Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Lluniwyd y canllawiau canlynol er mwyn cynorthwyo Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ym Mhrydain Fawr i gynllunio a chynnal etholiad Senedd y DU. Maent wedi'u hysgrifennu i gwmpasu etholiadau cyffredinol ac is-etholiadau.

Maent wedi'u datblygu mewn ymgynghoriad agos â chydweithwyr ar draws y gymuned etholiadol gan gynnwys Cymdeithas Prif Weithredwyr Awdurdodau Lleol (SOLACE), Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol (AEA), Bwrdd Cynghori a Chydlynu Etholiadol (ECAB) y DU, y Gweithgor Etholiadau, Cofrestru a Refferenda (ERRWG), Bwrdd Rheoli Etholiadol yr Alban (EMB), a Gweithgor Ymarferwyr Etholiadol Cymru (GYEC). 

Mae'n adlewyrchu rhwymedigaethau cyfreithiol Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) a'r hyn rydym ni, a chydweithwyr ar draws y gymuned etholiadol, yn credu y dylai Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ei ddisgwyl gan eu staff wrth baratoi ar gyfer etholiadau Senedd y DU a chynnal yr etholiadau hynny.

Yn etholiad Senedd y DU yng Nghymru a Lloegr, cyfrifoldeb y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol), sydd fel arfer yn un o uwch swyddogion yr awdurdod lleol, yw gweinyddu'r etholiad.1  

Yn yr Alban, nid oes swydd Swyddog Canlyniadau (Gweithredol). Yn hytrach, caiff yr etholiad ei weinyddu gan y Swyddog Canlyniadau, sef y Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol, neu, yn achos etholaeth sy'n croesi ffiniau awdurdodau lleol, y Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol a restrir mewn Gorchymyn a wnaed gan yr Ysgrifennydd Gwladol.2

Drwy ein canllawiau ar gyfer etholiadau ledled Prydain Fawr defnyddiwn y term Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) i gyfeirio at y dyletswyddau sydd fel arfer yn cael eu cyflawni gan y Swyddog Canlyniadau Gweithredol yng Nghymru a Lloegr, a'r Swyddog Canlyniadau yn yr Alban.

Sut i ddefnyddio'r canllawiau hyn

Cyfeirir y canllawiau hyn at y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) a'r dyletswyddau maent yn eu cyflawni. Gan y gallai dirprwyon a/neu staff dynodedig gwblhau'r dyletswyddau hyn, defnyddir y term 'chi' yn y canllawiau hyn i olygu Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) a phwy bynnag sy'n cwblhau swyddogaethau'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) ar eu rhan. 

Drwy'r canllawiau hyn, rydym yn defnyddio ‘rhaid’ wrth gyfeirio at ofyniad cyfreithiol penodol a ‘dylai’ ar gyfer arfer a argymhellir.

Lle bydd y canllawiau yn wahanol ar gyfer is-etholiadau neu lle bydd angen i'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) ystyried senarios trawsffiniol, caiff yr wybodaeth ei rhoi mewn adran sydd wedi'i ehangu. Mae hyn yn golygu bod eicon gyda + wrth ymyl y pennawd perthnasol a fydd yn ehangu i ddangos y canllawiau perthnasol.

Mae canllawiau i gefnogi Swyddogion Canlyniadau gyda mathau eraill o etholiadau ar gael hefyd.

Gallwch hefyd weld Canllawiau i Ymgeiswyr ac Asiantiaid.

I’ch helpu i ddefnyddio'r canllawiau hyn rydym wedi'u creu dogfen Cwestiynau ac Atebion a ddylai ateb unrhyw ymholiadau cychwynnol a allai fod gennych. 

Mae’r adran hon o’r cyfarwyddyd yn mynd i’r afael a phenodi Swyddog Canlyniadau a Swyddog Canlyniadau (Gweithredol), yn ogystal â rolau a chyfrifoldebau’r rheiny sy’n cael eu penodi i’r swyddi hyn.

Mae hefyd yn cynnwys cyfarwyddyd ar ganlyniadau torri dyletswyddau swyddogol a’r pwerau deddfwriaethol sydd ar gael i’w defnyddio gan y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) mewn rhai amgylchiadau.  

Mae’r adran hon hefyd yn cynnwys cyfarwyddyd ar y sgiliau a’r wybodaeth y disgwylir bod eu hangen ar Swyddog Canlyniadau (Gweithredol). 

Yn olaf, mae’n darparu rhestr o’r ddeddfwriaeth berthnasol y mae’r cyfarwyddyd wedi’i ysgrifennu i’w hadlewyrchu ac y dylai Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) fod yn gyfarwydd â nhw.

Cymru a Lloegr

Mewn etholiad cyffredinol ar gyfer Senedd y DU yng Nghymru a Lloegr, swydd seremonïol yw swydd y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) ar y cyfan. Caiff y rhan fwyaf o ddyletswyddau'r Swyddog Canlyniadau eu cyflawni gan y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) sydd fel arfer yn un o uwch swyddogion yr awdurdod lleol.

Penodi'r Swyddog Canlyniadau

Mewn etholaeth bwrdeistref dosbarth, maer neu gadeirydd yr awdurdod lleol yw'r Swyddog Canlyniadau. Mewn etholaeth sir, Siryf y sir yw'r Swyddog Canlyniadau. Mewn ardaloedd lle mae'r etholaeth yn gorgyffwrdd ffiniau sirol neu ddosbarth, dynodir y Swyddog Canlyniadau gan yr Ysgrifennydd Gwladol. Gweler isod am esboniad o'r ddau fath o etholaeth.1

Dyletswyddau'r Swyddog Canlyniadau

Y Swyddog Canlyniadau sy'n derbyn yr writ sy'n cyfarwyddo bod etholiad Seneddol y DU i'w gynnal. Fodd bynnag, gall Swyddog Canlyniadau benodi dirprwy at ddibenion derbyn yr writ.2  

Gall y Swyddog Canlyniadau hefyd gadw i'w hun ddyletswyddau ardystio a dychwelyd yr writ, yn ogystal â datgan y canlyniad a rhoi hysbysiad cyhoeddus ohono. Yn yr achos hwnnw, rhaid iddo roi hysbysiad ysgrifenedig i chi, fel y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol). Rhaid rhoi'r hysbysiad yn ysgrifenedig erbyn y diwrnod ar ôl derbyn yr writ ac mae angen iddo nodi pa ddyletswyddau y mae'r Swyddog Canlyniadau am eu cadw i'w hun.3   Ni phennir yr hysbysiad.

Dylech gysylltu â'r Swyddog Canlyniadau ar gam cynnar yn eich gwaith cynllunio er mwyn sicrhau ei fod yn ymwybodol o'i ddyletswyddau o ran y rôl a thrafod p'un a gaiff y dyletswyddau hyn eu dirprwyo.

Penodi'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol)

Mewn etholaeth lle mai cadeirydd y cyngor dosbarth neu faer bwrdeistref yn Llundain yw'r Swyddog Canlyniadau, y Swyddog Cofrestru Etholiadol a benodir gan y cyngor hwnnw yw'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol).

Yn achos unrhyw etholaeth arall yng Nghymru a Lloegr, dynodir Swyddog Cofrestru Etholiadol un o'r awdurdodau lleol sy'n rhan o'r etholaeth yn Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) drwy orchymyn a wneir gan yr Ysgrifennydd Gwladol.4  

Yr Alban

Yn yr Alban, nid oes Swyddog Canlyniadau â rôl seremonïol. Y Swyddog Canlyniadau sy'n gyfrifol am weinyddu'r etholiad. Swyddog Canlyniadau etholiad Senedd y DU yn yr Alban yw’r un person sydd wedi’i benodi’n Swyddog Canlyniadau ar gyfer ethol cynghorwyr yn yr awdurdod lleol lle lleolir yr etholaeth. Pan fo etholaeth yn croesi ffiniau awdurdodau lleol, bydd yr Ysgrifennydd Gwladol yn nodi pa Swyddog Canlyniadau awdurdod lleol yw’r Swyddog Canlyniadau ar gyfer etholiad Senedd y DU.5  

Defnyddiwn y term Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) i gyfeirio at ddyletswyddau'r Swyddog Canlyniadau Gweithredol yng Nghymru a Lloegr a'r Swyddog Canlyniadau yn yr Alban. Dylid ystyried unrhyw gyfeiriad at ddirprwy yn y canllawiau hyn fel 'depute' ar gyfer etholiadau yn yr Alban.

Ffiniau ac etholaethau

Mae dau fath o etholaeth: bwrdeistref a sirol (neu burgh yn yr Alban). Yn y canllawiau hyn defnyddir y term 'borough' yn Saesneg a dylid ei ddarllen fel 'burgh' ar gyfer etholaethau yn yr Alban.

Yn nodweddiadol, mae etholaethau bwrdeistref yn ardaloedd trefol yn bennaf ac mae etholaethau sir yn ardaloedd gwledig yn bennaf. Mae deddfwriaeth Lloegr,6  Cymru7  a'r Alban8  yn nodi p'un a yw etholaeth yn un sirol neu fwrdeistref.

Cynhelir etholiadau Senedd y DU ar ffiniau etholaethau Senedd y DU. Gall etholaethau gyd-fynd ag ardaloedd awdurdodau lleol ond mae llawer ond yn cynnwys rhan o'r ardal, tra bod eraill yn croesi un neu fwy o ffiniau awdurdodau lleol.

Er eich bod yn gyfrifol am gynnal yr etholiad yn eich etholaeth gyfan, yn ymarferol, os bydd unrhyw ran o'r etholaeth y tu allan i'ch awdurdod lleol, bydd angen i chi ystyried effaith hyn ar eich prosesau a ph'un a ydych am ddirprwyo rhai o'ch swyddogaethau i uwch swyddog yn yr awdurdod lleol arall. Dylech gydweithio'n agos â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol a staff etholiad yn yr awdurdod lleol arall/awdurdodau lleol eraill perthnasol er mwyn nodi unrhyw faterion posibl a sut yr ymdrinnir â hwy. Dylech geisio ei gyngor a'i gymorth, lle bo angen, oherwydd bydd yn fwy cyfarwydd â'r ardaloedd hynny..

Yswiriant

Gan eich bod yn bersonol gyfrifol am gynnal yr etholiad dylech sicrhau bod gennych yswiriant a'i fod yn gyfredol. Dylech fod yn barod i ddangos prosesau cynllunio a gwneud penderfyniadau cadarn os bydd unrhyw her i'r etholiad a hawliad yn erbyn y polisi yswiriant. 

Efallai y bydd y tîm yn eich cyngor sy'n ymdrin ag yswiriant yn gallu helpu i bennu pa yswiriant sydd eisoes wedi'i drefnu ac ar gael, a rhoi cyngor ar b'un a ddylid ei ymestyn.

Fel Swyddog Canlyniadau (Gweithredol), rydych yn chwarae rhan ganolog yn y broses ddemocrataidd. Eich rôl yw sicrhau y caiff yr etholiad ei weinyddu'n effeithiol ac, o ganlyniad, y bydd profiad pleidleiswyr a'r rhai sy'n sefyll etholiad yn un cadarnhaol. Ar gam cynnar, dylech amlinellu'r hyn rydych am ei gyflawni a sut beth fyddai llwyddiant i chi.

Fel Swyddog Canlyniadau (Gweithredol), chi sy'n bersonol gyfrifol am gynnal etholiad Senedd y DU, gan gynnwys:

• derbyn yr writ (lle nad yw'r Swyddog Canlyniadau wedi cadw'r ddyletswydd hon)
• cyhoeddi'r hysbysiad etholiad
• gweinyddu'r broses enwebu
• argraffu papurau pleidleisio
• cyhoeddi'r hysbysiad pleidleisio, datganiad ynghylch y personau a enwebwyd, a hysbysiad lleoliad gorsafoedd pleidleisio
• darparu gorsafoedd pleidleisio
• penodi Swyddogion Llywyddu a Chlercod Pleidleisio
• rheoli'r broses pleidleisio drwy’r post
• dilysu a chyfrif y pleidleisiau
• datgan y canlyniad (lle nad yw'r Swyddog Canlyniadau wedi cadw'r ddyletswydd hon)

Mae eich dyletswyddau fel Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) yn rhai ar wahân i'ch dyletswyddau fel swyddog llywodraeth leol. Fel Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) nid ydych yn gyfrifol i'r awdurdod lleol ond rydych yn uniongyrchol atebol i'r llysoedd fel deiliad swydd statudol annibynnol.  

Er y gallwch benodi un unigolyn neu fwy i gyflawni unrhyw un neu bob un o'ch swyddogaethau fel Swyddog Canlyniadau (Gweithredol), ni allwch ddirprwyo'ch cyfrifoldeb personol am gynnal yr etholiad. Rhoddir rhagor o wybodaeth am benodi dirprwyon yn ein canllawiau ar staffio a hyfforddiant. 

Fel Swyddog Canlyniadau (Gweithredol), rydych yn ddarostyngedig i ddarpariaethau tor-dyletswydd swyddogol. Mae hyn yn golygu os byddwch chi neu'ch dirprwyon penodedig yn euog o unrhyw weithred neu anweithred sy'n torri dyletswydd swyddogol, heb achos rhesymol, rydych chi (a/neu hwy) yn agored i dalu dirwy anghyfyngedig os cewch eich collfarnu'n ddiannod yng Nghymru a Lloegr neu, yn yr Alban, ddirwy o hyd at £5,000.1  

Mae gennych y pŵer i gymryd y cyfryw gamau ag sy'n briodol yn eich barn chi i unioni gweithredoedd neu anweithredoedd sy'n codi mewn cysylltiad ag unrhyw un o swyddogaethau'r etholiadau ac nad ydynt yn unol â'r rheolau.2  

Mae'r pŵer hwn yn caniatáu i chi gywiro gwallau gweithdrefnol a wneir gennych chi, fel Swyddog Canlyniadau (Gweithredol), Swyddog Cofrestru Etholiadol, Swyddog Llywyddu (neu ddirprwyon unrhyw un o'r rhain) neu unigolyn sy'n darparu nwyddau neu wasanaethau i chi/nhw.3  

Mae gwall gweithdrefnol yn cyfeirio at wall y mae rhywun wedi'i wneud yn ystod y broses o gynllunio neu gynnal etholiad, a allai effeithio ar broses neu ganlyniad yr etholiad. Er enghraifft, gwybodaeth anghywir yn cael ei lunio ar gardiau pleidleisio neu bapurau pleidleisio, neu bapurau pleidleisio drwy'r post neu mewn gorsaf bleidleisio yn cael eu cyhoeddi mewn camgymeriad neu heb eu cyhoeddi pan y dylent fod wedi'u cyhoeddi. Nid yw'r enghreifftiau uchod yn gynhwysfawr a dylech gysylltu â thîm lleol y Comisiwn am gymorth a chyngor os ydych yn meddwl eich bod wedi gwneud camgymeriad y gellid ei unioni drwy ddefnyddio'r pŵer hwn.

Pan fyddwch yn datrys gweithred neu anweithred yn llawn gan ddefnyddio eich pŵer i gywiro gwall gweithdrefnol, ni fyddwch yn euog o dorri dyletswydd swyddogol.4  Dylech gofio nad yw'r pŵer i gywiro gwallau gweithdrefnol yn eich galluogi i ailgyfrif y pleidleisiau ar ôl i'r canlyniad gael ei gyhoeddi.5  

Dylech feddu ar wybodaeth ymarferol am y ddeddfwriaeth berthnasol sy'n llywodraethu trefn cynnal yr etholiad. Felly, yn ogystal â dealltwriaeth glir o'ch swyddogaethau statudol, dylai fod gennych drosolwg o'r hyn y mae'r ddeddfwriaeth yn ei gynnwys a dealltwriaeth o'r ffordd mae'n effeithio ar y broses o weinyddu'r etholiad, fel eich bod yn gallu adolygu'r broses gyfan, ei chwestiynu lle bo angen a sicrhau ei hansawdd.

Mae cyfrifoldebau rheoli yn gysylltiedig â'ch rôl. Er enghraifft:

• mynnu cael y staff a'r adnoddau sydd eu hangen i gynnal etholiad trefnus
• sicrhau'r cymorth, y sgiliau a'r arbenigedd angenrheidiol o bob rhan o'ch awdurdod lleol eich hun
• goruchwylio'r broses o gynllunio, rheoli prosiect a rheoli risg yr etholiad ac ymgorffori unrhyw wersi a ddysgwyd o bleidleisiau blaenorol
• nodi a goruchwylio unrhyw gamau gweithredu sydd eu hangen er mwyn lliniaru unrhyw faterion sy'n codi
• sicrhau bod staff yn cael yr hyfforddiant priodol i gyflawni eu priod rolau
• cefnogi'r staff sy'n gweinyddu'r etholiad a goruchwylio eu gwaith yn briodol
• cyfarwyddo staff, monitro cynnydd a chael adborth rheolaidd ar weithgareddau
• yn achos etholaethau trawsffiniol, ceisio cyngor a chymorth gan y Swyddog Canlyniadau a staff yn yr awdurdodau lleol eraill
• os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, cynnal cydberthynas waith effeithiol â nhw
• cynnal cydberthynas waith effeithiol â'ch Pwynt Cyswllt Unigol yn yr heddlu
• sicrhau bod cyfrifon etholiadau yn cael eu cwblhau'n amserol

Deddfwriaeth berthnasol

Mae'r canllawiau hyn yn seiliedig ar y gofynion a nodir yn y ddeddfwriaeth ganlynol (fel y'i diwygiwyd), a dylid eu darllen yn unol â hi:

• Deddfau Cynrychiolaeth y Bobl 1983, 1985 a 2000
• Deddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda 2000
• Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001
• Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (yr Alban) 2001
• Gorchymyn Etholaethau Seneddol (Yr Alban) 2005
• Deddf Gweinyddu Etholiadau 2006
• Gorchymyn Etholaethau a Rhanbarthau Etholiadol y Cynulliad (Cymru) 2006
• Gorchymyn Etholaethau Seneddol (Lloegr) 2007
• Deddf Pleidiau Gwleidyddol ac Etholiadau 2009
• Deddf Seneddau Tymor Penodol 2011
• Deddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadau 2013
• Deddf Etholiadau 2022
• Rheoliadau Adnabod Pleidleisiwr 2022
• Rheoliadau Cynorth gyda Phleidleisio i Bobl ag Anableddau (Diwygiadau) 2022
• Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Pleidleisio drwy'r post a Phleidleisio drwy ddirprwy etc) (Diwygiad) 2023

Mae'r rhestr uchod ond yn cynnwys y ddeddfwriaeth sy'n darparu ar gyfer y meysydd y mae'r canllawiau hyn yn ymwneud â hwy ac sydd mewn grym ar hyn o bryd.

Mae deddfwriaeth diogelu data yn gymwys i brosesu pob math o ddata personol. Mae gan Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) gyfrifoldeb personol dros sicrhau eu bod yn cydymffurfio â gofynion deddfwriaeth diogelu data. Rydym wedi cyhoeddi canllawiau er mwyn eich helpu i gyflawni eich rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth diogelu data, fel y maent yn ymwneud â'ch cyfrifoldebau gweinyddu etholiadau.

Mae'n ofynnol hefyd i chi ystyried y ddyletswydd cydraddoldeb ar y sector cyhoeddus a geir yn Adran 149 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 wrth gyflawni eich dyletswyddau.

Fel Swyddog Canlyniadau mae'n ofynnol i chi hefyd ystyried canllawiau'r Comisiwn ar hygyrchedd.

Mae'n rhaid i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) yng Nghymru hefyd ystyried Deddf yr Iaith Gymraeg 1993 a Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011, sy'n ei gwneud yn ofynnol i wasanaethau yng Nghymru gael eu darparu yn gyfartal yn y Gymraeg a'r Saesneg.

Mae etholiad Senedd y DU yn ddigwyddiad pwysig sy'n peri ei heriau penodol ei hun. Mae'n hanfodol sicrhau bod cynlluniau cadarn ar waith er mwyn gwneud yn siŵr y gallwch gynnal etholiad effeithiol. 

Mae'r adran hon o'r canllawiau yn trafod y gwaith cynllunio y bydd angen i chi ei wneud er mwyn cynnal yr etholiad, gan gynnwys yr hyn y dylai eich cynllun prosiect ei gynnwys a sut y dylech fynd ati i'w roi ar waith. 

Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ar staffio a'r hyfforddiant staff gofynnol, y lleoliadau penodol sydd eu hangen ar gyfer prosesau allweddol, a chymorth ar ddefnyddio cyflenwyr a chontractwyr. 

Yn ogystal, mae'r adran hon hefyd yn cynnwys canllawiau ar nodi, monitro a lliniaru risg, a datblygu cynlluniau gyda'r heddlu er mwyn sicrhau y cynhelir uniondeb yr etholiad.  

Yn olaf, mae'n rhoi canllawiau ar sut y bydd angen i chi gynllunio ar gyfer eich gweithgareddau ymwybyddiaeth y cyhoedd er mwyn annog pleidleiswyr i gofrestru ac er mwyn rhoi gwybodaeth i helpu etholwyr i bleidleisio, ac ymgysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid. 

Cynllunio ar gyfer etholiad Senedd y DU

Mae etholiad Senedd y DU yn ddigwyddiad pwysig sy'n peri ei heriau penodol ei hun. Bydd eich gwaith i gynnal etholiad yn drefnus yn cael cryn sylw – ymhlith pleidleiswyr, ymgeiswyr a phleidiau gwleidyddol, a'r cyfryngau gan gynnwys drwy'r cyfryngau cymdeithasol. Mae'r adran hon yn ceisio amlygu rhai o'r agweddau penodol ar gyd-destun sy'n berthnasol i etholiadau Senedd y DU. Dylech sicrhau eu bod wrth wraidd pob agwedd ar eich gwaith cynllunio.

Natur etholiad Senedd y DU

Mae'n debygol y bydd yr etholiad yn cael ei ymladd yn frwd, gyda sawl brwydr agos mewn etholaethau ledled Prydain Fawr. Gallai'r dirwedd wleidyddol newidiol olygu, hyd yn oed mewn mannau lle y bu mwyafrif mawr yn draddodiadol, efallai na fydd hyn yn wir mwyach. Gallai'r ffocws a'r amgylchiadau fod yn wahanol i unrhyw beth a brofwyd yn eich ardal o'r blaen.  

Efallai y bydd nifer sylweddol o bleidiau gwleidyddol newydd neu lai profiadol, ymgeiswyr ac asiantiaid sy'n llai cyfarwydd ag arferion a phrosesau etholiad ac y bydd angen eich cymorth arnynt i allu cymryd rhan yn effeithiol. 

O ystyried yn arbennig y posibilrwydd y ceir brwydrau agos ac anodd, dylech fod yn barod i uniondeb yr etholiad hwn fod yn destun craffu. Bydd honiadau ac achosion o dwyll etholiadol nid yn unig yn cael effaith negyddol ar hyder etholwyr ac ymgyrchwyr, ond gallant hefyd gael effaith sylweddol ar eich gallu i reoli'r broses etholiadol yn effeithiol. Felly, mae'n hanfodol eich bod yn gweithredu cynlluniau manwl a chadarn ar gyfer monitro a chynnal uniondeb yr etholiad yn eich ardal. Dylech weithio'n agos gyda'r heddlu lleol, gan sicrhau bod gennych linellau cyfathrebu da ar waith ar gyfer atgyfeirio unrhyw honiadau. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch Cynnal uniondeb yr etholiad.

Maint a'r nifer sy'n pleidleisio

Bydd faint o waith paratoi y byddwch yn gallu ei wneud cyn etholiad yn amrywio yn dibynnu ar amryw o ffactorau, gan gynnwys p'un a yw'n etholiad a drefnwyd neu'n isetholiad, nifer yr etholaethau rydych yn gyfrifol amdanynt, a faint o etholiadau cyfunol fydd yn cael eu cynnal, os o gwbl. 

Bydd angen i sawl agwedd ar gynllunio'r etholiad adlewyrchu tybiaethau o ran y niferoedd tebygol a wnaiff bleidleisio. Bydd llunio'r fath dybiaethau ar gam cynnar o'r gwaith cynllunio yn allweddol gan mai prin y gellir newid cynlluniau ar gam hwyrach yn y broses.

Mae'n debygol y bydd cryn dipyn o ddiddordeb yn etholiad Senedd y DU.  Dylech gynllunio ar gyfer y posibilrwydd y bydd nifer uchel yn pleidleisio ac, fel gofyniad sylfaenol, dylech dybio na fydd y nifer sy'n pleidleisio yn llai na'r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf.

Wrth i'r bleidlais nesáu, bydd y cyd-destun yn parhau i newid wrth i'r ymgyrchoedd ddatblygu. Bydd angen i chi fod yn barod i ymateb i ddigwyddiadau yn eich etholaeth ac yn fwy cyffredinol a allai gael effaith ar gynnal y bleidlais yn effeithiol. Bydd hyn yn cynnwys cael cynlluniau wrth gefn cadarn i'w rhoi ar waith os bydd angen. Er enghraifft, os darlledir dadleuon arweinwyr ar y teledu eto, gallai'r rhain arwain at gynnydd hwyr yn nifer y ceisiadau cofrestru a phleidleisio absennol, yn ogystal â chael effaith ar y niferoedd a fydd yn pleidleisio ac maent yn debygol o newid y patrwm traddodiadol pan ddychwelir pleidleisiau post wedi'u cwblhau.

Mae'n hanfodol bod darpariaeth briodol ar gyfer gorsafoedd pleidleisio, gyda digon o orsafoedd a staff i ymdrin â nifer yr etholwyr a neilltuwyd iddynt. Er bod y ddeddfwriaeth yn caniatáu i unrhyw bleidleisiwr sydd mewn ciw ar gyfer ei orsaf bleidleisio am 10pm fwrw pleidlais,1 mae dal angen sicrhau nad yw pleidleiswyr yn wynebu oedi gormodol cyn pleidleisio a'u bod yn derbyn gwasanaeth o safon. 

Mae'n debygol y bydd sylw gan y cyfryngau ar y cyfrif a datgan y canlyniadau a bydd yn bwysig rheoli disgwyliadau, nid yn unig o ran y cyfryngau ond hefyd o ran pawb sydd â diddordeb yn y canlyniadau, drwy ymgynghori ar eich dull bwriadedig o weithredu ac wedyn nodi'n glir yr hyn rydych yn bwriadu ei wneud ac erbyn pryd.

Dysgu o etholiadau blaenorol

Cyn i chi ddechrau cynllunio ar gyfer yr etholiad, dylech sicrhau eich bod wedi cynnal adolygiad o'r etholiadau cyfatebol diwethaf. 

Dylech fod wedi cynnal gwerthusiad trylwyr o'r holl brosesau a amlinellir yn eich cynllun prosiect ar gyfer yr etholiad blaenorol, ceisio adborth gan randdeiliaid priodol, a llunio dogfen ar y gwersi a ddysgwyd i lywio'r cynllun prosiect a'r gofrestr risg ar gyfer digwyddiadau etholiadol yn y dyfodol. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth yn ein canllawiau ar Adolygu'r etholiad. 

Mae'r Comisiwn wedi darparu, fel rhan o'r templed ar gyfer cynllun prosiect, rai nodau enghreifftiol ac adnoddau a awgrymir a fydd yn eich galluogi i fesur i ba raddau y bu'r broses o gynnal yr etholiad yn llwyddiannus. Mae'r Comisiwn hefyd wedi darparu cynllun gwerthuso fel rhan o dempled y cynllun prosiect er mwyn eich helpu gyda'r broses adolygu.

Templed o gynllun prosiect

Cynllun prosiect 

Dylech baratoi cynllun prosiect ar gyfer rheoli'r etholiad, ei drin fel dogfen fyw, ei adolygu'n rheolaidd a'i ddefnyddio i fonitro cynnydd drwy gydol y broses. 

Dylech gadw cofnod o'r holl gamau a gymerwyd i baratoi eich cynllun er mwyn gallu darparu trywydd archwilio sy'n dangos eich proses benderfynu. Dylech allu esbonio eich penderfyniadau, a dylech fod yn barod i wneud hynny mewn ymateb i ymholiadau.

Dylai eich gwaith cynllunio sicrhau'r canlynol: 

• gall pobl fwrw eu pleidlais yn hawdd ac maent yn gwybod y caiff eu pleidlais ei chyfrif yn y ffordd a fwriadwyd
• ei bod hi'n hawdd i bobl sydd am sefyll etholiad gael gwybod sut i wneud hynny, beth yw'r rheolau, a beth mae'n rhaid iddynt ei wneud i gydymffurfio â'r rheolau hyn
• gall pawb fod yn hyderus yn y ffordd y caiff y broses a'r canlyniad eu rheoli. 

Rydym wedi paratoi templed ar gyfer cynllun prosiect y byddwch o bosibl yn awyddus i'w ddefnyddio a'i addasu yn unol â'ch amgylchiadau lleol. Mae'r templed yn cynnwys nifer o bethau y gellir eu cyflawni a thasgau a dylech hefyd ychwanegu unrhyw rai eraill y byddwch yn nodi eu bod yn angenrheidiol, yn cynnwys rhai sy'n benodol ar gyfer eich amgylchiadau lleol. 
 

Cyn dechrau ar eich gwaith cynllunio manwl, dylech nodi'r hyn rydych am ei gyflawni a sut beth fydd llwyddiant. Dylai eich cynllun prosiect gynnwys amcanion wedi'u diffinio'n glir a mesurau llwyddiant i'ch helpu i fesur i ba raddau y mae trefn cynnal yr etholiad wedi bod yn llwyddiannus fel rhan o dempled y cynllun prosiect. 

Dylech sicrhau bod eich gwaith cynllunio yn adlewyrchu cyd-destun penodol a natur yr etholiad, gan gynnwys unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth neu'r tirlun gwleidyddol ers yr etholiad cyffredinol diwethaf. 

Dylai eich cynllun prosiect hefyd nodi'r adnoddau sydd eu hangen. Unwaith y bydd y ffioedd a'r taliadau ar gyfer yr etholiad wedi cael eu pennu, dylech gysoni costau rhagamcanol ar gyfer gweithgareddau yn erbyn y gyllideb sydd ar gael. Dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau bod yr awdurdodau lleol yn rhoi'r adnoddau angenrheidiol i chi er mwyn eich galluogi i gyflawni'ch swyddogaethau.  

Mae angen i chi hefyd gynllunio ar gyfer gweithredu gofynion hygyrchedd yn y gorsafoedd pleidleisio. Dylai eich cynlluniau gynnwys:

• lle mae angen ystyried hygyrchedd
• pa rwystrau sy'n atal mynediad cyfartal at bleidleisio i bawb
• pan fydd angen i chi weithredu unrhyw ofynion a nodwyd; er enghraifft os oes angen i chi brynu offer ychwanegol - a fydd yn cael ei dderbyn mewn pryd?
• nodiadau ysgrifenedig o'r holl ystyriaethau a chamau a gymerir mewn perthynas ag unrhyw addasiadau rhesymol y gofynnir amdanynt

Dylech hefyd sefydlu perthynas waith ag arbenigwyr yn yr awdurdod lleol a ddylai allu cynnig cymorth a chyngor ar unrhyw addasiadau rhesymol sydd eu hangen.

Mae addasiad rhesymol yn newid a wneir i leihau neu ddileu anfantais mewn perthynas ag anabledd rhywun o gymharu â phobl nad ydynt yn anabl. Er enghraifft, cael gwared ar rwystrau corfforol neu ddarparu cymorth ychwanegol i bobl anabl.

Bydd angen i chi adolygu eich cynlluniau er mwyn sicrhau eu bod yn amlinellu eich prosesau a'r mesurau diogelu data sydd ar waith gennych, oherwydd byddant yn darparu sail gadarn i chi gyflawni eich rhwymedigaethau diogelu data. Bydd swyddog diogelu data eich cyngor yn gallu eich helpu i fodloni eich gofynion a nodi arfer gorau. Yn arbennig, bydd angen i chi sicrhau eich bod wedi cofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd data.

Ceir canllawiau manwl pellach ar ddeddfwriaeth diogelu data, gan gynnwys cofrestru fel rheolydd data, yn ein canllaw ar ddiogelu data. 

Cofrestr risg

Dylech hefyd baratoi cofrestr risg a ddylai hefyd fod yn ddogfen fyw a dylech ei hadolygu'n rheolaidd. Dylech ddefnyddio eich cofrestr risg i fonitro'r risgiau hysbys a dogfennu unrhyw newidiadau mewn risg, yn ogystal â sicrhau bod camau lliniaru yn cael eu nodi a'u cymryd, fel y bo'n briodol. Dylai eich cofrestr risg nodi'r canlynol:

• unrhyw anawsterau a phroblemau a all ddigwydd, a'r camau a gymerir i'w lliniaru.
• difrifoldeb unrhyw risg gan nodi'r tebygolrwydd y bydd y risg yn digwydd ac effaith y risg pe byddai'n digwydd.  

Rydym wedi datblygu templed ar gyfer cofrestr risg y byddwch o bosibl am ei ddefnyddio. Mae'r templed yn rhoi rhai risgiau enghreifftiol ac awgrymiadau ar gyfer lliniaru'r risgiau hynny. Yn ogystal â'r risgiau a nodir yn y templed, dylech nodi unrhyw risgiau eraill, gan gynnwys y rhai sy'n benodol i'ch amgylchiadau lleol, a sut y byddech yn eu lliniaru.

Amserlen yr Etholiad 

Rydym wedi cyhoeddi amserlen nad yw'n cynnwys dyddiadau penodol ar gyfer etholiadau cyffredinol Senedd y DU ac is-etholiadau yn cynnwys y dyddiadau cau statudol fel y'u nodir yn y rheolau etholiadol y gellir eu defnyddio i'ch helpu gyda'ch gwaith cynllunio. 

Gallwch ddod o hyd i'r amserlen ar gyfer etholiad Senedd y DU 4 Gorffennaf isod.

Dylech sicrhau bod gennych drefniadau wrth gefn ar waith i'ch galluogi i ymateb ac i gynnal etholiad effeithiol os caiff etholiad cyffredinol ei alw ar fyr rybudd neu os bydd is-etholiad yn codi. Pan gaiff etholiad ei alw bydd angen i chi adolygu eich cynlluniau a datblygu trefniadau ar gyfer amserlen a chyd-destun penodol yr etholiad.

Er eu bod yn swyddogaethau Swyddog Cofrestru Etholiadol, ceir rhagor o wybodaeth yma am y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau am y Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr a'r Ddogfen Etholwr Dienw ar gyfer Cymru, Lloegr a'r Alban.

Ceir hefyd rhagor o wybodaeth am y dyddiadau cau o ran pleidlais bost ar gyfer Cymru, Lloegr a'r Alban a'r dyddiadau cau ar gyfer pleidlais drwy ddirprwy ar gyfer Cymru, Lloegr a'r Alban yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol.

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys cynlluniau wrth gefn a threfniadau parhad busnes er mwyn galluogi pob elfen o'r broses o gynnal yr etholiad i barhau os ceir problemau neu ymyriadau annisgwyl. Mae'n bwysig parhau i adolygu eich cynlluniau wrth gefn, eu hailystyried a'u diwygio yn rheolaidd yn ystod y cyfnod cyn yr etholiad. Wrth wneud hynny, dylech ystyried llwyddiant a phriodoldeb parhaus unrhyw fesurau sy'n bodoli eisoes, nodi unrhyw welliannau ac amlygu unrhyw fylchau. 

Dylech hefyd ddatblygu a chynnal cynlluniau wrth gefn parhaus ar wahân er mwyn helpu i gynnal unrhyw etholiadau ac is-etholiadau annisgwyl a all ddigwydd.

Dylai eich cynlluniau wrth gefn gynnwys trefniadau ar gyfer y meysydd risg allweddol sy'n gysylltiedig â chynnal yr etholiad, gan gynnwys y canlynol: 

• Contractwyr

  • Dylech sicrhau bod gan unrhyw gyflenwyr y byddwch yn eu defnyddio – fel darparwr eich System Rheoli Etholiad ac unrhyw ddarparwyr argraffu allanol – eu cynlluniau parhad busnes manwl eu hunain ar waith. Dylech hefyd fodloni'ch hun bod eu trefniadau wrth gefn yn ddigonol i'ch galluogi i gyflawni eich dyletswyddau os bydd unrhyw achosion o darfu ar y gwasanaeth wrth iddynt gyflawni eu dyletswyddau cytundebol. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar Reoli'r broses gaffael ar gyfer gwaith o dan gontractau allanol.

• Lleoliadau

  • Dylech baratoi rhestr o leoliadau amgen sydd ar gael ar fyr rybudd ar gyfer pob cam o'r broses etholiadau a rhoi gwybodaeth i staff am y trefniadau wrth gefn ar gyfer defnyddio'r lleoliadau hyn a allai effeithio ar eu rôl. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau Nodi ac archebu lleoliadau addas a Newidiadau munud olaf i orsafoedd pleidleisio 

• Staffio

  • Dylech nodi atebion i'ch galluogi i ymateb i brinder staff sydyn. Dylech gydgysylltu â'ch adran Adnoddau Dynol a all ddefnyddio ei harbenigedd i'ch helpu i gynllunio. Mae'n bosibl y bydd rheolwyr adrannol eraill yn eich awdurdod lleol, neu mewn awdurdodau cyfagos y mae cytundebau dwyochrog ar waith rhyngoch chi a nhw, hefyd yn gallu cynnig cymorth ychwanegol wrth reoli unrhyw ofynion ar gyfer staff dros dro ar gyfer rhannau penodol o'r broses etholiadol. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar Neilltuo adnoddau staff digonol a darparu hyfforddiant a Staffio hyblyg 

• TG

  • Mae TG hefyd yn rhan allweddol o lawer o'r prosesau sydd eu hangen i gynnal yr etholiad. Dylech gydgysylltu â'ch gwasanaethau TG er mwyn sicrhau bod gennych adnoddau a mesurau wrth gefn digonol ar waith i chi allu cyflawni eich swyddogaethau os bydd methiant TG. Gallai hyn gynnwys:
    • gwella unrhyw fesurau sy'n caniatáu galluoedd gweithio o bell 
    • sicrhau bod cymorth TG penodedig ar gael yn ystod cyfnod yr etholiad
    • storio rhai ffeiliau a dogfennau penodol yn lleol er mwyn gallu cael gafael arnynt yn haws
    • dod o hyd i unrhyw gyfarpar sbâr neu amgen y gellid ei ddefnyddio os bydd angen e.e. argraffwyr, gliniaduron, llwybryddion

Diogelwch

Dylid ystyried risgiau diogelwch hefyd fel rhan o'ch trefniadau wrth gefn, gan nodi sut y byddwch yn parhau i gyflawni’r etholiad os bydd lladrad, gweithgarwch twyllodrus, neu unrhyw risg diogelwch arall fel y nodir yn eich cofrestr risg. Dylech gysylltu â'r heddlu ac arbenigwyr parhad busnes o'ch cyngor i nodi risgiau a rhoi mesurau parhad priodol ar waith.

Mae canllawiau diogelwch ychwanegol ar gyfer etholiadau ar gyfer Swyddogion Canlyniadau, ymgeiswyr ac asiantiaid ar gael yn https://www.gov.uk/government/publications/security-guidance-for-may-2021-elections. 

Yn ogystal, dylech weithio gyda'ch gwasanaethau TG i ddeall pa fesurau ataliol sydd ar waith i'ch cyngor amddiffyn rhag bygythiadau seiber, megis ymosodiadau meddalwedd wystlo. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol yn cynghori y gallai enghreifftiau o fesurau ataliol gynnwys:

• defnyddio Dilysu Aml-Ffactor
• buddsoddi mewn rheoli gwendidau
• cael copïau wrth gefn all-lein
• cael cynllun adfer profedig ar waith

Mae Papur Gwyn ar feddalwedd wystlo wedi'i gyhoeddi gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol a'r Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol hefyd wedi cynhyrchu’r canllawiau hyn i’ch helpu i asesu’r risgiau sy’n gysylltiedig â TG a bygythiadau seiber. 

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys manylion am sut y byddwch yn rhoi'r prosesau allweddol ar waith, gan gynnwys enwebiadau, achlysur agor amlenni pleidleisiau post, pleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio, a dilysu a chyfrif.  Dylai hefyd gynnwys sut y byddwch yn cyflawni'ch dyletswydd drwy sicrhau bod yr orsaf bleidleisio yn hygyrch i bawb. Mae ein canllawiau ar ddeall y rhwystrau i bleidleisio yn darparu rhagor o wybodaeth i gefnogi'ch cynllunio.

Gall llunio tybiaethau realistig a chadarn eich helpu i gynllunio ar gyfer rhoi'r prosesau allweddol hyn ar waith. Gall tybiaethau cadarn fod yn dystiolaeth ddefnyddiol wrth egluro eich penderfyniadau ac felly dylech eu dogfennu. Bydd rhannu'r tybiaethau â rhanddeiliaid yn gynnar yn y broses hefyd yn golygu y bydd modd i eraill brofi cadernid y tybiaethau cyn i'r gwaith cynllunio manwl gael ei gwblhau a bydd yn helpu i feithrin hyder yn eich cynlluniau.  

Dylai eich gwaith cynllunio gynnwys tybiaethau sy'n ymwneud â'r disgwyliadau canlynol: 

• y nifer sy'n pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio 
• nifer y pleidleiswyr post 
• nifer yr ymgeiswyr 
• argaeledd staff 
• cyflymder a gallu staff 
• yr amser sydd ei angen i gwblhau pob proses

Dylid adolygu'r holl gynlluniau a thybiaethau yn rheolaidd. Bydd hyn yn helpu i lywio asesiad realistig ynghylch p'un a fyddwch yn gallu cyflawni eich cynllun cyffredinol, ac a fydd angen rhoi cynlluniau wrth gefn ar waith ac os felly, pryd. Ym mhob achos dylai eich cynllun fod yn ddigon hyblyg i'ch galluogi i ymateb os bydd unrhyw rai o'ch tybiaethau yn newid, gan gynnwys pa gamau y byddwch yn eu cymryd o dan amgylchiadau o'r fath, a dylech gyfathrebu â rhanddeiliaid drwy gydol eich proses gynllunio a bod yn barod i esbonio'r rhesymau dros y penderfyniadau rydych yn eu gwneud. Ar gyfer penderfyniadau allweddol, dylech ddarparu eich rhesymau ar ffurf ysgrifenedig i randdeiliaid. 

Y nifer sy'n pleidleisio

Mae'r nifer sy'n debygol o bleidleisio yn ffactor hanfodol wrth lywio eich gwaith cynllunio a deall pa adnoddau y bydd eu hangen ar gyfer y rhan fwyaf o brosesau, yn arbennig ar gyfer gorsafoedd pleidleisio a'r broses dilysu a chyfrif. Dylech benderfynu faint o bobl sy'n debygol o bleidleisio – gan ystyried y potensial y bydd diddordeb hwyr yn yr etholiadau, pan fydd y posibilrwydd o addasu cynlluniau yn gyfyngedig.
 
Dylai'r nifer amcangyfrifedig o bleidleiswyr fod yn seiliedig ar y dybiaeth, fel gofyniad sylfaenol, na fydd nifer y pleidleiswyr yn llai na'r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf. 

Dylech ystyried effaith y newidiadau ar y broses gwneud cais am bleidlais bost ac effaith hyn ar nifer y pleidleisiau post disgwyliedig a anfonir.

Dylech hefyd ystyried patrymau cyfraddau dychwelyd mewn etholiadau blaenorol ac unrhyw beth a allai effeithio ar hyn. Er enghraifft, gallai dadleuon yr Arweinwyr a ddarlledir ar y teledu arwain at gynnydd hwyr yn nifer y ceisiadau cofrestru a phleidleisio absennol, gan newid y patrwm traddodiadol pan ddychwelir pleidleisiau post wedi'u cwblhau, yn ogystal ag effeithio ar nifer y pleidleiswyr. 

