Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Mae sawl ffordd o drefnu prosesau dilysu a chyfrif mewn etholiad , ac nid oes un dull cyffredin sy'n addas i bob etholiad.  Mae gan bob ardal etholiadol ei hamgylchiadau lleol ei hun a fydd yn dylanwadu ar y penderfyniadau y bydd yn rhaid i chi eu gwneud wrth gynllunio sut y byddwch yn cyflawni'r prosesau dilysu a chyfrif.

Wrth gynllunio ar gyfer dilysu a chyfrif, dylech adolygu eich rhagdybiaethau cynllunio yn barhaus er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i fod yn realistig ac yn gadarn. Dylech gynnwys rhagdybiaethau ynglŷn â nifer y pleidleiswyr, nifer yr ymgeiswyr, cyflymder a gallu'r staff cyfrif a'r amserlen ddisgwyliedig ar gyfer cwblhau'r camau cyfrif amrywiol.  

Bydd adolygiad o'r fath yn eich helpu i asesu'n realistig a fyddwch yn gallu cyflawni'r cynllun cyffredinol ar gyfer y broses gyfrif, ac a fydd angen rhoi cynlluniau wrth gefn ar waith, a phryd. Ym mhob achos, dylai eich cynllun fod yn ddigon hyblyg i'ch galluogi i ymateb os bydd unrhyw un o'ch rhagdybiaethau'n newid, gan gynnwys pa gamau wrth gefn y byddwch yn eu cymryd mewn amgylchiadau o'r fath. 

Dylai eich cynllun hefyd nodi adegau allweddol yn ystod y broses gyfrif pan fyddwch yn adolygu cynnydd yn erbyn yr amserlen ddisgwyliedig. Dylid defnyddio'r adolygiad o gynnydd hwn i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ymgeiswyr, asiantiaid a'r cyfryngau am hynt y broses gyfrif.  

Gwneud penderfyniadau

Dylech gadw cofnod o'r holl gamau a gymerwyd er mwyn gallu darparu trywydd archwilio sy'n dangos eich proses benderfynu. Dylech allu esbonio eich penderfyniadau, a dylech fod yn barod i wneud hynny mewn ymateb i ymholiadau.

Er mwyn helpu i ennyn hyder yn eich cynllun ar gyfer dilysu a chyfrif, dylech rannu gwybodaeth am eich cynllun â rhanddeiliaid ac ymgynghori ac ymgysylltu â nhw yn ei gylch. Dylech gyfathrebu  drwy gydol eich proses gynllunio a bod yn barod i egluro'r rhesymau dros eich penderfyniadau. O ran penderfyniadau allweddol, dylech gyflwyno eich rhesymau i randdeiliaid yn ysgrifenedig.  

Dylech hefyd nodi ymlaen llaw y penderfyniadau hynny ynglŷn â rheoli'r broses gyfrif y mae'n rhaid eu gwneud gwneud drwy ymgynghori ag ymgeiswyr ac asiantiaid ac mewn cytundeb â nhw, a'i gwneud yn glir iddynt ar ba sail y byddwch yn gwneud penderfyniadau. Er enghraifft, mae hyn yn cynnwys penderfyniadau ynglŷn ag ailgyfrif ac atal y cyfrif. Er y dylech geisio barn y rheini yr effeithir arnynt neu sydd â diddordeb er mwyn llywio eich penderfyniadau, eich cyfrifoldeb chi fel Swyddog Canlyniadau fydd gwneud penderfyniadau yn y pen draw. Bydd angen i chi benderfynu ar y ffordd orau o gyfleu'r penderfyniadau ar ôl i chi eu gwneud. 

Dogfennaeth  

Dylech lunio templedi ar gyfer yr holl ddogfennau a ddefnyddir yn ystod y prosesu dilysu a chyfrif ymlaen llaw, a sicrhau bod y staff yn gyfarwydd â nhw. Gall defnyddio codau lliw ar gyfer dogfennau fod yn ffordd effeithiol o ddod o hyd i'r dogfennau perthnasol yn gyflym. 

Offer a gosod yr offer

Bydd angen i chi benderfynu pa offer y bydd eu hangen arnoch i weinyddu'r prosesau dilysu a chyfrif (fel y bo'n briodol) ac i gyfathrebu â'r ymgeiswyr a'r asiantiaid ac unrhyw un arall a fydd yn bresennol yn ystod y broses gyfrif, gan gynnwys:

• systemau annerch y cyhoedd
• llinellau ffôn
• ffonau symudol a signalau ffonau symudol
• offer TG cyffredinol a thaenlenni i gofnodi ffigurau dilysu a chyfrif
• offer i ddilysu dynodyddion personol ar bleidleisiau post a ddychwelwyd (os bydd yr achlysur agor amlenni pleidleisiau post olaf yn cael ei gynnal yn y lleoliad dilysu)
• sgriniau i ddangos unrhyw wybodaeth berthnasol drwy gydol y cyfrif

Rydym wedi paratoi rhestr wirio er mwyn helpu aelodau perthnasol o staff i sicrhau bod yr holl ddeunyddiau, gan gynnwys deunydd ysgrifennu a'r offer y bydd eu hangen yn y lleoliad dilysu a chyfrif, ar gael.  

Rydym hefyd wedi datblygu canllawiau i'ch helpu os bydd angen i chi gaffael unrhyw gyfarpar newydd.