Rhaid i chi anfon cardiau pleidleisio cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad etholiad.1
Rhaid i gerdyn pleidleisio gael ei anfon i gyfeiriad cymwys yr etholwr neu, yn achos dirprwy, i gyfeiriad y dirprwy fel y'i dangosir yn y rhestr o ddirprwyon.2
Ar gyfer etholwyr anhysbys, rhaid i'r cerdyn pleidleisio gael ei anfon mewn prif amlen i gyfeiriad cymwys yr etholwr.3
Er mwyn sicrhau y bydd pleidleiswyr yn cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt ac mewn pryd iddynt fwrw eu pleidlais, dylech sicrhau y gall cardiau pleidleisio gael eu derbyn gan bleidleiswyr cyn gynted â phosibl, fel bod ganddynt gymaint o amser â phosibl i newid eu manylion cofrestru neu wneud cais am bleidlais absennol. Gallai hyn, er enghraifft, gynnwys cyhoeddi'r hysbysiad etholiad cyn gynted ag y derbynnir y gwrit. Unwaith y caiff yr hysbysiad etholiad ei gyhoeddi, gellir dosbarthu'r cardiau pleidleisio.
Bydd angen i chi bennu'r dyddiad dosbarthu gorau ar gyfer cardiau pleidleisio a dylech ganolbwyntio ar ba bryd y gall etholwyr ddisgwyl cael eu cardiau pleidleisio.
Gellir dosbarthu cardiau pleidleisio yn bersonol, drwy'r post neu drwy ddull arall a bennir gennych fel y dull mwyaf priodol.4
Dosbarthu yn bersonol
Os byddwch yn dosbarthu cardiau pleidleisio â llaw, dylech gynllunio sut y bydd hyn yn gweithio yn ymarferol. Dylech neilltuo digon o staff i sicrhau bod pleidleiswyr yn derbyn cardiau pleidleisio cyn gynted â phosibl er mwyn sicrhau eu bod yn cael cymaint o amser â phosibl i newid manylion cofrestru neu wneud cais am bleidlais absennol. Dylech nodi'n glir yn eich cyfarwyddiadau i staff y diwrnod olaf y byddech yn disgwyl i bob cerdyn pleidleisio gael ei ddosbarthu.
Dylech sicrhau bod staff yn ymwybodol o ystyriaethau diogelu data, a dylech ystyried ei gwneud yn ofynnol i staff gadarnhau'n ysgrifenedig ar adeg recriwtio y byddant yn dilyn eich polisi diogelu data.
Dylech fonitro'r broses ddosbarthu, er mwyn sicrhau bod cardiau pleidleisio wedi cael eu dosbarthu drwy'r etholaeth gyfan ac yn unol â'r amserlenni. Gall hyn gynnwys ei gwneud yn ofynnol i staff dosbarthu lenwi taflenni cofnodi a threfnu i oruchwylwyr gynnal hapwiriadau.
Dosbarthu drwy'r post
Gallwch ddefnyddio'r Post Brenhinol neu unrhyw gwmni dosbarthu masnachol arall i ddosbarthu'r cardiau pleidleisio. Os byddwch yn dosbarthu cardiau pleidleisio drwy'r post, dylech gydgysylltu â'ch darparwr gwasanaethau post i gytuno ar amserlen ar gyfer dosbarthu a chael unrhyw brawf postio a ddarperir gan y cwmni.
Dylech fonitro'r broses o ddosbarthu cardiau pleidleisio, er mwyn sicrhau eu bod wedi cael eu dosbarthu drwy'r etholaeth gyfan ac yn unol â'r amserlenni. Os oes modd, dylech roi trefniadau ar waith i olrhain y broses ddosbarthu er mwyn helpu i ymateb i unrhyw ymholiadau gan etholwyr.
Dylai eich gwaith cynllunio wrth gefn ymdrin â sut y byddech yn dosbarthu unrhyw gardiau pleidleisio pe na bai'r Post Brenhinol neu'r cwmni dosbarthu masnachol a gontractiwyd gennych yn gallu dosbarthu'r cardiau pleidleisio, er enghraifft, oherwydd gweithredu diwydiannol.