaid Pleidleisio drwy'r Post, Pleidleisio a Chyfrif
Gall ymgeiswyr, neu eu hasiant etholiadol, benodi asiantiaid i arsylwi ar y broses o agor pleidleisiau post, y bleidlais a'r broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau.1
Chi sy'n gyfrifol am dderbyn hysbysiadau o benodiadau'r asiantiaid hyn a rhaid i chi sicrhau y caiff pob asiant penodedig gopi o'r gofynion perthnasol ynglŷn â chyfrinachedd ar gyfer agor pleidleisiau post, y bleidlais a'r cyfrif.2
- 1. Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012), Atodlen 3, para 31 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. PCCEO 2012, erth. 22 ac Atodlen 3 para 22 ↩ Back to content at footnote 2
Asiantiaid pleidleisio drwy'r post
Yn ôl y gyfraith, caniateir i asiantau pleidleisio drwy'r post arsylwi ar y broses o agor blwch pleidleisio pleidleiswyr drwy'r post, agor pleidleisiau post a ddychwelwyd a chadarnhau llofnodion a dyddiadau geni a nodwyd ar ddatganiadau pleidleisio drwy'r post a ddychwelwyd.1
Rhaid i chi roi o leiaf 48 awr o rybudd i ymgeiswyr o amser a lleoliad unrhyw sesiwn agor pleidleisiau post a nifer yr asiantiaid y gellir eu penodi i fod yn bresennol ym mhob sesiwn agor.2
Rhaid i chi gael hysbysiad ysgrifenedig o enw a chyfeiriad unrhyw asiantiaid pleidleisio drwy'r post cyn dechrau unrhyw sesiwn benodol y mae'r asiantiaid yn dymuno bod yn bresennol ynddi.3 Mae'r Comisiwn wedi datblygu'r ffurflen ganlynol ar gyfer rhoi hysbysiad o benodiad asiantiaid pleidleisio drwy'r post.
Gofynion cyfrinachedd ac ymddygiad
Caiff papurau pleidleisio eu cadw â'u hwynebau i lawr drwy gydol sesiwn agor amlenni pleidleisiau post.
Dylech hysbysu pob asiant pleidleisio drwy'r post am y gofynion canlynol o ran cyfrinachedd wrth agor pleidleisiau post.
Dyma'r pwyntiau allweddol:
- ni ddylai neb sy'n mynychu achlysur agor amlenni geisio gweld sut y cafodd papurau pleidleisio unigol eu marcio. Felly, mae'n dilyn na chaniateir i bobl gadw cyfrif o faint o bapurau pleidleisio sydd wedi cael eu marcio
- ni ddylai neb sy'n bresennol yn ystod sesiwn agor pleidleisiau post geisio edrych ar farciau neu rifau adnabod ar bapurau pleidleisio, datgelu sut mae papur pleidleisio penodol wedi cael ei farcio na throsglwyddo unrhyw wybodaeth o'r fath a geir yn ystod y sesiwn
- gall unrhyw un a geir yn euog o dorri'r gofynion hyn wynebu dirwy anghyfyngedig, neu gall wynebu carchar am hyd at chwe mis
- 1. Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) Atodlen 3 para 33(1) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. PCCEO 2012, Atodlen 2, para 44. ↩ Back to content at footnote 2
- 3. PCCEO 2012, Atodlen 2, para 33(2) ↩ Back to content at footnote 3
Asiantiaid pleidleisio
Yn ôl y gyfraith, mae gan asiantiaid pleidleisio1 yr hawl i gael mynediad i orsafoedd pleidleisio er mwyn canfod achosion o gambersonadu.2 Gallant hefyd arsylwi ar y gweithdrefnau i'w dilyn mewn gorsaf bleidleisio.
Rhaid i chi gael eich hysbysu yn ysgrifenedig am unrhyw asiantiaid pleidleisio a benodwyd o fewn pum diwrnod gwaith fan bellaf cyn yr etholiad er mwyn i'w penodiad fod yn weithredol ar gyfer yr etholiad. Mae'r Comisiwn wedi datblygu ffurflen ar gyfer rhoi hysbysiad o benodiad asiantiaid pleidleisio.3
Gall asiant pleidleisio gael ei benodi i orsaf bleidleisio neu orsafoedd pleidleisio penodol, neu bob gorsaf bleidleisio o fewn yr ardal bleidleisio. Gellir penodi'r un asiantiaid pleidleisio i fod yn bresennol mewn mwy nag un orsaf bleidleisio.
Cyfyngu ar nifer yr asiantiaid sy'n bresennol
Caniateir i gyfanswm o bedwar asiant fod yn bresennol mewn unrhyw orsaf bleidleisio benodol, neu gallwch benderfynu caniatáu i fwy o asiantiaid fod yn bresennol.4 Mae'r terfyn yn gymwys i bob gorsaf bleidleisio unigol, hyd yn oed os oes mwy nag un orsaf bleidleisio yn yr un adeilad neu ystafell.
Os byddwch yn penderfynu caniatáu i fwy na phedwar asiant pleidleisio fod yn bresennol mewn gorsaf bleidleisio, rhaid i chi roi hysbysiad o'r ffigur uwch hwnnw.5 Dylid cyhoeddi'r hysbysiad hwn ar eich gwefan a rhoi copi ohono i'r ymgeiswyr a'u hasiantiaid etholiad. Dylid rhoi copi o'r hysbysiad i Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu hefyd. Gallwch benderfynu pennu uchafsymiau gwahanol ar gyfer gorsafoedd pleidleisio gwahanol ac, os felly, dylech nodi hynny'n glir ar yr hysbysiad a gyhoeddir gennych.
Os bydd yr holl ymgeiswyr gyda'i gilydd yn penodi mwy nag uchafswm yr asiantiaid pleidleisio a gaiff fod yn bresennol mewn unrhyw orsaf bleidleisio, rhaid i chi benderfynu pa asiantiaid pleidleisio a gaiff fod yn bresennol drwy eu dewis ar hap ar gyfer pob gorsaf bleidleisio. Ni chaiff y rhai na chânt eu dewis ar hap eu penodi yn asiantiaid pleidleisio ar gyfer yr orsaf bleidleisio honno.
Dim ond un asiant pleidleisio ar gyfer pob ymgeisydd a gaiff fod yn bresennol mewn gorsaf bleidleisio ar unrhyw adeg.
Gofynion cyfrinachedd ac ymddygiad
Mae gan unrhyw un sy'n mynychu gorsaf bleidleisio ddyletswydd i gynnal cyfrinachedd y bleidlais. Dylai pob Asiant Pleidleisio gael y gofynion canlynol o ran cyfrinachedd ar gyfer cynnal y bleidlais.
Yn benodol, rhaid sicrhau na chaiff y wybodaeth ganlynol ei datgelu:
- enw neu rif etholiadol y rhai sydd wedi neu heb bleidleisio
- y rhif neu farc adnabod unigryw arall ar y papur pleidleisio
Hefyd, rhaid i unrhyw un sy'n mynychu gorsaf bleidleisio sicrhau nad yw'n ceisio canfod sut mae pleidleisiwr wedi pleidleisio na phwy y mae ar fin pleidleisio drosto.
Gall asiant pleidleisio farcio ar ei gopi ef o'r gofrestr etholwyr y pleidleiswyr hynny sydd wedi gwneud cais am bapurau pleidleisio. Os bydd yr asiant pleidleisio yn gadael yr orsaf bleidleisio yn ystod yr oriau pleidleisio, bydd angen iddo adael y copi wedi'i farcio o'r gofrestr yn yr orsaf bleidleisio er mwyn sicrhau na thorrir gofynion cyfrinachedd. Gall unrhyw un a ddyfernir yn euog o dorri'r gofynion cyfrinachedd wynebu dirwy anghyfyngedig, neu ddedfryd o garchar am hyd at chwe mis.
Ni ellir rhoi seliau asiantiaid pleidleisio ar flychau pleidleisio ar ddechrau'r cyfnod pleidleisio nac yn ystod y cyfnod hwnnw.
Er y gall asiant pleidleisio arsylwi ar y bleidlais, nid oes rhaid iddo fod yn bresennol mewn gorsaf bleidleisio er mwyn i weithdrefnau pleidleisio a gweithdrefnau cysylltiedig gael eu cynnal.
- 1. Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012), Atodlen 3. para 31. ↩ Back to content at footnote 1
- 2. PCCEO 2012 Atodlen 3 para 31(1)(a) ↩ Back to content at footnote 2
- 3. PCCEO 2012 Atodlen 3 para 31(7) ↩ Back to content at footnote 3
- 4. PCCEO 2012 Atodlen 3 para 31(4) ↩ Back to content at footnote 4
- 5. PCCEO 2012 Atodlen 3 para 31(5) ↩ Back to content at footnote 5
Asiantiaid cyfrif
Gellir penodi asiantiaid cyfrif1 i arsylwi ar y prosesau dilysu a chyfrif. Rhaid i chi roi hysbysiad ysgrifenedig i asiantiaid cyfrif a benodwyd o'r amser a'r lleoliad lle y bydd y prosesau dilysu a chyfrif yn dechrau cael eu cynnal.2
Rhaid i chi gael eich hysbysu yn ysgrifenedig am benodiad asiantiaid cyfrif o fewn pum diwrnod gwaith fan bellaf cyn yr etholiad er mwyn i'w penodiad fod yn weithredol ar gyfer y dilysu a'r cyfrif.3
Dim ond un o'r asiantiaid cyfrif ar gyfer pob ymgeisydd y gellir ei ddynodi i ofyn am i'r pleidleisiau gael eu hailgyfrif ar ddiwedd y broses gyfrif neu unrhyw broses ailgyfrif4 Rhaid i ddynodiadau o'r fath gael eu gwneud ar yr adeg y cewch eich hysbysu am benodiad yr asiant cyfrif.5 Mae ffurflen hysbysiad o benodiad asiantiaid cyfrif y Comisiwn yn gwneud darpariaeth ar gyfer nodi unrhyw ddynodiad o'r fath ar y ffurflen.
Mae'r Comisiwn wedi datblygu'r ffurflen ganlynol ar gyfer rhoi hysbysiad o benodiad asiantiaid cyfrif.
Cyfyngu ar nifer yr asiantiaid sy'n bresennol
Yn ôl y gyfraith, caniateir i chi gyfyngu ar nifer yr asiantiaid cyfrif a benodir.6 Rhaid i nifer yr asiantiaid cyfrif y caiff pob ymgeisydd eu penodi fod yr un peth ac, oni bai bod amgylchiadau arbennig, ni chaiff fod yn llai na'r nifer a geir drwy rannu nifer y cynorthwywyr cyfrif (h.y. y staff hynny sy'n cyfrif y papurau pleidleisio) â nifer yr ymgeiswyr. Wrth benderfynu ar uchafswm nifer yr asiantiaid cyfrif, dylai pob ymgeisydd, hyd y gellir, gael caniatâd i benodi digon o asiantiaid cyfrif fel y gellir craffu'n llawn ac yn briodol ar y prosesau dilysu a chyfrif. Fodd bynnag, dylech ystyried unrhyw oblygiadau o ran iechyd a diogelwch, gan gynnwys rheoliadau tân ar gyfer y lleoliad dilysu a chyfrif pleidleisiau, wrth benderfynu ar uchafswm yr asiantiaid cyfrif.
Wrth benderfynu ar uchafswm yr asiantiaid cyfrif, dylech hefyd gofio bod hawl gan asiantiaid cyfrif yr holl etholiadau sy'n cael eu dilysu fod yn bresennol yn ystod y rhan ddilysu o'r broses gyfrif.
I gael rhagor o fanylion am bwy all fod yn bresennol yn ystod y prosesau dilysu a chyfrif, gweler Presenoldeb yn ystod y prosesau dilysu a chyfrif
Gofynion cyfrinachedd ac ymddygiad
Mae dyletswydd ar unrhyw un sy'n bresennol yn ystod y broses gyfrif i gynnal cyfrinachedd y cyfrif. Dylai pob Asiant Pleidleisio gael y gofynion canlynol o ran cyfrinachedd ar gyfer yr etholiad.
Yn arbennig, ni ddylai unrhyw un sy'n bresennol wneud y canlynol:
- canfod neu geisio canfod y rhif neu'r marc adnabod unigryw arall ar gefn unrhyw bapur pleidleisio
- cyfleu unrhyw wybodaeth a geir yn ystod y cyfrif ynghylch yr ymgeisydd y rhoddir unrhyw bleidlais iddi neu iddo ar unrhyw bapur pleidleisio penodol
- 1. Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) Atodlen 3 para 31(1)(b) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. PCCEO 2012, Atodlen 3, paragraffau 48 a 51 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. PCCEO 2012 Atodlen 3, para 31(7) ↩ Back to content at footnote 3
- 4. PCCEO 2012, Atodlen 3, para 31. ↩ Back to content at footnote 4
- 5. PCCEO 2012, Atodlen 3, para 31(2) ↩ Back to content at footnote 5
- 6. PCCEO 2012, Atodlen 3, para 31(6) ↩ Back to content at footnote 6
Adnoddau ar gyfer Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) - Asiantiaid
Pleidleisio absennol
Mae'n hanfodol y caiff y broses pleidleisio absennol ei rheoli'n effeithiol er mwyn sicrhau bod pleidleisio absennol yn hygyrch a bod etholwyr yn gallu arfer eu hawl i bleidleisio yn unol â'u cais.
Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau ar yr amserlen pleidleisio absennol, y dyddiadau cau allweddol ar gyfer y broses a sut a phryd y gall etholwyr wneud newidiadau i'w trefniadau pleidleisio absennol presennol cyn etholiad. Mae hefyd yn cwmpasu trefniadau a ddylai fod ar waith ar gyfer pleidleisio drwy ddirprwy, a chanllawiau ar gyfer anfon pleidleisiau post a sut i sicrhau ansawdd y broses.
Byddwch hefyd yn gweld canllawiau ar y prosesau y mae'n rhaid eu dilyn pan dderbynnir pleidleisiau post. Maent yn cynnwys gwybodaeth am y broses agor amlenni pleidleisiau post, pwy all fod yn bresennol mewn sesiynau agor amlenni pleidleisiau post a'r cofnodion y mae'n rhaid i chi eu cadw fel rhan o'r broses.
Amserlen ar gyfer pleidleisio absennol
Rhaid i chi anfon pleidleisiau post at etholwyr cyn gynted ag y bo'n ymarferol1
. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu unrhyw bryd ar ôl i'r manylion i'w hargraffu ar y papurau pleidleisio gael eu cadarnhau, h.y. ar ôl y dyddiad cau ar gyfer tynnu enw yn ôl, sef 4pm ar y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu.2
Bydd eu dosbarthu'n gynnar yn cynyddu'r amser sydd ar gael i etholwyr – yn enwedig pleidleiswyr yn y lluoedd arfog a'r rhai sydd wedi gofyn am i'w pecyn pleidleisio drwy'r post gael ei anfon i gyfeiriad tramor – dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais drwy'r post. Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau: Anfon a dosbarthu pleidleisiau post.
Dim ond at rywun sydd wedi cael ei ychwanegu at y gofrestr etholiadol ac sydd wedi gwneud cais llwyddiannus am bleidlais bost y gallwch anfon pleidlais bost. Mae'n ofynnol i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyhoeddi dau hysbysiad newid etholiad interim cyn cyhoeddi'r hysbysiad newid etholiad terfynol ar y pumed diwrnod gwaith cyn y bleidlais.3
Mae hyn yn cefnogi'r broses o ddosbarthu pleidleisiau post ar gam cynnar yn yr amserlen i'r etholwyr hynny sydd wedi gwneud cais i gofrestru a gwneud cais am bleidlais bost yn agos at y dyddiad cau ar gyfer cofrestru. Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru a Lloegr.
Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gysylltu ag ef er mwyn cael y rhestr pleidleiswyr drwy'r post a'r rhestr dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post. Dylai hyn ddigwydd cyn gynted â phosibl ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad newid etholiad interim cyntaf er mwyn cynnwys yr etholwyr yn y set gyntaf o bleidleisiau’r drwy'r post i'w dosbarthu.4
Rhaid i'r hysbysiad hwn gael ei gyhoeddi ar y diwrnod cau ar gyfer cyflwyno enwebiadau.5
Bydd hefyd angen i chi gysylltu â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol i gael unrhyw ddiweddariadau dilynol pan fydd yr ail hysbysiad newid etholiad interim a'r hysbysiad newid etholiad terfynol wedi'u cyhoeddi.
Ceir rhagor o wybodaeth am hysbysiadau newid interim yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru a Lloegr.
Mae ein hamserlenni etholiadol templed ar gyfer etholiadau llywodraeth leol yng Nghymru a Lloegr hefyd yn cynnwys y dyddiadau perthnasol ar gyfer yr hysbysiadau hyn.
Dyddiadau cau ar gyfer ceisiadau cofrestru absennol a cheisiadau i newid y trefniadau presennol
Y dyddiad cau i etholwyr gyflwyno ceisiadau newydd am bleidlais bost a phleidlais dirprwy drwy'r post yw 5pm, 11 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio.6 Hwn yw'r dyddiad cau ar gyfer y canlynol hefyd:7
- canslo pleidleisiau post presennol
- i etholwyr wneud newidiadau (h.y. newid y cyfeiriad dosbarthu) i unrhyw drefniadau pleidleisio absennol presennol (h.y. pleidlais bost, pleidlais drwy ddirprwy a phleidlais dirprwy drwy'r post)
Fodd bynnag, os yw etholwr yn bleidleisiwr post ar hyn o bryd sydd eisoes wedi dychwelyd ei bapur pleidleisio drwy'r post, ni all wneud unrhyw newidiadau wedi hynny, hyd yn oed os yw cyn 5pm, 11 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio.8
Y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau newydd am bleidlais drwy ddirprwy (nid pleidlais dirprwy drwy'r post), heb gynnwys ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy mewn argyfwng, yw 5pm, 6 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio.9
Y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy mewn argyfwng yw 5pm ar y diwrnod pleidleisio.10
Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau: pleidleisio drwy ddirprwy mewn argyfwng.
Mae'r tabl hwn yn crynhoi'r dyddiadau cau er mwyn gallu cyfeirio ato'n hawdd:
Cais | Dyddiad cau |
---|---|
Cyflwyno ceisiadau newydd am bleidlais bost a phleidlais drwy ddirprwy | 5pm, 11 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio |
Canslo pleidleisiau post presennol | 5pm, 11 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio |
Gwneud newidiadau i drefniadau pleidleisio absennol presennol | 5pm, 11 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio |
Ceisiadau newydd am bleidlais drwy ddirprwy (nid pleidlais drwy ddirprwy drwy’r post) | 5pm, 6 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio |
Ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy mewn argyfwng | 5pm, ar y diwrnod pleidleisio |
Bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn darparu'r rhestrau terfynol o bleidleiswyr absennol, h.y., y rhestr o bleidleiswyr post, y rhestr o bleidleiswyr post drwy ddirprwy a'r rhestr o ddirprwyon, ar ôl y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau.
Oedi cyn penderfynu
Ni ellir caniatáu pleidlais absennol hyd nes bod y cais i gofrestru a’r cais am bleidlais absennol wedi'u cymeradwyo.
Lle cwblheir cais i gofrestru erbyn y dyddiad cau, ond na ellir gwirio hunaniaeth yr ymgeisydd yn erbyn cofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau na thrwy baru data lleol, mae gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol tan y dyddiad cau ar gyfer penderfynu ar geisiadau, sef chwe diwrnod gwaith cyn yr etholiad, i dderbyn y dystiolaeth ofynnol gan yr ymgeisydd o dan y broses eithriadau a gwneud penderfyniad.
Fodd bynnag, os bydd etholwr sy’n gwneud cais am bleidlais bost yn agos at y dyddiad cau ar gyfer etholiad yn methu gwiriad yr Adran Gwaith a Phensiynau, gellir penderfynu ar ei gais gan ddefnyddio’r broses eithriadau neu’r broses ardystio hyd at, ac yn cynnwys, y diwrnod pleidleisio. Nid oes dyddiad cau yn y gyfraith ar gyfer penderfynu ar bleidleisiau post.
Er mai cyfrifoldeb y Swyddog Cofrestru Etholiadol yw prosesu ceisiadau, mae'r Swyddog Canlyniadau yn gyfrifol am ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post a chynhyrchu cofrestrau gorsafoedd pleidleisio. Dylech gysylltu â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol (lle nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd) i sefydlu'r pwynt ymarferol diweddaraf ar gyfer penderfynu ar geisiadau am bleidlais bost ar gyfer pob etholiad er mwyn sicrhau eich bod chi a’r Swyddog Canlyniadau yn gallu cyflawni eich dyletswyddau’n effeithiol.
Fel rhan o hyn, dylech chi a’r Swyddog Cofrestru Etholiadol ystyried y canlynol:
- pwysigrwydd cefnogi etholwyr i allu pleidleisio yn y modd y maent wedi dewis, a rhoi gwasanaeth cyson i’r etholwyr i gyd
- yr amser a gymerir i ddosbarthu pleidleisiau post mewn pryd iddynt gael eu derbyn a’u dychwelyd
- y darpariaethau a’r amserlen ar gyfer ailddosbarthu pleidleisiau post
- yr angen i gynhyrchu cofrestrau gorsafoedd pleidleisio cywir a chyflawn cyn y diwrnod pleidleisio
Er y bydd y penderfyniad ynghylch beth fydd yn ymarferol yn fater i chi a’r Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol, rydym yn argymell na ddylai unrhyw derfyn amser ar gyfer penderfynu y byddwch yn ei osod fod yn gynharach na 5pm, chwe diwrnod gwaith cyn yr etholiad. Canllaw yn unig yw’r argymhelliad hwn, nid yw’n ofynnol. Serch hynny, byddai’n galluogi’r Swyddog Cofrestru Etholiadol i fodloni ei rwymedigaeth i sicrhau bod y rhestrau o bleidleiswyr absennol ar gael i'w harchwilio a’u hanfon atoch (pan nad chi yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd), cyn gynted ag y bo’n ymarferol.
Yna bydd angen anfon y bleidlais bost, a bydd angen i'r pleidleisiwr dderbyn, cwblhau a dychwelyd ei bleidlais bost erbyn 10pm ar y diwrnod pleidleisio.
- 1. Paragraff 35 Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 1 Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Adran 13AB a 13B Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 (RPA 1983) ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 4 Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. A.13AB(5) RPA 1983 ↩ Back to content at footnote 5
- 6. Para 16(3) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 6
- 7. Para 16(3) a (4) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 7
- 8. Para 16(4B) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 8
- 9. Para 16(1) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 9
- 10. Para 16(2) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 10
Newidiadau i'r trefniadau ar gyfer pleidleisio absennol cyn etholiad
Y dyddiad cau ar gyfer gwneud newidiadau i drefniadau pleidleisio absennol presennol, neu ganslo pleidlais bost bresennol yw 5pm, 11 diwrnod gwaith cyn yr etholiad.
Efallai y bydd unigolyn yr anfonir ei bleidlais bost ato'n gynnar yn amserlen yr etholiad yn ei chael cyn y dyddiad hwn, ond yna'n penderfynu nad yw am bleidleisio drwy'r post mwyach. Bydd dal yn gallu newid ei drefniadau pleidleisio absennol fel eu bod ar waith yn yr etholiad ar yr amod bod ei gais yn cyrraedd erbyn y dyddiad cau ac nad yw wedi dychwelyd ei bapur pleidleisio drwy'r post eto. Bydd angen i chi gael system ar waith sy'n eich galluogi i nodi'n brydlon a oes papur pleidleisio drwy'r post wedi'i ddychwelyd eto.
Ni chaniateir i etholwr sydd wedi cael ei becyn pleidleisio drwy'r post ac sydd eisoes wedi dychwelyd ei bapur pleidleisio drwy'r post a gwblhawyd ganslo na newid ei drefniadau pleidleisio absennol ar gyfer yr etholiad hwnnw.
Gall unrhyw etholwr sydd eisoes wedi dychwelyd ei bapur pleidleisio drwy'r post wneud cais i newid ei drefniadau pleidleisio absennol o hyd, ond ni chaiff y newidiadau hyn eu rhoi ar waith nes unrhyw ddigwyddiad pleidleisio yn y dyfodol, oni bai fod y papur pleidleisio wedi cael ei ddychwelyd fel papur a ddifethwyd neu a gollwyd cyn i'r dyddiad cau ar gyfer newidiadau fynd heibio. Mae hyn hefyd yn wir yn achos etholwr sy'n pleidleisio drwy ddirprwy, lle mae gan ei ddirprwy bleidlais bost a'i fod eisoes wedi pleidleisio ar ran yr etholwr drwy ddychwelyd ei bleidlais bost wedi'i chwblhau.1
Bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn gwneud y newidiadau i unrhyw drefniadau pleidleisio absennol, a rhaid iddo eich hysbysu pryd bynnag y bydd wedi caniatáu'r canlynol:2
- canslo pleidlais bost
- newid o bleidlais bost i bleidlais drwy ddirprwy
- newid o bleidlais drwy ddirprwy i bleidlais bost
- cais am i bapur pleidleisio drwy'r post gael ei anfon i gyfeiriad gwahanol
- canslo cais i benodi dirprwy
mewn da bryd i hynny ddigwydd ar gyfer yr etholiad.
Dylech hysbysu'r Swyddog Cofrestru Etholiadol pan gaiff papurau pleidleisio drwy'r post eu dosbarthu oherwydd, yn ymarferol, dim ond o'r pwynt hwnnw ymlaen a chyn y terfyn amser ar gyfer canslo a newid pleidlais y byddai angen i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gadarnhau p'un a yw papur pleidleisio drwy'r post wedi'i ddychwelyd ac, felly, a ellir caniatáu cais i newid neu ganslo pleidlais mewn da bryd ar gyfer yr etholiad
Bydd angen i chi gasglu unrhyw bapurau pleidleisio a gafwyd cyn y dyddiad cau ar gyfer pleidleisio absennol ac a ganslwyd wedyn gan yr etholwr. Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar gasglu pleidleisiau post a ganslwyd.
- 1. Paragraff 16(4B) Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Adran 13B Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 ↩ Back to content at footnote 2
Pleidleisio drwy ddirprwy
Bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn rhoi rhestr i chi o'r holl etholwyr sydd, erbyn 5pm, chwe diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio1
, wedi penodi dirprwy i bleidleisio ar eu rhan.1
Rhaid i chi roi'r rhannau perthnasol o'r rhestr hon o ddirprwyon i Swyddogion Llywyddu.2
Bydd rhestr ar wahân yn cynnwys manylion dirprwyon pleidleisio drwy'r post.3
Rhaid nodi ‘A’ yn erbyn enw'r etholwr ar gofrestr yr orsaf bleidleisio oherwydd os bydd etholwr wedi penodi dirprwy a bod ei ddirprwy wedi gwneud cais i bleidleisio drwy'r post, ni all bleidleisio yn yr orsaf bleidleisio mwyach.4
Gellir penderfynu ar geisiadau am ddirprwy a dderbynnir gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol (lle nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd) cyn y dyddiad cau sy'n gofyn am ddilysu ID hyd at a chan gynnwys y diwrnod pleidleisio.
Efallai y bydd angen i chi wneud newid i'r gofrestr brintiedig os yw dirprwy wedi gwneud cais i bleidleisio drwy'r post a phenderfynir ar y cais yn agos at y bleidlais. Mae ein canllaw ar gofrestrau gorsafoedd pleidleisio a rhestrau pleidleisio absennol yn cynnwys rhagor o wybodaeth am newidiadau y gellir eu gwneud i'r gofrestr ar ôl iddynt gael eu hargraffu.
Cyfyngiadau ar bleidleisio drwy ddirprwy
Ni all unigolyn gael mwy nag un dirprwy sydd wedi'i benodi ar unrhyw adeg.5
Ni all unigolyn bleidleisio fel dirprwy yn yr un etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu mewn unrhyw ardal bleidleisio Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu ar ran mwy na phedwar etholwr (ac o'r rhain ni all mwy na dau etholwr fod yn etholwr domestig).6
Mae'n drosedd:
- i berson benodi dirprwy yn fwriadol sydd eisoes yn gweithredu fel dirprwy ar gyfer dau neu fwy o etholwyr domestig7
- i berson sydd wedi'i gofrestru fel pleidleisiwr gwasanaeth benodi dirprwy yn fwriadol sydd eisoes yn gweithredu fel dirprwy ar gyfer pedwar neu fwy o etholwyr (ac o'r rhain ni all mwy na dau etholwr fod yn etholwr domestig)8
- i bleidleisio fel dirprwy i fwy na dau etholwr domestig9
- i bleidleisio fel dirprwy ar gyfer mwy na phedwar etholwr (ac o'r rhain ni all mwy na dau etholwr fod yn etholwr domestig)10
- 1. Rheoliad 56(2) Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001↩ Back to content at footnote 1 a b
- 2. Para 4(5) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Para 4(2) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 19 Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. Para 5(2) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 5
- 6. Para 6(5) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 6
- 7. Erthygl 18 (1A) (a) PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 7
- 8. Erthygl 18 (1A) (b) PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 8
- 9. Erthygl 18 (4) (a) PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 9
- 10. Erthygl 18 (4) (b) PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 10
Cynllunio ar gyfer penderfynu ar geisiadau am bleidlais drwy ddirprwy yn agos at yr etholiad
Mae'n rhaid i geisiadau newydd am bleidlais drwy ddirprwy ddod i law erbyn y dyddiad cau ar gyfer yr etholiad perthnasol sydd ar ddod. Fodd bynnag, gellir penderfynu ar y broses o ddilysu hunaniaeth hyd at ac yn cynnwys y diwrnod pleidleisio.
Nid oes dyddiad cau deddfwriaethol wedi'i ddarparu ar gyfer penderfynu ar geisiadau am bleidlais drwy ddirprwy. Dylech ymgysylltu’n agos â’r Swyddog Cofrestru Etholiadol (pan nad chi yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd) i:
- gydlynu penderfyniadau ar geisiadau a diweddariadau dilynol i gofrestrau gorsafoedd pleidleisio a rhestrau pleidleisio absennol
- monitro nifer y ceisiadau nad ydynt wedi'u paru â'r Adran Gwaith a Phensiynau ar y Porth Swyddog Cofrestru Etholiadol yn y cyfnod cyn y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy
- cytuno ar negeseuon ar gyfer eich gweithgarwch cyfathrebu ag etholwyr sy'n gwneud cais am bleidlais drwy ddirprwy yn agos at y dyddiad cau ar gyfer pleidleisio
Ar gyfer yr etholwyr hynny y penderfynir ar eu ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy yn ystod yr wythnos yn arwain at y diwrnod pleidleisio, bydd angen i chi nodi sut y byddwch yn:
- rheoli'r cyfathrebiadau gyda'r etholwr a'r dirprwy a benodir
- newid ac argraffu’r gofrestr ar gyfer yr orsaf bleidleisio briodol cyn gynted â phosibl ar ôl i’r dirprwy gael ei benodi, ac os penderfynir ar y cais am ddirprwy ar y diwrnod pleidleisio, yr amser sydd ei angen i roi gwybod i staff priodol yr orsaf bleidleisio mewn unrhyw fodd sydd ar gael i chi
- sicrhau bod amser i ddirprwy sy’n pleidleisio gael gwybod eu bod wedi’u penodi a mynd i’r orsaf bleidleisio a phleidleisio erbyn 10pm ar y diwrnod pleidleisio.
