Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Dyma rai o’r ffactorau allweddol y bydd angen i chi eu hystyried wrth benderfynu sut i drefnu a rheoli’r broses o ddilysu a chyfrif y pleidleisiau yn eich etholaeth: 

Cysondeb o ran dull: Bydd gan yr awdurdodau lleol a’u staff y byddwch efallai wedi eu penodi fel dirprwyon brofiad blaenorol o redeg cyfrifiadau etholiad yn eu hardal a bydd ganddynt eu prosesau a’u ffrydiau gwaith eu hunain y maent wedi arfer eu dilyn. Er y bydd y profiad a’r wybodaeth hon yn ddefnyddiol wrth benderfynu sut yw’r ffordd orau i drefnu a rheoli’r dilysu a chyfrif, dylech ystyried sut y byddwch yn sicrhau cysondeb yn eich dull dilysu a chyfrif ledled yr etholaeth, waeth lle cynhelir y prosesau.

Adnoddau ac argaeledd staff: Bydd adnabod, recriwtio a hyfforddi niferoedd digonol o staff cymwys i gynnal y cyfrif yn ystyriaeth allweddol hefyd. Er enghraifft, yn dibynnu ar ddaearyddiaeth yr etholaeth, efallai y bydd yn fwy anodd recriwtio’r niferoedd digonol o staff priodol i weithio mewn lleoliad canolog nag y byddai i recriwtio pobl i weithio mewn lleoliad sy’n agosach at eu cartref, a allai hefyd fod yn staff profiadol sydd wedi gweithio ar gyfrifiadau etholiad yn y gorffennol.

Defnyddio staff: Dylech hefyd ystyried sut i ddefnyddio staff yn y ffordd fwyaf effeithlon. Os yw staff cyfrif mewn un lleoliad canolog, gellir eu defnyddio’n hyblyg i sicrhau'r cynhyrchiant gorau posibl er budd canlyniad prydlon i’r cyfrif. Os yw staff mewn canolfannau cyfrif lleol ar wahân, mae’n debygol y bydd staff cyfrif mewn rhai ardaloedd wedi cwblhau'r broses tra bod eraill yn parhau i gyfrif. Bydd angen i chi ystyried sut i sicrhau bod trefniadau’r cyfrif yn galluogi holl ardaloedd awdurdod lleol yr etholaeth i gwblhau eu cyfrif o fewn amser rhesymol i’w gilydd.

Lleoliadau: Bydd angen i unrhyw leoliadau a ddefnyddir fod yn ddigon mawr, gyda digon o gapasiti ar gyfer y staff a'r prosesau angenrheidiol, ac i alluogi'r prosesau i gael eu cynnal yn effeithlon a'u gweld yn glir gan y rhai sydd â’r hawl i fod yn bresennol, gan gymryd i ystyriaeth y posibilrwydd o bresenoldeb y cyfryngau pan fydd y canlyniad yn cael ei ddatgan. Bydd gan awdurdodau lleol eraill yn eich etholaeth leoliadau (a lleoliadau wrth gefn) y maent eisoes wedi’u defnyddio yn y gorffennol ac yn gyfarwydd â hwy, ynghyd â gosodiadau a ffrydiau gwaith dilysu a chyfrif sy’n gweithio i'r lleoliadau hynny. Os ydych yn defnyddio lleoliad canolog, bydd graddfa’r lle sydd ei angen yn dibynnu ar faint/meintiau’r etholaeth a nifer yr etholwyr. Bydd angen i chi nodi a rhoi trefniadau wrth gefn ar waith, a allai gynnwys nodi lleoliadau addas o'r un maint a chapasiti rhag ofn na fydd y lleoliad gwreiddiol ar gael.

Trosglwyddo cyfansymiau lleol: Bydd angen i ddirprwyon penodedig drosglwyddo cyfanswm lleol i’r Swyddog Canlyniadau er mwyn i ganlyniad yr etholaeth gael ei gyfrifo. Bydd angen i chi sicrhau eich bod yn darparu cyfarwyddiadau ar y dull i'w ddefnyddio ar gyfer trosglwyddo’r wybodaeth yn gywir ac yn ddiogel a'ch bod yn profi'r broses ymlaen llaw. Mae mwy o risgiau ynghlwm â’r broses hon os cynhelir y cyfrif yn lleol, er enghraifft, o ganlyniad i broblemau technegol. Bydd angen i chi ddatblygu trefniadau wrth gefn i’w rhoi ar waith pe bai problemau technegol yn codi.

