Cyflawni'r canfasio blynyddol – Cymru

Yn ogystal â chynnal y cam paru data cenedlaethol gorfodol, mae gennych ddisgresiwn i baru eich cofrestr etholiadol gyfan, neu ran ohoni, yn erbyn setiau data a ddelir yn lleol (megis data treth gyngor neu fudd-dal tai).1 Gall hyn ddigwydd cyn neu ar ôl y cam paru data cenedlaethol, neu cyn ac ar ôl y cam paru data cenedlaethol.

Bydd canlyniad y cam paru data cenedlaethol ynghyd ag unrhyw ymarfer paru data lleol a gynhaliwyd gennych yn dylanwadu ar y broses o neilltuo eiddo i lwybrau canfasio ac yn pennu pa fath o gontract y bydd angen i chi ei lunio mewn perthynas â phob eiddo yn ystod y canfasiad o ganlyniad i hynny.  

Gweithio gydag adrannau eraill y cyngor

Gallai gweithio'n agos gydag adrannau eraill y cyngor eich helpu i weithio'n fwy effeithiol ac effeithlon gyda data lleol. Os gellir cytuno ag adrannau eraill ar ddull cyson o gasglu data, bydd yn haws defnyddio setiau data lluosog at eich dibenion eich hun. 

Pan fyddwch yn cael setiau data lleol gan dimau neu adrannau eraill, dylech ymgynghori â chyflenwr eich System Rheoli Etholiad i gadarnhau sut y dylai'r data gael eu fformatio. Efallai y bydd angen cryn dipyn o amser ac adnoddau i baratoi'r data'n gywir cyn eu bod yn addas i'w mewngludo i'ch System Rheoli Etholiad. 

Efallai y bydd gan adrannau eraill o'ch cyngor fwy o brofiad o drin data yn effeithiol. Dylech ystyried gweithio gyda'r adrannau hyn, a secondio cydweithwyr medrus os yw'n bosibl, i'ch helpu i sicrhau bod eich data lleol yn barod i'w lanlwytho i'ch System Rheoli Etholiad mewn modd amserol. 

Pan fyddwch yn meithrin cydberthynas waith newydd ar gyfer rhannu data lleol, efallai y byddwch am drefnu sgwrs dros y ffôn neu gyfarfod wyneb yn wyneb yn gyntaf i drafod eich nodau a chytuno ar drefniadau gweithio. Ymhlith rhai o'r pwyntiau y gallai fod yn ddefnyddiol i chi eu trafod yn ystod eich cyswllt cychwynnol mae'r canlynol:  

• amlinellu gofynion deddfwriaethol y canfasiad, a'ch hawliau i weld data
• esbonio'r buddiannau a allai ddeillio o wneud mwy o ddefnydd o waith paru data
• trafod lefel y cymorth y gellir ei gynnig i chi a'ch tîm 
• cytuno ar ddull a rennir o weithio gyda data, drwy gytundeb rhannu data o bosibl 
• pennu amserlen glir ar gyfer cydweithio 
• cytuno ar sut y byddwch yn cysylltu yn y dyfodol 
• cytuno ar ffordd o werthuso'r gwaith a wnaethoch gyda'ch gilydd ar ddiwedd y canfasiad
• ystyried a ddylid diweddaru unrhyw rai o hysbysebion preifatrwydd y cyngor neu'r gwasanaeth 

Nid oes gennych hawl awtomatig i weld na defnyddio unrhyw wybodaeth gyswllt ychwanegol mewn cofnodion lleol ar wahân i enwau a chyfeiriadau. Ceir rhagor o wybodaeth am y broses o gasglu a rhannu manylion cyswllt eraill fel cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn yn ein canllawiau ar cynllunio ar gyfer gohebiaeth ganfasio.

Mae'n bosibl y bydd yn cymryd tipyn o amser ac ymdrech i ddechrau i feithrin partneriaethau a nodi cynlluniau ar gyfer rhannu a phrosesu data lleol, ond dylai fod llai o waith ynghlwm wrth hyn mewn blynyddoedd dilynol wrth i arferion gwaith a chydberthnasau gwaith gael eu sefydlu. 
 
Wrth i bobl ymgyfarwyddo â'u rolau yn y broses, y data y mae angen iddynt eu darparu a'r hyn a ddisgwylir ganddynt, dylech weld canlyniadau gwell a phroses fwy effeithlon a syml.