Hysbysu testunau data ynghylch sut y caiff eu data personol eu defnyddio
Mae deddfwriaeth diogelu data yn nodi'r gofynion ar gyfer hysbysu testunau data ynghylch sut y caiff eu data personol eu defnyddio.
Pan gaiff data eu casglu'n uniongyrchol gan destun y data, rhaid rhoi'r hysbysiad ar y pwynt casglu. Er enghraifft, mae angen cynnwys hysbysiad:
mewn llythyrau sy'n gofyn am dystiolaeth ddogfennol o dan y broses eithriadau
ar ffurflenni cais ar gyfer penodi staff etholiadol.
Pan na chesglir data'n uniongyrchol, rhaid rhoi'r hysbysiad i destun y data o fewn mis neu ar y pwynt cyswllt cyntaf. Ond nid oes angen gwneud hyn os hysbyswyd testun y data o delerau'r hysbysiad preifatrwydd pan gafodd y data eu casglu'n wreiddiol gan y prif reolydd data (er enghraifft, os defnyddiwch ddata personol a gasglwyd drwy'r dreth gyngor i ddilysu cais i gofrestru, ni fydd angen hysbysiad os rhoddwyd un i'r ymgeisydd gan adran y dreth gyngor pan gasglwyd y data personol yn wreiddiol).
Nid oes angen darparu dolen i hysbysiad preifatrwydd ar gardiau pleidleisio. Nid yw cardiau pleidleisio yn casglu gwybodaeth bersonol, maent yn cynnwys gwybodaeth oddi ar y gofrestr etholiadol a rhestrau pleidleiswyr absennol sydd ar gael i'r cyhoedd o dan gyfraith etholiadol. Dylai eich hysbysiad preifatrwydd nodi y caiff data personol sydd wedi'u cynnwys yn y gofrestr etholiadol a rhestrau pleidleiswyr absennol eu defnyddio i ddosbarthu cardiau pleidleisio cyn etholiad.