Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Mae cyfrifoldeb arnoch i sicrhau y cynhelir y broses ddilysu a chyfrif yn ddiogel ac effeithiol. Yn rhan o hyn, byddwch wedi ymgymryd ag asesiadau risg ac wedi rhoi’r camau diogelwch angenrheidiol ar waith i reoli presenoldeb yn y broses ddilysu a chyfrif.

Dylid rhoi pasys mynediad neu docynnau i bawb sydd â’r hawl i fod yn bresennol yn y cyfrif, ac eithrio arsylwyr achrededig a chynrychiolwyr y Comisiwn a fydd yn gwisgo bathodynnau achredu arian neu binc. Dylech ystyried defnyddio tocynnau neu basys lliwiau gwahanol i adnabod y categorïau gwahanol o bobl sy’n bresennol.

Rheoli mynediad

Dylech roi rhestrau o’r bobl sydd â’r hawl i fod yn bresennol yn y broses ddilysu a chyfrif i’r rhai sy’n gweithio wrth y fynedfa a rhoi cyfarwyddiadau i staff diogelwch wirio pasys neu docynnau unrhyw un sy’n ceisio presenoldeb yn y broses.

Fodd bynnag, dylid hefyd roi gwybod i staff diogelwch nad oes angen i gynrychiolwyr y Comisiwn ac arsylwyr achrededig roi hysbysiad ymlaen llaw ynghylch lle maent yn bwriadu arsylwi ac o ganlyniad mae’n bosibl na fyddant yn ymddangos ar y rhestr. Serch hynny, mae ganddynt yr hawl i gael mynediad i’r lleoliad dilysu a chyfrif os ydynt yn dangos eu bathodyn adnabod cynrychiolwr y Comisiwn neu arsylwr.

Dylech, am resymau iechyd a diogelwch, gofnodi enwau pawb sydd yn bresennol yn y broses ddilysu a chyfrif.

Yn ogystal â hynny, efallai bod eich asesiad risg wedi nodi pryderon diogelwch sy’n cyfiawnhau’r angen i gynnal gwiriadau ychwanegol ar bob unigolyn sy’n bresennol, fel gofyn i’r rhai sy’n bresennol ddangos ID a chynnal gwiriadau bagiau cyn caniatáu mynediad, a gall hyn gynnwys arsylwyr achrededig a chynrychiolwyr y Comisiwn.

Dylech gysylltu â’r heddlu i wirio bod eu cynlluniau i reoli’r man cyhoeddus y tu allan i'r lleoliad cyfrif yn galluogi’r bobl sydd â'r hawl i fod yn bresennol yn y cyfrif i gael mynediad i’r lleoliad a’i adael yn ddidrafferth a heb rwystrau.

Rheoli’r rhai sy’n bresennol

Mae angen i bob unigolyn sy’n bresennol wybod beth i’w ddisgwyl ac i ddeall ei rôl yn y dilysu a chyfrif. Dylai’r cynlluniau gynnwys dulliau ar gyfer cyfathrebu â’r rhai a fydd yn bresennol a rheoli eu disgwyliadau. Dylai’r cynlluniau hefyd drafod sut byddwch yn cynnal cyfrinachedd y bleidlais drwy gydol y broses ddilysu a chyfrif. 

Dylech sicrhau bod pawb sy’n bresennol y cyfrif, gan gynnwys ymgeiswyr, eu gwestai, asiantiaid etholiad, asiantiaid cyfrif a’r cyfryngau, yn cael eu briffio ar y broses o gynnal y cyfrif a’r safonau ymddygiad sy’n ddisgwyliedig ohonynt drwy gydol yr amser, ac yn eu deall yn llwyr.

Dylai eich sesiynau briffio ysgrifenedig ac wyneb yn wyneb nodi’n glir y byddwch yn diarddel unigolion o’r lleoliad cyfrif os yw eu hymddygiad yn ymyrryd â chynnal y cyfrif yn effeithiol, gan gynnwys datgan y canlyniadau. Dylai hyn helpu staff cyfrif i gynnal gweithgareddau dilysu a chyfrif heb ymyrraeth gan asiantiaid cyfrif ac arsylwyr eraill. Os ydych chi'n meddwl bod angen cysylltu â'r heddlu oherwydd unigolyn aflonyddgar, dylech chi wneud hynny drwy ffonio 999.

Dylech hefyd benderfynu ar bolisi ar gyfer defnyddio ffonau symudol a ffotograffiaeth neu ffilmio yn lleoliad y dilysu a'r cyfrif. Yna, dylech ddarparu'r wybodaeth hon ymlaen llaw i'r rhai sydd â hawl i fynychu. Dylai hyn gynnwys unrhyw reolau ynghylch ffilmio neu dynnu lluniau o staff yn cyflawni eu dyletswyddau, yn unol â'ch cynlluniau ar gyfer cynnal diogelwch y dilysu a'r cyfrif a'r rhai sy'n bresennol.