Pan fydd angen i chi gyhoeddi hysbysiadau, dylech eu cyhoeddi a'u harddangos mewn man yn yr ardal etholiadol lle cânt eu gweld. Dylai hyn gynnwys swyddfeydd awdurdodau lleol, hysbysfyrddau, llyfrgelloedd ac adeiladau cyhoeddus eraill. Gellir rhoi hysbysiadau mewn unrhyw ffordd arall sy'n addas yn eich barn chi hefyd.1
Dylech sicrhau bod prosesau prawfddarllen cadarn ar waith er mwyn helpu i:
ganfod unrhyw wallau
osgoi achosion posibl o dorri diogelwch data cyn iddynt ddigwydd
Gallwch gael rhagor o wybodaeth am brosesau prawfddarllen yn ein canllawiau sicrwydd ansawdd a gallwch ddod o hyd i restr wirio sicrhau ansawdd yma..
Ystyriaethau diogelu data ar gyfer hysbysiadau etholiad
Fel y rheolydd data, bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau barhau i gael eu cyhoeddi, ar eich gwefan neu yn rhywle arall, ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad ddod i ben.
Er enghraifft, lle mae gan bob hysbysiad ddiben penodol – megis nodi pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad – unwaith y bydd yr etholiad drosodd, a bod y cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi darfod, ni fydd gan yr hysbysiad unrhyw ddiben pellach mwyach.
Unwaith bod terfyn amser deiseb yr etholiad wedi mynd heibio, dylech naill ai ddileu'r hysbysiadau o'r wefan neu ddileu'r data personol sydd yn yr hysbysiadau.
Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu i ddata personol gael eu storio am gyfnodau hwy, yn amodol ar roi mesurau diogelu priodol ar waith os caiff y data eu prosesu:
• at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu
• at ddibenion gwyddonol, hanesyddol neu ystadegol
Er enghraifft, dylai hysbysiadau canlyniadau etholiad ar eich gwefan gael eu cadw gan eu bod o ddiddordeb i'r cyhoedd ac mae ganddynt ddibenion hanesyddol ac ystadegol.
Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ystyriaethau diogelu data.