Cadw hysbysiadau etholiad a gyhoeddir ar eich gwefan
Bydd angen i chi sicrhau bod hysbysiadau etholiad a gyhoeddir ar eich gwefan yn cael eu dileu ar yr adeg briodol.
Mae gan hysbysiadau etholiad ddibenion penodol: er enghraifft, datganiad ynghylch yr ymgeiswyr sy'n sefyll etholiad. Pan fydd yr etholiad drosodd, a bod y cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi pasio, ni fydd gan yr hysbysiadau etholiad unrhyw ddiben pellach mwyach.
Bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau etholiad barhau i gael eu cyhoeddi ar eich gwefan ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad hwnnw ddod i ben.
Pan fydd y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno deiseb mewn perthynas â'r etholiad hwnnw wedi pasio, dylech naill ai ddileu hysbysiadau a gyhoeddwyd ar eich gwefan, neu ddileu'r data personol a geir yn yr hysbysiadau hyn.
Oni fydd rheswm dros beidio â gwneud, er enghraifft her gyfreithiol, mae'n hanfodol eich bod yn dinistrio dogfennau yn ddiogel yn unol â'ch polisi cadw dogfennau.
Dylech labelu dogfennau'n briodol a thagio ffeiliau electronig â dyddiadau dinistrio. Dylech gyfeirio at y dyddiadau hyn yn eich cynlluniau cofrestru etholiadol ac etholiadau.
Dylech sicrhau eich bod chi a'ch staff yn gyfarwydd â'ch polisi cadw dogfennau ac yn ei ddilyn, a'i fod yn gyfredol ac yn cwmpasu pob dogfen y byddwch yn ei phrosesu.