Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Argraffu'r canllawiau llawn

Canllaw cryno – Cadw a gwaredu dogfennau etholiadol

Dylech gynnal polisi cadw dogfennau. Dylech sicrhau nad ydych yn cadw dogfennau am fwy o amser na'r hyn a nodir yn eich polisi cadw dogfennau a'u bod yn cael eu dinistrio'n ddiogel ar yr adeg briodol.

Dylai eich polisi cadw dogfennau nodi'r canlynol ar gyfer pob dogfen a gewch ac a gedwir gennych:

  • a yw'r ddogfen yn cynnwys data personol
  • y sail gyfreithlon dros gasglu unrhyw ddata personol (gweler ‘Sail gyfreithlon dros brosesu’ yn ein canllawiau ar ddiogelu data)
  • eich cyfnod cadw
  • eich rhesymeg dros y cyfnod cadw

Mewn rhai achosion bydd hyn yn syml gan fod deddfwriaeth etholiadol yn nodi cyfnod penodol o amser i gadw dogfennau. Gallwch ddod o hyd i restr o'r dogfennau hyn yma. Mewn achosion eraill, bydd angen i chi wneud penderfyniad lleol a'i gyfiawnhau yn eich polisi cadw dogfennau.

Mae ein canllawiau ar ddiogelu data yn cynnwys rhagor o wybodaeth am storio data personol a chadw dogfennau.

Rhaid i chi anfon y dogfennau etholiadol gofynnol at y swyddog cofrestru perthnasol, sydd â chyfrifoldeb cyfreithiol dros eu cadw. Y swyddog cofrestru perthnasol yw Swyddog Cofrestru Etholiadol yr awdurdod lleol yn yr ardal lle mae'r etholaeth wedi'i lleoli. 

Os yw’r etholaeth yn croesi ffiniau awdurdodau lleol, y swyddog cofrestru perthnasol yw Swyddog Cofrestru Etholiadol yr awdurdod lleol sydd â'r nifer uchaf o etholwyr cofrestredig yn yr etholaeth.1  Os nad chi yw'r swyddog cofrestru perthnasol hefyd, rhaid i chi anfon y dogfennau ato'n ddiogel.  

Mae'r cyfnod o flwyddyn y mae'n rhaid storio'r dogfennau ar ei gyfer yn dechrau o'r dyddiad y mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol yn eu derbyn.2 Dylech gysylltu ag ef ar gam cynnar er mwyn rhoi trefniadau ar waith i anfon y dogfennau rhagnodedig ar ôl i'r canlyniadau gael eu datgan. Dylech sicrhau bod yr holl ddogfennaeth yn cael ei chadw'n ddiogel ac y rhoddir cyfrif amdani wrth iddi gael ei hanfon at y Swyddog Cofrestru Etholiadol. 

Rhaid i'r Swyddog Canlyniadau gadw'r dogfennau etholiadol ar gyfer yr etholaeth, neu'r etholaethau, y mae'n gyfrifol amdanynt.

Hysbysiadau etholiad a gyhoeddir ar eich gwefan

Bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau etholiad amrywiol barhau i gael eu cyhoeddi ar eich gwefan ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad ddod i ben. 

Lle mae gan bob hysbysiad ddiben penodol, h.y. nodi pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, unwaith y bydd yr etholiad drosodd, a bod y cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi darfod, ni fydd ganddo unrhyw ddiben pellach mwyach. Dylech naill ai ddileu hysbysiadau o'r fath a gyhoeddwyd ar eich gwefan, neu ddileu'r data personol sydd ynddynt, pan fydd dyddiad cau deiseb yr etholiad hwnnw wedi mynd heibio.

Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu cadw data personol am fwy o amser os caiff y data eu prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu at ddibenion gwyddonol, hanesyddol neu ystadegol ac yn amodol ar weithredu mesurau diogelu priodol. Ar gyfer canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw'r rhain ar eich gwefan gan eu bod o ddiddordeb i'r cyhoedd ac at ddibenion hanesyddol ac ystadegol.

Ffurflenni cyfeiriad cartref

Rhaid i ffurflenni cyfeiriad cartref gael eu storio'n ddiogel am gyfnod o 21 diwrnod calendr ar ôl i chi ddychwelyd y gwrit. Rhaid iddynt gael eu dinistrio yn ddiogel ar y diwrnod gwaith nesaf ar ôl y cyfnod 21 diwrnod. 

Os cyflwynir deiseb etholiadol yn ymwneud â'r etholiad o fewn y 21 diwrnod calendr, rhaid i'r ffurflenni cyfeiriad cartref gael eu cadw'n ddiogel nes bod gweithrediadau'r ddeiseb yn cael eu cwblhau (gan gynnwys unrhyw apêl sy'n deillio o'r gweithrediadau hynny). Yna rhaid iddynt gael eu dinistrio'n ddiogel y diwrnod gwaith nesaf ar ôl i'r gweithrediadau neu'r apêl ddod i ben. 1  

Dychwelyd cyfarpar

Dylech wneud trefniadau i ddychwelyd unrhyw gyfarpar, fel blychau pleidleisio gwag, i'w man storio.
Yn ystod y broses hon, dylech archwilio eich cyfarpar, gan nodi unrhyw eitemau sydd wedi'u difrodi er mwyn eu trwsio neu gael gwared arnynt. Bydd hyn yn eich galluogi i gynllunio ar gyfer unrhyw eitemau newydd y gall fod angen i chi eu prynu ar gyfer digwyddiadau pleidleisio yn y dyfodol. 
 

Diweddarwyd ddiwethaf: 19 Rhagfyr 2023