Pa gamau y dylwn eu cymryd i baratoi fy nghofrestr ar gyfer y cam paru data cenedlaethol?
Er ei bod yn bwysig sicrhau bod gennych brosesau ar waith i gynnal eich cofrestr drwy gydol y flwyddyn, dylai gwneud gwaith ychwanegol i gynnal y gofrestr cyn y cam paru data cenedlaethol helpu i sicrhau bod y wybodaeth rydych yn ei darparu mor gywir a chyflawn â phosibl.
Dylai hyn helpu i sicrhau canlyniadau mwy cywir, a all, yn ei dro, eich helpu i sicrhau bod eich canfasiad mor effeithlon â phosibl a'i fod yn gwneud y defnydd gorau o'r adnoddau sydd ar gael i chi.
Dylai'r gwaith paratoi hwn gynnwys y camau canlynol:
Sicrhau bod unrhyw weithgaredd nas cyflawnwyd eto yn cael ei gyflawni
Lle y bo'n bosibl, dylech gwblhau adolygiadau a phenderfynu ar unrhyw eitemau sydd angen eu dileu o ganlyniad i'r rhain cyn y cam paru data cenedlaethol.
Dylech sicrhau bod unrhyw eitemau eraill sydd angen eu dileu yn cael eu nodi cyn y cam paru data cenedlaethol.
Dylech roi sylw i unrhyw ymholiadau, eithriadau ac ardystiadau nad ymdriniwyd â nhw er mwyn sicrhau y gellir ychwanegu cynifer o etholwyr â phosibl at eich cofrestr.
Dylech wirio unrhyw unigolion a ddelir yn eich system fel etholwyr posibl mewn eiddo yn erbyn cofnodion eraill, neu nodi unrhyw etholwyr posibl newydd y dylid eu hychwanegu at eiddo. Nid yw etholwyr posibl yn etholwyr cofrestredig ond, yn hytrach, maent yn unigolion sydd wedi'u cofnodi yn eich System Rheoli Etholiad, o ganlyniad i broses cloddio data leol neu ffurflen ganfasio a ddychwelwyd yn ôl pob tebyg, a all fod yn gymwys ond nad ydynt wedi cofrestru i bleidleisio yn y cyfeiriad eto. Mae'r wybodaeth hon yn ddefnyddiol am y gall awgrymu bod angen gwneud newidiadau i'r gofrestr ar gyfer yr eiddo hwnnw, am y gallai unigolion nad ydynt wedi gwneud cais llwyddiannus i gofrestru eto fod yn byw yno. Gall etholwyr posibl mewn cyfeiriad hefyd ddynodi bod angen cofnodi newidiadau ychwanegol ar gyfer yr unigolion hynny sydd wedi'u cofrestru yn yr eiddo ar hyn o bryd.
Sicrhau bod eich cronfa ddata eiddo yn gyfredol
Dylech sicrhau bod gan bob cyfeiriad rif cyfeirnod eiddo unigryw (UPRN). Os nad oes, dylech gysylltu â thîm y Rhestr Tir ac Eiddo Lleol er mwyn sicrhau bod rhifau cyfeiriad eiddo unigryw wedi'u hatodi i bob eiddo.
Dylech fwrw golwg dros unrhyw gofnodion sydd gennych a fydd yn eich helpu i nodi mathau penodol o eiddo ac, os yw'n bosibl, sicrhau bod y rhain yn cael eu hadlewyrchu yn eich system – er enghraifft, gall nodi bod eiddo yn gartref gofal, yn dŷ amlfeddiannaeth neu'n llety myfyrwyr effeithio ar y llwybr y gallwch ei ddewis i neilltuo'r eiddo iddo.
Dylech gadarnhau a yw'r wybodaeth sydd gennych am eiddo gwag a di-rym yn gyfredol. Dylech nodi pa ffynonellau data lleol sydd ar gael i chi a fydd yn cynnwys y wybodaeth sydd ei hangen arnoch i wneud hyn a diweddaru eich cofnodion yn unol â hynny.