Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Mae'n hanfodol eich bod yn gwirio pob proflen ddrafft o'ch deunyddiau etholiad yn ofalus ac yn drylwyr cyn iddynt gael eu cymeradwyo'n barod i'w hargraffu a'u hanfon. Bydd y cam hwn yn y broses yn aml yn un sy'n cymryd llawer o amser ac yn un lle y bydd amser yn y fantol gan y bydd eich cyflenwyr yn gweithio yn unol ag amserlenni tynn ac yn debygol o roi terfynau amser heriol i chi.

Dylech benderfynu pwy o'ch tîm a fydd yn rhan o'r gwaith prawfddarllen a sicrhau ansawdd y broses gynhyrchu. Mae'n bosibl y bydd angen i nifer o aelodau o'ch tîm gyfrannu, a gall fod yn ddefnyddiol cynnwys pobl eraill nad ydynt mor agos at wybodaeth grai yr ymgeiswyr neu'r proflenni sylfaenol er mwyn sicrhau nad oes dim wedi'i golli.

Lle bo modd, byddai'n ddefnyddiol sicrhau bod mwy nag un person yn gwirio pob set o broflenni cyn ei chymeradwyo er mwyn sicrhau y caiff gwallau eu canfod. Gall hyn fod yn arbennig o ddefnyddiol o ran lliniaru'r risg y caiff gwallau eu gwneud wrth weithio ar lawer o broflenni mewn cyfnod byr.

Gallwch gynnal gwiriadau wyneb yn wyneb drwy fynd i safle eich cyflenwr ac edrych ar eich deunyddiau argraffedig yn uniongyrchol, ond mae'n bosibl y bydd rhai cyflenwyr yn cynnig cynnal y gwiriadau hyn ar eich rhan fel rhan o'u gwasanaeth yn lle hynny. 

Os byddwch yn defnyddio cyflenwyr i gynnal gwiriadau, rhaid i chi sicrhau eich bod yn cael dadansoddiad manwl o'r broses wirio, gan gynnwys pa wiriadau ansawdd argraffu sy'n cael eu cynnal. Dylai'r rhain gynnwys:
 

• sicrhau bod y deunydd argraffedig yn gywir drwy ei gymharu â chopi enghreifftiol o'r broflen derfynol a gymeradwywyd ar gyfer pob fersiwn o'r deunydd    
• cadarnhau bod yr holl destun wedi'i bersonoli wedi cael ei argraffu'n gywir lle bo angen.

Fel arall, gallech drefnu bod deunyddiau'n cael eu hanfon atoch i chi eu gwirio cyn iddynt gael eu hanfon o'ch safle. 

Dylech lunio nodiadau canllaw ar gyfer yr aelodau hynny o staff sy'n gwirio deunyddiau etholiad.

Gwirio testun sylfaenol

Dylech sicrhau eich bod yn gwirio testun sylfaenol pob deunydd yn ofalus; hynny yw, y testun na fydd yn newid ni waeth beth fo'r digwyddiad pleidleisio, nifer neu fanylion yr ymgeiswyr, neu'r wybodaeth i etholwyr. 

At ddibenion effeithlonrwydd, mae'n bosibl y bydd rhai cyflenwyr yn llunio eich proflenni o dempledi a ddefnyddiwyd mewn digwyddiadau pleidleisio blaenorol. Peidiwch â thybio y bydd y wybodaeth a gaiff ei chynhyrchu gan eich system rheoli meddalwedd etholiadol yn gywir yn awtomatig. Er enghraifft, efallai y gwnaed newidiadau deddfwriaethol neu newidiadau i ffiniau, neu newidiadau i'ch gwybodaeth gyswllt. Eich cyfrifoldeb chi yw gwneud yn siŵr bod yr holl wybodaeth yn gywir a hefyd bod y deunyddiau etholiad yn cydymffurfio â'r holl ofynion deddfwriaethol. 

Gwirio proflenni byw

Dylech sicrhau bod proses ar waith gennych ar gyfer gwirio proflenni byw o bob math o ddeunydd etholiad ar y cam argraffu er mwyn cadarnhau nad oes unrhyw wallau a'u bod yn cael eu hargraffu yn unol â'r fanyleb ofynnol. 

Dylai hyn gynnwys eitemau y caiff llai ohonynt eu hargraffu hefyd, megis papurau pleidleisio a gyflwynwyd, dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post neu bapurau pleidleisio drwy'r post ychwanegol a gaiff eu hargraffu er mwyn cynnwys y rhai a wnaeth gais ar ôl i'r ffeiliau data gwreiddiol gael eu cyflwyno. 

Mae angen i chi benderfynu sawl eitem a gaiff ei gwirio ar gyfer pob eitem/proses argraffu/cyfres. Ar gyfer gwiriadau argraffu, dylid gwirio'r eitem gyntaf a'r eitem olaf ar gyfer pob eitem o leiaf er mwyn sicrhau bod y broses argraffu'n dechrau ac yn gorffen yn unol â'r disgwyl ac. 

Bydd cynnal gwiriadau ar y cam prawfddarllen byw yn galluogi staff i gadarnhau bod yr eitemau a gaiff eu hargraffu yn cyfateb i'r fersiwn ddiweddaraf a gymeradwywyd a fydd yn tynnu sylw at unrhyw broflenni a gymeradwywyd sydd wedi cael eu newid drwy gamgymeriad, nad oes inc wedi rhedeg a bod yr ansawdd argraffu yn dda ac yn gyson.

Mae'n debygol y bydd gennych lawer o setiau o broflenni ar gyfer yr un eitem, felly dylech fod yn gwirio bod y testun newidiol ar bob set o broflenni wedi cael ei gynnwys yn gywir.  Mae'n ddefnyddiol cadw taenlen o'r holl destun newidiol ym mhob fersiwn yn barod i gymharu â hi. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, ddalen yn cynnwys: 

• rhestr o'ch holl etholiadau a ymleddir
• nifer y seddi gwag fesul etholiad
• enwau, disgrifiadau ac arwyddluniau'r ymgeiswyr 

Mae'n bwysig rhoi sylw arbennig i arwyddluniau oherwydd gall llawer ohonynt edrych yn debyg ar yr olwg gyntaf. Dylech brawfddarllen unrhyw daenlenni a ddefnyddir at ddibenion sicrhau ansawdd yn ofalus yn erbyn data gwreiddiol, megis papurau enwebu 

Dylech gadw cofnod o'r deunydd swyddfa a wiriwyd fel bod llwybr archwilio clir o'r prosesau a ddilynwyd ac y gallwch gyfeirio'n ôl ato os bydd unrhyw beth yn codi wedyn.