Mae bob amser yn well dilyn y llwybr mwyaf diogel o ran y nifer a fydd yn pleidleisio oherwydd gall datblygiadau cenedlaethol a lleol arwain at newidiadau cyflym i'r nifer a fydd yn pleidleisio mewn gwirionedd. 

Bydd yr adnoddau sydd gennych i gynnal y prosesau hyn, gan gynnwys nifer y staff a maint y lleoliad, hefyd yn ystyriaeth berthnasol yn eich gwaith cynllunio. 

Nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr

Bydd nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr sy'n sefyll etholiad hefyd yn effeithio ar eich ystyriaethau cynllunio. Er enghraifft, os oes nifer mawr o bleidiau a/neu ymgeiswyr yn sefyll etholiad, gallai hyn olygu: 

• y bydd papurau pleidleisio yn fawr ac y gall staff a phleidleiswyr fod yn arafach yn eu trin
• y bydd angen mwy o le ar gyfer y papurau pleidleisio mawr
• y gall y broses gyfrif ar gyfer rhannu'r pleidleisiau'n fwndeli ar gyfer pleidiau a/neu ymgeiswyr penodol fod yn arafach a chymryd mwy o le
• y gall fod angen mwy o le i ymgeiswyr ac asiantiaid yn y lleoliadau

Er mwyn canfod nifer tebygol y pleidiau a/neu ymgeiswyr, dylech wneud y canlynol:

• cysylltu â'r pleidiau gwleidyddol yn gynnar
• monitro datganiadau o ddiddordeb
• monitro ceisiadau am becynnau enwebu 

Gellir ystyried y wybodaeth hon wedyn wrth wneud penderfyniadau ynghylch lleoliadau, cynllun y cyfrif, cyfarpar angenrheidiol a gofynion staffio. 

Staffio ac amseriadau

Dylech edrych ar nifer y staff a'r prosesau a ddefnyddiwyd mewn etholiadau blaenorol a nifer y papurau pleidleisio a broseswyd. Yna, gellir defnyddio gwerthusiad o'r prosesau a'r cymarebau staffio, a phryd y cwblhawyd camau amrywiol proses yr etholiad, er mwyn gwneud penderfyniadau ar gyfer yr etholiadau hyn.  

Dylech rannu'r manylion a'r amseriadau hyn â rhanddeiliaid ynghyd â'r tybiaethau sy'n sail iddynt.

Efallai y bydd gan rai rhanddeiliaid ddisgwyliadau afrealistig ynglŷn â pha mor gyflym y gellir cwblhau'r prosesau a gall hyn arwain at densiwn a rhwystredigaeth. Er mwyn rheoli disgwyliadau, dylech egluro'n fanwl y prosesau dan sylw a faint o amser y mae pob cam yn debygol o'i gymryd. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, gweler ein canllawiau ar ddarparu gwybodaeth am brosesau etholiadol allweddol.

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys nodi gofynion staffio, gan gynnwys unrhyw drefniadau recriwtio angenrheidiol. Mae'n hanfodol eich bod yn nodi'r staff y bydd eu hangen arnoch a gwneud y penodiadau angenrheidiol cyn gynted â phosibl. 

Dylech ofyn i adran adnoddau dynol eich awdurdod lleol am gyngor fel y bo angen er mwyn sicrhau bod y dulliau a ddefnyddir i nodi, recriwtio a chyflogi staff yn gadarn a'u bod yn cydymffurfio â'r holl ofynion cyfreithiol.

Yn dilyn asesiad o berfformiad staff a ddefnyddiwyd mewn digwyddiadau etholiadol blaenorol, efallai y byddwch am ysgrifennu at staff a ddefnyddiwyd o'r blaen ar gam cynnar yn y broses gynllunio er mwyn sicrhau eu bod ar gael. 

Bydd angen i chi sicrhau bod pob aelod o staff wedi cael hyfforddiant digonol i ymgymryd â'i rôl/rolau. Dylech ddarparu hyfforddiant ymwybyddiaeth hygyrchedd i bob aelod o staff sy'n rhyngweithio â phleidleiswyr, gan gynnwys staff sy'n cefnogi gwasanaethau etholiadol, er mwyn helpu i wella eu dealltwriaeth o anghenion pleidleiswyr anabl a phwysigrwydd cyfathrebu clir.

Mae ein canllaw ar hygyrchedd yn cynnwys rhagor o wybodaeth ar sicrhau bod y rheiny sy'n gweithio i gefnogi'r bleidlais yn ymwybodol o anghenion hygyrchedd.

Dylech sefydlu tîm prosiect er mwyn eich helpu i gyflawni'ch swyddogaethau a chynnal etholiad a gaiff ei redeg yn dda. Yn ogystal â chi'ch hun, dylai eich tîm prosiect gynnwys unrhyw ddirprwyon a benodwyd, aelodau eraill o staff etholiadau a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol, lle nad chi yw'r swyddog hwnnw. 

Dylai hefyd gynnwys unrhyw aelodau allweddol eraill o bersonél sy'n briodol yn eich barn chi, fel:

• tîm cyfathrebu eich cyngor 
• cydweithwyr Adnoddau Dynol 
• cydweithwyr cyllid 
• TG
• staff eich canolfan gyswllt/blaen tŷ 
• staff cyfleusterau 
• pwynt cyswllt unigol (SPOC) eich heddlu lleol 

Dylai fod gan y tîm prosiect gylch gwaith clir a dealltwriaeth o'r tasgau i'w cynnal. Dylech baratoi amserlen o gyfarfodydd yn ystod y cam cynllunio, a chadw cofnod o bob cyfarfod fel trywydd archwilio o'r hyn a drafodwyd ac o unrhyw benderfyniadau a wnaed. Lle y bo'n bosibl, dylai'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) gadeirio unrhyw gyfarfodydd ar gyfer y tîm prosiect.

Dylech sicrhau bod trefniadau dirprwyo ar waith rhag ofn na allwch weithredu'n bersonol fel Swyddog Canlyniadau (Gweithredol). Gallwch benodi dirprwyon i'ch helpu i gyflawni eich holl gyfrifoldebau neu rai ohonynt1  a gall hyn fod am gyfnod cyfyngedig neu am gyfnod amhenodol. 

Dylai unrhyw ddirprwyon a gaiff eu penodi feddu ar y sgiliau a'r wybodaeth sydd eu hangen i ymgymryd â'r swyddogaethau a neilltuwyd iddynt megis helpu i dderbyn papurau enwebu, rheoli'r broses pleidleisiau post neu wneud dyfarniadau ynghylch papurau pleidleisio amheus. 

Dylech gadarnhau unrhyw benodiadau'n ysgrifenedig a chynnwys manylion y swyddogaethau y mae'r dirprwy wedi'i awdurdodi i'w harfer ar eich rhan. Dylid derbyn y penodiad yn ysgrifenedig hefyd.

Mae Dirprwy Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) yn atebol, yn yr un ffordd â'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol), am dorri dyletswydd swyddogol. 2

Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, bydd angen i chi gysylltu'n agos â'r unigolyn hwnnw i gael y data cofrestru a phleidleisio absennol perthnasol hefyd. Dylech sicrhau bod diogelwch data yn cael ei ystyried a bod unrhyw ddata yn cael eu trosglwyddo'n ddiogel. 

Os bydd angen cyfnewid data yn electronig, dylech gytuno ar yr amseru ar gyfer cyfnewid data a sicrhau bod y broses yn cael ei phrofi cyn y dyddiad trosglwyddo cyntaf. 

Caiff y data eu diweddaru ar adegau gwahanol yn ystod amserlen yr etholiad, gan fod yn rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyhoeddi dau hysbysiad newid etholiad interim yn ogystal â'r hysbysiad newid etholiad terfynol.1 Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru, Yr Alban a Lloegr.

Mae'r Comisiwn wedi cyhoeddi amserlen sy'n cynnwys y dyddiadau sy'n berthnasol ar gyfer cyhoeddi'r hysbysiadau hyn. 
 

Amserlen nad yw'n cynnwys dyddiadau penodol ar gyfer etholiad cyffredinol Senedd y DU

Bydd angen i chi benodi staff i'ch helpu i gynnal y prosesau etholiadol amrywiol. Dylech nodi gofynion staffio a rhoi prosesau ar waith i recriwtio'r staff angenrheidiol. Dylech allu defnyddio cronfa ddata o'r staff a ddefnyddiwyd mewn etholiadau blaenorol i helpu yn hyn o beth, a dylech hefyd gael cyngor gan dîm Adnoddau Dynol eich cyngor ar unrhyw anghenion recriwtio allanol a allai fod gennych. 

Gall staff hefyd gael eu recriwtio yn aml o blith cyflogeion cynghorau. Gall awdurdodau lleol ganiatáu i'w staff weithio ar yr etholiad, ond nid yw'n ofynnol iddynt wneud hynny. 

Wrth nodi a recriwtio staff, dylech ystyried y sgiliau sy'n briodol ar gyfer pob rôl a'u defnyddio i greu disgrifiad swydd addas. Er enghraifft, gallai'r rheini sydd â phrofiad o weithio ym maes cyllid gael eu recriwtio i gofnodi'r papurau pleidleisio nas defnyddiwyd yn ystod y cam dilysu a chyfrif, neu weithio mewn sesiynau agor pleidleisiau post i gofnodi'r cyfansymiau dyddiol.

Gan nad oes unrhyw gyfyngiad o ran oedran ar gyfer staff sy'n gweithio ar brosesau etholiadol penodol, gallech gysylltu â sefydliadau addysg bellach ac addysg uwch lleol i ddod o hyd i bobl ifanc a allai gael eu recriwtio i weithio mewn gorsafoedd pleidleisio neu yn ystod y cam dilysu a chyfrif, a allai hefyd helpu i annog pobl ifanc i ymgysylltu fwy â'r broses ddemocrataidd.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am dalu ffioedd i staff yn ein hadran ar Cyfrifyddu ar gyfer yr etholiad. 

Dylech nodi gofynion staffio ar gyfer sesiynau anfon ac agor pleidleisiau post. Efallai y bydd angen y staff canlynol:  

• staff goruchwylio wedi'u hyfforddi'n arbennig 
• staff clercaidd 
• staff TG

Ni ddylech benodi unigolyn a gyflogwyd gan neu ar ran ymgeisydd yn yr etholiad neu yn ei gylch. 

Dylech gofio'r gofynion amser ar aelodau o staff craidd sy'n gysylltiedig ag anfon ac agor pleidleisiau post wrth ystyried eich anghenion staffio.

Staff ar gyfer anfon pleidleisiau post

Caiff nifer o bleidleisiau post ychwanegol eu hanfon yn ystod y cyfnod yn union cyn y diwrnod pleidleisio er mwyn cynnwys y rheini sydd wedi gwneud cais i bleidleisio drwy'r post a'u cofrestru yn ystod y cyfnod cyn y dyddiad cau ar gyfer cofrestru.1  Bydd angen i chi ystyried sut i reoli hyn, gan sicrhau y gellir anfon pleidleisiau post at etholwyr cyn gynted â phosibl. 

Bydd angen i chi hefyd gynllunio ar gyfer unrhyw drefniadau penodol y bydd eu hangen i reoli sut y caiff pecynnau pleidleisio drwy'r post ychwanegol eu hanfon yn agos at y diwrnod pleidleisio, pan benderfynir ar geisiadau yn agos at y bleidlais. Am ragor o wybodaeth gweler ein canllawiau ar anfon pleidleisiau post.

Dylech hefyd ystyried cyfanswm nifer cyfredol y pleidleiswyr post a nifer y pleidleiswyr post a ragwelir wrth benderfynu ar eich trefniadau staffio, yn ogystal â'r posibilrwydd y ceir ymgysylltu a diddordeb hwyr yn yr etholiad pan na fydd llawer o gyfle i addasu cynlluniau. Dylech gynllunio ar gyfer y posibilrwydd y bydd nifer uchel yn pleidleisio ond, fel gofyniad sylfaenol, dylech dybio na fydd nifer y pleidleiswyr post yn llai na nifer y pleidleiswyr post yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf. Hefyd, bydd eich adolygiad o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol yn rhoi arwydd i chi o ba mor gadarn oedd eich tybiaethau staffio blaenorol.

Efallai y bydd angen i chi ddiwygio'r asesiad hwn ar ôl i chi dderbyn rhestrau terfynol pleidleiswyr post gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol. Dylech gynnwys digon o hyblygrwydd a threfniadau wrth gefn yn eich trefniadau staffio i ddelio â chynnydd munud olaf yn nifer y pleidleiswyr post, cynnydd annisgwyl yn y nifer sy'n pleidleisio, neu nifer amrywiol o bleidleisiau drwy'r post yn cael eu dychwelyd ar ddiwrnodau gwahanol. Er enghraifft, os bydd dadleuon arweinwyr ar y teledu, gall hyn gael effaith ar batrwm a nifer y pleidleisiau post a ddychwelir a dylech ystyried hyn wrth benderfynu ar eich gofynion staffio. Mae angen i'ch trefniadau sicrhau y gallwch reoli'r rheini a ddosberthir i orsafoedd pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio mewn modd effeithiol hefyd. 

Rheoli contractwyr

Os byddwch yn penderfynu gosod y broses o anfon pleidleisiau post yn gyfan gwbl neu'n rhannol ar gontract allanol, dylech ddynodi aelod o'r tîm prosiect i fonitro gwaith ar gontract allanol, ac yn benodol i fynychu'r rhannau hynny o'r broses ddosbarthu a roddwyd ar gontract allanol. Dylai'r unigolyn hwn hefyd fonitro gwaith y contractwr, a ddylai gynnwys ymgymryd â thasgau fel y canlynol: 

• cynnal hapwiriadau er mwyn sicrhau nad yw'r papurau ar gyfer pleidleisiau post yn cynnwys unrhyw wallau  
• cadarnhau bod y pecynnau pleidleisio drwy'r post yn cael eu coladu'n gywir 
• sicrhau bod unrhyw bleidleisiau post y mae angen iddynt gael eu hanfon dramor yn cael blaenoriaeth  

Ceir rhagor o ganllawiau ar reoli contractwyr a chyflenwyr yn ein canllawiau ar Reoli contractwyr a chyflenwyr. 

Staff ar gyfer agor pleidleisiau post

Bydd y modd y dilysir manylion adnabod personol, gan gynnwys faint o'r broses hon a gaiff ei hawtomeiddio a faint ohoni fydd yn gorfod cael ei gwneud â llaw, hefyd yn cael effaith ar nifer y staff y bydd angen i chi eu penodi ar gyfer agor pleidleisiau post a ddychwelir. Rhaid i chi gael trefniadau ar waith i'ch galluogi i wirio pob un o'r manylion adnabod ar gyfer pleidleisiau post.2  

Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar y broses agor pleidleisiau post.

Rhaid i chi benodi a thalu Swyddog Llywyddu a'r cyfryw Glercod Pleidleisio ag sydd eu hangen i staffio pob gorsaf bleidleisio.1  Ni ellir penodi unrhyw unigolyn a gyflogwyd gan neu ar ran ymgeisydd yn yr etholiad neu yn ei gylch.2

Mae rhai cyfrifoldebau na all Clerc Pleidleisio ymgymryd â nhw, megis penderfynu a oes etholwr wedi dangos math derbyniol o brawf adnabod, neu orchymyn i rywun adael yr orsaf bleidleisio. Mae gennych yr hyblygrwydd i ddefnyddio'r Clercod Pleidleisio a gyflogir gennych i gyflawni swyddogaethau a chyfrifoldebau eraill sy'n angenrheidiol i gynnal proses pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio yn effeithiol, gan gynnwys:

• y broses bleidleisio – gwirio'r gofrestr, gwirio prawf adnabod ffotograffig, marcio'r gofrestr, llenwi'r rhestr rhifau cyfatebol a gwaith papur statudol eraill megis y rhestrau o bapurau pleidleisio a wrthodwyd ac ati.
• hwyluso gwiriadau o brawf adnabod ffotograffig yn breifat, os gofynnir am hynny
• casglu, derbyn a gwrthod pleidleisiau post a gyflwynwyd yn yr orsaf bleidleisio
• rheoli llif yr etholwyr a sicrhau cyfrinachedd y bleidlais 

• rhoi gwybodaeth ychwanegol a chymorth i etholwyr, gan gynnwys:

  • ateb cwestiynau am y broses
  • rhoi gwybodaeth am y cyfarwyddiadau i bleidleisio a'r gofyniad i ddangos prawf adnabod ffotograffig
  • esbonio'r mathau o brawf adnabod ffotograffig y gellir eu defnyddio
  • rhoi cyngor a chymorth i wneud y bleidlais yn hygyrch

   

Wrth benderfynu ar neilltuo etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio, drwy roi sylw i'n canllawiau ar y lefelau staffio gofynnol a argymhellir ar gyfer gorsafoedd pleidleisio ac ar sut y gellid defnyddio staff mewn senarios gwahanol, byddwch yn helpu i sicrhau y gall pleidleiswyr gael gwasanaeth o ansawdd uchel. 

Eich cyfrifoldeb chi yw ystyried pob gorsaf bleidleisio yn unigol a gwneud penderfyniadau ynghylch neilltuo staff ac etholwyr yn unol â hynny.

Rydym yn argymell y cymarebau canlynol wrth neilltuo etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio:

Ni ddylid neilltuo mwy na 2,250 o etholwyr i orsaf bleidleisio. Mae hyn yn is na'r lefel a nodwyd mewn canllawiau blaenorol ond mae wedi'i osod i adlewyrchu gofynion ychwanegol y broses bleidleisio merwen gorsaf bleidleisio, ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio ac etholwyr, o ganlyniad i newidiadau a wnaed gan Ddeddf Etholiadau 2022.

Mae'r cymarebau a amlinellir yn tybio nad yw'r etholiad yn un cyfun. Os ceir etholiadau cyfun, dylech ystyried a oes angen staff ychwanegol ar gyfer rheoli mwy nag un bleidlais. 

Arweiniad yn unig yw'r cymarebau hyn, nid ydynt yn orfodol.

Wrth wneud penderfyniadau ar neilltuo etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio, dylech ystyried yn llawn amgylchiadau penodol pob gorsaf bleidleisio ac anghenion eich etholwyr, a dogfennu'r rhesymeg y tu ôl i'r penderfyniadau a wnewch. 

Dylech ystyried y canlynol o leiaf: 

• unrhyw amgylchiadau lleol penodol fel cynnydd yn y boblogaeth (er enghraifft, oherwydd unrhyw ddatblygiadau tai newydd ers eich adolygiad diwethaf o'r mannau pleidleisio), tueddiadau demograffig, ac unrhyw anghenion hysbys eich etholwyr lleol (er enghraifft, unrhyw ardaloedd lle rydych yn disgwyl y gallai fod angen i chi gynnal gwiriad ID yn breifat yn amlach)
• lefelau'r pleidleiswyr post
• nifer y pleidleisiau post a gyflwynir fel arfer a'r effaith y bydd y mesurau trin pleidleisiau post newydd yn ei chael ar amser staff gorsafoedd pleidleisio
• y posibilrwydd y bydd ymgysylltu hwyr, gan gynnwys unrhyw faterion lleol neu genedlaethol, a allai effeithio ar y nifer sy'n pleidleisio a diddordeb yn yr etholiad – fel gofyniad sylfaenol, dylech dybio na fydd y nifer sy'n pleidleisio yn llai na'r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiad cyfatebol diwethaf
• gwasgariad pleidleiswyr yn ystod y dydd – er enghraifft, os yw tueddiadau diweddar yn dangos bod nifer fawr o bleidleiswyr yn mynychu'r orsaf yn y bore, sicrhewch fod eich cymarebau staffio yn caniatáu ar gyfer hyn a bydd yn atal ciwiau mawr rhag ffurfio 
• cymorth ychwanegol efallai y bydd ei angen ar etholwyr i ddeall unrhyw newidiadau diweddar i'r broses etholiadol, yn enwedig lle gallai hyn effeithio'n wahanol yn dibynnu ar ba etholiadau sy'n cael eu cynnal
• sut y bydd y pleidleisiwr yn symud drwy'r broses bleidleisio o'r adeg y daw i mewn i'r orsaf bleidleisio i'r adeg y bydd yn ei gadael  
• mewn etholiadau cyfunol, yr effaith a gaiff y ffaith bod etholiadau wedi'u cyfuno, megis yr amser y mae'n ei gymryd i ddosbarthu papurau pleidleisio a'r amser y mae'n ei gymryd i bleidleiswyr gwblhau mwy nag un papur pleidleisio

Nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr, a dylech hefyd ystyried unrhyw ffactorau eraill sy'n briodol yn eich barn chi. Mae ein canllawiau hygyrchedd yn cynnwys ffactorau ychwanegol i'w hystyried wrth gynllunio eich lefelau staffio yn yr orsaf bleidleisio. Dylai pob penderfyniad gael ei wneud fesul achos ac nid ar gyfer yr etholaeth gyfan.  

Yn ogystal ag ystyried nifer y staff y bydd eu hangen i reoli pob gorsaf bleidleisio, dylech feddwl sut y byddwch yn gallu ymateb yn gadarnhaol i geisiadau gan bleidleiswyr i gael gwiriad ID gan aelod benywaidd o'r staff. Yn ddelfrydol, bydd gennych aelod benywaidd o'r staff ym mhob gorsaf bleidleisio, ond lle nad yw hyn yn bosibl, dylech feddwl sut y gallwch ddefnyddio staff eraill yn hyblyg i fodloni'r cais, er enghraifft, drwy ddefnyddio arolygwyr gorsafoedd pleidleisio benywaidd y dirprwywyd awdurdod iddynt i gynnal y gwiriadau hyn. Mae rhagor o wybodaeth am arolygwyr gorsafoedd pleidleisio ar gael isod.

Yn ogystal â chadw cofnod o'r penderfyniadau a wnaed, dylech gadw cynllun sy'n sicrhau eich bod yn gallu ymateb i unrhyw broblemau, er enghraifft, delio â chiwiau mewn un neu fwy o orsafoedd pleidleisio yn eich ardal ar adegau sy'n arbennig o brysur, fel y rhuthr traddodiadol ar ôl gwaith, neu yn y cyfnod cyn diwedd y bleidlais am 10pm. Rhaid rhoi papur pleidleisio i bleidleiswyr sydd mewn ciw yn eu gorsaf bleidleisio am 10pm.  

Enghreifftiau o ddefnyddio staff mewn gorsaf bleidleisio

Mae opsiynau gwahanol ar gael i chi wrth ddefnyddio staff mewn gorsafoedd pleidleisio. Dylai eich cynlluniau fod yn ddigon hyblyg i ganiatáu i chi ddefnyddio staff i ymateb i faterion penodol a all godi yn ystod y diwrnod pleidleisio. 

Dyma rai enghreifftiau:

• os oes gennych un Swyddog Llywyddu gyda dau aelod o staff ychwanegol wedi'u neilltuo i orsaf bleidleisio, dylid hyfforddi'r tri yn y broses o anfon papurau pleidleisio, gwirio ID ffotograffig a llenwi'r gwaith papur cysylltiedig. Tra bod dau aelod o staff yn cynnal y broses anfon, gallai'r llall fel swyddog gwybodaeth roi cyngor a chymorth i bleidleiswyr yn ôl y gofyn
• os lleolir yr orsaf bleidleisio mewn man pleidleisio sy'n cynnwys sawl gorsaf bleidleisio, gellid defnyddio aelod o staff fel swyddog gwybodaeth sy'n cwmpasu'r holl orsafoedd pleidleisio i helpu i gyfeirio pleidleiswyr i'r orsaf bleidleisio gywir a rhoi cyngor a chymorth i bleidleiswyr yn ôl y gofyn
• gallai staff o un orsaf bleidleisio yn y man pleidleisio gael eu defnyddio hefyd i helpu staff mewn gorsaf bleidleisio arall yn yr un man pleidleisio os oes angen, er enghraifft, o ganlyniad i nifer fawr o bleidleiswyr yn mynd i un o'r gorsafoedd ar adeg benodol pan fydd yr orsaf arall yn dawel.

Efallai y byddwch hefyd am ystyried penodi tîm o staff gorsaf bleidleisio wrth gefn i gael eu defnyddio'n hyblyg yn ôl yr angen, megis yn ystod oriau brig neu yn y cyfnod cyn diwedd y bleidlais, neu i ymateb i faterion penodol a allai godi trwy gydol y diwrnod pleidleisio. Er enghraifft, gallech leoli staff ychwanegol yn y man pleidleisio mwyaf/prysuraf sydd gennych mewn ardal a'u defnyddio mewn gorsafoedd eraill yn yr ardal pan fo angen. 

Os nad yw rhannau o'r ardal etholiadol yn hawdd eu cyrraedd, efallai y bydd hi'n ddefnyddiol i chi gael timau mewn gwahanol rannau o'r ardal.

Mae Llywodraeth y DU wedi cadarnhau bod modd defnyddio'n hybylg y cyllid sy'n cael ei ddarparu i gefnogi staff ychwanegol mewn gorsafoedd pleidleisio o ganlyniad i fesurau yn Neddf Etholiadau 2022. Er enghraifft, nid yn unig i gyflogi clercod pleidleisio ychwanegol mewn gorsafoedd pleidleisio ond hefyd i gefnogi penodi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio ychwanegol neu staff wrth gefn fel y bo'n briodol.

Bydd angen i chi hefyd feddwl sut i hyfforddi staff fel y gallwch eu defnyddio'n hyblyg ar y diwrnod pleidleisio. Gellir dod o hyd i ragor o ganllawiau ar hyfforddiant yn Hyfforddi swyddogion llywyddu clercod pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio. 

Mae llawlyfr y Comisiwn ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio yn amlinellu'n fanylach y gweithdrefnau y dylai staff eu dilyn drwy gydol y diwrnod pleidleisio ac ar ddiwedd y bleidlais. 

Mae arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn chwarae rôl bwysig yn y gwaith o reoli'r bleidlais yn effeithiol. Maent yn gyswllt cyfathrebu hanfodol rhyngoch chi a staff eich gorsafoedd pleidleisio gan gynnwys ymdrin ag ymholiadau a phroblemau sy'n codi mewn gorsafoedd pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio. 

Dylech benodi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i ymweld ac archwilio gorsafoedd pleidleisio ar eich rhan ar y diwrnod pleidleisio. Wrth benderfynu sut i neilltuo arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i fannau pleidleisio, dylech ystyried:

• daearyddiaeth yr ardal a'r pellter teithio rhwng y mannau pleidleisio
• nifer y gorsafoedd pleidleisio ym mhob man pleidleisio
• profiad staff gorsafoedd pleidleisio ym mhob gorsaf bleidleisio
• y nifer ddisgwyliedig o bleidleiswyr ac unrhyw amgylchiadau lleol penodol
• sawl gwaith y bydd disgwyl i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio ymweld â phob gorsaf bleidleisio yn ystod y dydd

Dyletswyddau arolygwyr gorsafoedd pleidleisio 

Dylai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sicrhau bod pob un o'r gorsafoedd pleidleisio y maent yn gyfrifol amdanynt:

• wedi'u gosod yn gywir er mwyn ystyried anghenion pleidleiswyr a helpu i sicrhau bod yr orsaf bleidleisio yn rhedeg yn ddidrafferth 
• yn cynnwys yr adnoddau angenrheidiol ac yn hygyrch i bob pleidleisiwr 
• yn bodloni eich disgwyliadau o ran darparu gwasanaeth i bleidleiswyr

Dylai arolygydd yr orsaf bleidleisio weithio gyda'r Swyddogion Llywyddu a staff eraill y gorsafoedd pleidleisio a delio ag unrhyw broblemau sy'n codi yn ystod y diwrnod pleidleisio ac ar ddiwedd y diwrnod pleidleisio a dylent uwchgyfeirio unrhyw broblemau atoch chi fel y bo'n briodol. 

Dylai fod gennych broses ar waith i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyfleu unrhyw ddiwygiadau i'r gofrestr a cheisiadau i benodi dirprwyon mewn argyfwng ar y diwrnod pleidleisio. Dylech hysbysu arolygwyr gorsafoedd pleidleisio o'u rôl yn hyn o beth, os yw'n berthnasol.

Fel cam cychwynnol, dylai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio anelu at ymweld â phob un o'u gorsafoedd pleidleisio neilltuedig mor gyflym â phosibl er mwyn eich sicrhau bod pob gorsaf wedi agor ar amser ac yn gweithredu'n effeithiol. 

Cyn yr ymweliadau cychwynnol hyn gallai Swyddogion Llywyddu anfon cyfathrebiad ar wahân at eu harolygwyr gorsafoedd pleidleisio, cyn i'r bleidlais agor. Er enghraifft, gallai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio gael eu hysbysu drwy neges destun yn cadarnhau a yw'r orsaf bleidleisio yn barod i'w hagor, ac a oes unrhyw broblemau, er mwyn helpu arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i flaenoriaethu eu hymweliadau.

Gellir defnyddio ymweliadau dilynol drwy gydol y dydd at amrywiaeth o ddibenion, gan gynnwys y canlynol:

• casglu pleidleisiau post 
• ateb unrhyw gwestiynau a allai fod gan staff gorsafoedd pleidleisio
• cadarnhau bod pob hysbysiad wedi'i arddangos yn briodol o hyd 
• dosbarthu unrhyw gyfarpar coll neu ychwanegol sydd ei angen

Cyfarwyddiadau i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio

Dylech roi cyfarwyddiadau clir i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio ynglŷn â'u rôl a rhestr wirio o dasgau y dylent eu cyflawni a'u cwblhau yn ystod eu hymweliadau â gorsafoedd pleidleisio. Mae'r rhestr wirio hon hefyd yn cynnwys rhestr o'r hyn y dylai pob arolygydd gorsafoedd pleidleisio ei gael cyn y diwrnod pleidleisio.

Gellir defnyddio rhestrau gwirio wedi'u cwblhau hefyd i lywio gwerthusiad o addasrwydd gorsafoedd pleidleisio fel rhan o'r broses adolygu ôl-etholiadol. Mae copi o'r rhestr wirio i'w hargraffu a'i defnyddio yn ein hadran adnoddau cynllunio ar gyfer yr etholiad.

Dylech baratoi rhestr o'r staff y gallwch gysylltu â nhw a all gamu i mewn i rôl pan na fydd unigolyn ar gael – er enghraifft, oherwydd salwch. Dylai'r rhestr gynnwys staff a fyddai'n gallu gweithio ar gyfnod byr iawn o rybudd. 

Er na fydd penodi staff 'wrth gefn' efallai yn ymarferol nac yn bosibl bob amser o fewn eich cyllideb, dylech fod yn barod i ddefnyddio staff mewn ffordd hyblyg ar y diwrnod pleidleisio i ymateb i broblemau penodol a all godi. 

Gallech hefyd ystyried penodi Clercod Pleidleisio rhan amser i helpu yn ystod oriau pleidleisio brig disgwyliedig neu yn y cyfnod cyn 10pm. Hefyd, gallech benodi tîm o staff gorsafoedd pleidleisio wrth gefn i'w defnyddio yn ystod oriau brig mewn gorsafoedd pleidleisio penodol neu i ymateb i broblemau penodol a all godi yn ystod y diwrnod pleidleisio neu ar ddiwedd y cyfnod pleidleisio. Os nad yw rhannau o'r etholaeth yn hygyrch iawn, gall fod yn ddefnyddiol trefnu i dimau gael eu hanfon i rannau gwahanol o ardal yr etholaeth. 

Er mwyn gallu defnyddio staff yn hyblyg ar y diwrnod pleidleisio, bydd angen i chi hyfforddi staff yn briodol. Dylech hyfforddi Clercod Pleidleisio a Swyddogion Llywyddu yn y fath fodd fel eich bod yn sicrhau bod ganddynt y wybodaeth dechnegol i gyflawni rolau ei gilydd os oes angen a hyd y caniateir yn ôl y gyfraith.

Gallwch gael rhagor o ganllawiau ar hyfforddiant yn yr adran Staffio a hyfforddiant.

Dylai arolygwyr gorsafoedd pleidleisio gael yr un hyfforddiant â staff gorsafoedd pleidleisio fel y gellir eu defnyddio mewn ffordd hyblyg i gyflawni dyletswyddau gorsafoedd pleidleisio os oes angen. Dylech hefyd ddarparu briff ychwanegol ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, yn cwmpasu eitemau sy'n benodol i'w rôl.

Dylech roi copi o lawlyfr y Comisiwn ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio a'r canllaw cyflym ar orsafoedd pleidleisio i staff gorsafoedd pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, a rhoi cyfarwyddyd iddynt ddarllen y ddau cyn y diwrnod pleidleisio ac i ddod â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio ei hun. Dylech roi copïau sbâr o'r llawlyfr a'r canllaw cyflym i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio er mwyn iddynt allu eu rhoi i orsafoedd pleidleisio os bydd staff gorsafoedd pleidleisio yn anghofio mynd â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio.

Er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr fod yn hyderus y caiff eu pleidleisiau eu cyfrif yn y ffordd a fwriadwyd ganddynt, bydd angen i chi sicrhau bod adnoddau staff priodol ar gael er mwyn sicrhau bod y prosesau dilysu a chyfrif yn amserol. 

Mae'n bwysig sicrhau bod gennych y nifer cywir o staff cymwys, medrus a gwybodus – a bod pob aelod o staff yn glir ynghylch ei rôl – fel bod y cyfrif yn digwydd yn effeithlon ac yn effeithiol ac yn cael ei gynnal yn unol â'r egwyddorion ar gyfer proses dilysu a chyfrif effeithiol. Dylech hefyd sicrhau bod nifer priodol o staff wrth gefn rhag ofn y bydd unrhyw staff yn absennol ar ddiwrnod y broses gyfrif.

Dylech ystyried penodi'r canlynol: 

• uwch-aelodau o staff i gynorthwyo gyda'r gwaith cyffredinol o weithredu a chydlynu prosesau a chyfrifo'r canlyniad
• staff a goruchwylwyr i ddelio â chludo'r blychau papurau pleidleisio drwy'r post sydd wedi'u selio yn ddiogel i'r lleoliad dilysu  
• staff a goruchwylwyr i ddelio â derbyn deunyddiau a phleidleisiau post o orsafoedd pleidleisio
• staff a goruchwylwyr i ddelio â'r achlysur agor amlenni pleidleisiau post olaf
• staff a goruchwylwyr i ddelio â dilysu papurau pleidleisio a ddefnyddiwyd/nas defnyddiwyd, papurau pleidleisio a ddifethwyd a'r rhestr pleidleisiau a gyflwynwyd
• staff a goruchwylwyr i ddelio â didoli a chyfrif pleidleisiau
• porthorion, staff diogelwch a staff wrth y drws i ddelio â diogelwch y safle
• unigolyn/unigolion sydd â gwybodaeth am y safle i ddelio â rheoli'r cyfleusterau ar y safle ac o'i gwmpas
• swyddog(ion) cyfrifol i oruchwylio diogelwch blychau pleidleisio a deunydd ysgrifennu perthnasol a phan fydd toriad mewn gweithrediadau neu pan fydd angen pecynnu papurau pleidleisio a'u cludo i leoliad arall ar ddiwedd y broses ddilysu
• staff profiadol ym maes cysylltu â'r cyfryngau
• unrhyw aelodau eraill o staff sydd eu hangen yn eich barn chi

Er nad yw'n realistig disgwyl y bydd yr holl staff dilysu a chyfrif yn brysur ar bob cam o'r broses dilysu a chyfrif, gallai cynllun rheoli ymatebol sy'n monitro lefelau gweithgarwch ac yn eich galluogi i ad-drefnu adnoddau, leihau'r amser a gymerir i gwblhau prif rannau'r broses.

Wrth ddatblygu eich cynlluniau staffio ar gyfer y broses dilysu a chyfrif, bydd angen i chi gofio ei bod yn ofynnol, yn unol â'r ddeddfwriaeth, i gymryd camau rhesymol i ddechrau cyfrif y pleidleisiau cyn gynted ag y bo'n ymarferol ac o fewn pedair awr i ddiwedd y cyfnod pleidleisio. Bydd ymgeiswyr, pleidiau a'r cyfryngau yn disgwyl i'r canlyniad gael ei ddatgan cyn gynted â phosibl a bydd angen i hyn hefyd gael ei gadw mewn cof wrth benderfynu ar y gofynion o ran staff.

Yn achos prosesau sy'n cychwyn ar unwaith ar ôl diwedd y cyfnod pleidleisio, ni ddylech, lle y bo'n bosibl, ddefnyddio staff sydd wedi bod ar ddyletswydd mewn gorsaf bleidleisio drwy'r dydd.

Ni ddylech benodi unigolyn a gyflogwyd gan neu ar ran ymgeisydd yn yr etholiad neu yn ei gylch.1

Dylech nodi staff cymorth a sicrhau eu bod ar gael i helpu gydag unrhyw ymholiadau cyhoeddus a gewch efallai yn y cyfnod cyn yr etholiad. Gall fod cyfleoedd i ddefnyddio staff cymorth presennol eich cyngor i gyflawni'r rôl hon. 

Dylai'r staff cymorth rydych chi'n eu defnyddio gael eu hyfforddi i ddeall bod rhwystrau amrywiol y gallai etholwyr anabl eu hwynebu wrth gyrchu gwybodaeth neu bleidleisio mewn gorsaf bleidleisio. Gall pleidleiswyr anabl gysylltu â'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) i nodi maes penodol y mae arnynt angen cymorth ag ef yn yr orsaf bleidleisio. Ceir rhagor o wybodaeth am ddeall y rhwystrau i bleidleisio yn ein canllawiau.

Rheoli ymholiadau gan y cyhoedd

Dylech sefydlu tîm penodedig i ddelio ag amrywiaeth o ymholiadau sylfaenol, fel cwestiynau ynghylch p'un a yw rhywun wedi'i gofrestru i bleidleisio, pleidleisio drwy'r post a thrwy ddirprwy a lleoliad gorsafoedd pleidleisio. Lle nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, bydd angen i chi weithio gyda Swyddog Cofrestru Etholiadol eich awdurdod lleol fel y bo'n briodol er mwyn hwyluso hyn. 

Dylai staff sy'n delio ag ymholiadau gan y cyhoedd gael hyfforddiant i ddelio â nhw a dylid rhoi'r canlynol iddynt hefyd: 

• ymatebion y cytunwyd arnynt i gwestiynau cyffredin 
• rhestr o leoliadau gorsafoedd pleidleisio
• manylion dyddiadau allweddol yn amserlen yr etholiad
• manylion y broses sydd ar waith i uwchgyfeirio ymholiadau mwy cymhleth at aelodau tîm yr etholiad

Rydym wedi datblygu templed o gwestiynau cyffredin ar gyfer staff rheng flaen y gallwch ei addasu i gyd-fynd â'ch amgylchiadau lleol. 

Cwestiynau Cyffredin ar gyfer staff rheng flaen yn etholiad Senedd y DU - Rydym yn diweddaru'r adnodd hwn i adlewyrchu mesurau newydd a gyflwynwyd gan Ddeddf Etholiadau 2022. Bydd ar gael eto unwaith y bydd y diweddariadau wedi'u cwblhau. 

Os ydych chi'n cynnal is-etholiad Senedd y DU, dylech gysylltu â'ch tîm Comisiwn lleol i gael cefnogaeth a chyngor.

Prosesu ceisiadau 

Bydd angen i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol ystyried a fydd angen unrhyw staff cymorth ychwanegol arno er mwyn helpu i brosesu ceisiadau cofrestru a phleidleisio absennol yn y cyfnod cyn yr etholiad – ac yn enwedig yn y cyfnod cyn y dyddiad cau cofrestru ar y 12fed diwrnod gwaith cyn y bleidlais. Lle nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gydgysylltu â'r swyddog hwnnw er mwyn deall sut y bydd yn rheoli'r cynnydd tebygol mewn ceisiadau yn agos at y terfynau amser, er mwyn sicrhau bod pob aelod o staff sy'n rhan o'r etholiad a'r broses o reoli ymholiadau yn meddu ar ddealltwriaeth glir ac y gallant hysbysu etholwyr yn briodol. 

Ceir rhagor o wybodaeth am brosesu ceisiadau cofrestru a phleidleisio absennol yn y cyfnod cyn etholiad yn adrannau Cynnal y broses cofrestru etholiadol a Pleidleisio absennol  canllawiau'r Comisiwn ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru, Lloegr a'r Alban.

Derbyn pleidleisiau post yn swyddfeydd y cyngor

Ar gyfer etholiadau ar neu ar ôl 2 Mai 2024, mae rheolau trin pleidleisiau post yn berthnasol.  Mae hyn yn ei gwneud yn ofynnol i ffurflen pleidlais bost gael ei chwblhau pryd bynnag y bydd pleidleisiau post yn cael eu cyflwyno yn swyddfeydd y cyngor neu mewn gorsafoedd pleidleisio, a hefyd yn cyfyngu ar nifer y pleidleisiau post y gellir eu cyflwyno i un yr etholwr ei hun a hyd at 5 etholwr arall fesul etholiad a gynhelir. Mae’r un rheol yn ei gwneud yn drosedd i ymgyrchydd gwleidyddol mewn etholiad trin pleidlais bost/pleidleisiau post person arall, oni bai bod y person hwnnw’n berthynas agos neu’n rhywun y mae ef neu’r sefydliad sy’n ei gyflogi neu’n ymgysylltu ag ef yn darparu gofal rheolaidd ar ei gyfer. Bydd hyn yn berthnasol i bleidleisiau post a gyflwynir yn swyddfeydd y cyngor. 

Dim ond pobl sydd wedi'u hawdurdodi i weithredu ar eich rhan all dderbyn pleidleisiau post a ddychwelir atoch â llaw. Dylech ystyried a fyddwch yn awdurdodi staff cymorth ychwanegol i helpu i dderbyn pleidleisiau post wedi'u cwblhau a ddychwelir gan aelodau o'r cyhoedd i swyddfeydd y cyngor.  

Dylech gadw cofnod o'r bobl yr ydych wedi'u hawdurdodi i weithredu ar eich rhan a derbyn pleidleisiau post a ddychwelwyd â llaw.

Mae rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar y weithdrefn i'w dilyn pan fydd pleidleisiau post yn cael eu cyflwyno i'r Swyddog Canlyniadau yn swyddfeydd y cyngor.

Dylech lunio cynllun hyfforddi ar gam cynnar o'ch gwaith cynllunio ar gyfer yr etholiad, gan nodi anghenion hyfforddi staff parhaol a staff dros dro er mwyn ymgymryd â'u rolau.  

Mae angen i bob aelod o'r tîm, boed yn aelod parhaol neu dros dro, ddeall ei rôl benodol ac unrhyw rwymedigaethau statudol sy'n gysylltiedig â'r gwaith a wna. Dylai pob aelod o staff gael hyfforddiant ar y gofynion deddfwriaethol a'r cyfrifoldebau sy'n berthnasol i'w rôl, yn ogystal â hyfforddiant ar sicrhau mynediad cyfartal a gofal cwsmeriaid da.

Dylai eich cynllun hefyd gynnwys sut y byddwch yn gwerthuso'r sesiynau a'r deunyddiau hyfforddi a ddefnyddiwyd er mwyn llywio gwaith cynllunio yn y dyfodol. Os oes gennych bersonél hyfforddi neu ddysgu a datblygu yn eich cyngor, efallai y byddant yn gallu eich helpu gyda'r broses hon. 

Hyfforddiant diogelu data

Er y bydd yr hyfforddiant a gynigir gennych i bob aelod o'r tîm wedi'i deilwra at ei rôl benodol, dylai pawb sy'n ymdrin â data personol fod yn ymwybodol o'r gofynion cyfreithiol ar gyfer ymdrin â data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data a dylai fod wedi cael hyfforddiant yn y maes. 

Dylech drafod eich cynlluniau ar gyfer hyfforddiant diogelu data gyda Swyddog Diogelu Data eich cyngor. Bydd hyfforddiant diogelu data yn eich helpu i ymgorffori'r egwyddorion diogelu data yn eich gwaith a dangos cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelu data.  