Rheoli cyfathrebiadau ag etholwyr sy'n gwneud cais am bleidlais drwy ddirprwy yn agos at y dyddiad cau
Dylech sicrhau eich bod chi a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol (os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd) yn cytuno ar y negeseuon mewn unrhyw gyfathrebiadau ag etholwyr sy'n gwneud cais yn agos at y dyddiad cau. O ystyried y gall y gwaith o brosesu ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy gymryd mwy o amser oherwydd y gofyniad i ddilysu pwy ydynt, efallai y bydd angen negeseuon penodol ar gyfer etholwyr sy'n gwneud cais yn agos at y dyddiad cau.
Rheoli ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy na fydd yn cael eu penderfynu erbyn y diwrnod pleidleisio
Dylech sicrhau eich bod yn cysylltu ag unrhyw ymgeiswyr nad yw eu cais am bleidlais drwy ddirprwy yn mynd i gael ei benderfynu cyn y diwrnod pleidleisio.
Gallwch ddefnyddio e-bost neu ffôn i gysylltu ag ymgeiswyr os oes gennych y manylion cyswllt hynny. Dylech sicrhau eu bod yn gwybod:
- na fydd eu cais am bleidlais drwy ddirprwy yn cael ei brosesu mewn pryd ar gyfer y diwrnod pleidleisio
- beth yw eu hopsiynau ar gyfer pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio – h.y. gorsaf bleidleisio yn unig neu ddirprwy brys
- lle bo'n briodol, y bydd eu cais yn cael ei brosesu ar gyfer etholiadau yn y dyfodol
Rheoli’r gwaith o gyfathrebu unrhyw ychwanegiadau at y rhestr dirprwyon lle penderfynir ar geisiadau hyd at ac yn cynnwys diwrnod yr etholiad
Dylech gytuno â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol (os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd), ar ddull o gyfleu unrhyw ychwanegiadau at y rhestr dirprwyon sy'n deillio o benderfynu ar geisiadau am bleidlais drwy ddirprwy hyd at ac yn cynnwys diwrnod yr etholiad.
Os yw’r rhestrau dirprwyon wedi’u hargraffu, dylai’r Swyddog Cofrestru Etholiadol (os nad chi yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd) hefyd, lle bo modd, ddarparu rhestr atodol o ddirprwyon y gellir ei rhoi i’r orsaf bleidleisio berthnasol a’i hychwanegu at y rhestr a ddarparwyd yn wreiddiol.
Os bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn penderfynu ar gais am ddirprwy ar y diwrnod pleidleisio, dylech hefyd roi gwybod i staff priodol yr orsaf bleidleisio cyn gynted â phosibl ar ôl i'r dirprwy gael ei benodi, drwy unrhyw ddull sydd ar gael i chi.
Er y bydd yn ofynnol i berson a benodir fel dirprwy ddangos ID ffotograffig yn yr orsaf bleidleisio i brofi pwy ydynt cyn y gellir rhoi papur pleidleisio iddynt, nid yw'n ofynnol iddynt brofi eu bod wedi'u penodi'n ddirprwy. Fodd bynnag, lle bynnag y bo modd, dylai'r Swyddog Cofrestru Etholiadol roi llythyr i ddirprwy unrhyw bleidleisiwr y mae eu cais wedi'i dderbyn yn eu hawdurdodi i weithredu fel dirprwy, a ddylai gynnwys manylion y person y mae'n pleidleisio ar eu rhan. Dylai'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gynghori'r dirprwy i fynd â'r awdurdodiad hwnnw gyda nhw a'i roi i staff yr orsaf bleidleisio. Os darperir llythyr o'r fath yn yr orsaf bleidleisio, dylai staff yr orsaf bleidleisio ei farcio i ddangos bod y dirprwy wedi cael papur pleidleisio ac yna dylid cadw'r llythyr wedi'i farcio gyda'r rhestr dirprwyon.
Dylid ymdrin â'r dull y cytunwyd arno ar gyfer cyfathrebu ychwanegiadau i'r rhestr dirprwyon ar y diwrnod pleidleisio yn y sesiwn hyfforddiant ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio. Ceir rhagor o wybodaeth am hyfforddi staff gorsafoedd pleidleisio yn ein canllawiau ar staffio a hyfforddiant.
Gallech ofyn i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio gysylltu â'r swyddfa cofrestru etholiadol ynghylch ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy a ganiateir ar y diwrnod pleidleisio a dylent roi gwybod iddynt am y gweithdrefnau i'w dilyn.
Pleidleisio drwy ddirprwy mewn argyfwng
Efallai y bydd etholwr yn sylweddoli na all fynd i'r orsaf bleidleisio ar ôl i'r dyddiad cau ar gyfer trefnu dirprwy arferol fynd heibio. Gall etholwr benodi dirprwy mewn argyfwng i bleidleisio ar ei ran yn yr orsaf bleidleisio o dan rai amgylchiadau:1
- yn achos anabledd (p'un a yw'n gyflwr meddygol, salwch neu rywbeth arall) sy'n digwydd ar ôl y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau arferol i benodi dirprwy (h.y. 5pm ar y chweched diwrnod gwaith cyn y bleidlais)
- os yw'r unigolyn yn glaf iechyd meddwl a gadwyd o dan bwerau sifil (h.y. y rhai nad ydynt yn droseddwyr a gadwyd yn gaeth)
- os yw ei alwedigaeth, ei wasanaeth neu ei gyflogaeth yn golygu na all fynd i'r orsaf bleidleisio ei hun, ar yr amod ei fod ond yn dod yn ymwybodol o hyn ar ôl y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau arferol am ddirprwy (h.y. 5pm ar y chweched diwrnod gwaith cyn y bleidlais. Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru a Lloegr
Gall etholwyr wneud cais am bleidlais drwy ddirprwy mewn argyfwng ar ôl i'r dyddiad cau ar gyfer ceisiadau arferol am ddirprwy fynd heibio (h.y. ar ôl 5pm ar y chweched diwrnod gwaith cyn yr etholiad) hyd at 5pm ar y diwrnod pleidleisio. Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gytuno ag ef ar ddull o gyfleu unrhyw ychwanegiadau at y rhestr dirprwyon sy'n deillio o ganiatáu ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy mewn argyfwng.
Nid yw'n ofynnol i rywun a benodir yn ddirprwy mewn argyfwng ddarparu unrhyw ddogfennaeth er mwyn cael caniatâd i bleidleisio yn yr orsaf bleidleisio. Pryd bynnag y caiff dirprwy mewn argyfwng ei benodi, dylech hysbysu staff yr orsaf bleidleisio briodol cyn gynted â phosibl ar ôl i'r dirprwy gael ei benodi, drwy unrhyw ffordd bosibl.
Lle bynnag y bo modd, fodd bynnag, dylai'r Swyddog Cofrestru Etholiadol roi llythyr i ddirprwy unrhyw bleidleisiwr y derbyniwyd ei gais yn ei awdurdodi i weithredu fel dirprwy, a ddylai gynnwys manylion yr unigolyn y mae'n pleidleisio ar ei ran. Dylai'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gynghori'r dirprwy i fynd â'r llythyr awdurdodi hwnnw gydag ef pan fydd yn mynd i bleidleisio a'i roi i'r staff yn yr orsaf bleidleisio. Os darperir llythyr o'r fath yn yr orsaf bleidleisio, dylai staff yr orsaf bleidleisio ei farcio er mwyn dangos bod y dirprwy wedi cael papur pleidleisio a dylid cadw'r llythyr wedi'i farcio gyda'r rhestr dirprwyon.
Lle y bo'n bosibl, dylai'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd ddarparu rhestr atodol o ddirprwyon y gellir ei rhoi i'r orsaf bleidleisio berthnasol a'i hychwanegu at y rhestr a ddarparwyd yn wreiddiol.
Dylai pa ddull bynnag y cytunwyd arno i gyfleu ychwanegiadau at y rhestr dirprwyon ar y diwrnod pleidleisio gael ei egluro yn y sesiwn hyfforddi i staff gorsafoedd pleidleisio. Ceir rhagor o wybodaeth am hyfforddi staff gorsafoedd pleidleisio yn ein canllawiau ar staffio a hyfforddi.
Dylech ofyn i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio gydweithio â'r swyddfa gofrestru etholiadol o ran ceisiadau i benodi dirprwy mewn argyfwng a ganiateir ar y diwrnod pleidleisio a'u hysbysu am y gweithdrefnau i'w dilyn. Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar bleidleisiau drwy ddirprwy mewn argyfwng yng Nghymru neu Loegr.
- 1. Para 16 ac 16(2) Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 1
Anfon a dosbarthu pleidleisiau post
Fel rhan o'ch cynllunio ar gyfer cyflawni prosesau allweddol, byddwch wedi gwneud penderfyniadau ar y broses ar gyfer anfon pleidleisiau post a sut y byddwch yn dosbarthu'r rhain.
Mae’r adran hon yn rhoi rhagor o ganllawiau mewn perthynas ag anfon a dosbarthu pleidleisiau post, gan gynnwys ailanfon a chanslo pecynnau pleidleisiau post, yn ogystal â chanllawiau i sicrhau ansawdd y broses. Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ar sut i gynllunio ar gyfer a rheoli unrhyw geisiadau am bleidlais bost a dderbynnir cyn y dyddiad cau, sef 5pm, 11 diwrnod gwaith cyn dyddiad y bleidlais, sy'n gofyn am ddilysu hunaniaeth ac y gellir eu pennu hyd at ddiwrnod y bleidlais ac ar y diwrnod ei hun.
Cynllunio ar gyfer anfon pleidleisiau post
Pwy ddylai gael pleidlais bost?
Rhaid i chi anfon pleidlais bost at:1
- unrhyw etholwr sy'n ymddangos ar y rhestr pleidleiswyr post ar gyfer yr etholiad
- unrhyw ddirprwy sy'n ymddangos ar y rhestr dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post ar gyfer yr etholiad
Pryd y caiff pleidleisiau post eu hanfon
Rhaid i chi anfon pleidleisiau post cyn gynted ag y bo'n ymarferol.3
Dylech roi trefniadau ar waith er mwyn sicrhau bod etholwyr yn cael eu papurau pleidleisio drwy'r post cyn gynted â phosibl a blaenoriaethu unrhyw bleidleisiau post y gall fod angen eu hanfon dramor er mwyn sicrhau bod pleidleiswyr post yn cael cymaint o amser â phosibl i dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost.
Etholwyr presennol gyda threfniadau pleidleisio drwy'r post presennol
Unwaith y bydd y dyddiad cau ar gyfer tynnu ymgeiswyr yn ôl wedi mynd heibio, dylid anfon papurau pleidleisio drwy'r post at etholwyr presennol sydd eisoes wedi gwneud cais llwyddiannus am bleidlais bost.
Etholwyr presennol sy'n gwneud ceisiadau post newydd
Dylech gysylltu â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol (lle nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol eisoes) i sicrhau eich bod yn cael yr wybodaeth am unrhyw etholwyr sy'n gwneud cais yn ddiweddarach am bleidlais bost erbyn y dyddiad cau perthnasol ar gyfer pleidlais absennol. Lle bo’r ymgeisydd wedi gwneud cais am bleidlais absennol erbyn y dyddiad cau perthnasol ar gyfer pleidlais absennol, mae’r cais am bleidlais absennol yn gofyn am ddilysu hunaniaeth a lle na ellir dilysu hunaniaeth yn erbyn cofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau, mae gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol hyd at a chan gynnwys y diwrnod pleidleisio i dderbyn y dystiolaeth ofynnol neu’r ardystiad angenrheidiol gan yr ymgeisydd a gwneud penderfyniad. Gan na ellir caniatáu pleidlais absennol nes bod y cais am bleidlais absennol wedi’i benderfynu’n gadarnhaol, dylech felly hefyd gysylltu â’r Swyddog Cofrestru Etholiadol (lle nad chi yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol eisoes) i gynllunio sut y byddwch yn cydlynu’r penderfyniad a’r broses o gyhoeddi pecynnau post ar gyfer etholiad ar ôl hynny.
Etholwyr newydd wnaeth geisiadau am bleidlais bost ochr yn ochr â’u cais cofrestru
Rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyhoeddi dau hysbysiad newid etholiad interim cyn cyhoeddi'r hysbysiad newid etholiad terfynol ar y pumed diwrnod gwaith cyn y bleidlais.3
Dylech hefyd gysylltu â’r Swyddog Canlyniadau (lle nad chi yw’r Swyddog Canlyniadau hefyd) i gynllunio sut byddwch yn cydlynu sut y caiff pecynnau pleidleisiau post eu pennu a’u hanfon wedyn ar gyfer etholiad.
Dylech ymgysylltu’n agos â’r Swyddog Cofrestru Etholiadol (pan nad chi yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd) i:
- gynllunio sut byddwch yn cydlynu sut y caiff ceisiadau eu pennu a phecynnau pleidleisiau post dilynol eu hanfon
- monitro nifer y ceisiadau nad ydynt yn cael eu paru â'r Adran Gwaith a Phensiynau ar y Porth Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn y cyfnod cyn y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau am bleidlais bost
- cytuno ar negeseuon i egluro, hyd nes y ceir tystiolaeth i ddilysu hunaniaeth ymgeisydd, na ellir cynhyrchu eu pecyn pleidlais bost a allai olygu efallai na fyddant yn gallu derbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost erbyn y diwrnod pleidleisio
- cytuno, os cyn y dyddiad cau ar gyfer penodi dirprwy, y cysylltir â’r etholwr i egluro y gallai pleidlais drwy ddirprwy fod yn opsiwn arall ond y bydd angen dilysu hunaniaeth yr ymgeisydd o hyd.
Bydd angen i chi hefyd ystyried unrhyw drefniadau penodol y mae angen i chi eu rhoi ar waith i:
- rheoli cynhyrchu pecynnau pleidleisio drwy'r post ychwanegol yn agos at y diwrnod pleidleisio
- rheoli dosbarthu neu gasglu pleidleisiau post ychwanegol yn agos at y diwrnod pleidleisio
- cefnogi etholwyr i ddychwelyd eu pleidleisiau post wedi'u cwblhau erbyn 10pm ar y diwrnod pleidleisio
Dylech gofrestru’n rheolaidd gyda’ch Swyddog Cofrestru Etholiadol i olrhain nifer y ceisiadau yn y cyfnod cyn y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau am bleidlais bost nad ydynt yn paru â'r Adran Gwaith a Phensiynau, fel eich bod yn barod i’r niferoedd posibl o becynnau pleidleisio drwy’r post gael eu cynhyrchu ar fyr rybudd. – p'un a yw hynny'n digwydd yn fewnol neu'n allanol.
Os bydd deunydd ysgrifennu pleidleisio drwy'r post yn cael ei gynhyrchu a phleidleisiau post yn cael eu hanfon yn fewnol, sicrhewch eich bod yn archebu digon o becynnau post gwag i'ch galluogi i ddosbarthu pecynnau ar fyr rybudd yn y cyfnod cyn y diwrnod pleidleisio.
