Pa gamau y dylwn eu cymryd i baratoi fy nghofrestr ar gyfer y cam paru data cenedlaethol?
Er ei bod yn bwysig sicrhau bod gennych brosesau ar waith i gynnal eich cofrestr drwy gydol y flwyddyn, dylai gwneud gwaith ychwanegol i gynnal y gofrestr cyn y cam paru data cenedlaethol helpu i sicrhau bod y wybodaeth rydych yn ei darparu mor gywir a chyflawn â phosibl.
Dylai hyn helpu i sicrhau canlyniadau mwy cywir, a all, yn ei dro, eich helpu i sicrhau bod eich canfasiad mor effeithlon â phosibl a'i fod yn gwneud y defnydd gorau o'r adnoddau sydd ar gael i chi.
Dylai’r gwaith paratoi hwn sicrhau bod unrhyw weithgarwch sy’n weddill yn gyfredol, gan gynnwys
dirwyn adolygiadau i ben a phenderfynu ar unrhyw eitemau sydd angen eu dileu
mynd ar drywydd unrhyw ymholiadau, eithriadau ac ardystiadau sydd heb eu cwblhau
os ydych wedi bod yn cynnal unrhyw brosesau cofrestru awtomatig, dylech sicrhau bod unrhyw gyfnodau hysbysu wedi mynd heibio a bod etholwyr newydd wedi’u hychwanegu
gwirio unrhyw unigolion a gedwir yn eich system fel etholwyr posibl nad ydych wedi gallu eu hychwanegu at gofnodion eraill hyd yma
Nid yw etholwyr posibl yn etholwyr cofrestredig ond maent yn unigolion sydd wedi’u cofnodi yn eich EMS, mwy na thebyg oherwydd cloddio data lleol neu ffurflen ganfasiad a ddychwelwyd, a all fod yn gymwys ond nad ydynt wedi cofrestru i bleidleisio yn y cyfeiriad hyd yn hyn. Mae’r wybodaeth hon yn ddefnyddiol oherwydd gall ddangos bod newidiadau’n ofynnol ar gyfer y gofrestr ar gyfer yr eiddo hwnnw, gydag unigolion sydd o bosibl yn preswylio ond heb wneud cais llwyddiannus i gofrestru hyd yma. Gall etholwyr posibl mewn cyfeiriad hefyd ddangos yr angen i gofnodi newidiadau ychwanegol ar gyfer yr unigolion hynny sydd wedi’u cofrestru yn yr eiddo ar hyn o bryd.
Dylech hefyd sicrhau bod eich cronfa ddata eiddo yn gyfredol drwy:
sicrhau bod gan bob cyfeiriad gyfeirnod eiddo unigryw (UPRN). Os nad oes ganddo, dylech gysylltu â’r tîm Rhestr Tir ac Eiddo Lleol i sicrhau bod cyfeirnodau eiddo unigryw ynghlwm wrth bob eiddo
adolygu unrhyw gofnodion rydych yn eu dal a fydd yn eich helpu i nodi mathau penodol o eiddo ac os yn bosibl sicrhau y caiff y rhain eu dangos ar eich system - er enghraifft, gall nodi bod eiddo yn gartref gofal, tŷ amlfeddiannaeth neu lety myfyrwyr gael effaith ar y llwybr y gallwch ddewis neilltuo’r eiddo iddo
gwirio a yw’r wybodaeth sydd gennych am eiddo gwag yn gyfredol
nodi ffynonellau data lleol a fydd yn cynnwys y wybodaeth sydd ei hangen arnoch i wneud hyn, a diweddaru eich cofnodion yn unol â hynny