Dylai'r holl staff sydd wedi'u hawdurdodi i dderbyn pleidleisiau post a gyflwynir i'r Swyddog Canlyniadau dderbyn hyfforddiant i sicrhau bod y prosesau cywir yn cael eu dilyn.

Dylai’r sesiwn hyfforddi roi sylw i:
•    sut i nodi a yw pleidlais bost ar gyfer etholiad yn yr ardal gywir 
•    y broses ar gyfer derbyn a gwrthod pleidleisiau post a gyflwynwyd â llaw
•    cwblhau'r ffurflen pleidlais bost yn gywir
•    llunio'r pecynnau ar wahân ar gyfer pleidleisiau post a dderbyniwyd ac a wrthodwyd a'r ffurflenni pleidleisiau post sy'n cyd-fynd â nhw
•    storio pecynnau'n ddiogel nes eu bod yn cael eu dosbarthu i'r Swyddog Canlyniadau

Mae rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar y weithdrefn i'w dilyn pan fydd pleidleisiau post yn cael eu cyflwyno i'r Swyddog Canlyniadau yn swyddfeydd y cyngor  

 

Dylech wneud trefniadau i hyfforddi pob aelod o staff anfon ac agor pleidleisiau post mewn perthynas â'r prosesau sy'n gysylltiedig â phob cam. Gellir darparu hyfforddiant yn union cyn dechrau'r prosesau anfon neu agor, ond dylech roi nodiadau cyfarwyddyd iddynt ymlaen llaw. 

Fodd bynnag, dylech ystyried hyfforddi staff goruchwylio ddiwrnod neu ddau cyn y sesiwn anfon neu agor fel eu bod yn llwyr ymwybodol o'u dyletswyddau a beth a ddisgwylir ganddynt. 

Dylai'r hyfforddiant hwn gynnwys y canlynol: 

• cynnal y gwiriadau sicrhau ansawdd gofynnol, p'un a ydych yn anfon pleidleisiau post yn fewnol neu'n defnyddio contractwr allanol
• sicrhau bod y gweithdrefnau agor a'r broses ddilysu yn cael eu dilyn yn gywir a bod llwybr archwilio yn cael ei gynnal

Dylech roi copi o ganllawiau'r Comisiwn a'r Gwasanaeth Gwyddor Fforensig ar wirio llofnodion i unrhyw un a fydd yn dilysu dynodwyr pleidleisiau post ac sydd wedi cael ei awdurdodi gennych i wneud penderfyniadau ar ddatganiadau pleidleisiau post, a rhoi cyfarwyddyd iddo eu dilyn.

Dylech hefyd ystyried a fyddai unrhyw hyfforddiant ychwanegol o bosibl yn briodol i unrhyw un sy'n ymgymryd â'r rôl hon. Dylech sicrhau bod staff yn cael yr hyfforddiant priodol er mwyn sicrhau yr ymdrinnir ag unrhyw ddata personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data. 
 

Yn aml, Swyddogion Llywyddu, Clercod Pleidleisio ac aelodau eraill o staff rheng flaen yw'r unig aelodau o'ch staff y bydd pleidleiswyr yn cyfarfod â hwy yn bersonol. Mae'n hanfodol bod staff o'r fath yn cael eu hyfforddi i ddeall eu rôl a chyflawni eu dyletswyddau yn broffesiynol ac effeithiol, a'u bod yn gallu darparu safon uchel o ofal cwsmeriaid.  

Mae angen i staff o'r fath allu cyfathrebu'n dda â phob pleidleisiwr, ac felly dylai materion hygyrchedd gael eu trafod fel rhan o'r hyfforddiant. Er mwyn sicrhau bod staff yn deall y rhwystrau y mae rhai pobl anabl yn eu hwynebu, dylid mynd i'r afael a materion hygyrchedd mewn hyfforddiant. 

Dylech roi copi o lawlyfr y Comisiwn ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio a'r canllaw cyflym ar orsafoedd pleidleisio i staff gorsafoedd pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, a rhoi cyfarwyddyd iddynt ddarllen y ddau cyn y diwrnod pleidleisio ac i ddod â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio ei hun. 

Bydd angen copïau sbâr o'r llawlyfr a'r canllaw cyflym hefyd ar arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i'w rhoi i staff gorsafoedd pleidleisio sydd wedi anghofio mynd â'u copïau gyda nhw ar y diwrnod pleidleisio.

Dylai fod yn ofynnol i bob aelod o staff gorsafoedd pleidleisio fynychu sesiwn hyfforddi. Dylai'r sesiwn hyfforddi fynd i'r afael â'r canlynol:

• y tasgau i'w cyflawni cyn y diwrnod pleidleisio 
• sefydlu a rheoli'r orsaf bleidleisio  
• pwy all fynd i orsaf bleidleisio a'r gweithdrefnau i'w dilyn ar y diwrnod pleidleisio ei hun
• y broses ar gyfer derbyn pleidleisiau post a gyflwynwyd yn yr orsaf bleidleisio
• yr angen i sicrhau bod staff gorsafoedd pleidleisio yn gallu delio â chwsmeriaid a chynnig cymorth i bob pleidleisiwr, gan gynnwys bod yn ymwybodol o anghenion hygyrchedd ar gyfer pleidleiswyr anabl 
• diogelwch deunydd ysgrifennu etholiad, gan gynnwys pleidleisiau post a ddychwelwyd
• pwysigrwydd ymdrin â data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data
• y gweithdrefnau i'w dilyn pan fydd gorsafoedd pleidleisio yn cau
• materion iechyd a diogelwch

Dylech roi rhifau cyswllt i staff gorsafoedd pleidleisio ac arolygwyr gorsafoedd pleidleisio i'w defnyddio os bydd unrhyw broblemau. Yn ogystal â rhifau ar gyfer y swyddfa etholiadau, dylai hyn gynnwys rhif cyswllt ar gyfer yr heddlu.

Gall hyfforddi pob aelod o staff, gan gynnwys arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, ar y rolau a'r cyfrifoldebau sy'n gysylltiedig â gweithio yn yr orsaf bleidleisio helpu i sicrhau y gellir parhau â phrosesau os bydd aelodau o staff yn absennol. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar Staffio Hyblyg mewn gorsafoedd pleidleisio. 

Rydym wedi paratoi adnoddau i gefnogi eich hyfforddiant gan gynnwys y canlynol:

• templed briffio PowerPoint ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio y gallwch ei ddiweddaru ag unrhyw wybodaeth leol ychwanegol sy'n angenrheidiol yn eich barn chi.  
• cwis ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio ac ymarferion a senarios chwarae rôl y gallwch eu defnyddio fel ffordd o brofi ac ymgorffori dysgu  
• ymarfer ar gwblhau cyfrifon y papurau pleidleisio, er mwyn darparu sail ar gyfer proses ddilysu gywir 
• mae templed o ganllaw graffigol ar ddeunyddiau pecynnu ar gyfer diwedd y cyfnod pleidleisio, i chi ei addasu a'i roi i staff gorsafoedd pleidleisio hefyd ar gael 

Hyfforddi arolygwyr gorsafoedd pleidleisio

Dylech ddarparu briff ychwanegol ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio, yn cwmpasu eitemau sy'n benodol i'w rôl ac yn sicrhau eu bod yn ymwybodol o'r rhestr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio. Rydym wedi datblygu templed o restr wirio ar gyfer arolygwyr gorsafoedd pleidleisio a allai fod yn ddefnyddiol i chi.

Dylai eich hyfforddiant gyfleu'r ffaith bod arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn chwarae rhan bwysig wrth reoli'r bleidlais yn effeithiol a dylent allu ymdrin ag ymholiadau a phroblemau sy'n codi yn yr orsaf bleidleisio ar y diwrnod pleidleisio. Rhaid i arolygwyr gorsafoedd pleidleisio sicrhau bod pob un o'r gorsafoedd pleidleisio y maent yn gyfrifol amdanynt wedi'u gosod yn gywir, bod yr holl adnoddau priodol ar gael iddynt a'u bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr ac y gallant nodi unrhyw broblemau sy'n codi a delio â nhw. Er enghraifft, os bydd unrhyw giwiau yn datblygu yn yr orsaf bleidleisio, dylai'r arolygydd gorsafoedd pleidleisio allu dod o hyd i ateb er mwyn lleihau'r ciwiau. 

Mewn rhai amgylchiadau, megis os oes angen gwirio ID ffotograffig etholwr benywaidd yn breifat am resymau crefyddol, efallai y bydd hefyd gofyn i Arolygwyr Gorsafoedd Pleidleisio benywaidd fynd i orsaf bleidleisio i wirio'r ID ffotograffig os mai dim ond staff gwrywaidd sydd gan yr orsaf bleidleisio.

Dylai hyfforddiant hefyd bwysleisio bod yn rhaid ymgymryd â'r dasg o gasglu pleidleisiau post yn ôl cyfarwyddyd y Swyddog Canlyniadau yn ofalus gan sicrhau y caiff yr holl bleidleisiau hynny a gesglir eu cofnodi'n briodol ac yn gywir.  Ni ddylid gadael y pleidleisiau post hyn mewn cerbyd ar unrhyw adeg tra bydd arolygwyr gorsafoedd pleidleisio yn ymweld â'r gorsafoedd pleidleisio. 

Dylech sicrhau bod yr arolygydd gorsafoedd pleidleisio yn ymwybodol y gall fod yn rhan o'r broses o gysylltu â'r swyddfa etholiadau ynghylch gwallau clerigol ar y gofrestr a cheisiadau brys ar gyfer pleidleisio drwy ddirprwy.

Dylech sicrhau bod pob arolygydd gorsafoedd pleidleisio yn cael yr eitemau canlynol: 

• ffôn symudol (os bydd ei angen)
• bathodyn adnabod yn dangos ei enw yn glir fel un o gynrychiolwyr y Swyddog Canlyniadau 
• label ar gyfer ffenestr flaen y car yn nodi'r manylion adnabod priodol 
• map o'r ardal yn nodi lleoliad pob un o'r mannau pleidleisio a ddyrannwyd i'r arolygydd 
• enwau holl aelodau o staff y gorsafoedd pleidleisio a rhif cyswllt ar gyfer pob un o'r Swyddogion Llywyddu 
• rhestr manylion cyswllt o'r holl ddeiliaid allweddol ar gyfer y mannau pleidleisio yn yr ardal a ddyrannwyd (gall hefyd fod yn ddefnyddiol nodi rhif ffôn cyswllt ar gyfer saer cloeau rhag ofn y bydd clo yn methu) 
• rhif ffôn cyswllt ar gyfer yr heddlu
• blwch pleidleisio gyda seliau sbâr
• blwch manion â phapurau a ffurflenni sbâr
• llawlyfrau gorsafoedd pleidleisio a chanllawiau cyflym
• copi o'r gofrestr ar gyfer pob gorsaf bleidleisio
• papurau pleidleisio sbâr (wedi'u selio ac i'w defnyddio mewn argyfwng yn unig) 
• waled/paced y gellir ei selio ar gyfer casglu pleidleisiau post a gaiff eu dychwelyd, ynghyd â chofnodlyfr i gofnodi rhifau pleidleisiau post a ddilëwyd, amser casglu a manylion yr unigolion a'u casglodd 
• cyfrif papurau pleidleisio gwag sbâr 
• rhestr wirio ar gyfer y man pleidleisio/gorsaf bleidleisio i'w chwblhau ar gyfer pob man pleidleisio
• copïau o'r Cod ymddygiad i rifwyr ac unrhyw gyfarwyddiadau lleol eraill

Dylech sicrhau bod staff yn cael hyfforddiant a chyfarwyddiadau priodol er mwyn eu galluogi i gyflawni eu dyletswyddau'n effeithiol ac yn unol â'r gyfraith. Dylai'r hyfforddiant gynnwys yr hyn y dylai staff edrych amdano wrth archwilio papurau pleidleisio er mwyn penderfynu beth y dylid ei gynnwys yn y cyfrif.

Dylech friffio pob aelod o'r staff dilysu a chyfrif fel eu bod yn llwyr ymwybodol o'u dyletswyddau a beth a ddisgwylir ganddynt. Dylai pob briff, o leiaf, ymdrin â'r gweithdrefnau sy'n berthnasol i'r rolau.

Gall y prosesau sy'n gysylltiedig â dilysu a chyfrif fod yn gymhleth ac mae'n bosibl y byddwch yn gweld mai'r ffordd orau o hyfforddi uwch-staff yw drwy baratoi proses dilysu a chyfrif 'ffug' ar raddfa fach gydag ychydig gannoedd o bapurau pleidleisio. Bydd hyn yn rhoi'r cyfle i staff fynd drwy'r prosesau dan sylw yn ymarferol, gan gwblhau'r gwaith papur angenrheidiol a gwneud dyfarniadau ynglŷn â'r papurau pleidleisio enghreifftiol. Bydd angen rhai adnoddau er mwyn cyflawni hyn, ond gall fod yn adnodd defnyddiol er mwyn sicrhau bod y broses dilysu a chyfrif yn mynd rhagddi'n ddidrafferth ac ar amser ar y noson.

Cyn dechrau'r prosesau dilysu a chyfrif, dylech gynnal ymarfer cerdded drwy'r gweithdrefnau yr ydych yn disgwyl i bawb eu dilyn fel bod pawb yn ymwybodol o'r hyn a ddisgwylir ganddynt ar bob cam, a sut y mae'r rolau gwahanol yn ymwneud â'i gilydd.

Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn ein canllawiau ar egwyddorion prosesau dilysu a chyfrif effeithiol.

Dylech nodi lleoliadau priodol ar gyfer yr holl weithgareddau etholiadol cyn gynted â phosibl. 

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys nodi lleoliadau addas ar gyfer pob proses rydych yn gyfrifol amdani.

Dylech gysylltu â rheolwyr y safleoedd hyn ar gam cynnar i'w hysbysu am y dyddiadau, a gwneud y trefniadau archebu angenrheidiol. Bydd hyn yn tynnu sylw at unrhyw leoliadau nad ydynt ar gael a dylai ganiatáu digon o amser i weithredu ar y wybodaeth a dod o hyd i safleoedd amgen.

Sicrhau bod lleoliadau yn hygyrch 

Fel rhan o'ch adolygiad o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol, dylech fod wedi cynnal gwerthusiad o addasrwydd y lleoliadau a ddefnyddiwyd. Dylai canlyniadau hyn gael eu defnyddio i lywio eich gwaith cynllunio a sicrhau y gellir goresgyn unrhyw rwystrau a nodwyd o ran mynediad.

O dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, mae gan ddarparwyr gwasanaethau ddyletswydd i wneud addasiadau rhesymol er mwyn osgoi rhoi pobl ag anableddau o dan anfantais sylweddol o gymharu â phobl nad ydynt yn anabl.1 Dylech weithio'n agos ag arbenigwyr ar fynediad i safleoedd neu gyfleusterau i bobl anabl er mwyn cydymffurfio â'r ddyletswydd. Dylai'r swyddog cydraddoldebau yn eich awdurdod lleol roi cyngor a chymorth i chi.

Wrth ddewis eich lleoliad(au) ar gyfer sesiynau anfon ac agor pleidleisiau post, dylech ystyried y canlynol:

• gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol
• nifer y pecynnau pleidleisio drwy'r post i'w hanfon
• nifer amcangyfrifedig y pleidleisiau post a ddychwelwyd
• llifau gwaith bwriadedig
• gofynion TG
• gofynion diogelwch a storio
• a oes mynediad i'r anabl, i'r lleoliadau ac ynddynt

Dylai eich cynlluniau gynnwys y canlynol:

• nifer y staff a ble y byddant wedi'u lleoli 
• y cyfarpar sydd ei angen, gan gynnwys pwyntiau trydan a rhwydwaith 
• y llifau gwaith i'w dilyn. 

Wrth fapio llifau gwaith, dylech ystyried ffactorau sy'n cynnwys unrhyw wersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol a'r nifer ddisgwyliedig o bleidleiswyr. Os bwriedir cynnal eich sesiwn agor pleidleisiau post olaf yn y lleoliad dilysu a chyfrif, dylech sicrhau bod eich cynllun dilysu a chyfrif yn darparu ar gyfer hyn.

Bydd y broses o lunio cynllun gorsaf bleidleisio yn helpu i dynnu sylw at unrhyw broblemau posibl cyn paratoi'r lleoliadau a bydd yn golygu y gellir gwneud unrhyw newidiadau i lif gwaith neu leoliad staff neu gyfarpar mewn da bryd. 

Mae cynlluniau hefyd yn cyfrannu at dryloywder, gan fod modd i'r cynlluniau hyn gael eu rhoi i unrhyw un sydd â hawl i fod yn bresennol er mwyn eu helpu i ddilyn yr hyn sy'n digwydd, ble a phryd. 

Dylech sicrhau, pa gynllun bynnag a ddewisir, ei fod yn hygyrch i bawb sy'n gweithio ar y prosesau a'r rhai a gaiff eu harsylwi.

Ystyriaethau ar gyfer arsylwi ar brosesau anfon pleidleisiau post ar gontractau allanol

Os ydych wedi rhoi'r gwaith o anfon pleidleisiau post ar gontract allanol, bydd angen o hyd i chi fod yn fodlon bod eich contractwyr wedi gwneud trefniadau digonol i weinyddu'r mater yn effeithiol ac yn dryloyw. Fel rhan o hyn, gallech ofyn i'ch contractwr am gopïau o'i gynlluniau arfaethedig. 

Byddai'r cynlluniau hyn hefyd yn helpu i sicrhau bod unrhyw arsylwyr sy'n bresennol yn deall y prosesau a ddilynir, a byddant o fudd arbennig i'ch staff a benodwyd i gynnal hapwiriadau wrth argraffu, coladu ac anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post. 

Dylech ddynodi aelod o'r tîm prosiect i fonitro gwaith ar gontract allanol a gwaith y contractwr, ac yn benodol i fod yn bresennol yn y rhannau hynny o'r broses anfon a roddwyd ar gontract allanol. 

Ceir rhagor o ganllawiau ar sicrhau ansawdd y broses o gynhyrchu a dosbarthu deunyddiau etholiad yn Sicrhau ansawdd a phrawfddarllen deunydd etholiad.
 

Fel rhan o unrhyw Adolygiad o Fan Pleidleisio, dylech werthuso addasrwydd y gorsafoedd pleidleisio sydd ar gael i'w defnyddio yn yr ardaloedd etholiadol priodol. 

Mae'n hanfodol bod gorsafoedd pleidleisio yn sicrhau bod digon o le ar gael i bleidleisio.

Yn ddelfrydol, bydd gennych ddewis amrywiol o adeiladau hygyrch, mewn man cyfleus i etholwyr yn yr ardal, gyda pherchnogion yn fodlon iddynt gael eu llogi fel gorsafoedd pleidleisio am gost isel. Yn anffodus, yn ymarferol, nid felly y mae yn aml ac mewn rhai ardaloedd ni fydd llawer o ddewis ar gael.  

Bydd angen i chi ystyried anghenion mynediad wrth gynllunio cynllun a threfn gorsafoedd cynllunio er mwyn sicrhau bod pob pleidleisiwr yn cael gwasanaeth o ansawdd uchel.  Dylai hyn gynnwys pleidleiswyr anabl a allai fod angen offer neu seddi ychwanegol. Mae rhagor o ganllawiau ar gael ar y mathau o offer y gallai fod angen i chi eu hystyried yn ein canllawiau ar ddarparu offer yn yr orsaf bleidleisio.

Dylai maint gorsafoedd pleidleisio fod yn ddigon mawr i alluogi llif clir o bleidleiswyr i geisio lleihau'r risg o dagfeydd neu giwiau. Bydd angen i chi hefyd sicrhau bod ardal wedi'i nodi ar gyfer gwirio ID ffotograffig yn breifat, os gofynnir am hynny.

Dylech fod yn gallu dangos bod asesiadau wedi'u cynnal o'r gorsafoedd pleidleisio a gaiff eu defnyddio yn yr etholiad. Lle mae problemau mynediad yn bodoli, dylech ddogfennu'r problemau, nodi gwelliannau posibl a chofnodi unrhyw gamau gweithredu a gymerir i geisio datrys y problemau hyn.

Dylech sicrhau y caiff unrhyw gyfarpar ychwanegol sy'n ofynnol er mwyn gwneud yr orsaf bleidleisio yn hygyrch ei ddosbarthu a'i osod cyn agor y bleidlais. 

Mae'r llawlyfr gorsafoedd pleidleisio yn rhoi rhagor o wybodaeth am sut i drefnu gorsafoedd pleidleisio er mwyn sicrhau eu bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr. 

Gall ysgolion a ariennir yn gyhoeddus, gan gynnwys academïau ac ysgolion rhydd, gael eu defnyddio fel gorsafoedd pleidleisio am ddim, ac mae'r ddeddfwriaeth yn caniatáu i chi gael ystafell mewn ysgolion o'r fath i'w defnyddio fel gorsaf bleidleisio.1 Mae gennych hawl hefyd i ddefnyddio unrhyw ystafell a ariennir yn gyhoeddus fel gorsaf bleidleisio am ddim.2  

Fodd bynnag, bydd angen i chi dalu am unrhyw oleuo, gwresogi ac ati, costau yr eir iddynt wrth ddefnyddio ystafelloedd o'r fath fel gorsafoedd pleidleisio.3 Dylech gysylltu â'r ysgolion perthnasol a rheolwyr ystafelloedd a ariennir yn gyhoeddus cyn gynted â phosibl i gadarnhau eich bod am ddefnyddio rhai ystafelloedd ar eu safleoedd fel gorsafoedd pleidleisio.

Gall amgylchiadau godi (e.e. llifogydd, tân, fandaliaeth) pan fydd angen newid gorsaf bleidleisio ar fyr rybudd. Fel rhan o'ch cynlluniau wrth gefn, dylech lunio rhestr o orsafoedd pleidleisio wrth gefn neu gludadwy y gellid eu defnyddio mewn amgylchiadau o'r fath.  Mae awdurdodau lleol yn gyfrifol am ddynodi mannau pleidleisio a dosbarthiadau pleidleisio a rhaid i chi ddynodi gorsaf bleidleisio newydd o fewn yr un man pleidleisio.1  

Fel arfer, os bydd angen newid y man pleidleisio, bydd angen cytundeb y cyngor. Os bydd gweithdrefnau dirprwyo ar waith, dylech eu dilyn a chysylltu â'r unigolyn neu'r unigolion sydd â hawl i wneud newidiadau i gynllun mannau pleidleisio.

Fodd bynnag, gallai llifogydd, tân neu fandaliaeth yn ystod y cyfnod yn union cyn y diwrnod pleidleisio fod yn 'amgylchiad arbennig', gan eich galluogi i ddynodi gorsaf bleidleisio y tu allan i'r man pleidleisio heb fod angen cael cytundeb gan y cyngor.

Dylech ddiwygio'r hysbysiad lleoliad gorsafoedd pleidleisio er mwyn adlewyrchu unrhyw newidiadau i'ch gorsafoedd pleidleisio a'i ailgyhoeddi.

Mae nifer o fesurau lliniaru y gallwch eu cymryd i sicrhau y terfir cyn lleied â phosibl ar etholwyr y mae newid hwyr i orsaf bleidleisio yn effeithio arnynt. Dylai protocol fod ar waith gennych fel eich bod yn gwybod beth i'w wneud os bydd newid munud olaf. Dylech wneud y canlynol o leiaf:

• defnyddio'r cyfryngau cymdeithasol i hysbysu etholwyr bod gorsaf bleidleisio wedi newid
• os bydd amser yn caniatáu, anfon llythyr at bob etholwr yr effeithir arno yn ei hysbysu am y newid i'w orsaf bleidleisio
• os bydd amser yn caniatáu, defnyddio'r cyfryngau lleol i ddosbarthu gwybodaeth i'r etholwyr yr effeithir arnynt - er enghraifft, drwy gyhoeddi datganiadau i'r wasg
• gosod arwyddion yn yr hen orsaf bleidleisio yn hysbysu etholwyr am y newid, gan gynnwys cyfarwyddiadau i'r un newydd
• arddangos arwyddion clir a gweladwy yn yr orsaf bleidleisio newydd 

Dylech sicrhau bod y prosesau dilysu a chyfrif yn cael eu llunio a'u rheoli er mwyn sicrhau canlyniad cywir, gyda llwybr archwilio clir, a'u bod yn dryloyw, a bod pawb sydd â hawl i fod yno yn gallu gweld popeth sy'n cael ei gyflawni yn glir.

Gellir cynnal y broses ddilysu a'r broses gyfrif mewn lleoliadau gwahanol ac, o dan yr amgylchiadau hyn, bydd angen i chi ystyried teithio i'r gwahanol leoliadau a'r effaith ar amseriadau, y camau sydd eu hangen i becynnu'r papurau pleidleisio yn unol â rheolau'r etholiad perthnasol, a'u cludo'n ddiogel i leoliad y cyfrif. 

Dewis y lleoliad(au)

Wrth ddewis y lleoliad ar gyfer eich prosesau dilysu a chyfrif, dylech ystyried y pwyntiau canlynol:

• cyfleustra ble mae'r lleoliad wedi'i leoli 
• gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol
• trefniadau mynediad i gerbydau a llefydd parcio
• mynedfeydd i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol a staff, ac ar gyfer anfon y blychau pleidleisio
• mynediad i'r anabl, i'r lleoliad ac o'i fewn
• maint y lleoliad, gan ystyried y canlynol: 
  • faint o le sydd ei angen i gynnal y prosesau dilysu a chyfrif
  • digon o le storio ar gyfer parseli, blychau pleidleisio a chyfarpar arall 
  • digon o le i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol ac arsylwi ar weithrediadau yn ystod y broses gyfrif 
• y goleuo yn y lleoliad a'r tu allan 
• gwres yn y lleoliad
• llwyfan ar gyfer cyhoeddi'r canlyniadau, ac ar gyfer gwneud cyhoeddiadau cyson drwy gydol y cyfnod pleidleisio
• yr acwsteg yn y lleoliad
• systemau TG a systemau cyfathrebu mewnol ac allanol
• cyfleusterau i'r rhai sy'n mynychu'r cyfnod dilysu a chyfrif
• gofynion y cyfryngau
• gofynion o ran dodrefn
• gofynion diogelwch a storio
• trefniadau wrth gefn i fynd i'r afael â'r risg o golli lleoliad 

Dylech hefyd sicrhau bod unrhyw gyfarpar wedi ei brofi cyn cynnal y prosesau dilysu a chyfrif a bod gennych gynlluniau wrth gefn rhag ofn y bydd y cyfarpar neu'r pŵer yn methu.

Cynllunio'r cynllun 

Mae angen i chi sicrhau bod eich holl brosesau yn dryloyw, a bod pawb sydd â hawl i fod yno yn gallu gweld popeth sy'n cael ei gyflawni yn ystod y broses ddilysu a chyfrif yn glir gan eu galluogi i fod yn hyderus bod y broses gyfrif yn cael ei rheoli'n dda ac i fod yn hyderus yn y canlyniad.

Dylech baratoi cynlluniau o'ch lleoliad(au) dilysu a chyfrif ar gam cynnar. Bydd cynllun da yn un sydd wedi'i lywio gan y model dilysu a chyfrif y byddwch yn penderfynu ei fabwysiadu, ac sy'n ystyried y llifau gwaith rydych yn bwriadu eu dilyn a'r lle a fydd ar gael i chi. 

Er mwyn osgoi unrhyw broblemau yn y broses dilysu a chyfrif, dylech roi eich hun yn esgidiau ymgeisydd neu asiant wrth gynllunio'r cynllun er mwyn profi a yw'r trefniadau yn darparu'r tryloywder angenrheidiol.

Fodd bynnag, mae angen i chi sicrhau hefyd nad yw'r rhai sy'n arsylwi ar y broses yn tarfu ar waith eich staff.

Wrth ystyried cynllun a threfn y lleoliad dilysu a chyfrif, dylech ystyried y canlynol:

• bod trefniadau diogelwch priodol ar waith i sicrhau mai dim ond y rhai sy'n gymwys i fod yn bresennol sydd yno
• bod digon o fyrddau ar gyfer nifer y staff dilysu a chyfrif rydych wedi'u penodi a bod digon o le i gynnal y prosesau'n effeithlon
• bod cynllun y byrddau yn gwneud y canlynol:
  • ystyried nifer yr asiantiaid cyfrif sy'n debygol o gael eu penodi i oruchwylio'r prosesau dilysu a chyfrif, yn ogystal â'r bobl eraill sydd â hawl i fod yn bresennol
  • ei gwneud hi'n bosibl i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol weld popeth yn hawdd
  • ystyried nifer a maint y papurau pleidleisio
• bod digon o le o amgylch y byrddau ac ardaloedd cylchdroi a bod unrhyw rwystrau wedi'u symud
• bod digon o seddi i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol
• bod y system annerch y cyhoedd yn gweithio a bod modd ei glywed o ddigon o bellter  
• bod gofynion y cyfryngau wedi'u hystyried e.e. drwy ddarparu ardal ar wahân i'r cyfryngau, gan ei bod yn debygol y bydd angen lle arnynt ar gyfer eu cyfarpar arbenigol (sydd weithiau'n fawr) 
• bod iechyd a diogelwch pawb sy'n bresennol wedi'u hasesu. Er enghraifft: 
  • ni ddylai unrhyw geblau o gyfarpar neu gamerâu'r cyfryngau beri i unrhyw un faglu yn ystod y gweithrediadau
  • ni ddylid rhwystro allanfeydd argyfwng mewn unrhyw ffordd
  • ni ddylid gadael mwy o bobl i mewn i'r lleoliad na'r uchafswm a ganiateir

Dylech ystyried dynodi ardaloedd ar gyfer swyddogaethau penodol a nodi pa ddodrefn a chyfarpar y bydd eu hangen ar gyfer pob ardal. 

Cyrraedd y lleoliad 

Parcio ceir a mynediad i gerbydau

Fe'ch cynghorir i ddynodi ardaloedd parcio gwahanol ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr, ac ar gyfer staff. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfa ac allanfa ddynodedig i'r maes parcio, er mwyn osgoi tagfeydd, megis pan fydd y blychau pleidleisio yn cyrraedd o'r gorsafoedd pleidleisio. 

Gall fod yn ddefnyddiol cael staff yn goruchwylio'r maes parcio ar yr adeg hon. Dylai unrhyw staff sy'n gweithio yn y maes parcio gael dillad diogelwch priodol fel siacedi llachar, a dylid eu hyfforddi i ddelio â llawer o draffig gan gynnwys, er enghraifft, asiantiaid cyfrif yn cyrraedd ar gyfer y gweithrediadau a staff gorsafoedd pleidleisio yn cyrraedd gyda blychau pleidleisio. 

Mynedfa

Dylid gosod staff wrth y fynedfa/mynedfeydd er mwyn gwneud yn siŵr bod gan y bobl sy'n ceisio mynd i mewn i'r lleoliad dilysu a chyfrif hawl i wneud hynny. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfeydd gwahanol ar gyfer staff a phobl eraill sy'n bresennol. Hefyd, dylech sicrhau bod eich trefniadau mynediad yn osgoi creu ciwiau a allai arwain at oedi cyn dechrau'r broses dilysu a chyfrif. 

Man derbyn

Dyma'r man y bydd blychau pleidleisio, cyfrifon papurau pleidleisio a deunydd ysgrifennu a chyfarpar arall gorsafoedd pleidleisio yn cyrraedd er mwyn eu derbyn a'u didoli. Yn ddelfrydol, dylai fod gan y man derbyn fynedfa ar wahân i'r un a ddefnyddir gan staff eraill, ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr, gyda mynediad uniongyrchol o'r maes parcio neu'r man llwytho.  

Ardaloedd Prosesu

Byrddau dilysu, cysoni a chanlyniadau

Dyma ble y bydd staff dilysu yn dilysu cynnwys y blychau pleidleisio ac yn cysoni cyfanswm y pleidleisiau. Os defnyddir gliniaduron, dylech ystyried trefniadau o ran ceblau a'r trefniadau wrth gefn os bydd cyfarpar yn methu. 

Os bydd angen i chi rannu cyfansymiau cyfrif lleol â Swyddog Canlyniadau sy'n gyfrifol am goladu'r canlyniadau, bydd angen ardal arnoch er mwyn gwneud hyn hefyd.

Bwrdd y Swyddog Canlyniadau

Dyma lle y dylech gadw gwerslyfrau cyfreithiol, canllawiau'r Comisiwn Etholiadol, nodiadau gweithdrefnol, cyfarwyddiadau dros ben ar gyfer staff, rhestrau staff, deunydd ysgrifennu a deunyddiau canllaw eraill er mwyn cyfeirio atynt.

Byrddau cyfrif

Dylai'r rhain wahanu'r staff a'r asiantiaid cyfrif yn briodol. Os bydd digon o le, gellid darparu seddi yn agos i'r byrddau hyn ar gyfer asiantiaid cyfrif ac arsylwyr. 

Mae'n bosibl y byddwch am ddefnyddio mesurau i wahanu staff sy'n gweithio wrth fyrddau cyfrif a'r rhai sy'n arsylwi. Fodd bynnag, ni ddylai'r mesurau hyn gael effaith negyddol ar allu ymgeiswyr ac asiantiaid i oruchwylio'r prosesau dilysu a chyfrif a chraffu arnynt, gan gynnwys dyfarnu papurau pleidleisio amheus.  

Ardal pleidleisiau post

Os caiff pleidleisiau post eu hagor ac y caiff y dynodwyr personol eu gwirio yn y lleoliad dilysu, dylech neilltuo ardal ar wahân i brosesu pleidleisiau post heb eu hagor a ddosbarthwyd o orsafoedd pleidleisio. Bydd angen i chi neilltuo digon o le i dderbyn ac agor y pleidleisiau post hyn a dilysu'r dynodwyr arnynt, a galluogi pobl i arsylwi ar y prosesau hyn. 

Bydd angen i chi ystyried trefniadau rhwydwaith a cheblau os byddwch yn defnyddio meddalwedd dilysu fel rhan o'r broses o ddilysu dynodwyr personol. 

Byrddau ar gyfer papurau pleidleisio sydd wedi'u cyfrif

Ar ôl i bapurau pleidleisio gael eu didoli a'u cyfrif yn bleidleisiau ar gyfer pleidiau unigol a/neu ymgeiswyr, fel y bo'n briodol, dylid eu gosod mewn bwndeli (e.e. bwndeli o 100 o bapurau pleidleisio) a'u rhoi ar fwrdd ar wahân, er mwyn cadw'r holl bleidleisiau ar gyfer pob plaid neu ymgeisydd gyda'i gilydd.  

Mae'n debygol y bydd ymgeiswyr ac asiantiaid yn disgwyl y bydd yr holl fwndeli ar gyfer yr holl bleidiau a/neu ymgeiswyr (fel y bo'n briodol) yn cael eu gosod mewn un man canolog fel y gallant weld niferoedd cymharol y pleidleisiau ar gyfer pob plaid a/neu ymgeisydd. Bydd angen ystyried hyn, yn enwedig pan fydd y broses dilysu a chyfrif wedi'i his-rannu'n ardaloedd sy'n llai na'r ardal etholiadol.

Ardaloedd eraill

Ardal i ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a gwesteion

Os yw'n bosibl, ystyriwch neilltuo ardal ar wahân ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a gwesteion lle gallant weld darllediadau teledu o'r etholiadau.

Ardal ar gyfer lluniaeth

Ystyriwch ddarparu ardal lle gall cynorthwywyr cyfrif ac aelodau eraill o staff gael diod a rhywbeth i'w fwyta – gellid eu cynghori i ddod â diod a bwyd gyda nhw, neu gellid darparu lluniaeth iddynt. Gall y broses dilysu a chyfrif fod yn un hirfaith ac mae'n bwysig sicrhau bod lluniaeth digonol ar gael er mwyn helpu i gynnal lefelau egni a chanolbwyntio'r staff.  

Er mwyn osgoi'r posibilrwydd o arllwys diod, ni ddylech ganiatáu i gynorthwywyr fwyta nac yfed wrth y byrddau cyfrif.  Fodd bynnag, gallech ystyried gadael iddynt yfed dŵr potel (â chaeadau sy'n atal arllwysiadau) wrth y byrddau cyfrif. Mae llawer o Swyddogion Canlyniadau hefyd yn darparu cyfleusterau i ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a phobl eraill sy'n bresennol brynu bwyd a diod ar y safle.

Ardal i'r cyfryngau

Bydd y gofynion ar gyfer ardal y cyfryngau yn dibynnu ar y mathau o gyfryngau a gynrychiolir a'u hanghenion. Er enghraifft, os bydd camerâu teledu yn bresennol, ni ddylai unrhyw oleuadau achosi gwres neu lewyrch diangen a allai amharu ar effeithlonrwydd y cyfrif, ac ni ddylid caniatáu i gamerâu gymryd siotiau agos o'r papurau pleidleisio. Yn ogystal, mae'n bwysig sicrhau nad oes unrhyw geblau hir i'r rhai sy'n mynychu'r cyfrif faglu drostynt, a bod unrhyw gyfarpar yn cael ei osod mewn man diogel.  

Gallech ystyried sefydlu ardaloedd i gynrychiolwyr y cyfryngau sy'n rhoi cyfle iddynt oruchwylio'r gweithrediadau o bell a chyflawni eu rôl i adrodd ar gynnydd y broses a'r canlyniadau drwy gydol y digwyddiad.

Ardal datgan canlyniadau 

Platfform uwch lle gellir datgan y cyfansymiau/canlyniadau lleol. Os bydd digon o le, dylech ddod â'r ymgeiswyr at ei gilydd ar gyfer y cyhoeddiadau a chaniatáu areithiau derbyn a chonsesiwn. 

Os byddwch yn penderfynu na fydd y trefniadau traddodiadol hyn yn ddichonadwy yn eich lleoliad, dylech sicrhau y gallwch rannu canlyniadau'r etholiadau serch hynny yn unol â gofynion deddfwriaethol a bod yr holl randdeiliaid, gan gynnwys cynrychiolwyr y cyfryngau, yn ymwybodol o'ch trefniadau arfaethedig ymlaen llaw.

Gallwch drefnu contract allanol ar gyfer gwaith penodol sy'n ofynnol er mwyn cynnal yr etholiad, ond ni ellir trefnu contract allanol o ran y cyfrifoldeb am sicrhau cydymffurfiaeth â'r ddeddfwriaeth. 

Peidiwch â chymryd yn ganiataol yn awtomatig mai rhoi gwaith ar gontract allanol yw eich unig opsiwn na'ch opsiwn gorau. Dylech gynnal asesiad o'r angen i drefnu contractau allanol. Dylai eich penderfyniad gael ei wneud fel rhan o asesiad o gostau, risgiau a buddiannau rhoi gwaith ar gontract allanol, o gymharu â darpariaeth fewnol gan eich staff. 

Bydd eich adolygiad o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol ac ystyriaeth o'r gofynion penodol ar gyfer yr etholiad yn eich helpu i lywio eich penderfyniad ynghylch p'un a ddylid rhoi swyddogaeth neu dasg benodol ar gontract allanol ai peidio.

Os ystyrir bod gwaith ar gontract allanol yn briodol, dylai eich cynllun prosiect ymdrin â rheoli contractwyr a chyflenwyr a datblygu a rheoli contractau.

Dod o hyd i argraffwyr

Os byddwch yn penderfynu trefnu contract allanol ar gyfer y gwaith cynhyrchu a'ch bod yn ei chael hi'n anodd dod o hyd i argraffydd addas, gallwch gysylltu â Ffederasiwn Diwydiannau Argraffu Prydain neu Graphic Enterprise Scotland yn yr Alban am gymorth:

British Printing Industries Federation
Head Office
Unit 2 
Villiers Court
Meriden Business Park
Copse Drive
Coventry
CV5 9RN
Ffôn: 0845 250 7050
www.britishprint.com

Print Scotland (gynt Graphic Enterprise Scotland)
C/O Dentons UKMEA LLP
1 George Square
Glasgow
G2 1AL
Ffôn: 07776 493 740
www.print-scotland.com

Os byddwch yn penderfynu rhoi gwaith ar gontract allanol, dylech ddechrau'r broses gaffael cyn gynted â phosibl. 

Bydd eich awdurdod lleol wedi mabwysiadu gorchmynion rheolau sefydlog neu reoliadau yn ymwneud â chaffael a chontractau. Dylech ofyn i staff perthnasol yn eich awdurdod lleol am gyngor ar y gweithdrefnau i'w dilyn a'r gofynion cyfreithiol ar gyfer caffael cyflenwadau a gwasanaethau. Mae hyn yn cynnwys ystyried unrhyw gyfarpar y gall fod angen i chi ei gaffael ar gyfer yr hyfforddiant a'r prosesau rydych yn eu cynnal yn fewnol fel:

• anfon pleidleisiau post
• agor pleidleisiau post
• gorsafoedd pleidleisio
• dilysu a chyfrif 

Bydd angen i chi hefyd ystyried gofynion y Gorchmynion Ffioedd a Thaliadau a chanllawiau cysylltiedig.

Dylech ddogfennu pob cam o'r broses gaffael. Dylid cydnabod y risgiau o roi gwaith ar gontract allanol yn glir yn eich dogfennaeth, gan nodi trefniadau wrth gefn a'u cynnwys yn y broses.

Mae arfer caffael cyhoeddus da yn argymell cael o leiaf dri dyfynbris ysgrifenedig gan ddarpar gyflenwyr. Mae'n bosibl y bydd gan rai awdurdodau lleol restr sefydlog o gontractwyr cymeradwy sydd eisoes wedi cwblhau proses dendro. Gall fod yn fwy effeithiol a darbodus defnyddio contractwyr a systemau o'r fath sy'n bodoli eisoes.

Mae manyleb fanwl o ofynion yn hanfodol ar gyfer proses gaffael effeithiol, a dylid ei datblygu ar gyfer yr holl waith a roddir ar gontract allanol. Dylai cyflenwyr fod yn gallu darparu gwybodaeth gadarn am sut y maent yn bwriadu cyflawni'r gwaith fel sy'n ofynnol gan y fanyleb. Rhaid i'r fanyleb o leiaf wneud y canlynol:
 

• cynnwys disgrifiad manwl o'r hyn rydych am iddynt ei gyflawni a phryd 
• rhoi cyfarwyddiadau clir ynghylch y gofynion a'r rhwymedigaethau statudol angenrheidiol mewn perthynas â'r gwaith neu'r gwasanaethau penodol i'w cyflawni a'u darparu, fel cyfarwyddiadau argraffu ac unrhyw ofynion o ran cynnwys a chynllun a therfynau amser statudol 
• cynnwys gwybodaeth berthnasol am unrhyw ddata a ddarperir, yn cynnwys prosesau ar gyfer anfon a derbyn data a'u rheoli'n ddiogel
• cael ei rhoi i bob un a wahoddwyd i gyflwyno tendr ar gyfer y gwaith, a dylai'r contractwr llwyddiannus allu bodloni holl ofynion y fanyleb
• egluro y dylai'r contractwr llwyddiannus fod yn cyflawni gwaith neu'n darparu gwasanaethau yn unol â'r fanyleb ac na ddylid gwneud unrhyw newidiadau wrth gyflawni'r contract heb awdurdodiad ymlaen llaw

Dylech gymryd camau i sicrhau bod y contractwr dethol yn deall y gofynion a bod ganddo'r profiad a'r addasrwydd i ymgymryd â'r gwaith sy'n cael ei roi ar gontract allanol. Nid y pris terfynol yng nghynigion y cyflenwyr ddylai fod yr unig ystyriaeth wrth ddewis contractwr. Dylid ystyried pob cynnig yn ofalus er mwyn asesu beth yn union y mae'n ei gynnig. 