Os caiff deunydd ysgrifennu pleidleisio drwy'r post ei gynhyrchu ar gontract allanol, bydd angen i chi fod yn fodlon y bydd y gwaith o gynhyrchu'r deunydd ysgrifennu pleidleisio drwy'r post, a’i anfon, yn cael ei wneud o fewn amserlen a fydd yn caniatáu digon o amser i bleidleisiwr post dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost cyn diwedd y cyfnod pleidleisio. Os nad ydych yn fodlon y gellir gwneud hyn, dylech ystyried ymarferoldeb cynhyrchu pecynnau pleidleisio drwy'r post yn fewnol.
Mae rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar Anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post dilynol.
O ystyried y gall y gwaith o brosesu ceisiadau am bleidlais bost a chyhoeddi pecynnau pleidleisio drwy'r post gymryd mwy o amser oherwydd y gofyniad i ddilysu hunaniaeth yr etholwr, efallai y bydd angen anfon negeseuon penodol at etholwyr sy'n gwneud cais yn agos at y dyddiad cau i egluro efallai na fyddant yn derbyn eu pleidlais bost mewn pryd ar gyfer yr etholiad. Os cyn y dyddiad cau ar gyfer gwneud cais am ddirprwy, gallai hyn gynnwys negeseuon i gefnogi etholwyr i ystyried a allai pleidlais drwy ddirprwy dros dro fod yn fwy addas ar gyfer eu hamgylchiadau lle mae risg na fyddant yn derbyn eu pleidlais bost mewn pryd i’w chwblhau, er enghraifft, os ydynt yn mynd i ffwrdd ar wyliau.
- 1. Para 36(2) Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 3. Para 35 Atodlen 2 PCCEO 2012↩ Back to content at footnote 3 a b
Y broses anfon
Nodir y prosesau i'w dilyn wrth anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post mewn deddfwriaeth.1
Rhestrau rhifau cyfatebol
Rhaid i chi lunio rhestr rhifau cyfatebol i'w defnyddio mewn sesiynau anfon pleidleisiau post.2
Pennir y rhestr rhifau cyfatebol a rhaid iddi gynnwys rhif y papur pleidleisio a marc adnabod unigryw pob papur pleidleisio a anfonir at yr etholwr hwnnw.3
Pan gaiff y papur pleidleisio ei anfon, rhaid bod rhif yr etholwr wedi'i farcio ar y rhestr rhifau cyfatebol wrth ymyl rhif y papur pleidleisio a'r marc adnabod unigryw.4
Mae rhestrau newydd a phecynnau cysylltiedig yn ofynnol ar gyfer pob swp a anfonir. Gallai'r rhestr gael ei hargraffu ar un ochr a'i thorri yn y man lle y cafodd y papur pleidleisio olaf ei anfon ar gyfer unrhyw swp penodol o becynnau pleidleisio drwy'r post. Gellir wedyn ddefnyddio'r rhestr rhifau cyfatebol sy'n weddill mewn unrhyw sesiynau anfon eraill ac ar gyfer y broses o anfon papurau pleidleisio drwy'r post newydd.
Rhaid selio'r rhestr rhifau cyfatebol sy'n ymwneud â'r papurau pleidleisio a anfonwyd mewn pecyn cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post, a dim ond drwy orchymyn llys y gellir ei agor a'i archwilio.5
Y pecyn pleidleisio drwy'r post
Rhaid i rif y papur(au) pleidleisio drwy'r post gael ei gynnwys ar y datganiad pleidleisio drwy'r post a anfonir gyda'r papur pleidleisio hwnnw.6
Y cyfeiriad y dylid anfon y pecyn pleidleisio drwy'r post iddo yw'r cyfeiriad a nodir yn y rhestr berthnasol o bleidleiswyr post.7
Yn achos dirprwy sy'n pleidleisio drwy'r post, dyma'r cyfeiriad a nodir yn y rhestr o ddirprwyon sy’n pleidleisio drwy’r post.8
Yn achos etholwr dienw, gellir dod o hyd i'r cyfeiriad yn y cofnodion o geisiadau a ganiatawyd.9
Mae ein canllawiau ar baratoi deunyddiau pleidleisio drwy'r post yn cynnwys gwybodaeth am y cynnwys sy'n ofynnol ar gyfer pecyn pleidleisio drwy'r post.
Marcio cofrestrau gorsafoedd pleidleisio
Er mwyn dangos bod gan etholwr yr hawl i bleidleisio drwy'r post ac na ddylai gael papur pleidleisio arferol mewn gorsaf bleidleisio, rhaid nodi 'A' ar gofrestr yr orsaf bleidleisio gan ddefnyddio'r wybodaeth a geir yn y rhestr pleidleiswyr post a'r rhestr dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post.10 Er mwyn nodi bod gan etholwr hawl i bleidleisio drwy'r post ac na ddylid rhoi papur pleidleisio cyffredin iddo mewn gorsaf bleidleisio, rhaid nodi'r gofrestr gorsafoedd pleidleisio gydag 'A' gan ddefnyddio'r wybodaeth a gynhwysir yn rhestr y pleidleiswyr post a rhestr y pleidleiswyr post drwy ddirprwy. Dylech gysylltu â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol (lle nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd) i sefydlu'r pwynt ymarferol diweddaraf ar gyfer penderfynu ar geisiadau, y broses ar gyfer diweddaru cofrestrau gorsafoedd pleidleisio a rhestrau pleidleisio absennol a chyfleu diweddariadau i staff gorsafoedd pleidleisio. Rhaid gosod marc yn rhestr y pleidleiswyr post (neu'r rhestr o bleidleiswyr post trwy ddirprwy bost os felly y mae) i ddangos bod pecyn pleidleisio drwy'r post wedi'i anfon.
Rhaid rhoi marc yn y rhestr o bleidleiswyr post (neu'r rhestr o ddirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post yn ôl y digwydd) i nodi bod pecyn pleidleisio drwy'r post wedi'i anfon.11
Dylech gadw trywydd archwilio clir ar gyfer anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post. Fel rhan o hyn, dylech sicrhau bod nifer y pleidleisiau post a anfonir yn cael ei gofnodi'n gywir ar ddiwedd pob sesiwn anfon ac wrth anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post newydd. Bydd angen y rhifau hyn er mwyn cwblhau'r datganiad ar gyfer papurau pleidleisio drwy'r post.
Mae'r tabl hwn yn crynhoi'r broses anfon:
Trefn | Cam i'w gymryd |
---|---|
Cam 1 | Darllen enw a chyfeiriad y pleidleisiwr post o'r rhestr pleidleiswyr post/dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post a chadarnhau bod y manylion hynny'n ymddangos ar yr amlen a anfonir at y pleidleisiwr. |
Cam 2 | Darllen rhif y papur pleidleisio a restrir.
|
Cam 3 | Rhoi elfennau gwahanol y pecyn pleidleisio drwy'r post yn yr amlen a anfonir gan gynnwys:
|
Cam 4 | Marcio'r rhestr pleidleiswyr post / pleidleiswyr sy'n pleidleisio drwy ddirprwy er mwyn dangos eich bod wedi cwblhau'r pecyn pleidleisio drwy'r post. |
Cam 5 | Cau'r amlenni fel y gofynnir gan y goruchwyliwr. Ni ddylid eu selio oni cheir cyfarwyddyd i wneud hynny. |
Pwy all fod yn bresennol yn y broses anfon pleidleisiau post?
Yn ogystal â chi a'ch staff, caiff cynrychiolwyr y Comisiwn ac arsylwyr achrededig fod yn bresennol pan anfonir pleidleisiau post.12
Os ydych wedi gosod y broses o anfon pleidleisiau post ar gontract allanol, dylech sicrhau bod y bobl hyn yn gallu cael mynediad i safle'r cwmni sy'n gyfrifol am hyn.
Rhaid rhoi copi o'r darpariaethau cyfrinachedd perthnasol i unrhyw un sy'n bresennol mewn sesiwn anfon pleidleisiau post, gan gynnwys eich staff.13
- 1. Para 36 2 Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 20(1) a (2) Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Para 20(2) Atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 36(1) Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. Para 39 Atodlen 2 a para 67 atodlen 3 Gorchymyn Etholiadau Comisynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 5
- 6. Para 60 Ffurflen 2 Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 6
- 7. Para 36(6) Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 7
- 8. Para 36(6) Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 8
- 9. Para 36(7) Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 9
- 10. Para 19 Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 10
- 11. Para 36(2) Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 11
- 12. Para 31 Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 12
- 13. A.22 a para 34 atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 13
Sicrhau ansawdd y broses anfon
Chi sy'n gyfrifol am sicrhau y caiff y broses ei chynnal yn unol â'r ddeddfwriaeth, ni waeth a ydych wedi gosod y broses ar gontract allanol ai peidio.
Mae cynnwys y pecyn pleidleisio drwy'r post wedi'i bennu a dylech sicrhau bod yr holl fanylion perthnasol wedi'u cynnwys ar y deunyddiau hynny. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am yr hyn y mae'n rhaid ei gynnwys yn y pecyn pleidleisio drwy'r post a sut i sicrhau ansawdd y broses gynhyrchu yn ein canllawiau: Cynhyrchu deunyddiau pleidleisio drwy'r post.
Dylech hefyd sicrhau bod gennych drefniadau ar waith sy'n eich galluogi i sicrhau ansawdd y broses anfon pleidleisiau post o'r dechrau i'r diwedd, gan gynnwys:
- os byddwch wedi gosod y broses anfon ar gontract allanol, sicrhau bod aelod o staff, sy'n gwybod am y fanyleb y cytunwyd arni, yn bresennol pan gaiff pleidleisiau post eu hanfon
- cadarnhau bod y manylion cywir ar y deunydd a bod pecynnau'n cael eu coladu'n briodol â'r holl elfennau gofynnol
- gwirio'r pecynnau ar ddechrau a diwedd dosbarthiadau etholiadol
- cynnal hapwiriadau drwy wirio o leiaf ddau becyn fesul 250 o becynnau pleidleisio drwy'r post o fewn dosbarthiadau etholiadol fel y gellir gwirio croestoriad cynrychioliadol o'ch ardal ac o fewn pob swp
- gwirio bod pecynnau a anfonir i gyfeiriadau tramor yn cynnwys amlen ymateb y gellir ei defnyddio dramor
- cadw trywydd archwilio o'r deunydd sydd wedi cael ei wirio a'r prosesau a gyflawnwyd
Dylech roi sylw arbennig i wirio'r canlynol:
- bod rhif y papur pleidleisio ar gefn y papur pleidleisio yn cyfateb yn union i rif y papur pleidleisio ar y datganiad pleidleisio drwy'r post ategol
- bod enw'r etholwr ar y datganiad pleidleisio drwy'r post yn cyfateb i enw'r etholwr ar yr amlen a anfonir ato
- bod yr holl eitemau gofynnol yn yr amlen sy'n cael ei hanfon
Os yw'r broses anfon ar gontract allanol, dylid cynnal trafodaethau i hwyluso'r gwiriadau hyn ar adeg negodi'r contract a dylai unrhyw beth y cytunir arno gael ei adlewyrchu ynddo.
Anfon pleidleisiau post i gyfeiriadau tramor
Dylai unrhyw becynnau pleidleisio drwy'r post i'w hanfon dramor gael eu blaenoriaethu er mwyn caniatáu digon o amser i'r pecyn pleidleisio gyrraedd yr etholwr a chael ei gwblhau a'i ddychwelyd. Fel rhan o'ch paratoadau ar gyfer anfon pleidleisiau post, dylech gytuno â'ch argraffwyr ar broses a fydd yn eich galluogi i wneud hyn.
Dylai pleidleisiau post sy'n mynd dramor gael eu hanfon drwy wasanaeth post awyr (neu gan Swyddfa'r Post Lluoedd Prydain ar gyfer pleidleiswyr perthnasol yn y lluoedd arfog) fel bod cymaint o amser â phosibl iddynt dderbyn, cwblhau a dychwelyd pleidleisiau post. Dylai pecynnau pleidleisio drwy'r post a anfonir dramor gael eu didoli a'u marcio ar gyfer y dosbarthwr er mwyn eu hanfon drwy'r gwasanaeth priodol.
Dylech gysylltu â'r Post Brenhinol ynghylch cost cludiant ar gyfer anfon eitemau dramor a sicrhau bod y gost gywir o ran cludiant ar bob pecyn pleidleisio drwy'r post sy'n mynd allan.
Rhaid i chi gynnwys amlen er mwyn hwyluso dychwelyd y pecyn pleidleisio drwy'r post,1
ond ar gyfer eitemau a anfonir dramor, ni ddylai'r amlen gynnwys stamp dychwelyd ar gyfer y DU oherwydd ni fydd yn ddigon i ddychwelyd y pecyn pleidleisio drwy'r post i'r DU a gallai beri oedi wrth ddychwelyd y pecyn pleidleisio drwy'r post a gwblhawyd. Yn hytrach, dylech wneud trefniadau gyda'r Post Brenhinol i ddefnyddio trwydded ymateb busnes ryngwladol ar bob amlen dychwelyd a roddir mewn pecynnau pleidleisio drwy'r post a anfonir i gyfeiriadau dramor er mwyn hwyluso'r broses o ddychwelyd pecynnau pleidleisio drwy'r post wedi'u cwblhau yn brydlon o'r tu allan i'r DU.
Os nad yw'n realistig o bosibl i becyn pleidleisio drwy'r post gael ei anfon, ei gwblhau a'i ddychwelyd cyn diwedd y cyfnod pleidleisio, dylai'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hysbysu'r etholwr am y ffaith hon a'i gynghori i benodi dirprwy yn ei le.
Wrth gwrs, dewis yr etholwr yw pa ddull o bleidleisio sydd orau ganddo, ond mae'n bwysig hysbysu etholwyr yn llawn o'r amgylchiadau sy'n ymwneud â'u dewis fel y gallant wneud penderfyniad hyddysg.
- 1. Para 40(3) Sch 2 Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 ↩ Back to content at footnote 1
Anfon pleidleisiau post at etholwyr dienw
Rhaid i becynnau pleidleisio drwy'r post a anfonir at etholwyr cofrestredig dienw gael eu hanfon mewn amlen neu orchudd nad yw'n datgelu bod yr etholwr wedi'i gofrestru'n ddienw.1
Dylech anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post at etholwyr sydd wedi cofrestru'n ddienw mewn amlen blaen. Ni ddylai'r datganiad pleidleisio drwy'r post gynnwys enw'r etholwr ychwaith.2
Fel rhan o'ch paratoadau ar gyfer anfon pleidleisiau post, dylech gytuno â'ch argraffwyr ar broses a fydd yn eich galluogi i wneud hyn.
Bydd cofnodion y Swyddog Cofrestru Etholiadol o geisiadau a ganiatawyd yn cynnwys y cyfeiriad a ddewiswyd gan yr etholwr dienw ar gyfer anfon ei bleidlais bost iddo.
- 1. Section 9B of the RPA 1983 as applied by Section 2, Interpretation, of the Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Regulation 66 Representation of the People (England and Wales) Regulations 2001 ↩ Back to content at footnote 2
Sypiau dilynol o becynnau pleidleisio drwy'r post
Ar ôl anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post ar y cam cychwynnol, bydd angen anfon sypiau dilynol o becynnau pleidleisio drwy'r post lle bydd etholwyr wedi gwneud cais i bleidleisio drwy'r post yn agos at y terfyn amser ar gyfer pleidleisio absennol, sef 5pm, un diwrnod gwaith ar ddeg cyn y diwrnod pleidleisio.1
Mae'n debyg y bydd eisoes yn gyfnod prysur yn yr amserlen etholiad pan gaiff unrhyw sypiau dilynol o becynnau pleidleisio drwy'r post eu hanfon, felly mae'n bwysig bod y trefniadau angenrheidiol ar waith gennych er mwyn anfon a dosbarthu sypiau dilynol o becynnau pleidleisio drwy'r post mor gyflym ac effeithlon â phosibl.
