Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Dylech wirio pob proflen ddrafft o'ch deunyddiau etholiad yn ofalus ac yn drylwyr cyn iddynt gael eu cymeradwyo'n barod i'w hargraffu a'u hanfon. Bydd y cam hwn yn y broses yn aml yn un sy'n cymryd llawer o amser ac yn un lle y bydd amser yn y fantol gan y bydd eich cyflenwyr yn gweithio yn unol ag amserlenni tynn a therfynau amser heriol.

Dylech benderfynu pwy o'ch tîm fydd yn rhan o'r gwaith sicrhau ansawdd y broses gynhyrchu. Mae'n bosibl y bydd angen i nifer o aelodau o'ch tîm gyfrannu gan gynnwys pobl eraill nad ydynt mor agos at wybodaeth grai yr ymgeiswyr neu'r proflenni sylfaenol er mwyn sicrhau nad oes dim wedi'i golli.

Pan fo modd, dylai mwy nag un person yn gwirio pob set o broflenni cyn ei chymeradwyo er mwyn sicrhau y caiff gwallau eu canfod. Gall hyn lleihau'r risg o wallau wrth weithio ar lawer o broflenni mewn cyfnod byr.
 

Dylech drafod y ffordd fwyaf effeithlon o gynnal gwiriadau gyda'ch cyflenwr, er mwyn sicrhau bod y prosesau sicrhau ansawdd wedi'u cwblhau i'ch boddhad. Gall hyn gynnwys gwirio deunyddiau yn bersonol, trwy fynd i safle eich cyflenwr, neu ddefnyddio technoleg i gynnal gwiriadau o bell.

Efallai yr hoffech ddefnyddio cyfuniad o'r dulliau hyn i atal unrhyw oedi wrth gyhoeddi ac anfon deunyddiau pleidleiswyr. 

Mae rhai cyflenwyr yn cynnig cynnal y gwiriadau hyn ar eich rhan fel rhan o'u gwasanaeth yn lle hynny. 

Os byddwch yn defnyddio cyflenwyr i gynnal gwiriadau, rhaid i chi sicrhau eich bod yn cael dadansoddiad manwl o'r broses wirio, gan gynnwys pa wiriadau ansawdd argraffu sy'n cael eu cynnal. Dylai'r rhain gynnwys:
 

• sicrhau bod y deunydd argraffedig yn gywir drwy ei gymharu â chopi enghreifftiol o'r broflen derfynol a gymeradwywyd ar gyfer pob fersiwn o'r deunydd    
• cadarnhau bod yr holl destun wedi'i bersonoli wedi cael ei argraffu'n gywir lle bo angen.

Fel arall, gallech drefnu bod deunyddiau'n cael eu hanfon atoch i chi eu gwirio cyn iddynt gael eu hanfon o'ch safle. 

Dylech lunio nodiadau canllaw ar gyfer yr aelodau hynny o staff sy'n gwirio deunyddiau etholiad.

Gwirio testun sylfaenol

Dylech wirio testun sylfaenol pob deunydd yn ofalus; hynny yw, y testun na fydd yn newid ni waeth beth fo'r digwyddiad pleidleisio, nifer neu fanylion yr ymgeiswyr, neu'r wybodaeth i etholwyr. 

At ddibenion effeithlonrwydd, mae'n bosibl y bydd cyflenwyr yn llunio eich proflenni o dempledi a ddefnyddiwyd mewn digwyddiadau pleidleisio blaenorol. 

Gwirio proflenni byw

Dylech sicrhau bod proses ar waith gennych ar gyfer gwirio proflenni byw o bob math o ddeunydd etholiad ar y cam argraffu er mwyn cadarnhau nad oes unrhyw wallau a'u bod yn cael eu hargraffu yn unol â'r fanyleb ofynnol. 

Peidiwch â thybio y bydd yr wybodaeth a allbynnir gan eich system rheoli meddalwedd etholiadol yn gywir yn awtomatig. Er enghraifft, efallai y bu newidiadau deddfwriaethol neu newidiadau i ffiniau, neu newidiadau i'ch gwybodaeth gyswllt. Dylech wirio bod yr holl wybodaeth yn gywir a bod y deunydd etholiadol yn cydymffurfio â'r holl ofynion deddfwriaethol.

Dylai'r gwiriadau gynnwys eitemau y caiff llai ohonynt eu hargraffu hefyd, megis papurau pleidleisio a gyflwynwyd, dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post neu bapurau pleidleisio drwy'r post ychwanegol a gaiff eu hargraffu ar ôl i'r ffeiliau data gwreiddiol gael eu cyflwyno. 

Mae angen i chi benderfynu sawl eitem a gaiff ei gwirio ar gyfer pob eitem/proses argraffu/cyfres. Ar gyfer gwiriadau argraffu, dylid gwirio'r eitem gyntaf a'r eitem olaf ar gyfer pob eitem o leiaf er mwyn sicrhau bod y broses argraffu'n dechrau ac yn gorffen yn unol â'r disgwyl.

Bydd gwiriadau prawfddarllen byw yn galluogi staff i gadarnhau bod yr eitemau a gaiff eu hargraffu yn cyfateb i'r fersiwn gymeradwy ddiweddaraf a bydd yn tynnu sylw at unrhyw broflenni a gymeradwywyd sydd wedi cael eu newid drwy gamgymeriad a sicrhau nad oes inc wedi rhedeg a bod yr ansawdd argraffu yn dda ac yn gyson.

Mae'n debygol y bydd gennych lawer o setiau o broflenni ar gyfer yr un eitem. Dylech wirio bod y testun newidiol ar bob set o broflenni wedi cael ei gynnwys yn gywir.  Mae'n ddefnyddiol cadw taenlen o'r holl destun newidiol ym mhob fersiwn yn barod i gymharu â hi. Dylech brawfddarllen unrhyw daenlen yn erbyn data gwreiddiol, megis papurau enwebu. Dylai'r taenlenni hyn gynnwys:

• rhestr o'ch holl etholiadau a ymleddir
• nifer y seddi gwag fesul etholiad
• enwau, disgrifiadau ac arwyddluniau'r ymgeiswyr 

Mae'n bwysig talu sylw arbennig i arwyddluniau oherwydd gall llawer ohonynt edrych yn debyg ar yr olwg gyntaf. 

Dylech gadw llwybr archwilio o'r gwiriadau a wnaed fel y gallwch gyfeirio'n ôl ato os bydd unrhyw beth yn codi wedyn.