Lleoliadau a gosodiadau ar gyfer anfon ac agor pleidleisiau post
Wrth ddewis lleoliad(au) ar gyfer anfon ac agor pleidleisiau post, dylech ystyried y canlynol:
gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol
nifer y pecynnau pleidleisio post i’w hanfon
nifer amcangyfrifedig y pleidleisiau post a ddisgwylir
llifoedd gwaith bwriadedig
gofynion TG
gofynion diogelwch a storio
mynediad i bobl anabl, i’r lleoliadau ac oddi mewn iddynt
Dylai eich cynlluniau gynnwys:
nifer y staff a lle maen nhw wedi’u gosod
y cyfarpar sydd ei angen, yn cynnwys pwyntiau trydan a chysylltu â’r rhwydwaith
llifoedd gwaith i’w dilyn.
Wrth fapio llifoedd gwaith, dylech ystyried ffactorau gan gynnwys unrhyw wersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol a nifer y pleidleiswyr a ddisgwylir. Os bydd eich sesiwn agor pleidleisiau post olaf yn cael ei chynnal yn y lleoliad dilysu a chyfrif, dylech sicrhau bod eich cynllun dilysu a chyfrif yn gwneud darpariaeth ar gyfer hyn.
Bydd y broses o gynhyrchu cynlluniau gosodiadau yn helpu i amlygu unrhyw broblemau posibl cyn gosod y lleoliadau a bydd yn caniatáu gwneud unrhyw addasiadau i lif gwaith neu leoliad staff neu gyfarpar mewn da bryd.
Mae cynlluniau gosodiadau hefyd yn cyfrannu at dryloywder, gan y gellir dosbarthu’r cynlluniau hyn i unrhyw un sydd â hawl i fod yn bresennol er mwyn eu helpu i ddilyn yr hyn sy’n digwydd, ymhle a pha bryd.
Dylech sicrhau, pa bynnag osodiad a ddewiswch, ei fod yn hygyrch i bawb sy'n gweithio ar y prosesau a'r rhai sydd â hawl i arsylwi arnynt.
Ystyriaethau ar gyfer arsylwi cyflenwi pleidleisiau post ar gontract allanol
Os ydych chi wedi rhoi’r gwaith o gyflenwi pleidleisiau post ar gontract allanol, bydd angen i chi fod yn fodlon bod eich contractwyr wedi gwneud trefniadau digonol i weinyddu’r gwaith cyflenwi yn effeithiol ac mewn ffordd dryloyw. Fel rhan o hyn, gallech ofyn i’ch contractwr am gopïau o’u cynlluniau gosodiadau arfaethedig.
Byddai’r cynlluniau hyn hefyd yn helpu i sicrhau bod unrhyw arsyllwyr sy’n bresennol yn deall y prosesau sy’n cael eu dilyn, a byddant o gymorth arbennig i’ch staff sydd wedi cael eu penodi i gynnal hap-wiriadau yn ystod y gwaith o argraffu, casglu a dosbarthu pecynnau pleidleisio drwy’r post.
Dylech chi ddynodi aelod o’r tîm prosiect i fonitro unrhyw waith sydd ar gontract allanol a gwaith y contractwr, ac i fynychu’r rhannau hynny o'r broses gyflenwi sydd ar gontract allanol yn benodol.