Dylech sicrhau'r canlynol:
- bod digon o staff gennych i oruchwylio'r broses gyffredinol, p'un a ydych yn dosbarthu pleidleisiau post yn fewnol, neu'n defnyddio darparwr allanol
- bod eich argraffydd yn ymwybodol o amserlenni trosglwyddo data a, lle y bo'n gymwys, ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post
- bod prosesau ar waith gennych i fonitro a sicrhau ansawdd y broses o gynhyrchu a dosbarthu sypiau dilynol o becynnau pleidleisio drwy'r post yn barhaus
Trefniadau arbennig ar gyfer anfon sypiau ad-hoc o becynnau pleidleisio drwy'r post
Dylech drefnu bod system ar waith i sicrhau y gallwch anfon sypiau ychwanegol nas trefnwyd.
Er enghraifft, os dewch yn ymwybodol bod un neu fwy o etholwyr yn mynd i fod ar wyliau neu i ffwrdd ar fusnes erbyn i'r swp nesaf o bleidleisiau post a drefnwyd gael ei anfon dylech, cyn belled ag y bo'n ymarferol, anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post at yr etholwyr unigol hynny y tu allan i'ch cynllun dosbarthu a drefnwyd.
- 1. Para 16(3) Sch 2 Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 ↩ Back to content at footnote 1
Opsiynau ar gyfer dosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post
Bydd angen i chi roi trefniadau ar waith ar gyfer dosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post. Mae gennych ddewis o ddau ddull:1
- â llaw
- trwy'r post
Pa ddull bynnag a ddewiswch, dylech sicrhau bod gennych gynllun manwl sy'n cwmpasu'r holl gamau gweithredu sydd eu hangen i gyflawni'r broses o ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post yn llwyddiannus. Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau: Gweithio gyda phartneriaid dosbarthu post.
Lle penderfynwyd ar geisiadau am bleidlais bost yn agos at bleidlais, dylech fod yn fodlon y bydd unrhyw ddull dosbarthu a ddewisir yn caniatáu digon o amser i'r pleidleisiwr dderbyn, cwblhau a dychwelyd ei bleidlais bost erbyn diwedd y cyfnod pleidleisio.
Os ydych yn credu na fydd pleidlais bost i etholwr y penderfynwyd ar eu cais yn agos at etholiad yn cael ei ddosbarthu mewn pryd, dylech geisio cysylltu â'r etholwr a gwneud trefniadau iddynt gasglu eu pleidlais bost oddi wrthych yn lle hynny lle bo hynny'n ymarferol. Fel rhan o'ch cynllunio uniondeb ar gyfer yr etholiad, dylech roi gwybod i'ch pwynt cyswllt unigol (SPOC) gyda’r heddlu am y dyddiad y byddwch yn dechrau anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post at etholwyr. O’r dyddiad hwn bydd risg uwch o dwyll pleidleisio drwy'r post a dylent gynnwys hyn yn eu cynllunio eu hunain. Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau: Cynnal uniondeb.
- 1. Para 40(1) Sch 2 Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 ↩ Back to content at footnote 1
Dosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post â llaw
Os byddwch yn penderfynu dosbarthu pleidleisiau post â llaw, dylech gynllunio ar gyfer sut y bydd hyn yn gweithio'n ymarferol. Dylech benodi digon o staff i sicrhau bod pecynnau pleidleisio drwy'r post yn cael eu derbyn gan bleidleiswyr post cyn gynted â phosibl er mwyn sicrhau bod pleidleiswyr post yn cael cymaint o amser â phosibl i dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost.
Dylech sicrhau bod staff yn ymwybodol o ystyriaethau diogelu data, a dylech ystyried ei gwneud yn ofynnol i staff gadarnhau'n ysgrifenedig ar adeg recriwtio y byddant yn dilyn eich polisi diogelu data.
Dylech hefyd sicrhau bod system ar waith i fonitro'r broses o ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post, gyda'r nod o sicrhau eu bod wedi cael eu hanfon ledled yr ardal pleidleisio gyfan yn unol â'r amserlen gytûn. Gall hyn gynnwys gofyn i staff dosbarthu lenwi taflenni cofnodi, cael goruchwylwyr i gynnal hapwiriadau, a monitro unrhyw achosion lle ceir cyfraddau anarferol o isel o ddychwelyd pleidleisiau post a gwblhawyd fesul dosbarth etholiadol.
Cynllunio ar gyfer dosbarthiadau ad-hoc â llaw
Efallai y bydd amgylchiadau pan fydd angen i chi ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy’r post â llaw, hyd yn oed pan fydd y rhan fwyaf o’ch pecynnau wedi’u dosbarthu drwy’r post, er enghraifft wrth amnewid pecynnau pleidleisio drwy’r post a gollwyd neu a ddifethwyd, neu wrth anfon pecynnau pleidleisio drwy’r post ar gyfer ceisiadau sydd wedi'u penderfynu yn agos at neu ar y diwrnod pleidleisio.
Dylech gynllunio sut y bydd hyn yn gweithio'n ymarferol, gan gynnwys sut y byddwch yn sicrhau y gellir argraffu'r pecynnau pleidleisio drwy'r post hyn a'u dosbarthu ar fyr rybudd. Ceir rhagor o wybodaeth am reoli’r broses o ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy’r post ychwanegol yn agos at yr etholiad yn ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer anfon pleidleisiau post.
DDefnyddio'r gwasanaeth post i ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post
Efallai y byddwch yn dewis rhoi'r gwaith o reoli cyflenwad eich pecynnau pleidleisio drwy'r post i bartner dosbarthu neu ofyn i'ch cyflenwr argraffu reoli hyn. Gallwch ddefnyddio'r Post Brenhinol neu unrhyw gwmni dosbarthu masnachol arall i ddosbarthu pleidleisiau post. Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau: Gweithio gyda phartneriaid dosbarthu post.
Opsiynau ar gyfer dosbarthu
Os ydych yn defnyddio'r Post Brenhinol i ddosbarthu eich pleidleisiau post, dylech roi trefniadau ar waith ar gyfer y trwyddedau perthnasol a rhifau Ymateb Busnes cyn gynted â phosibl a chadarnhau bod eich deunydd arfaethedig yn bodloni eu manylebau er mwyn osgoi unrhyw oedi posibl pan ddisgwylir i'ch pecynnau pleidleisio drwy'r post gael eu dosbarthu i etholwyr. Os ydych yn defnyddio cwmni dosbarthu masnachol, dylech wneud trefniadau tebyg fel y bo'n briodol.
Dylai eich cynlluniau wrth gefn nodi sut y byddech yn anfon ac yn derbyn unrhyw becynnau pleidleisio drwy'r post a ddychwelwyd os na all y Post Brenhinol neu'r cwmni dosbarthu masnachol sydd ar gontract ddosbarthu'r pecynnau pleidleisio drwy'r post, er enghraifft, oherwydd gweithredu diwydiannol.
Os ydych yn defnyddio'r Post Brenhinol i ddosbarthu eich pleidleisiau post, dylech sicrhau bod gennych gopi cyfredol o ganllawiau arferion gorau'r Post Brenhinol ar bleidleisiau post, Managing Postal Voting.
Sicrhau ansawdd y broses ddosbarthu
Dylech wneud trefniadau ar gyfer trosglwyddo'r pecynnau pleidleisio drwy'r post o'ch cwmni argraffu i'r Post Brenhinol neu'r cwmni dosbarthu a ddewiswyd gennych yn ddiogel. Dylech sicrhau bod gweithdrefn a thrywydd archwilio clir ar waith ar gyfer trosglwyddo pecynnau pleidleisio drwy'r post.
Rhaid i chi gyfrif cyfanswm nifer yr amlenni a anfonir a threfnu iddynt gael eu dosbarthu i'ch contractwr dosbarthu ynghyd â derbynneb yn dangos cyfanswm nifer y pecynnau pleidleisio drwy'r post yn y swp hwnnw.1
Dylai'r dderbynneb hon gael ei hardystio gan y Post Brenhinol neu eich cwmni dosbarthu er mwyn cydnabod ei fod wedi derbyn y swp cyn dosbarthu'r pecynnau.
Os bydd eich cyflenwr yn anfon deunyddiau at etholwyr ar eich rhan, mae'n bwysig eich bod yn cadw mewn cysylltiad ag ef pan fydd yr holl ddeunyddiau argraffedig/wedi'u llenwi wedi cael eu cymeradwyo'n derfynol ac yn barod i'w hanfon.
Dylech sicrhau bod eich cyflenwr argraffu yn rhoi cadarnhad i chi pan fydd y broses anfon wedi dechrau, yn ogystal â chadarnhau faint o becynnau sydd wedi cael neu a fydd yn cael eu dosbarthu bob dydd a rhoi gwybod i chi faint o amser y bydd yn ei gymryd i gwblhau'r broses ddosbarthu.
Dylech ofyn i'ch cyflenwr argraffu am gopi o'r docedi post ar gyfer pob swp a gaiff ei anfon er mwyn i chi eu hychwanegu at eich trywydd archwilio ffurfiol ar gyfer y broses. Dylai'r docedi hyn nodi nifer yr eitemau a anfonwyd bob dydd, a chadarnhau pa wasanaethau post a ddefnyddiwyd. Bydd ffotograffau/lluniau wedi'u sganio o'r docedi yn ddigonol at y dibenion hyn.
Os ydych wedi cytuno â'ch cyflenwr argraffu y bydd darparwyr mynediad ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi yn cael eu defnyddio fel rhan o'r broses anfon a dosbarthu, dylech gael y wybodaeth ddiweddaraf gan eich contractwr dosbarthu am hynt y broses drwyddi draw.
Dylech sicrhau bod system ar waith i fonitro'r broses o ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post, gyda'r nod o sicrhau eu bod wedi cael eu hanfon ledled yr ardal etholaethol gyfan yn unol â'r amserlen gytûn.
Bydd pob un o'r mesurau uchod yn helpu i nodi problemau posibl a allai fod wedi codi o ran dosbarthu ac yn bwydo i mewn i unrhyw werthusiad dilynol o berfformiad y contractwr, ac yn eich galluogi i ddarparu gwybodaeth i bleidleiswyr am y dyddiadau y dylent ddisgwyl derbyn deunydd drwy eich sianeli cyfryngau cymdeithasol a chanolfannau galwadau fel y bo'n briodol.
Mesurau sicrhau ansawdd ar gyfer monitro'r broses ddosbarthu
Os oes modd, dylai fod gennych drefniadau ar waith i olrhain dosbarthiadau er mwyn eich helpu i ymateb i unrhyw ymholiadau gan etholwyr ynghylch dosbarthu eu pecyn pleidleisio drwy'r post. Dylech hefyd sicrhau eich bod yn monitro'r lefel o ymholiadau gan etholwyr a ddaw i law drwy bob sianel gan y bydd hyn yn eich helpu i dynnu sylw at unrhyw broblemau a wynebir wrth anfon deunyddiau yn ymarferol.
Dylech fonitro unrhyw achos lle ceir cyfraddau anarferol o isel o ddychwelyd pleidleisiau post a gwblhawyd fesul dosbarth etholiadol oherwydd gall fod yn arwydd o broblemau dosbarthu.
Dylech hefyd sicrhau bod gennych fesurau cyfathrebu clir er mwyn gallu ymdrin ag unrhyw faterion neu ymholiadau yn gyflym. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am sicrhau ansawdd yn ein canllawiau ar reoli contractwyr.
- 1. Para 40(2) Sch 2 Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 ↩ Back to content at footnote 1
Ailanfon pecynnau pleidleisio drwy'r post
Mae modd ailanfon pecynnau pleidleisio drwy'r post:1
- yn lle papur neu bapurau pleidleisio drwy'r post a/neu ddatganiad pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd
- yn lle pecyn pleidleisio drwy'r post a gollwyd neu nas derbyniwyd
- er mwyn cywiro gwall gweithdrefnol
Cewch ganllawiau ar y broses i'w dilyn ar gyfer pob math o achos ailanfon ar y tudalennau canlynol.
- 1. Paras 41, 42 and 42A Sch 2 Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 ↩ Back to content at footnote 1
Y weithdrefn ar gyfer rhoi pleidleisiau post newydd yn lle rhai a ddifethwyd
Os bydd unigolyn yn difetha ei bapur pleidleisio drwy'r post a/neu ei ddatganiad pleidleisio drwy'r post, mae'n bosibl y gall gael pecyn pleidleisio drwy'r post newydd. Gellir rhoi pecyn newydd hyd at 5pm ar y diwrnod pleidleisio.1
Rhaid dychwelyd pob rhan o'r pecyn pleidleisio drwy'r post cyn y gellir anfon pecyn newydd, p'un a ddifethwyd y rhannau hyn ai peidio.2
Mae hyn yn cynnwys:
- rhaid i'r papur pleidleisio a ddifethwyd neu'r datganiad pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd gael ei ddychwelyd atoch, ynghyd â'r papur pleidleisio neu'r datganiad pleidleisio drwy'r post sy'n weddill
- yn amlen ddychwelyd ‘B’
- amlen y papur pleidleisio – ‘A’
Yna gellir rhoi pecyn pleidleisio drwy'r post newydd i'r etholwr.
O dan y ddeddfwriaeth, rhaid canslo unrhyw bapurau pleidleisio a datganiadau pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd a gaiff eu dychwelyd a'u selio mewn pecyn ar gyfer papurau pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd, hyd yn oed os mai dim ond un ohonynt a ddifethwyd mewn gwirionedd.3
Mewn rhai amgylchiadau gallwch ganslo pleidlais bost yr ystyrir ei bod wedi'i difetha, hyd yn oed os ydyw wedi'i dychwelyd i'r Swyddog Canlyniadau. Yn yr achos hwn, mae'n rhaid casglu a selio'r papur pleidlais bost a ddifethwyd a'r datganiad pleidleisio drwy'r post fel y disgrifir uchod.4
Os gwneir y cais am becyn pleidleisio drwy'r post newydd rhwng 5pm ar y diwrnod cyn y diwrnod pleidleisio a 5pm ar y diwrnod pleidleisio ei hun, gellir ond roi'r bleidlais bost newydd i'r etholwr os dychwelir y dogfennau a ddifethwyd yn bersonol.5
Mewn achosion o'r fath, dim ond yn bersonol hefyd y gellir rhoi pecyn newydd.
Rhaid i chi roi system ar waith sy'n eich galluogi i gyflwyno pecynnau newydd hyd at 5pm ar y diwrnod pleidleisio.5
Bydd angen i chi ystyried hyn yn benodol os byddwch wedi rhoi'r gwaith o anfon pleidleisiau post ar gontract allanol.
Bydd angen i chi ystyried a oes angen rhoi trefniadau penodol ar waith ar gyfer etholwyr anabl wrth wneud trefniadau ynghylch rhoi papurau pleidleisio newydd yn lle rhai a ddifethwyd, oherwydd gall fod rhai etholwyr na allant ddod i'r swyddfa etholiadau oherwydd anabledd.
Cadw cofnodion o bapurau pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd6
Rhaid ychwanegu enw a rhif etholiadol yr etholwr at y rhestr o bapurau pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd er mwyn dangos bod y bleidlais bost a ddifethwyd wedi cael ei chanslo. Fodd bynnag, ni ddylid ychwanegu enw'r etholwr os yw wedi'i gofrestru'n ddienw. Rhaid hefyd ychwanegu rhif papur pleidleisio'r papur pleidleisio newydd at y rhestr. Yn achos dirprwy sy'n pleidleisio drwy'r post, rhaid i enw a chyfeiriad y dirprwy gael eu hychwanegu at y rhestr, ynghyd â'r manylion eraill.
