Cyflawni'r canfasio blynyddol – Cymru

Mae eich dyletswydd i gynnal y cofrestrau o etholwyr yn cynnwys darparu hyfforddiant i'r holl staff rydych wedi'u penodi i helpu i gynnal y canfasiad.1
 
Dylech adolygu anghenion hyfforddi staff parhaol a staff dros dro, gan gynnwys canfaswyr. Mae'n bwysig bod pob aelod o staff yn deall ei rôl benodol ac unrhyw rwymedigaethau statudol sy'n gysylltiedig â'r gwaith a wna. Yn ogystal â hyfforddiant ar y gofynion deddfwriaethol a'r cyfrifoldebau sy'n berthnasol i'w rôl, mae'n bwysig bod y staff yn cael hyfforddiant ar sicrhau mynediad cyfartal, trin data a gofal cwsmeriaid da.

Er mwyn ymgorffori egwyddorion diogelu data yn eich gwaith a dangos eich bod yn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth, bydd angen i chi sicrhau bod pob aelod o'r staff, gan gynnwys canfaswyr, yn cael hyfforddiant ar drin data personol. Dylech drafod unrhyw hyfforddiant diogelu data gyda'ch Swyddog Diogelu Data.

Bydd hefyd angen darparu hyfforddiant priodol i'r holl staff rheng flaen er mwyn adlewyrchu'r ffaith y gellir cynnwys pobl ifanc 14-15 oed ar y gofrestr llywodraeth leol fel cyrhaeddwyr. Er enghraifft, bydd angen i staff gael hyfforddiant a chanllawiau at sut i drin a storio data personol pobl ifanc 14-15 oed. Dylai eich systemau gael eu sefydllu mewn ffordd sy'n sicrhau mai dim ond at y dibenion cyfyngedig a nodir mewn deddfwriaeth y defnyddir data pobl ifanc 14-15 oed.2  

Os byddwch yn nodi bod angen hyfforddiant, bydd angen i chi wneud trefniadau ar gyfer ei ddarparu ac adlewyrchu hyn yn eich cynlluniau canfasio. 

Mae'n bosibl y bydd gennych strwythurau ar gyfer cynnal sesiynau hyfforddi a deunyddiau ar gyfer eu cyfllliniauwyno eisoes, y gallwch eu hadolygu a'u mireinio er mwyn sicrhau eu bod yn berthnasol ac yn briodol. 

Os oes gennych bersonél hyfforddi yn eich cyngor, efallai y byddant yn gallu eich helpu gyda'r broses hon.

Pa hyfforddiant sydd ei angen ar staff sy'n ymdrin ag ymholiadau ynglŷn â'r canfasiad?

Bydd angen i chi nodi sut y byddwch yn cefnogi staff sy'n delio'n uniongyrchol â'r cyhoedd dros y ffôn neu wyneb yn wyneb, p'un a ydynt yn y swyddfa, yn gwneud ymweliadau personol neu'n gweithio mewn unrhyw ganolfannau cyswllt neu ganolfannau rheoli galwadau. 

Bydd angen i staff ddeall y gwahaniaethau rhwng y gwahanol ddulliau canfasio a gallu gwneud y canlynol:

• cynnig cyngor ar b'un a oes angen ymateb ai peidio
• annog ymateb llwyddiannus i'r ohebiaeth ganfasio fel sy'n ofynnol wrth siarad â rhywun dros y ffôn 
• rhoi cyngor ar gofrestru i bleidleisio, yr opsiynau sydd ar gael i wneud cais i gofrestru a, lle y bo'n briodol, helpu gyda'r broses gofrestru
• defnyddio gwybodaeth i ymdrin ag amgylchiadau unigol person
• gallu nodi cwestiynau ansafonol a'u cyfeirio at staff sydd â gwybodaeth fanylach am gofrestru yn ôl yr angen

Er mwyn cefnogi staff rheng flaen rydym wedi llunio dogfen cwestiynau cyffredin sy'n ymdrin ag amrywiaeth o ymholiadau a all godi ynglŷn â chofrestru etholiadol. 

Gallwch addasu'r ddogfen hon er mwyn adlewyrchu eich dull lleol o gynnal y canfasiad.

Cynllunio hyfforddiant i ganfaswyr

Bydd angen i chi sicrhau bod eich canfaswyr wedi'u hyfforddi i wneud y gwaith y maent wedi cael eu penodi i'w wneud. Efallai y bydd angen i chi ddarparu gwahanol fathau o sesiynau hyfforddi yn dibynnu ar sut rydych yn bwriadu eu defnyddio. Er enghraifft, efallai y bydd yr hyfforddiant sydd ei angen ar y rhai sy'n cynnal ymweliadau o dŷ i dŷ yn wahanol i'r hyfforddiant sydd ei angen ar ganfaswyr sy'n cysylltu ag unigolion dros y ffôn.

Mae'n rhaid i bob canfasiwr gael hyfforddiant diogelu data priodol a chael hyfforddiant ar sut i gadw unrhyw wybodaeth bersonol a gesglir gan etholwyr yn ddiogel. 

Ceir rhagor o wybodaeth am recriwtio a hyfforddi canfaswyr yn ein Rhestr wirio ar gyfer recriwtio a hyfforddi canfaswyr. 

Ceir adnoddau i helpu i reoli a briffio canfaswyr ar ein gwefan.