Cyflawni'r canfasio blynyddol – Cymru

Dylai pob set ddata leol o leiaf gynnwys y canlynol:

• Enw cyntaf
• Cyfenw
• Cyfeiriad post

Gall setiau data sydd hefyd yn cynnwys y meysydd canlynol helpu i wella ansawdd canlyniadau'r ymarfer paru:

• Enw(au) canol
• Data rhifau cyfeirnod eiddo unigryw
• Dyddiad geni 
• Enwau blaenorol
• Oedran data, er enghraifft pryd y cawsant eu creu neu eu diweddaru ddiwethaf

Nid oes rhaid i setiau data lleol gynnwys data ar gyfer yr holl eiddo ar eich cofrestr a gallent ganolbwyntio'n fwy ar fathau penodol o eiddo neu grwpiau penodol o unigolion. 

Er enghraifft, gall fod gennych ddata gan adrannau gwasanaethau cymdeithasol neu addysg sydd ond yn cwmpasu, o bosibl, rai o'ch etholwyr, ond a all fod yn ddefnyddiol serch hynny.

Sut ydw i'n sicrhau bod ffynhonnell data o ansawdd uchel?

Dylech sicrhau mai dim ond ffynonellau data o ansawdd uchel rydych yn eu dewis. Mae set ddata o ansawdd uchel yn un lle mae'r wybodaeth a geir ynddi yn ddibynadwy, yn gyfredol ac yn gywir ac y gellir ymddiried ynddi. Mae gan y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol adnodd ar sut i asesu ansawdd data lleol sydd ar gael isod:

Dylech hefyd ystyried pa safonau data ac arferion da sydd i'w cael mewn perthynas â'r ffynonellau data lleol rydych am eu defnyddio ac a yw deiliad y data yn eu dilyn.

Er enghraifft, mae'r Adran Gwaith a Phensiynau wedi nodi canllawiau manwl ar arferion da ar gyfer prosesu a defnyddio data budd-dal y dreth gyngor a budd-dal tai, sy'n cynnwys canllawiau ar wirio tystiolaeth a ddarparwyd i awdurdodau lleol a sut i ymdrin â thwyll. Dylai Swyddog Cofrestru Etholiadol ar gyfer ardal sy'n darparu ei gwasanaethau budd-daliadau i'r safonau hyn allu bod yn hyderus wrth ddefnyddio data budd-daliadau ar gyfer paru data lleol.

Wrth benderfynu ar ansawdd ffynhonnell data lleol dylech ystyried pryd y cafodd ei diweddaru ddiwethaf ac a yw'r ffynhonnell data/ffynonellau data yn dibynnu ar wybodaeth a ddarparwyd gan unigolion heb unrhyw wiriadau gan yr awdurdod lleol i gadarnhau bod y wybodaeth yn gywir. 

Er enghraifft, gall ceisiadau am aelodaeth o lyfrgell fod yn seiliedig yn gyfan gwbl ar wybodaeth a ddarparwyd gan ddefnyddwyr y gwasanaeth ac, felly, efallai y byddwch yn dod i'r casgliad nad yw data llyfrgelloedd yn addas ar gyfer ymarfer paru data lleol.

Yn ogystal â gallu bod yn hyderus bod y ffynhonnell data lleol o ansawdd uchel, mae angen i chi hefyd ystyried unrhyw oblygiadau o ran costau sy'n gysylltiedig â phrosesu data lleol ac, os oes unrhyw gostau, a ydynt yn gwneud y defnydd gorau o'r adnoddau sydd ar gael i chi.

Er enghraifft:

• A fydd angen i waith gael ei wneud â llaw gennych chi a'ch staff er mwyn sicrhau y gellir defnyddio'r data neu a fydd angen i chi gael cymorth ar gyfer yr ymarfer paru data gan dîm arall, megis gan yr Adran TG, er mwyn trin y ffeiliau? 
• A all y ffeil data gael ei rheoli gan broses rannol awtomataidd drwy ei llwytho ar eich System Rheoli Etholiad neu system debyg?
• A fydd angen i chi brynu unrhyw feddalwedd neu drwyddedau newydd neu ychwanegol ar gyfer unrhyw feddalwedd sy'n bodoli eisoes?

Dylech brofi setiau data lleol newydd cyn i chi eu defnyddio. Dylech siarad â darparwr eich System Rheoli Etholiad am y ffordd y gall eich System Rheoli Etholiad eich helpu i wneud hyn yn ymarferol. 

Dylech werthuso effeithiolrwydd eich setiau data lleol bob blwyddyn gan ddefnyddio'r sgoriau cywirdeb data a ddarparwyd gan y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol. Bydd y sgoriau hyn yn rhoi rhyw syniad o ba mor effeithiol y mae'r gwahanol ffynonellau data lleol wedi bod o ran paru etholwyr. Bydd hyn yn eich galluogi i wneud penderfyniadau mwy hyddysg ynghylch defnyddio setiau data lleol mewn canfasiadau yn y dyfodol.