Mae'r tabl hwn yn crynhoi'r weithdrefn ar gyfer anfon pleidleisiau post newydd yn lle rhai a ddifethwyd:
Cam | Cam i'w gymryd |
---|---|
Cam 1 | Cyn cymryd y camau nesaf, mae'n arfer da i wirio a yw'r pecyn pleidlais bost wedi'i farcio wedi'i ddychwelyd ar y rhestr o bleidleiswyr post neu'r rhestr o bleidleiswyr post drwy ddirprwy - yn yr achos hwn cyfeiriwch at gasglu papurau pleidlais a ganslwyd |
Cam 2 | Gofyn bod y pecyn pleidlais bost cyfan yn cael ei ddychwelyd |
Cam 3 | Anfon pecyn pleidleisio drwy'r post newydd (papur(au) pleidleisio, datganiad pleidleisio drwy'r post a'r amlenni perthnasol) at yr etholwr
|
Cam 4 |
Canslo unrhyw bapurau pleidleisio a datganiadau pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd a gafodd eu dychwely
|
Cam 5 |
Selio'r dogfennau a ganslwyd mewn pecyn ar gyfer papurau pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd ac ychwanegu manylion at y rhestr o bapurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd. |
Cam 6 |
Ychwanegu enw* a rhif etholiadol yr etholwr a rhif y papur(au) pleidleisio newydd at y rhestr o bapurau pleidleisio drwy'r post a ddifethwyd. Ar gyfer dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post, dylid hefyd ychwanegu enw a chyfeiriad y dirprwy. *Ni ddylid ychwanegu enw etholwyr a gofrestrwyd yn ddienw.
|
At ddibenion casglu data ar gyfer y datganiad papurau pleidleisio drwy'r post (Ffurflen K)7 , dylech hefyd ychwanegu manylion unrhyw bapurau pleidleisio a ddifethwyd sydd wedi'u canslo ar y rhestr o'r holl bapurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd (gweler ein canllawiau ar gadw cofnodion ar gyfer papurau pleidleisio a ganslwyd).
- 1. Para 41(3) Sch 2 Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 41(2) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Para 41(6) and (7) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 41(4) and (8) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. Para 41(3) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 5 a b
- 6. Para 41(9) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 6
- 7. Para 59(1)(b) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 7
Y weithdrefn ar gyfer rhoi pleidleisiau post newydd yn lle rhai a gollwyd/nas derbyniwyd
Pan fydd pleidleisiwr yn honni ei fod naill ai wedi colli ei bapur pleidleisio drwy'r post, ei ddatganiad pleidleisio drwy'r post neu amlenni 'A' a/neu 'B', neu nad yw wedi eu cael, mae'n bosibl rhoi pecyn pleidleisio drwy'r post newydd o 4 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio hyd at 5pm ar y diwrnod pleidleisio.1
Rhaid i'r pleidleisiwr wneud cais yn bersonol a dim ond â llaw2
y gellir rhoi'r pecyn newydd os gwneir y cais am becyn pleidleisio drwy'r post newydd rhwng 5pm ar y diwrnod cyn y diwrnod pleidleisio a 5pm ar y diwrnod pleidleisio ei hun.
Rhaid i chi roi pecyn pleidleisio drwy'r post newydd os ydych yn fodlon ar bwy yw'r pleidleisiwr ac nad oes gennych unrhyw reswm dros amau nad yw wedi colli neu dderbyn y pecyn pleidleisio drwy'r post gwreiddiol.3
Er mwyn sefydlu pwy yw'r pleidleisiwr drwy'r post, dylid cymryd camau cymesur sy'n ceisio defnyddio rhyw fath o brawf adnabod y gellir ei gadarnhau'n hawdd gan staff, ond nad yw'n rhy feichus ar yr etholwr. Nid yw'r ddeddfwriaeth yn pennu pa fathau o ddulliau adnabod sy'n ofynnol ond rhaid i'r Swyddog Canlyniadau fodloni ei hun ynghylch pwy yw'r etholwr.4
I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar argymhellion ar gyfer cadarnhau pwy yw etholwyr er mwyn ailanfon pleidleisiau post.
Dylech ystyried p'un a oes angen i drefniadau penodol gael eu gwneud ar gyfer yr etholwyr hynny na allant ddod i'r swyddfa etholiadau'n bersonol, er enghraifft oherwydd anabledd neu am eu bod dramor. Er enghraifft, gallech ystyried derbyn copïau wedi'u sganio o brawf adnabod a restrir yn yr adran nesaf drwy e-bost, neu drwy ddefnyddio technoleg fideo-alw.
Os na fydd pob rhan o'r pecyn pleidleisio drwy'r post wedi'i cholli neu wedi dod i law, rhaid i'r etholwr ddychwelyd y dogfennau hynny sydd ganddo. Yna, mae'n ofynnol i chi ganslo'r dogfennau hynny ar unwaith.5
Gall pleidleiswyr ffonio eich swyddfa i ofyn am becyn pleidleisio drwy'r post newydd os nad yw eu pleidlais bost wedi cyrraedd. Os felly, dylai eich staff eu hysbysu am y weithdrefn ar gyfer rhoi pecyn newydd ac egluro pa brawf adnabod y bydd ei angen cyn y caiff pecyn pleidleisio drwy'r post newydd ei roi.
Cadw cofnodion o bapurau pleidleisio drwy'r post a gollwyd/nas derbyniwyd6
Pan fyddwch yn rhoi pleidlais bost newydd yn lle un a gollwyd neu nas derbyniwyd, rhaid i chi ychwanegu enw a rhif etholwr yr etholwr at y rhestr o bapurau pleidleisio drwy'r post a gollwyd.7
Fodd bynnag, ni ddylid ychwanegu enw'r etholwr os yw wedi'i gofrestru'n ddienw. Rhaid hefyd ychwanegu rhif papur pleidleisio'r papur pleidleisio newydd at y rhestr. Yn achos dirprwy sy'n pleidleisio drwy'r post, rhaid i enw a chyfeiriad y dirprwy gael eu hychwanegu at y rhestr, ynghyd â'r manylion eraill.
Mae'r tabl hwn yn crynhoi'r weithdrefn ar gyfer anfon pleidleisiau post newydd yn lle rhai a gollwyd neu nas derbyniwyd:
Cam | Cam i'w gymryd |
---|---|
Cam 1 | Nid oes darpariaethau ar gyfer casglu papur pleidleisio drwy'r post a adroddwyd ei fod wedi'i golli / heb ei dderbyn, ond cyn cymryd y camau nesaf mae'n arfer da i wirio a yw'r pecyn pleidleisio drwy'r post wedi'i farcio wedi'i ddychwelyd ar y rhestr o bleidleiswyr post neu'r rhestr o bleidleiswyr post drwy ddirprwy. |
Cam 2 |
Sicrhau eich bod yn fodlon o ran pwy yw'r pleidleisiwr post drwy ofyn am brawf adnabod |
Cam 3 |
Os mai dim ond rhan o'r pecyn pleidleisio drwy'r post y mae etholwr wedi'i cholli, rhaid dychwelyd y rhannau sy'n weddill pan ofynnir am becyn newydd. Rhaid canslo'r rhannau a gaiff eu dychwelyd, eu selio yn y pecyn ar gyfer papurau pleidleisio drwy'r post a gollwyd ac ychwanegu manylion at y rhestr o bapurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd Cadarnhau a yw'r datganiad pleidleisio drwy'r post a anfonwyd yn wreiddiol wedi cael ei farcio fel un a ddychwelwyd ar y rhestr pleidleiswyr post neu'r rhestr dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post. |
Cam 4 | Anfon pecyn pleidleisio drwy'r post newydd (papur(au) pleidleisio, datganiad pleidleisio drwy'r post a'r amlenni perthnasol) at yr etholwr
|
Cam 5 | Ychwanegu enw* a rhif yr etholwr a rhif y papur(au) pleidleisio newydd at y rhestr o bapurau pleidleisio drwy'r post a gollwyd
|
At ddibenion casglu data ar gyfer y datganiad papurau pleidleisio drwy'r post (Ffurflen K)7 , dylech hefyd ychwanegu manylion unrhyw bapurau pleidleisio sydd wedi'u colli a ganslwyd ar y rhestr o'r holl bapurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar
.7
- 1. Para 42(1) and (7) Sch 2 Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 42(7) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Para 42(6) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 42(2) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. Para 42(3) and (4) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 5
- 6. Para 42(8) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 6
- 7. Para 59(1)(b) Sch 2 PCCEO 2012↩ Back to content at footnote 7 a b c
Argymhellion ar gyfer cadarnhau pwy yw etholwyr er mwyn ailanfon pleidleisiau post
Dylech ystyried pa broses y byddwch yn ei dilyn wrth bennu sut i fodloni'ch hun ynghylch pwy yw etholwr sy'n ceisio cael pecyn pleidleisio drwy'r post newydd lle na chafwyd un neu cafodd yr un gwreiddiol ei golli.
Mae'r adran hon yn darparu cyfres o argymhellion ynghylch dulliau adnabod.
Argymhelliad 1 – Profion adnabod sylfaenol
Dylid darparu un prawf adnabod sylfaenol cyn anfon pecyn pleidleisio drwy'r post newydd. Dylai fod yn ddogfen swyddogol sy'n cynnwys llun yr etholwr, ynghyd ag enw'r etholwr. Y ddwy enghraifft fwyaf diogel yw:
- pasbort
- trwydded yrru cerdyn-llun
Gellir derbyn dogfennau eraill fel prawf sylfaenol, cyhyd â bod llun wedi'i selio arnynt. Ymhlith y rhain mae:
- tocyn bws lleol
- cerdyn myfyriwr a gyhoeddwyd gan gorff addysg bellach neu addysg uwch cydnabyddedig
- cerdyn adnabod a gyhoeddwyd gan gyflogwr cydnabyddedig
Efallai na fydd rhai etholwyr yn gallu cyflwyno prawf adnabod ar ffurf llun. O dan yr amgylchiadau hyn, argymhellir y dylid gofyn iddynt ddarparu dwy enghraifft o'r rhestr o brofion adnabod eilaidd a nodir isod.
Argymhelliad 2 – Profion adnabod eilaidd
Os byddwch yn dal i amau pwy yw etholwr sy'n gwneud cais am becyn pleidleisio drwy'r post newydd, gellid gofyn am brawf adnabod eilaidd. Hefyd, os na all etholwr gyflwyno prawf adnabod sylfaenol, gellid gofyn am ddau brawf adnabod eilaidd.
Ymhlith y rhain mae:
- trwydded yrru lawn (heb lun)
- llyfr talu'r dreth gyngor neu fil treth gyngor diweddar
- llyfr rhent y cyngor neu landlord cymdeithasol
- derbynebau rhent diweddar neu gytundeb tenantiaeth
- llyfr lwfansau/budd-daliadau/pensiwn a gyhoeddwyd gan yr Adran Gwaith a Phensiynau
- llyfr sieciau/cerdyn siec/llyfr Cynilion Cenedlaethol
- cyfriflen ddiweddar gan y banc neu gymdeithas adeiladu (nid cyfriflen cerdyn siop)
- bil cyfleustodau diweddar (mae'n well dangos dau wahanol; nid bil ffôn symudol)
- P45
- gohebiaeth gan un o adrannau'r llywodraeth
- cerdyn adnabod a gyhoeddwyd gan un o aelod-wladwriaethau'r Undeb Ewropeaidd/Ardal Economaidd Ewropeaidd, dogfen deithio a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref, neu dystysgrif dinasyddio neu gofrestru
- llythyr (datganiad a ardystiwyd) gan unigolyn cyfrifol megis cyfreithiwr, meddyg, gweinidog crefydd, ynad, athro, rheolwr hostel, gweithiwr cymdeithasol, nyrs ardal, bydwraig neu unigolyn cyfrifol arall, sy'n dweud ei fod yn adnabod yr etholwr ac y gall gadarnhau ei enw a'i gyfeiriad. Gallech gynnwys landlord neu denant yr etholwr yn y categori hwn, ac efallai nodi eu bod ar y gofrestr etholiadol
- cerdyn meddygol y Gwasanaeth Iechyd Gwladol neu gerdyn Yswiriant Gwladol
- tystysgrifau geni, mabwysiadu, priodas, partneriaeth sifil, ysgariad neu dystysgrif datganiad statudol (yn ddelfrydol, dylai'r rhain fod wedi'u cyhoeddi o fewn chwe mis i'r digwyddiad y maent yn ymwneud ag ef ac ni ddylent fod yn gopïau newydd)
Dylech hefyd ystyried y pwyntiau canlynol:
- er sicrwydd pellach, dylid dangos copïau gwreiddiol, nid llungopïau, o'r prawf adnabod
- dylai'r dystiolaeth a ddarperir gan y pleidleisiwr ddangos cysylltiad clir rhwng yr enw ar y ddogfen adnabod a'r cofnod cyfredol ar y gofrestr etholiadol
- nid yw tystysgrifau geni yn brawf adnabod diamod ac felly gellir gofyn i'r pleidleisiwr ddarparu tystiolaeth ychwanegol er mwyn gallu cadarnhau pwy ydyw
- lle y darperir biliau cyfleustodau neu gyfriflenni banc, dylent fod yn ddiweddar (h.y., wedi'u cyhoeddi yn y tri mis diwethaf)
- dylid gwirio cardiau banc neu gredyd yn erbyn llofnod y pleidleisiwr
- cyn ceisio ardystiad, dylid hysbysu'r pleidleisiwr y gall rhai llofnodwyr godi ffi am y gwasanaeth
- dylech nodi na chedwir unrhyw brofion adnabod ac y caiff y dogfennau eu trin yn gyfrinachol ac y dychwelir y copïau gwreiddiol
Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn nodi unrhyw uchafswm penodol ar gyfer cadw data personol, ond mae'n nodi na chaiff data personol a brosesir at unrhyw ddiben eu cadw am fwy nag sydd angen at y diben hwnnw. Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn nodi unrhyw uchafswm penodol ar gyfer cadw data personol, ond mae'n nodi na chaiff data personol a brosesir at unrhyw ddiben eu cadw am fwy nag sydd angen at y diben hwnnw.1
- 1. Erthygl 5(1)(c) Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2016 ↩ Back to content at footnote 1
Y weithdrefn ar gyfer ailanfon pecynnau pleidleisio oherwydd gwall gweithdrefnol
Os ydych wedi anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post anghywir neu anghyflawn mewn camgymeriad, efallai y gallwch ailanfon pecynnau pleidleisio drwy'r post gan ddefnyddio eich pwerau i gywiro gwall gweithdrefnol.1
Yn dibynnu ar yr amgylchiadau, bydd angen i chi benderfynu p'un a ddylid ailanfon rhai o'r pecynnau pleidleisio drwy'r post neu bob un. Er enghraifft, os effeithiodd gwall yn y broses gasglu ar amrywiaeth benodol o becynnau, dim ond y pecynnau hynny y byddai angen eu hailanfon.
Dylid gwneud penderfyniadau am ailanfon oherwydd gwall gweithdrefnol fesul achos. Ym mhob achos, dylid ystyried effaith bosibl y gwall ac unrhyw gamau unioni ar etholwyr. Er enghraifft, bydd angen i chi sicrhau y bydd unrhyw gamau gweithredu yn unioni'r gwall ac na fyddant yn peri dryswch ychwanegol neu wall gwahanol.
