Cyflawni'r canfasio blynyddol – Cymru

Mae gan y cyngor sydd wedi'ch penodi'n Swyddog Cofrestru Etholiadol rwymedigaeth gyfreithiol i ddarparu'r staff sydd eu hangen arnoch i gyflawni eich dyletswyddau statudol.1  

Bydd y penderfyniadau rydych wedi'u gwneud ynghylch eich dull o gynnal y canfasiad yn effeithio ar nifer y staff y gall fod eu hangen arnoch. Bydd angen i chi ystyried sut y byddwch yn darparu adnoddau ar gyfer y canlynol:

Rheoli'r ymarfer paru data lleol
Os byddwch yn cynnal ymarfer paru data lleol, mae'n bosibl y bydd graddau ac amseriad yr ymarfer hwn yn effeithio ar faint o amser staff y bydd ei angen arnoch. Bydd hefyd angen i chi ystyried unrhyw waith ychwanegol sydd angen ei wneud i drosi'r data i fformat y gellir ei ddefnyddio at ddibenion paru data. 

Dadansoddi canlyniadau'r ymarfer paru data
Os byddwch yn cynnal ymarfer paru data lleol, dylech ystyried yr adnoddau staff sydd eu hangen i wneud penderfyniadau lle mae canlyniadau ymarferion paru data cenedlaethol a lleol yn groes i'w gilydd.  Bydd hefyd angen i chi ystyried yr amser staff sydd ei angen ar gyfer y cam neilltuo eiddo.

Ymdrin â chwestiynau gan y cyhoedd am y broses ganfasio
Nodwch y lefelau staffio sydd eu hangen drwy ystyried amseriadau eich gweithgarwch canfasio ar gyfer pob un o'r gwahanol lwybrau a nodi'r cyfnodau ymateb brig tebygol. Bydd eich penderfyniad ynghylch a gaiff yr ymholiadau hyn eu rheoli gan ganolfan gyswllt neu'r tîm gwasanaethau etholiadol hefyd yn effeithio ar faint o staff sydd eu hangen.  

Prosesu ymatebion
Bydd angen i chi ystyried y staff sydd eu hangen i reoli sawl sianel ymateb, ymdrin ag unrhyw ymatebion croes ac ymgymryd ag unrhyw weithgarwch cofrestru ychwanegol sydd ei angen, er enghraifft anfon gwahoddiadau i gofrestru (ITRs), cynnal adolygiadau a dileu eitemau. 

Dosbarthu gohebiaeth â llaw (os byddwch yn gwneud hynny)
Os byddwch yn dosbarthu gohebiaeth ganfasio â llaw, bydd angen i chi ystyried daearyddiaeth a maint yr ardaloedd canfasio. Gall ardaloedd canfasio amrywio o ran maint er mwyn sicrhau'r cyfraddau ymateb uchaf posibl i'r canfasiad, gan eich galluogi i ystyried daearyddiaeth a demograffeg amrywiol gwahanol rannau o'ch ardal gofrestru. Er enghraifft, efallai y byddwch am neilltuo llai o eiddo dros ardaloedd daearyddol mwy o faint, megis lleoliadau gwledig. Bydd yr adnoddau staff sydd ar gael hefyd yn effeithio ar faint ardaloedd canfasio, po fwyaf o staff sydd gennych, y lleiaf fydd eich ardaloedd canfasio, o bosibl. 

Efallai y byddwch am adolygu eich ardaloedd canfasio ar ôl i chi neilltuo eiddo i lwybrau canfasio er mwyn sicrhau bod gan ganfaswyr ddigon o amser i gysylltu â'r holl eiddo/unigolion nad ydynt wedi ymateb yn seiliedig ar nifer yr eiddo Llwybr 2 yn yr ardal honno. 

Bydd hefyd angen i chi ystyried y nifer debygol o eitemau o ohebiaeth ganfasio rydych yn bwriadu eu dosbarthu â llaw. Er enghraifft, a fyddwch yn dosbarthu rhai o'r eitemau o ohebiaeth ganfasio neu bob un ohonynt â llaw ac ar ba gam ar gyfer pob llwybr? 

Bydd hefyd angen i chi ystyried yr effaith ar y gofynion o ran adnoddau staff os byddwch yn cyfuno dosbarthu gohebiaeth â llaw ag ymweliad â'r eiddo. 

Cyswllt personol dros y ffôn neu drwy ymweld ag eiddo
Bydd y penderfyniadau rydych wedi'u gwneud ynghylch sut y byddwch yn bodloni'r gofynion o ran cyswllt personol ar gyfer eiddo Llwybr 2 yn effeithio ar faint ardaloedd canfasio a'r adnoddau staff y bydd eu hangen arnoch er mwyn sicrhau bod eich gweithgarwch canfasio personol mor effeithiol â phosibl. 

Er enghraifft:

• bydd y cam yn y canfasiad pan wneir cyswllt personol yn effeithio ar nifer yr eiddo y bydd angen cysylltu â nhw. Po fwyaf o eiddo y bydd angen cysylltu'n bersonol â nhw, y lleiaf fydd yr ardal ganfasio, o bosibl
• bydd nifer y staff sy'n ceisio gwneud cyswllt personol drwy ymweld ag eiddo neu dros y ffôn yn effeithio ar faint yr ardal ganfasio 
• os gwneir cyswllt personol dros y ffôn a fydd hynny yn cael ei wneud gan eich tîm gwasanaethau etholiadol neu ganolfan gyswllt
• gall maint yr ardal ganfasio ddibynnu ar sawl ymgais y byddwch yn ei wneud i gysylltu'n bersonol ag eiddo. Po fwyaf o weithiau rydych yn bwriadu ceisio cysylltu, y lleiaf fydd yr ardal ganfasio, o bosibl 
• os byddwch yn cyfuno unrhyw waith dilynol ar wahoddiadau i gofrestru ar gyfer unigolion mewn eiddo ag unrhyw ymgais i wneud cyswllt personol, mae'n bosibl y byddwch yn gallu pennu ardal ganfasio lai o faint

Bydd hefyd angen i chi adolygu eich cronfa ddata bresennol o staff canfasio. Dylech adolygu perfformiad canfaswyr sydd wedi gweithio ar eich canfasiad o'r blaen ac ni ddylid defnyddio unrhyw rai nad oedd eu perfformiad yn y gorffennol yn foddhaol eto.  Wedyn, dylech gysylltu â'r rhai rydych am eu gwahodd i weithio ar y canfasiad eto gan gofio ei bod yn bosibl na fydd canfaswyr presennol neu brofiadol ar gael ac y bydd angen i chi gynnal ymarfer recriwtio er mwyn nodi a dewis canfaswyr newydd.

Os bydd angen i chi recriwtio staff i weithio ar unrhyw ran o'r broses o gynnal y canfasiad, bydd angen i chi ystyried faint o amser sydd ei angen i recriwtio a chynllunio yn unol â hynny. Dylech gysylltu â'ch cyswllt yn yr Adran Adnoddau Dynol er mwyn sicrhau ei fod yn ymwybodol o'ch gofynion ac y gall roi'r cymorth angenrheidiol i chi. Bydd hefyd angen i chi sicrhau bod eich cynlluniau recriwtio yn cael eu hadlewyrchu'n llawn yn eich cynllun canfasio