Bydd cynnal eich polisi cadw dogfennau yn eich helpu i:
ddangos eich bod yn cydymffurfio ag egwyddorion prosesu data personol
sicrhau y caiff data eu prosesu mewn modd cyfreithlon, teg a thryloyw
Dylai eich polisi cadw dogfennau nodi'r canlynol ar gyfer pob dogfen a gewch ac a gedwir gennych:
a yw'r ddogfen yn cynnwys data personol
sail gyfreithlon casglu unrhyw ddata personol
eich cyfnod cadw
eich rhesymeg dros y cyfnod cadw (a allai ymwneud â gofyniad mewn cyfraith etholiadol, er enghraifft, rhaid i ffurflenni cyfeiriadau cartrefi yn etholiadau Senedd y DU gael eu dinistrio ar ôl 21 diwrnod)
Mewn rhai achosion, bydd cynnal eich polisi cadw dogfennau yn syml gan fod deddfwriaeth etholiadol yn nodi cyfnod penodol o amser i gadw dogfennau. Er enghraifft, mewn etholiad Seneddol y DU, rhaid i ddogfennau penodol sy'n ymwneud â'r etholiad gael eu cadw am flwyddyn1
ac yna, oni nodir fel arall, gael eu dinistrio.
Mewn achosion eraill, bydd angen i chi wneud penderfyniad lleol a'i gyfiawnhau yn eich polisi cadw dogfennau.
Os ydych yn Swyddog Cofrestru Etholiadol, bydd eich polisi cadw dogfennau yn cynnwys sut rydych yn prosesu ac yn storio dogfennau a gafwyd oherwydd y canlynol (ond ni fydd yn gyfyngedig i hyn):
cais i gofrestru (h.y. ffurflen gais ac unrhyw dystiolaeth ddogfennol lle y bo angen)
cais am bleidlais absennol
eich archwiliad o gofnodion y cyngor neu eich pŵer i ofyn am wybodaeth gan unrhyw un arall at ddibenion cynnal y gofrestr
cais i ymgeisydd/etholwr am ragor o wybodaeth i'ch helpu i bennu a yw'n breswylydd
eich pŵer i ofyn am dystiolaeth o ran oedran neu genedligrwydd
I gael rhagor o wybodaeth, cyfeiriwch at yr adran berthnasol ar Fynediad a Chyflenwi yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol.
Mae ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau ar gyfer pob math o etholiad yn cynnwys cyngor penodol ar gadw dogfennau etholiadol.
Dylai eich cynllun cadw adlewyrchu eich dull o gadw'r holl ddogfennau. Er enghraifft, gall prosesau i storio a chadw papurau enwebu a ffurflenni cyfeiriad cartref amrywio ar gyfer pob math o etholiad.
Bydd hefyd angen i chi ystyried eich polisi cadw dogfennau ar gyfer:
hysbysiadau a gaiff eu cyhoeddi ar gyfer yr etholiad
cofnodion staff, gan gynnwys cofnodion penodi a thalu.