Dylid gwneud unrhyw benderfyniad i unioni gwall gweithdrefnol ar ôl derbyn cyngor cyfreithiol. Dylid dogfennu'r gwall ac unrhyw gamau unioni rhag ofn y caiff yr etholiad ei herio a bod angen gwneud hawliad yn erbyn yswiriant.
Pa gamau bynnag a gymerir, dylech sicrhau bod unrhyw ohebiaeth a roddir i'r etholwyr hynny yr effeithiwyd arnynt yn egluro'r gwall a'r camau rydych yn eu cymryd i'w unioni. Dylech hefyd hysbysu ymgeiswyr ac asiantiaid am y gwall a'ch camau unioni bwriadedig cyn gynted â phosibl. Drwy fod yn dryloyw am y broblem a'r ateb byddwch yn lleihau'r risg o golli hyder yn y broses o weinyddu'r etholiad.
Gweler ein canllawiau ar dor dyletswydd swyddogol a phŵer i gywiro gwallau gweithdrefnol i gael rhagor o wybodaeth am eich pŵer i gywiro gwallau gweithdrefnol. Wrth ystyried defnyddio'r pŵer hwn, dylech gysylltu â thîm lleol y Comisiwn a all gynnig cymorth sydd wedi'i deilwra ymhellach i chi.
Cadw cofnodion o ailanfon ar ôl gwall gweithdrefnol
Pan fydd pleidlais bost wedi'i hailanfon o ganlyniad i wall gweithdrefnol, rhaid i'r papur pleidleisio gwreiddiol gael ei ganslo, ei ychwanegu at y rhestr o bapurau pleidleisio a ganslwyd ac ni ddylid ei gynnwys yn y cyfrifiad.2
- 1. Regulation 6 Police and Crime Commissioner Elections (Functions of Returning Officers) Regulations 2012 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 42A Sch 2 Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 ↩ Back to content at footnote 2
Canslo pecynnau pleidleisio drwy'r post
Gan fod yn rhaid i becynnau pleidleisio drwy'r post gael eu hanfon at etholwyr cyn gynted â phosibl, gall fod amgylchiadau lle bydd unigolyn rydych eisoes wedi anfon papur pleidleisio drwy'r post ato yn gwneud cais dilynol i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol am i'w bleidlais bost gael ei chanslo, neu'n gwneud newidiadau i'w drefniadau pleidleisio absennol, mewn da bryd i'r newidiadau gael eu rhoi ar waith cyn yr etholiadau.
Fodd bynnag, ni ellir canslo papur pleidleisio drwy'r post sydd eisoes wedi'i ddychwelyd i'r Swyddog Canlyniadau.1 Mae ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru neu Loegr yn cynnwys rhagor o wybodaeth am newid neu ganslo pleidleisiau post mewn etholiad.
Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, bydd angen i chi drefnu sut y byddwch yn cysylltu ag ef, fel bod modd i unrhyw newidiadau i drefniadau pleidleisio absennol gael eu rhannu'n amserol a'ch bod yn gwybod pa bapurau pleidleisio sydd angen eu canslo.
Ar ôl cael eich hysbysu, rhaid i chi ganslo unrhyw bapur pleidleisio drwy'r post a anfonwyd at y fath etholwr neu ddirprwy sy'n pleidleisio drwy'r post ar unwaith, ac ychwanegu manylion y papur pleidleisio a ganslwyd at y rhestr a gedwir at y diben hwnnw (gweler ein canllawiau ar gadw cofnodion o bapurau pleidleisio a ganslwyd).2
Dylech ystyried sut i reoli'r broses o dynnu'r pecynnau hynny o unrhyw sypiau pleidleisiau post nas dosbarthwyd gan eich argraffydd eto.
Os bydd y newid i'r trefniadau pleidleisio absennol ond yn ymwneud â'r cyfeiriad y dylid anfon y papur pleidleisio iddo, rhaid i chi anfon pecyn pleidleisio drwy'r post newydd i'r cyfeiriad newydd, yn ogystal â chanslo'r papur pleidleisio drwy'r post gwreiddiol.3
Rhaid i chi hefyd ganslo unrhyw bapurau pleidleisio drwy'r post a gollwyd neu a ddifethwyd lle bu'n rhaid anfon rhai newydd yn eu lle (gweler ein canllawiau ar ailanfon pleidleisiau post a ddifethwyd a phleidleisiau post a gollwyd/nas derbyniwyd).4
Mae angen i chi gadw trywydd archwilio o'r hyn a ganslwyd, gan gynnwys sut y gellir defnyddio eich system meddalwedd i gofnodi pob achos o ganslo er mwyn eich galluogi i lunio'r rhestr ofynnol o bapurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd (gweler ein canllawiau ar gadw cofnodion o bapurau pleidleisio a ganslwyd) a nodi unrhyw bapurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd ond a ddychwelwyd ac felly y mae angen eu casglu
- 1. Regulation 6 Police and Crime Commissioner Elections (Functions of Returning Officers) Regulations 2012 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 42A Sch 2 Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Para 42A(1) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 41(6) a 42(4) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
Cadw cofnodion o bapurau pleidleisio a ganslwyd
Rhaid i chi gofnodi manylion pob papur pleidleisio drwy'r post a ganslwyd ar un rhestr. Rhaid i chi hefyd greu rhestrau ar wahân ar gyfer papurau a ddifethwyd, a gollwyd neu a ganslwyd yn cynnwys y manylion a amlinellir o dan y penawdau isod.
Rhestr o bapurau pleidleisio a ddifethwyd
Rhaid i'r rhestr o bapurau pleidleisio a ddifethwyd gynnwys:1
- enw a rhif yr etholwr fel y'u nodir ar y gofrestr etholwyr (neu, yn achos etholwr â chofnod dienw, dim ond ei rif etholiadol)
- os mai dirprwy yw'r pleidleisiwr post y difethwyd ei bapur pleidleisio, enw a chyfeiriad y dirprwy sy'n pleidleisio drwy'r post
- rhif y papur pleidleisio drwy'r post newydd
Rhestr o bapurau pleidleisio a gollwyd
Rhaid i'r rhestr o bapurau pleidleisio a gollwyd gynnwys:2
- enw a rhif yr etholwr fel y'u nodir ar y gofrestr (neu, yn achos etholwr â chofnod dienw, dim ond ei rif etholiadol)
- os mai dirprwy yw'r pleidleisiwr post y collwyd ei bapur pleidleisio, enw a chyfeiriad y dirprwy sy'n pleidleisio drwy'r post
- rhif y papur pleidleisio drwy'r post newydd
Rhestr o bapurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd o ganlyniad i unrhyw newid i drefniadau pleidleisio absennol ar ôl i bleidlais bost gael ei hanfon
Rhaid i'r rhestr hon o bapurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd gynnwys:3
- enw a rhif yr etholwr fel y'u nodir ar y gofrestr (neu, yn achos etholwr â chofnod dienw, dim ond ei rif etholiadol)
- os mai dirprwy yw'r pleidleisiwr post y canslwyd ei bapur pleidleisio, enw a chyfeiriad y dirprwy sy'n pleidleisio drwy'r post
- rhif y papurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd
- rhif y papur pleidleisio drwy'r post newydd
Rhaid i gynnwys unrhyw becyn pleidleisio drwy'r post a ganslwyd, gan gynnwys unrhyw amlenni, gael eu gwneud yn becyn a'u selio. Dim ond er mwyn cynnwys dogfennau ychwanegol a ganslwyd yn y pecyn yr agorir y sêl.4
- 1. Paras 16(4B) and 42A(3) Sch 2 Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 42(8) Sch 2 PCCE Order 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Para 42A(3) PCCE 2012 Order ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 42A(2)(c) Sch 2 PCCE Order 2012 ↩ Back to content at footnote 4
Casglu pleidleisiau post a ganslwyd
Lle cafodd papur pleidleisio drwy'r post ei ganslo, rhaid i chi gasglu'r datganiad pleidleisio drwy'r post a'r papur pleidleisio, lle cawsant eu dychwelyd, fel nad ydynt yn cael eu cyfrif.
Nid oes darpariaethau ar gyfer casglu papur pleidleisio drwy'r post sydd wedi'i adrodd ar goll / lle na dderbyniwyd papur pleidleisio drwy'r post.
Rhaid i chi sicrhau bod y blwch pleidleisio drwy'r post yn cael ei ailselio ym mhresenoldeb unrhyw asiantiaid sy'n bresennol pan fydd y papurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd wedi cael eu casglu o'r blwch pleidleisio drwy'r post.1
Canslo pleidleisiau post a ddychwelwyd2
Dylech wneud trefniadau ar gyfer delio ag achos o ganslo ar ôl i becynnau pleidleisio drwy'r post gael eu hanfon a'u dychwelyd i chi, gan gynnwys:
- sut y byddwch yn gallu casglu a chanslo unrhyw bapurau pleidleisio drwy'r post a datganiadau pleidleisio drwy'r post sy'n mynd drwy'r broses agor pleidleisiau post neu sydd eisoes wedi mynd drwy'r broses honno
- sut y byddwch yn egluro'r hyn sy'n digwydd i ymgeiswyr ac asiantiaid mewn sesiwn agor lle mae angen i chi gasglu a chanslo papur pleidleisio drwy'r post
Mae'r tabl hwn yn crynhoi'r camau y dylech eu cymryd i reoli'r broses o gasglu pleidleisiau post a ganslwyd:
Camau | Camau i'w cymryd |
---|---|
Cam 1 | Yn ystod sesiwn agor, dylid casglu'r datganiad pleidleisio drwy'r post o'r pecyn neu'r blwch priodol.
|
Cam 2 | Agor y blwch pleidleisio drwy'r post perthnasol a chasglu'r papur pleidleisio
|
Cam 3 | Marcio'r dogfennau a gasglwyd drwy roi ‘canslwyd’ arnynt. Rhoi'r dogfennau a ganslwyd yn y pecyn perthnasol ac ychwanegu manylion at y rhestr o bapurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd Rhaid i'r rhestr o bapurau pleidleisio drwy'r post a ganslwyd gynnwys y canlynol:3
Yn achos papurau pleidleisio a ddifethwyd sydd wedi'u canslo, mae'n rhaid i'r rhestr o bapurau pleidleisio a ddifethwyd sydd wedi'u canslo hefyd gynnwys y canlynol:4
|
Cam 4 | Ailselio'r blwch pleidleisio drwy'r post
|
- 1. Para 42A and 54 Sch 2 Police and Crime Commissioner Elections Order 2012 ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 16(4B) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Para 42A(3) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 41(9) Sch 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
Rheoli problemau gyda chynhyrchu neu ddosbarthau pleidleisiau post
Er y bydd rhoi mesurau sicrhau ansawdd cadarn ar waith yn eich helpu i sicrhau y bydd cyflenwyr yn darparu gwasanaethau yn gywir, mae'n bwysig bod yn barod i reoli unrhyw wallau neu broblemau a all godi. Cyn gynted ag y cewch wybod am broblem, naill ai drwy uwchgyfeirio gan eich cyflenwr neu drwy fod mewn cysylltiad ag etholwyr, mae'n bwysig siarad â'ch cyflenwr er mwyn ceisio deall maint a chwmpas y broblem ac ystyried y cynlluniau wrth gefn sydd gennych yn barod fel y bo'n briodol, gan y bydd hyn yn effeithio ar y penderfyniadau a wnewch ynghylch sut i ddatrys y broblem.
Cyn gwneud unrhyw benderfyniadau ynghylch pa gamau i'w cymryd, mae'n bwysig eich bod yn cysylltu â ni fel y gallwn drafod y broblem â chi a rhoi cyngor a chymorth wedi'u teilwra i chi ynglŷn â sut i'w rheoli.
Pan fydd yr holl wybodaeth berthnasol gennych a phan fyddwch wedi ystyried y cyngor priodol ac wedi penderfynu pa gamau i'w cymryd, dylech gytuno ar gynlluniau â'ch cyflenwr yn unol â hynny a chadw mewn cysylltiad agos ag ef wrth i'r cynlluniau wrth gefn hyn gael eu rhoi ar waith. Gall hyn olygu y bydd angen ailwirio a chymeradwyo proflenni neu ffigurau data ar frys – ond mae'n bwysig eich bod yn dal i sicrhau y caiff gwiriadau sicrhau ansawdd eu cynnal er mwyn osgoi unrhyw wallau pellach.
Gallwch gael rhagor o wybodaeth am brosesau prawfddarllen yn ein canllawiau ar sicrhau ansawdd.
Bydd hefyd angen i chi ystyried pa negeseuon ychwanegol y gall fod angen eu hanfon at etholwyr neu ymgeiswyr ac asiantiaid o ganlyniad i'r broblem; unwaith eto, mae hyn yn rhywbeth y gall unigolion cyswllt yn y Comisiwn eich helpu i'w ystyried felly mae'n bwysig eich bod yn cysylltu â ni i drafod y mater cyn gynted â phosibl.
I gael gwybod sut i gysylltu â'ch tîm Comisiwn lleol, gweler ein tudalen Cysylltu â ni.
Yn dibynnu ar y penderfyniad y byddwch yn ei wneud o ganlyniad i unrhyw broblem, mae'n bosibl y bydd angen i chi ddarllen ein canllawiau ar ailanfon o ganlyniad i wall gweithdrefnol.
Derbyn ac agor pleidleisiau post
Fel rhan o'ch gwaith cynllunio ar gyfer rhoi prosesau allweddol ar waith, byddwch wedi gwneud penderfyniadau ar y broses i'w dilyn pan fyddwch yn derbyn pleidleisiau post wedi'u cwblhau.
Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau pellach ynghylch y prosesau y mae'n rhaid i chi eu dilyn ar ôl derbyn pleidleisiau post wedi'u cwblhau, gan gynnwys rheoli'r broses agor amlenni a'r cofnodion y mae'n rhaid i chi eu cadw fel rhan o'r broses hon.
Cynllunio ar gyfer achlysuron agor amlenni pleidleisiau post
Fel rhan o'ch gwaith cynllunio, bydd angen i chi nodi nifer y sesiynau agor amlenni pleidleisiau post y bydd eu hangen yn eich barn chi a phryd y dylid eu cynnal, a gwneud trefniadau ar eu cyfer fel sydd angen.
Bydd nifer y sesiynau agor pleidleisiau post sydd ei hangen arnoch yn dibynnu'n bennaf ar gyfanswm nifer y pleidleiswyr post sydd gennych a'ch nifer amcangyfrifedig o bleidleiswyr post. Am ragor o ystyriaethau, gweler ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer cyflawni prosesau allweddol.
Dylai eich sesiwn agor gyntaf ddigwydd o fewn ychydig ddiwrnodau i anfon y swp cyntaf. Hyd yn oed os nad ydych wedi derbyn nifer mawr o bleidleisiau post a ddychwelwyd erbyn hynny, dylech gynnal sesiwn o hyd ac achub ar y cyfle i brofi eich cyfarpar ac asesu eich llifau gwaith o dan amodau gwirioneddol.
Ar ôl y sesiwn gyntaf hon dylech bennu a yw'ch amcangyfrif o nifer y sesiynau agor pleidleisiau post sy'n ofynnol yn ddigonol neu a fydd angen i chi ei ddiwygio.
Nid oes unrhyw reswm dros beidio ag agor pleidleisiau post ar ddydd Sadwrn, dydd Sul na gŵyl banc, ac, yn wir, efallai y byddwch am ystyried gwneud hynny, yn enwedig os bydd angen cynnal sesiynau agor pleidleisiau post ychwanegol.