Dylid canolbwyntio ar ‘werth am arian’, a dylai'r penderfyniad terfynol fod yn seiliedig ar ymrwymiad y contractwr i ddangos y canlynol:

• y cyfuniad gorau o gost y nwyddau neu'r gwasanaeth 
• y gallu i fodloni eich gofynion fel y'u nodir yn y fanyleb 
• y gallu i gwblhau'r gwaith yn brydlon ac i safon uchel 
• sicrwydd digonol y caiff gofynion y ddeddfwriaeth diogelu data eu bodloni
• y caiff y gwiriadau priodol eu cynnal mewn perthynas â datganiadau'r cyflenwyr ynghylch diogelwch, iechyd a diogelwch, a thrin data yn ddiogel 

Gall contractwyr is-gontractio gwaith a dylech roi caniatâd ysgrifenedig ymlaen llaw cyn defnyddio unrhyw is-gontractwyr. Dylech sicrhau bod unrhyw is-gontractwyr yn ymwybodol o'r gofynion penodol fel y'u nodir yn y fanyleb a chael sicrwydd y bydd yr is-gontractwr yn gallu cyflawni'r gwaith.

Ar ôl i chi wneud eich penderfyniad terfynol, dylech ofyn am unrhyw eirdaon ffurfiol ar gyfer y contractwr a ddewiswyd. Dylech hefyd hysbysu'r contractwyr aflwyddiannus a bod yn barod i gael ôl-drafodaeth gyda nhw os byddant yn gofyn am un.

Dylai fod gennych gontract ffurfiol, ysgrifenedig ar waith gyda phob contractwr rydych wedi rhoi swyddogaeth neu dasg ar gontract allanol iddo. Mae'n hanfodol bod gofynion statudol a'u goblygiadau yn cael eu hesbonio'n llawn lle bynnag y caiff contractwyr eu defnyddio, a bod y gofynion hyn wedi'u nodi'n bendant yn y contract ar gyfer unrhyw waith. 

Wrth benodi contractwr neu gyflenwr, rhaid i chi sicrhau y gall roi sicrwydd digonol y bodlonir gofynion deddfwriaeth diogelu data.

Mae'r gofynion yn nodi bod yn rhaid i'r cyflenwr ac unrhyw is-gontractwyr sicrhau'r canlynol:

• bod yr holl ddata cofrestru etholiadol a deunyddiau cysylltiedig yn cael eu dinistrio'n ddiogel ar adeg y cytunir arni
• bod yr holl bapurau pleidleisio byw yn cael eu storio'n ddiogel 
• bod yr holl ddata sy'n gysylltiedig â'r papurau pleidleisio yn cael eu dinistrio'n ddiogel ar adeg y cytunir arni, cyn gynted â phosibl ar ôl y diwrnod pleidleisio 

Dylech sicrhau bod gweithgarwch diogelu data yn rhan annatod o unrhyw dendr (gan ddogfennu eich proses gwneud penderfyniadau) a bod y gofynion penodol yn cael eu bodloni mewn unrhyw gontract a ddyfernir. Dylech gydgysylltu â Swyddog Diogelu Data/Swyddog Gwybodaeth eich cyngor er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelu data.

Mae gofynion penodol o dan ddeddfwriaeth diogelu data pan fyddwch yn defnyddio contractwr (h.y. ‘prosesydd’) i brosesu data personol ar eich rhan.  Byddai hyn yn cynnwys, er enghraifft, achosion pan fyddwch yn anfon data at gontractwr er mwyn argraffu deunyddiau etholiad fel pecynnau pleidleisiau post neu bapurau pleidleisio.

Fel Swyddog Canlyniadau, chi yw'r rheolydd data a chi sy'n bennaf cyfrifol am sicrhau bod data personol yn cael eu prosesu yn unol â deddfwriaeth diogelu data. Fodd bynnag, os bydd prosesydd yn methu â chyflawni unrhyw un o'i rwymedigaethau, neu'n mynd yn groes i'ch cyfarwyddiadau, gall hefyd orfod talu iawndal neu gall gael dirwy neu gosb neu fesurau unioni eraill. Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi darparu canllawiau ar 'Contractau a rhwymedigaethau rhwng rheolyddion a phroseswyr y dylech eu hystyried o ran eich contractau â phroseswyr data. 

Gweler ein canllawiau diogelu data ar ddefnyddio contractwyr a chyflenwyr am ragor o wybodaeth.

Yr allwedd i reoli contractau yn effeithiol yw llinellau cyfathrebu parhaus ac agored rhyngoch chi a'r rheolwr a enwebwyd gennych ar gyfer y contract, wedi'u hategu gan ddarpariaethau clir a chadarn yn y contract o ran ansawdd a'r amserlenni a ddisgwylir ac sy'n ofynnol.  

Dylai'r contract amlinellu manylion sylfaenol am y cynhyrchion a'r gwasanaethau a ddarperir, fel manylebau, niferoedd, terfynau amser a chost.  

Rhaid i'r contract eich galluogi i derfynu'r contract o ganlyniad i'r canlynol:

• gweithred neu hepgoriad esgeulus
• gweithred sy'n golygu na allwch gyflawni eich dyletswyddau statudol 
• mae'r cwmni'n mynd yn ansolfent neu'n cael ei ddiddymu sy'n effeithio ar y contract

Dylai fod gan y cyflenwr hefyd yswiriant digonol ar waith i gwmpasu risgiau mewn perthynas ag atebolrwydd cyhoeddus ac esgeulustod proffesiynol.  

Dylai hefyd gefnogi'r broses sicrhau ansawdd drwy gynnwys manylion penodol am y meysydd pwnc canlynol:   

Cynlluniau parhad busnes

Mae'n allweddol y dylai trefniadau eich contract amlinellu sut y bydd eich cyflenwr yn parhau i weithredu os bydd rhywbeth yn tarfu ar y gwasanaeth yn annisgwyl. Gall y manylion fod wedi'u nodi yn rhywle ar wahân i'ch contract ffurfiol, ond dylech gael sicrwydd bod cynlluniau parhad busnes yn bodoli ac, yn ddelfrydol, dylech allu gweld y rhain er gwybodaeth.

Cytundebau lefel gwasanaeth 

Dylai eich contract ddiffinio pa wasanaethau yn union y bydd cyflenwr yn eu darparu a'r lefel neu'r safon sy'n ofynnol ar gyfer y gwasanaethau hynny. Er enghraifft, gall hyn gynnwys manylion am ba mor gyflym y ceir ymateb i negeseuon e-bost, eich hawliau chi a hawliau cynrychiolwyr y Comisiwn Etholiadol ac arsylwyr achrededig i gael mynediad i safle'r cyflenwr at ddibenion arsylwi, neu i'ch galluogi i gynnal gwiriadau sicrhau ansawdd, faint o lithro a ganiateir i'r naill ochr neu'r llall mewn perthynas ag unrhyw derfynau amser o dan y contract, a sut yr eir i'r afael ag unrhyw achosion o fethu â bodloni cytundebau lefel gwasanaeth, o ran trefniadau cyflawni ac unrhyw iawndal cysylltiedig. Bydd cytundebau lefel gwasanaeth o'r fath yn helpu i ddiffinio'r hyn y gallwch ei ddisgwyl fel cwsmer a sut y byddwch chi a'ch cyflenwr yn cydweithio â'ch gilydd. 

Dylech lunio gweithdrefn i'ch galluogi i brawfddarllen proflenni sy'n barod i'w hargraffu ac i brofi dogfennau o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt. Dylech hefyd gytuno ar broses i gywiro unrhyw wallau.

Gallai amrywio'r fanyleb y cytunwyd arni mewn unrhyw ffordd arwain at dorri deddfwriaeth a chyfrifoldeb personol y Swyddog Canlyniadau fydd unrhyw achos o dorri o'r fath, felly dylai unrhyw amrywiadau gael eu dogfennu'n ffurfiol a'u cymeradwyo gennych chi neu gan rywun sydd wedi'i awdurdodi i weithredu ar eich rhan. Dylid gallu addasu'r contract i ystyried gweithgareddau annisgwyl a newidiadau munud olaf. Dylech sicrhau bod contractwyr yn gwybod sut y gall dyddiadau cau ar gyfer cofrestru effeithio ar amserlenni. Er enghraifft mae gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol tan y dyddiad cau penderfynu (h.y. 6 diwrnod gwaith cyn yr etholiad) i dderbyn y dystiolaeth angenrheidiol gan ddarpar etholwr o dan y broses eithriadau a gwneud eu penderfyniad1 . Os gwnaeth yr etholwr hefyd gais i bleidleisio drwy'r post, bydd hyn yn effeithio ar nifer y pleidleisiau post i'w cynnwys yn y pecyn dosbarthu olaf. Os oes llithriant, er enghraifft oherwydd yr amser sydd ei angen i brosesu swmp-geisiadau pleidleisio drwy'r post munud olaf, dylech hysbysu'r contractwyr cyn gynted â phosibl.

Trefniadau diogelu data 

Sicrhewch eich bod yn ymdrin â manylion penodol y data i'w prosesu, gan gynnwys y mathau o ddata, yr amser prosesu a hawliau a rhwymedigaethau'r naill barti a'r llall. Dylai hyn hefyd gynnwys cyfarwyddiadau ar ddileu data ar ôl iddynt gael eu prosesu. Mae'n ofyniad cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth diogelu data gyfredol i ffurfioli'r gydberthynas waith â chyflenwyr a gaiff eu contractio i brosesu data a ddelir gennych, mewn contract ysgrifenedig. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ystyriaethau diogelu data wrth ddefnyddio contractwyr a chyflenwyr.

Dylech hefyd ystyried cymalau cyfrinachedd. Er nad yw Swyddogion Canlyniadau yn ddarostyngedig i geisiadau rhyddid gwybodaeth, er budd tryloywder, dylid ystyried cytuno i ddatgelu rhywfaint o wybodaeth os ceir cais rhyddid gwybodaeth. Fodd bynnag, ni ddylech chi na'r cyflenwr ddatgelu unrhyw wybodaeth gyfrinachol am delerau'r contract.

Rhaid i chi roi copi o'r gofynion cyfrinachedd i gyflenwyr: 

Gofynion cyfrinachedd

Defnyddio unrhyw is-gontractwyr 

Dylai eich cyflenwr nodi unrhyw achosion lle bydd yn is-gontractio unrhyw elfen o'r broses o ddarparu ei wasanaethau. Yn achos cyflenwyr mewn etholiad, gallai hyn fod yn gysylltiedig â llunio, cyflawni neu ddosbarthu deunyddiau. Er bod defnyddio is-gontractwyr yn beth cyffredin i lawer o ddiwydiannau, ac er na ddylai ynddo'i hun beri pryder, mae'n bwysig eich bod yn gwybod p'un a yw eich cyflenwyr yn defnyddio gwasanaethau is-gontractwyr ai peidio a pha brosesau sicrhau ansawdd sydd ar waith ganddynt i sicrhau bod unrhyw waith a wneir gan drydydd partïon yn cynnal y safonau a nodir yn eich contract â nhw, gan gynnwys gofynion diogelu data a chyfrinachedd.

Trefniadau anfonebu

Dylech sicrhau y caiff yr holl wybodaeth ategol mewn perthynas â'r costau a godir ei hanfon gan y cyflenwr yn unol â'r tendr/dyfynbris. Rhaid i chi dalu'r anfoneb o fewn y cyfnod amser y cytunwyd arno. 

Fel rhan o'ch paratoadau ar gyfer cynnal y bleidlais, dylech gysylltu â'r cyflenwyr i gadarnhau'r trefniadau terfynol ymhell cyn dechrau cyfnod yr etholiad. Mae hyn yn arbennig o bwysig os oes gennych gontractau ar waith ers tro, a dylech sicrhau bod yr holl drefniadau cytundebol yn briodol ac yn bodloni eich gofynion yn llawn o hyd, neu os bu newidiadau i bersonél ar y naill ochr neu'r llall. 

Pan fyddwch yn cysylltu â'r cyflenwyr cyn y bleidlais, dylech gadarnhau'r canlynol:

• pwy yw'r unigolion cyswllt allweddol ar y naill ochr a'r llall, a phwy y gellir cysylltu â nhw pan na fydd y prif unigolion cyswllt ar gael (gan gynnwys y tu allan i oriau) er mwyn sicrhau bod y gwaith yn mynd rhagddo heb oedi diangen
• yr amserlen ar gyfer cyflawni pob cam o'r gwaith, gan gynnwys:
  • pryd y byddwch yn rhoi data a gwybodaeth arall i'r contractwr
  • pryd y caiff pob proflen ei rhoi i chi ar gyfer pob eitem a gaiff ei llunio, a'r terfyn amser ar gyfer cynnal eich gwiriadau ac ymateb i bob un
  • y cyfnodau argraffu a chyflawni ar gyfer pob eitem, gan gynnwys pryd a sut y caiff gwiriadau sicrhau ansawdd eu cynnal ar bob cam 
  • y cyfnod anfon ar gyfer pob eitem, gan gynnwys y dyddiadau dosbarthu tebygol o ystyried y gwasanaeth dosbarthu a ddefnyddir a'r niferoedd a anfonir ar bob dyddiad
  • y trefniadau ar gyfer rheoli ffeiliau etholwyr ychwanegol/etholwyr i'w dileu o'r data (lle y bo'n berthnasol)
• unrhyw fwriad i ddefnyddio is-gontractwyr; gan gynnwys mewn perthynas â defnyddio darparwyr mynediad ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi i ddosbarthu deunyddiau i etholwyr
• y fformatau a'r dulliau cyfathrebu a ddefnyddir i roi gwybodaeth i gyflenwyr (yn enwedig data o'ch System Rheoli Etholiad), rhannu proflenni a chadarnhau bod data neu eitemau wedi dod i law neu fod proflenni ac ati wedi cael eu cymeradwyo drwy gydol y broses, a chadarnhau bod eitemau wedi cael eu hanfon. Mae'n bwysig cytuno ar hyn ymlaen llaw er mwyn cael trywydd archwilio clir ar bob cam o'r broses
• yr union fanylebau ar gyfer pob eitem a gaiff ei llunio; yn ôl y gyfraith, rhaid i eitemau megis papurau pleidleisio gael eu hargraffu yn unol â'r cyfarwyddiadau ar gyfer argraffu yn yr atodiad i'r rheolau etholiadau perthnasol. Er enghraifft, dylech holi eich cyflenwr argraffu beth yw ei uchafswm maint ar gyfer argraffu papurau pleidleisio a pha drefniadau wrth gefn fydd ar waith os bydd angen papurau pleidleisio hwy
• sut y byddwch yn rhoi gwybod i'ch gilydd am unrhyw broblemau a fydd yn codi, a'r broses uwchgyfeirio a ddefnyddir i wneud penderfyniadau a datrys problemau os bydd angen

Pan fyddwch wedi cytuno ar yr holl drefniadau penodol a nodir uchod, dylech lunio dogfen ysgrifenedig sy'n cynnwys yr holl fanylion ac y gellir cyfeirio ati drwy gydol y broses er mwyn sicrhau y caiff pob cam ei reoli a'i gyflawni yn unol â'r manylebau y cytunwyd arnynt. 

Mae'n bwysig cofio y bydd y terfynau amser y cytunwyd arnynt yn berthnasol i'r naill barti a'r llall, felly bydd angen i chi sicrhau eich bod yn cymryd yr holl gamau gofynnol ar y dyddiadau y cytunwyd arnynt er mwyn helpu i gwblhau'r gwaith yn unol â'r amserlen y cytunwyd arni.

Ceir rhagor o ganllawiau i'ch helpu wrth weithio gyda chyflenwyr yn ein hadran ar sicrhau ansawdd a phrawfddarllen deunyddiau etholiad.
 

Oni bai eich bod yn bwriadu dosbarthu eich holl ddeunydd etholiad â llaw, bydd angen i chi gynnal trafodaethau cynnar â'ch darparwr dosbarthu post er mwyn cadarnhau'r trefniadau terfynol. Dylech ganolbwyntio ar sicrhau y caiff deunydd ei ddosbarthu i etholwyr yn llwyddiannus gan roi cymaint o amser â phosibl iddynt dderbyn y wybodaeth a chymryd y camau angenrheidiol. 

Mae rhai cyflenwyr argraffu yn defnyddio'r Post Brenhinol ar gyfer dosbarthu post o'r dechrau i'r diwedd, ond mae rhai yn defnyddio darparwyr mynediad ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi (DSA) ar gyfer rhan gychwynnol y broses ddosbarthu. Fel rhan o'r broses hon, caiff y post ei gasglu a'i brosesu gan gwmni heblaw'r Post Brenhinol, ond wedyn caiff ei drosglwyddo i ganolfannau post y Post Brenhinol ar gyfer y cam prosesu terfynol ac i'w ddosbarthu o swyddfeydd dosbarthu lleol. 

Ni waeth sut y caiff y broses o ddosbarthu eich post ei rheoli, mae'n bwysig cadw golwg barhaus arni, gan mai chi sy'n gyfrifol hyd yn oed os byddwch wedi rhoi gwahanol brosesau ar gontractau allanol. 

Dylech drafod â'ch cyflenwyr argraffu er mwyn cadarnhau a ydynt yn bwriadu defnyddio darparwyr DSA fel rhan o'r broses o ddosbarthu eich deunydd etholiad, neu a gaiff yr eitemau eu trosglwyddo'n uniongyrchol i'r Post Brenhinol. Bydd hyn yn eich helpu i ddeall y broses ddosbarthu lawn ac i ymdrin ag unrhyw broblemau os byddant yn codi. 

Os ydych wedi cytuno â'ch cyflenwr y bydd darparwyr mynediad ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi yn cael eu defnyddio fel rhan o'r broses anfon a dosbarthu, dylech gael y wybodaeth ddiweddaraf gan eich cyflenwr am hynt y broses drwyddi draw.

Rheoli amserlenni dosbarthu

Dylech gydgysylltu â'ch cyflenwr argraffu er mwyn rheoli'r broses o ddosbarthu deunyddiau a sicrhau bod pleidleiswyr yn derbyn y deunydd cyn gynted â phosibl er mwyn rhoi cymaint o amser â phosibl iddynt weithredu ar yr wybodaeth. 

Wrth wneud y trefniadau hyn, dylech wneud y canlynol: 

• cytuno ar amserlenni dosbarthu caeth ymhell cyn yr etholiad a chael cadarnhad ffurfiol o'r amserlenni hynny. Er enghraifft, pryd y bydd y broses o ddosbarthu deunydd yr etholiad yn dechrau a'r dyddiad dosbarthu olaf
• cael docedi post er mwyn cadarnhau nifer y dogfennau a ddosbarthwyd a'r dyddiadau dosbarthu, ar gyfer pob cyfres. Bydd hyn hefyd yn helpu i nodi unrhyw broblemau posibl a allai fod wedi codi o ran dosbarthu ac yn bwydo i mewn i unrhyw werthusiad dilynol o berfformiad y contractwr, ac yn eich galluogi i ddarparu gwybodaeth i bleidleiswyr ar y dyddiadau y dylent ddisgwyl derbyn deunydd

Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar yr opsiynau ar gyfer dosbarthu pecynnau pleidleisio.

Y Post Brenhinol

Dylech fod mewn cyswllt â'ch rheolwr cyfrif yn y Post Brenhinol, a dylech barhau i gysylltu ag ef yn rheolaidd.

Ar gam cynnar yn eich proses gynllunio, dylech sicrhau'r canlynol: 

• bod unrhyw drwyddedau ymateb busnes sydd gennych yn gyfredol
• eich bod wedi cael y cyfnod dosbarthu amcangyfrifedig ar gyfer deunyddiau'r etholiad yn seiliedig ar y dyddiadau dosbarthu a'r dull dosbarthu/pecyn postio a ddewiswyd. Bydd hyn yn eich helpu i reoli'r sianelau cyfathrebu â phleidleiswyr yn eich ardal ac yn helpu i ganfod yn gynnar unrhyw broblemau sy'n codi wrth ddosbarthu deunyddiau'r etholiad
• y bydd unrhyw drefniadau pleidleisio drwy'r post yn helpu i sicrhau bod cymaint o amser â phosibl ar gael i bleidleiswyr post dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost
• y caiff y stamp cywir ei roi ar unrhyw bleidleisiau post a anfonir i gyfeiriadau y tu allan i'r DU
• bod y Post Brenhinol yn gwybod ble a phryd i ddosbarthu'r pleidleisiau post a gaiff eu dychwelyd i fan diogel, yn barod i'w prosesu; efallai yr hoffech ystyried trefnu amser penodol ar gyfer y broses ddosbarthu hon

Bydd angen i chi hefyd ystyried a ddylid trefnu unrhyw archwiliadau terfynol o bleidleisiau post a phwyso a mesur buddiannau'r archwiliad.

Dylai pleidleiswyr ac ymgyrchwyr fod yn hyderus o'r canlynol:

• nad oes unrhyw achosion o dwyll yn gysylltiedig ag etholiadau
• y caiff y pleidleisiau a gaiff eu bwrw eu cyfrif yn y ffordd a fwriadwyd gan bleidleiswyr
• bod y canlyniadau a gaiff eu datgan gennych yn wir ac yn gywir

Mae ymddiriedaeth a hyder yn uniondeb etholiadau yn hanfodol ond gall fod yn fregus. Bydd yn anodd i chi ailennyn ymddiriedaeth neu hyder a gollwyd o ganlyniad i honiadau o dwyll neu achosion profedig o dwyll. 

Dylech roi strategaethau effeithiol ar waith i atal twyll etholiadol o'r cychwyn cyntaf. Bydd angen i chi hefyd fod yn barod i weithio gyda'r heddlu ac erlynwyr er mwyn cynnal ymchwiliadau dilynol i unrhyw honiadau y gellid eu gwneud.  

Dylech drafod y dull y byddwch yn ei ddefnyddio i fynd i'r afael â thwyll etholiadol â phleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid mewn sesiynau briffio ac fel rhan o unrhyw wybodaeth ysgrifenedig a roddir iddynt. Dylech hefyd wahodd yr heddlu i fynychu unrhyw sesiynau briffio o'r fath a'u gwahodd i roi unrhyw ddogfennaeth berthnasol i chi ei chynnwys yn eich pecyn gwybodaeth.

Mae'r canllawiau hyn yn ymdrin yn benodol â'r risg o dwyll etholiadol mewn perthynas â phrosesau etholiadol. Ceir gwybodaeth am ymdrin â materion uniondeb sy'n gysylltiedig â thwyll mewn perthynas â cheisiadau cofrestru neu geisiadau pleidleisiau absennol yn y canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol: 

Nodi ceisiadau cofrestru amheus yng Nghymru, Lloegr a'r Alban

Nodi ceisiadau pleidleisiau absennol amheus yng Nghymru, Lloegr a'r Alban

Troseddau

Mae nifer o droseddau etholiadol a nodir o fewn cyfraith etholiadol. Mae INSERT GUIDELET TITLE of our guidance for candidates and agents yn rhoi gwybodaeth am y troseddau hyn.  

Delio â honiadau o droseddau ariannol

Rhaid i ymgeiswyr a'u hasiantiaid ddilyn rheolau a nodir mewn deddfwriaeth ynghylch faint y gallant ei wario mewn etholiad. Rydym yn llunio canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid, pleidiau ac ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau sy'n amlinellu rheolau ar wariant.  

Dylai unrhyw ymholiadau ynghylch gwariant ar etholiadau gael eu cyfeirio at dîm Cyllid Etholiadol Plaid y Comisiwn Etholiadol drwy e-bost: [email protected] neu drwy ffonio: 0333 103 1928

Er nad oes unrhyw arwyddion pendant o dwyll etholiadol posibl, bydd angen i chi sicrhau bod systemau ar waith i nodi unrhyw batrymau gweithgarwch a allai awgrymu achos posibl o dwyll etholiadol. Dylech fod yn ymwybodol o'r holl ddata sydd ar gael i chi, a dylech ystyried y data hynny, gan gynnwys: 

• a fu unrhyw batrymau anarferol o ran ceisiadau cofrestru neu bleidleisiau absennol mewn etholiadau blaenorol
• a fu unrhyw batrymau anarferol o ran papurau pleidleisio a wrthodwyd, gan gynnwys pecynnau pleidleisio drwy'r post a wrthodwyd, mewn etholiadau blaenorol
• a oes unrhyw batrymau anarferol o ran ceisiadau cofrestru neu bleidleisiau absennol yn y cyfnod cyn yr etholiad

Rydych mewn sefyllfa unigryw i nodi achosion a phatrymau gweithgarwch a allai fod yn arwydd o dwyll etholiadol yn eich ardal. Gallai cymryd camau cynnar i fynd i'r afael ag achosion posibl o dwyll helpu i osgoi ymchwiliadau costus gan yr heddlu neu heriau cyfreithiol i ganlyniadau'r etholiadau.  

Dylech sicrhau bod gennych brosesau ar waith i asesu'r risg o dwyll etholiadol yn eich ardal, gan gynnwys ystyried y canlynol:

• a fu hanes o honiadau o dwyll etholiadol yn yr ardal 
• a yw'r etholiad yn debygol o fod yn arbennig o agos ac wedi'i ymladd yn galed
• ai sedd ymylol ydyw, lle mai dim ond newid cymharol fach sydd ei angen yn nifer y pleidleisiau er mwyn newid rheolaeth
• a oes unrhyw frwydr sy'n seiliedig ar anghytundebau personol cryf yn ogystal â dadleuon gwleidyddol 
• risgiau lle ceir poblogaeth symudol iawn lle mae nifer yr etholwyr yn newid yn aml
• risgiau lle ceir etholwyr a all fod yn fwy agored i niwed oherwydd lefelau isel o lythrennedd a/neu allu o ran Cymraeg/Saesneg

Dylai fod gennych gynlluniau a phrosesau ar waith i sicrhau uniondeb yr etholiad.

Dylech ddatblygu eich cynlluniau drwy ymgynghori â phwynt cyswllt unigol (SPOC) yr heddlu. Dylai'r cynlluniau gynnwys y canlynol: 

• sut y byddwch yn gweithio gyda'r heddlu lleol a'r SPOC, gan amlinellu sut y caiff cyfrifoldebau eu rhannu er mwyn sicrhau eglurder ynghylch rolau pawb, llinellau cyfathrebu clir a chytundeb o ran pa mor aml y byddech yn disgwyl cysylltu â'ch gilydd  
• sut y byddwch yn cyfleu eich dull o sicrhau uniondeb etholiadol i randdeiliaid ac etholwyr, er mwyn cynnal hyder y cyhoedd yn yr etholiad 
• systemau ar gyfer monitro dangosyddion ar gyfer twyll etholiadol posibl a phennu trothwyon ar gyfer gweithredu mewn ymateb i hynny
• camau penodol i ddelio ag unrhyw achosion posibl o dwyll etholiadol fel:
  • dull y cytunir arno o sicrhau yr ymchwilir ymhellach i honiadau o dwyll lle y bo'n briodol
  • sefydlu proses ar gyfer trin tystiolaeth, fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig
  • unrhyw risgiau penodol a nodwyd gennych yn ychwanegol at unrhyw gynlluniau cyffredinol ar gyfer canfod twyll 

Gallai risgiau penodol gynnwys y risgiau sy'n gysylltiedig â thai amlfeddiannaeth fel neuaddau preswyl myfyrwyr neu gartrefi gofal lle gall pobl eraill weld post personol neu lle gall y rhai sy'n rhoi gofal helpu preswylwyr mewn cartrefi gofal i gwblhau ceisiadau pleidleisio drwy'r post neu bleidleisiau post.

Gwneud cynlluniau ar gyfer sicrhau diogelwch papurau 

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys adolygiad o'r trefniadau diogelwch a wnaed â'r heddlu lleol i sicrhau diogelwch papurau pleidleisio drwy gydol y broses.

Dylai eich trefniadau diogelwch atal pobl rhag gweld a defnyddio'r papurau pleidleisio heb awdurdod ar bob cam o'r broses o'u llunio ac wrth eu storio rhwng yr adeg pan gânt eu hargraffu a'r etholiad.

Pa ddull storio bynnag a ddewiswch, dylech sicrhau y gallwch fod yn fodlon eich bod wedi cymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau bod y papurau pleidleisio ac eitemau eraill yn cael eu cadw'n ddiogel drwy'r amser ac na ellir ymyrryd â hwy.

Dylech ystyried risgiau diogelwch y broses dilysu a chyfrif fel rhan o'ch cynlluniau uniondeb a'u cynnwys ar eich cofrestr risgiau. Gall risgiau diogelwch amrywio o fewn yr ardal etholiadol a gall fod angen i chi ddefnyddio dull gwahanol mewn achosion penodol. Dylech ystyried cydgysylltu â'ch pwynt cyswllt unigol (SPOC) yn yr heddlu lleol wrth benderfynu ar y dull mwyaf priodol o gludo blychau pleidleisio a deunyddiau eraill a sicrhau y cânt eu storio'n ddiogel. 

Rydym wedi datblygu templed o gofrestr risgiau a phroblemau y gallwch ei ddefnyddio i gofnodi unrhyw risgiau a nodir gennych. Mae'n cynnwys enghreifftiau y bydd angen i chi eu hystyried a'u lliniaru os bydd angen, yn ogystal â chofnod i gofnodi unrhyw broblemau sy'n dod i'r amlwg ac y bydd angen i chi fynd i'r afael â nhw. Fel arall, efallai y byddwch am gynnwys risgiau, gan gynnwys ein henghreifftiau, mewn unrhyw ddogfennaeth rheoli risg a ddatblygwyd gennych eisoes.

Templed o gofrestr risgiau a phroblemau

Yn lleoliad y cyfrif, dylech sicrhau bod trefniadau cadarn ar waith i gofnodi'r holl ddeunyddiau a gwaith papur a fydd yn cyrraedd er mwyn sicrhau nad oes unrhyw beth ar goll.

Mae angen i chi benderfynu sut y caiff y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill eu cadw'n ddiogel ar ôl iddynt gyrraedd y lleoliad(au) dilysu a chyfrif, er enghraifft, drwy sicrhau nad ydynt byth yn cael eu gadael heb neb i ofalu amdanynt. 

Dylech hefyd gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a'r deunydd ysgrifennu perthnasol o'r adeg y bydd gorsafoedd pleidleisio yn cau hyd at ddatgan y canlyniad, yn enwedig lle mae toriad yn ystod y dydd.   

Lle ceir saib yn y gweithrediadau am y cyfnod cyfan rhwng 7pm a 9am ar y diwrnod canlynol, neu unrhyw ran o'r cyfnod hwnnw, mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i osod y dogfennau o dan eich sêl a chymryd y camau priodol i sicrhau diogelwch y papurau a'r dogfennau. Dylech gysylltu â'ch SPOC ynglŷn â hyn.

Bydd angen i chi sicrhau bod trefniadau wrth gefn ar waith os bydd angen gwagio'r safle o gwbl ac ystyried sut y byddwch yn sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a deunyddiau eraill. 

Dylech hefyd roi gwybod i ymgeiswyr ac asiantiaid am eich trefniadau diogelwch, er mwyn sicrhau y gallant ymddiried yn uniondeb y broses gyfrif.

Mae gan bob heddlu yn y DU swyddog pwynt cyswllt unigol (SPOC) penodol ar gyfer troseddau sy'n gysylltiedig ag etholiadau. Bydd SPOC eich heddlu lleol yn bartner allweddol i'ch helpu i sicrhau y nodir unrhyw broblemau posibl o ran uniondeb ac yr ymdrinnir â nhw'n gyflym. 

Dylech gysylltu â'ch SPOC penodol ar ddechrau'r broses o gynllunio'r etholiad. Ar ôl cysylltu am y tro cyntaf, dylech barhau â'r cyswllt hwn drwy gydol cyfnod yr etholiad. Os cewch unrhyw broblemau wrth sefydlu cyswllt â'r SPOC, cysylltwch â thîm lleol y Comisiwn.

Dylai eich trafodaethau gynnwys eich cynlluniau ar gyfer sicrhau uniondeb yr etholiad a'ch systemau ar gyfer nodi problemau posibl a pha gamau y dylid eu cymryd os bydd unrhyw amheuon.  

Mae rhestr wirio o bynciau y dylech eu hystyried mewn unrhyw gyfarfod cynllunio cyn etholiad rhyngoch chi a'ch SPOC ar gael i gefnogi eich trafodaethau. 

Dylech gytuno â'ch SPOC ar ddull o gyfeirio honiadau o dwyll a fydd o bosibl yn dod i law er mwyn gallu ymchwilio ymhellach iddynt lle y bo'n briodol. Er enghraifft, ai chi fydd y pwynt cyswllt cychwynnol a fydd yn cyfeirio honiadau at y SPOC, neu ai'r SPOC fydd y pwynt cyswllt cychwynnol a fydd yn rhoi gwybod i chi am honiadau? 

Dylech hefyd gytuno ar system ar gyfer trin tystiolaeth fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig, lle bo angen. Mae'r Coleg Plismona Arfer Proffesiynol Awdurdodedig wedi darparu canllawiau i awdurdodau lleol ar gyfer ymdrin â thystiolaeth.

Hefyd, dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau y gall swyddogion yr heddlu (a all, yng Nghymru a Lloegr, gynnwys swyddogion cymorth cymunedol yr heddlu bellach) fynd i orsafoedd pleidleisio neu alw i mewn yn ystod y diwrnod pleidleisio, fel y bo'n briodol, a thrafod unrhyw faterion diogelwch sy'n ymwneud ag unrhyw agwedd arall ar y broses gan gynnwys diogelwch cymunedol y pleidleiswyr.

Mae'n bosibl y byddwch hefyd yn penderfynu cynnal gwaith cyhoeddusrwydd ar y cyd â'r heddlu i gefnogi eich gwaith wrth sicrhau uniondeb yr etholiad. Er enghraifft, gallech gydweithio i gynnal ymgyrchoedd ymwybyddiaeth y cyhoedd yn yr ardal etholiadol er mwyn nodi beth y gellir ei wneud i helpu i ganfod achosion o dwyll etholiadol a'u hatal. 

Yng Nghymru a Lloegr, mae templed o femorandwm cyd-ddealltwriaeth rhwng y Swyddog Canlyniadau a'r heddlu ar gyd-gynllunio etholiadau a'r broses ar gyfer rhoi gwybod am achosion o gamymddwyn etholiadol ac ymchwilio iddynt ar gael ar wefan y Coleg Plismona Arfer Proffesiynol Awdurdodedig.

Mae Heddlu'r Alban wedi darparu canllawiau i Swyddogion yr Heddlu ar atal a chanfod twyll etholiadol yn yr Alban.
atal a chanfod twyll etholiadol yn yr Alban.

Ar ôl i chi roi eich cynlluniau ar waith ar gyfer monitro a sicrhau uniondeb yr etholiad yn eich ardal, mae'n bwysig eich bod yn cynnig cyngor clir i ymgeiswyr, asiantiaid ac etholwyr ar sut i wneud honiadau er mwyn sicrhau dull gweithredu effeithiol a chyson mewn perthynas â'u rheoli.   

Dylech sicrhau bod pob ymgeisydd ac asiant yn deall y canlynol:

• sut i godi pryderon penodol am achosion o dwyll etholiadol sy'n ymwneud â'r etholiad
• pa fath o dystiolaeth a pha lefel o dystiolaeth y bydd ei hangen er mwyn i'r heddlu allu ymchwilio i honiadau 
• sut yr ymdrinnir â honiadau 
• pa wybodaeth ac adborth y dylent allu disgwyl eu cael ynghylch cynnydd unrhyw ymchwiliadau 

Bydd yr heddlu yn ymchwilio i unrhyw honiadau o dwyll hyd nes y bydd yn fodlon, ar ôl ymgynghori â Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS) neu, yn yr Alban, â Gwasanaeth Swyddfa'r Goron a'r Procuradur Ffisgal (COPFS), nad oes angen cymryd camau pellach neu nad yw'n briodol gwneud hynny, neu y bydd yn trosglwyddo'r ffeil achos i'r CPS neu COPFS er mwyn iddynt ei erlyn. Dylai'r heddlu eich hysbysu chi a, lle y bo'n briodol, y Swyddog Cofrestru Etholiadol am gynnydd yr achos. 

Mae'r Comisiwn a Chyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu (sef Cymdeithas Prif Swyddogion yr Heddlu gynt) wedi helpu'r Coleg Plismona i lunio llawlyfr o ganllawiau ar gyfer plismona etholiadau yng Nghymru a Lloegr, (sydd hefyd ar gael i'w lawrlwytho o wefan y Comisiwn). Mae Heddlu'r Alban, mewn ymgynghoriad â'r Comisiwn Etholiadol a Bwrdd Rheoli Etholiadol yr Alban (EMB), wedi llunio dogfen ganllaw ar gyfer swyddogion yr heddlu yn yr Alban ar atal a chanfod twyll etholiadol.

dogfen i swyddogion yr heddlu yn yr Alban ar atal a chanfod twyll etholiadol

Ar ôl ymgynghori â Swyddogion Canlyniadau, heddluoedd a phleidiau gwleidyddol, mae'r Comisiwn wedi llunio Cod Ymddygiad i ymgyrchwyr yn ystod etholiadau a refferenda. Mae'r cod yn gymwys i bob ymgyrchwr, ac mae'n nodi safonau ymddygiad priodol y cytunwyd arnynt cyn ac yn ystod etholiad neu refferendwm.

Mae'r Cod hefyd yn ei gwneud yn glir, os bydd Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) yn ystyried ei bod yn briodol mynd i'r afael â risgiau lleol penodol eraill, a'i fod wedi ymgynghori â'r pleidiau cenedlaethol a lleol perthnasol, y byddwn yn ei helpu i gyflwyno darpariaethau lleol ychwanegol sy'n mynd y tu hwnt i delerau'r cod y cytunwyd arno'n genedlaethol.

Mae'r Cod hefyd yn cynnwys y gofyniad i ddangos ID ffotograffig mewn gorsafoedd pleidleisio. Gwnaethom ymgynghori â'r pleidiau gwleidyddol sy'n eistedd ar Banel Pleidiau Seneddol San Steffan ar y diweddariad hwn i'r cod.

Fel Swyddog Canlyniadau, rydych yn gyfrifol am sicrhau y gall pawb sydd am gymryd rhan yn yr etholiad gael gafael ar wybodaeth glir i'w galluogi i wneud hynny.  

Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau i'ch helpu i ddatblygu eich cynlluniau ar gyfer cyfathrebu ag amrywiaeth o gynulleidfaoedd cyn cyfnod yr etholiad ac yn ystod y cyfnod hwnnw.  

Mae'n cynnwys canllawiau ar weithgareddau ymwybyddiaeth y cyhoedd i annog cyfranogiad ac i sicrhau bod etholwyr wedi cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt cyn y diwrnod pleidleisio i'w helpu i sicrhau eu bod yn gwybod beth sydd angen iddynt ei wneud er mwyn pleidleisio. 

Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ar gynllunio eich gwaith ymgysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid i'w helpu i gymryd rhan yn yr etholiad. Mae ymgysylltu cynnar yn allweddol er mwyn sicrhau bod gan bawb ddealltwriaeth dda o ofynion ymgeisyddiaeth, a'r rhwymedigaethau sy'n deillio o hynny yn ystod etholiad.  

Yn olaf, mae'n cynnwys canllawiau i'ch helpu i gynllunio i gyfathrebu â'r cyfryngau a rhanddeiliaid eraill. 

Ceir canllawiau cyffredinol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar weithio gyda phartneriaid yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol.

Rhaid i chi gymryd camau priodol i annog etholwyr i gymryd rhan yn yr etholiad, ac wrth ymgymryd â'r cyfryw weithgarwch mae'n rhaid i chi ystyried unrhyw ganllawiau a roddir gan y Comisiwn Etholiadol.1 Dylai rhan o'r gweithgaredd ymgysylltu hwn gynnwys sut y byddwch yn cyfathrebu'r broses bleidleisio a'r gefnogaeth sydd ar gael i bleidleiswyr anabl. Dylai hyn fod yn uniongyrchol gyda sefydliadau anabledd lleol a chyfeirio mwy cyffredinol at gyfathrebu hygyrch, megis darparu fersiynau ar-lein o ddogfennau sy'n hawdd eu darllen, yn gydnaws â darllenwyr sgrin, neu sydd ar gael mewn print bras.

Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gysylltu â'r unigolyn hwnnw er mwyn sicrhau bod eich holl weithgareddau yn gyson ac wedi'u cynllunio i sicrhau'r effaith fwyaf cyn y dyddiad cau ar gyfer cofrestru. Am ragor o wybodaeth am ymgysylltu fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, gweler ein canllawiau ar eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru. 

Dylai eich gweithgarwch a'ch negeseuon anelu at sicrhau bod gan bawb sydd am bleidleisio y wybodaeth sydd ei hangen arnynt i allu gwneud hynny, ac y gallant bleidleisio gan ddefnyddio eu hoff ddull. Dylai'r holl ohebiaeth a anfonir gynnwys manylion cyswllt priodol fel y gall unrhyw un ymateb a chael rhagor o wybodaeth.

Wrth gynllunio eich gweithgarwch, dylech ystyried a dogfennu'r canlynol:

• nodi'ch cynulleidfa darged
• amcanion a mesurau o lwyddiant y gweithgarwch 
• unrhyw risgiau – a sut i liniaru'r risgiau hynny
• adnoddau – ariannol a staffio
• cynlluniau ar gyfer cydweithio â phartneriaid lleol perthnasol, gan gynnwys arbenigwyr yn adran gyfathrebu'r awdurdod lleol 

Dylech nodi'r dulliau mwyaf effeithiol o sicrhau bod eich gweithgarwch ymwybyddiaeth y cyhoedd yn cyrraedd cynulleidfa mor eang â phosibl a'i fod yn darparu'r wybodaeth hanfodol sydd ei hangen ar etholwyr i'w galluogi i gymryd rhan yn yr etholiad. Dylech ddefnyddio eich gwefan, y cyfryngau cymdeithasol a dulliau traddodiadol fel hysbysfyrddau i gyfleu'r wybodaeth hon.  

Gall gwybodaeth sydd ei hangen ar etholwyr er mwyn cymryd rhan yn llwyddiannus gynnwys y canlynol:

• manylion yr etholiad ei hun
• y dyddiad ac oriau pleidleisio
• lleoliad gorsafoedd pleidleisio
• unrhyw ddyddiadau cau allweddol (e.e. dyddiadau cau ar gyfer gwneud cais am bleidleisiau post neu bleidleisiau drwy ddirprwy)
• sut i gofrestru i bleidleisio
• sut i wneud cais am bleidlais bost neu bleidlais drwy ddirprwy, gan gynnwys y gofyniad am wiriadau ID
• sut i ddychwelyd eu pleidlais bost (e.e. drwy'r post neu yn bersonol)
• nifer y pleidleisiau post y gall unigolyn eu cyflwyno, a'r cyfyngiadau ar bwy all gyflwyno pleidleisiau post
• sut i bleidleisio (h.y. sut i farcio'r papur(au) pleidleisio)
• pa gymorth sydd ar gael i etholwyr (e.e. gwybodaeth i bleidleiswyr anabl)
• sut y caiff pleidleisiau eu cyfrif
• sut y caiff y canlyniad ei gyhoeddi

Yn ystod y cyfnod cyn etholiadau a drefnwyd, mae'n bosibl y bydd y Comisiwn yn cynnal ymgyrch ymwybyddiaeth y cyhoedd er mwyn annog unigolion i gofrestru. Bydd ymgyrch o'r fath fel arfer yn cynnwys hysbysebu yn y cyfryngau torfol, gan weithio gyda phartneriaid a chynnal gweithgareddau cysylltiadau cyhoeddus. Byddwn hefyd yn darparu adnoddau y gellir eu defnyddio'n lleol, fel posteri, baneri ar-lein, templedi o ddatganiadau i'r wasg a chynnwys i'w ddefnyddio yn y cyfryngau cymdeithasol. 

