Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Cymru a Lloegr

Mewn etholiad cyffredinol ar gyfer Senedd y DU yng Nghymru a Lloegr, swydd seremonïol yw swydd y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) ar y cyfan. Caiff y rhan fwyaf o ddyletswyddau'r Swyddog Canlyniadau eu cyflawni gan y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) sydd fel arfer yn un o uwch swyddogion yr awdurdod lleol.

Penodi'r Swyddog Canlyniadau

Mewn etholaeth bwrdeistref dosbarth, maer neu gadeirydd yr awdurdod lleol yw'r Swyddog Canlyniadau. Mewn etholaeth sir, Siryf y sir yw'r Swyddog Canlyniadau. Mewn ardaloedd lle mae'r etholaeth yn gorgyffwrdd ffiniau sirol neu ddosbarth, dynodir y Swyddog Canlyniadau gan yr Ysgrifennydd Gwladol. Gweler isod am esboniad o'r ddau fath o etholaeth.1

Dyletswyddau'r Swyddog Canlyniadau

Y Swyddog Canlyniadau sy'n derbyn yr writ sy'n cyfarwyddo bod etholiad Seneddol y DU i'w gynnal. Fodd bynnag, gall Swyddog Canlyniadau benodi dirprwy at ddibenion derbyn yr writ.2  

Gall y Swyddog Canlyniadau hefyd gadw i'w hun ddyletswyddau ardystio a dychwelyd yr writ, yn ogystal â datgan y canlyniad a rhoi hysbysiad cyhoeddus ohono. Yn yr achos hwnnw, rhaid iddo roi hysbysiad ysgrifenedig i chi, fel y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol). Rhaid rhoi'r hysbysiad yn ysgrifenedig erbyn y diwrnod ar ôl derbyn yr writ ac mae angen iddo nodi pa ddyletswyddau y mae'r Swyddog Canlyniadau am eu cadw i'w hun.3   Ni phennir yr hysbysiad.

Dylech gysylltu â'r Swyddog Canlyniadau ar gam cynnar yn eich gwaith cynllunio er mwyn sicrhau ei fod yn ymwybodol o'i ddyletswyddau o ran y rôl a thrafod p'un a gaiff y dyletswyddau hyn eu dirprwyo.

Penodi'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol)

Mewn etholaeth lle mai cadeirydd y cyngor dosbarth neu faer bwrdeistref yn Llundain yw'r Swyddog Canlyniadau, y Swyddog Cofrestru Etholiadol a benodir gan y cyngor hwnnw yw'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol).

Yn achos unrhyw etholaeth arall yng Nghymru a Lloegr, dynodir Swyddog Cofrestru Etholiadol un o'r awdurdodau lleol sy'n rhan o'r etholaeth yn Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) drwy orchymyn a wneir gan yr Ysgrifennydd Gwladol.4  

Yr Alban

Yn yr Alban, nid oes Swyddog Canlyniadau â rôl seremonïol. Y Swyddog Canlyniadau sy'n gyfrifol am weinyddu'r etholiad. Swyddog Canlyniadau etholiad Senedd y DU yn yr Alban yw’r un person sydd wedi’i benodi’n Swyddog Canlyniadau ar gyfer ethol cynghorwyr yn yr awdurdod lleol lle lleolir yr etholaeth. Pan fo etholaeth yn croesi ffiniau awdurdodau lleol, bydd yr Ysgrifennydd Gwladol yn nodi pa Swyddog Canlyniadau awdurdod lleol yw’r Swyddog Canlyniadau ar gyfer etholiad Senedd y DU.5  

Defnyddiwn y term Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) i gyfeirio at ddyletswyddau'r Swyddog Canlyniadau Gweithredol yng Nghymru a Lloegr a'r Swyddog Canlyniadau yn yr Alban. Dylid ystyried unrhyw gyfeiriad at ddirprwy yn y canllawiau hyn fel 'depute' ar gyfer etholiadau yn yr Alban.

Ffiniau ac etholaethau

Mae dau fath o etholaeth: bwrdeistref a sirol (neu burgh yn yr Alban). Yn y canllawiau hyn defnyddir y term 'borough' yn Saesneg a dylid ei ddarllen fel 'burgh' ar gyfer etholaethau yn yr Alban.

Yn nodweddiadol, mae etholaethau bwrdeistref yn ardaloedd trefol yn bennaf ac mae etholaethau sir yn ardaloedd gwledig yn bennaf. Mae deddfwriaeth Lloegr,6  Cymru7  a'r Alban8  yn nodi p'un a yw etholaeth yn un sirol neu fwrdeistref.

Cynhelir etholiadau Senedd y DU ar ffiniau etholaethau Senedd y DU. Gall etholaethau gyd-fynd ag ardaloedd awdurdodau lleol ond mae llawer ond yn cynnwys rhan o'r ardal, tra bod eraill yn croesi un neu fwy o ffiniau awdurdodau lleol.

Er eich bod yn gyfrifol am gynnal yr etholiad yn eich etholaeth gyfan, yn ymarferol, os bydd unrhyw ran o'r etholaeth y tu allan i'ch awdurdod lleol, bydd angen i chi ystyried effaith hyn ar eich prosesau a ph'un a ydych am ddirprwyo rhai o'ch swyddogaethau i uwch swyddog yn yr awdurdod lleol arall. Dylech gydweithio'n agos â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol a staff etholiad yn yr awdurdod lleol arall/awdurdodau lleol eraill perthnasol er mwyn nodi unrhyw faterion posibl a sut yr ymdrinnir â hwy. Dylech geisio ei gyngor a'i gymorth, lle bo angen, oherwydd bydd yn fwy cyfarwydd â'r ardaloedd hynny..

Yswiriant

Gan eich bod yn bersonol gyfrifol am gynnal yr etholiad dylech sicrhau bod gennych yswiriant a'i fod yn gyfredol. Dylech fod yn barod i ddangos prosesau cynllunio a gwneud penderfyniadau cadarn os bydd unrhyw her i'r etholiad a hawliad yn erbyn y polisi yswiriant. 

Efallai y bydd y tîm yn eich cyngor sy'n ymdrin ag yswiriant yn gallu helpu i bennu pa yswiriant sydd eisoes wedi'i drefnu ac ar gael, a rhoi cyngor ar b'un a ddylid ei ymestyn.