Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Mae cyfathrebu da yn sesiynau briffio’r blaid, ymgeisydd a’r asiant cyn y cyfrif ac yn y digwyddiad ei hun, yn galluogi’r rhai sy’n bresennol i graffu’r holl brosesau'n drylwyr ac yn helpu i fagu hyder yn y broses o weinyddu’r dilysu a’r cyfrif. Gall darparu gwybodaeth am y broses hefyd helpu i leihau nifer yr ymholiadau a godir gan ymgeiswyr ac asiantiaid, yn benodol gan bleidiau ac ymgeiswyr newydd neu ddibrofiad, gan helpu i leihau'r pwysau ar staff.

Dylech hefyd sicrhau bod yna wastad ffordd i asiantiaid ac arsylwyr wneud cyflwyniadau uniongyrchol i chi os ydynt yn pryderu neu’n anfodlon mewn unrhyw ffordd ynglŷn â sut caiff y broses ei chynnal. Mae galluogi cyflwyniadau o’r fath i gael eu gwneud cyn gynted ag y bo modd yn bwysig fel y gellir ystyried unrhyw bryderon, rhoi esboniadau a sicrwydd, a chymryd unrhyw gamau cywiro os oes angen. 

Cyhoeddiadau ar lafar 

Dylech ddefnyddio system annerch cyhoeddus i wneud cyhoeddiadau am yr hyn sy’n digwydd ym mhle a phryd drwy gydol y broses ddilysu a chyfrif. Dylai’r rhain fod yn amserol ac yn gydlynol i sicrhau y cyfathrebir gwybodaeth mewn ffordd sy’n galluogi ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr i ddeall cynnydd y cyfrif yn iawn.

Gallech wneud cyhoeddiadau:

• pan rydych wedi derbyn yr holl flychau pleidleisio gan orsafoedd pleidleisio
• pan rydych wedi derbyn yr holl flychau pleidleisiau post
• pan rydych wedi cwblhau’r broses ddilysu
• i gadarnhau’r nifer a bleidleisiodd a sawl papur pleidleisio sy’n mynd ymlaen i’r cyfrif
• pan rydych ar fin dechrau'r broses o ddyfarnu papurau pleidleisio amheus, gan nodi ym mhle y cynhelir hyn
• pan rydych yn barod i gyhoeddi cyfansymiau cyfrif lleol lle bo’n berthnasol neu’r canlyniad, fel bod modd i’r rhai sy’n bresennol i wneud eu ffordd i ardal y datganiad.
• i hysbysu y rhai sy’n bresennol am unrhyw oedi

Mae'n fuddiol hefyd cael aelod o staff pwrpasol wrth law i friffio unrhyw un sy’n cyrraedd ar ôl i’r broses ddilysu neu gyfrif ddechrau gan y gallant fod wedi methu eich cyhoeddiadau. 

Arwyddion ar draws y lleoliad 

Dylech roi digon o arwyddion yn y lleoliad fel bod modd i unigolion ddod o hyd i’r gwahanol ardaloedd. Yn benodol, os mai dim ond mewn rhai rhannau o'r lleoliad yn unig y gellir clywed y system annerch cyhoeddus, dylech roi gwybod i unigolion ym mhle y gellir clywed y cyhoeddiadau, drwy arwyddion clir a thrwy gynnwys y wybodaeth hon yn y pecynnau i fynychwyr.
Dylech ystyried arddangos copïau o’r cynllun gosodiad mewn mannau gwahanol ar draws y lleoliad, gan ddangos y prif ardaloedd o ddiddordeb i asiantiaid cyfrif ac arsylwyr. Gallech hefyd roi disgrifiad o rolau asiantiaid cyfrif ac eglurhad ynghylch yr hyn sydd gan westai eraill yr hawl i’w wneud, yn ogystal â lluniau ohonoch chi a’ch staff allweddol i helpu mynychwyr i’ch adnabod chi yn y cyfrif.

Pecyn gwybodaeth i’r rhai sy’n bresennol

Dylech roi pecyn gwybodaeth i rai sy’n bresennol a allai gynnwys gwybodaeth am:

• brif rolau’r rhai sy’n cynnal y broses ddilysu a chyfrif (gan gynnwys enwau a lluniau ohonoch chi a’ch tîm allweddol)
• y prosesau dilysu a chyfrif lleol
• holl rifau blychau pleidleisio ac enw’r orsaf bleidleisio maent yn gysylltiedig â hi
• y trefniadau diogelwch ar gyfer y blychau a’r papurau pleidleisio
• templed y gwaith papur dilysu a chyfrif, gan gynnwys copi ohono, a gaiff ei ddefnyddio i gyfathrebu canlyniad y broses ddilysu a chyfrif
• sut gall asiantiaid arsylwi a chymryd rhan yn y broses o ddyfarnu papurau pleidleisio amheus
• cyfleusterau a rheolau cyffredinol y lleoliad, yn cynnwys nad yw ysmygu'n cael ei ganiatáu o fewn yr adeilad, ac unrhyw bolisi ynghylch lluniaeth
• polisïau ar ymddygiad yn ystod y broses ddilysu a chyfrif yn y lleoliad, fel y defnydd o ffonau symudol, a thynnu lluniau, ac a oes yna unrhyw eitemau yr ydych wedi penderfynu eu gwahardd o’r lleoliad o ganlyniad i’ch asesiad risg
• trefniadau diogelwch ar gyfer presenoldeb yn y broses ddilysu a chyfrif
• yr ymddygiad sy'n ddisgwyliedig o'r rhai sy’n bresennol yn ystod y cyhoeddiadau llafar
• unrhyw faterion iechyd a diogelwch eraill e.e. gweithdrefnau gwacáu ac ymarferion tân
• lle gall y rhai sy’n bresennol gael rhagor o wybodaeth.

Dylai’r pecyn gwybodaeth hefyd ddatgan yn glir i’r rhai sy'n mynd i’r cyfrif y dylent gyfeirio unrhyw gwestiynau sydd ganddynt at y goruchwylwyr cyfrif yn hytrach na’r cynorthwywyr cyfrif. Bydd hyn yn helpu i sicrhau tryloywder cyfathrebu rhwng staff cyfrif a’r rhai eraill sy’n bresennol yn y cyfrif (gan gynnwys asiantiaid cyfrif).

Dylech friffio staff uwch ar sut i ymateb i ymholiadau gan y rhai sy’n bresennol.