Byddwn yn rhoi gwybodaeth i chi am ein hymgyrchoedd ymwybyddiaeth y cyhoedd drwy'r Bwletin Gweinyddu Etholiadau. Rydym hefyd yn cyhoeddi cylchlythyr cofrestru pleidleiswyr, Roll Call, sy'n anelu at sicrhau bod timau cyfathrebu mewn cynghorau lleol yn ymwybodol o'r wybodaeth ddiweddaraf am ymgyrchoedd ac adnoddau. Gallwch chi a thîm cyfathrebu eich cyngor gofrestru i dderbyn y cylchlythyr yma.

Pan fo angen i chi gyhoeddi hysbysiadau, dylech eu gosod mewn mannau amlwg yn yr ardal bleidleisio. Dylai hyn gynnwys swyddfeydd awdurdodau lleol, hysbysfyrddau, llyfrgelloedd ac adeiladau cyhoeddus eraill. Gellir rhoi'r hysbysiad mewn unrhyw ffordd arall sy'n addas yn eich barn chi.1

Er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr gael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt, mewn fformat hygyrch ac mewn pryd er mwyn iddynt bleidleisio, dylech sicrhau bod gwybodaeth am y bleidlais, gan gynnwys yr hysbysiad etholiad a'r hysbysiad pleidleisio, ar gael yn hawdd i bleidleiswyr, megis drwy wefan yr awdurdod lleol.

Os ydych yn darparu gwybodaeth ar eich gwefan, dylech sicrhau ei bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr. Er enghraifft, os byddwch yn darparu gwybodaeth ar ffurf PDF, dylech fod yn ymwybodol os na chaiff camau penodol eu dilyn wrth greu dogfennau PDF, efallai na fyddant yn gydnaws â darllenwyr sgriniau a thechnolegau cynorthwyol eraill. Mae Llywodraeth y DU wedi llunio canllaw ar lunio dogfennau PDF hygyrch y gallwch gyfeirio ato. Gallech hefyd siarad â swyddog cydraddoldebau eich awdurdod am gyngor. 

Dylai fod gennych brosesau prawfddarllen cadarn ar waith er mwyn sicrhau nad oes unrhyw wallau yn yr hysbysiadau y mae'n ofynnol i chi eu cyhoeddi. Gallai sicrhau bod prosesau prawfddarllen cadarn ar waith helpu i ganfod unrhyw wallau ac osgoi achosion posibl o dorri diogelwch data cyn iddynt ddigwydd.

Canllawiau ar ddylunio ffurflenni a hysbysiadau i bleidleiswyr

Mae cyfarwyddyd Gwneud eich marc y Comisiwn yn canolbwyntio ar ddylunio ffurflenni a hysbysiadau hygyrch a hawdd eu defnyddio sy'n rhoi anghenion pleidleiswyr yn gyntaf ac yn eu galluogi i bleidleisio'n hyderus, yn unol â'u bwriadau. Mae'n rhoi canllawiau sy'n seiliedig ar arferion da a dderbynnir yn y diwydiant a chanfyddiadau o waith ymchwil gyda'r cyhoedd.

Cyfieithu a fformatau hysbysiadau 

Mae'n ofynnol i chi, pan fyddwch yn tybio ei bod yn briodol gwneud hynny, sicrhau y caiff hysbysiadau eu cyfieithu neu eu darparu mewn fformat arall. Gallwch eu cynhyrchu:2

• mewn Braille 
• mewn ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg
• drwy ddefnyddio lluniau
• mewn fformat sain3  
• drwy ddefnyddio unrhyw ddull arall o sicrhau bod gwybodaeth yn hygyrch

Ni ellir llunio'r ffurflen enwebu na'r papurau pleidleisio mewn unrhyw iaith na fformat arall. Fodd bynnag, rhaid i'r copïau llaw wedi'u chwyddo  a'r copïau arddangos o'r papurau pleidleisio i'w harddangos mewn gorsafoedd pleidleisio gynnwys y cyfarwyddiadau i bleidleiswyr wedi'u hargraffu ar frig y papur, a gellir cyfieithu'r geiriau hyn i ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg.4

Ystyriaethau o ran diogelu data

Yn unol â deddfwriaeth diogelu data, bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau barhau i gael eu cyhoeddi, ar eich gwefan neu yn rhywle arall, ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad hwnnw ddod i ben. Os oes gan yr hysbysiadau ddibenion penodol, h.y. nodi pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, pan fydd yr etholiad drosodd, a'r cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi darfod, ni fydd ganddynt unrhyw ddiben pellach mwyach. Felly, dylech naill ai ddileu'r hysbysiadau, neu ddileu'r data personol sydd ynddynt, pan fydd dyddiad cau deiseb yr etholiad wedi mynd heibio.

Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu cadw data personol am fwy o amser os caiff y data eu prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu at ddibenion gwyddonol, hanesyddol neu ystadegol ac yn amodol ar weithredu mesurau diogelu priodol. Ar gyfer hysbysiadau canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw'r rhain ar eich gwefan gan eu bod o ddiddordeb i'r cyhoedd ac at ddibenion hanesyddol ac ystadegol.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau diogelu data.
 

Mae 'Ble mae fy ngorsaf pleidleisio?' yn gwestiwn cyffredin yn y cyfnod yn arwain i fyny at y diwrnod pleidleisio ac ar y diwrnod pleidleisio ei hun. 

Mewn partneriaeth â Democracy Club, rydym yn darparu adnodd chwilio am godau post ar ein gwefan. Pan fydd pleidleiswyr yn nodi eu cod post, dangosir iddynt ble mae eu gorsaf bleidleisio, a phwy yw eu hymgeiswyr. Gallech gynnwys yr adnodd hwn ar eich gwefan eich hun, gan ddefnyddio'r teclyn, neu ychwanegu dolen i'ch gwefan

Er mwyn hwyluso hyn, mae angen i chi anfon data ar orsafoedd pleidleisio ar gyfer eich ardal at Democracy Club. Pan fyddwch wedi cadarnhau eich gorsafoedd pleidleisio, gallwch allgludo'r data o'ch System Rheoli Etholiad a'u hanfon dros e-bost i [email protected] . Mae cyfarwyddiadau manwl ar gael ar gyfer pob cyflenwr, os bydd eu hangen arnoch.

Rydym hefyd yn darparu'ch manylion cyswllt ar yr adnodd chwilio. Os bydd eich manylion cyswllt yn newid, gofynnwn i chi roi gwybod i ni cyn gynted â phosibl fel y gallwn ddiweddaru ein cofnodion.

Sesiynau briffio

Dylech sicrhau eich bod yn cynnig sesiwn friffio i bob darpar ymgeisydd ac asiant cyn y cyfnod enwebu neu ar ddechrau'r cyfnod hwnnw. Dylech hefyd gynnal sesiwn friffio ychwanegol ar ôl cadarnhau'r rhestr o ymgeiswyr sy'n sefyll ar gyfer etholiad ar ôl i'r enwebiadau gau. 

Dylai eich sesiwn friffio ymdrin â'r canlynol o leiaf:

• y broses enwebu
• y broses etholiadol
• gwariant etholiad
• defnyddio'r gofrestr etholiadol
• offer a ddarperir i orsaf bleidleisio sy'n gwneud pleidleisio'n haws i bobl anabl
• (ar gyfer etholiadau ar 2 Mai 2024 neu ar ôl hynny) trin pleidleisiau post

Bydd angen i chi benderfynu hefyd sut y caiff gwybodaeth am drefniadau lleol ei darparu. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth am y dyddiadau, yr amseroedd a'r lleoliadau ar gyfer y prosesau etholiadol allweddol, gan gynnwys y canlynol:

• dosbarthu ac agor pleidleisiau post
• y diwrnod pleidleisio
• y broses ddilysu a chyfrif 

Dylai'r sesiynau briffio ddarparu ar gyfer y ffaith nad yw rhai pobl o bosibl yn gwybod fawr ddim am reolau na gweithdrefnau etholiad neu nad ydynt wedi ymwneud ag etholiadau ers peth amser. 

Dylai pob sesiwn friffio amlygu pwysigrwydd dilyn rheolau'r etholiad. Dylech hefyd roi gwybodaeth am y safonau ymddygiad rydych yn eu disgwyl gan gefnogwyr yn ardal y man pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio.

Rydym wedi llunio templed o gyflwyniad ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid, y gallech fod am ei ddefnyddio fel sail i friffio ymgeiswyr ac asiantiaid yn eich ardal.

Rhoi gwybodaeth ysgrifenedig 

Dylech sicrhau y caiff ymgeiswyr ac asiantiaid etholiadol hefyd ganllawiau ysgrifenedig ar y broses etholiadol ac y caiff y wybodaeth ei darparu mewn da bryd er mwyn galluogi ymgeiswyr ac asiantiaid i weithredu arni. 

Diben darparu canllawiau ysgrifenedig yw sicrhau bod pleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid yn gallu cael gafael ar ganllawiau awdurdodol a chynhwysfawr er gwybodaeth unrhyw bryd er mwyn sicrhau bod ganddynt yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt i gymryd rhan mewn etholiad. 

Lle y bo'n briodol, gallwch roi dolen i ymgeiswyr ac asiantiaid lle gallant ddod o hyd i'r wybodaeth berthnasol ar-lein, a mater i chi fydd sicrhau y gall ymgeiswyr gael gafael ar y wybodaeth sydd ei hangen arnynt yn hawdd a gwneud beth bynnag sydd ei angen i hwyluso hyn.

Hygyrchedd  

Dylech sicrhau y gall ymgeiswyr ac asiantiaid gael gafael ar yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt yn hawdd er mwyn iddynt allu cymryd rhan yn yr etholiad.

Dylech gofio bod gan ymgeiswyr ac asiantiaid o bosibl anghenion mynediad penodol, ac felly efallai y bydd angen unrhyw wybodaeth neu ganllawiau arnynt a luniwyd ar ffurf print bras neu fformat arall, megis Braille neu sain, neu mewn iaith heblaw Cymraeg neu Saesneg.  

Dylech hefyd ystyried y gall fod gan ymgeiswyr ac asiantiaid ofynion arbennig i'w helpu i fynychu sesiynau briffio a dylech sicrhau bod sesiynau briffio ar gael ar-lein neu drwy ddull fideogynadledda lle bynnag y bo'n bosibl. 

Gallwch recordio eich sesiwn friffio a'i phostio ar-lein er mwyn i ymgeiswyr ac asiantiaid ei gwylio ar alw ar adeg sy'n gyfleus iddynt, gyda manylion ynghylch sut y gallant ofyn unrhyw gwestiynau dilynol.

Fodd bynnag, bydd angen i chi ystyried sut y gallwch gynnig sesiynau briffio i'r rhai na allant gael gafael ar wybodaeth o'r fath ar-lein, neu'r rhai nad ydynt yn gyfforddus yn gwneud hynny. Efallai y bydd angen i chi ddarparu rhai sesiynau briffio yn bersonol. Dylech hysbysu ymgeiswyr ac asiantiaid am eich dull gweithredu arfaethedig yn gynnar er mwyn eich helpu i gynllunio a pharatoi. Dylid gofyn i'r rhai sydd â diddordeb mewn cymryd rhan mewn sesiwn friffio gofrestru ymlaen llaw er mwyn i chi allu olrhain niferoedd yn ogystal â gofynion hygyrchedd, a fydd yn eich galluogi i deilwra eich dull gweithredu a rhoi'r trefniadau priodol ar waith.

Fel Swyddog Canlyniadau (Gweithredol), rydych yn gyfrifol am bob agwedd ar y broses enwebu mewn etholiad Senedd y DU1 .  Mae'n bwysig codi ymwybyddiaeth o'r wybodaeth sydd ar gael i'r rhai sydd am sefyll mewn etholiad drwy ddarparu sesiynau briffio a chanllawiau ar-lein neu ganllawiau argraffedig, yn enwedig i'r rhai hynny nad ydynt wedi cysylltu'n uniongyrchol â chi na'ch staff. 

Wrth roi gwybodaeth neu sesiynau briffio am y broses enwebu, dylech sicrhau eich bod yn cynnwys gwybodaeth am y canlynol: 

• terfynau amser perthnasol
• rheolau cyflwyno
• gofynion i danysgrifwyr a defnyddio'r gofrestr etholiadol
• defnyddio enwau a ddefnyddir yn gyffredin 
• llenwi papurau enwebu
• defnyddio enwau pleidiau, disgrifiadau ac arwyddluniau
• y dulliau ar gyfer talu'r ernes
• unrhyw drefniadau sydd ar waith gennych o ran prosesau gwirio anffurfiol 

Dim ond ar gyfer yr ymgeisydd y mae cwestiynau ynghylch cymhwysedd neu anghymhwysedd ac ni ddylech roi cyngor ar faterion o'r fath. Dylid cyfeirio'r ymgeisydd at ein canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid yn y lle cyntaf. Os bydd ganddo unrhyw bryderon pellach, dylech ei gynghori i geisio ei gyngor cyfreithiol ei hun. 

Pecynnau enwebu

Dylech baratoi pecyn enwebu ar gyfer unrhyw un sy'n mynegi diddordeb mewn sefyll etholiad.

Dylai'r pecyn enwebu gynnwys y canlynol:

• ffurflen enwebu
• ffurflen cyfeiriad cartref
• ffurflen cydsynio ag enwebiad
• ffurflen i ymgeiswyr roi hysbysiad ynghylch penodi asiant etholiad
• ffurflenni i ymgeiswyr neu eu hasiant etholiadol roi hysbysiad ynghylch penodi asiantiaid pleidleisio, asiantiaid pleidleisiau post ac asiantiaid cyfrif
• tystysgrif awdurdodi er mwyn caniatáu i ymgeisydd sefyll ar ran plaid wleidyddol gofrestredig
• ffurflen fel y gall ymgeisydd plaid wleidyddol ofyn am ddefnyddio arwyddlun
• manylion am sut y dylai'r ernes gael ei thalu, gan gynnwys gwybodaeth am ddulliau o dalu a dderbynnir
• canllawiau ysgrifenedig i ymgeiswyr ac asiantiaid yn cwmpasu agweddau allweddol ar y broses etholiadol, gan gynnwys cymhwyso ac anghymwyso ar gyfer etholiad, y broses enwebu, beth y dylid ac na ddylid ei wneud wrth ymgyrchu, cael gafael ar drafodion etholiadol a'r hyn sy'n digwydd ar ôl i'r canlyniad gael ei ddatgan
• manylion am unrhyw drefniadau lleol, megis y trefniadau ar gyfer agor pleidleisiau post, yr etholiad a'r cyfrif  
• copi o'r Cod ymddygiad i ymgyrchwyr ym Mhrydain Fawr sy'n nodi'r hyn a gaiff a'r hyn na chaiff ei ystyried yn ymddygiad derbyniol mewn gorsafoedd pleidleisio ac yn y gymuned 
• manylion am sut i gael copi o'r gofrestr etholiadol a rhestrau'r pleidleiswyr absennol, a ffurflenni i wneud y fath geisiadau ynghyd â gwybodaeth am ble i anfon y ffurflenni cais hyn. Dylech danlinellu'r ffaith mai dim ond yn unol â Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001 a deddfwriaeth diogelu data y gellir defnyddio'r wybodaeth a geir yn y gofrestr etholiadol a rhestrau o bleidleiswyr absennol
• y ffigurau perthnasol ar gyfer yr etholaeth er mwyn gallu cyfrifo terfynau gwariant
• unrhyw wybodaeth berthnasol arall

Mae ein canllawiau ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid mewn etholiad cyffredinol Senedd y DU ar ein gwefan yn: https://www.electoralcommission.org.uk/cy/canllawiau-i-ymgeiswyr-ac-asiantau-yn-etholiadau-cyffredinol-senedd-y-du-ym-mhrydain-fawr

Mae canllawiau'r Comisiwn ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid mewn is-etholiad Senedd y DU ar ein gwefan yn: https://www.electoralcommission.org.uk/cy/rwyf-yneg-pleidleisiwr/ymgeisydd-neu-asiant/isetholiadau-senedd-y-du-ym-mhrydain-fawr

Rydym hefyd wedi llunio set o bapurau enwebu y gallwch eu cynnwys yn eich pecynnau enwebu, sy'n cynnwys y papurau enwebu gofynnol yn ogystal â thystysgrif awdurdodi, ffurflen cais am arwyddlun a ffurflen hysbysiad o benodiad asiant etholiad.

Gall ymgeiswyr wneud cais ysgrifenedig i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol i gael copi am ddim o'r gofrestr lawn ar gyfer yr ardal etholiadol y maent yn sefyll ynddi. 1
 
Er mai Swyddog Cofrestru Etholiadol pob ardal awdurdod lleol sydd â'r cyfrifoldeb cyfreithiol am dderbyn a darparu cofrestrau i ymgeiswyr, os mai chi yw Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) etholaeth sy'n croesi ffiniau awdurdodau lleol, dylai fod gennych gynlluniau ar waith ar gyfer rheoli neu gydgysylltu ceisiadau a darparu copïau o'r cofrestrau i ymgeiswyr. Dylai'r cynlluniau hyn sicrhau y gellir rhoi cofrestrau i bob ymgeisydd er mwyn gallu eu gweld mewn modd amserol a hawdd. 

Er enghraifft, gallwch ystyried darparu'r cofrestrau'n ganolog i holl ymgeiswyr Senedd y DU ar ran pob Swyddog Cofrestru Etholiadol, a chynnwys ffurflen gais yn y pecyn enwebu ar gyfer pob ardal awdurdod lleol sy'n rhan o'r etholaeth. Mantais y dull gweithredu hwn yw y gallai weithredu fel mai dim ond un ffurflen gais ar gyfer yr holl ardaloedd awdurdod lleol y bydd angen i ymgeiswyr neu asiantiaid etholiad ei chwblhau ac y byddant yn cael eu cofrestrau o un man, yn hytrach na gorfod cysylltu â phob Swyddog Cofrestru Etholiadol ar wahân gyda cheisiadau unigol. 

Hefyd, byddai angen i chi ystyried y trefniadau ymarferol sy'n gysylltiedig â chyfuno'r cofrestrau ac, yn arbennig, y diweddariadau i'r gofrestr. Byddai angen i chi drafod â'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol a chytuno ar sut y gellid dwyn ynghyd y gwahanol gofrestrau a'r diweddariadau iddynt i'w darparu'n amserol, gan gynnwys sut y byddai hyn yn gweithio ar gyfer copïau argraffedig a chopïau data. Rhaid i'r cofrestrau gael eu darparu ar ffurf data oni ofynnir yn benodol am gopi argraffedig.

Rydym wedi llunio templedau o ffurflenni cais ar gyfer cofrestrau etholiadol a ffurflenni cais ar gyfer rhestrau o bleidleiswyr absennol y gall ymgeiswyr eu defnyddio.  

Mae rhagor o wybodaeth am hawl ymgeiswyr i'r gofrestr a rhestrau o bleidleiswyr allanol ar gael yn (LINK TO THE NEW DMG C & A SECTION – CURRENTLY PART 4).

Fel rhan o'ch cynlluniau ar gyfer ymgysylltu â phleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid a'u helpu i gymryd rhan yn yr etholiad, bydd angen i chi benderfynu sut y caiff gwybodaeth am drefniadau lleol ei darparu i ymgeiswyr.  

Bydd trefniadau lleol yn cynnwys gwybodaeth am y dyddiadau, yr amseroedd a'r lleoliadau ar gyfer y prosesau etholiadol allweddol, gan gynnwys y canlynol:
 

• anfon ac agor pleidleisiau post
• diwrnod pleidleisio
• offer a ddarperir i orsafoedd pleidleisio i wneud pleidleisio yn haws i bleidleiswyr anabl
• dilysu a chyfrif pleidleisiau

Yn ogystal â chyfathrebu eich trefniadau lleol, dylech ddarparu gwybodaeth i ymgeiswyr ac asiantiaid am y gofyniad i ddangos ID ffotograffig yn yr orsaf bleidleisio cyn anfon papur pleidleisio:

• mathau o ID ffotograffoig a dderbynnir 
• sut y gall etholwyr nad oes ganddynt fath o ID ffotograffig a dderbynnir wneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleiswyr neu Ddogfen Anhysbys Etholwr
• proses yr orsaf bleidleisio mewn perthynas â'r gofyniad ID

Dylai eich sesiwn neu sesiynau briffio hefyd amlygu unrhyw drefniadau diogelwch rydych wedi'u rhoi ar waith mewn ymgynghoriad â'r heddlu. Efallai y byddwch am wahodd eich pwynt cyswllt unigol yn yr heddlu i fynychu unrhyw sesiynau briffio, neu ddarparu deunydd ysgrifenedig y gallwch ei roi i ymgeiswyr ac asiantiaid.

Mae canllawiau diogelwch ychwanegol ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid ar gael yn https://www.gov.uk/government/publications/security-guidance-for-may-2021-elections. 

Dylech hefyd nodi sut rydych yn disgwyl i gefnogwyr ymddwyn yn yr ardal bleidleisio ar ddiwrnod pleidleisio y rheolau o ran trin pleidleisiau post.

Mae'r Coleg Plismona Arfer Proffesiynol Awdurdodedig wedi darparu canllawiau ar Gadw trefn ac atal dylanwad gormodol y tu mewn i orsafoedd pleidleisio. Bwriedir i'r ddogfen hon helpu'r heddlu i ystyried y ffordd orau o blismona gorsafoedd pleidleisio ac mae'n cynnig rhai camau ymarferol i'w helpu i leihau'r tebygolrwydd o broblemau a delio ag unrhyw rai sy'n codi. Er ei bod wedi'i hanelu at y pwynt cyswllt unigol, gall hefyd fod o fudd i chi, yn enwedig wrth gyfleu'r safonau ymddygiad a ddisgwylir gan gefnogwyr yn ardal y man pleidleisio i ymgeiswyr ac asiantiaid. Dylai gael ei darllen ar y cyd ag adran 3 o'r Cod ymddygiad ar gyfer ymgyrchwyr: cofrestru etholiadol, pleidleisio drwy’r post, pleidleisio drwy ddirprwy a gorsafoedd pleidleisio.

Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i ymgeiswyr ddilyn rhai rheolau penodol mewn perthynas â'r canlynol:

•    faint y gallant ei wario
•    gan bwy y gallant dderbyn rhoddion
•    beth y mae'n rhaid iddynt gyflwyno adroddiad arno ar ôl yr etholiad

Dylech sicrhau bod ymgeiswyr ac asiantiaid etholiad yn gallu cael gafael ar wybodaeth am gyfrifo'r terfyn gwariant 1  (gan gynnwys y ffigur etholaeth ac ai etholaeth sirol neu etholaeth fwrdeistref yw'r etholaeth), ffurflenni gwariant a datganiadau er mwyn eu galluogi i fodloni gofynion adrodd. 

Ceir rhagor o wybodaeth am y ddau fath o etholaeth yma.

Mewn etholiad cyffredinol, bydd angen i ymgeiswyr wybod cyfanswm nifer yr etholwyr ar gofrestr Senedd y DU ar gyfer yr etholaeth ar y diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi hysbysiad o etholiad (h.y. ar yr ail ddiwrnod ar ôl derbyn yr writ), ac eithrio unrhyw atendriadau na fyddant yn 18 mlwydd oed ar neu cyn y diwrnod pleidleisio.  

Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd neu fod eich etholaeth yn croesi ffiniau awdurdodau lleol, dylech gydweithio â'r Swyddog(ion) Cofrestru Etholiadol perthnasol fel y gallwch roi ffigur etholaeth cywir i ymgeiswyr a fydd yn eu galluogi i gyfrifo eu terfynau gwariant. Mae'n bwysig bod ymgeiswyr yn cael y ffigurau etholaeth cywir fel eu bod yn gwybod faint y gallant ei wario. 

Rydym wedi llunio canllawiau ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid ar wariant a rhoddion yn etholiadau cyffredinol Senedd y DU sydd ar gael yn ein canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid. Mae ein templed o gyflwyniad ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid hefyd yn cynnwys canllawiau ar wariant a rhoddion. Gallwch ddefnyddio'r adnoddau hyn i roi gwybodaeth i ymgeiswyr ac asiantiaid am ffurflenni gwariant a datganiadau er mwyn eu galluogi i fodloni eu gofynion adrodd.

Mae'r cyfryngau yn chwarae rhan bwysig wrth roi gwybodaeth i bleidleiswyr am yr etholiad ac mae'n bwysig eich bod yn cynllunio ac yn rheoli eich trefniadau cyfathrebu ag allfeydd a chynrychiolwyr y cyfryngau yn effeithiol er mwyn cynnal hyder y cyhoedd bod yr etholiad yn cael ei redeg yn effeithiol.  

Er mwyn cyflawni hyn yn effeithiol, dylai fod proses glir ar waith ar gyfer cyfathrebu mewn perthynas â'r etholiad ym mhob etholaeth sy'n cael ei dilyn gennych chi ac, yn achos etholaethau trawsffiniol, staff perthnasol yr awdurdod arall, a'ch tîm neu dimau cyfathrebu priodol er mwyn ymateb i unrhyw faterion sy'n codi.

Dylai eich trefniadau ar gyfer gweithio gyda'r cyfryngau gynnwys y canlynol:

• prosesau ar gyfer ymdrin ag ymholiadau cyffredinol gan y cyfryngau
• strategaethau ar gyfer ymdrin â chyfathrebu rhagweithiol a hefyd gysylltu â'r cyfryngau mewn perthynas â digwyddiadau penodol fel cyfrif pleidleisiau a datgan canlyniadau
• cynlluniau ar gyfer ymdrin yn adweithiol ag unrhyw faterion sy'n codi mewn perthynas â'r etholiad, er enghraifft honiadau o dwyll etholiadol 

Presenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif

Wrth ddatblygu eich cynllun ar gyfer sut y byddwch yn ymdrin â phresenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif, dylech ystyried y canlynol: 

• cysylltu â'r prif sefydliadau darlledu ymlaen llaw ac amlinellu'r cyfleusterau sydd ar gael i'r wasg  
• rhoi cyfle i gynrychiolwyr o'r cyfryngau ymweld â'r lleoliad dilysu a chyfrif er mwyn gweld faint o le a chyfleusterau sydd ar gael, er mwyn rhoi cyfle iddynt godi unrhyw faterion neu ofynion technegol gyda chi er mwyn i chi allu cynnwys y rhain yn eich gwaith wrth gynllunio cynllun y lleoliad 
• trafod trefniadau ar gyfer datgan y canlyniadau 
• trefnu bod systemau sain yn cael eu defnyddio ar gyfer y cyhoeddiadau ac unrhyw ddarllediadau byw
• gwneud trefniadau i achredu newyddiadurwyr, technegwyr a ffotograffwyr sy'n bresennol a darparu pasys ar gyfer y cyfryngau
• sicrhau bod llefarydd y cyfryngau yn cael ei enwebu ar gyfer y cyfrif, a bod pawb yn gwybod pwy yw'r person hwn ac mai'r person hwn sy'n gyfrifol am ateb holl gwestiynau'r cyfryngau
• sicrhau bod y cyfryngau yn ymwybodol o unrhyw ardaloedd cyfyngedig a gweithdrefnau e.e. bod gweithwyr camera yn gwybod na ddylent ffilmio gwybodaeth sensitif (fel siotiau agos o bapurau pleidleisio) na rhwystro staff cyfrif
• sicrhau bod tîm cysylltiadau cyhoeddus y cyngor yn bresennol i ddelio ag ymholiadau gan y cyfryngau. Dylech wneud yn siŵr eu bod yn gwybod â phwy i gysylltu os gofynnir unrhyw gwestiynau etholiadol technegol iddynt
• esbonio'r prosesau i'w dilyn a'r amseroedd gorffen a datgan disgwyliedig ar gyfer pob pleidlais 
• rhoi camau ar waith i'ch galluogi i roi copi ysgrifenedig o'r canlyniadau i gynrychiolwyr y cyfryngau ar yr adeg y caiff y cyhoeddiad ei wneud 

Er mwyn rhoi cymorth pellach i chi a'ch tîm cyfathrebu wrth gysylltu â'r cyfryngau yn ystod y broses gyfrif, rydym wedi datblygu awgrymiadau ar gyfer rheoli'r cyfryngau yn ystod y broses gyfrif.

Mae gan arsyllwyr sydd wedi’u hachredu gan y Comisiwn yr hawl i arsylwi:

• dosbarthu a derbyn papurau pleidleisio drwy'r post
• y bleidlais
• dilysu a chyfrif y pleidleisiau1  

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys prosesau i reoli ymholiadau posibl gan arsyllwyr ac i gefnogi eu presenoldeb yn y prosesau etholiadol y mae ganddynt hawl i'w mynychu. Dylai hyn gynnwys darparu gwybodaeth i arsyllwyr am leoliad ac amseriad y prosesau uchod.

Mae gan gynrychiolwyr y Comisiwn hefyd yr hawl i arsylwi'r prosesau hyn ac, yn ogystal, mae ganddynt hawl i arsylwi ar eich arferion gwaith.2  

Nid oes angen i arsyllwyr achrededig a chynrychiolwyr y Comisiwn roi hysbysiad ymlaen llaw o ble y maent yn bwriadu arsylwi, ond byddant yn cario cerdyn adnabod ffotograffig a roddwyd gan y Comisiwn gyda nhw.

Canllaw cyflym i'r mathau o fathodynnau arsyllwyr

Math o fathodyn arsyllwyr	Pwy ydyn nhw?	Mynediad
	Cynrychiolwyr y Comisiwn Etholiadol	Yr un fath ag ymgeiswyr ac asiantiaid, ynghyd â mynediad at ddosbarthu pleidleisiau post, ac arferion gwaith y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol
	Arsyllwyr wedi'u hachredu gan y Comisiwn	Yr un fath ag ymgeiswyr ac asiantiaid, ynghyd â mynediad at ddosbarthu pleidleisiau post

Os oes gennych unrhyw amheuaeth ynghylch statws unigolyn penodol sy’n ceisio cael mynediad i brosesau etholiadol, gallwch wirio’r cofrestrau o arsyllwyr ar wefan y Comisiwn.

Mae gennych ddyletswydd gyfreithiol i roi sylw i God ymarfer y Comisiwn ar gyfer arsyllwyr wrth reoli presenoldeb arsyllwyr.3  Bydd arsyllwyr wedi cytuno i gydymffurfio â’r safonau ymddygiad a nodir yng Nghod Ymarfer y Comisiwn. Os credwch fod y Cod ymarfer wedi'i dorri, rhowch wybod i'ch tîm Comisiwn lleol.

Deunyddiau i bleidleiswyr

Er mwyn cyflwyno'r etholiad, mae'n hanfodol bod pleidleiswyr yn gallu cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt, heb wallau, mewn fformat hygyrch ac mewn da bryd iddynt gymryd y camau angenrheidiol mewn perthynas â'u pleidlais. 

Mae'r canllawiau hyn yn rhoi trosolwg o'r gofynion cyfreithiol mewn perthynas â chardiau pleidleisio, deunydd swyddfa pleidleisiau post a phapurau pleidleisio, a'r meysydd lle mae gennych ddisgresiwn o ran dylunio, a'r wybodaeth y mae angen ei chynnwys ar y deunyddiau hyn. 

Maent hefyd yn cynnwys gwybodaeth i'ch helpu i sicrhau ansawdd y broses o gynhyrchu deunyddiau i bleidleiswyr, gan gynnwys canllawiau ar brawfddarllen a gweithio gyda chyflenwyr a chontractwyr.

Rhaid i'r cardiau pleidleisio ddilyn y ffurf benodedig a nodir mewn deddfwriaeth. Ar bob cerdyn pleidleisio, rhaid i chi gynnwys yr holl elfennau a nodir yn y rheolau etholiadol perthnasol ac a ddangosir ar flaen ac ar gefn y cardiau pleidleisio yn yr atodiad i Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001 (fel y'u diwygiwyd).1  

Dylech gysylltu â'ch enw cyswllt yn y Post Brenhinol (neu bartner dosbarthu masnachol arall) ar gam cynnar er mwyn sicrhau bod gennych drwyddedau priodol ar waith a bod y cerdyn pleidleisio yn bodloni gofynion dosbarthu penodol.

Dylai cardiau pleidleisio gael eu hanfon at etholwyr a'u dirprwyon cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad etholiad. Os byddwch yn gosod y gwaith o gynhyrchu'r cardiau pleidleisio ar gontract allanol, bydd angen i chi anfon eich data cardiau pleidleisio at eich argraffwyr a dylech sicrhau bod eich meddalwedd yn gallu llunio ffeil ddata y gall eich argraffwyr ei defnyddio i baratoi'r deunyddiau yn unol â'r fanyleb sydd ei hangen. 

Ar gam cynnar yn eich trafodaethau â'ch argraffwyr, dylech fod wedi nodi ym mha fformat y byddwch yn cyflenwi'r data ac ym mha fformat y byddant yn anfon unrhyw broflenni atoch, a dylai hyn gael ei nodi yn eich manyleb a'ch contract..

Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar ddatblygu contractau ar gyfer gwaith ar gontract allanol a qwiriadau sicrhau ansawdd.

Sypiau dilynol o gardiau pleidleisio

Rhaid i'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol gyhoeddi dau hysbysiad newid etholiad interim cyn cyhoeddi'r hysbysiad newid etholiad terfynol ar y pumed diwrnod gwaith cyn yr etholiad. Mae'r hysbysiadau hyn yn helpu i sicrhau bod cardiau pleidleisio yn cael eu dosbarthu'n brydlon i'r etholwyr hynny sydd wedi gwneud cais i gofrestru yn agos i'r dyddiad cau ar gyfer cofrestru.2 Rhaid i'r hysbysiad interim cyntaf o newid gael ei gyhoeddi ar y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu, sef 4pm ar y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn y bleidlais.3

Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gysylltu ag ef er mwyn sicrhau y gall amseriad cyhoeddi'r ail hysbysiad interim ategu llunio eich ail set o gardiau pleidleisio. Rhaid i'r ail hysbysiad interim gael ei gyhoeddi rhwng y diwrnod ar ôl y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu a'r chweched diwrnod gwaith cyn y bleidlais.4  

Dylid anfon diweddariad o'r data cofrestru sy'n deillio o bob un o'r hysbysiadau newid at eich argraffwyr cyn gynted ag y bo'n ymarferol fel y gellir llunio cardiau pleidleisio ar gyfer etholwyr newydd. 

Ceir rhagor o wybodaeth am hysbysiadau interim yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar gyfer Cymru, Lloegr, neu'r Alban  

Gallwch hefyd ddod o hyd i ganllawiau pellach ar ddosbarthu cardiau pleidleisio. 

Fel rhan o'ch gwaith cynllunio, byddwch wedi penderfynu a gaiff y broses o gynhyrchu deunydd swyddfa ar gyfer pleidleisio drwy'r post ac anfon pleidleisiau post ei chynnal yn fewnol neu ar gontract allanol. 

Ceir rhagor o ganllawiau i gefnogi eich proses benderfynu o ran gosod gwaith ar gontract allanol yn ein canllawiau ar reoli contractwyr a chyflenwyr.

Cynnwys pecynnau pleidleisio drwy'r post

Rhaid i chi anfon pecyn pleidleisio drwy'r post at bob pleidleisiwr post cymwys.1  Rhaid i becynnau pleidleisio drwy'r post gynnwys:2  

• amlen i anfon y deunydd
• amlenni dychwelyd: amlen ‘A’ (amlen y papur pleidleisio) ac amlen ‘B’ (yr amlen ar gyfer dychwelyd amlen ‘A’ a'r datganiad pleidleisio drwy'r post)
• papur pleideisio 
• datganiad pleidleisio drwy'r post 

Yn ogystal, mae'n rhaid i chi anfon gwybodaeth gyfarwyddol gan sicrhau bod y rhai sydd â hawl i bleidleisio drwy'r post yn gallu cael y canlynol:3  

• cyfieithiadau o unrhyw gyfarwyddiadau neu ganllawiau i bleidleiswyr a anfonir gyda'r papur pleidleisio, i ieithoedd eraill
• cyfieithiad o'r cyfarwyddiadau neu'r canllawiau i Braille
• cynrychioliad graffigol o'r cyfarwyddiadau neu'r canllawiau
• y cyfarwyddiadau neu'r canllawiau ar unrhyw ffurf arall (yn cynnwys sain)

Rhaid i'r amlen a ddefnyddir i anfon y deunydd gael ei chyfeirio at yr etholwr yn y cyfeiriad y mae wedi gofyn i'w bapur pleidleisio gael ei anfon iddo ac a nodir yn y rhestr pleidleiswyr post neu'r rhestr dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post.1  

Er mwyn diogelu cyfrinachedd y bleidlais, rhaid i chi ddarparu dwy amlen wahanol ar gyfer dychwelyd y papur pleidleisio a'r datganiad pleidleisio drwy'r post:2  

• Amlen ‘A’ – hon yw'r amlen a ddefnyddir i ddychwelyd y papur pleidleisio, gydag ‘A’, y geiriau ‘amlen papur pleidleisio’ a rhif y papur pleidleisio arni. 
• Amlen ‘B’ – hon yw'r amlen a ddefnyddir i ddychwelyd amlen y papur pleidleisio (amlen ‘A’) a'r datganiad pleidleisio drwy'r post. Dylid nodi'r llythyren ‘B’ a'ch cyfeiriad arni. 

Dylech argraffu enw eich etholaeth ar bob amlen ‘A’ a ‘B’. Bydd hyn yn helpu i leihau nifer yr achosion lle na ellir dosbarthu pleidleisiau post os, er enghraifft, bydd pleidleisiwr yn dychwelyd amlen ‘A’ â'r papur pleidleisio a'r datganiad pleidleisio drwy'r post ynddi, heb ei rhoi yn amlen ‘B’.
 

Amlenni ar gyfer etholwyr dienw

Pan fyddwch yn cyfathrebu ag etholwr dienw, mae'n ofynnol i chi anfon gohebiaeth mewn amlen neu fath arall o orchudd mewn ffordd nad yw'n datgelu i unrhyw berson arall fod y pleidleisiwr yn ddienw. 

Felly, dylech anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post at etholwyr sydd wedi cofrestru'n ddienw mewn amlen blaen.3  Dylai'r amlen gynnwys eu henw a'u cyfeiriad gohebiaeth, ond ni ddylai gynnwys eu rhif etholwr na gwneud unrhyw gyfeiriad at yr etholiad na'r gofrestr etholiadol.

Costau postio

Oni fyddwch yn dosbarthu pleidleisiau post yn bersonol, mae'n ofynnol i chi ddefnyddio amlen ragdaledig a gyfeirir at y pleidleisiwr post. 
Mae hefyd yn ofynnol i chi ddarparu amlenni dychwelyd rhagdaledig, oni fydd angen anfon pleidleisiau post i gyfeiriad y tu allan i'r DU.4  

Fodd bynnag, dylech siarad â'r Post Brenhinol a'ch argraffydd er mwyn gweld beth y gellir ei wneud i hwyluso'r broses o ddychwelyd pecynnau pleidleisio drwy'r post a gwblhawyd yn brydlon o'r tu allan i'r DU, gan gynnwys y posibilrwydd o gynnwys amlen ragdaledig briodol ar gyfer eitemau a ddychwelir o dramor. 

Efallai y byddwch yn penderfynu defnyddio amlen â dyluniad gwahanol ar gyfer pleidleisiau post a anfonir i gyfeiriad y tu allan i'r DU. Er enghraifft, gallech ychwanegu fflach lliw gwahanol. Gallai hyn helpu i ddidoli, nodi a blaenoriaethu pleidleisiau post tramor yn fwy effeithlon. 
 

Papur pleidleisio drwy'r post

Pennir ffurf y papur pleidleisio mewn deddfwriaeth ac mae gennych ddyletswydd gyfreithiol i ddilyn y cyfarwyddiadau hyn yn ofalus.1  Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar argraffu papurau pleidleisio. 

Datganiad pleidleisio drwy'r post  

Nodir y datganiad pleidleisio drwy'r post yn y ddeddfwriaeth a rhaid ei lunio ar y ffurf a bennir.2  Rhaid i'r datganiad pleidleisio drwy'r post gynnwys y canlynol: 

• enw'r pleidleisiwr (oni bai ei fod yn etholwr dienw) 
• rhif y papur pleidleisio a anfonir gyda'r datganiad 
• marc adnabod unigryw, a allai fod yn god bar ond a allai hefyd fod ar ffurf arall – nid oes rhaid i'r marc hwn fod yn gysylltiedig â'r marc adnabod unigryw ar y papur pleidleisio; gall fod yr un peth ond yn yr un modd, gallai fod yn wahanol neu'n gysylltiedig 
• y cyfarwyddiadau rhagnodedig i’r pleidleisiwr ar sut i bleidleisio drwy'r post

Rhaid i'r datganiad pleidleisio drwy'r post hefyd gynnwys cod bar.

Rhaid i chi lunio mathau gwahanol o ddatganiad pleidleisio drwy'r post ar gyfer etholwyr dienw a'r rhai sydd wedi cael eu hepgor. Ni ddylai datganiad pleidleisio drwy'r post etholwyr dienw ddangos enw'r etholwr. 

Lle mae etholwr wedi cael ei hepgor gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol, mae deddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol i chi ddileu'r blwch ar gyfer llofnod ac unrhyw gyfeiriad at lofnodi'r ffurflen yn y cyfarwyddiadau i bleidleiswyr.

Dylech hefyd ddylunio a phrofi'r datganiadau pleidleisio drwy'r post er mwyn sicrhau bod y blychau ar gyfer llofnod a dyddiad geni yn y man cywir ac yn y fformat cywir i'w prosesu gan eich system cadarnhau dynodyddion personol pan gânt eu dychwelyd.
 

Cyfarwyddiadau ychwanegol i bleidleiswyr

Yn ogystal â chynnwys penodedig y pecyn pleidleisio drwy'r post a nodir uchod, dylech ddarparu cyfarwyddiadau ychwanegol, mwy penodol – er enghraifft, cyfarwyddiadau graffigol i bleidleiswyr i'w helpu i gwblhau'r datganiad a'r papur pleidleisio a dychwelyd deunydd eu pleidlais bost yn yr amlenni cywir, a gwybodaeth am y broses cyflwyno pleidleisiau papur (ar gyfer etholiadau ar neu ar ôl 2 Mai 2024).
 
Dylech gynnwys yr wybodaeth y mae'n rhaid i chi ei darparu i bleidleiswyr post am sut i gael cyfarwyddiadau mewn fformat amgen e.e. ieithoedd eraill, braille, a sain.
 
Fel rhan o'r cyfarwyddiadau hyn, dylech hefyd gynnwys gwybodaeth yn egluro natur bersonol y bleidlais, gan nodi ei bod yn gyfrinachol ac y byddai unrhyw un sy'n ymyrryd â'r pleidleisiwr sy'n nodi ei bleidlais neu sy'n ceisio cael gwybodaeth am bwy yr oeddent yn pleidleisio drostynt, yn cyflawni trosedd, yn ogystal â gwybodaeth am sut i roi gwybod am unrhyw bryderon neu achosion o dwyll etholiadol a amheuir. 

Mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i ddilyn y manylebau dylunio ac argraffu ar gyfer papurau pleidleisio yn ofalus, fel y rhagnodir mewn deddfwriaeth. 

