Canllawiau i Swyddogion Deisebau

Ar ddiwedd y broses o gyfrif y llofnodion, rhaid i chi selio'r pecynnau o daflenni llofnodi a gyfrifwyd ac a wrthodwyd.1   

Yng Nghymru a Lloegr, bydd y rhain yn cael eu cynnwys ymhlith yr amrywiol ddogfennau y mae'n rhaid i chi eu hanfon ymlaen at y Swyddog(ion) Cofrestru Etholiadol i'w cadw am flwyddyn.2 Yn yr Alban, rhaid i'r Swyddog Deisebau gadw'r dogfennau hyn am flwyddyn.3 Ar ôl blwyddyn, rhaid i'r dogfennau gael eu dinistrio'n ddiogel.

O'r mannau llofnodi:4  

• Y pecyn sy'n cynnwys: 
  • y rhestrau llofnodi a gyflwynwyd
  • y rhestr o bobl ag anableddau a gynorthwywyd gan y clerc deiseb
  • y rhestr o newidiadau i'r gofrestr 
• copïau wedi eu marcio o'r gofrestr etholwyr, y rhestr dirprwyon wedi ei marcio ac unrhyw hysbysiadau copi wedi'u marcio o ganlyniad i gywiro gwall clercio neu benderfyniad ar apêl i'r llys perthnasol
• y pecynnau sy'n cynnwys rhestrau rhifau cyfatebol post wedi'u cwblhau
• y pecynnau sy'n cynnwys rhestrau o'r taflenni llofnodi a wrthodwyd
• y pecynnau sy'n cynnwys tystysgrifau cyflogaeth ar ddyletswydd yn ystod y cyfnod llofnodi

O brosesau anfon ac agor taflenni llofnodi drwy'r post:5  

• copïau wedi'u marcio o'r rhestr llofnodwyr drwy'r post a'r rhestr dirprwyon sy'n llofnodi drwy'r post
• y pecynnau sy'n cynnwys rhestrau rhifau cyfatebol post wedi'u cwblhau
• y pecynnau o ddatganiadau llofnodi drwy'r post a dderbyniwyd fel rhai dilys
• y pecynnau o daflenni llofnodi drwy'r post a wrthodwyd 
• y pecynnau o amlenni taflenni llofnodi drwy'r post a wrthodwyd
• y rhestrau o daflenni llofnodi drwy'r post a ganslwyd, a gollwyd ac a ddifethwyd
• y pecyn o bapurau llofnodi drwy'r post a ddifethwyd a'r dogfennau ategol
• y pecyn o daflenni llofnodi drwy'r post a gollwyd a oedd yn cynnwys unrhyw ran o'r pecyn drwy'r post nas collwyd ac a ddychwelwyd atoch cyn i chi anfon pecyn newydd 
• y pecyn o daflenni llofnodi drwy'r post, datganiadau ac amlenni a ganslwyd
• y pecynnau o daflenni llofnodi nas defnyddiwyd 
• pecynnau llofnodi drwy'r post nas agorwyd a dderbyniwyd ar ôl diwedd y cyfnod llofnodi neu a ddychwelwyd fel rhai nas dosbarthwyd (gellir eu hanfon ar ddyddiad arall yn nes ymlaen) 

Yng Nghymru a Lloegr, rhaid i chi hefyd eu hanfon ymlaen i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol yn eich ardal, ac yn yr Alban, rhaid i'r Swyddog Deisebau hefyd gadw'r canlynol:

•  y datganiad ynghylch taflenni llofnodi drwy'r post, 
•  y rhannau perthnasol o'r rhestr o ddatganiadau llofnodi drwy'r post sydd wedi methu'r gwiriadau dynodyddion

Dylech hefyd anfon eich cofnod o unrhyw achosion lle rydych yn amau bod trosedd wedi'i chyflawni o bosibl, er mwyn i'r Swyddog(ion) Cofrestru Etholiadol gael gwybod ym mha achosion na ddylent anfon hysbysiad o wrthod dynodydd datganiad taflen lofnodi.

O'r cyfrif:6

• dylid storio pob taflen lofnodi ar wahân fel:
  • taflenni llofnodi a gyfrifwyd
  • taflenni llofnodi a wrthodwyd 
  • taflenni llofnodi nas defnyddiwyd (rhai arferol a rhai a gyflwynwyd) a thaflenni llofnodi a ddifethwyd (wedi'u gosod gyda'i gilydd) 
  • taflenni llofnodi a gyflwynwyd a ddefnyddiwyd 
• y cyfrifon dyddiol o'r taflenni llofnodi, y cyfrifon terfynol o'r taflenni llofnodi, canlyniad y broses o ddilysu cyfrifon taflenni llofnodi a'r datganiad ynghylch taflenni llofnodi a wrthodwyd

Cofrestr wedi'i marcio a rhestrau llofnodwyr absennol – archwilio a darparu

Yr heddlu, yr Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol, unrhyw gorff o gwnstabliaid a sefydlwyd o dan Ddeddf Seneddol a'r Comisiwn Etholiadol yw'r unig sefydliadau sydd â hawl i gael copïau o'r gofrestr wedi'i marcio a'r rhestrau.7  Mae'r ffioedd arferol yn gymwys.8

Gall unrhyw un ofyn am gael gweld y gofrestr wedi'i marcio neu'r rhestrau, os yw'n honni ei fod yn amau twyll.9  

Rhaid i'r cais gael ei wneud yn ysgrifenedig i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol neu'r Swyddog Deisebau yn yr Alban a rhaid iddo gynnwys manylion unrhyw dwyll a amheuir sydd wedi digwydd ym marn yr unigolyn. Din ond os bydd yn bodloni ei hun y gall fod twyll wedi digwydd y bydd yn ofynnol i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol yng Nghymru a Lloegr neu'r Swyddog Deisebau yn yr Alban sicrhau bod y dogfennau ar gael.10   

Dogfennau eraill – archwilio a darparu

Mae dogfennau eraill sy'n ymwneud â'r ddeiseb ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd dan amodau penodol. Nid yw hyn yn cynnwys taflenni llofnodi, rhestrau rhifau cyfatebol a gwblhawyd, tystysgrifau cyflogaeth a'r rhestrau o daflenni llofnodi drwy'r post a wrthodwyd.11  

Pan fyddwch wedi rhoi cyfarwyddyd i glercod deiseb ddefnyddio'r VIDEF mewn mannau llofnodi, dylech ddilyn canllawiau'r Comisiwn ar y broses o gasglu a storio'r wybodaeth hon.  

Rhaid i unrhyw ddogfen y gall y cyhoedd ei harchwilio gael ei darparu am ddim i sefydliadau diogelwch.12