Canllawiau i Swyddogion Deisebau

Oherwydd natur deiseb adalw, nid yw'n debygol y bydd gennych lawer o amser i gynllunio ar gyfer ei chynnal; felly, dylech ystyried sut y gallwch gynnwys rhywfaint o'r canlyniadau allweddol i'w cyflawni mewn deiseb yn eich cynlluniau arferol, eich adolygiad o weithgareddau etholiadol a'ch adolygiad o ddosbarthiadau etholiadol a mannau pleidleisio. 

Er enghraifft, ar ôl etholiad, pan fyddwch yn gwerthuso'r staff a ddefnyddiwyd mewn gorsafoedd pleidleisio, gallech sefydlu pwy fyddai'n gallu gweithio am gyfnodau hwy, a hefyd ar fyr rybudd.

Dylech hefyd sicrhau bod eich cynlluniau cyffredinol wrth gefn yn cynnwys trefniadau ar gyfer cynnal deiseb adalw yn eich etholaeth.

Lleoliadau

Dylech fynd ati'n rhagweithiol i nodi lleoliadau posibl ar gyfer mannau llofnodi, gan ystyried y canlynol:

• hyd y cyfnod llofnodi – gan fod angen i fannau llofnodi fod ar gael am y cyfnod chwe wythnos llawn
• os byddwch yn penderfynu ymestyn y cyfnod llofnodi i nosweithiau a phenwythnosau, bydd hefyd angen i'r lleoliadau fod ar gael ac yn hygyrch ar yr adegau hynny
• y cyfnod rhybudd byr rhwng cadarnhau dyddiad y ddeiseb a dechrau'r cyfnod llofnodi
• yr angen am breifatrwydd yn enwedig o ystyried ei bod yn drosedd, yn ystod cyfnod y ddeiseb, cyhoeddi datganiad a allai nodi bod unigolyn wedi llofnodi'r ddeiseb ai peidio
• ei bod yn bosibl na fydd rhai lleoliadau am i'w safleoedd gael eu defnyddio, oherwydd natur wleidyddol deiseb adalw

Gallech hefyd ystyried lleoliadau gwahanol i'r rhai y byddwch yn eu defnyddio fel arfer mewn etholiadau ac sy'n ganolog ac yn hygyrch, fel siopau a banciau. 

Byddai'n arfer da cynnwys addasrwydd lleoliadau i'w defnyddio fel mannau llofnodi pan fyddwch yn cynnal eich adolygiad o orsafoedd pleidleisio ar ôl etholiad ac yn eich adolygiad o ddosbarthiad pleidleisio statudol a mannau pleidleisio.

Os bydd eich meddalwedd etholiadol yn caniatáu, gallech drefnu deiseb brawf, lle gallwch ddynodi gorsafoedd pleidleisio fel mannau llofnodi er mwyn ymgyfarwyddo â'r broses hon.

Sicrhau bod lleoliadau yn hygyrch

Fel rhan o'ch adolygiad o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol, dylech fod wedi cynnal gwerthusiad o hygyrchedd y lleoliadau a ddefnyddiwyd. Dylai canlyniadau hyn gael eu defnyddio i lywio eich gwaith o nodi lleoliadau addas a sicrhau y gellir goresgyn unrhyw rwystrau hysbys o ran mynediad.  Bydd angen i chi asesu unrhyw leoliadau newydd rydych yn ystyried y gellid eu defnyddio fel mannau llofnodi, nad ydynt yn fannau pleidleisio dynodedig, i sicrhau bod y lleoliadau'n hygyrch i bob etholwr.

O dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, mae gan ddarparwyr gwasanaethau ddyletswydd i wneud addasiadau rhesymol er mwyn osgoi rhoi pobl anabl dan anfantais sylweddol o gymharu â phobl nad ydynt yn anabl.1 Dylech weithio'n agos ag arbenigwyr ar fynediad i safleoedd neu gyfleusterau i bobl anabl er mwyn cydymffurfio â'r ddyletswydd. Dylai'r swyddog cydraddoldebau yn eich awdurdod lleol roi cyngor a chymorth i chi.    Mae rhagor o wybodaeth hefyd ar gael yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau allu helpu etholwyr anabl i bleidleisio.

Staffio

Er mwyn paratoi ar gyfer defnyddio staff ar gyfer deiseb adalw, mae nifer o gamau gweithredu y gallwch eu hymgorffori yn eich ystyriaethau cynllunio cyffredinol:

• wrth adolygu eich staff ar ôl etholiad, gallech sefydlu pa aelodau o staff a allai fod ar gael am gyfnod hwy
• ewch ati'n rhagweithiol i lunio rhestr staffio o'r rheini a allai ymrwymo i gyfnodau hwy
• gweithiwch gyda chydweithwyr rhan-amser mewnol a all gyflawni rolau staffio yn y mannau llofnodi

Cydgysylltu â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol

Chi, fel y Swyddog Deisebau, sy'n gyfrifol am lunio gofrestr y ddeiseb.2 Bydd trafodaethau cynnar â'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn sicrhau y gallwch gael y wybodaeth ofynnol gan y Swyddogion Cofrestru Etholiadol mewn da bryd.

Er mai'r un person fydd y Swyddog Deisebau a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol yn y rhan fwyaf o achosion, ni fydd hyn yn wir yn yr Alban na lle bydd etholaeth yn croesi ffiniau awdurdodau lleol, felly bydd trafodaethau cynnar gyda'r Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol yn helpu gydag unrhyw baratoadau ar gyfer deiseb adalw.

Dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol ymgyfarwyddo â'r gofynion ar gyfer deiseb adalw, gan gynnwys cyhoeddi hysbysiadau newid a threfniadau ar gyfer pleidlais absennol. 

Dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol weithio gyda'u cyflenwr meddalwedd System Rheoli Etholiad i ddeall y broses o gadarnhau'r gofrestr a gaiff ei defnyddio ar gyfer deiseb adalw, i'w galluogi i roi'r data perthnasol i chi.