Guidance for the GLRO administering the GLA elections

Rydym wedi nodi yma rai o'r ffactorau allweddol y bydd angen i chi eu hystyried wrth benderfynu sut i drefnu a rheoli'r broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau yn eich ardal heddlu:

• Sicrhau cysondeb: Bydd gan Swyddogion Canlyniadau Lleol a'u staff brofiad blaenorol o gynnal cyfrifon etholiadol yn eu hardal bleidleisio a bydd ganddynt eu prosesau a'u llifau gwaith eu hunain y maent yn gyfarwydd â nhw. Er y bydd y wybodaeth a'r profiad hwn yn ddefnyddiol o ran helpu i benderfynu ar y ffordd orau o drefnu a rheoli'r broses dilysu a chyfrif, dylech ystyried sut y byddwch yn sicrhau cysondeb yn y ffordd y caiff pleidleisiau eu dilysu a'u cyfrif drwy'r ardal heddlu gyfan, ni waeth ble y caiff y prosesau eu cynnal.
• Adnoddau ac argaeledd staff: Bydd y gwaith o nodi, recriwtio a hyfforddi digon o staff medrus i gynnal y cyfrif hefyd yn ystyriaeth allweddol. Er enghraifft, yn dibynnu ar ddaearyddiaeth ardal yr heddlu, efallai y bydd yn fwy anodd recriwtio'r niferoedd angenrheidiol o staff addas i weithio mewn lleoliad canolog nag y byddai pe bai pobl yn cael eu recriwtio i weithio mewn lleoliad sy'n agosach i'w cartrefi, sydd hefyd yn fwy tebygol o fod yn staff profiadol. 
• Defnyddio staff: Dylech hefyd ystyried sut i ddefnyddio staff yn y ffordd fwyaf effeithlon. Gallai hyn olygu, oni chaiff cyfrifon eu cwblhau o fewn amser tebyg, y bydd staff cyfrif mewn rhai ardaloedd pleidleisio wedi cwblhau'r broses o bosibl tra bydd eraill yn dal i gyfrif. Os bydd staff cyfrif mewn un (neu sawl) lleoliad canolog gellir eu defnyddio’n hyblyg i sicrhau'r cynhyrchiant gorau posibl er mwyn i'r cyfrif gael ei gwblhau mewn modd amserol. Bydd angen i chi ystyried sut i sicrhau bod y trefniadau cyfrif yn ei gwneud yn bosibl i bob ardal bleidleisio gwblhau ei chyfrif o fewn terfyn amser rhesymol i'w gilydd.
• Lleoliadau: Bydd angen i unrhyw leoliadau a ddefnyddir fod yn ddigon mawr i gynnal y prosesau a rhoi lle i'r staff angenrheidiol, a'i gwneud yn bosibl i brosesau gael eu cynnal yn effeithiol ac yng ngolwg y rhai y mae ganddynt hawl i fod yn bresennol, gan ystyried presenoldeb posibl y cyfryngau pan gaiff y canlyniad ei ddatgan. Bydd gan Swyddogion Canlyniadau Lleol leoliadau (a lleoliadau wrth gefn) eisoes y maent wedi'u defnyddio yn y gorffennol ac y maent yn gyfarwydd â nhw, ynghyd â llifau gwaith dilysu a chyfrif a'r trefniadau sy'n addas ar gyfer y lleoliadau hyn. Os ydych yn defnyddio lleoliad canolog, bydd maint y lle sydd ei angen yn dibynnu ar faint ardal yr heddlu a nifer yr etholwyr. Bydd angen hefyd i chi nodi trefniadau wrth gefn a'u rhoi ar waith, a all gynnwys nodi lleoliadau addas o faint tebyg os caiff lleoliad ei golli.
• Trosglwyddo cyfansymiau lleol: mae angen i Swyddogion Canlyniadau Lleol drosglwyddo eu cyfansymiau lleol i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu er mwyn gallu cyfrifo canlyniad ardal yr heddlu. Bydd angen i chi sicrhau eich bod yn darparu cyfarwyddiadau ynglŷn â'r dull i'w ddefnyddio i drosglwyddo'r wybodaeth yn gywir ac yn ddiogel, a rhoi prawf ar y broses ymlaen llaw. Mae mwy o risgiau yn gysylltiedig â'r broses hon os bydd y cyfrif yn cael ei gynnal yn lleol, er enghraifft, o ganlyniad i broblemau technegol. Byddai angen i chi ddatblygu trefniadau wrth gefn i'w defnyddio pe bai problemau technegol yn codi.
• Diogelwch a logisteg: Dylech sicrhau bod y papurau pleidleisio yn cael eu storio'n ddiogel bob amser. Bydd hon yn ystyriaeth bwysig mewn unrhyw gynigion a fyddai'n gofyn am gludo blychau pleidleisio i leoliad canolog, neu rhwng lleoliadau ar ôl iddynt gael eu dilysu. Dylech ystyried yn ofalus y risgiau posibl i ddiogelwch sy'n gysylltiedig â chludo blychau pleidleisio a'r heriau logistaidd cysylltiedig, gan gynnwys sut i sicrhau bod y papurau pleidleisio cywir ar gyfer pob etholiad yn y man cywir lle y cyfunir etholiadau fel y gall pob papur pleidleisio gael ei gynnwys yn y cyfrif priodol. 

Dylai eich penderfyniadau ynghylch pryd, ble a sut y dylid dilysu a chyfrif pleidleisiau gael eu gwneud yn unol â'r egwyddorion a'r ystyriaethau a nodir yn y bennod hon. Ar ôl i chi wneud eich penderfyniadau dylech ystyried y ffordd orau o sicrhau y bydd cynlluniau Swyddogion Canlyniadau Lleol ar gyfer rheoli eu prosesau dilysu a chyfrif a darparu adnoddau ar eu cyfer yn cydymffurfio â'r egwyddorion hyn yn ymarferol.