Mae'r broses o gael gafael ar y gofrestr etholiadol lawn, unrhyw hysbysiadau o newid a'r rhestr o etholwyr tramor, a'u darparu, wedi'i phennu mewn deddfwriaeth.
Mae gennych ddyletswydd i ddarparu copïau am ddim o'r gofrestr etholwyr i wahanol sefydliadau ac unigolion, ac mae deddfwriaeth yn gosod cyfyngiadau ar y broses o wneud hyn. Mewn rhai achosion, rhaid i gofrestrau gael eu darparu pan gânt eu cyhoeddi ac mewn achosion eraill, dim ond ar gais y caiff y gofrestr ei darparu. Mae darpariaethau gwahanol yn gymwys mewn perthynas â'r gofrestr olygedig a'r gofrestr wedi'i marcio.
Mae pryd y caiff y gofrestr ei darparu yn arbennig o bwysig i rai unigolion a sefydliadau sy'n ei derbyn. Er enghraifft, mae angen y gofrestr etholiadol ar bleidiau gwleidyddol i gyflawni eu rhwymedigaethau statudol mewn perthynas â chadarnhau rhoddion, yn ogystal ag at ddibenion ymgyrchu. Mae'n bwysig y caiff y gofrestr ei darparu'n brydlon ac, felly, dylech ddarparu'r gofrestr i unrhyw un sydd â hawl i'w chael cyn gynted â phosibl ar ôl iddi gael ei chyhoeddi ac, mewn unrhyw achos, o fewn 5 diwrnod gwaith.
Dylech sicrhau bod pob unigolyn/sefydliad sy'n derbyn y gofrestr, boed hynny pan gaiff ei chyhoeddi, drwy ei gwerthu, neu ar gais, yn ymwybodol o'r canlynol:
dim ond at y diben(ion) a ganiateir yn y Rheoliadau y dylid defnyddio'r gofrestr
pan fydd y diben y darparwyd y gofrestr ar ei gyfer wedi dod i ben, rhaid i'r gofrestr gael ei dinistrio'n ddiogel
deellir y gosb am gamddefnyddio'r gofrestr
Ni ddylech roi unrhyw gyngor mewn ymateb i gwestiynau am ba un a yw defnydd arfaethedig derbynnydd o ddata'r gofrestr yn unol â'r gyfraith. Mater i'r sawl sy'n derbyn y gofrestr yw bod yn fodlon bod ei ddefnydd ohoni yn unol â'r hyn a bennir gan y gyfraith. Os nad yw'n sicr, dylai siarad â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth neu geisio ei gyngor cyfreithiol ei hun.
Mae darpariaethau gwahanol yn gymwys mewn perthynas â'r gofrestr olygedig a'r gofrestr wedi'i marcio.
Er mwyn dangos eich bod yn cydymffurfio ag egwyddorion prosesu data personol, gan sicrhau y cânt eu prosesu mewn ffordd gyfreithlon, teg a thryloyw, dylech gadw cofnodion o bob unigolyn a sefydliad y byddwch yn darparu'r gofrestr iddo.