Rhaid i chi roi o leiaf 48 awr o rybudd i bob ymgeisydd, yn ysgrifenedig, o amser a lleoliad pob sesiwn agor ac uchafswm nifer yr asiantiaid pleidleisio drwy'r post y gellir eu penodi i fynychu sesiwn agor pleidleisiau post.1
Dylech hefyd gynllunio ar gyfer pryd y byddwch yn agor y pecynnau o bleidleisiau post a wrthodwyd a ddanfonwyd atoch â llaw mewn gorsaf bleidleisio neu swyddfa'r cyngor. Er nad oes gan ymgeiswyr ac asiantiaid hawl i wrthwynebu pleidlais bost a wrthodwyd i chi mewn gorsaf bleidleisio neu swyddfa'r cyngor, bydd agor cyn gynted ag y bo'n ymarferol yn sicrhau bod y cofnod o bleidleisiau post a wrthodwyd pan gawsant eu cyflwyno mor gyfredol â phosib.
Pwy all fod yn bresennol pan agorir pleidleisiau post?
Mae hawl gan y bobl ganlynol i fod yn bresennol ar adeg agor pleidleisiau post:2
- chi a'ch staff
- Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu a'i staff
- ymgeiswyr
- asiantiaid etholiad
- is-asiantiaid
- asiantiaid pleidleisiau post
- Cynrychiolwyr y Comisiwn
- arsylwyr achrededig
Dylai'r broses o agor amlenni pleidleisiau post fod yn dryloyw a dylai pawb sydd â'r hawl i fod yn bresennol allu gweld y broses gyfan yn glir. Gallech rannu copïau o gynllun yr ystafell er mwyn helpu'r rhai s'n bresennol i ddilyn yr hyn sy'n digwydd, ble a phryd.
Dylech roi gwybodaeth am y prosesau y byddwch yn eu dilyn i unrhyw un sy'n bresennol yn yr achlysur agor amlenni pleidleisiau post. Gallwch esbonio hyn ar lafar neu ddarparu nodiadau canllaw ysgrifenedig.
Dylech hefyd hysbysu ymgeiswyr, asiantiaid etholiad ac asiantiaid pleidleisio drwy'r post o'r broses i'w dilyn os byddant am wrthwynebu datganiad pleidleisio drwy'r post. Ceir rhagor o wybodaeth am y broses o reoli hyn yn ein canllawiau ar y canlynol: gwirio dynodyddion personol.
Rhaid i bawb sy'n bresennol mewn sesiwn Achlysuron agor amlenni pleidleisiau post, gan gynnwys eich staff:
- gael copi o'r gofynion ynglŷn â chyfrinachedd, sydd ar gael yn ddwyieithog yn Gymraeg a Saesneg3
- cynnal cyfrinachedd y bleidlais
Rhaid i chi roi'r mesurau priodol ar waith er mwyn atal unrhyw unigolyn rhag gweld y bleidlais a gafodd ei bwrw ar y papurau pleidleisio. Drwy gydol y sesiynau agor, rhaid i chi gadw'r papurau pleidleisio wyneb i lawr.4 Efallai y bydd adegau pan fydd modd gweld blaen papur pleidleisio. Mae'n drosedd i unrhyw un wneud y canlynol:
- ceisio canfod yr ymgeisydd y rhoddir unrhyw bleidlais iddi/iddo ar unrhyw bapur pleidleisio penodol
- cyfleu unrhyw wybodaeth o'r fath a geir yn y digwyddiadau hynny5
Cyfarpar ar gyfer agor amlenni pleidleisiau post
Dylech ystyried pa gyfarpar arall y bydd ei angen arnoch wrth agor amlenni pleidleisiau post, a sicrhau ei fod ar gael ac yn cael ei brofi ymlaen llaw. Dylai hyn gynnwys:
- sganwyr
- lidiau ymestyn
- argraffydd
- uwchdaflunydd a sgrin
- gliniadur
- stamp a phad 'Gwrthodwyd'
- deunyddiau amrywiol
- 1. Paragraff 44 Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 32 Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Paragraff 34, Atodlen 2, Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 48(8) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. Adran 22, Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 ↩ Back to content at footnote 5
Dychwelyd a derbyn pleidleisiau post
Er mwyn i becyn pleidleisio drwy'r post fod wedi'i ddychwelyd yn briodol, rhaid eich bod wedi'i dderbyn erbyn diwedd y cyfnod pleidleisio naill ai drwy'r post neu'n bersonol mewn gorsaf bleidleisio neu yn un o swyddfeydd y cyngor yn yr ardal bleidleisio:1
Am ddiffiniad o ardal bleidleisio, gweler ein canllawiau ar benodi Swyddog Canlyniadau Ardal
Dylech gadarnhau'r trefniadau ar gyfer dychwelyd pleidleisiau post ac unrhyw chwiliadau terfynol i'w cynnal ar y diwrnod pleidleisio â'r Post Brenhinol.
Os bydd unigolyn yn mynd â'i bleidlais bost i orsaf bleidleisio a'i fod mewn ciw yn yr orsaf bleidleisio am 10pm ar y diwrnod pleidleisio, rhaid caniatáu iddo ddychwelyd pecyn pleidleisio drwy'r post o hyd.2
Storio papurau pleidleisio drwy'r post a ddychwelwyd yn ddiogel
Dylid storio papurau pleidleisio drwy'r post a ddychwelwyd yn ddiogel bob amser. Mae hyn yn cynnwys pan gânt eu cludo i unrhyw sesiwn agor amlenni pleidleisiau post ac i'r lleoliadau dilysu a chyfrif.3
I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar sicrhau diogelwch papurau pleidleisio.
Rhaid i unrhyw bleidleisiau post a gaiff eu dychwelyd atoch, naill ai yn eich swyddfa neu yn yr orsaf bleidleisio ar y diwrnod pleidleisio, gael eu cadw mewn blychau priodol. Mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i roi'r mesurau priodol ar waith ar gyfer cadw'r blychau hyn yn ddiogel.
Dylai'r dulliau storio a chludo y byddwch yn eu dewis eich bodloni bod y papurau pleidleisio a ddychwelwyd yn cael eu cadw'n ddiogel ac na ellir ymyrryd â hwy.
Pecynnau a blychau pleidleisio drwy'r post ar gyfer pleidleisiau post a ddychwelwyd
Rhaid bod gennych ddau fath o flychau pleidleisio ar gyfer pleidleisiau post a ddychwelwyd:
- y blwch/blychau i bleidleiswyr post
- y blwch/blychau pleidleisio drwy'r post4
Ym mhob sesiwn agor, rhaid i chi hefyd ddarparu blychau ar gyfer y canlynol:
- pleidleisiau a wrthodwyd
- datganiadau pleidleisio drwy'r post
- amlenni papurau pleidleisio
- amlenni papurau pleidleisio a wrthodwyd
Hefyd, mae'n ofynnol i chi gael copi o'r rhestr pleidleiswyr post a'r rhestr dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post fel y gellir marcio cofnodion pan gaiff datganiadau pleidleisio drwy'r post eu dychwelyd.5
Y blwch pleidleisio i bleidleiswyr post
Defnyddir y blwch pleidleisio i bleidleiswyr post i storio pleidleisiau post a ddychwelwyd wrth iddynt aros i gael eu hagor.
Rhaid i unrhyw bapurau pleidleisio drwy'r post, datganiadau pleidleisio drwy'r post neu amlenni papurau pleidleisio na chânt eu derbyn fel pecyn cyflawn hefyd gael eu rhoi yn y blwch pleidleisio i bleidleiswyr post.
Rhaid rhoi'r geiriau ‘blwch pleidleisio i bleidleiswyr post’ ac enw'r ardal bleidleisio ar bob blwch pleidleisio i bleidleiswyr post.6
Rhaid i chi gymryd y mesurau priodol i sicrhau bod y blwch pleidleisio i bleidleiswyr post yn cael ei gadw'n ddiogel. Dylech selio'r blwch pleidleisio i bleidleiswyr post a'i storio mewn man diogel, er enghraifft mewn cwpwrdd neu ystafell dan glo, nes yr achlysur agor amlenni pleidleisiau post nesaf sydd wedi'i drefnu.7
Bydd y mesurau hyn yn sicrhau bod cynnwys y blwch pleidleisio i bleidleiswyr post yn ddiogel bob amser.
Blychau pleidleisio drwy'r post
Defnyddir blychau pleidleisio drwy'r post i storio'r papurau pleidleisio drwy'r post sydd wedi mynd drwy'r broses agor ac a gaiff eu cyfrif.
Rhaid rhoi'r geiriau ‘blwch pleidleisio drwy'r post’ ac enw'r ardal bleidleisio ar bob blwch pleidleisio drwy'r post.8
Rhaid storio pob blwch pleidleisio drwy'r post yn ddiogel nes y cynhelir y broses gyfrif.9
Mae gan unrhyw asiantiaid sy'n bresennol mewn achlysur agor amlenni pleidleisiau post yr hawl i ychwanegu eu seliau at flychau pleidleisio drwy'r post os byddant yn dymuno gwneud hynny.10
Pecynnau o bleidleisiau post a gyflwynwyd yn yr orsaf bleidleisio neu i'r Swyddog Canlyniadau Lleol
Mae unrhyw becynnau wedi'u selio sydd wedi'u labelu â'r disgrifiad - dogfennau pleidleisio drwy'r post - yn cynnwys pleidleisiau post a dderbyniwyd a gyflwynwyd yn yr orsaf bleidleisio neu i'r Swyddog Canlyniadau yn swyddfeydd y cyngor. Caiff y pecynnau hyn eu trin fel pe baent yn flwch pleidleisio i bleidleiswyr post ac felly dylid eu hagor yn unol â'r broses a ddarperir yn ein canllawiau ar Agor pleidleisiau post.
Rhaid i unrhyw becynnau wedi'u selio sydd wedi'u labelu â'r disgrifiad - dogfennau a ffurflenni pleidleisio drwy'r post a wrthodwyd - gael eu cynnwys ar y rhestr o etholwyr y gwrthodwyd eu pleidlais bost pan gafodd ei chyflwyno (neu ei gadael ar ôl) mewn gorsaf bleidleisio neu yn swyddfeydd y cyngor. Mae rhagor o wybodaeth wedi’i nodi yn ein canllawiau ar gadw cofnod o’r pleidleisiau post hynny a wrthodwyd pan gawsant eu cyflwyno mewn gorsaf bleidleisio neu yn swyddfeydd y cyngor.
- 1. Para 43(1) a (2) Atodlen 2 Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012 (PCCEO 2012) ↩ Back to content at footnote 1
- 2. Para 49(2A) Atodlen 3 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 2
- 3. Para 45(6) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 3
- 4. Para 45(1) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 4
- 5. Para 48(9) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 5
- 6. Para 45(2) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 6
- 7. Para 45(6) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 7
- 8. Para 45(2) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 8
- 9. Para 45(6) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 9
- 10. Para 45(4) Atodlen 2 PCCEO 2012 ↩ Back to content at footnote 10
Pwy all gyflwyno pleidleisiau post?
Gall unigolyn gyflwyno ei bleidlais bost ei hun yn ogystal â phleidleisiau post i hyd at bum person arall fesul etholiad a gynhelir.
Fodd bynnag, os bydd yr unigolyn yn cadarnhau ei fod yn ymgyrchydd gwleidyddol, dim ond ei bleidlais bost ei hun a hyd at bump arall y caniateir iddo eu cyflwyno fesul etholiad. Mae’n rhaid i’r rhain fod yn perthyn i berthnasau agos iddo, neu i rywun y darperir gofal rheolaidd iddynt ganddo neu gan y sefydliad sydd naill ai’n eu cyflogi neu’n gweithio â nhw.
Priod, partner sifil, rhiant, nain/mam-gu neu daid/tad-cu,brawd, chwaer, plentyn, ŵyr neu wyres yw perthnasau agos unigolyn. Mae dau berson sy'n byw gyda'i gilydd fel pe baent yn bâr priod neu'n bartneriaid sifil yn cael eu trin felly.
Pan fydd unigolyn yn cyflwyno pleidleisiau post ar gyfer etholwyr y mae’n gweithredu fel dirprwy ar eu cyfer, mae nifer y pleidleisiau post y gallant eu cyflwyno i bobl eraill yn cael ei leihau gan nifer y pleidleisiau post dirprwy y mae’n eu cyflwyno.
Pwy na all gyflwyno pleidleisiau post?
- Ni all ymgyrchwyr gwleidyddol drin pleidleisiau post ar gyfer etholwyr eraill nad ydynt yn berthnasau agos neu’n rywun y maent yn darparu gofal rheolaidd ar eu cyfer.
- Ni chaniateir i unigolion dan 18 oed gyflwyno pleidleisiau post mewn gorsafoedd pleidleisio
- Ni chaniateir i unigolion sydd eisoes wedi cyflwyno’r uchafswm o bleidleisiau post a ganiateir ar gyfer yr etholiad hwnnw gyflwyno unrhyw bleidleisiau post pellach ar gyfer yr etholiad hwnnw
Ble gellir dychwelyd pleidleisiau post â llaw?
Gellir dychwelyd pleidleisiau post â llaw i orsaf bleidleisio neu at y Swyddog Canlyniadau yn, er enghraifft, swyddfeydd y cyngor yn yr ardal bleidleisio.
Mae cyfyngiadau ar nifer y pleidleisiau post y gellir eu cyflwyno a chyfyngiadau ar bwy all yr unigolyn sy'n cyflwyno'r nifer cyfyngedig o bleidleisiau post fod ar gyfer pob pleidlais a gynhelir. Mae hyn yn berthnasol mewn gorsafoedd pleidleisio a swyddfeydd cynghorau.
Pleidleisiau post yn cael eu dychwelyd i orsafoedd pleidleisio
Dylech bwysleisio i staff gorsafoedd pleidleisio, gan gynnwys arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, bwysigrwydd cynnal diogelwch pleidleisiau post a gyflwynir i orsafoedd pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio bob amser.
Er mwyn helpu i leihau'r tebygolrwydd o dderbyn symiau mawr o bleidleisiau post yn y cyfrif a helpu i leihau'r risg o oedi i amser dechrau'r cyfrif, dylech drefnu i gasglu pleidleisiau post o orsafoedd pleidleisio ar wahanol adegau drwy gydol y diwrnod pleidleisio.
Beth yw'r weithdrefn ar gyfer derbyn pleidleisiau post a gyflwynir yn yr orsaf bleidleisio?
Mae’r weithdrefn arferol i’w dilyn ar gyfer pleidleisiau post a gyflwynir wedi’i nodi yn llawlyfr gorsafoedd pleidleisio’r Comisiwn. Gellir hefyd dod o hyd i ganllawiau pellach ar fynd i’r afael â phleidleisiau post a ddychwelir i orsafoedd pleidleisio, ar fynd i’r afael ag ymholiadau sy'n deillio o gyflwyno pleidleisiau post, a'r sefyllfaoedd lle mae'n rhaid gwrthod pleidleisiau post a gyflwynwyd mewn gorsafoedd pleidleisio yn y llawlyfr gorsafoedd pleidleisio.
Dylech roi digon o becynnau ar gyfer pleidleisiau post a ddychwelir i'r orsaf bleidleisio i staff gorsafoedd pleidleisio. Dylai'r pecynnau hyn gael eu labelu'n glir fel rhai sy'n cynnwys pleidleisiau post, a dylent gynnwys enw'r orsaf bleidleisio a dynodwr yr orsaf bleidleisio.
Pleidleisiau post a ddychwelir â llaw i swyddfeydd y cyngor
Mae gwybodaeth am y weithdrefn i'w dilyn ar gyfer pleidleisiau post a gyflwynir yn swyddfeydd y cyngor wedi'i nodi yn ein canllawiau ar reoli derbyn pleidleisiau post a gyflwynir yn swyddfeydd y cyngor.