Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Bydd cyfathrebu da mewn sesiynau briffio i ymgeiswyr ac asiantiaid ac i'r cyfryngau cyn coladu'r canlyniadau ac yn y digwyddiad ei hun, yn caniatáu i'r rheiny sy'n bresennol graffu'n briodol ar y gweithgareddau a bydd yn helpu i feithrin hyder bod y canlyniad yn gywir. Gall darparu gwybodaeth am y prosesau i'w dilyn hefyd helpu i leihau nifer yr ymholiadau a godir gan ymgeiswyr ac asiantiaid, y cyfryngau a mynychwyr eraill.

Dylech sicrhau eich bod wedi paratoi gwybodaeth briodol i egluro'r prosesau y byddwch yn eu dilyn wrth goladu’r canlyniadau i unrhyw ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a chyfryngau sy'n bresennol. Dylech o leiaf egluro eich rôl a nodi, lle bo hynny'n briodol, eich dirprwyon a staff coladu canlyniadau allweddol ac egluro eu rolau. Dylech hefyd egluro sut bydd y broses o goladu canlyniadau a dyrannu seddi yn gweithio, gan gynnwys sut mae hyn yn berthnasol i ddilysu a chyfrif pleidleisiau ar draws yr etholaeth a nodi camau allweddol y broses.

Dylech wneud cyhoeddiadau ar ddechrau'r digwyddiad ac yn rheolaidd yn ystod y broses er mwyn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r rhai sy'n bresennol am yr hyn sy'n digwydd, ble a phryd. Dylech hefyd gyhoeddi ar y dechrau pryd y disgwylir i’r canlyniad gael ei ddatgan. Dylid rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r rhai sy'n bresennol yn y digwyddiad coladu canlyniadau drwy gydol y broses. 

Os yw asiantiaid neu arsylwyr yn anfodlon mewn unrhyw ffordd â'r ffordd y mae'r digwyddiad yn cael ei gynnal, dylai'r cyfle bob amser fod ar gael iddynt gyflwyno sylwadau uniongyrchol i chi, cyn gynted â phosibl, er mwyn gallu ystyried unrhyw bryderon, rhoi esboniadau a sicrwydd, a chymryd camau cywiro os oes angen.

Dylech fod â chynllun cyfryngau ar waith, i sicrhau bod eich negeseuon a'ch dull o gyfathrebu â'r cyfryngau wrth ddilysu, cyfrif a choladu canlyniadau yn gyson. 

Yn y lleoliad lle bydd y canlyniad yn cael ei gyfrifo a'i ddatgan, dylech gynnwys lle a chyfle i'r cyfryngau adrodd ar y canlyniad. Mae gennych ddisgresiwn i benderfynu pa gynrychiolwyr o'r cyfryngau rydych yn caniatáu iddynt fod yn bresennol. Fel gyda phawb a fydd yn bresennol, rhaid i chi sicrhau nad yw cynrychiolwyr y cyfryngau yn ymyrryd â’r broses nac yn peryglu cyfrinachedd y bleidlais.

Dylai'r rhain gynnwys sicrhau bod gan y lleoliad le ac offer addas, bod prosesau ac adnoddau clir ar waith ar gyfer darparu gwybodaeth i'r cyfryngau a delio ag ymholiadau ganddynt wrth yn y digwyddiad coladu canlyniadau. Er mwyn eich helpu chi a’ch tîm cysylltiadau cyhoeddus, rydym wedi llunio, ar y cyd â’r darlledwyr newyddion teledu cenedlaethol, rai ‘awgrymiadau ar gyfer rheoli’r cyfryngau yn y cyfrif’.

Gallwch ddod o hyd i'r Awgrymiadau ar reoli'r cyfryngau yn y ddogfen gyfrif yn yr adran dilysu a chyfrif ar ein tudalen adnoddau.

Os yw cynrychiolwyr y cyfryngau wedi’u hachredu gan y Comisiwn fel arsylwyr a’u bod yn bresennol at y diben hwnnw, mae ganddynt yr un hawliau a rhwymedigaethau ag unrhyw arsylwr achrededig arall. Fel unrhyw arsylwyr eraill, mae’n rhaid iddynt roi sylw i Cod ymarfer ar gyfer arsylwyr y Comisiwn a rhaid iddynt gadw at unrhyw benderfyniad a wnewch ynghylch defnyddio camerâu ac offer recordio arall.1

Dylech hefyd egluro unrhyw bolisïau sydd gennych ar gyfer ymddygiad yn ystod y dilysu a’r cyfrif yn y lleoliad, megis defnyddio ffonau symudol, tynnu lluniau, ac a oes unrhyw eitemau yr ydych wedi penderfynu eu gwahardd o’r lleoliad o ganlyniad i’ch asesiad risg ac ymddygiad disgwyliedig y rhai sy’n bresennol wrth gyflwyno cyhoeddiadau llafar.