Yn unol â'r gyfraith, rhaid i bapurau pleidleisio ar gyfer pleidleiswyr post ac at ddefnydd gorsafoedd pleidleisio fod yr un dyluniad a maint, ond gall y marc swyddogol fod yn wahanol os dymunir.1   

Dylech sicrhau eich bod yn cysylltu â'ch cyflenwr argraffu ar gam cynnar i gadarnhau maint mwyaf y papur pleidleisio y gall ei argraffu, a sicrhau, os oes angen, fod ganddo drefniadau wrth gefn os bydd angen papur pleidleisio mwy o faint.2  

Ni ellir cadarnhau cynnwys terfynol y papur pleidleisio nes bod y broses enwebu wedi cau, ond bydd angen i chi wneud penderfyniadau ynghylch elfennau canlynol manyleb y papur pleidleisio ar gam cynnar:

• fformat rhifau'r papurau pleidleisio
• ffurf cefn y papurau pleidleisio
• y marc adnabod unigryw
• dyluniad y ‘marc swyddogol’
• pa liw fydd y papurau pleidleisio

Fel rhan o'ch trafodaethau cynnar â'ch cyflenwr argraffu, mae'n rhaid i chi ystyried yn ofalus nifer y papurau pleidleisio y bydd angen eu hargraffu er mwyn caniatáu i chi ddyrannu nifer digonol o bapurau pleidleisio i orsafoedd pleidleisio a dosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post. Bydd hyn hefyd yn caniatáu i nifer digonol o stoc papur gael ei chaffael.

Dylech seilio nifer y papurau pleidleisio a gaiff eu hargraffu ar y nifer mwyaf o etholwyr cymwys fydd yn pleidleisio, sef 100%. Mae risgiau sylweddol ynghlwm wrth argraffu papurau pleidleisio yn seiliedig ar nifer llai o etholwyr yn pleidleisio. Er enghraifft, os bydd nifer y papurau pleidleisio yn dechrau mynd yn brin ar y diwrnod pleidleisio, bydd yn anos bryd hynny i chi argraffu rhagor o bapurau pleidleisio a'u hanfon mewn pryd i'r gorsafoedd pleidleisio hynny lle mae prinder. 

Os penderfynwch, am unrhyw reswm, beidio ag argraffu, fel gofyniad sylfaenol, bapurau pleidleisio yn seiliedig ar y nifer mwyaf o etholwyr cymwys yn pleidleisio, dylech asesu'r risgiau yn ofalus.

Fel rhan o'ch asesiad risg dylech ystyried:

• y nifer amcangyfrifedig a fydd yn pleidleisio, gan ystyried y potensial ar gyfer ymgysylltu a diddordeb hwyr – dylid defnyddio'r etholiad cyfatebol diwethaf fel y nifer disgwyliedig lleiaf a fydd yn pleidleisio 
• cyd-destun penodol yr etholiad hwn
• unrhyw faterion lleol neu genedlaethol a all effeithio ar y nifer sy'n pleidleisio
• p'un a yw'n well cael stoc o bapurau pleidleisio ychwanegol sy'n barod i'w dosbarthu'n gyflym i orsafoedd pleidleisio, er enghraifft argraffu o leiaf 100% o bapurau pleidleisio ond peidio â dosbarthu 100% o bapurau pleidleisio argraffedig i orsafoedd pleidleisio  

Dylech gymryd camau hefyd i sicrhau y gellir argraffu papurau pleidleisio ychwanegol ar fyr rybudd os bydd angen a phenderfynu sut y byddai staff gorsafoedd pleidleisio yn cael eu briffio pe bai'r sefyllfa hon yn codi. 

Ceir canllawiau ar ddyrannu papurau pleidleisio i orsafoedd pleidleisio yn ein canllawiau ar bleidleisio mewn gorsaf bleidleisio.  

Rhifau papurau pleidleisio

Dylai rhifau papurau pleidleisio redeg yn olynol, ond nid oes rhaid iddynt ddechrau ar ‘1’. Dylai rhifau papurau pleidleisio fod yn unigryw, ac ni ddylid eu hailddefnyddio, er enghraifft dylid rhifo papurau pleidleisio gorsafoedd pleidleisio, papurau pleidleisio drwy'r post a phaprau pleidleisio a gyflwynwyd yn wahanol. 

Y ffurf ar gyfer cefn y papur pleidleisio

Pennir y ffurf ar gyfer cefn y papur pleidleisio a rhaid i chi sicrhau bod yr wybodaeth ofynnol yn cael ei chynnwys ar gefn y papur pleidleisio yn y fformat a nodwyd.1 Ni ddarperir ar gyfer rhoi unrhyw linellau na marciau eraill ar gefn y papur pleidleisio. 

Marc adnabod unigryw

Gall y marc adnabod unigryw gynnwys llythrennau a rhifau a gall ailadrodd rhif y papur pleidleisio gyda rhagddodiad neu ôl-ddodiad. Gall marc adnabod unigryw hefyd fod yn god bar ond nid oes rhaid iddo fod. Mae'n bwysig cofio nad yw'r marc adnabod unigryw yr un peth â'r marc swyddogol. 

O ran y marc adnabod:2  

• dylai fod yn unigryw i bob papur pleidleisio
• gellir ei ailddefnyddio ar gyfer yr etholiad nesaf
• rhaid iddo gael ei argraffu ar gefn y papur pleidleisio
   

Y marc swyddogol

Marc diogelwch yw'r marc swyddogol y mae'n rhaid ei ychwanegu at eich papur pleidleisio.
 
O ran y marc swyddogol:3  

• gall fod yr un fath ar gyfer pob papur pleidleisio mewn etholiad neu gellir defnyddio marciau swyddogol gwahanol at ddibenion gwahanol yn yr un etholiad, er enghraifft, un ar gyfer pleidleisiau post a'r llall ar gyfer papurau pleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio
• ni ellir ei ailddefnyddio am saith mlynedd ar gyfer etholiad Senedd y DU yn yr un etholaeth

Dylai'r marc fod yn unigryw. Gallai fod yn arwyddlun wedi'i argraffu neu'n farc neu'n ddyfais argraffu arbennig megis dyfrnod. Gellid hefyd dyllu'r papur pleidleisio pan gaiff ei gyflwyno os caiff offerynnau stampio eu defnyddio er mwyn creu marc swyddogol wedi'i dyllu.  

Dylai fod modd gweld y marc ar flaen y papur pleidleisio heb orfod troi'r papur pleidleisio drosodd.4  

Lliw'r papur pleidleisio

Ni phennir lliw papurau pleidleisio a'ch cyfrifoldeb chi yw penderfynu ar hyn. 

Yn unol â'r gyfraith mae'n rhaid i liw papurau pleidleisio a gyflwynwyd fod yn wahanol i liw papurau pleidleisio cyffredin.5  

Wrth benderfynu ar liw'r papurau pleidleisio dylech ystyried materion hygyrchedd o ran lliw a chyferbyniad. Gweler ein canllawiau dylunio arfer dda, 'Making your mark’, i gael rhagor o wybodaeth am ddewis lliwiau ar gyfer papurau pleidleisio. 

Enw'r ymgeisydd

Rhaid i ymgeiswyr ymddangos ar y papur pleidleisio fel y'u rhestrir yn y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd. Rhaid i'w henwau a'u manylion perthnasol ymddangos yn unol â'r cyfarwyddiadau ar gyfer argraffu.1  

Rhaid i gyfenwau ymgeiswyr ymddangos mewn priflythrennau, gan gynnwys rhoi priflythrennau ar gyfer cyfenwau sy'n dechrau â MAC neu MC a dylai'r enwau ddilyn trefn yr wyddor yn llym e.e. MABBOT, MACLEAN, MATTHEWS, MCCORMICK, MORRISON. 

Lle bo ymgeisydd wedi rhestru sawl enw fel ei gyfenw, boed â chysylltnod ai peidio, dylech gopïo'r enw cyfan fel y'i darparwyd. Er enghraifft, byddai Dick Van Dyke yn ymddangos fel VAN DYKE, Dick ar y papur pleidleisio ac, o ran gosod yn nhrefn yr wyddor, byddai'r cyfenw yn dechrau â V. 

Yn yr un modd, byddai Ann Smith-Jones yn SMITH-JONES, Ann ar y papur pleidleisio a byddai'n dod o dan S o ran trefn yr wyddor. 

Ym mhob achos, dylech ddefnyddio'r maint ffont mwyaf posibl. Er mwyn sicrhau cysondeb, dylid defnyddio'r un maint ffont ar gyfer pob ymgeisydd ar bob llinell gyfatebol.. 

Arwyddluniau

Os bydd yr ymgeisydd yn sefyll ar ran plaid wleidyddol gofrestredig ac wedi gwneud cais i ddefnyddio arwyddlun, efallai y byddwch yn cael copi eglurder uchel o'r arwyddlun i'w ddefnyddio wrth argraffu'r papurau pleidleisio. Fel arall, efallai y bydd angen i chi lawrlwytho'r arwyddlun o'n gwefan. Dylech sicrhau bod pa gopi bynnag a ddefnyddir ar yr un ffurf â'r arwyddlun cofrestredig. 

Dau gentimetr sgwâr yw'r maint mwyaf y gellir ei gael ar gyfer arwyddlun ar y papur pleidleisio.2 Peidiwch ag addasu na chamystumio siâp yr arwyddlun er mwyn ffitio ar y papur pleidleisio. Dylech sicrhau bod yr arwyddlun ar yr un ffurf â'r arwyddlun cofrestredig – er enghraifft, peidiwch ag ymestyn arwyddluniau yn siapiau sgwâr os nad ydynt wedi'u cofrestru fel delweddau sgwâr ar ein gwefan, oherwydd byddai hyn yn newid eu hymddangosiad.

Mae'n hanfodol eich bod yn gwirio pob proflen ddrafft o'ch deunyddiau etholiad yn ofalus ac yn drylwyr cyn iddynt gael eu cymeradwyo'n barod i'w hargraffu a'u hanfon. Bydd y cam hwn yn y broses yn aml yn un sy'n cymryd llawer o amser ac yn un lle y bydd amser yn y fantol gan y bydd eich cyflenwyr yn gweithio yn unol ag amserlenni tynn ac yn debygol o roi terfynau amser heriol i chi.

Dylech benderfynu pwy o'ch tîm a fydd yn rhan o'r gwaith prawfddarllen a sicrhau ansawdd y broses gynhyrchu. Mae'n bosibl y bydd angen i nifer o aelodau o'ch tîm gyfrannu, a gall fod yn ddefnyddiol cynnwys pobl eraill nad ydynt mor agos at wybodaeth grai yr ymgeiswyr neu'r proflenni sylfaenol er mwyn sicrhau nad oes dim wedi'i golli.

Lle bo modd, byddai'n ddefnyddiol sicrhau bod mwy nag un person yn gwirio pob set o broflenni cyn ei chymeradwyo er mwyn sicrhau y caiff gwallau eu canfod. Gall hyn fod yn arbennig o ddefnyddiol o ran lliniaru'r risg y caiff gwallau eu gwneud wrth weithio ar lawer o broflenni mewn cyfnod byr.

Gallwch gynnal gwiriadau wyneb yn wyneb drwy fynd i safle eich cyflenwr ac edrych ar eich deunyddiau argraffedig yn uniongyrchol, ond mae'n bosibl y bydd rhai cyflenwyr yn cynnig cynnal y gwiriadau hyn ar eich rhan fel rhan o'u gwasanaeth yn lle hynny. 

Os byddwch yn defnyddio cyflenwyr i gynnal gwiriadau, rhaid i chi sicrhau eich bod yn cael dadansoddiad manwl o'r broses wirio, gan gynnwys pa wiriadau ansawdd argraffu sy'n cael eu cynnal. Dylai'r rhain gynnwys:
 

• sicrhau bod y deunydd argraffedig yn gywir drwy ei gymharu â chopi enghreifftiol o'r broflen derfynol a gymeradwywyd ar gyfer pob fersiwn o'r deunydd    
• cadarnhau bod yr holl destun wedi'i bersonoli wedi cael ei argraffu'n gywir lle bo angen.

Fel arall, gallech drefnu bod deunyddiau'n cael eu hanfon atoch i chi eu gwirio cyn iddynt gael eu hanfon o'ch safle. 

Dylech lunio nodiadau canllaw ar gyfer yr aelodau hynny o staff sy'n gwirio deunyddiau etholiad.

Gwirio testun sylfaenol

Dylech sicrhau eich bod yn gwirio testun sylfaenol pob deunydd yn ofalus; hynny yw, y testun na fydd yn newid ni waeth beth fo'r digwyddiad pleidleisio, nifer neu fanylion yr ymgeiswyr, neu'r wybodaeth i etholwyr. 

At ddibenion effeithlonrwydd, mae'n bosibl y bydd rhai cyflenwyr yn llunio eich proflenni o dempledi a ddefnyddiwyd mewn digwyddiadau pleidleisio blaenorol. Peidiwch â thybio y bydd y wybodaeth a gaiff ei chynhyrchu gan eich system rheoli meddalwedd etholiadol yn gywir yn awtomatig. Er enghraifft, efallai y gwnaed newidiadau deddfwriaethol neu newidiadau i ffiniau, neu newidiadau i'ch gwybodaeth gyswllt. Eich cyfrifoldeb chi yw gwneud yn siŵr bod yr holl wybodaeth yn gywir a hefyd bod y deunyddiau etholiad yn cydymffurfio â'r holl ofynion deddfwriaethol. 

Gwirio proflenni byw

Dylech sicrhau bod proses ar waith gennych ar gyfer gwirio proflenni byw o bob math o ddeunydd etholiad ar y cam argraffu er mwyn cadarnhau nad oes unrhyw wallau a'u bod yn cael eu hargraffu yn unol â'r fanyleb ofynnol. 

Dylai hyn gynnwys eitemau y caiff llai ohonynt eu hargraffu hefyd, megis papurau pleidleisio a gyflwynwyd, dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post neu bapurau pleidleisio drwy'r post ychwanegol a gaiff eu hargraffu er mwyn cynnwys y rhai a wnaeth gais ar ôl i'r ffeiliau data gwreiddiol gael eu cyflwyno. 

Mae angen i chi benderfynu sawl eitem a gaiff ei gwirio ar gyfer pob eitem/proses argraffu/cyfres. Ar gyfer gwiriadau argraffu, dylid gwirio'r eitem gyntaf a'r eitem olaf ar gyfer pob eitem o leiaf er mwyn sicrhau bod y broses argraffu'n dechrau ac yn gorffen yn unol â'r disgwyl ac. 

Bydd cynnal gwiriadau ar y cam prawfddarllen byw yn galluogi staff i gadarnhau bod yr eitemau a gaiff eu hargraffu yn cyfateb i'r fersiwn ddiweddaraf a gymeradwywyd a fydd yn tynnu sylw at unrhyw broflenni a gymeradwywyd sydd wedi cael eu newid drwy gamgymeriad, nad oes inc wedi rhedeg a bod yr ansawdd argraffu yn dda ac yn gyson.

Mae'n debygol y bydd gennych lawer o setiau o broflenni ar gyfer yr un eitem, felly dylech fod yn gwirio bod y testun newidiol ar bob set o broflenni wedi cael ei gynnwys yn gywir.  Mae'n ddefnyddiol cadw taenlen o'r holl destun newidiol ym mhob fersiwn yn barod i gymharu â hi. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, ddalen yn cynnwys: 

• rhestr o'ch holl etholiadau a ymleddir
• nifer y seddi gwag fesul etholiad
• enwau, disgrifiadau ac arwyddluniau'r ymgeiswyr 

Mae'n bwysig rhoi sylw arbennig i arwyddluniau oherwydd gall llawer ohonynt edrych yn debyg ar yr olwg gyntaf. Dylech brawfddarllen unrhyw daenlenni a ddefnyddir at ddibenion sicrhau ansawdd yn ofalus yn erbyn data gwreiddiol, megis papurau enwebu 

Dylech gadw cofnod o'r deunydd swyddfa a wiriwyd fel bod llwybr archwilio clir o'r prosesau a ddilynwyd ac y gallwch gyfeirio'n ôl ato os bydd unrhyw beth yn codi wedyn.

Wrth lunio canllawiau i helpu eich staff i brawfddarllen deunyddiau etholiad, dylid rhoi sylw arbennig i sicrhau:

• bod yr holl fanylion ar yr holl ddeunyddiau etholiad wedi'u sillafu'n gywir
• bod enwau a chyfeiriadau etholwyr yn gywir ac yn cyfateb i'r rheini ar y gofrestr etholiadol / rhestrau pleidleiswyr absennol
• bod y deunyddiau a gaiff eu hanfon at etholwyr yn gywir ar eu cyfer (e.e. yr anfonir y papur pleidleisio cywir ar gyfer eu hardal etholiadol; yr anfonir cardiau pleidlais bost drwy ddirprwy at bob unigolyn sy'n pleidleisio drwy'r post drwy ddirprwy) 
• lle y bo'n berthnasol, bod y dyddiadau cau cywir yn ymddangos (er enghraifft, ar gyfer ceisiadau am bleidlais bost/pleidlais drwy ddirprwy ar gardiau pleidleisio)
• lle y rhagnodir ffurflen, ei bod yn bodloni'r gofynion rhagnodedig 

Mewn perthynas â'r papur pleidleisio, dylech hefyd wirio'r canlynol: 

• bod y cyfarwyddiadau argraffu wedi'u dilyn yn fanwl
• bod y marc swyddogol a'r marc adnabod unigryw wedi'u hargraffu'n gywir
• bod y papur pleidleisio yn cynnwys manylion pob ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys ar gyfer yr ardal etholiadol benodol honno; fel rhan o hyn, dylech wirio'r canlynol:
• bod enw pob ymgeisydd (neu enw(au) a ddefnyddir yn gyffredin lle y bo'n berthnasol) yn gywir
• lle y bo'n berthnasol, bod enwau pleidiau, disgrifiadau ac arwyddluniau yn gywir ac fel y'u cofrestrwyd ar gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol
• bod y cyfarwyddiadau ar frig pob papur pleidleisio yn gywir ar gyfer yr ardal etholiadol honno

Mewn perthynas â'r datganiad pleidleisio drwy'r post, dylech hefyd wirio'r canlynol: 

• bod y rhifau papur pleidleisio cywir wedi'u hargraffu 
• bod y cyfarwyddiadau pleidleisio cywir ar gyfer yr ardal etholiadol wedi'u cynnwys

Unwaith bod eich deunyddiau etholiad wedi'u cynhyrchu, bydd angen i chi sicrhau bod eich holl ddeunyddiau wedi cael eu hargraffu, eu casglu ynghyd a'u paratoi ar gyfer eu hanfon at etholwyr, neu eu defnyddio mewn gorsafoedd pleidleisio, heb unrhyw wallau.  

Gwirio pecynnau pleidleisio drwy'r post wedi'u llenwi cyn eu hanfon

Wrth gynnal gwiriadau sicrhau ansawdd ar becynnau pleidleisio drwy'r post wedi'u llenwi, dylai hyn gynnwys gwirio'r canlynol:

• bod rhifau'r papur pleidleisio a'r datganiad pleidleisio drwy'r post yn cyfateb i'w gilydd, 
• bod enwau/cyfeiriadau wedi'u personoli yn ymddangos yn unol â'r disgwyl mewn ffenestri, 
• bod pob pecyn yn cynnwys yr eitemau cywir – er enghraifft, bod y papurau pleidleisio cywir a'r amlen ateb gywir wedi cael eu cynnwys 

Dylech gynnal hapwiriadau o'r holl becynnau er mwyn sicrhau bod trawstoriad cynrychioliadol wedi cael ei wirio, gydag o leiaf ddau becyn o bob swp o 250 o becynnau (sy'n cyfateb yn fras i ‘fasged’ Post Brenhinol lawn).

Dylech hefyd sicrhau y cynhelir gwiriadau penodol o unrhyw gyfresi sy'n cynnwys eitemau ychwanegol, er enghraifft lle y bydd is-etholiad yn golygu y caiff papur pleidleisio ychwanegol ei gynnwys.

Dylech wneud yn siŵr eich bod yn cadw llwybr archwilio clir o'r gwaith prawfddarllen a'r prosesau sicrhau ansawdd eraill a ddilynwyd naill ai gan eich staff neu gan eich cyflenwr, fel y gallwch gyfeirio'n ôl ato os bydd unrhyw beth yn codi wedyn.

Gallwch ddod o hyd i fwy o ganllawiau i'ch helpu gyda'r broses hon yn yr adran Sicrhau ansawdd a phrawfddarllen deunyddiau etholiad a cheir canllawiau pellach ar sicrhau ansawdd y broses anfon yn ein hadran ar bleidleisio absennol. 

Gwirio llyfrau papurau pleidleisio cyn eu dyrannu

Pan fyddwch yn cael y llyfrau papurau pleidleisio wedi'u hargraffu, dylech gynnal gwiriad terfynol cyn i unrhyw bapurau pleidleisio gael eu dosbarthu i orsaf bleidleisio.

Wrth gynnal gwiriadau sicrhau ansawdd terfynol o'r llyfrau papurau pleidleisio, dylech wirio'r canlynol:

• bod y papur pleidleisio cyntaf a'r un olaf o leiaf ym mhob llyfr a thrwy gadarnhau bod rhifau papurau pleidleisio ym mhob llyfr neu becyn yn rhedeg yn olynol
• bod yr holl fanylion ar y papur pleidleisio wedi'u sillafu'n gywir
• bod pob arwyddlun y gofynnwyd yn ddilys amdano wedi ei gynnwys wrth ymyl enw'r ymgeisydd cywir a'i fod yn cyfateb i gofnod y blaid yng nghofrestr y Comisiwn
• bod pob disgrifiad o ymgeisydd wedi cael ei argraffu yn y llinell ar gyfer yr ymgeisydd cywir
• bod y cyfarwyddiadau pleidleisio ar frig y papur pleidleisio yn cyfateb i'r gofynion deddfwriaethol
• bod y papurau pleidleisio wedi cael eu torri i'r maint cywir
• bod y marc swyddogol wedi'i gynnwys

Gallwch ddod o hyd i ganllawiau ar ddyrannu papurau pleidleisio i orsafoedd pleidleisio yn ein hadran ar bleidleisio mewn gorsaf bleidleisio.  

Mae'n rhaid i chi sicrhau diogelwch papurau pleidleisio wrth iddynt gael eu cynhyrchu, eu dosbarthu a'u storio. Ar ôl i'r marc swyddogol gael ei argraffu ar eich papurau pleidleisio, maent yn ‘fyw’ i bob diben. 

Ni waeth a ydych wedi gosod y gwaith argraffu ar gontract allanol neu a ydych yn argraffu'n fewnol, er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr fod â hyder yn y broses, dylai eich trefniadau diogelwch atal pobl rhag cael gweld a defnyddio'r papurau pleidleisio heb awdurdod. 

Dylai'r cyfyngiadau hyn fod yn gymwys ar bob cam o'r broses gynhyrchu a storio, rhwng yr adeg pan gânt eu hargraffu a'r etholiad.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth yn ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer diogelwch papurau pleidleisio.

Mae'r adran hon o'r canllawiau yn egluro'r camau gweithredu statudol y mae'n rhaid eu cymryd er mwyn galluogi i amserlen yr etholiad ddechrau'n swyddogol.

Mae hyn yn cynnwys:

• y broses ar gyfer cyflwyno a derbyn y gwrit 
• y broses ddilynol o gyhoeddi'r hysbysiad etholiad  
• y gofyniad i ddosbarthu cardiau pleidleisio cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad etholiad

Caiff writ sy'n ei gwneud yn ofynnol i etholiad Senedd y DU gael ei chynnal yn eich etholaeth ei gyhoeddi ar ôl i Senedd y DU gael ei diddymu.  

Anfonir y gwrit at y Swyddog Canlyniadau oni fydd wedi eich penodi chi (y Swyddog Canlyniadau (Gweithredol)) neu rywun arall yn ddirprwy iddo. Anfonir y gwrit at y Swyddog Canlyniadau yn ôl ei deitl, yn hytrach na'i enw.1  

Mae Clerc y Goron yn cadw rhestr o Swyddogion Canlyniadau yr anfonir y gwrit atynt. Os byddwch chi, fel Swyddog Canlyniadau (Dros Dro), wedi cael eich penodi gan y Swyddog Canlyniadau i dderbyn y gwrit, rhaid i'r Swyddog Canlyniadau hysbysu Clerc y Goron ar ffurflen benodedig.2  

Caiff y gwrit ei ddosbarthu gan y Post Brenhinol fel arfer ac unwaith y caiff ei anfon, bydd eich cyswllt lleol yn y Post Brenhinol yn cysylltu â'r Swyddog Canlyniadau neu'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) i drefnu ei ddosbarthu. Mae'n hanfodol bod Clerc y Goron a'r Post Brenhinol yn cael gwybod am unrhyw newidiadau i gyfeiriad yr unigolyn a fydd yn derbyn y gwrit ar unwaith. 

Ni waeth pwy fydd yn derbyn y gwrit, rhaid iddo gwblhau derbynneb a ddarperir gan y Post Brenhinol. Bydd yn nodi'r dyddiad y caiff ei dderbyn ac enw'r swyddog sy'n ei dderbyn. Dylid gwneud copïau o'r gwrit a chadw'r copi gwreiddiol yn ddiogel.

3 Ystyrir bod y gwrit wedi'i dderbyn y diwrnod ar ôl i'r Senedd gael ei diddymu. 4 Bydd hyn yn eich galluogi i ddechrau gwneud trefniadau y diwrnod ar ôl i writ yr etholiad gael ei gyhoeddi, hyd yn oed os caiff y broses o ddosbarthu'r writ yn gorfforol ei hoedi. Mae'r dyddiad yr ystyrir bod y gwrit wedi'i dderbyn yn effeithio ar amserlen etholiad Senedd y DU. Rhaid cyhoeddi'r hysbysiad o etholiad erbyn 4pm fan bellaf ar yr ail ddiwrnod yn dilyn dyddiad derbyn y gwrit. 5 Bydd y cyfnod ar gyfer cyflwyno papurau enwebu yn dechrau ar y diwrnod ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad o etholiad. 

Rydym wedi llunio amserlen sy'n cynnwys yr holl derfynau amser perthnasol ar gyfer etholiad Senedd y DU, yn ogystal â thempled ar wahân ar gyfer amserlen is-etholiad Senedd y DU.  

Gallwch ddod o hyd i'r amserlen ar gyfer etholiad Senedd y DU 4 Gorffennaf isod.

Ceir gwybodaeth am ardystio a dychwelyd y gwrit ar ôl datgan y canlyniad yn ein canllawiau ar Rhoi hysbysiad o'r canlyniad. 

Rhaid i chi gyhoeddi'r hysbysiad etholiad ar gyfer yr etholaeth erbyn 4pm fan bellaf ar yr ail ddiwrnod gwaith yn dilyn derbyn y gwrit. Gall yr hysbysiad etholiad gael ei gyhoeddi ar yr un diwrnod ag y derbynnir y gwrit a dylai gael ei gyhoeddi cyn gynted ag y bo'n ymarferol fel bod cymaint o amser â phosibl ar gyfer enwebiadau.1  

Rhaid i'r hysbysiad etholiad nodi'r canlynol:2  

• ble a phryd y gellir cyflwyno'r papurau enwebu, a ble y gellir cael gafael ar bapurau enwebu 
• dyddiad y bleidlais os caiff yr etholiad ei ymladd
• os byddwch wedi penderfynu derbyn taliadau electronig, y trefniadau ar gyfer talu ernesau yn electronig
• y dyddiad y mae'n rhaid i'r ceisiadau ar gyfer pleidleisiau absennol (yn cynnwys pleidleisiau argyfwng drwy ddirprwy) gyrraedd y Swyddog Cofrestru Etholiadol er mwyn iddynt fod yn weithredol ar gyfer yr etholiad.

Dylai'r hysbysiad etholiad hefyd nodi erbyn pa ddyddiad y mae'n rhaid i geisiadau i gofrestru a'r Tystysgrifau Awdurdod Pleidleisiwr neu Ddogfennau Etholwr Dienw gyrraedd y Swyddog Cofrestru Etholiadol er mwyn iddynt fod yn weithredol ar gyfer yr etholiad.

Dylai'r cyfeiriad a roddir ar gyfer cyflwyno papurau enwebu fod yn union gywir, a dylai gynnwys unrhyw rif ystafell. Bydd hyn yn osgoi unrhyw amheuaeth os caiff enwebiadau eu cyflwyno'n agos at y terfyn amser. Dylech hysbysu pob aelod o staff derbynfa ymhob swyddfa yn yr adeilad ac adeiladau cysylltiedig eraill na ddylent dderbyn papurau enwebu.  

Rydym wedi datblygu templed o hysbysiad etholiad y gallwch ei ddefnyddio:

Rhaid i chi anfon cardiau pleidleisio cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad etholiad.1  

Rhaid i gerdyn pleidleisio gael ei anfon i gyfeiriad cymwys yr etholwr neu, yn achos dirprwy, i gyfeiriad y dirprwy fel y'i dangosir yn y rhestr o ddirprwyon.2  
 
Ar gyfer etholwyr anhysbys, rhaid i'r cerdyn pleidleisio gael ei anfon mewn prif amlen i gyfeiriad cymwys yr etholwr.3  

Er mwyn sicrhau y bydd pleidleiswyr yn cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt ac mewn pryd iddynt fwrw eu pleidlais, dylech sicrhau y gall cardiau pleidleisio gael eu derbyn gan bleidleiswyr cyn gynted â phosibl, fel bod ganddynt gymaint o amser â phosibl i newid eu manylion cofrestru neu wneud cais am bleidlais absennol. Gallai hyn, er enghraifft, gynnwys cyhoeddi'r hysbysiad etholiad cyn gynted ag y derbynnir y gwrit. Unwaith y caiff yr hysbysiad etholiad ei gyhoeddi, gellir dosbarthu'r cardiau pleidleisio.

Bydd angen i chi bennu'r dyddiad dosbarthu gorau ar gyfer cardiau pleidleisio a dylech ganolbwyntio ar ba bryd y gall etholwyr ddisgwyl cael eu cardiau pleidleisio.

Gellir dosbarthu cardiau pleidleisio yn bersonol, drwy'r post neu drwy ddull arall a bennir gennych fel y dull mwyaf priodol.4  

Dosbarthu yn bersonol

Os byddwch yn dosbarthu cardiau pleidleisio â llaw, dylech gynllunio sut y bydd hyn yn gweithio yn ymarferol. Dylech neilltuo digon o staff i sicrhau bod pleidleiswyr yn derbyn cardiau pleidleisio cyn gynted â phosibl er mwyn sicrhau eu bod yn cael cymaint o amser â phosibl i newid manylion cofrestru neu wneud cais am bleidlais absennol. Dylech nodi'n glir yn eich cyfarwyddiadau i staff y diwrnod olaf y byddech yn disgwyl i bob cerdyn pleidleisio gael ei ddosbarthu.

Dylech sicrhau bod staff yn ymwybodol o ystyriaethau diogelu data, a dylech ystyried ei gwneud yn ofynnol i staff gadarnhau'n ysgrifenedig ar adeg recriwtio y byddant yn dilyn eich polisi diogelu data.

Dylech fonitro'r broses ddosbarthu, er mwyn sicrhau bod cardiau pleidleisio wedi cael eu dosbarthu drwy'r etholaeth gyfan ac yn unol â'r amserlenni. Gall hyn gynnwys ei gwneud yn ofynnol i staff dosbarthu lenwi taflenni cofnodi a threfnu i oruchwylwyr gynnal hapwiriadau.

Dosbarthu drwy'r post

Gallwch ddefnyddio'r Post Brenhinol neu unrhyw gwmni dosbarthu masnachol arall i ddosbarthu'r cardiau pleidleisio. Os byddwch yn dosbarthu cardiau pleidleisio drwy'r post, dylech gydgysylltu â'ch darparwr gwasanaethau post i gytuno ar amserlen ar gyfer dosbarthu a chael unrhyw brawf postio a ddarperir gan y cwmni.

Dylech fonitro'r broses o ddosbarthu cardiau pleidleisio, er mwyn sicrhau eu bod wedi cael eu dosbarthu drwy'r etholaeth gyfan ac yn unol â'r amserlenni. Os oes modd, dylech roi trefniadau ar waith i olrhain y broses ddosbarthu er mwyn helpu i ymateb i unrhyw ymholiadau gan etholwyr.  

Dylai eich gwaith cynllunio wrth gefn ymdrin â sut y byddech yn dosbarthu unrhyw gardiau pleidleisio pe na bai'r Post Brenhinol neu'r cwmni dosbarthu masnachol a gontractiwyd gennych yn gallu dosbarthu'r cardiau pleidleisio, er enghraifft, oherwydd gweithredu diwydiannol.

Enwebiadau

Fel Swyddog Canlyniadau, rydych yn gyfrifol am weinyddu proses enwebu sy'n cefnogi ymgeiswyr i sefyll etholiad ac yn eu galluogi i fod yn hyderus yn y ffordd y caiff yr etholiad ei reoli.  

Nod y canllawiau canlynol yw eich cefnogi yn y penderfyniadau y bydd angen i chi eu gwneud er mwyn rheoli'r broses enwebu yn effeithlon ac yn effeithiol. Maent yn cynnwys gwybodaeth am y gofynion ar gyfer enwebu, gan gynnwys manylion ymgeiswyr, ernesau a dulliau cyflwyno, canllawiau i gefnogi'r gwaith o brosesu enwebiadau a phenderfynu arnynt, a chanllawiau ar y prosesau i'w dilyn ar ôl i'r enwebiadau gau, megis cyhoeddi hysbysiadau swyddogol. Maent hefyd yn cynnwys gwybodaeth am y camau gweithredu gofynnol yn dilyn marwolaeth ymgeisydd.

Rhoi gwybodaeth am y broses enwebu i ymgeiswyr ac asiantiaid

Efallai y bydd ymgeiswyr, asiantiaid a phleidiau gwleidyddol newydd neu lai profiadol, sy'n anghyfarwydd ag arferion a phrosesau sefyll etholiad ac y bydd angen eich cymorth arnynt i allu cymryd rhan yn effeithiol. 

Fel rhan o'ch paratoadau ar gyfer yr etholiadau, byddwch wedi rhoi cynlluniau ar waith i sicrhau eich bod yn cynnig sesiwn friffio i bob darpar ymgeisydd ac asiant cyn y cyfnod enwebu neu ar ddechrau'r cyfnod hwnnw, a'u bod hefyd yn cael canllawiau ysgrifenedig ar y broses etholiadol mewn da bryd er mwyn eu galluogi i weithredu arnynt. Ceir manylion am yr hyn a ddylai gael ei gynnwys mewn sesiynau briffio a gwybodaeth ysgrifenedig, a dolenni i sesiynau briffio enghreifftiol, yn ein canllawiau ar roi gwybodaeth i bleidiau gwleidyddol, ymgeiswyr ac asiantiaid. 

Dim ond os byddwch wedi derbyn ernes o £500 a bod y ffurflenni canlynol wedi eu llenwi erbyn diwedd y cyfnod enwebu (4pm ar y 19eg diwrnod gwaith cyn y bleidlais ar gyfer etholiad cyffredinol Senedd y DU neu 4pm ar y dyddiad a bennwyd gennych1  ar gyfer is-etholiad Senedd y DU), yr ystyrir bod ymgeisydd wedi ei enwebu'n ddilys:2  

• y ffurflen enwebu (fel y'i rhagnodir)
• ffurflen cyfeiriad cartref
• ffurflen cydsynio ag enwebiad

Ymgeiswyr pleidiau gwleidyddol 

Os bydd ymgeisydd yn dymuno sefyll ar ran plaid wleidyddol gofrestredig yna, yn ogystal â'r uchod, rhaid iddo hefyd gyflwyno tystysgrif awdurdodi, sy'n rhoi awdurdod i ddefnyddio enw'r blaid ar y papur pleidleisio (fel y'i rhagnodir), a gall hefyd gynnwys cais ysgrifenedig i ddefnyddio un o arwyddluniau cofrestredig y blaid os yw'n dymuno3 . 

Rhaid i enw neu ddisgrifiad y blaid a awdurdodir gan y dystysgrif gyfateb i enw neu ddisgrifiad y blaid ar y ffurflen enwebu neu bydd yr enwebiad cyfan yn annilys.4

Rhaid bod y blaid wedi'i chofrestru ar gofrestr o bleidiau gwleidyddol y Comisiwn yn http://search.electoralcommission.org.uk a bod wedi'i rhestru'n blaid y caniateir iddi gyflwyno ymgeiswyr yn y rhan o'r DU y mae'n sefyll ynddi. 

Paratoi papurau enwebu

Dim ond yn Saesneg neu, yng Nghymru, yn Gymraeg a/neu Saesneg, y gellir paratoi papurau enwebu, ac nid mewn unrhyw ieithoedd na fformatau amgen.5  Fodd bynnag, mae'n ofynnol i chi yn ôl y gyfraith baratoi papurau enwebu i'w llofnodi os bydd rhywun yn gwneud cais am hynny.6  Mae hyn yn golygu darparu'r holl ddogfennau sy'n ofynnol ar gyfer enwebu a'u cwblhau gyda'r holl wybodaeth a roddir i chi fel mai dim ond y llofnodion gofynnol y mae'n rhaid eu hychwanegu.

Rydym wedi paratoi set o bapurau enwebu, sy'n cynnwys yr holl ffurflenni hyn y gallwch eu rhoi i ymgeiswyr. 

Nid oes rhaid i ymgeiswyr ddefnyddio'r ffurflen enwebu a luniwyd ac a ddarparwyd gennych chi, ar yr amod bod eu ffurflenni enwebu fel y'u rhagnodir. 

Rhaid i enwau llawn yr ymgeisydd gael eu rhestru ar y ffurflen enwebu, cyfenw yn gyntaf, wedyn ei holl enwau eraill yn llawn.1  

Rhagddodiaid ac ôl-ddodiaid

Nid yw'r ffurflen enwebu yn rhagnodi lle ar gyfer rhagddodiaid nac ôl-ddodiaid. 

Dylid cynghori ymgeiswyr i beidio â defnyddio rhagddodiaid fel Mr, Mrs, Dr neu Y Cyngh, nac ôl-ddodiaid fel OBE neu MBA fel rhan o'u henw llawn. Os caiff rhagddodiad neu ôl-ddodiad ei ddefnyddio fel rhan o'r enw gwirioneddol ni fyddai'r ffurflen enwebu yn annilys o ganlyniad i hynny, ond ni ddylid trosglwyddo'r rhagddodiad na'r ôl-ddodiad i'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd 

Os bydd ymgeisydd wedi cyflwyno ffurflen enwebu gyda rhagddodiad neu ôl-ddodiad fel rhan o'i enw gwirioneddol, dylech ei hysbysu na fydd yn ymddangos ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd, yr hysbysiad pleidleisio na'r papur pleidleisio, ond nad yw hyn wedi effeithio ar ei enwebiad fel ymgeisydd. 

Yr unig eithriad i hyn yw pan fydd rhagddodiad neu ôl-ddodiad wedi cael ei gynnwys fel rhan o enw a ddefnyddir yn gyffredin a bod yr ymgeisydd yn honni mai dyma sut y caiff ei adnabod yn gyffredin. 

Pan fydd ymgeisydd yn defnyddio'n gyffredin enw sy'n wahanol i'w enw gwirioneddol, neu,  yn defnyddio'i enw yn gyffredin mewn ffordd sy'n wahanol i'r hyn a nodwyd ar y papur enwebu, gall ofyn am gael defnyddio hwn yn lle ei enw gwirioneddol.1

Gall ymgeisydd ofyn am gael defnyddio enw cyntaf a/neu gyfenw a ddefnyddir yn gyffredin. Caiff hefyd ddefnyddio blaenlythrennau fel rhan o'i enw cyffredin os cânt eu defnyddio'n gyffredin mewn perthynas â nhw.

Er enghraifft, efallai mai ‘Andy’ yw'r enw cryno a ddefnyddir ar ei gyfer, yn lle ei enw llawn cyntaf sef ‘Andrew’. Os felly, gall ysgrifennu ‘Andy’ yn y blwch enw cyntaf a ddefnyddir yn gyffredin ar y ffurflen enwebu os byddai'n well ganddo fod yr enw hwnnw'n ymddangos ar y papur pleidleisio.

Gall ymgeisydd sydd â chysylltnod yn ei gyfenw ddewis defnyddio un rhan o'i gyfenw os mai dyma sut y caiff ei adnabod yn gyffredin. Er enghraifft, yn achos Andrew Smith-Roberts, gallai ddefnyddio Andrew Roberts neu Andrew Smith (os mai un o'r rhain oedd yr enw a ddefnyddir yn gyffredin ar ei gyfer).

Fodd bynnag, os oes gan ymgeisydd deitl, gall ddefnyddio hwn fel ei enw llawn. Er enghraifft, os mai enw gwirioneddol yr ymgeisydd yw Joseph Smith, ond mai ei deitl etifeddol yw Joseph Avon, gall ddefnyddio'r enw Joseph Avon fel ei enw llawn

Mae'r tabl hwn yn nodi rhestr, nad yw'n gynhwysfawr, o amrywiadau posibl:
 

Penderfyniadau ar Enwau a Ddefnyddir yn Gyffredin

Nid eich cyfrifoldeb chi yw penderfynu a yw'r enw cyffredin a roddwyd yn 'enw' y mae'r ymgeisydd yn ei ddefnyddio'n gyffredin nac a yw'n bodloni'r gofyniad cyfreithiol. Mae'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i chi dderbyn beth bynnag y bydd ymgeisydd wedi'i nodi yn y blwch enw a ddefnyddir yn gyffredin ar ei olwg a'i dderbyn fel enw cyffredin yr ymgeisydd. 

Yn ôl y gyfraith, yr unig seiliau sydd gennych dros wrthod enw a ddefnyddir yn gyffredin yw'r rhai canlynol:2  

• mae'n debygol y gall ei ddefnydd gamarwain neu ddrysu etholwyr, neu
• mae'n aflan neu'n sarhaus 

Cyfrifoldeb yr ymgeisydd yw sicrhau ei fod wedi cwblhau ei ffurflen enwebu yn unol â'r gyfraith a bod yn fodlon bod yr enw cyffredin a roddwyd yn enw a ddefnyddir yn gyffredin ganddo mewn gwirionedd.

Wrth roi cyngor anffurfiol, efallai yr hoffech dynnu sylw'r ymgeisydd at ein canllawiau ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid ar enwau a ddefnyddir yn gyffredin.

Mae'r tabla isod yn cynnwys nifer o enghreifftiau o gyfuniadau amrywiol o enwau a ddefnyddir yn gyffredin a sut y byddai hyn yn effeithio ar ymddangosiad enw'r ymgeisydd ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd, yr hysbysiad pleidleisio a'r papur pleidleisio.

Os caiff y blwch ar gyfer enwau cyntaf a ddefnyddir yn gyffredin neu gyfenw a ddefnyddir yn gyffredin ei adael yn wag, yna bydd enwau cyntaf neu gyfenw gwirioneddol yr ymgeisydd, yn dibynnu ar ba flwch ar gyfer enwau a ddefnyddir yn gyffredin a adawyd yn wag, yn mynd ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd ac ar y papur pleidleisio.

Dylech gynghori'r ymgeisydd bod y defnydd o enwau a ddefnyddir yn gyffredin ond yn gymwys i'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd a'r papur pleidleisio. Dylai enw gwirioneddol yr ymgeisydd ymddangos ar unrhyw ddogfennau y mae'n ofynnol iddynt ddangos enw'r ymgeisydd, fel yr argraffnod a ffurflenni gwariant yr ymgeisydd.

Os byddwch yn gwrthod defnyddio enw a ddefnyddir yn gyffredin, ni fydd hyn yn effeithio ar ddilysrwydd y papur. Yn hytrach, effaith hyn fydd y bydd enw llawn yr ymgeisydd yn ymddangos ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd a'r papur pleidleisio. Dylid egluro hyn i ymgeiswyr ac asiantiaid a rhaid i chi ysgrifennu at yr ymgeisydd yn nodi'r rhesymau dros wrthod caniatáu i'r enw a ddefnyddir yn gyffredin gael ei ddefnyddio.

Mae'n rhaid i ffurflenni enwebu gynnwys arwydd o gefnogaeth i'r ymgeisydd gan 10 o etholwyr cofrestredig ar gofrestr Senedd y DU yn yr etholaeth. Gelwir y rhain yn llofnodwyr - y ddau gyntaf yw'r cynigydd a'r eilydd, tra bod wyth etholwr arall yn cefnogi'r enwebiad.1 Nid oes dim yn atal ymgeisydd rhag llofnodi ei enwebiad ei hun ar yr amod ei fod wedi'i gofrestru yn yr etholaeth. 

