Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Dylech gynnal polisi cadw dogfennau. Dylech sicrhau nad ydych yn cadw dogfennau'n hirach na'r cyfnod a nodir yn eich polisi cadw dogfennau a'u bod yn cael eu dinistrio'n ddiogel ar y pwynt priodol.

Dylai eich polisi cadw dogfennau nodi'r canlynol ar gyfer pob dogfen rydych yn ei derbyn a'i dal:

• p'un a yw'r ddogfen yn cynnwys data personol
• y sail gyfreithiol y casglwyd y data personol arni (gweler sail gyfreithiol ar gyfer prosesu yn ein canllawiau diogelu data)
• eich cyfnod cadw
• eich rhesymeg dros y cyfnod cadw

Mewn rhai achosion bydd hyn yn syml gan y bydd deddfwriaeth etholiadol yn gofyn am gyfnod penodol o amser lle caiff dogfennau eu cadw. Cewch restr o'r dogfennau hyn yn y canllaw 'Cyfrifoldeb am selio a chadw dogfennau etholiadol'. Mewn achosion eraill, bydd angen i chi wneud penderfyniad lleol a chyfiawnhau hyn yn eich polisi cadw dogfennau. 

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau .

Dogfennau Etholiad

Mae'n rhaid i chi anfon y dogfennau etholiad gofynnol at y swyddog perthnasol, sy'n gyfreithiol gyfrifol am eu cadw nhw. 

Os nad chi hefyd yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol, mae gofyn i chi anfon y dogfennau'n ddiogel ato ef. Lle mae etholaeth yn cynnwys mwy nag un ardal awdurdod lleol dylech anfon y dogfennau perthnasol at y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol.1

Dylech gysylltu â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol yn gynnar yn y broses er mwyn rhoi trefniadau ar waith i anfon y dogfennau rhagnodedig ar ôl datgan y canlyniadau. Dylech sicrhau bod yr holl ddogfennaeth yn cael ei chadw'n ddiogel a'i chyfrifo yn ystod y broses o'i hanfon at y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol.

Mae'r cyfnod o flwyddyn y mae'n rhaid storio'r dogfennau yn dechrau o'r dyddiad y maent yn dod i law'r Swyddog Cofrestru Etholiadol.2

Hysbysiadau etholiad a gyhoeddwyd ar eich gwefan

Bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau etholiad amrywiol a gyhoeddwyd ar eich gwefan aros yno wedi i gyfnod deiseb yr etholiad ddod i ben. 

Lle bo gan pob hysbysiad ddiben penodol, h.y. cynghori ar bwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, ar ôl i'r etholiad ddod i ben, ac mae’r cyfle i holi cwestiynau am yr etholiad hwnnw wedi mynd heibio, nid oes ganddyn nhw unrhyw ddiben arall. Felly, dylech naill ai ddileu'r fath hysbysiadau a gyhoeddwyd ar eich gwefan, neu ddileu'r data personol a gynhwysir yn yr hysbysiadau hyn, pan fydd dyddiad cau'r ddeiseb ar gyfer yr etholiad hwnnw wedi pasio.

Mae deddfwriaeth diogelu data yn gwrthod i ddata personol gael ei storio am gyfnodau hirach os bydd y data'n cael ei brosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu at ddibenion gwyddonol, hanesyddol, neu ystadegol ac yn amodol ar weithredu mesurau diogelu priodol. Ar gyfer canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw'r rhain ar eich gwefan gan eu bod at ddibenion hanesyddol ac ystadegol ac er budd y cyhoedd. 

Ffurflenni cyfeiriad cartref 

Rhaid i ffurflenni cyfeiriad cartref gael eu storio'n ddiogel am gyfnod o 35 diwrnod gwaith ar ôl i'r canlyniad gael ei ddatgan. Rhaid iddynt gael eu dinistrio'n ddiogel ar y diwrnod gwaith nesaf ar ôl y cyfnod 35 diwrnod.3

Os cyflwynir deiseb etholiadol sy'n gysylltiedig â'r etholiad cyn pen 35 diwrnod gwaith, rhaid cadw'r ffurflenni cyfeiriad cartref yn ddiogel tan ddiwedd y trafodion deiseb (yn cynnwys unrhyw apêl o'r fath drafodion). Rhaid iddynt gael eu dinistrio'n ddiogel ar y diwrnod gwaith nesaf yn dilyn diwedd y trafodion neu apêl. 

Dychwelyd cyfarpar

Dylech wneud trefniadau i ddychwelyd unrhyw gyfarpar, megis blychau pleidleisio gwag, ar gyfer eu storio.

Yn ystod y broses hon, dylech gynnal archwiliad o'ch cyfarpar, gan nodi unrhyw eitemau a ddifrodwyd ar gyfer eu trwsio neu eu gwaredu. Bydd hyn yn eich galluogi chi i gynllunio ar gyfer unrhyw eitemau newydd y gall fod angen i chi eu prynu ar gyfer etholiadau yn y dyfodol.