Guidance for the GLRO administering the GLA elections

Dylech sicrhau bod y broses o goladu'r canlyniad, boed hynny yn lleoliad coladu'r canlyniad ac mewn unrhyw leoliadau cyfrif eraill, yn dibynnu ar y ffordd y caiff y broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau ei threfnu yn eich ardal heddlu, yn cael ei chyfleu mewn ffordd gyson a thryloyw i ymgeiswyr ac asiantiaid, y cyfryngau a rhanddeiliaid perthnasol eraill. Os cynhelir y broses ddilysu a/neu gyfrif mewn lleoliad(au) canolog, bydd angen i chi ddarparu gwybodaeth i'r rhai sy'n bresennol ynglŷn â'r prosesau hynny. 

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, mae'n rhaid i chi goladu cynnwys y datganiadau dilysu lleol a chyfansymiau'r cyfrif ar gyfer pob ardal bleidleisio, a chyfrifo a datgan y canlyniad cyffredinol ar gyfer yr ardal heddlu.1 Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, chi sy'n penderfynu ar y ffordd orau o reoli'r broses hon yn eich ardal heddlu. Dylai eich cynllun prosiect gynnwys cynlluniau i gyfrifo'r canlyniad.

Dylech gysylltu â Swyddogion Canlyniadau Lleol wrth gynllunio a datblygu'r broses ar gyfer coladu, gwirio a chymeradwyo cyfansymiau lleol, a rhoi arweiniad iddynt ar sut y bydd hyn yn gweithio'n ymarferol. Bydd angen i chi sicrhau bod gennych brosesau sy'n briodol i'r risg ar waith er mwyn sicrhau lefel o ddiogelwch ar gyfer data personol yn ystod y broses ddilysu a chyfrif. 

Dylech baratoi templedi o'r holl ddogfennau y bydd angen i'r Swyddogion Canlyniadau Lleol eu cwblhau yn ystod y broses o goladu cyfansymiau lleol, a'u rhannu ymlaen llaw (boed yn electronig neu ar ffurf copi caled) er mwyn sicrhau y caiff yr holl wybodaeth ei chofnodi a'i throsglwyddo mewn ffordd gyson ac er mwyn rhoi trywydd archwilio clir. Ar gyfer unrhyw system a ddefnyddir dylai fod trefniadau wrth gefn rhag ofn y bydd unrhyw broblemau neu fethiannau yn y system.

Dylech ystyried y ffordd orau o drefnu a rheoli'r broses o drosglwyddo gwybodaeth rhyngoch chi a'r Swyddogion Canlyniadau Lleol. Mae hyn yn cynnwys gwirio, cofnodi a choladu gwybodaeth gan Swyddogion Canlyniadau Lleol, a chyfrifo'r canlyniad. Dylech benderfynu a oes angen i chi roi systemau neu raglenni TG ar waith er mwyn hwyluso hyn.

Dylech o leiaf ddatblygu protocolau a'u rhoi ar waith yn ôl yr angen ar gyfer trosglwyddo gwybodaeth rhyngoch chi, Swyddogion Canlyniadau Lleol a'r staff sy'n gweithio ar y broses o goladu'r canlyniad. Dylech gynnwys sut y bydd cyfansymiau lleol yn cael eu cyfleu a'r broses o wirio cyfansymiau lleol a'u hawdurdodi i gael eu rhannu'n gyhoeddus. Pa brosesau a systemau bynnag a ddefnyddir i goladu'r canlyniad, bydd angen i chi sicrhau eu bod yn cydymffurfio â'r egwyddorion a nodwyd yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu ar Egwyddorion ar gyfer prosesau dilysu, cyfrif a choladu canlyniadau effeithiol. 

Dylech hefyd wneud trefniadau i brofi'r broses ac unrhyw systemau ategol rydych yn bwriadu eu defnyddio, a ddylai gynnwys o leiaf un ymarfer o'r broses sy'n cynnwys eich staff chi a Swyddogion Canlyniadau Lleol a'u staff nhw, er mwyn sicrhau bod pawb dan sylw yn deall sut mae'r broses yn gweithio ac yn gyfarwydd â hi, a beth yw eu cyfrifoldebau. Bydd hyn hefyd yn eich galluogi i nodi a datrys unrhyw faterion cyn y digwyddiad ei hun.