Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Dylech gynnwys lle a chyfle i'r cyfryngau adrodd ar ganlyniadau'r etholiad.

Mae gennych ddisgresiwn i benderfynu pa gynrychiolwyr o'r cyfryngau yr ydych yn eu caniatau i fynychu.1  Gall ystod o sefydliadau neu unigolion sy’n gwneud gwaith print, darlledu, ar-lein, podlediadau neu blatfformau cyfryngau cymdeithasol hefyd wneud cais i fod yn bresennol yn y cyfrif. Mae sawl ffactor y gallech ei ystyried wrth benderfynu pwy i’w ganiatáu, gan gynnwys p’un a ydynt yn cynrychioli sefydliad gwirioneddol, yn cael eu rheoleiddio gan Ofcom, IPSO neu Impress, a chyrhaeddiad eu sefydliad. Dylai pa bynnag feini prawf a ddefnyddiwch gael ei roi ar waith yn deg ac yn gyson ar draws pob cais. Efallai y byddwch hefyd am gytuno ar bolisi ynghylch a oes gan staff y cyfryngau sy’n gysylltiedig â phleidiau neu ymgeiswyr sy’n cymryd rhan yn yr etholiad ganiatâd i fod yn bresennol mewn capasiti cyfryngau. Eto, dylid sicrhau bod hyn yn cael ei roi ar waith yn gyson. 

Fel gyda phawb arall sy'n bresennol, rhaid i chi sicrhau na fydd cynrychiolwyr y cyfryngau yn ymyrryd â'r broses nac yn peryglu cyfrinachedd y bleidlais.

Er mwyn gwneud paratoadau i gynrychiolwyr o'r cyfryngau fod yn bresennol yn ystod eich prosesau dilysu a chyfrif, dylech ystyried:

• cysylltu â phrif sefydliadau darlledu ymlaen llaw
• nodi pa gyfleusterau sydd ar gael i'r cyfryngau
• trefnu bod systemau sain yn cael eu defnyddio ar gyfer y cyhoeddiadau ac unrhyw ddarllediadau byw
• rhoi cyfle i gynrychiolwyr o'r cyfryngau ymweld â'r lleoliad dilysu a chyfrif er mwyn gweld faint o le a chyfleusterau sydd ar gael, a rhoi cyfle iddynt godi unrhyw faterion neu ofynion gyda chi, gan gynnwys unrhyw ofynion technegol er mwyn osgoi problemau ar y noson a sicrhau bod darpariaeth yn cael ei gwneud wrth gynllunio'r lleoliad
• sut y byddwch yn sicrhau bod y cyfryngau'n ymwybodol o unrhyw ardaloedd cyfyngedig a gweithdrefnau; e.e. bod gweithwyr camera yn gwybod na ddylent ffilmio gwybodaeth sensitif (fel siotiau agos o bapurau pleidleisio) na rhwystro staff cyfrif

Drwy gydol y gweithrediadau dylech sicrhau bod cynrychiolwyr y cyfryngau yn ymwybodol o'r canlynol:

• y trefniadau ar gyfer datgan canlyniadau fel rhoi gwybod iddynt ychydig cyn i'r canlyniadau gael eu datgan fel y gallant fod yn barod a rhoi copïau ysgrifenedig o'r canlyniadau iddynt.
• y trefniadau ar gyfer defnyddio systemau sain ar gyfer y cyhoeddiadau ac unrhyw ddarllediadau byw ac â phwy i gysylltu os gofynnir unrhyw gwestiynau etholiadol technegol
• yr amseroedd gorffen a datgan disgwyliedig ar gyfer pob digwyddiad pleidleisio, gan gynnwys trefniadau ar gyfer cyfrif pleidleisiau mewn mwy nag un etholiad
• bod siaradwr â'r cyfryngau yn cael ei enwebu ar gyfer y cyfrif a fydd ar gael i ddelio ag ymholiadau gan y cyfryngau 

Er mwyn eich helpu chi a'ch tîm cysylltiadau cyhoeddus, rydym wedi cynhyrchu, ar y cyd â darlledwyr newyddion teledu cenedlaethol, rai 'awgrymiadau ar gyfer rheoli'r cyfryngau yn ystod y broses gyfrif. 

Bydd y Comisiwn yn llunio llawlyfr ar gyfer y cyfryngau  y gallwch ei gynnwys gydag unrhyw becyn gwybodaeth rydych yn ei lunio ar gyfer y cyfryngau a fydd yn bresennol yn ystod y dilysu a'r cyfrif.