Canllawiau i Swyddogion Deisebau

Bydd angen i chi roi trefniadau ar waith i argraffu ac anfon pecynnau llofnodi drwy'r post yn unol â'r rheoliadau ac yn debyg i'r hyn y byddech yn ei wneud ar gyfer pleidleisiau post mewn etholiad.

Rhaid i'r pecynnau llofnodi drwy'r post gynnwys y canlynol: 

• taflen llofnodi drwy'r post
• datganiad deiseb drwy'r post1   
• amlen i anfon y deunydd2
• amlen wedi'i marcio ag ‘A’ ar gyfer y daflen llofnodi wedi'i chwblhau
• amlen wedi'i marcio â ‘B’ – y brif amlen ar gyfer dychwelyd y datganiad deiseb drwy'r post wedi'i gwblhau ac amlen ‘A’.3  

Gallwch hefyd ddarparu gwybodaeth ychwanegol, er enghraifft, cyfieithiadau mewn Braille, mewn ieithoedd eraill neu gyfarwyddiadau graffigol.4

Bydd angen i chi anfon eich data llofnodi drwy'r post at eich argraffwyr a dilyn prosesau sicrhau ansawdd a rheoli contract yn debyg i'r hyn y byddech yn ei wneud wrth drefnu i argraffu pleidleisiau post mewn etholiad. 

Bydd angen i chi sicrhau y bydd unrhyw ychwanegiadau i'r rhestr llofnodwyr drwy'r post ar ôl i chi gyflwyno'r data cychwynnol i'ch argraffwyr yn cael eu cynnwys ar yr hyn sydd i'w argraffu ar ôl hynny. 

Rhaid i hysbysiadau deiseb gael eu hanfon at etholwyr drwy'r post (ac nid yn bersonol), a rhaid i'r post fod yn rhagdaledig.5  

Rhaid i gost postio dychwelyd hefyd fod yn rhagdaledig ar bob prif amlen lle mae'r cyfeiriad a ddarparwyd gan y llofnodwr drwy'r post i dderbyn y daflen lofnodi yn y Deyrnas Unedig.6

Rhaid i chi sicrhau y gall y llofnodwr drwy'r post ddychwelyd y daflen lofnodi drwy'r post a'r datganiad deiseb drwy'r post am ddim.7 Ar gyfer taflenni llofnodi drwy'r post a anfonir i gyfeiriadau tramor, gallech drefnu gyda'r Post Brenhinol i drwydded ymateb busnes ryngwladol gael ei defnyddio ar bob amlen ddychwelyd mewn pecynnau llofnodi drwy'r post a anfonir i gyfeiriadau tramor.

Rhaid i hysbysiad deiseb etholwr dienw gael ei anfon mewn prif amlen nad yw'n datgelu bod y person wedi'i gofrestru'n ddienw.8  

Fel yn achos etholiadau, rhaid i chi ddefnyddio rhestr rhifau cyfatebol a ragnodwyd wrth anfon pecynnau drwy'r post.9   

Pryd i anfon pecynnau llofnodi drwy'r post

Rhaid i becynnau llofnodi drwy'r post gael eu hanfon ar yr adegau canlynol, a rhaid iddynt gael eu hanfon cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol:10  

• Rhwng un a thri diwrnod gwaith cyn dechrau cyfnod llofnodi'r ddeiseb
• ar y 10fed a'r 11fed diwrnod gwaith ar ôl dechrau'r cyfnod llofnodi
• erbyn yr wythfed ddiwrnod gwaith cyn diwrnod olaf y cyfnod llofnodi 

Rhaid i'r Swyddog(ion) Cofrestru Etholiadol ar gyfer eich etholaeth roi'r rhestr llofnodwyr absennol i chi, cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl 5pm ar y chweched diwrnod gwaith cyn diwrnod olaf y cyfnod llofnodi.11 Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol, rhaid i chi gydgysylltu ag ef/hi i gael y rhestrau llofnodwyr absennol er mwyn i chi allu anfon y pecynnau llofnodi drwy'r post o fewn yr adegau a nodir uchod. Dylech roi trefniadau ar waith i gael gafael ar y data wedi'u diweddaru ar lofnodi absennol a'u defnyddio fel y gallwch anfon pecynnau dilynol. 