Yn ôl y gyfraith mae'n rhaid i bob llofnodwr lofnodi'r ffurflen enwebu yn y man priodol a rhaid iddo gynnwys ei rif etholiadol yn y bylchau a ddarperir wrth ymyl ei lofnod, ynghyd â llythrennau adnabod y dosbarth etholiadol. 

Nid oes rhaid i lofnodwr roi ei enw ar ffurflen enwebu Senedd y DU. 

Pan fydd ffurflen enwebu wedi'i chyflwyno'n ffurfiol, hyd yn oed os caiff ei phennu'n annilys yn ddiweddarach, bydd llofnodion yn dal i gyfrif tuag at yr un ffurflen y caiff y llofnodwr ei llofnodi.

Os caiff etholwr ei dynnu oddi ar y gofrestr yn ddiweddarach neu os bydd farw cyn yr etholiad (neu yn wir cyn i'r enwebiad gael ei gyflwyno hyd yn oed), bydd ei lofnod yn ddilys o hyd ac nid effeithir ar yr enwebiad.

Gall unigolyn a ddangosir ar y gofrestr fel rhywun sydd o dan 18 oed pan wneir yr enwebiad ond llofnodi ffurflen enwebu os bydd yn 18 oed ar neu cyn y diwrnod pleidleisio.

Dim ond y 10 llofnodwr cyntaf ar unrhyw bapur enwebu y gellir eu hystyried. Os caiff mwy o lofnodwyr eu cynnwys, ni ddylid ystyried unrhyw enwau dilynol o gwbl. Os bydd un o'r 10 llofnodwr cyntaf yn annilys, waeth p'un a ychwanegwyd mwy o lofnodwyr i'r ffurflen enwebu ai peidio, mae'n rhaid ystyried bod yr enwebiad yn annilys o hyd.

Ni all llofnodwyr dynnu llofnodion ar ffurflenni enwebu yn ôl, unwaith y byddant wedi'u rhoi. Os bydd llofnodwr yn cysylltu â chi i ddweud ei fod yn dymuno tynnu ei lofnod yn ôl, dylech ei hysbysu na chaniateir hyn yn ôl y gyfraith a bod y llofnod yn ddilys o hyd.

Rhaid i chi wrthod enwebiad os na lofnodwyd y ffurflen enwebu yn ôl y gofyn.2  

Cadarnhau bod llofnodwyr ar y gofrestr 

Rhaid i lofnodwyr ymddangos ar y gofrestr etholiadol Seneddol sydd mewn grym ar y diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi hysbysiad etholiad (h.y. ar yr ail ddiwrnod ar ôl derbyn y gwrit). Mae'n hanfodol y defnyddir y fersiwn gywir o'r gofrestr er mwyn sicrhau bod y llofnodwyr yn ddilys. 

Ni ddylai etholwr lofnodi mwy nag un ffurflen enwebu yn yr etholiad Seneddol. Os bydd yn gwneud hynny, bydd ei lofnod ond yn ddilys ar y papur cyntaf a anfonir atoch, hyd yn oed os nad hwn oedd y papur cyntaf a lofnodwyd.3  

Dylai fod gennych system gadarn ar waith er mwyn sicrhau na fydd unrhyw etholwr yn llofnodi mwy nag un ffurflen enwebu. Dylech ddefnyddio copi caled o'r gofrestr a'r system rheoli etholiadol er mwyn lleihau'r risg o fethu â nodi llofnodwr sydd wedi llofnodi mwy nag un ffurflen, a marcio'r copi caled o'r gofrestr â llaw pan gaiff enwebiadau eu cyflwyno'n ffurfiol. 

Gan fod yn rhaid i chi dderbyn y ffurflen enwebu ar ei golwg, rhaid i chi dderbyn mai llofnod yr unigolyn a restrwyd ar y gofrestr o dan y rhif etholwr perthnasol yw'r llofnod ar y ffurflen enwebu, hyd yn oed os yw'r llofnod yn awgrymu enw arall. Gallwch dynnu sylw'r unigolyn sy'n cyflwyno'r papur at hyn os ydych yn pryderu, ond, rhaid i chi dderbyn y rhif etholwr a'r llofnod ar eu golwg. Os bydd gennych bryderon o hyd ar ôl codi'r mater, dylech hysbysu eich Pwynt Cyswllt Unigol yn yr heddlu (SPOC).

Enwau llofnodwyr wedi'u croesi allan  

Yn achlysurol gwneir camgymeriad ac efallai y bydd enw un neu fwy o'r llofnodwyr wedi'i groesi allan. Os caiff y llofnod a'r rhif etholwr ar gyfer llofnodwr eu croesi allan yn glir, dylech ei anwybyddu a'i drin fel pe na bai'r rhes yn ymddangos o gwbl. Os gofynnir i chi, dylech nodi y dylai unrhyw beth sydd wedi'i groesi allan fod yn glir, ac yn ddelfrydol, wedi'i lofnodi â blaenlythrennau. 

Ni ddylech groesi allan unrhyw gofnod. Os oedd y cofnod a oedd wedi'i groesi allan yn gofnod gan gynigydd neu eilydd, yna dylid nodi'r cynigydd neu'r eilydd newydd. Lle y bydd cofnod wedi'i groesi allan, mae'n rhaid i'r deg llofnodwr cyntaf ac eithrio'r cofnod hwnnw fod yn ddilys o hyd er mwyn i'r enwebiad fod yn ddilys.

Mae'n ofynnol i ymgeiswyr gwblhau ffurflen cyfeiriad cartref. Rhaid i'r ffurflen hon gael ei chyflwyno yn bersonol gan y sawl a all gyflwyno'r ffurflen enwebu ac erbyn i'r enwebiadau gau. Nid yw'r ffurflen wedi'i rhagnodi ond mae'r wybodaeth y mae angen ei darparu wedi'i nodi mewn deddfwriaeth.1  

Rhaid i'r ymgeisydd nodi ei enw a'i gyfeiriad cartref ar y ffurflen cyfeiriad cartref. Nid oes angen i'r cyfeiriad fod yn yr etholaeth lle mae'r ymgeisydd yn bwriadu sefyll.

Y cyfeiriad cartref:

• rhaid iddo gael ei gwblhau'n llawn
• ni ddylai gynnwys talfyriadau
• rhaid mai ei gyfeiriad cartref cyfredol ydyw 
• ni ddylai fod yn gyfeiriad busnes (oni fydd yr ymgeisydd yn rhedeg busnes o'i gartref)

Os bydd unrhyw ran o fanylion y cyfeiriad cartref yn anghywir neu wedi'i hepgor, ni fydd yr enwebiad yn annilys yn awtomatig os yw'r disgrifiad o'r lle yn un a ddeellir yn gyffredin.

Mae'r Comisiwn wedi creu ffurflen cyfeiriad cartref fel rhan o'i set o bapurau enwebu y gallwch ei rhoi i ymgeiswyr ac asiantiaid. 

Mae'r ffurflen cyfeiriad cartref, ynghyd â'r ffurflen enwebu, ar gael i'w harchwilio gan y bobl hynny y mae hawl ganddynt i fod yn bresennol ar adeg cyflwyno papurau enwebu. 

Ymgeiswyr nad ydynt am i gyfeiriad eu cartref gael ei gyhoeddi

Gall ymgeisydd ofyn am i'w gyfeiriad beidio â chael ei gyhoeddi ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd na'r papur pleidleisio. 

Yn yr achos hwn, bydd y ffurflen cyfeiriad cartref yn cynnwys y canlynol, yn ogystal â'r enw llawn a chyfeiriad y cartref:2  

• datganiad, wedi'i lofnodi gan yr ymgeisydd, sy'n nodi nad yw am i gyfeiriad ei gartref fod ar gael i'r cyhoedd 
• os yw ei gyfeiriad cartref yn y DU, yr etholaeth Senedd y DU neu'r ardal berthnasol y mae ei gyfeiriad cartref wedi'i leoli ynddi
• os yw'n byw y tu allan i’r DU, y wlad y mae ei gyfeiriad cartref wedi’i leoli ynddi

Os na fydd yr ymgeisydd am i gyfeiriad ei gartref ymddangos ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd a'r papur pleidleisio, rhaid nodi'r etholaeth lle lleolir ei gartref neu, os yw'n byw y tu allan i'r DU, y wlad lle mae'n byw yn lle hynny.

Os, erbyn diwedd y cyfnod enwebu, bydd mwy nag un ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys wedi gofyn am i gyfeiriad ei gartref beidio â chael ei gyhoeddi, rhaid i chi ystyried a oes gan ddau neu fwy ohonynt yr un enw neu enw tebyg sy'n debygol o achosi dryswch. Os byddwch yn ystyried mai dyma yw'r achos, gallwch ychwanegu'r cyfryw fanylion o'u ffurflen cyfeiriad cartref neu ffurflen enwebu fel sy'n briodol, yn eich barn chi, i leihau'r tebygrwydd o ddryswch.3   
   
Cyn i chi benderfynu pa fanylion y dylid eu cynnwys, rhaid i chi ymgynghori â'r ymgeisydd/ymgeiswyr dan sylw, os yw'n ymarferol i chi wneud hynny. Yna rhaid i chi eu hysbysu'n ysgrifenedig am yr wybodaeth ychwanegol a gyhoeddir.

Ystyr ardal berthnasol yw 

Ar gyfer cyfeiriadau cartref yng Nghymru:

• os yw’r cyfeiriad o fewn sir, y sir honno;o
• os yw’r cyfeiriad o fewn bwrdeistref sirol, y fwrdeistref sirol honno.

Ar gyfer cyfeiriadau cartref yn Lloegr:

• os yw’r cyfeiriad o fewn dosbarth y mae cyngor dosbarth ar ei gyfer, y dosbarth hwnnw; 
• os yw’r cyfeiriad o fewn sir lle nad oes unrhyw ddosbarthau â chynghorau, y sir honno; 
• os yw’r cyfeiriad o fewn bwrdeistref yn Llundain, y fwrdeistref honno yn Llundain; 
• os yw'r cyfeiriad o fewn Dinas Llundain (gan gynnwys y Temlau Mewnol a Chanol), Dinas Llundain; 
• os yw'r cyfeiriad o fewn Ynysoedd Sili, Ynysoedd Sili.

Ar gyfer cyfeiriadau cartref yn yr Alban:

• yr ardal llywodraeth leol y mae'r cyfeiriad ynddi.

Ar gyfer cyfeiriadau cartref yng Ngogledd Iwerddon:

• y dosbarth llywodraeth leol y mae'r cyfeiriad ynddo.

Rhaid i ymgeiswyr gydsynio i'w henwebiad yn ffurfiol a chyflwyno eu cydsyniad erbyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu. Nid yw'r ffurflen cydsynio ag enwebiad wedi'i rhagnodi, ond mae'r cynnwys gofynnol wedi'i nodi mewn cyfraith.1  

Rhaid i'r ffurflen gynnwys:

• dyddiad geni'r ymgeisydd
• datganiad ei fod yn ymwybodol o ddarpariaethau Deddf Anghymhwyso Tŷ'r Cyffredin 1975 
• datganiad nad ydyw, hyd eithaf ei wybodaeth, wedi'i anghymhwyso rhag bod yn aelod o Dŷ'r Cyffredin
• datganiad nad yw'n ymgeisydd mewn etholiad ar gyfer unrhyw etholaeth Senedd y DU arall ar yr un diwrnod pleidleisio

Mater i'r ymgeisydd yw sicrhau nad yw'n cael ei wahardd rhag sefyll. Ni allwch chi na'r Comisiwn gadarnhau a yw ymgeisydd wedi'i anghymhwyso ai peidio.

Ni chaiff ymgeiswyr lofnodi eu ffurflenni cydsynio yn gynharach nag un mis calendr cyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno eu papurau enwebu. 

Rhaid i rywun arall dystio'r cydsyniad, ond nid oes unrhyw gyfyngiadau o ran pwy all dystio'r cydsyniad i'r enwebiad.

Mae eithriad i'r gofyniad bod yn rhaid i'r cydsyniad gael ei gyflwyno'n ysgrifenedig ac yn bersonol. Gallwch fod yn fodlon, am nad yw'r ymgeisydd yn y DU, nad yw'n rhesymol ymarferol iddo roi ei gydsyniad yn ysgrifenedig. O dan yr amgylchiadau hyn, gallwch drin cydsyniad ymgeisydd a roddir drwy e-bost neu ddogfen wedi'i sganio a anfonir yn electronig neu drwy ddull cyfathrebu tebyg arall, fel cydsyniad ysgrifenedig. Tybir bod y cydsyniad wedi'i roi ar y dyddiad y caiff ei anfon, ac nid oes angen i neb ei ardystio.2  

Dylech atgoffa unrhyw unigolyn sy'n cyflwyno'r papurau enwebu hefyd fod gwneud datganiad ffug ar bapurau enwebu, a hynny'n fwriadol, yn drosedd. Os yw'r ffurflen enwebu yn cynnwys enw a ddefnyddir yn gyffredin, dylech gyfeirio at y ffaith bod y drosedd hefyd yn gymwys os yw ymgeisydd wedi rhoi enw a ddefnyddir yn gyffredin nad yw mewn gwirionedd yn ei ddefnyddio'n gyffredin. Cewch rybuddio ymgeiswyr mai'r gosb am ddatganiad ffug yw naill ai dirwy anghyfyngedig yng Nghymru a Lloegr, £10,000 yn yr Alban a/neu hyd at flwyddyn o garchar.1  

Ni ddylech roi cyngor ar gwestiynau ynghylch cymhwysedd neu anghymhwysiad ymgeiswyr. Yn hytrach, dylech eu cyfeirio at ein canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid yn etholiadau cyffredinol Senedd y DU ac is-etholiadau Senedd y DU yn y lle cyntaf. Dylech eu cynghori i geisio eu cyngor cyfreithiol eu hunain os bydd ganddynt unrhyw bryderon pellach.

Gall pleidiau gwleidyddol gofrestru hyd at 12 disgrifiadi  a chyfieithiadau Cymraeg y disgrifiadau hynny.

Rhaid i chi wirio bod enw'r blaid neu'r disgrifiad a roddir ar y ffurflen enwebu wedi'i gofrestru ar gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol (yn agor mewn ffenestr newydd) a'i fod yn cyfateb yn union iddo. Rhaid i'r blaid hefyd gael ei rhestru fel un sydd â'r hawl i gyflwyno ymgeiswyr yn y rhan honno o'r DU y mae'r ymgeisydd yn sefyll ynddi. Os nad ydyw, rhaid i chi wrthod yr enwebiad hwnnw.ii
   
Hyd yn oed os yw plaid gofrestredig yn hysbys iawn, mae'n hanfodol gwirio'r gofrestr o bleidiau gwleidyddol am union fanylion y blaid fel y'i cofrestrwyd gyda'r Comisiwn.

Yng Nghymru, gall ymgeisydd ddefnyddio naill ai’r fersiwn Gymraeg, y fersiwn Saesneg, neu'r ddau fersiwn o naill ai enw neu ddisgrifiad y blaid, cyhyd â'i fod ar y gofrestr. Rhestrir cyfieithiadau o enwau pleidiau ar y wefan o dan ‘enw arall’ a rhestrir cyfieithiadau o ddisgrifiadau i'r dde o'r disgrifiad o dan gyfieithiad(au). Mewn etholiad Senedd y DU, os nad yw'r blaid wedi cofrestru cyfieithiad, ni ellir defnyddio cyfieithiad o unrhyw enw plaid neu ddisgrifiad.

Yn achos unrhyw heriau yn y dyfodol ac er mwyn cynnal trywydd archwilio clir, dylech argraffu copi o'r rhan berthnasol o'r gofrestr o bleidiau gwleidyddol (yn agor mewn ffenestr newydd) yn dangos disgrifiadau ac enw'r blaid ar adeg eich penderfyniad.

Pa ddisgrifiadau y gellir eu defnyddio? 

Dim ond un o'r disgrifiadau canlynol y gall ymgeisydd ei ddefnyddioiii  
  
•    y gair ‘Annibynnol’ neu ‘Independent’ 
•    enw plaid gofrestredig plaid wleidyddol gofrestredig 
•    un o'r disgrifiadau y mae'r blaid wedi'u cofrestru gyda'r Comisiwn

Tystysgrif awdurdodi

Os yw ymgeisydd yn dymuno defnyddio enw plaid neu ddisgrifiad, rhaid i hyn gael ei awdurdodi gan Swyddog Enwebu’r blaid (neu berson sydd wedi’i awdurdodi i weithredu ar ei ran).iv   

Rhaid i'r ymgeisydd gyflwyno tystysgrif awdurdodi, wedi'i llofnodi gan neu ar ran Swyddog Enwebu'r blaid, erbyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno papurau enwebu.

Gallwch wirio pwy yw'r Swyddog Enwebu ar gyfer plaid benodol drwy gyfeirio at ein cofrestr o bleidiau gwleidyddol (yn agor mewn ffenestr newydd). Fodd bynnag, cyn belled â bod y person sydd wedi llofnodi'r dystysgrif yn honni ei fod wedi'i awdurdodi i wneud hynny gan y Swyddog Enwebu cofrestredig, dylid cymryd y dystysgrif yn ôl ei golwg.

Mae rhai ymgeiswyr yn darparu dogfen yn dangos dirprwyo pwerau i awdurdodi defnyddio enw plaid neu ddisgrifiad i rywun arall (a elwir weithiau yn ‘dystysgrif Swyddog Enwebu Lleol’ neu ‘dystysgrif Dirprwy Swyddog Enwebu’).

Nid oes angen cyflwyno'r ddogfen hon gan nad yw'n rhan o'r papur enwebu, ac felly, nid oes ei hangen. Felly, os caiff ei chyflenwi, gall fod yn gopi.

Gall Swyddog Enwebu sefyll fel ymgeisydd. Os bydd hyn yn digwydd, gall yr ymgeisydd, fel Swyddog Enwebu, awdurdodi ei ddisgrifiad ei hun. Gall person sydd wedi'i awdurdodi gan y Swyddog Enwebu i lofnodi tystysgrif awdurdodi hefyd fod yn ymgeisydd a llofnodi tystysgrif ar gyfer ei enwebiad ei hun.

Disgrifiad ar gyfer Llefarydd Tŷ'r Cyffredin

Gall Llefarydd presennol Tŷ’r Cyffredin ddefnyddio’r disgrifiad ‘Y Llefarydd sy’n ceisio cael ei ailethol’ (neu ‘The Speaker seeking re-election’ yn Saesneg). Nid oes angen i'r defnydd o'r disgrifiad hwn o dan yr amgylchiadau hyn gael ei gefnogi gan dystysgrif awdurdodi nac unrhyw dystiolaeth ddogfennol. Ni all unrhyw ymgeisydd o'r fath ofyn am arwyddlun plaid, ac felly ni all unrhyw arwyddlun o unrhyw fath gael ei argraffu ar y papur pleidleisio wrth ymyl ei enw. Er y gall Llefarydd presennol Tŷ’r Cyffredin ddefnyddio’r disgrifiad ‘Y Llefarydd sy’n ceisio cael ei ailethol’, nid oes gofyniad iddo wneud hynny. Felly, byddai'r paragraffau blaenorol ar ddisgrifiad yr ymgeisydd a'r dystysgrif awdurdodi yn berthnasol iddo (yr un fath ag unrhyw ymgeisydd arall).

Defnyddio disgrifiadau ar y cyd

Gall ymgeiswyr sy'n sefyll ar ran mwy nag un blaid wleidyddol ddefnyddio disgrifiad ar y cyd sydd wedi'i gofrestru gyda'r Comisiwn.v  Rhaid i ymgeiswyr o'r fath gyflwyno tystysgrif awdurdodi a roddwyd gan bob un o Swyddogion Enwebu'r pleidiau (neu bersonau a awdurdodwyd i weithredu ar eu rhan) erbyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno papurau enwebu.vi
   
Rhestrir disgrifiadau ar y cyd ar y gofrestr o bleidiau gwleidyddol (yn agor mewn ffenestr newydd). I'w gweld, ewch i'r dudalen gofrestru ar gyfer y pleidiau perthnasol ac o fewn yr adran disgrifiadau, bydd unrhyw ddisgrifiad ar y cyd yn cael ei ddilyn gan y geiriau (Disgrifiad ar y Cyd gyda'r blaid xx). 

Er enghraifft, Yr Ymgeisydd Plaid Sgwâr a Chylch (Disgrifiad ar y Cyd â'r Blaid Cylch) yw sut y byddai'r disgrifiad ar y cyd yn cael ei restru ar dudalen y Blaid Sgwâr. Mae'r geiriau mewn cromfachau at ddibenion esboniadol yn unig ac nid ydynt yn rhan o'r disgrifiad, ac felly, ni ddylid eu cynnwys ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd na'r papurau pleidleisio.
 

Gall pleidiau gwleidyddol gofrestru hyd at dri arwyddlun.1  

Gall ymgeisydd plaid gofrestredig ddewis cael arwyddlun cofrestredig y blaid y mae'n ei chynrychioli ar y papur pleidleisio. 

Mae'n rhaid i'r ymgeisydd, nid yr asiant etholiad na'r Swyddog Enwebu, wneud y cais yn ysgrifenedig erbyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno enwebiadau fan bellaf.2  

Er mwyn gallu defnyddio arwyddlun, mae'n rhaid bod ymgeisydd wedi defnyddio enw plaid neu ddisgrifiad heblaw am Independent a/neu Annibynnol.3  

Gall ymgeisydd hefyd ddewis defnyddio arwyddlun ei blaid heb ddewis defnyddio disgrifiad awdurdodedig. Byddai angen iddo ddarparu'r dystysgrif awdurdodi yn ogystal â'r ffurflen cais am arwyddlun ond gall ddewis peidio â chynnwys disgrifiad awdurdodedig ar y papur enwebu. 

Os oes gan y blaid fwy nag un arwyddlun cofrestredig, dylai'r ymgeisydd nodi pa un y mae am ei ddefnyddio.4  Os nad yw'r ymgeisydd yn nodi arwyddlun, neu os bydd y blaid gofrestredig yn newid yr arwyddlun ar ôl i'r papurau enwebu gael eu cyflwyno ond cyn i'r enwebiadau gau, dylech geisio cysylltu â'r ymgeisydd a gofyn iddo ddewis arwyddlun. Dylech hefyd ddweud wrtho, os na fydd yn dewis arwyddlun penodol cyn i'r cyfnod enwebu ddod i ben, na fyddwch yn gallu argraffu arwyddlun wrth ymyl ei enw ar y papur pleidleisio. 

Gall yr ymgeisydd ddarparu copi eglurder uchel o'r arwyddlun i'w ddefnyddio wrth argraffu papurau pleidleisio, neu gall ofyn i chi lawrlwytho'r arwyddlun o'n gwefan. Rhaid i chi sicrhau bod pa gopi bynnag a ddefnyddir yr un peth â'r arwyddlun cofrestredig.  

Y cyfarwyddiadau ar gyfer argraffu sy'n pennu maint mwyaf arwyddlun ar y papur pleidleisio. Wrth ychwanegu arwyddlun plaid ar bapur pleidleisio, ni ddylid newid siâp yr arwyddlun. Er enghraifft, peidiwch ag ymestyn arwyddluniau yn siapiau sgwâr os nad ydynt wedi'u cofrestru fel delweddau sgwâr ar ein gwefan, oherwydd byddai hyn yn newid eu hymddangosiad.

Gall ymgeiswyr sy'n sefyll ar ran mwy nag un blaid sy'n defnyddio disgrifiad ar y cyd ddewis defnyddio arwyddlun cofrestredig un o'r pleidiau sydd wedi awdurdodi'r defnydd o'r disgrifiad. Nid oes darpariaeth ar gyfer cofrestru arwyddluniau ar y cyd â'r Comisiwn..

Mae ffeil zip o ddelweddau arwyddluniau ar gael a gall eich cwmni argraffu ei defnyddio i baratoi papurau pleidleisio. Fodd bynnag, yr wybodaeth yn ein cofrestr o bleidiau gwleidyddol ddylai gael ei defnyddio i gadarnhau pa arwyddlun ddylai gael ei argraffu.

Mae ein cofrestr o bleidiau yn cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf am bleidiau gwleidyddol, disgrifiadau ac arwyddluniau cofrestredig, ac mae'n dangos pa enwau, disgrifiadau ac arwyddluniau sydd wedi'u cofrestru ar gyfer pob plaid ar hyn o bryd.

Newidiadau hyd at gyhoeddi'r hysbysiad o etholiad

Gall disgrifiadau unrhyw blaid gofrestredig ar gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol gael eu dileu neu eu newid hyd at ac yn cynnwys y diwrnod cyn y dyddiad gwirioneddol y caiff yr hysbysiad etholiad ei gyhoeddi. 

Mae'n bwysig nodi nad dyma'r diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi’r hysbysiad etholiad ond y dyddiad y caiff yr hysbysiad ei gyhoeddi mewn gwirionedd.1   

Unwaith y caiff yr hysbysiad etholiad ei gyhoeddi, ni fydd unrhyw newidiadau tebyg i unrhyw ddisgrifiadau pleidiau yn berthnasol ar gyfer yr etholiad hwnnw.2  

Er enghraifft, os byddwch yn penderfynu cyhoeddi eich hysbysiad etholiad cyn y diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi'r hysbysiad yn ôl y gyfraith, mae'n bosibl y gellir cyflwyno enwebiad sy'n cynnwys disgrifiad plaid gofrestredig nad yw'n ymddangos mwyach ar y gofrestr o bleidiau. 

Os cafodd y disgrifiad ei ddileu ar ôl i chi gyhoeddi eich hysbysiad etholiad ond cyn y diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi hysbysiad etholiad, nid yw'r broses o ddileu yn berthnasol i'ch etholiad ac mae'r ‘hen’ ddisgrifiad yn ddilys o hyd. O dan amgylchiadau o'r fath, gallwch holi tîm lleol y Comisiwn a yw'r disgrifiad a gyflwynwyd o'r blaid yn gymwys ar gyfer eich etholiad.3   

Newidiadau hyd at ddeuddydd cyn y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu

Dylech hefyd nodi y gall pleidiau newid enw ac arwyddluniau cofrestredig eu plaid, ac ychwanegu unrhyw ddisgrifiad newydd os oeddent wedi cofrestru llai na 12 yn flaenorol, unrhyw bryd tan ddeuddydd cyn y dwirnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu ar gyfer yr etholiad hwnnw.4

Mae'n rhaid i bleidiau newydd hefyd gael eu cofrestru ddeuddydd cyn y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu ar gyfer yr etholiad hwnnw, er mwyn defnyddio enwau, disgrifiadau ac arwyddluniau yn yr etholiad hwnnw.

Mae'r tabl isod yn nodi'r terfynau amser ar gyfer gwneud newidiadau i'r gofrestr o bleidiau gwleidyddol yn ystod y cyfnod cyn etholiad. Ar ôl hynny, nid yw unrhyw newidiadau i ddisgrifiadau pleidiau neu achosion o ddileu unrhyw ddisgrifiadau pleidiau yn berthnasol ar gyfer yr etholiad hwnnw.5  

Disgrifiad plaid – nad yw wedi'i gofrestru eto

Pan fydd ymgeisydd yn ceisio cyflwyno papur enwebu sy'n cynnwys disgrifiad nad yw wedi'i gofrestru eto, dylech hysbysu'r ymgeisydd i beidio â chyflwyno'r papur yn ffurfiol, ond i'w dynnu'n ôl a'i gyflwyno unwaith y bydd y disgrifiad wedi'i gofrestru'n llwyddiannus. 

Os bydd ymgeisydd yn cyflwyno ei ffurflen enwebu yn ffurfiol gyda disgrifiad nad yw wedi'i gofrestru eto, rhaid i chi nodi bod yr enwebiad yn annilys ar y sail nad oedd y disgrifiad a roddwyd, pan wnaed y penderfyniad, yn cyfateb i unrhyw ddisgrifiad a oedd wedi'i gofrestru â'r Comisiwn.9   

Efallai y byddwch am gysylltu â thîm lleol y Comisiwn i gael cadarnhad nad yw disgrifiad wedi'i gofrestru eto cyn gwneud eich penderfyniad. 

Er mwyn cael ei enwebu'n ddilys, rhaid i ymgeisydd neu rywun sy'n gweithredu ar ran yr ymgeisydd hefyd roi ernes o £500 i chi erbyn diwedd y cyfnod enwebu.1  

Mae'n rhaid i chi dderbyn ernesau a wneir gan ddefnyddio:

• arian cyfreithlon (arian parod mewn punnoedd Sterling yn unig) 
• drafft banc yn y DU 

Gallwch wrthod derbyn drafft banc os nad ydych yn gwybod a yw'r tynnwr yn cynnal busnes fel bancwr yn y Deyrnas Unedig.

Gallwch hefyd ddewis derbyn cyllid ar ffurf:

• siec cymdeithas adeiladu
• cerdyn debyd neu gredyd
• trosglwyddiad electronig 

Dylech dderbyn sieciau cymdeithas adeiladu os yw'n cynnal busnes yn y Deyrnas Unedig. Dylech hefyd dderbyn taliadau banc, sef gorchmynion a gyhoeddir gan fanc, sy'n gwarantu taliad i'r derbynnydd. Os byddwch yn penderfynu derbyn unrhyw rai o'r dulliau hyn dylech eu rhestru ar yr hysbysiad etholiad ac egluro unrhyw ofynion sydd gennych yn y pecyn enwebu.  

Os caiff yr ernes ei rhoi i chi gan rywun sy'n gweithredu ar ran yr ymgeisydd, rhaid i'r unigolyn sy'n cyflwyno'r ernes roi ei enw a'i gyfeiriad i chi, oni fydd wedi darparu'r wybodaeth hon eisoes fel rhan o'i hysbysiad o benodiad fel asiant etholiad.

Rhaid i chi ddychwelyd yr ernes at yr unigolyn a'i gwnaeth neu, os yw wedi marw, ei gynrychiolydd personol, o dan yr amgylchiadau canlynol: 

• mae'r ymgeisydd yn tynnu ei enw yn ôl cyn y terfyn amser ar gyfer gwneud hynny
• rydych yn gwrthod enwebiad ymgeisydd ac ni nodir ei fod wedi'i enwebu'n ddilys ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd
• mae'r ymgeisydd yn marw a rhoddwyd prawf o hynny i chi cyn i chi orffen y broses gyfrif gyntaf2  

Os oes ffi ynghlwm wrth ddull o dalu, gallwch ei throsglwyddo i'r ymgeisydd. Os felly, dylech nodi hyn yn glir ar yr hysbysiad etholiad a'r pecyn enwebu. 

Mae'r canllawiau hyn yn esbonio'r gofynion ar gyfer cyflwyno papurau enwebu. Maent yn nodi yr hyn y dylech ei wneud i baratoi ar gyfer gwirio papurau enwebu yn anffurfiol, ac ymgymryd â hyn, cyn iddynt gael eu cyflwyno'n ffurfiol, a phwy all gyflwyno papurau enwebu i chi.  

Maent hefyd yn esbonio pa bapurau y mae'n rhaid eu cyflwyno a sut y dylid eu cwblhau er mwyn i chi allu penderfynu arnynt, ynghyd â'r dull cyflwyno a phwy sydd â hawl i gyflwyno papurau enwebu a bod yn bresennol pan fydd hyn yn digwydd. 

Diben gwiriad anffurfiol yw cadarnhau bod papur enwebu yn ymddangos yn gyflawn mewn perthynas â'r holl ofynion cyfreithiol.

Wrth gynnal gwiriad anffurfiol dylech nodi'n glir mai dim ond yn anffurfiol y mae'r papurau enwebu yn cael eu hystyried. 

Mae'r broses hon yn eich galluogi i dynnu sylw at unrhyw wallau a fyddai'n annilysu'r papur neu a all roi rheswm dros herio yn dilyn yr etholiad, gan roi cyfle i'r rhain gael eu cywiro cyn i'r papurau gael eu cyflwyno'n ffurfiol. 

Fel rhan o'ch gwiriadau anffurfiol, efallai y byddwch am dynnu sylw'r ymgeiswyr at y rheolau diweddaraf i ynghylch enwau a ddefnyddir yn gyffredin a chyfeiriadau cartref.

Ar ôl i wiriadau anffurfiol gael eu cwblhau, caiff y papurau eu rhoi yn ôl i'r unigolyn neu, os nad oes angen eu diwygio, gellir eu cyflwyno'n ffurfiol.  

Efallai y bydd y sawl sy'n cyflwyno'r papur enwebu yn dewis peidio ag aros am wiriad anffurfiol neu efallai y bydd yn dewis peidio â gwneud unrhyw newidiadau yn dilyn cyngor ar y cam gwirio anffurfiol. Os felly, dylid ystyried bod y papur wedi cael ei gyflwyno'n ffurfiol a dylech ei dderbyn ar ei olwg. 

Dylid rhoi cyfle cyfartal i bob ymgeisydd ac asiant allu cael gwiriad anffurfiol.

Dylech ystyried sut rydych yn mynd i reoli'r broses hon, er enghraifft drwy roi system apwyntiadau ar waith.

Y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu ar gyfer etholiad cyffredinol Senedd y DU yw 4pm ar y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn y bleidlais. 

Ni ellir symud nac ymestyn y terfyn amser hwn am unrhyw reswm. 

Gellir cyflwyno papurau enwebu i chi rhwng 10am a 4pm o'r diwrnod ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad etholiad.1  

Ystyrir bod papur enwebu wedi'i gyflwyno pan gaiff ei gyflwyno yn bersonol yn y lle a nodir yn yr hysbysiad etholiad.

I ymgeiswyr plaid sy'n dymuno defnyddio disgrifiad a/neu arwyddlun, rhaid i chi hefyd gael tystysgrif awdurdodi a ffurflen gwneud cais am arwyddlun, fel y bo'n gymwys, yn ystod yr amser a bennir ar gyfer cyflwyno papurau enwebu. 

Nid oes angen gwneud apwyntiad i gyflwyno papurau enwebu, ond gallech gynnig ac annog apwyntiadau fel ffordd o reoli'r nifer bosibl o enwebiadau a ddaw i law yn ystod y cyfnod byr iawn ar gyfer enwebiadau Senedd y DU. 

Yr ymgeisydd sy'n gyfrifol am sicrhau bod ei bapurau enwebu'n cael eu cyflwyno yn y ffordd gywir ac ar amser. Os na chyflwynwyd set gyflawn o bapurau enwebu a'r ernes erbyn yr amser hwnnw, ystyrir nad yw'r enwebiad wedi ei wneud sy'n golygu na allwch ddyfarnu bod yr enwebiad yn ddilys nac yn annilys.

Rhaid i bapurau enwebu gael eu cyflwyno i leoliad penodol o'ch dewis yn swyddfeydd y cyngor perthnasol. 

Rhaid i chi gynnwys y lleoliad ar yr hysbysiad etholiad. 

Yng Nghymru a Lloegr, rhaid i'r lleoliad a ddewiswch fod:1  

• yn yr etholaeth, neu
• yn yr ardal gofrestru sy'n cynnwys yr etholaeth, neu
• yn achos etholaeth sir – mewn dosbarth neu sir neu fwrdeistref sirol yng Nghymru sy'n cyd-ffinio â'r etholaeth neu'r ardal gofrestru

Diffinnir yr ardal gofrestru fel ardal dwy etholaeth neu fwy sydd â'r un swyddog cofrestru.

Yn yr Alban, rhaid i'r lleoliad fod:3   

• yn yr etholaeth, neu
• yn yr ardal llywodraeth leol (neu, os oes mwy nag un, unrhyw un o'r ardaloedd llywodraeth leol) lle lleolir yr etholaeth, neu
• mewn unrhyw ardal llywodraeth leol sy'n cyd-ffinio â'r ardal llywodraeth leol (neu ardaloedd llywodraeth leol) lle lleolir yr etholaeth

Dylai'r lleoliad a gaiff ei gynnwys ar yr hysbysiad etholiad ar gyfer cyflwyno papurau enwebu fod yn fanwl gywir, a dylai gynnwys unrhyw enw neu rif ystafell. Mae hyn yn sicrhau na fydd unrhyw amheuaeth ynghylch ble y dylid cyflwyno papur enwebu. 

Dylech wneud y canlynol:

• sicrhau mai dim ond i chi neu eich staff y caiff papurau enwebu eu cyflwyno yn y lleoliad a nodwyd
• sicrhau bod y lleoliad wedi'i arwyddo'n glir o fynedfa'r adeilad 
• sicrhau bod y llwybr yn gwbl hygyrch neu ddarparu opsiwn amgen sydd wedi'i arwyddo'n briodol
• rhoi manylion i staff awdurdod lleol eraill, megis staff derbynfa, am beth i'w wneud os bydd rhywun yn ceisio rhoi papur enwebu iddynt, gan nodi'n glir: 
  • na ddylent ddelio â phapurau enwebu 
  • na ddylent gynnig eu cyflwyno 
  • y dylent, yn hytrach, gyfeirio'r sawl sy'n cyflwyno'r ffurflenni atoch chi

Rhaid i chi neu ddirprwy penodedig fod yn bresennol drwy gydol y cyfnod ar gyfer enwebiadau er mwyn delio ag enwebiadau.4  

Dim ond y bobl ganlynol a gaiff gyflwyno'r ffurflen enwebu a'r ffurflen cyfeiriad cartref i chi:1  

• yr ymgeisydd 
• y cynigydd neu'r eilydd fel y mae'n ymddangos ar y ffurflen enwebu
• asiant etholiad yr ymgeisydd, ar yr amod eich bod wedi derbyn hysbysiad o'i benodiad 

Gellir cyflwyno'r hysbysiad o benodiad yr asiant etholiad ar yr un pryd â'r ffurflen enwebu a'r ffurflen cyfeiriad cartref.

Nid oes unrhyw gyfyngiadau o ran pwy a all gyflwyno'r ffurflen cydsynio ag enwebiad, y dystysgrif awdurdodi a'r ffurflenni gwneud cais am arwyddlun.

.

Dim ond rhai pobl a gaiff fod yn bresennol ar adeg cyflwyno papurau enwebu ac archwilio a gwrthwynebu dilysrwydd ffurflen enwebu neu ffurflen cyfeiriad cartref. Cewch ragor o wybodaeth am ymdrin â gwrthwynebiadau yn ein canllawiau: Gwrthwynebu enwebiadau. 

Ar ôl i ymgeisydd gyflwyno ei bapurau enwebu a'i ernes a bod ganddo enwebiad dilys, bydd hawl ganddo fod yn bresennol pan gaiff papurau enwebu ymgeiswyr eraill eu cyflwyno a gwrthwynebu. Yn ogystal â'r ymgeisydd, bydd yr unigolion canlynol hefyd yn gallu bod yn bresennol a gwrthwynebu:1  

• ei asiant etholiad
• ei gynigydd neu eilydd, fel y'i nodir ar y ffurflen enwebu

Os mai'r asiant etholiad yw'r ymgeisydd ei hun, gall benodi rhywun arall i fod yn bresennol ar adeg cyflwyno papurau enwebu a gwrthwynebu. Os bydd ymgeisydd wedi cyflwyno mwy nag un ffurflen enwebu, dim ond y cynigydd a'r eilydd o'r ffurflen enwebu a ddewiswyd ganddo a gaiff fod yn bresennol. Os na ddewiswyd un, y cynigydd a'r eilydd o'r ffurflen enwebu a gyflwynwyd gyntaf a gaiff wneud hynny.

Ni chaiff neb arall archwilio papurau enwebu ar unrhyw adeg. 

Caiff cynrychiolwyr y Comisiwn Etholiadol ac un unigolyn arall a ddewisir gan ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys fod yn bresennol ar adeg cyflwyno papurau enwebu, ond ni chânt archwilio na gwrthwynebu papurau enwebu.

Dylech egluro i unigolion sy'n archwilio ffurflen cyfeiriad cartref sy'n gofyn am i gyfeiriad cartref yr ymgeisydd beidio â chael ei gyhoeddi, mai dim ond yr unigolyn sy'n archwilio a ddylai ddefnyddio'r ffurflen i wneud y canlynol:

• gwrthwynebu'r enwebiad 
• cyflwyno deiseb etholiadol
• gwneud cwyn i'r heddlu bod unigolyn wedi gwneud datganiad ffug 

Dylech nodi'n glir i'r unigolyn sy'n archwilio y gall unrhyw ddefnydd arall o'r wybodaeth ar y ffurflen dorri deddfwriaeth diogelu data ac felly y gallai rhywun sy'n defnyddio'r wybodaeth at unrhyw ddiben arall gael ei erlyn.

Dylech storio'r papurau enwebu yn ddiogel a gadael i'r unigolion y rhoddwyd caniatâd iddynt archwilio'r ffurflenni enwebu a chyfeiriad cartref wneud hynny hyd at y terfyn amser ar gyfer gwrthwynebu'r papurau enwebu.2  

Pan fydd y terfyn amser ar gyfer gwrthwynebu wedi mynd heibio, dylech storio'r papurau enwebu'n ddiogel am flwyddyn ar ôl yr etholiad oherwydd y terfyn amser ar gyfer erlyn yn achos deiseb etholiadol. Mae'n rhaid dinistrio’r ffurflen cyfeiriad cartref ar ôl 21 diwrnod.3  

Rhaid cyflwyno fersiwn wreiddiol pob dogfen a gwblhawyd.1  

Rhaid i'r ffurflen enwebu, y ffurflen cyfeiriad cartref a'r ffurflen cydsynio ag enwebiad gael eu cyflwyno yn bersonol.2  Mae hyn yn cynnwys cyflwyno drwy wasanaeth cludo. 

Yr unig eithriad yw pan fo ymgeisydd dramor ac yn yr achos hwnnw, caiff anfon ei gydsyniad ag enwebiad drwy gyfrwng electronig.3  

Gellir cyflwyno'r dystysgrif awdurdodi a'r ffurflen gwneud cais am arwyddlun yn bersonol neu drwy'r post, ond ni ellir eu ffacsio, e-bostio na defnyddio unrhyw gyfrwng electronig arall. Mae hyn am nad yw dogfen a gaiff ei hargraffu yn ddogfen wreiddiol – copi fyddai'r ddogfen hon. 

Er mwyn i ddogfen fod yn dystysgrif (fel sy'n ofynnol ar gyfer Tystysgrif Awdurdodi), rhaid cael dull dilysu. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd y dilysiad ar ffurf llofnod er mwyn ardystio bod y ffeithiau a nodwyd yn wir. Gellid defnyddio sêl hefyd. 

Pa ddull dilysu bynnag a ddefnyddir, rhaid mai'r ddogfen wreiddiol yw'r un a gyflwynir.  Nid yw copi o ddogfen yn dderbyniol.

Ni ellir cyflwyno ffurflenni enwebu, ffurflenni cyfeiriad cartref na ffurflenni cydsynio ag enwebiad drwy'r post. 

Dim ond y dystysgrif awdurdodi a'r ffurflen gwneud cais am arwyddlun all gael eu derbyn drwy'r post.

Dylai unrhyw dystysgrifau awdurdodi a ffurflenni gwneud cais am arwyddlun a geir drwy'r post gael eu storio'n ddiogel nes y bydd eu hangen a'u coladu â'r papurau enwebu cyfatebol a gyflwynir yn bersonol fel y bo'n briodol.

Dylai fod proses ar waith gennych i fonitro post sy'n cyrraedd er mwyn sicrhau nad yw'n cynnwys papurau enwebu y mae'n rhaid eu cyflwyno yn bersonol.

