Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Mae cyfathrebu da, mewn briffiadau i ymgeiswyr ac asiantiaid cyn y broses gyfrif ac yn y digwyddiad ei hun, yn galluogi'r rhai sy'n bresennol i graffu'n briodol ar yr holl brosesau a bydd yn helpu i ennyn hyder yn y ffordd y caiff y prosesau dilysu a chyfrif eu gweinyddu. Gall rhoi gwybodaeth am y broses hefyd helpu i leihau nifer yr ymholiadau a geir gan ymgeiswyr ac asiantiaid – yn enwedig gan ymgeiswyr newydd neu ddibrofiad – gan helpu i leihau'r pwysau ar staff.

Dylech hefyd sicrhau bod ffordd bob amser i asiantiaid neu arsylwyr wneud sylwadau'n uniongyrchol i chi os byddant yn pryderu neu'n anfodlon mewn unrhyw ffordd â'r modd y caiff y gweithrediadau eu cynnal. Mae'n bwysig sicrhau y gellir gwneud unrhyw sylwadau o'r fath cyn gynted ag y bo modd fel y gellir ystyried unrhyw bryderon, rhoi esboniadau a sicrwydd, a chymryd unrhyw gamau unioni os bydd angen. 

Cyhoeddiadau ar lafar 

Dylech ddefnyddio system annerch y cyhoedd i wneud cyhoeddiadau am beth sy'n digwydd ble a phryd drwy gydol y prosesau dilysu a chyfrif. Dylai'r rhain fod yn amserol ac yn gydgysylltiedig er mwyn sicrhau y caiff gwybodaeth ei rhannu mewn ffordd sy'n galluogi ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr i ddeall cynnydd y cyfrif yn llawn.

Gallech wneud cyhoeddiadau:

• pan fyddwch wedi derbyn yr holl flychau pleidleisio o'r gorsafoedd pleidleisio
• pan fyddwch wedi derbyn yr holl flychau pleidleisiau post
• pan fyddwch wedi cwblhau'r broses ddilysu
• er mwyn cadarnhau'r nifer a bleidleisiodd a faint o bapurau pleidleisio sy'n mynd ymlaen i'r cam cyfrif
• pan fyddwch ar fin dechrau'r broses o ddyfarnu papurau pleidleisio amheus, gan nodi ble y bydd hyn yn digwydd
• pan fyddwch yn barod i gyhoeddi'r canlyniadau,  fel y gall y sawl sy'n bresennol fynd i'r ardal datgan canlyniadau
• er mwyn hysbysu'r sawl sy'n bresennol am unrhyw oedi

Mewn etholiadau unigol, os byddwch wedi penderfynu dechrau cyfrif y pleidleisiau pan fydd y broses ddilysu'n dal i fynd rhagddi, dylech sicrhau eich bod yn hysbysu'r rhai sy'n bresennol o hyn. 

Mae hefyd yn ddefnyddiol sicrhau bod aelod dynodedig o staff ar gael i friffio unrhyw un sy'n cyrraedd ar ôl i'r prosesau dilysu neu gyfrif ddechrau oherwydd y gallant fod wedi colli eich cyhoeddiadau.

Arwyddion ym mhob rhan o'r lleoliad

Dylai fod gennych ddigon o arwyddion yn y lleoliad fel y gall y rhai sy'n bresennol ddod o hyd i'r ardaloedd amrywiol. Yn benodol, os mai dim ond mewn rhai rhannau o'r lleoliad y gellir clywed y system annerch y cyhoedd, dylech roi gwybod i'r sawl sy'n bresennol ym mhle y gellir clywed cyhoeddiadau drwy arddangos arwyddion clir a thrwy gynnwys y wybodaeth hon mewn pecynnau ar gyfer y sawl sy'n bresennol.

Dylech ystyried arddangos copïau o'r cynllun mewn mannau amrywiol o'r lleoliad, gan ddangos prif fannau o ddiddordeb i asiantiaid cyfrif ac arsylwyr. Gallech hefyd ddarparu disgrifiad o rolau asiantiaid cyfrif ac eglurhad o'r hyn y mae hawl gan westeion eraill ei wneud, ynghyd â ffotograffau o'ch hun a'ch staff allweddol i helpu'r rhai sy'n bresennol i'ch adnabod yn ystod y broses gyfrif.

Pecyn gwybodaeth i'r rhai sy'n bresennol

Dylech ddarparu pecyn gwybodaeth i'r rhai sy'n bresennol a allai gynnwys gwybodaeth am: 

• rolau allweddol y rhai sy'n cynnal y prosesau dilysu a chyfrif (gan gynnwys eich enwau a ffotograffau ohonoch chi a'ch tîm allweddol)
• y prosesau dilysu a chyfrif lleol 
• rhifau pob blwch pleidleisio ac enwau'r gorsafoedd pleidleisio y maent yn ymwneud â hwy
• y trefniadau diogelwch ar gyfer y papurau a'r blychau pleidleisio
• lle y bo'n berthnasol, y gydberthynas rhwng y cyfrif yn eich ardal etholiadol a'r etholiad yn ei gyfanrwydd 
• y papur gwaith dilysu a chyfrif enghreifftiol, gan gynnwys copi ohono, a gaiff ei ddefnyddio i gyfleu canlyniad y broses dilysu a chyfrif
• sut y gall asiantiaid arsylwi ar y broses o ddyfarnu papurau pleidleisio amheus a chymryd rhan ynddi
• rheolau cyffredinol gan gynnwys nad oes hawl smygu yn yr adeilad, ac unrhyw bolisi ynglŷn â lluniaeth, defnyddio ffonau symudol a thynnu lluniau
• unrhyw faterion iechyd a diogelwch eraill, e.e. gweithdrefnau gwacáu ac ymarferion tân
• o ble y gall y sawl sy'n bresennol gael rhagor o wybodaeth

Dylai'r pecyn gwybodaeth hefyd nodi'n glir i'r rhai sy'n bresennol yn y broses gyfrif y dylent ofyn unrhyw gwestiynau i oruchwylwyr y cyfrif yn hytrach na'r cynorthwywyr cyfrif. Bydd hyn yn helpu i sicrhau tryloywder y broses gyfathrebu rhwng staff cyfrif a phobl eraill sy'n bresennol yn y broses gyfrif (gan gynnwys asiantiaid cyfrif). 

Dylech friffio uwch-aelodau o staff ar sut i ymateb i ymholiadau gan y rhai sy'n bresennol.

Cyfathrebu'r canlyniadau

Bydd angen i chi gyhoeddi datganiad y canlyniadau terfynol ar lafar.  

Mae hefyd yn ofynnol i chi gyhoeddi hysbysiad o'r canlyniadau a bydd rheolau'r etholiad perthnasol yn nodi'r hyn y dylid ei gynnwys yn yr hysbysiad hwnnw. 

Dylech ddarparu copïau o'r canlyniadau ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid a'r cyfryngau.

Yn ogystal, dylech wneud trefniadau i'r canlyniadau gael eu cyhoeddi ar wefan yr awdurdod lleol cyn gynted â phosibl. Gallwch rannu'r ddolen i'r canlyniadau drwy gyfrifon cyfryngau cymdeithasol eich cyngor hefyd.