Ailanfon pecynnau llofnodi a ddifethwyd ac a gollwyd

Rhaid i chi ddilyn y weithdrefn ar gyfer ailanfon pecynnau llofnodi a ddifethwyd neu a gollwyd yn unol â'r rheoliadau ac fel y byddech yn ei wneud ar gyfer pleidleisiau post mewn etholiad.

Pecynnau llofnodi a ddifethwyd

Os bydd rhywun yn difetha ei daflen lofnodi drwy'r post neu'r datganiad deiseb drwy'r post, gall gael pecyn newydd hyd at bum awr cyn diwedd y cyfnod llofnodi.12  

Cyn y gellir anfon pecyn newydd, rhaid i'r daflen lofnodi drwy'r post a ddifethwyd neu'r datganiad deiseb drwy'r post a ddifethwyd, ynghyd â'r deunyddiau eraill, gael ei (d)dychwelyd atoch.13  

Os bydd cais am becyn newydd yn cael ei wneud ar ôl 5pm ar y diwrnod cyn diwrnod olaf y cyfnod llofnodi, dim ond os yw'r dogfennau a ddifethwyd yn cael eu dychwelyd yn bersonol y gellir rhoi'r pecyn newydd. Mewn achosion o'r fath, dim ond yn bersonol hefyd y gellir rhoi pecyn newydd. 

Pecynnau llofnodi a gollwyd / nas derbyniwyd

Os bydd rhywun yn honni nad yw wedi derbyn ei daflen lofnodi drwy'r post neu'r datganiad deiseb drwy'r post, neu ei amlenni ‘A’ a/neu ‘B’, neu eu bod ar goll, mae'n bosibl rhoi pecyn newydd o bedwar diwrnod gwaith cyn diwrnod olaf y cyfnod llofnodi.14  

Os bydd rhai rhannau o'r pecyn llofnodi drwy'r post ar goll neu heb eu derbyn, rhaid i'r person ddychwelyd y dogfennau sydd ganddo, er mwyn i chi eu canslo.15  

Os bydd y cais am becyn newydd yn cael ei wneud ar ôl 5pm ar y diwrnod cyn diwrnod olaf y cyfnod llofnodi, dim ond os yw'r person yn gwneud cais yn bersonol y gellir rhoi'r pecyn newydd. Mewn achosion o'r fath, dim ond yn bersonol hefyd y gellir rhoi pecyn newydd. 

Rhaid i chi ailanfon pecyn llofnodi drwy'r post os ydych wedi'ch bodloni ynghylch pwy yw'r llofnodwr drwy'r post ac nad oes gennych unrhyw reswm dros amau na wnaeth dderbyn ei becyn gwreiddiol neu ei fod wedi mynd ar goll. 

Canslo pecynnau llofnodi drwy'r post

Yn ystod y cyfnod llofnodi o chwe wythnos, efallai y bydd amgylchiadau yn codi lle mae rhywun yr anfonwyd taflen lofnodi drwy'r post ato eisoes wedyn yn gwneud cais i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol i ganslo neu newid ei drefniadau llofnodi absennol, cyn i'r terfyn amser ar gyfer newidiadau fod yn weithredol yn ystod cyfnod y ddeiseb. Yn yr achos hwnnw, bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn eich hysbysu a rhaid i chi ganslo unrhyw daflen lofnodi drwy'r post a anfonwyd at berson o'r fath ar unwaith, ac ychwanegu'r manylion at y rhestr taflenni llofnodi a ganslwyd.16