Mynediad, cyflenwi ac archwilio dogfennau etholiad ar ôl etholiad
Y Swyddog Cofrestru Etholiadol (ERO), nid y Swyddog Canlyniadau (RO), sy'n gyfrifol am weinyddu'r dasg o archwilio a chyflenwi dogfennaeth etholiad, gan gynnwys y cofrestrau a farciwyd.
Mae’r canllawiau hyn yn egluro:
y mathau o ddogfennau etholiad sydd ar gael ar gyfer eu harchwilio neu gyflenwi
y mathau o ddogfennau etholiad nad ydynt yn agored i'w harchwilio
Rydym wedi cynhyrchu rhestr wirio mynediad a chyflenwi, y dylid ei defnyddio ochr yn ochr â'r canllawiau hyn.
Mae'r rhestr wirio mynediad a chyflenwi i'w chael yn adran ar ôl yr etholiad ein tudalen adnoddau.
Dylech sicrhau bod gennych brosesau ar waith i adennill data a'i ddinistrio'n ddiogel ar yr adeg briodol yn unol â chyfraith etholiadol a'ch polisi cadw dogfennau, a ddylai gynnwys yr egwyddorion diogelu data.
Datgelu gwybodaeth bersonol
Os ydych yn derbyn cais i archwilio unrhyw ddogfennau sy'n cynnwys data personol, y datganiad pleidlais bost er enghraifft, mae'n rhaid i chi hefyd ystyried a yw cynnal archwiliad o'r datganiad a gwblhawyd gan yr unigolyn hwnnw yn dod o fewn gorchwyl eu sail ar gyfer prosesu cyfreithlon.
Fel mesur diogelu data, gall hefyd fod yn gymesur â chuddio peth o'r data personol, er enghraifft dyddiad geni neu lofnod, cyn archwilio dogfennau o'r fath.
Am ragor o wybodaeth ynglŷn â deddfwriaeth diogelu data, gweler ein canllawiau diogelu data.