Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Datblygu cynlluniau ar gyfer yr etholiad

Datblygu cynlluniau ar gyfer yr etholiad 

Cynllun prosiect 

Dylech baratoi cynllun prosiect ar gyfer rheoli'r etholiad, ei drin fel dogfen fyw, ei adolygu'n rheolaidd a'i ddefnyddio i fonitro cynnydd drwy gydol y broses. 

Dylech gadw cofnod o'r holl gamau a gymerwyd i baratoi eich cynllun er mwyn gallu darparu trywydd archwilio sy'n dangos eich proses benderfynu. Dylech allu esbonio eich penderfyniadau, a dylech fod yn barod i wneud hynny mewn ymateb i ymholiadau.

Dylai eich gwaith cynllunio sicrhau'r canlynol: 

  • gall pobl fwrw eu pleidlais yn hawdd ac maent yn gwybod y caiff eu pleidlais ei chyfrif yn y ffordd a fwriadwyd
  • ei bod hi'n hawdd i bobl sydd am sefyll etholiad gael gwybod sut i wneud hynny, beth yw'r rheolau, a beth mae'n rhaid iddynt ei wneud i gydymffurfio â'r rheolau hyn
  • gall pawb fod yn hyderus yn y ffordd y caiff y broses a'r canlyniad eu rheoli. 

Rydym wedi paratoi templed ar gyfer cynllun prosiect y byddwch o bosibl yn awyddus i'w ddefnyddio a'i addasu yn unol â'ch amgylchiadau lleol. Mae'r templed yn cynnwys nifer o bethau y gellir eu cyflawni a thasgau a dylech hefyd ychwanegu unrhyw rai eraill y byddwch yn nodi eu bod yn angenrheidiol, yn cynnwys rhai sy'n benodol ar gyfer eich amgylchiadau lleol. 

 Templed o gynllun prosiect

Cyn dechrau ar eich gwaith cynllunio manwl, dylech nodi'r hyn rydych am ei gyflawni a sut beth fydd llwyddiant. Dylai eich cynllun prosiect gynnwys amcanion wedi'u diffinio'n glir a mesurau llwyddiant i'ch helpu i fesur i ba raddau y mae trefn cynnal yr etholiad wedi bod yn llwyddiannus fel rhan o dempled y cynllun prosiect. 

Dylech sicrhau bod eich gwaith cynllunio yn adlewyrchu cyd-destun penodol a natur yr etholiad, gan gynnwys unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth neu'r tirlun gwleidyddol ers yr etholiad cyffredinol diwethaf. 

Dylai eich cynllun prosiect hefyd nodi'r adnoddau sydd eu hangen. Unwaith y bydd y ffioedd a'r taliadau ar gyfer yr etholiad wedi cael eu pennu, dylech gysoni costau rhagamcanol ar gyfer gweithgareddau yn erbyn y gyllideb sydd ar gael. Dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau bod yr awdurdodau lleol yn rhoi'r adnoddau angenrheidiol i chi er mwyn eich galluogi i gyflawni'ch swyddogaethau.  

Bydd angen i chi adolygu eich cynlluniau er mwyn sicrhau eu bod yn amlinellu eich prosesau a'r mesurau diogelu data sydd ar waith gennych, oherwydd byddant yn darparu sail gadarn i chi gyflawni eich rhwymedigaethau diogelu data. Bydd swyddog diogelu data eich cyngor yn gallu eich helpu i fodloni eich gofynion a nodi arfer gorau. Yn arbennig, bydd angen i chi sicrhau eich bod wedi cofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd data.

Ceir canllawiau manwl pellach ar ddeddfwriaeth diogelu data, gan gynnwys cofrestru fel rheolydd data, yn ein hadran diogelu data. 

Etholaethau trawsffiniol

Os ydych yn gyfrifol am etholaeth sy'n croesi ffiniau awdurdodau lleol bydd goblygiadau ymarferol i hyn o ran rheoli prosesau allweddol a dylech adlewyrchu hyn yn eich gwaith cynllunio. Er enghraifft, byddwch yn gyfrifol am ddilysu llofnodion a dyddiadau geni ar ddatganiadau pleidleisio drwy'r post a ddychwelir gan etholwyr o fwy nag un ardal awdurdod lleol arall yn ogystal â rhai o'ch ardal awdurdod lleol eich hun.  

Byddwch hefyd yn gyfrifol am ddarparu a pharatoi cyfarpar ar gyfer gorsafoedd pleidleisio ar gyfer yr etholaeth gyfan a bydd angen i chi benderfynu sut i reoli hyn, gan gynnwys sut y byddwch yn sicrhau bod gennych wybodaeth gyfredol am y llefydd pleidleisio a neilltuwyd i'w defnyddio mewn ardaloedd awdurdod lleol eraill. 

Dylech gysylltu â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol a staff etholiad perthnasol eraill o'r ardal(oedd) awdurdod lleol wrth gynllunio ar gyfer yr etholiad.

Cofrestr risg

Cofrestr risg

Dylech hefyd baratoi cofrestr risg a ddylai hefyd fod yn ddogfen fyw a dylech ei hadolygu'n rheolaidd. Dylech ddefnyddio eich cofrestr risg i fonitro'r risgiau hysbys a dogfennu unrhyw newidiadau mewn risg, yn ogystal â sicrhau bod camau lliniaru yn cael eu nodi a'u cymryd, fel y bo'n briodol. Dylai eich cofrestr risg nodi'r canlynol:

  • unrhyw anawsterau a phroblemau a all ddigwydd, a'r camau a gymerir i'w lliniaru.
  • difrifoldeb unrhyw risg gan nodi'r tebygolrwydd y bydd y risg yn digwydd ac effaith y risg pe byddai'n digwydd.  

Rydym wedi datblygu templed ar gyfer cofrestr risg y byddwch o bosibl am ei ddefnyddio. Mae'r templed yn rhoi rhai risgiau enghreifftiol ac awgrymiadau ar gyfer lliniaru'r risgiau hynny. Yn ogystal â'r risgiau a nodir yn y templed, dylech nodi unrhyw risgiau eraill, gan gynnwys y rhai sy'n benodol i'ch amgylchiadau lleol, a sut y byddech yn eu lliniaru.

Templed o gofrestr risg

Diweddarwyd ddiwethaf: 19 Rhagfyr 2023