Diogelwch a logisteg: Dylech sicrhau bod papurau pleidleisio’n cael eu storio’n ddiogel bob amser. Bydd hon yn ystyriaeth bwysig mewn unrhyw gynlluniau a fyddai'n gofyn am gludo blychau pleidleisio i leoliad canolog, neu rhwng lleoliadau ar ôl cael eu dilysu. Dylech ystyried yn ofalus y risgiau diogelwch posibl sydd ynghlwm â chludo blychau pleidleisio a’r heriau logisteg cysylltiedig, gan gynnwys sut i sicrhau, pan mae pleidleisiau wedi’u cyfuno, bod y papurau pleidleisio cywir ar gyfer pob pleidlais yn y lle cywir fel y gellir cynnwys yr holl bapurau pleidleisio yn y cyfrif priodol. 

Dylai eich penderfyniadau o ran pryd, lle a sut y dylid dilysu a chyfrif y pleidleisiau gael eu gwneud yn unol â’r egwyddorion a’r ystyriaethau a nodir yn y canllawiau hyn. Ar ôl i chi wneud eich penderfyniadau, dylech ystyried y ffordd orau o sicrhau bod cynlluniau ar gyfer rheoli ac adnoddi prosesau cyfrif a dilysu yn cyflawni’r egwyddorion hyn yn ymarferol.

Gwneud penderfyniadau

Dylech gadw cofnod o'r holl gamau a gymerwyd er mwyn gallu darparu llwybr archwilio sy’n dangos eich proses gwneud penderfyniadau. Dylech allu egluro eich penderfyniadau, a dylech fod yn barod i wneud hynny mewn ymateb i ymholiadau.

Er mwyn helpu i feithrin hyder yn eich cynllun ar gyfer dilysu a chyfrif, dylech rannu gwybodaeth am eich cynllun gyda rhanddeiliaid ac ymgynghori ac ymgysylltu â hwy. Dylech gyfathrebu drwy gydol eich proses gynllunio a bod yn barod i egluro’r rhesymau dros y penderfyniadau rydych yn eu cymryd. Ar gyfer penderfyniadau allweddol, dylech roi eich rhesymau i randdeiliaid yn ysgrifenedig.

Dylech hefyd nodi ymlaen llaw y penderfyniadau hynny ynghylch rheoli’r cyfrif y mae’n rhaid eu cymryd mewn ymgynghoriad a chytundeb â phleidiau, ymgeiswyr unigol ac asiantiaid, a’i gwneud yn glir iddynt ar ba sail y byddwch yn gwneud penderfyniadau. Mae hyn yn cynnwys, er enghraifft, penderfyniadau ar ail-gyfrifiadau a gohirio'r cyfrif. Er y dylech geisio mewnbwn i lywio'ch penderfyniadau gan y rhai a effeithir, mae'r cyfrifoldeb am wneud penderfyniadau yn y pen draw'n aros gyda chi fel y Swyddog Canlyniadau. Bydd angen i chi benderfynu ar y ffordd orau o gyfathrebu’r penderfyniadau hyn ar ôl eu gwneud.

Dogfennaeth

Dylech gynhyrchu templedi ymlaen llaw ar gyfer yr holl ddogfennau a fydd yn cael eu defnyddio yn ystod y dilysu a'r cyfrif a sicrhau bod staff yn gyfarwydd â nhw. Gall defnyddio gwahanol liwiau ar y ddogfennaeth fod yn ffordd effeithiol o ddod o hyd i'r dogfennau perthnasol yn gyflym.

Cyfarpar a gosodiad

Bydd angen i chi benderfynu pa gyfarpar y byddwch ei angen i weinyddu’r dilysu a’r cyfrif (fel sy’n briodol) ac i gyfathrebu gyda’r ymgeiswyr a’r asiantiaid ac unrhyw un arall sy’n bresennol yn y cyfrif, gan gynnwys:

• systemau cyhoeddi cyhoeddus
• llinellau ffôn
• ffonau symudol a signalau symudol
• offer TG cyffredinol a thaenlenni i gofnodi ffigyrau dilysu a chyfrif
• offer i wirio’r dynodwyr personol ar bleidleisiau post a ddychwelwyd (os yw’r broses olaf o agor pleidleisiau post i'w chynnal yn y lleoliad dilysu)
• sgriniau i arddangos unrhyw wybodaeth berthnasol drwy gydol y cyfrif.

Rydym wedi paratoi rhestr wirio i helpu staff perthnasol i sicrhau bod yr holl ddeunyddiau angenrheidiol, gan gynnwys deunydd ysgrifennu a chyfarpar, yn bresennol yn y lleoliad dilysu a chyfrif.

Gallwch ddod o hyd i’r rhestr wirio hon yn adran dilysu a chyfrif y dudalen adnoddau.

Rydym hefyd wedi datblygu canllawiau i'ch cefnogi chi petaech chi angen caffael unrhyw gyfarpar.