Ceir rhestr lawn o'r dogfennau rydych yn gyfrifol am eu hanfon at y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol yn ein canllaw ar anfon neu gadw dogfennau etholiadol.
Dylech sicrhau bod y broses becynnu mor dryloyw â phosibl. Dylech gynnal trywydd archwilio clir wrth becynnu ac (os oes angen) anfon y dogfennau gan y bydd hyn o gymorth i hwyluso'r broses o adennill dogfennau pe bai unrhyw un yn dymuno archwilio'r dogfennau cyhoeddus.
Dylai'r system becynnu a labelu a ddefnyddir gennych gynnig lle storio diogel a chefnogi'r gallu i adennill yn brydlon.
Gellir cyflawni trywydd archwilio clir a phroses dryloyw drwy:
gynhyrchu labeli clir ar gyfer pob pecyn:
mae'n rhaid i chi selio'r holl ddogfennaeth berthnasol mewn pecynnau ar wahân a marcio pob pecyn gyda disgrifiad o'i gynnwys, dyddiad yr etholiad ac enw etholaeth y Senedd
dylai'r labeli hefyd nodi pa mor hir y dylid cadw'r pecyn a phryd y dylid ei ddinistrio (oni nodir fel arall drwy orchymyn llys)
dylai'r labeli ar gyfer dogfennau sy'n agored i gael eu harchwilio gan y cyhoedd fod yn wahanol i'r dogfennau nad ydynt yn agored i gael eu harchwilio gan y cyhoedd. Fan leiaf, dylai'r pecynnau sy'n cynnwys dogfennau nad ydynt yn agored i gael eu harchwilio gan y cyhoedd nodi hynny'n glir.
Sicrhau eich bod wedi cynnwys y gwaith o barselu dogfennau yn eich cynllunio drwy:
gynnwys cyfarwyddiadau pecynnu fel rhan o'ch hyfforddiant i staff gorsafoedd pleidleisio a goruchwylwyr pleidlais bost a chyfrif.
darparu cyfarwyddiadau ysgrifenedig, a ddylai hefyd fod o gymorth i leihau'r risg o ddogfennau'n cael eu pecynnu'n anghywir. Mae canllaw templed ar gael ar becynnu deunyddiau ar ddiwedd y cyfnod pleidleisio, y gallech ei addasu a'i gyflwyno i staff gorsafoedd pleidleisio.
creu rhestr o'r holl ddogfennau i gael eu hanfon (lle bo'n berthnasol). Dylech gadw cofnod o'r holl ddeunyddiau y mae'n ddyletswydd arnoch i'w hanfon at y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol, a sicrhau bod pob eitem wedi'u cyfrifo a'u danfon yn ddiogel yn unol â gofynion diogelu data.
Mae cyfarwyddiadau pecynnu diwedd y cyfnod pleidleisio a'n llawlyfr gorsafoedd pleidleisio i'w cael yn adran ar ôl yr etholiad ein tudalen adnoddau.
Lle rydych wedi anfon dogfennau at y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol, dylech hefyd:
gofnodi nifer y parseli rydych wedi'u danfon
cofnodi manylion y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol y cawsant eu hanfon ato
cael derbynneb gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol yn nodi bod y parseli wedi'u derbyn yn ddiogel
Mae'n bwysig sicrhau bod pob pecyn a chynhwysydd sy'n cynnwys dogfennau etholiad yn cael eu storio'n ddiogel cyn iddynt gael eu trosglwyddo i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol fel na all unrhyw berson heb awdurdod ymyrryd â hwy.