Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu
Cynllunio ar gyfer dilysu a chyfrif
Mae sawl ffordd o drefnu prosesau dilysu a chyfrif, ac nid oes un dull cyffredin sy'n addas i bob pleidlais. Mae gan bob ardal bleidleisio ei hamgylchiadau lleol ei hun a fydd yn dylanwadu ar y penderfyniadau y bydd yn rhaid i chi eu gwneud, mewn trafodaeth â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, wrth gynllunio sut y byddwch yn cyflawni'r prosesau dilysu a chyfrif.
Wrth gynllunio ar gyfer dilysu a chyfrif, dylech adolygu eich rhagdybiaethau cynllunio cyffredinol yn barhaus er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i fod yn realistig ac yn gadarn. Dylech gynnwys rhagdybiaethau ynglŷn â nifer y pleidleiswyr, nifer yr ymgeiswyr, cyflymder a gallu'r staff cyfrif a'r amserlen ddisgwyliedig ar gyfer cwblhau'r camau cyfrif amrywiol.
Bydd adolygiad o'r fath yn eich helpu i asesu'n realistig a fyddwch yn gallu cyflawni'r cynllun cyffredinol ar gyfer y broses gyfrif, ac a fydd angen rhoi cynlluniau wrth gefn ar waith, a phryd. Ym mhob achos, dylai eich cynllun fod yn ddigon hyblyg i'ch galluogi i ymateb os bydd unrhyw un o'ch rhagdybiaethau'n newid, gan gynnwys pa gamau wrth gefn y byddwch yn eu cymryd mewn amgylchiadau o'r fath.
Dylai eich cynllun hefyd nodi adegau allweddol yn ystod y broses gyfrif pan fyddwch yn adolygu cynnydd yn erbyn yr amserlen ddisgwyliedig. Dylid defnyddio'r adolygiad o gynnydd hwn i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, ymgeiswyr, asiantiaid a'r cyfryngau am hynt y broses gyfrif.
Gwneud penderfyniadau
Dylech gadw cofnod o'r holl gamau a gymerwyd er mwyn gallu darparu trywydd archwilio sy'n dangos eich proses benderfynu. Dylech allu esbonio eich penderfyniadau, a dylech fod yn barod i wneud hynny mewn ymateb i ymholiadau.
Er mwyn helpu i ennyn hyder yn eich cynlluniau ar gyfer dilysu a chyfrif, dylech rannu gwybodaeth am eich cynlluniau â rhanddeiliaid ac ymgynghori ac ymgysylltu â nhw yn eu cylch. Dylech gyfathrebu drwy gydol eich proses gynllunio a bod yn barod i egluro'r rheswm dros eich penderfyniadau. Ar gyfer penderfyniadau allweddol, dylech roi eich rhesymau ar ffurf ysgrifenedig i randdeiliaid.
Dylech hefyd nodi ymlaen llaw y penderfyniadau hynny ynglŷn â rheoli'r broses gyfrif y mae'n rhaid eu gwneud drwy ymgynghori ag ymgeiswyr ac asiantiaid ac mewn cytundeb â nhw, a'i gwneud yn glir iddynt ar ba sail y byddwch yn gwneud penderfyniadau. Er enghraifft, gall hyn gynnwys penderfyniadau ynghylch ailgyfrif ac atal y cyfrif. Er y dylech geisio barn y rhai yr effeithir arnynt neu sydd â diddordeb er mwyn llywio'ch penderfyniadau, chi fel Swyddog Canlyniadau Lleol ynghyd â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n gyfrifol am wneud y penderfyniadau.
Dogfennaeth
Dylech lunio templedi ar gyfer yr holl ddogfennau a ddefnyddir yn ystod y prosesu dilysu a chyfrif ymlaen llaw, a sicrhau bod y staff yn gyfarwydd â nhw. Gall defnyddio codau lliw ar gyfer dogfennau fod yn ffordd effeithiol o ddod o hyd i'r dogfennau perthnasol yn gyflym.
Offer a gosod yr offer
Bydd angen i chi benderfynu pa offer y bydd eu hangen arnoch i weinyddu'r prosesau dilysu a chyfrif (fel y bo'n briodol) ac i gyfathrebu â'r ymgeiswyr a'r asiantiaid ac unrhyw un arall a fydd yn bresennol yn ystod y broses gyfrif, gan gynnwys:
- systemau annerch y cyhoedd
- llinellau ffôn
- ffonau symudol a signalau ffonau symudol
- offer TG cyffredinol a thaenlenni i gofnodi ffigurau dilysu a chyfrif
- offer i ddilysu dynodyddion personol ar bleidleisiau post a ddychwelwyd (os bydd yr achlysur agor amlenni pleidleisiau post olaf yn cael ei gynnal yn y lleoliad dilysu)
- sgriniau i ddangos unrhyw wybodaeth berthnasol drwy gydol y cyfrif
Rydym wedi paratoi rhestr wirio er mwyn helpu aelodau perthnasol o staff i sicrhau bod yr holl ddeunyddiau, gan gynnwys deunydd ysgrifennu a'r offer y bydd eu hangen yn y lleoliad dilysu a chyfrif, ar gael.
Rydym hefyd wedi datblygu canllawiau i'ch helpu os bydd angen i chi gaffael unrhyw gyfarpar newydd.