Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr
Cynllunio wrth gefn
Dylai eich cynllun prosiect gynnwys cynlluniau wrth gefn a threfniadau parhad busnes er mwyn galluogi pob elfen o'r broses o gynnal yr etholiad i barhau os ceir problemau neu ymyriadau annisgwyl. Mae'n bwysig parhau i adolygu eich cynlluniau wrth gefn, eu hailystyried a'u diwygio yn rheolaidd yn ystod y cyfnod cyn yr etholiad. Wrth wneud hynny, dylech ystyried llwyddiant a phriodoldeb parhaus unrhyw fesurau sy'n bodoli eisoes, nodi unrhyw welliannau ac amlygu unrhyw fylchau.
Dylech hefyd ddatblygu a chynnal cynlluniau wrth gefn parhaus ar wahân er mwyn helpu i gynnal unrhyw etholiadau ac is-etholiadau annisgwyl a all ddigwydd.
Dylai eich cynlluniau wrth gefn gynnwys trefniadau ar gyfer y meysydd risg allweddol sy'n gysylltiedig â chynnal yr etholiad, gan gynnwys y canlynol:
Contractwyr
- Dylech sicrhau bod gan unrhyw gyflenwyr y byddwch yn eu defnyddio – fel darparwr eich System Rheoli Etholiad ac unrhyw ddarparwyr argraffu allanol – eu cynlluniau parhad busnes manwl eu hunain ar waith. Dylech hefyd fodloni'ch hun bod eu trefniadau wrth gefn yn ddigonol i'ch galluogi i gyflawni eich dyletswyddau os bydd unrhyw achosion o darfu ar y gwasanaeth wrth iddynt gyflawni eu dyletswyddau cytundebol. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar Reoli'r broses gaffael ar gyfer gwaith o dan gontractau allanol.
Lleoliadau
- Dylech baratoi rhestr o leoliadau amgen sydd ar gael ar fyr rybudd ar gyfer pob cam o'r broses etholiadau a rhoi gwybodaeth i staff am y trefniadau wrth gefn ar gyfer defnyddio'r lleoliadau hyn a allai effeithio ar eu rôl. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau Nodi ac archebu lleoliadau addas a Newidiadau munud olaf i orsafoedd pleidleisio
Staffio
- Dylech nodi atebion i'ch galluogi i ymateb i brinder staff sydyn. Dylech gydgysylltu â'ch adran Adnoddau Dynol a all ddefnyddio ei harbenigedd i'ch helpu i gynllunio. Mae'n bosibl y bydd rheolwyr adrannol eraill yn eich awdurdod lleol, neu mewn awdurdodau cyfagos y mae cytundebau dwyochrog ar waith rhyngoch chi a nhw, hefyd yn gallu cynnig cymorth ychwanegol wrth reoli unrhyw ofynion ar gyfer staff dros dro ar gyfer rhannau penodol o'r broses etholiadol. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar Neilltuo adnoddau staff digonol a darparu hyfforddiant a Staffio hyblyg
TG
- Mae TG hefyd yn rhan allweddol o lawer o'r prosesau sydd eu hangen i gynnal yr etholiad. Dylech gydgysylltu â'ch gwasanaethau TG er mwyn sicrhau bod gennych adnoddau a mesurau wrth gefn digonol ar waith i chi allu cyflawni eich swyddogaethau os bydd methiant TG. Gallai hyn gynnwys:
- gwella unrhyw fesurau sy'n caniatáu galluoedd gweithio o bell
- sicrhau bod cymorth TG penodedig ar gael yn ystod cyfnod yr etholiad
- storio rhai ffeiliau a dogfennau penodol yn lleol er mwyn gallu cael gafael arnynt yn haws
- dod o hyd i unrhyw gyfarpar sbâr neu amgen y gellid ei ddefnyddio os bydd angen e.e. argraffwyr, gliniaduron, llwybryddion
- Mae TG hefyd yn rhan allweddol o lawer o'r prosesau sydd eu hangen i gynnal yr etholiad. Dylech gydgysylltu â'ch gwasanaethau TG er mwyn sicrhau bod gennych adnoddau a mesurau wrth gefn digonol ar waith i chi allu cyflawni eich swyddogaethau os bydd methiant TG. Gallai hyn gynnwys:
Diogelwch y weinyddiaeth etholiadol
Dylid ystyried risgiau diogelwch hefyd fel rhan o'ch trefniadau wrth gefn, gan nodi sut y byddwch yn parhau i gyflawni’r etholiad os bydd lladrad, gweithgarwch twyllodrus, neu unrhyw risg diogelwch arall fel y nodir yn eich cofrestr risg. Dylech gysylltu â'r heddlu ac arbenigwyr parhad busnes o'ch cyngor i nodi risgiau a rhoi mesurau parhad priodol ar waith.
Yn ogystal, dylech weithio gyda'ch gwasanaethau TG i ddeall pa fesurau ataliol sydd ar waith i'ch cyngor amddiffyn rhag bygythiadau seiber, megis ymosodiadau meddalwedd wystlo. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol yn cynghori y gallai enghreifftiau o fesurau ataliol gynnwys:
- defnyddio Dilysu Aml-Ffactor
- buddsoddi mewn rheoli gwendidau
- cael copïau wrth gefn all-lein
- cael cynllun adfer profedig ar waith
Mae Papur Gwyn ar feddalwedd wystlo wedi'i gyhoeddi gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol a'r Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol hefyd wedi cynhyrchu’r canllawiau hyn i’ch helpu i asesu’r risgiau sy’n gysylltiedig â TG a bygythiadau seiber.
Diogelwch y rhai sy'n cymryd rhan
• Dylech ystyried eich cynlluniau i gynnal diogelwch pawb sy’n gysylltiedig â phob cam o’r etholiad, gan gynnwys eich staff, ymgeiswyr, asiantiaid a’u hymgyrchwyr. Dylech gysylltu â’r heddlu i nodi risgiau lleol a rhoi mesurau addas ar waith. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ystyriaethau diogelwch mewn digwyddiadau etholiadol a sut i reoli’r rhai sy’n bresennol yn y cyfrif.
• Mae canllawiau diogelwch ychwanegol ar gyfer etholiadau i Swyddogion Canlyniadau, ymgeiswyr ac asiantiaid ar gael yn https://www.gov.uk/government/publications/security-guidance-for-may-2021-elections.