Os byddwch yn cael papur enwebu, ffurflen cyfeiriad cartref neu ffurflen cydsynio ag enwebiad drwy'r post, dylech geisio cysylltu â'r ymgeisydd ac esbonio:
 

• na ellir derbyn ei ffurflenni enwebu, cyfeiriad cartref na chydsynio ag enwebiad drwy'r post
• bod yn rhaid iddo ef/iddi hi (neu rywun ar ei ran/rhan) gyflwyno'r rhain â llaw yn unol â'r rheolau
• mai ei gyfrifoldeb ef/hi yw sicrhau bod hyn yn cael ei wneud erbyn y terfyn amser
• nad oes angen paratoi papurau enwebu newydd na chael llofnodwyr newydd

Dylech gadw unrhyw bapurau enwebu a gewch drwy'r post fel y gellir eu casglu ac yna eu cyflwyno i chi yn bersonol. Ni chaniateir i chi na'ch staff gyflwyno'r ffurflenni i'r ymgeisydd.

Ystyrir nad yw'r ymgeisydd wedi'i enwebu:

• os byddwch yn cael ffurflen enwebu, ffurflen cyfeiriad cartref neu ffurflen cydsynio ag enwebiad drwy'r post1   
• os nad ydych wedi cael yr holl ffurflenni enwebu gofynnol erbyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu 

Ni allwch bennu ffurflenni nad ydynt wedi cael eu cyflwyno na gwneud unrhyw benderfyniad o ran a yw'r papurau hyn yn ddilys.2  

Nid oes unrhyw derfyn ar nifer y ffurflenni enwebu y gellir eu cyflwyno ar gyfer yr un ymgeisydd.

Os caiff ymgeisydd ei enwebu'n ddilys gan fwy nag un ffurflen:

• dylai'r ymgeisydd ddewis un o'r ffurflenni enwebu dilys – a gaiff ei hadnabod fel y ffurflen enwebu 'ddethol'  
• dylai manylion ar y ffurflen enwebu ddethol hon gael eu hychwanegu at y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd a'r papur pleidleisio  

Os na fydd yr ymgeisydd yn dewis ffurflen, rhaid i chi ddewis pa un o'r ffurflenni a gaiff ei defnyddio.1  

Caiff ymgeisydd wneud cais i fanylion ei gynigwyr, eilyddion a llofnodwyr eraill ar gyfer hyd at ddwy ffurflen enwebu ddilys arall gael eu hychwanegu at y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd. 

Fel y cyfryw, dylai'r datganiad gynnwys lle ar gyfer ychwanegu hyd at 30 o lofnodwyr lle gofynnir am hynny.

Os cyflwynir mwy nag un ffurflen enwebu a bod un o'r papurau enwebu'n annilys:

• caiff y ffurflen annilys ei heithrio o'r rhai a all gael eu dewis gan yr ymgeisydd neu gennych chi fel y ffurflen ddethol 
• cyhyd â bod o leiaf un ffurflen enwebu yn ddilys, gellir enwebu'r ymgeisydd yn ddilys

Bydd llofnodion gan lofnodwyr ar unrhyw ffurflen enwebu a gyflwynir yn cyfrif tuag at yr uchafswm a all lofnodi.2  Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ofynion llofnodwyr. 

Bydd enwebiad wedi'i gyflwyno'n ffurfiol ar y pwynt:

• pan gaiff papur ei adael gyda chi ac ni chafodd y cynnig am wiriad anffurfiol ei dderbyn
• pan fydd y gwiriad anffurfiol wedi'i gynnal, bod unrhyw faterion wedi'u datrys a bod y sawl sy'n cyflwyno'r papur enwebu wedi nodi ei fod yn fodlon ei fod yn barod i gael ei bennu

Dylid cynnig gwiriad anffurfiol i bob ymgeisydd. Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn ein canllawiau ar gynnal gwiriadau anffurfiol.

Pan fydd ffurflen enwebu wedi'i chyflwyno'n ffurfiol, ni ellir gwneud unrhyw newidiadau iddi (yn dibynnu ar eich pŵer i gywiro mân wallau). Cewch ragor o wybodaeth am eich pŵer i gywiro mân wallau yn yr adran Camgymeriadau ar bapurau enwebu.

Dylech arnodi pob ffurflen â'r dyddiad a'r amser cyflwyno ffurfiol, fel bod gennych gofnod o bryd y cyflwynwyd pob papur yn ffurfiol. 

Os bydd ymgeisydd yn penderfynu'n ddiweddarach ei fod am wneud newid i'w bapur enwebu ar ôl iddo gael ei gyflwyno'n ffurfiol, er enghraifft i'r disgrifiad, gellir ond gwneud hyn drwy: 

• dynnu ei ymgeisyddiaeth yn ôl 
• cyflwyno papurau enwebu newydd o fewn yr amserlen statudol  
   

Yn yr un modd, nid oes unrhyw ddarpariaeth sy'n caniatáu i lofnodwr dynnu ei lofnod yn ôl o bapur enwebu unwaith y bydd wedi'i gyflwyno.

Penderfynu ynghylch ffurflenni enwebu a ffurflenni cyfeiriad cartref ar ôl eu cyflwyno'n ffurfiol

Tybir bod ymgeisydd sy'n cyflwyno papurau enwebu sydd wedi'u cwblhau erbyn y terfyn amser gofynnol wedi'i enwebu oni bai:

• eich bod yn penderfynu bod y ffurflen enwebu yn annilys
• bod yr ymgeisydd yn marw neu'n tynnu'n ôl cyn y terfyn amser1  

Rhaid i chi bennu dilysrwydd ffurflen enwebu a ffurflen cyfeiriad cartref cyn gynted â phosibl ar ôl iddynt gael eu cyflwyno'n ffurfiol. Mae hyn yn galluogi ymgeiswyr, y pennwyd bod eu henwebiadau'n annilys, i gyflwyno papurau newydd cyn i'r enwebiadau gau. 

Am ragor o wybodaeth gweler ein canllawiau ar Benderfynu bod enwebiad yn annilys.

Rydym hefyd wedi llunio rhestr wirio  i'ch helpu i brosesu ffurflenni enwebu.

Derbyn enwebiadau ar eu golwg

Rhaid i chi beidio â gwneud y canlynol:

• ymgymryd ag unrhyw ymchwiliad neu waith ymchwil i unrhyw ymgeisydd. Nid yw eich dyletswydd yn mynd y tu hwnt i weld bod ffurflen enwebu yn gywir ar ei golwg3  

Ni ddylech wneud y canlynol:

• ymchwilio i p'un a yw enw a roddwyd ar ffurflen enwebu yn ddilys

Dylech wneud y canlynol

• diystyru unrhyw wybodaeth bersonol a all fod gennych eisoes am yr ymgeisydd 
• penderfynu ar enwebiadau ar sail y ffurflen ei hun

 Seiliau dros benderfynu bod ffurflen enwebu yn annilys
 

Yn ôl y gyfraith, yr unig sail sydd gennych dros benderfynu bod ffurflen enwebu yn annilys yw:1

• nad yw manylion yr ymgeisydd neu'r rhai sy'n llofnodi'r ffurflen enwebu yn cyfateb i'r hyn sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith
• na lofnodwyd y ffurflen fel y bo'n ofynnol
• bod y person yn cael ei anghymhwyso o dan Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1981 ar y sail ei fod wedi'i garcharu ac yn bwrw dedfryd o flwyddyn neu fwy
• bod y person yn destun gorchymyn anghymhwyso o dan adran 30 o Ddeddf Etholiadau 2022

Manylion yr ymgeisydd

Mae manylion yr ymgeisydd yn cynnwys y disgrifiad a roddwyd ar y papur enwebu, felly, rhaid pennu bod yr enwebiad yn annilys:

• os nad yw'r blaid yn ymddangos ar gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol yn blaid sy'n ymladd etholiadau yn eich rhan chi o'r wlad
• os nad yw enw'r blaid na'r disgrifiad a ddefnyddir ar y ffurflen enwebu yn cyfateb yn union i'r enw neu'r disgrifiad sydd wedi'i gofrestru â'r Comisiwn
• os nad yw'r defnydd o enw'r blaid na'r disgrifiad wedi cael ei awdurdodi gan dystysgrif awdurdodi a lofnodwyd gan neu ar ran Swyddog Enwebu'r blaid
• mae'r dystysgrif awdurdodi yn awdurdodi enw neu ddisgrifiad penodol yn glir ac nid yw hyn yn cyd-fynd ag enw/disgrifiad y blaid ar y ffurflen enwebu2  

Mae cyfraith achosion sy'n darparu y dylid ystyried bod ymgeiswyr sy'n rhoi disgrifiadau sy'n anweddus, yn hiliol neu sy'n ysgogi trosedd, wedi cyflwyno manylion “nad ydynt yn unol â'r gyfraith”. Y rheswm dros hyn yw eu bod yn mynd yn groes i'r gyfraith a/neu y byddant yn anochel yn cynnwys y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu mewn achos o dorri'r gyfraithT.

Os nad yw'r ffurflen enwebu yn cydymffurfio â'r rheolau ar gyfer disgrifiadau, rhaid i chi wneud penderfyniad i'r perwyl hwn cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl i'r ffurflen enwebu gael ei chyflwyno a, sut bynnag, heb fod yn hwyrach na 24 awr ar ôl y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno papurau enwebu.3
 
Rydym wedi llunio rhestr wirio enwebiadau ar gyfer Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n nodi'r hyn y bydd angen i chi ei ystyried a phethau penodol i gadw llygad amdanynt pan fyddwch yn penderfynu ar enwebiad.
 

Llofnodwyr

Mae ein hadran 'Ffurflen enwebu - gofynion llofnodwyr' yn cynnwys gwybodaeth fanwl am lofnodwyr.

Os na chaiff ffurflen enwebu ei llofnodi yn ôl y gofyn, rhaid ei phennu'n annilys.

Methiant i roi ernes

Os na fyddwch wedi cael yr ernes o £5,000 sy'n ofynnol erbyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu, ni fydd yr ymgeisydd wedi'i enwebu'n ddilys. Yna ni fydd angen gwneud penderfyniad ffurfiol, ac ni ddylai ei enw ymddangos ar y datganiad ynghylch yr unigolion a enwebwyd.4

Dychwelyd ernes am nad yw'r enwebiad yn ddilys

Rhaid i chi ddychwelyd ernes unrhyw ymgeisydd y mae ei enwebiad wedi cael ei wrthod. Rhaid i'r ernes gael ei dychwelyd at y person a'i cyflwynodd a chyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl i'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd gael ei gyhoeddi.5  I gael rhagor o wybodaeth am ddychwelyd ernesau i ymgeiswyr a enwebwyd yn ddilys ar ôl etholiad, gweler Gweithgarwch ar ôl yr etholiad.

Seiliau dros benderfynu bod ffurflen cyfeiriad cartref yn annilys

Rhaid i chi benderfynu nad yw'r ffurflen cyfeiriad cartref yn cydymffurfio â'r gofynion cyfreithiol:6

• os nad yw'n nodi enw llawn yr ymgeisydd
• os nad yw'n nodi cyfeiriad cartref yr ymgeisydd yn llawn

Enwebiadau ffug

Efallai y bydd sefyllfa'n codi pan fydd enwebiad ymgeisydd yn amlwg yn ffug – er enghraifft, os bydd ymgeisydd wedi rhoi enw neu gyfeiriad sy'n amlwg yn ffug fel ‘Mickey Mouse, Disneyland’. Mewn achos o'r fath, rhaid pennu bod y papur enwebu yn annilys ar y sail nad yw manylion yr ymgeisydd wedi'u nodi yn unol â'r gyfraith.7

Wrth ystyried yr enw, dylid ystyried yn bennaf a yw'r “enw” a roddwyd ar y ffurflen enwebu yn ymddangos yn “amlwg yn ffug” ar wyneb y papur.

Os nad yw'r “enw” yn ymddangos yn ddilys a'i fod yn ymddangos fel datganiad neu slogan, er enghraifft, cewch ystyried ei fod yn “amlwg yn ffug”.

Byddai unrhyw gasgliad yn cael ei ategu o ystyried y cyd-destun ehangach. Er enghraifft, a yw'n ymddangos mai slogan gwleidyddol yw'r enw mewn ymateb i ddigwyddiadau gwleidyddol cyfoes, yn hytrach nag enw rhywun go iawn?

O dan yr amgylchiadau hynny, byddai llys yn debygol o ddod i'r casgliad bod enwau o'r fath yn “amlwg yn ffug” ac y dylai'r ffurflen enwebu gael ei gwrthod.
 

Unwaith y byddwch wedi penderfynu bod enwebiad yn ddilys, ni ellir ei herio yn ystod yr etholiad, er y gellir ei herio ar ôl yr etholiad ar ffurf deiseb etholiadol1 .
 
Os byddwch wedi gwneud penderfyniad ffurfiol ond yna, o ganlyniad i wrthwynebiad, yn penderfynu wedyn y dylai'r ffurflen enwebu fod wedi'i phennu'n annilys mewn gwirionedd, cewch wneud penderfyniad pellach i'r perwyl hwn.

Os byddwch yn penderfynu bod enwebiad yn annilys, rhaid i chi wneud y canlynol:

• datgan hyn ar y ffurflen enwebu
• ysgrifennu'r rhesymau dros wrthod ar y ffurflen
• llofnodi'r ffurflen
• cysylltu â'r ymgeisydd a'r asiant cyn gynted â phosibl fel y gall gael y cyfle, lle bynnag y bo'n bosibl, i gyflwyno ffurflen enwebu arall cyn i enwebiadau gau2  

Gall ymgeisydd a enwebwyd dynnu ei ymgeisyddiaeth yn ôl os bydd yn gwneud hynny cyn y terfyn amser. Nid yw hysbysiad tynnu enw'n ôl wedi'i ragnodi mewn deddfwriaeth ond rydym yn darparu templed o hysbysiad tynnu enw'n ôl i ymgeiswyr ei ddefnyddio. 

Rhaid i hysbysiad tynnu enw'n ôl1 :

• gael ei lofnodi gan yr ymgeisydd
• cael ei ardystio gan un tyst
• cael ei gyflwyno'n bersonol i'r man cyflwyno papurau enwebu
• cael ei gyflwyno erbyn 4pm ar y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn y bleidlais

Nid oes unrhyw gyfyngiadau o ran pwy all gyflwyno hysbysiad tynnu enw yn ôl.

Os nad yw'r ymgeisydd yn y DU, bydd hysbysiad o dynnu enw'n ôl mewn grym os bydd2 :

• wedi'i lofnodi gan y cynigydd
• yn cael ei gyflwyno ar y cyd â datganiad ysgrifenedig yn nodi bod yr ymgeisydd dramor (sydd hefyd wedi'i lofnodi gan y cynigydd)
• yn cael ei gyflwyno i chi erbyn 4pm ar y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn y bleidlais

Os enwebwyd yr ymgeisydd gan fwy nag un ffurflen enwebu, rhaid i bob cynigydd lofnodi'r hysbysiad a'r datganiad3 .  

Os bydd unrhyw gynigydd y tu allan i'r DU, nid oes angen iddo lofnodi'r hysbysiad, ond rhaid i'r hysbysiad, yn ôl y gyfraith, gynnwys datganiad ei fod hefyd y tu allan i'r DU4 . 

Dychwelyd ernes o ganlyniad i dynnu enw'n ôl 

Rhaid i chi ddychwelyd ernes unrhyw ymgeisydd sydd wedi tynnu ei ymgeisyddiaeth yn ôl. Rhaid i'r ernes gael ei dychwelyd at y person a'i cyflwynodd a chyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl i'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd gael ei gyhoeddi.5  I gael canllawiau ar ddychwelyd ernesau i ymgeiswyr a enwebwyd yn ddilys ar ôl etholiad, gweler ein hadran ar Weithgarwch ar ôl yr etholiad.

Yn dibynnu ar eich pŵer i gywiro mân wallau, ni ellir gwneud unrhyw newidiadau i bapur enwebu unwaith y bydd wedi cael ei gyflwyno'n ffurfiol.

Cywiro mân wallau

Mae'r wybodaeth yn yr adran hon yn esbonio sut i ymdrin â mân wallau a rhaid i chi gadw hyn mewn cof.1   

Yn ôl y gyfraith, cewch gywiro mân wallau a wneir ar ffurflen enwebu neu ffurflen cyfeiriad cartref unrhyw bryd cyn i chi gyhoeddi'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd.2
 
Dylech geisio cysylltu â'r ymgeisydd neu'r asiant cyn diwygio unrhyw fân wallau. 

Mae'r tabl isod yn nodi rhai o'r mân wallau y gellir eu cywiro a chanllawiau ynghylch arfer eich pŵer i gywiro mân wallau. Dylech gysylltu â ni am gyngor wrth ystyried cywiro mân wallau.

Gall rhai pobl wrthwynebu dilysrwydd ffurflen enwebu neu ffurflen cyfeiriad cartref. Ceir rhagor o wybodaeth am bwy all wrthwynebu enwebiadau yn yr adran presenoldeb wrth gyflwyno papurau enwebu. 

Gellir gwrthwynebu ar y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu yn ystod yr oriau cyflwyno ac am un awr ar ôl hynny (h.y. hyd at 5pm).1  

Yr unig eithriad yw lle bo'r gwrthwynebiad ar sail y ffaith bod ymgeisydd wedi'i anghymhwyso am ei fod yn y carchar a chanddo ddedfryd o flwyddyn neu fwy. Yn yr achos hwn, gellir gwneud gwrthwynebiadau rhwng 10am a 4pm ar y diwrnod gwaith nesaf ar ôl y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu. 

Amserlen ar gyfer gwrthwynebiadau 

Bydd y cyfnod a ganiateir i wneud gwrthwynebiad arferol yn dibynnu ar bryd y cyflwynir y papurau enwebu.2  

Os ymddengys i chi y gall ymgeisydd fod wedi'i anghymhwyso rhag sefyll etholiad o dan Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1981 (h.y. am ei fod yn y carchar a chanddo ddedfryd o flwyddyn neu fwy), rhaid i chi gyhoeddi drafft o'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd sy'n dangos pobl sydd wedi'u henwebu cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl i'r enwebiadau gau. 

Rhaid i'r datganiad drafft gynnwys y canlynol:

• y pennawd ‘datganiad drafft ynghylch y personau a enwebwyd’
• hysbysiad sy'n nodi y caiff unrhyw un sy'n dymuno gwrthwynebu enwebiad ymgeisydd ar y sail ei fod wedi'i anghymhwyso rhag sefyll etholiad o dan Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1981 wneud hynny rhwng 10am a 4pm yn y man a nodwyd yn yr hysbysiad 
• ar ba ddyddiad y gellir gwneud gwrthwynebiadau o'r fath
   

Dylech ystyried unrhyw wrthwynebiad sy'n dod i law yn ystod y cyfnod a ganiateir ar gyfer gwrthwynebu. 

Cewch benderfynu bod enwebiad yn annilys am y rhesymau canlynol yn unig:1  

• nid yw manylion yr ymgeisydd neu'r llofnodwyr yn unol â gofynion y gyfraith
• ni lofnodwyd y ffurflen fel y bo'n ofynnol
• mae'r unigolyn wedi'i anghymhwyso o dan Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1981 am ei fod yn y carchar a chanddo ddedfryd o flwyddyn neu fwy
• mae'r person yn destun gorchymyn anghymhwyso o dan adran 30 o Ddeddf Etholiadau 2022

Ni ddylech gynnal unrhyw ymchwiliad na chlywed unrhyw sylwadau sy'n cefnogi neu'n herio unrhyw ffaith neu ddatganiad a roddir ar y ffurflen enwebu neu'r ffurflen cyfeiriad cartref. 

Rhaid i chi benderfynu ar unrhyw wrthwynebiad cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl iddo gael ei wneud ac, ym mhob achos, rhaid i chi wneud hynny o fewn 24 awr i'r enwebiadau gau.2  

Dylech gyfyngu'r broses wrthwynebu i'r ffurflen enwebu a'r ffurflen cyfeiriad cartref. 

Os byddwch yn penderfynu, o ganlyniad i wrthwynebiad, y dylai enwebiad rydych eisoes wedi penderfynu yn ei gylch fod wedi'i bennu'n annilys, rhaid i chi wneud y canlynol:

• dangos ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd unrhyw ymgeisydd nad yw wedi'i enwebu'n ddilys mwyach 
• y rheswm pam nad yw wedi'i enwebu mwyach  

Dylech roi gwybod i'r ymgeisydd fel y bo'n briodol.3    

Am ragor o wybodaeth, gweler yr adran Penderfynu bod enwebiad yn annilys.

Ar ôl i'r cyfnod enwebu ddod i ben, rhaid i chi gyhoeddi datganiad ynghylch y personau a enwebwyd a hysbysiad pleidleisio.1  

Am fanylion am yr hyn a ddylai gael ei gynnwys yn yr hysbysiadau hyn a chamau y dylech eu cymryd wrth brawfddarllen, gweler ein canllawiau ar baratoi hysbysiadau.

Etholiadau diwrthwynebiad

Bydd yr etholiad yn un diwrthwynebiad os bydd un o'r canlynol yn gymwys: 

• dim ond un enwebiad dilys a geir 
• caiff yr holl enwebiadau dilys eu tynnu'n ôl yn briodol erbyn y terfyn amser heblaw am un 

Os bydd yr etholiad yn ddiwrthwynebiad, rhaid i chi gyhoeddi'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd cyn gynted ag y bo'n ymarferol, gan ddatgan yr un ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys a gaiff ei ethol.2  

Yna dylech ddychwelyd y gwrit gyda manylion yr ymgeisydd llwyddiannus. Ni fydd angen cynnal etholiad.

Cyfieithu a fformatau hysbysiadau  

Rhaid i chi sicrhau bod hysbysiadau yn cael eu cyfieithu neu eu darparu mewn fformat arall os yw'n briodol.1  Gallech eu paratoi: 

• mewn Braille  
• mewn ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg
• gan ddefnyddio lluniau
• mewn fformat sain2  
• gan ddefnyddio unrhyw ddull arall o sicrhau bod gwybodaeth yn hygyrch  

Ni ellir llunio'r ffurflen enwebu na'r papurau pleidleisio mewn unrhyw iaith na fformat arall.3  

Mae'n rhaid i'r copïau llaw wedi'u chwyddo a'r copïau arddangos o'r papur(au) pleidleisio i'w defnyddio yn yr orsaf bleidleisio gynnwys y cyfarwyddiadau i bleidleiswyr wedi'u hargraffu ar frig y papur(au). Gellir cyfieithu'r cyfarwyddiadau hyn i ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg.4

Sicrhau bod gwybodaeth ar hysbysiadau yn hygyrch

Dylech sicrhau bod unrhyw wybodaeth am yr etholiadau, gan gynnwys yr hysbysiadau etholiad a'r hysbysiadau pleidleisio:

• ar gael yn hawdd i bob pleidleisiwr
• ar gael mewn fformat hygyrch
• ar gael mewn pryd i bleidleiswyr fwrw eu pleidlais

Gellir darparu gwybodaeth ar wefan yr awdurdod lleol. 

Dylai'r wybodaeth a ddarperir ar eich gwefan fod yn hygyrch i bleidleiswyr. Gallech siarad â swyddog cydraddoldebau neu dîm gwe eich awdurdod am gyngor ar sut i wneud hyn.  

Os byddwch yn darparu gwybodaeth ar ffurf PDF, dylech fod yn ymwybodol os na chaiff camau penodol eu dilyn wrth greu dogfennau PDF, efallai na fyddant yn gydnaws â darllenwyr sgriniau a thechnolegau cynorthwyol eraill. 

Mae Llywodraeth y DU wedi llunio canllaw ar lunio dogfennau PDF hygyrch y gallwch gyfeirio ato. 
 

Pan fydd angen i chi gyhoeddi hysbysiadau, dylech eu cyhoeddi a'u harddangos mewn man yn yr ardal etholiadol lle cânt eu gweld. Dylai hyn gynnwys swyddfeydd awdurdodau lleol, hysbysfyrddau, llyfrgelloedd ac adeiladau cyhoeddus eraill. Gellir rhoi hysbysiadau mewn unrhyw ffordd arall sy'n addas yn eich barn chi hefyd.1  

Dylech sicrhau bod prosesau prawfddarllen cadarn ar waith er mwyn helpu i: 

• ganfod unrhyw wallau 
• osgoi achosion posibl o dorri diogelwch data cyn iddynt ddigwydd

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am brosesau prawfddarllen yn ein canllawiau sicrwydd ansawdd a gallwch ddod o hyd i restr wirio sicrhau ansawdd yma.. 

Ystyriaethau diogelu data ar gyfer hysbysiadau etholiad

Fel y rheolydd data, bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau barhau i gael eu cyhoeddi, ar eich gwefan neu yn rhywle arall, ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad ddod i ben. 

Er enghraifft, lle mae gan bob hysbysiad ddiben penodol – megis nodi pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad – unwaith y bydd yr etholiad drosodd, a bod y cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi darfod, ni fydd gan yr hysbysiad unrhyw ddiben pellach mwyach. 

Unwaith bod terfyn amser deiseb yr etholiad wedi mynd heibio, dylech naill ai ddileu'r hysbysiadau o'r wefan neu ddileu'r data personol sydd yn yr hysbysiadau. 

Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu i ddata personol gael eu storio am gyfnodau hwy, yn amodol ar roi mesurau diogelu priodol ar waith os caiff y data eu prosesu:

•    at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu 
•    at ddibenion gwyddonol, hanesyddol neu ystadegol 

Er enghraifft, dylai hysbysiadau canlyniadau etholiad ar eich gwefan gael eu cadw gan eu bod o ddiddordeb i'r cyhoedd ac mae ganddynt ddibenion hanesyddol ac ystadegol.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ystyriaethau diogelu data.

Os nad oes unrhyw wrthwynebiad i bapurau enwebu, rhaid i chi gyhoeddi datganiad ynghylch y personau a enwebwyd ar gyfer yr etholaeth am 5pm ar y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu. 

Os oes gwrthwynebiadau, rhaid cyhoeddi'r datganiad erbyn 4pm ar y diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod olaf ar gyfer enwebiadau.1  

Cynnwys y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd

Rhaid i'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd gynnwys yr wybodaeth ganlynol ar gyfer pob ymgeisydd sydd wedi'i enwebu'n ddilys:

• enw
• cyfeiriad cartref, neu, os ydynt wedi gwneud cais i beidio â gwneud eu cyfeiriad cartref yn gyhoeddus:
   
  • os yw eu cyfeiriad cartref yn y DU, etholaeth Seneddol y DU, yr ardal berthnasol lle mae eu cyfeiriad cartref neu'r wlad fel y bo'n briodol
• disgrifiad (os o gwbl)
• enwau'r llofnodwyr (hyd at 30, o'r ‘ffurflen enwebu dethol’ a hyd at ddau arall os cyflwynwyd sawl ffurflen enwebu)
• yn achos y rheiny nad ydynt wedi'u henwebu mwyach, y rheswm dros hynny

Rhaid iddo hefyd gynnwys y rheini nad ydynt wedi'u henwebu mwyach, a'r rheswm pam (h.y. y rheiny sydd wedi tynnu'n ôl neu rydych wedi gwrthod eu henwebiad).2   

Dylai eich hysbysiad preifatrwydd ei gwneud hi'n glir, o dan ddeddfwriaeth etholiadol, ei bod hi'n ofynnol i chi gyhoeddi enw a chyfeiriad yr ymgeiswyr yn y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am ystyriaethau diogelu data hysbysiad preifatrwydd yn ein canllawiau ar ddiogelu data. 

Rhaid i'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd gynnwys yr hysbysiad pleidleisio hefyd os ymleddir yr etholiad. Ceir rhagor o wybodaeth am yr hysbysiad pleidleisio yn ein canllaw ar gyhoeddi'r datganiad o bleidlais. 

Trefn enwau ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd

Rhaid i enwau'r ymgeiswyr gael eu rhestru yn nhrefn yr wyddor o ran eu cyfenw.3 Dyma sut y byddant yn ymddangos ar y papur pleidleisio hefyd.4   

Os bydd gan ddau neu fwy o ymgeiswyr yr un cyfenw, yr enwau eraill yn nhrefn yr wyddor fydd yn pennu pa ymgeisydd a gaiff ei restru gyntaf.5  

Os bydd unigolyn wedi gofyn am gael defnyddio enw a ddefnyddir yn gyffredin ar ei ffurflen enwebu, rhaid i'r enw a ddefnyddir yn gyffredin gael ei ddangos ar y datganiad yn hytrach na'i enw gwirioneddol.6  

Pan fydd ymgeisydd wedi gofyn am gael defnyddio cyfenw a ddefnyddir yn gyffredin, rhaid i safle'r ymgeisydd o ran trefn yr wyddor ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd ac ar y papur pleidleisio gyfeirio at ei gyfenw a ddefnyddir yn gyffredin.

Fodd bynnag, os ydych wedi gwrthod y defnydd o unrhyw enw a ddefnyddir yn gyffredin gan eich bod o'r farn ei fod yn debygol o gamarwain neu ddrysu etholwyr, neu ei fod yn anweddus neu'n sarhaus, rhaid i'r enw gwirioneddol, yn ôl y gyfraith, gael ei gyhoeddi ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd yn lle'r enw a ddefnyddir yn gyffredin.

Ystyriaethau lle mae ymgeisydd wedi gofyn am i'w gyfeiriad cartref beidio â chael ei gyhoeddi 

Os bydd mwy nag un ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys wedi:

• gofyn am i'w cyfeiriad cartref beidio â chael ei gyhoeddi, a
• darparu'r un ardal berthnasol yn y DU (neu'r un wlad) ar eu ffurflen cyfeiriad cartref ag ymgeisydd arall/ymgeiswyr eraill

Mae'n rhaid i chi ystyried a oes gan ddau neu fwy ohonynt yr un enw neu enw tebyg sy'n debygol o achosi dryswch.7   

Os byddwch yn ystyried mai dyma yw'r achos, gallwch ychwanegu'r cyfryw fanylion o'u ffurflen cyfeiriad cartref neu ffurflen enwebu fel sy'n briodol, yn eich barn chi, i leihau'r tebygrwydd o ddryswch.8      

Rhaid i chi ymgynghori â'r ymgeisydd/ymgeiswyr dan sylw, os yw'n ymarferol i chi wneud hynny, cyn i chi benderfynu pa fanylion y dylid eu cynnwys ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd. 

Rhaid i chi hysbysu'r ymgeisydd/ymgeiswyr dan sylw yn ysgrifenedig am yr wybodaeth ychwanegol a gyhoeddir.9  

Dylai fod gennych brosesau prawfddarllen cadarn ar waith er mwyn sicrhau nad oes unrhyw wallau yn y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am brosesau prawfddarllen yn ein canllawiau sicrwydd ansawdd, ac yn y rhestr wirio sicrhau ansawdd ganlynol.  

Rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad pleidleisio ar gyfer yr etholaeth os oes dau neu fwy o ymgeiswyr ac y bydd digwyddiad pleidleisio, gan nodi'r diwrnod a'r oriau a bennwyd ar gyfer y bleidlais.1  

Rhaid i chi gynnwys yr hysbysiad pleidleisio ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd. . 

Dylech roi copi o'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd gyda'r hysbysiad pleidleisio i bob ymgeisydd ac asiant etholiad cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl ei gyhoeddi..

Rydym wedi cyhoeddi templed o hysbysiad pleidleisio yma.

Rhaid i chi gyhoeddi'r hysbysiad ynghylch lleoliad gorsafoedd pleidleisio. Rhaid iddo roi hysbysiad cyhoeddus o'r canlynol:1  

• lleoliad pob gorsaf bleidleisio yn yr ardal
• disgrifiad o'r pleidleiswyr sydd â'r hawl i bleidleisio yno

Os na chafwyd unrhyw wrthwynebiadau i enwebiadau, rhaid i chi gyhoeddi'r hysbysiad erbyn 5pm ar y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu fan bellaf.

Os cafwyd gwrthwynebiadau, rhaid i chi gyhoeddi'r hysbysiad ar y diwrnod gwaith nesaf ar ôl y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu.2  

Gallwch ddewis cyfuno'r hysbysiad ynghylch lleoliad gorsafoedd pleidleisio â'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd a'r hysbysiad pleidleisio. 

Dylai fod gennych brosesau prawfddarllen cadarn ar waith er mwyn sicrhau nad oes unrhyw wallau yn yr hysbysiad ynghylch lleoliad gorsafoedd pleidleisio.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am brosesau prawfddarllen yn ein canllawiau sicrhau ansawdd, a gallwch ddod o hyd i restr wirio sicrhau ansawdd yma.

Rhaid i chi roi copi o'r hysbysiad perthnasol ynghylch lleoliad gorsafoedd pleidleisio a disgrifiadau o bleidleiswyr sydd â'r hawl i bleidleisio yno i bob asiant etholiad cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad.3

Dylech hefyd roi copi o'r hysbysiad perthnasol i bob ymgeisydd. 

Dylech hefyd fod yn barod i sicrhau bod yr hysbysiadau hyn ar gael i unrhyw arsylwyr achrededig ar gais.

The impact that the death of a candidate will have on the election depends on whether the deceased candidate was standing as an independent or was standing on behalf of a registered political party.

For the purposes of the management of the election, it is the time at which you receive proof of the candidate’s death that is the relevant factor, not the actual time of death.

Proof of death is not defined. You should be satisfied with any information that you have received to indicate that the death has occurred.

Death of an independent candidate

In the event that an independent candidate dies during the election period the election continues as normal. 

The impact of the death of an independent candidate on the result of an election is set out in the following table.

Death of a party candidate

Death of the Speaker of the House of Commons

If a candidate who was the Speaker of the House of Commons seeking re-election has died after the polls have opened but before the declaration of the result, the election is stopped immediately. 

If a candidate who was the Speaker of the House of Commons seeking re-election has died and the polls have not opened, the poll is countermanded. 

If the count is being undertaken, that process stops. 

In the circumstance of any of the scenarios above, there will be a new election.4  

In the case of the death of the Speaker new nominations are allowed for the new election. These must be submitted in the usual way and by the deadline for nominations based on the new timetable.

Timetable for the new election due to death of a candidate

The timetable for the new election will be prepared as if the writ was received seven working days after you received proof of the death. 

The new polling day must be between 21 and 27 working days after the day on which the writ is taken to have been received.5  

Mae'r adran hon o'r canllawiau'n ymdrin â phenodi asiantiaid etholiad, y gofyniad i hysbysu'r cyhoedd am benodiad asiantiaid etholiad a sut y gellir dirymu penodiad. 

Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ar benodi asiantiaid i fynychu achlysuron agor pleidleisiau post, gorsafoedd pleidleisio a'r broses dilysu a chyfrif, a gwybodaeth am y gofynion o ran cyfrinachedd ac ymddygiad yn ystod y digwyddiadau etholiadol allweddol hyn. 
 

Asiant etholiad yw'r person sy'n gyfrifol am reoli ymgyrch etholiadol yr ymgeisydd yn briodol ac, yn arbennig, am ei rheolaeth ariannol. Rhaid i bob ymgeisydd benodi asiant etholiad.  

Rhaid i chi gael eich hysbysu am benodiad asiant etholiad erbyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno hysbysiadau tynnu enw yn ôl, sef 4pm ar y diwrnod olaf ar gyfer cyflwyno papurau enwebu.  

Rydym wedi llunio ffurflen hysbysu ynghylch penodiad asiantiaid etholiad fel rhan o set o bapurau enwebu.1 2

Dylech gyfleu gwybodaeth am brosesau'r etholiad, y cod ymddygiad a'r pwyntiau ymddygiad safonol i'r asiant etholiadol cyn gynted â phosibl. Yn benodol, dylai unrhyw wybodaeth a ddarperir gennych ddarparu dolenni i'r rheolau newydd ynghylch trin pleidlais bost a'r rheolau newydd ynghylch dylanwadu gormodol a bygwth, a'u hamlygu.

A all ymgeisydd weithredu fel ei asiant ei hun? 

Gall ymgeisydd benodi ei hun fel ei asiant etholiad. 

Os na chaiff asiant ei benodi erbyn y terfyn amser ar gyfer tynnu enw yn ôl, yr ymgeisydd fydd ei asiant etholiad ei hun yn awtomatig.2 3  

Bydd ymgeisydd hefyd yn gweithredu fel ei asiant etholiad ei hun:

• os bydd yn dirymu penodiad ei asiant, neu
• os bydd ei asiant yn marw, ac na chaiff asiant newydd ei benodi ar ddiwrnod y farwolaeth neu'r diwrnod canlynol3 3 4   

Cyfeiriad swyddfa'r asiant etholiad

Rhaid i'r asiant etholiad gael cyfeiriad swyddfa, y gellir anfon pob cais, hysbysiad, hysbysiad cyfreithiol a dogfen iddo. Rhaid iddo fod yn gyfeiriad ffisegol – ni ellir defnyddio blychau Swyddfa'r Post na blychau post tebyg.4 5   

Rhaid i leoliad y swyddfa fod yn un o'r lleoliadau canlynol:

• o fewn yr etholaeth seneddol lle mae'r ymgeisydd yn sefyll
• o fewn etholaeth sy'n cyd-ffinio â'r etholaeth lle mae'r ymgeisydd yn sefyll
• yng Nghymru, o fewn sir neu fwrdeistref sirol yng Nghymru sy'n rhan o'r etholaeth, neu'n cyd-ffinio â'r etholaeth, lle mae'r ymgeisydd yn sefyll
• yn Llundain, o fewn un o fwrdeistrefi Llundain sy'n rhan o'r etholaeth, neu'n cyd-ffinio â'r etholaeth, lle mae'r ymgeisydd yn sefyll5 6   

Yn aml, bydd cyfeiriad swyddfa'r asiant etholiad yr un peth â chyfeiriad ei gartref. Fel arall, efallai mai cyfeiriad swyddfa'r blaid wleidyddol leol neu swyddfa a sefydlwyd yn arbennig ar gyfer yr etholiad fydd cyfeiriad ei swyddfa. 

Os bydd yr ymgeisydd yn rhoi hysbysiad ysgrifenedig i chi o'i benodiad fel ei asiant etholiad ei hun, rhaid iddo roi cyfeiriad swyddfa o fewn yr ardal gymhwyso a ddiffinnir yn y pwyntiau bwled uchod.

Pan fydd ymgeisydd yn gweithredu fel ei asiant etholiad ei hun am na wnaeth benodi unrhyw un arall, tybir mai'r cyfeiriad swyddfa yw'r cyfeiriad ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd, h.y. yr un a roddwyd ar y ffurflen cyfeiriad cartref. Os bydd y cyfeiriad hwnnw y tu allan i'r ardal gymwys berthnasol fel y'i diffinnir yn y pwyntiau bwled uchod, tybir mai'r cyfeiriad swyddfa yw cyfeiriad yr unigolyn a enwir yn y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd fel cynigydd.7 6

Rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad sy'n nodi enw a chyfeiriad yr asiant etholiad cyn gynted â phosibl ar ôl i chi gael gwybod am ei benodiad. 

Dylech hefyd gynnwys enw llawn yr ymgeisydd ar yr hysbysiad hwn, ac er cyflawnrwydd, gallech ychwanegu unrhyw enw a ddefnyddir yn gyffredin mewn cromfachau.

Fodd bynnag, nid oes gofyniad cyfreithiol i ddefnyddio’i enw llawn a’i enw a ddefnyddir yn gyffredin, a gallwch benderfynu ar y dull i’w gymryd. Pa bynnag ddull a ddilynir, dylech sicrhau eich bod yn ei ddefnyddio’n gyson ar gyfer pob ymgeisydd ar yr hysbysiad.

Rhaid i'r hysbysiad gael ei ddiweddaru os dirymir penodiad asiant, neu os bydd asiant yn marw, a rhaid nodi manylion yr asiant newydd ar y fersiwn ddiwygiedig.1

Dylai eich hysbysiad preifatrwydd nodi'n glir ei bod yn ofynnol i chi, o dan ddeddfwriaeth etholiadol, gyhoeddi enw a chyfeiriad asiant etholiad yn yr hysbysiad o asiantiaid etholiad. Mae gan yr hysbysiad ddiben penodol, h.y. nodi pwy fydd asiant etholiad ymgeisydd, felly unwaith y bydd yr etholiad drosodd, a bod y cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi darfod, ni fydd ganddo unrhyw ddiben pellach mwyach. Felly, dylech naill ai ddileu'r hysbysiad, neu ddileu'r data personol sydd ynddo, pan fydd dyddiad cau deiseb yr etholiad wedi mynd heibio.

Mae ein canllawiau diogelu data yn ymdrin â gofynion hysbysiad preifatrwydd ac ystyriaethau ar gyfer cadw dogfennau.

Pan fydd asiant etholiad wedi'i benodi gan ymgeisydd, ni all ddirymu ei rôl. Dim ond yr ymgeisydd all ddirymu'r penodiad. Yn yr achos hwn, byddai angen i'r ymgeisydd benodi asiant etholiad newydd neu byddai'n gweithredu fel ei asiant ei hun.  

Os bydd ymgeisydd yn gweithredu fel ei asiant etholiad ei hun, ni waeth a yw wedi dod yn asiant am na wnaeth benodi un neu am ei fod wedi rhoi hysbysiad ysgrifenedig i chi o'i benodiad ei hun, gall hefyd ddirymu ei benodiad ei hun a phenodi asiant newydd.  

Os bydd ymgeisydd yn dirymu penodiad asiant etholiad, rhaid iddo eich hysbysu yn ysgrifenedig.1 Rhaid i chi wedyn gyhoeddi fersiwn ddiwygiedig o'r hysbysiad am asiantiaid etholiad. Gall ymgeisydd ddirymu penodiad asiant etholiad unrhyw bryd yn ystod cyfnod yr etholiad. 

Lle y bo'n bosibl, os caiff asiant etholiad ei ddirymu a bydd eisoes wedi awdurdodi gwariant neu ddeunydd ymgyrchu, dylai'r ymgeisydd gael datganiad gan ei asiant blaenorol ynghylch unrhyw dreuliau yr aethpwyd iddynt yn ystod ei gyfnod fel asiant, i ategu ffurflen treuliau derfynol yr ymgeisydd.  

Gall asiant etholiad mewn etholaeth sirol benodi is-asiantiaid i weithredu ar ei ran. Ni ellir penodi unrhyw is-asiantiaid mewn etholaeth fwrdeistref.1   

Caiff asiantiaid etholiad mewn etholaeth sirol benodi is-asiantiaid ar gyfer rhannau penodol o'r etholaeth, ar yr amod nad yw'r rhannau hynny yn gorgyffwrdd. Gall yr asiant benderfynu ar sut i rannu'r etholaeth.2  

Rhaid i swyddfa'r is-asiant fod yn yr ardal y mae wedi'i benodi i weithredu ynddi.3  

Caiff is-asiant wneud unrhyw beth y caiff yr asiant etholiad ei wneud yn yr ardal y mae wedi'i benodi i weithredu ynddi.4  

Rhaid i'r asiant etholiad roi hysbysiad ysgrifenedig i chi o enw, cyfeiriad a chyfeiriad swyddfa pob is-asiant a benodwyd ganddo a'r ardal lle y caiff weithredu erbyn yr ail ddiwrnod gwaith cyn yr etholiad. Dylech gynnwys ffurflen hysbysu ynghylch penodi is-asiantiaid yn eich pecynnau enwebu. Rydym wedi llunio ffurflen ar gyfer hysbysu am benodiad is-asiantiaid fel rhan o'r set ganlynol o bapurau enwebu y gallech ei defnyddio at y diben hwn.5  

Caiff yr asiant etholiad ddirymu penodiad is-asiant ar unrhyw adeg. Os bydd is-asiant yn marw neu os caiff ei benodiad ei ddirymu, gall yr asiant etholiad benodi is-asiant newydd drwy roi datganiad ysgrifenedig i chi sy'n nodi enw, cyfeiriad, cyfeiriad swyddfa ac ardal penodi'r is-asiant newydd. Pan fydd enw, cyfeiriad, cyfeiriad cartref ac ardal penodi is-asiant wedi'i ddatgan i chi, rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad o'r manylion hyn.6