Canllawiau i Swyddogion Deisebau

Rhaid i chi anfon hysbysiad deiseb swyddogol i etholwyr a dirprwyon cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl pennu'r mannau llofnodi.1  Yn ymarferol, o ystyried y wybodaeth sy'n ofynnol ar gyfer yr hysbysiadau, mae hyn yn debygol o fod ar ôl i'r hysbysiad o ddeiseb gael ei gyhoeddi.

Mae'r hysbysiadau deiseb yn cyfateb i gardiau pleidleisio mewn etholiadau a refferenda. Mae'r hysbysiadau wedi'u rhagnodi a rhaid iddynt gynnwys:2  

• enw'r AS sydd wedi dod yn destun proses y ddeiseb
• enw etholaeth yr AS hwnnw
• amod y ddeiseb adalw a fodlonwyd mewn perthynas â'r AS hwnnw 
• enw'r ymgeisydd, ei gyfeiriad cymwys a'i rif ar y gofrestr
• dyddiadau cychwyn a gorffen y cyfnod llofnodi
• sefyllfa man llofnodi deiseb yr etholwr a ddyrannwyd iddo a'r diwrnodau a'r oriau y bydd y ddeiseb ar gael i'w llofnodi yn y man hwnnw 
• y rhestr o ID ffotograffig derbyniol i'w cyflwyno gan yr etholwr
• unrhyw wybodaeth arall sy'n briodol ym marn y Swyddog Deisebau

Rhaid i hysbysiadau deiseb gael eu hanfon i gyfeiriad cymwys yr etholwr3  neu, yn achos dirprwy, i gyfeiriad y dirprwy fel y'i dangosir yn y rhestr o ddirprwyon. Rhaid i chi beidio ag anfon hysbysiad deiseb i etholwyr tramor.

Os ydych yn defnyddio contractwr allanol i reoli'r broses o gynhyrchu ac anfon hysbysiadau deiseb, dylech sicrhau eich bod wedi rhoi'r prosesau angenrheidiol ar waith i sicrhau ansawdd a rheoli'r contract,  fel y byddech ar gyfer cynhyrchu cardiau pleidleisiau mewn etholiad.   

Dylai diweddariad o'r data cofrestru o ganlyniad i ychwanegu unrhyw etholwyr at gofrestr y ddeiseb ar ôl iddi gael ei chyflwyno'n gychwynnol gael ei anfon at eich argraffwyr cyn gynted ag y bo'n ymarferol er mwyn ei gwneud yn bosibl i hysbysiadau deiseb gael eu cynhyrchu. 

Gellir dosbarthu hysbysiadau deiseb â llaw, drwy'r post neu drwy ryw ddull arall a bennir gennych fel y dull mwyaf priodol.4  Pa ddull bynnag a ddewiswch, dylech roi trefniadau ar waith i reoli'r broses a monitro'r broses o anfon yr hysbysiadau yn debyg i'r ffordd y byddech yn trefnu i anfon cardiau pleidleisio mewn etholiad. 

Er mwyn sicrhau bod etholwyr yn cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt ac mewn pryd i lofnodi'r ddeiseb, dylech sicrhau bod etholwyr yn cael hysbysiadau deiseb cyn gynted â phosibl, er mwyn gwneud yn siŵr eu bod yn cael cymaint o amser â phosibl i wneud cais i lofnodi'r ddeiseb drwy'r post os byddant am wneud hynny. 

Rhaid i hysbysiad deiseb etholwr dienw gael ei anfon mewn prif amlen i gyfeiriad cymwys yr etholwr neu, os nodwyd cyfeiriad gwahanol ar ei gais cofrestru, rhaid anfon yr hysbysiad deiseb i'r cyfeiriad arall hwnnw.5