Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr
Cynllunio ar gyfer rhoi prosesau allweddol ar waith
Dylai eich cynllun prosiect gynnwys manylion am sut y byddwch yn rhoi'r prosesau allweddol ar waith, gan gynnwys enwebiadau, achlysur agor amlenni pleidleisiau post, pleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio, a dilysu a chyfrif. Dylai hefyd gynnwys sut y byddwch yn cyflawni'ch dyletswydd drwy sicrhau bod yr orsaf bleidleisio yn hygyrch i bawb. Mae ein canllawiau ar ddeall y rhwystrau i bleidleisio yn darparu rhagor o wybodaeth i gefnogi'ch cynllunio.
Gall llunio tybiaethau realistig a chadarn eich helpu i gynllunio ar gyfer rhoi'r prosesau allweddol hyn ar waith. Gall tybiaethau cadarn fod yn dystiolaeth ddefnyddiol wrth egluro eich penderfyniadau ac felly dylech eu dogfennu. Bydd rhannu'r tybiaethau â rhanddeiliaid yn gynnar yn y broses hefyd yn golygu y bydd modd i eraill brofi cadernid y tybiaethau cyn i'r gwaith cynllunio manwl gael ei gwblhau a bydd yn helpu i feithrin hyder yn eich cynlluniau.
Dylai eich gwaith cynllunio gynnwys tybiaethau sy'n ymwneud â'r disgwyliadau canlynol:
- y nifer sy'n pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio
- nifer y pleidleiswyr post
- nifer yr ymgeiswyr
- argaeledd staff
- cyflymder a gallu staff
- yr amser sydd ei angen i gwblhau pob proses
Dylid adolygu'r holl gynlluniau a thybiaethau yn rheolaidd. Bydd hyn yn helpu i lywio asesiad realistig ynghylch p'un a fyddwch yn gallu cyflawni eich cynllun cyffredinol, ac a fydd angen rhoi cynlluniau wrth gefn ar waith ac os felly, pryd. Ym mhob achos dylai eich cynllun fod yn ddigon hyblyg i'ch galluogi i ymateb os bydd unrhyw rai o'ch tybiaethau yn newid, gan gynnwys pa gamau y byddwch yn eu cymryd o dan amgylchiadau o'r fath, a dylech gyfathrebu â rhanddeiliaid drwy gydol eich proses gynllunio a bod yn barod i esbonio'r rhesymau dros y penderfyniadau rydych yn eu gwneud. Ar gyfer penderfyniadau allweddol, dylech ddarparu eich rhesymau ar ffurf ysgrifenedig i randdeiliaid.
Y nifer sy'n pleidleisio
Mae'r nifer sy'n debygol o bleidleisio yn ffactor hanfodol wrth lywio eich gwaith cynllunio a deall pa adnoddau y bydd eu hangen ar gyfer y rhan fwyaf o brosesau, yn arbennig ar gyfer gorsafoedd pleidleisio a'r broses dilysu a chyfrif. Dylech benderfynu faint o bobl sy'n debygol o bleidleisio – gan ystyried y potensial y bydd diddordeb hwyr yn yr etholiadau, pan fydd y posibilrwydd o addasu cynlluniau yn gyfyngedig.
Dylai'r nifer amcangyfrifedig o bleidleiswyr fod yn seiliedig ar y dybiaeth, fel gofyniad sylfaenol, na fydd nifer y pleidleiswyr yn llai na'r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf.
Dylech ystyried effaith y newidiadau ar y broses gwneud cais am bleidlais bost ac effaith hyn ar nifer y pleidleisiau post disgwyliedig a anfonir.
Dylech hefyd ystyried patrymau cyfraddau dychwelyd mewn etholiadau blaenorol ac unrhyw beth a allai effeithio ar hyn. Er enghraifft, gallai dadleuon yr Arweinwyr a ddarlledir ar y teledu arwain at gynnydd hwyr yn nifer y ceisiadau cofrestru a phleidleisio absennol, gan newid y patrwm traddodiadol pan ddychwelir pleidleisiau post wedi'u cwblhau, yn ogystal ag effeithio ar nifer y pleidleiswyr.
Mae bob amser yn well dilyn y llwybr mwyaf diogel o ran y nifer a fydd yn pleidleisio oherwydd gall datblygiadau cenedlaethol a lleol arwain at newidiadau cyflym i'r nifer a fydd yn pleidleisio mewn gwirionedd.
Bydd yr adnoddau sydd gennych i gynnal y prosesau hyn, gan gynnwys nifer y staff a maint y lleoliad, hefyd yn ystyriaeth berthnasol yn eich gwaith cynllunio.
Nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr
Bydd nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr sy'n sefyll etholiad hefyd yn effeithio ar eich ystyriaethau cynllunio. Er enghraifft, os oes nifer mawr o bleidiau a/neu ymgeiswyr yn sefyll etholiad, gallai hyn olygu:
- y bydd papurau pleidleisio yn fawr ac y gall staff a phleidleiswyr fod yn arafach yn eu trin
- y bydd angen mwy o le ar gyfer y papurau pleidleisio mawr
- y gall y broses gyfrif ar gyfer rhannu'r pleidleisiau'n fwndeli ar gyfer pleidiau a/neu ymgeiswyr penodol fod yn arafach a chymryd mwy o le
- y gall fod angen mwy o le i ymgeiswyr ac asiantiaid yn y lleoliadau
Er mwyn canfod nifer tebygol y pleidiau a/neu ymgeiswyr, dylech wneud y canlynol:
- cysylltu â'r pleidiau gwleidyddol yn gynnar
- monitro datganiadau o ddiddordeb
- monitro ceisiadau am becynnau enwebu
Gellir ystyried y wybodaeth hon wedyn wrth wneud penderfyniadau ynghylch lleoliadau, cynllun y cyfrif, cyfarpar angenrheidiol a gofynion staffio.
Staffio ac amseriadau
Dylech edrych ar nifer y staff a'r prosesau a ddefnyddiwyd mewn etholiadau blaenorol a nifer y papurau pleidleisio a broseswyd. Yna, gellir defnyddio gwerthusiad o'r prosesau a'r cymarebau staffio, a phryd y cwblhawyd camau amrywiol proses yr etholiad, er mwyn gwneud penderfyniadau ar gyfer yr etholiadau hyn.
Dylech rannu'r manylion a'r amseriadau hyn â rhanddeiliaid ynghyd â'r tybiaethau sy'n sail iddynt.
Efallai y bydd gan rai rhanddeiliaid ddisgwyliadau afrealistig ynglŷn â pha mor gyflym y gellir cwblhau'r prosesau a gall hyn arwain at densiwn a rhwystredigaeth. Er mwyn rheoli disgwyliadau, dylech egluro'n fanwl y prosesau dan sylw a faint o amser y mae pob cam yn debygol o'i gymryd. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, gweler ein canllawiau ar ddarparu gwybodaeth am brosesau etholiadol allweddol.